VERENIGING VAN EIGENAARS APPARTEMENTENGEBOUW ALEXANDERSTAETE Meerjaren Plan Onderhoud en financiën 2014. 21-1-2014 1. Het meerjaren onderhoudsplan (MJOP) voor het gebouw Alexanderstaete. Dit plan beschrijft kort de actuele toestand en de in de afgelopen jaren uitgevoerde grotere reparaties en vervangingen. Tevens wordt aangegeven welke toekomstige onderhoudswerkzaamheden en kosten te verwachten zijn. In de bijlagen 1 en 2 is dit schematisch weergegeven. a. Onderhoud algemeen. Dit betreft onderhoud aan en / of vervangen van de gemeenschappelijke zaken zoals: (1) Funderingen, dragende muren en kolommen, het geraamte met de ondergrond, het ruwe metselwerk evenals de vloeren. Hieronder zijn tevens begrepen de gangen die leiden naar de bergingen. (a) Toestand is ogenschijnlijk goed. (b) Onderhoud uitvoeren/plannen op basis van incidentmeldingen. (2) De buitengevels, waaronder begrepen raamkozijnen met glas. (a) Toestand is over het algemeen matig tot goed, inb de dilataties. Een 5 tal geveldelen (ca 50 m2 ) op de z.g. weerkant zijn, o.a. i.v.m. lekkages, in 2011 opnieuw gevoegd en geïmpregneerd. Kosten: 5300. In 2016 herstel van voegwerk in de westelijke- en zuidelijke gevel onder de dakrand. Raming: 15000. (b) De dilataties (kitvoegen) op de west- en zuidzijde zijn in 2008 vernieuwd. Kosten: 1100. Onderhoudsplanning: 2016 gevel aan de noordzijde. Raming: 1200. Het voegwerk van het lage muurtje aan de voorzijde tuin is matig. (c) Geveldelen bekleed met trespaplaten. Levensduur ca 40 jaar. Weersinvloeden beginnen zichtbaar te worden. De toestand van het achterliggend isolatiemateriaal is onbekend. Het materiaal kan evt. geschilderd worden. Kosten: ca 5000. Wordt opgenomen in de schildercyclus 2014 en verder. (d) Raamkozijnen, draai/kiep ramen en schuiframen. De kozijnen zijn in meranti hardhout uitgevoerd en hebben bij goed onderhoud een levensduur van ca 40 jaar (i.c. 2027?). Eigenaars dienen zelf zorg te dragen voor het z.g. gebruikersonderhoud zoals reinigen, het soepel schuifbaar houden en eventueel vervangen van sluitingen etc. Onderhoudstechnisch gezien verkeren de schuiframen in goede staat. Onderdelen zoals strips en dorpels zijn verkrijgbaar bij de fabrikant, de firma Kock en van Gelder en/of firma Gevelplan. De draai/kiep ramen en de balkondeuren zijn voorzien van dubbelglas. Dergelijke beglazing kan op enig moment lek raken en dient dan vervangen te worden. Indien blijkt dat in korte tijd meerdere ruiten vervangen moeten worden is, uit oogpunt van kostenbesparing, collectieve vervanging van alle ruiten te overwegen. Een aantal bewoners is niet tevreden met de schuiframen en ziet deze graag vervangen door b.v. vaste ramen met dubbel glas of een ander schuifsysteem. In 2010 heeft de vergadering besloten om de ramen als een aparte voorziening te bestemmen en hier gelden voor te reserveren. 2024: vervangen dan wel renoveren van de schuiframen en/of kozijnen. Er zijn 71 van dergelijke raamvakken waarvan 44 zich bevinden in/aan de woonkamers. Renovatie alle 71 raamvakken: 500 per raamvak?, kosten 35500. Vervanging van 44 raamvakken: 1000 per raamvak?, en renoveren van de overige 27 raamvakken: 57500. Pagina 1 van 6
(3) Deuren en deurdrangers in de buitengevel, dan wel tussen de gemeenschappelijke delen, of de scheiding tussen het gemeenschappelijk- en het privé gedeelte. De deuren en kozijnen zijn uitgevoerd in meranti hardhout. Bij goed onderhoud bedraagt de levensduur ca 40 jaar. (a) Toestand is goed. (b) Onderhoud uitvoeren/plannen op basis van incidentmeldingen. (4) Vloerbedekking in de gemeenschappelijke ruimten en in de liften. Vloerbedekking dient vervangen te worden afhankelijk van de mate van slijtage dan wel vervuiling. De vloerbedekking op alle etages en in de beide liften is vervangen in de jaren 2008, 2009 en 2010. Kosten: 5600. (a) 2015: indien noodzakelijk de vloerbedekking bij de voor- en achterdeuren vervangen, dan wel voorzien van een droogloopmat. De oppervlakte bedraagt ca 2 x 24 m² = 48 m². Raming: 40 per m², ergo 1900. (b) 2024: indien noodzakelijk versleten/vervuilde vloerbedekking van de etagehallen en in de liften vervangen. Raming: 8000. (5) Balkonconstructies, borstweringen, galerijen, terrassen en gangen (a) Toestand is ogenschijnlijk goed. (b) De balkonbeglazing bestaat uit panelen van polycarbonaat. De platen vertonen hier en daar verouderingstekenen. Levensduur 40 jaar? Vervangen 2027? Totaal ca 110 m2, á 80 per m2 is ca 8850, excl aanbrengen en bevestigen. (6) Schoorstenen en ventilatiekanalen. Op het dak bevinden zich 8 schoorstenen, uitlaten van ontluchtingskanalen en de opbouwen van de beide liftschachten. In 2005 zijn van de liftschachtopbouwen de delen aan de westzijde opnieuw opgemetseld en voorzien van nieuw voetlood. Kosten: 5355. Het voegwerk aan de oostzijde van de liftschachtopbouw Alexanderstaete 2 vertoont scheuren. De toestand van de loodslabben van de 8 schoorstenen/ uitlaten van ontluchtingskanalen is zeer matig. Grotere scheuren zijn provisorisch gerepareerd, maar er zijn nog diverse kleinere scheurtjes zichtbaar. Gelet op de hoge kosten (n.a.v. twee offertes in 2005) om deze objecten van nieuw lood te voorzien, is gekozen voor incidentele reparatie, mocht dat nodig zijn. Voor Onvoorzien wordt 500 per jaar geraamd. Het systeem voor de rookgasafvoer van de CV ketels is in principe niet geschikt voor HR CV ketels. Het z.g. open systeem wordt successievelijk vervangen door een gesloten systeem. Inmiddels zijn 6 rookgasafvoerkanalen HR geschikt gemaakt. In 2014 worden de overige 2 kanalen HR geschikt gemaakt. Kosten: ca 3500. De rookgasafvoerkanalen zijn in 2011 met een endoscoop geïnspecteerd door de firma Breman. Toestand is goed. Renovatie zal op termijn (2023?) nodig zijn. Raming? (7) Trappenhuizen en hellingbanen evenals hek en traliewerk. (a) Toestand is ogenschijnlijk goed. (b) Onderhoud uitvoeren/plannen op basis van incidentmeldingen. (8) Technische installaties, met bijbehorende leidingen m.n. voor luchtbehandeling, hemelwaterafvoer, de riolering, en voor gas en water. (a) In 2005 zijn alle woonhuisventilatoren vernieuwd d.m.v. het vervangen van de motorvleugelcombinatie met condensatoren. Geïnstalleerd is het type Stork CME 14/3-5 15. Tevens zijn nieuwe 3 standen draaischakelaars gemonteerd. Pagina 2 van 6
Thans vertonen de MV boxen inwendig sporen van slijtage en vervuiling. Reinigen is niet of nauwelijks meer mogelijk. In vergelijk met moderne MV boxen gebruiken de huidige boxen vrij veel energie. Geadviseerd wordt om deze boxen omstreeks 2015 compleet te vervangen. 2015: woonhuisventilatoren vervangen. Offerte firma Breman: 8044. (b) De technische levensduur van de PVC hemelwaterafvoeren en de bevestigingsmiddelen bedraagt 20 tot 30 jaar. Rekening houden met vervanging/reparatie vanaf 2015. Raming: 5000. (c) Onderhoud uitvoeren/plannen op basis van incidentmeldingen. Jaarlijks onvoorzien: 500. (9) Elektriciteit- en telefoonleidingen, de dag/nacht schakeling, en de verlichtingsarmaturen. (a) In 2012 zijn in de gangen van de bergingen en in de trappenhuizen alle TL armaturen vervangen door LED armaturen. In 2013 zijn de grote TL bakken in de etagehallen vervangen door LED armaturen met spaarschakeling. (b) Door de nog aanwezige TL lampen/armaturen te vervangen door LED verlichting kan nog meer op elektriciteit worden bespaard. (c) De noodverlichting wordt jaarlijks getest. Bestaat nog uit TL armaturen. (d) Onderhoud uitvoeren/plannen op basis van incidentmeldingen. Jaarlijks onvoorzien: 300. (10) Het intercomsysteem en postkasten. In 2010 is het systeem omgebouwd naar een z.g. dag/nacht systeem met optioneel videofoon. Kosten: 16481. (a) Onderhoud op basis van incidentmeldingen. (b) Verwachte levensduur is ca 20 jaar. (c) Het systeem kan evt. aangepast worden waarbij de buitendeur altijd is afgesloten en de postkasten in de buitengevel worden opgenomen. (11) De bestrating, de parkeerplaatsen en het hek aan de achterzijde van het perceel. Momenteel is de algemene toestand goed hoewel plaatselijk verzakkingen optreden. Herbestrating (deels) in 2015. Raming: 2500. De stoep, die dient als korte alternatieve parkeerplaats voor bezoekers, is in 2005 herbestraat met nieuwe betonklinkers. Kosten: 2365. Herbestrating in 2020. Raming: 2000. (Zonder klinkers). De inrit naar de parkeerplaats is in 2009 herbestraat. Kosten: 1839. Herbestrating in 2024. Raming: 2200. Levensduur van het hekwerk? Kosten van vervanging? (12) De voorziening voor de afvalcontainers In 2007 is het dakje vernieuwd. Eventueel compleet herstel: raming 500. (13) Onvoorzien: jaarlijks 2500. b. De tuin. Wordt onderhouden door enkele bewoners en heeft in de loop der jaren geen grote kosten met zich mee gebracht. Indien er op enig moment geen bewoners meer zijn die deze werkzaamheden willen/kunnen uitvoeren, dient een hoveniersbedrijf ingeschakeld te worden. In 2005 zijn de tuin voor Alexanderstaete 2 en het z.g. tussencompartiment gerenoveerd. Kosten: 2500. In 2007 is het deel voor en naast Alexanderstaete1 opgeknapt met deels hergebruik van bestaande materialen, alsmede het tuintje naast garage 316. Kosten: 1500. (1) Jaarlijks: 300 reserveren voor groot onderhoud en 300 voor dagelijks onderhoud. (2) Eens per 4 jaar een grotere opknapbeurt per tuindeel. Raming: 500 tot 800. (3) 200X: inschakelen hoveniersbedrijf voor onderhoud, raming:? per jaar. Pagina 3 van 6
c. Het dak. (1) Het gebouw heeft een plat dak dat is afgedekt met dakleer met daaroverheen een grindlaag. Dergelijke daken hebben een beperkte levensduur. Voor planning wordt uitgegaan van 20 tot 30 jaar. In 2000 is de dakbedekking vernieuwd, m.u.v. het dakterras van appartement 414, zijnde een deel van het dak van appartement 408 en het dak van de berging van appartement 404 (kosten: ca 26015). In 2011 zijn, n.a.v. meerdere lekkages, alle hemelwater doorvoeren en uitlopen van het dak vervangen. Kosten: 955. Jaarlijks wordt een onderhoudsinspectie met kleine reparaties uitgevoerd. (a) 2014 tot 2020: onderhoudsinspecties en eventuele reparaties dan wel delen van het dak (b.v. de opstaande dakranden) vernieuwen. Raming: 500 per jaar dan wel 25000 voor een gedeeltelijke vernieuwing en 104000 voor een totale vernieuwing van het dak. Op basis van 80 per m2 voor ca 1300 m2. (b) 2025: Dak vernieuwen. Raming: 104000 eventueel minus de kosten van een gedeeltelijke vervanging. ( 25000) Op het dak zijn geen voorzieningen aangebracht t.b.v. valbeveiliging in het kader van ARBO wetgeving. d. Schilderwerk. De deuren en kozijnen in het gebouw zijn van hardhout en worden duurzaam beschermd d.m.v. verf. Levensduur van de kozijnen, mits goed onderhouden, is ca 40 jaar (2027). Schildersbedrijf De Weerd uit Vaassen rondt in 2014 de schildercyclus 2006 2014 af. Deze laatste schilderbeurt bestaat uit: schilderen van het onderluifelde hout aan de zuidgevel, de balkonvloeren met de dikte kanten m.u.v. de nrs 322, 324, 326, 328, 406, 408, 410, 412 en 414, de consoles en de plafonds. Raming: 25875. Voor de schildercyclus 2014 en verder worden op de ALV 2014 besluiten genomen. Ter indicatie zijn in bijlage 1 de kosten opgenomen die af te leiden zijn uit de drie opgevraagde offertes en afgerond op ronde bedragen. Het schilderwerk binnen wordt uitgevoerd indien dat nodig mocht zijn. Raming: 2020 8000. Beschadigingen aan b.v. deuren, liftportaal, plafonds, trapranden etc. worden bijgewerkt indien noodzakelijk. Jaarlijks wordt daar 500 voor geraamd. e. De liftinstallaties. Het appartementengebouw beschikt over twee liftinstallaties. Liften zijn onderhevig aan veiligheidsvoorschriften en -inspecties. Onderhoud betreft niet alleen het verhelpen van storingen, maar ook het periodiek vervangen van onderdelen die een risico voor de veiligheid en/of bedrijfszekerheid kunnen opleveren. In 2000 zijn 10 draagkabels en 20 kabelophangers vervangen. De liften zijn sinds 2011 in onderhoud bij Lokaliften. Onderhoudsplanning: (1) 2014: indien noodzakelijk: hydraulische cilinderafdichting (plunjerpakking) van de installatie in Alexanderstaete 1. Raming: 1400. (2) 2015: Indien noodzakelijk: besturingssysteem (compleet, schachtinformatie, regeling en aandrijving) indien nodig vervangen. Nieuw besturingssysteem: ca 35000. (3) Renovatie van de liftkooi: in principe tegelijk met de vervanging van het besturingssyteem. Kosten: ca 3500. (4) Indien noodzakelijk: Hydrauliek (aggregaat, stuurblok, cilinder, cilinderafdichting en olie): Kosten: ca 12000. Deze post wordt jaarlijks uit voorzorg op de begroting opgenomen. (5) 2020: draagkabels, kabelophangers etc. 7500. (6) 2022: aandrijving deuren, grendels en contacten. 4500. (7) Jaarlijks wordt 2500 geraamd voor onvoorzien. Pagina 4 van 6
f. Garages en carports De 10 garages zijn van hetzelfde bouwjaar als het appartementengebouw, de 6 carports zijn van een latere datum. De garages en carports hebben een plat dak dat bedekt is met dakleer. Dergelijke daken hebben een beperkte levensduur. Voor planning wordt uitgegaan van 15 tot 20 jaar. In 2005 is de dakbedekking vernieuwd waarbij geen grind meer is opgebracht. Kosten: 16806. De nieuwe dakbedekking is voor 10 jaar gegarandeerd, mits jaarlijks onderhouden. Het schilderwerk wordt in principe tegelijk met appartementengebouw uitgevoerd. (1) Garages (a) Schilderwerk i. 2010: Boeiborden geschilderd. Kosten: 371. ii. 2016: Boeiborden schilderen. Raming: 400. (b) Dakbedekking i. 2005: Dak vernieuwd. Kosten: 10504. ii. tot 2020: Onderhoud en reparaties. Raming: 50 per jaar. iii. Vanaf 2020: Dak vervangen. Raming: 12600. (c) Metselwerk en deuren. I.v.m. vochtdoorslag is het voegwerk van de muur van garage 316 in 2007 gerepareerd en de muur is geïmpregneerd. Herhaling impregneren: iedere 5 jaar. Raming: 200. De deuren zijn in principe onderhoudsarm. Af en toe is wat gebruikersonderhoud door de eigenaars in de vorm van reinigen en spaarzaam smeren van bewegende delen noodzakelijk. In 2007 zijn de deuren geschilderd door de firma Taken. Kosten: 2650. Volgende schilderbeurt: 2022. Raming: 3450. (2) Carports (a) Schilderwerk i. 2010: Boeiborden, plafonds, pilaren en de stalen draagbalken geschilderd. Kosten: 1431. ii. 2016: Schilderen boeiborden, plafonds, pilaren en de stalen draagbalken. Raming: 1600. (b) Dakbedekking i. 2005: Dak vernieuwd. Kosten: 6302 ii. tot 2020: onderhoud en reparatie. Raming: 50 per jaar. iii. Vanaf 2020: Dak vervangen. Raming: 7600. De esdoorn naast de carports veroorzaakt opdruk van de bodem rondom zijn stam. In 2007, 2008, 2009 en 2012 is d.m.v. metingen vastgesteld dat dit niet van invloed was op de staanders van de carports. Eerst volgende meting: 2014. E.e.a. is vermeld in het z.g. logboek esdoorn. g. Onvoorzien / Diversen. Dit is geen reservering voor groot onderhoud, maar wordt wel op de begroting opgenomen t.b.v. Periodiek Onderhoud. Raming: jaarlijks 2500. Bijlage 1: MJOP Alexanderstaete Bijlage 2: MJOP Garages en Carports Pagina 5 van 6
2. Het meerjaren financiële plan voor het gebouw Alexanderstaete. De financiële planning is gebaseerd op het onderhoudsplan. De hiervoor benodigde financiële middelen worden verkregen uit de voorschotbedragen (servicekosten) die de bewoners/eigenaars maandelijks op de bankrekening van de VVE storten. De omvang van dit voorschot wordt d.m.v. een besluit van de Algemene Ledenvergadering jaarlijks vastgesteld. a. Korte termijn Voor de korte termijn wordt gekeken naar het plan voor het komende jaar. Op basis van de geplande activiteiten en geraamde kosten, het Overzicht Voorzieningen (zijnde de actuele situatie betreffende de reserveringen) en de ervaringsgegevens uit het verleden wordt de begroting voor het komende jaar opgesteld. De Algemene Ledenvergadering stemt in met de begroting, of amendeert deze en vervolgens worden de financiële middelen voor dat jaar beschikbaar gesteld. b. Lange termijn. Voor de lange termijn moeten gelden worden gereserveerd. De VVE doet dat al sinds de oprichting en heeft middelen toegekend aan de z.g. Voorzieningen. De benaming van de voorzieningen komt overeen met de benamingen in het onderhoudsplan Deze reservering moet in principe voldoende zijn om de geplande onderhoudsactiviteiten en eventuele renovatie te kunnen bekostigen c. Onvoorzien. In geval van een calamiteit, of noodzakelijk onderhoud/ aanpassingen/vervangingen die niet gepland en begroot zijn, maar wel meer kosten dan 2722,68 (cfm splitsingsakte), wordt er een tussentijdse Algemene Ledenvergadering uitgeschreven waarbij aan de eigenaars voorstellen voor besluitvorming worden gedaan. In geval van een calamiteit handelt het bestuur naar bevind van zaken. d. De Prognose Voorzieningen. Om op verantwoorde wijze financieel beleid te kunnen voeren is het van belang dat er inzicht is in de opbouw van de verschillende voorzieningen over ca 15 jaar. Dit inzicht wordt verkregen door de Prognose Voorzieningen. In dit overzicht, dat begint met de actuele eindsituatie van het vorige jaar, wordt aangegeven welke middelen er planmatig aan de Voorzieningen toegevoegd worden en welke middelen er, conform het MJOP, aan onttrokken worden. Op deze wijze ontstaat inzicht of er voor toekomstige onderhoudsactiviteiten voldoende gelden worden gereserveerd. Het overzicht biedt het bestuur ondersteuning bij de voorbereiding van besluitvorming door de vergadering van eigenaars over: (1) eventueel aanpassen van de hoogte van het maandelijks voorschot bedrag, (2) het eventueel wijzigen van de toedeling van gelden voor de verschillende voorzieningen, (3) het al dan niet uitvoeren van bepaald onderhoud of vernieuwing in het geplande jaar, (4) de noodzaak voor een eigen bijdrage van eigenaars voor de uitvoering van bepaalde onderhoudsactiviteiten. Pagina 6 van 6