Metagegevens Leden (aanwezig) Ouder Ouder Ouder Gastouder Houder Ariënne van Braak (voorzitter) Christiene van Schuppen Roos Blom Talitha van der Zijden Jolijn Hendriks Datum en tijd 11-07-2013 om 20:30 uur Locatie 3 zussen te Veenendaal Documenthistorie Versie Datum Status 0.9 16-07-2013 concept 1.0 24-07-2013 definitief
Opening Ariënne van Braak opent de oudercommissie vergadering van 11 juli 2013. Mededelingen en notulen vorige vergadering - De zoon van Ariënne van Braak is in juli 4 jaar geworden en zal vanaf september geen gebruik meer maken van gastouderopvang. Vanaf dat moment is Ariënne geen klant meer van Gastouderservice Take Care en zal zij haar functie als voorzitter van de oudercommissie dan ook neerleggen. Binnen de oudercommissie wordt tijdens de volgende vergadering vastgesteld wie de nieuwe voorzitter zal worden. - Wij verwelkomen Roos Blom als nieuw oudercommissie lid. Roos is de moeder van Mae (2 jaar) en is al klant bij Gastouderservice Take Care sinds april 2011. - vanuit de notulen van de vorige vergadering zijn geen bijzonderheden gekomen. Binnengekomen post - Vanuit BOinK is een mail verstuurd met het scholingsaanbod voor het aankomende jaar. Deze mail is doorgestuurd naar alle oudercommissie leden. Op dit moment is er geen interesse in het volgen van een training. Jaarlijks wordt dit bekeken en wanneer er wel interesse is dan biedt Gastouderservice Take Care de lede van de oudercommissie de mogelijkheid om scholing te volgen. - Er zijn geen emails of brieven van ouders voor de oudercommissie binnengekomen.
Terugblik en vooruit kijken - De directie van Gastouderservice Take Care is al enige tijd op zoek naar geschikte huisvesting. Momenteel wordt er vanuit huis gewerkt en de voorkeur gaat toch uit naar een professionele huisvesting. Deze is na lang zoeken eindelijk gevonden. Momenteel wordt er druk geklust om ons nieuwe kantoor in de Frisia Villa helemaal naar onze zin te maken. Wij hopen hier medio augustus in te kunnen trekken. De regioconsulentes blijven vanuit huis werken, maar de mogelijkheid bestaat om ook het personeel in deze ruimte te laten werken. - Er wordt nog een laatste hand gelegd aan de nieuwe website en dan is de nieuwe uitstraling van Gastouderservice Take Care een feit. De nieuwe uitstraling is doorgevoerd in de posters, flyers, visitekaartjes e.d. Inmiddels worden de gastoudermappen al verspreid met het nieuwe logo, dit geldt ook voor de posters en de flyers. - Het afgelopen jaar hebben wij een grote groei gezien, dit geldt voor zowel het aantal klanten en gastouders als voor personeelsleden. Vooralsnog willen wij met de regioconsulentes die wij nu hebben een groei blijven realiseren. De nadruk blijft de komende periode liggen op groei i.c.m. het bieden van hoge kwaliteit. Bijstellen werkplan - Tijdens de volgende vergadering wordt de rolverdeling bekeken en wordt er een nieuwe voorzitter gekozen. Deze wijziging zal worden doorgevoerd in het werkplan. Als vast agendapunt worden de evaluaties toegevoegd, ook dit zal in het werkplan worden opgenomen.
Bespreken evaluaties (inhoud, resultaten, advies o.c.) Jaarlijks verstuurt Gastouderservice Take Care een evaluatie naar de ouders. Deze evaluatie bestaat uit 6 vragen die betrekking hebben op de kwaliteit van de opvang en de diensten van het gastouderbureau. Deze evaluatie is verplicht gesteld door de GGD en moet voorzien zijn va een handtekening van de ouder(s). Het aantal evaluaties die wij retour ontvangen is minimaal. De behaalde resultaten zijn over het algemeen goed. - Als gastouderbureau lopen wij tegen twee dingen aan: 1.) ouders sturen de evaluatie vaak niet retour. 2.) Soms ontvangen wij evaluaties retour die niet serieus zijn ingevuld. Wij gaan serieus om met de resultaten van de evaluaties omdat deze voor ons een graadmeter zijn over hoe tevreden ouders zijn. Om hier een goed beeld van te kunnen krijgen is het belangrijk dat wij meer evaluaties terug krijgen en dat deze serieus zijn ingevuld. De oudercommissie adviseert het volgende: 1.) Zorg ervoor dat de ouders de evaluatie digitaal in kunnen vullen en toe kunnen sturen. Hierdoor kunnen zij deze snel invullen en kost het aanzienlijk minder moeite. Daar komt bij dat zij niks hoeven uit te printen en geen postzegels hoeven te betalen. De oudercommissie is zich ervan bewust dat de GGD een ondertekende evaluatie van de ouders wil, echter zijn zij van mening dat dit niet opweegt tegen het feit dat je hierdoor niet voldoende evaluaties terugkrijgt om een duidelijk beeld te kunnen vormen van de resultaten. 2.) De oudercommissie geeft als advies om in de evaluatie op te nemen dat er bij een score lager dan 5 een afspraak wordt gemaakt met de desbetreffende ouder om in en persoonlijk gesprek boven water te krijgen waar de onvrede vandaan komt. Op deze manier laten wij zien dat wij serieus omgaan met de resultaten van de evaluaties. Nu wordt er bij een onvoldoende telefonisch contact opgenomen met de desbetreffende ouder om hier een gesprek over te voeren. Door dit van te voren al aan te geven zullen ouders het invullen van de evaluatie wellicht met meer zorg doen. Het advies is overgenomen en zal met de nieuwe website geïmplementeerd worden. Uiteraard na goedkeuring van de GGD (actiepunt Jolijn). Rondvraag Er zijn geen vragen.
Vaststellen datum nieuwe vergadering en afsluiting Jolijn mailt een nieuwe datum voor de maand oktober (actiepunt Jolijn).