Bankmutaties Een belangrijk onderdeel in Incura Boekhouding is de verwerking van bankmutaties. Het tijdig en zorgvuldig bijwerken van uw bankmutaties zorgt voor een up-to-date inzicht in uw openstaande debiteuren en in uw omzet en kosten. In deze handleiding leggen wij u uit hoe u deze mutaties verwerkt. Hoe voer ik mijn bankmutaties in? Een bankafschrift kan op drie verschillende manieren worden toegevoegd. 1- Handmatige invoer per afschriftregel 2- Import van bestanden vanuit een bankprogramma 3- Via een geautomatiseerde koppeling met een bank (synchronisatie) Hoe wijzig ik eerder ingevoerde bankmutaties? Ongeacht de wijze waarop mutaties zijn ingeboekt in het programma, het wijzigen van een eerder verwerkte mutatie kan op één eenvoudige wijze. Heeft u een verkeerde tegenrekening toegewezen of een ontvangst aan een verkeerde debiteur gekoppeld? U kunt uw oorspronkelijke boeking alsnog wijzigen. Is een boeking deels toegewezen, maar nog niet verwerkt, dan kan de boeking worden gewijzigd op dezelfde manier als bij het toewijzen van een nieuwe mutatie. Datum publicatie: 4-9-2013 1
Handmatige invoer per afschrift(regel) Open de betreffende bankmap door op de map te klikken en Klik tussen de twee ringen om een nieuw bankboekstuk te openen. Het boekstuknummer wordt door het programma zelf aangemaakt. De datum is de datum van het afschrift. Het beginsaldo wordt gekopieerd van het eindsaldo van het vorige afschrift. Mutatie is het totaalbedrag van de mutatieregels die in dit document (zullen) worden geboekt. Het eindsaldo is het totaalbedrag van beginsaldo en mutaties. Daaronder in het brede invuldeel worden regels ingevoerd die overeenkomen met de mutaties op het afschrift: Datum is de mutatiedatum volgens het afschrift. Omschrijving is de tekst die in de boekhouding wordt getoond als toelichting voor de boeking. Als bijvoorbeeld de maandhuur wordt betaald, dan kan deze tekst zijn: "Huur juli 2012". De Tegenrekening is de grootboekrekening die aangeeft wat voor soort ontvangst of betaling deze mutatie betreft. Bijvoorbeeld: Mutatie betreft: dan tegenrekening = Voorbeeld 1: Huurbetaling 42000 Huur pand Voorbeeld 2: Nettoloon medewerker 27800 Netto lonen te betalen Voorbeeld 3: Ontvangst debiteur 16000 Debiteuren Datum publicatie: 4-9-2013 2
! Bij het boeken van een ontvangst van een factuur van een klant moet u altijd boeken op 16000 Debiteuren. Zie voor de verdere koppeling naar een debiteuren-factuur de aparte beschrijving "Afletteren debiteuren". Het Bedrag betreft het bedrag van de mutatie, een afschrijving is '-', een bijschrijving '+'. U kunt een nieuwe regel toevoegen door op F2 te drukken of op de knop "Nieuwe regel" te klikken Als u klaar bent met alle mutaties invoeren (en uw "Saldo na boeking" dus sluit met uw afschrift) drukt u op de knop "Opslaan". Als de boeking is opgeslagen voegt het programma een lege regel toe ten teken dat het afschrift is opgeslagen. Wilt u daarna geen afschriften meer boeken, dan drukt u op de knop "Sluiten". Wilt u nog een afschrift invoeren, dan kunt u drukken op de knop "Nieuwe boeking invoeren". Door in de opengeslagen bankmap op de ring in het midden te drukken sluit u de map en gaat u terug naar het hoofdscherm van Incura Boekhouding. Datum publicatie: 4-9-2013 3
Import van bestanden vanuit een bankprogramma Vanuit uw bankprogramma dient u een bestand met af- en bijschrijvingen te exporteren naar een locatie op uw computer. Open de betreffende bankmap door op de map te klikken en Klik op het logo van uw bank Er opent een scherm waarbij u de mogelijkheid hebt een bestand te importeren dat u eerder hebt geëxporteerd vanuit uw bankprogramma. Incura Financieel zal uw mutaties uploaden en als dagregels tonen in de bankmap onder het tabje met alleen het logo van uw bank: Datum publicatie: 4-9-2013 4
Alle mutaties moeten nu worden toegewezen aan een grootboekrekening (een tegenrekening). Dat moet per dagregel worden gedaan door op het rode 'blaadje' te klikken. Er verschijnt nu het volgende detailscherm met alle mutaties van die dag: De Tegenrekening is de rekening die aangeeft wat voor soort ontvangst of betaling deze mutatie betreft. Bijvoorbeeld: Mutatie betreft: dan tegenrekening = Voorbeeld 1: Huurbetaling 42000 Huur pand Voorbeeld 2: Nettoloon medewerker 27800 Netto lonen te betalen Voorbeeld 3: Ontvangst debiteur 16000 Debiteuren! Bij het boeken van een ontvangst van een factuur van een klant moet u altijd boeken op 16000 Debiteuren. Zie voor de verdere koppeling naar een debiteuren-factuur de aparte beschrijving "Afletteren debiteuren". Rechts van het veld staat een 'bolletje' dat drie kleuren kan hebben (zie rode cirkel): Rood De mutatie is door het programma niet automatisch herkend en moet worden gekozen door de gebruiker. Datum publicatie: 4-9-2013 5
Geel Als het programma een mutatie ziet die hij herkent van een eerdere boeking zal hij deze tegenrekening voorstellen en is het bolletje geel. Als een dergelijke mutatie ook op twee verschillende tegenrekeningen is geboekt is het veld leeg maar is het bolletje toch geel. Groen De tegenrekening is eerder gekozen en daarna geaccordeerd door op de knop OK te drukken. De post is klaar en verwerkt in de boekhouding. Het systeem zal van elke keer dat een bedrag toewijst 'leren' van uw keuze en bij een eventuele volgende mutatie dezelfde tegenrekening ' voorstellen'. Als u daarmee akkoord zou zijn, kunt u volstaan met het drukken op de OK-knop. Wanneer de tegenrekening is gekozen drukt u op de knop OK, waarna de mutatie op het rechterscherm verdwijnt. Daarna kunt u doorgaan door in de volgende dagregel het toewijzen te herhalen net zolang totdat alle mutaties zijn verwerkt in Incura Boekhouding. Door in de opengeslagen bankmap op de ring in het midden te drukken sluit u de map en gaat u terug naar het hoofdscherm van Incura Boekhouding. Datum publicatie: 4-9-2013 6
Via een geautomatiseerde koppeling met een bank (synchronisatie) Als u uw bank via een overeenkomst machtiging hebt gegeven om de bankmutaties te koppelen aan Incura zullen uw mutaties dagelijks worden ingelezen in Incura zonder dat u daar iets voor hoeft te doen. Wel moeten de mutaties worden toegewezen aan tegenrekeningen. Open de betreffende bankmap door op de betreffende map te klikken en Rechts ziet u tabbladen, waaronder een tabblad met een logo van uw bank met een extra logo aan de rechteronderzijde. Als u daarop klikt ziet u de te verwerken (toe te wijzen) mutaties op het linkerblad. Alle mutaties moeten nu worden toegewezen aan een grootboekrekening (een tegenrekening). Dat moet per dagregel worden gedaan door op het rode 'eurotekentje' te klikken. Er verschijnt nu het volgende detailscherm met alle mutaties van die dag: Datum publicatie: 4-9-2013 7
De Tegenrekening is de grootboekrekening die aangeeft wat voor soort ontvangst of betaling deze mutatie betreft. Bijvoorbeeld: Mutatie betreft: dan tegenrekening = Voorbeeld 1: Huurbetaling 42000 Huur pand Voorbeeld 2: Nettoloon medewerker 27800 Netto lonen te betalen Voorbeeld 3: Ontvangst debiteur 16000 Debiteuren! Bij het boeken van een ontvangst van een factuur van een klant moet u altijd boeken op 16000 Debiteuren. Zie voor de verdere koppeling naar een debiteuren-factuur de aparte beschrijving "Afletteren debiteuren". Rechts van het veld staat een 'bolletje' dat drie kleuren kan hebben (zie rode cirkel): Rood De mutatie is door het programma niet automatisch herkend en moet worden gekozen door de gebruiker. Geel Als het programma een mutatie ziet die hij herkent van een eerdere boeking zal hij deze tegenrekening voorstellen en is het bolletje geel. Als een dergelijke mutatie ook op twee verschillende tegenrekeningen is geboekt is het veld leeg maar is het bolletje toch geel. Groen De tegenrekening is eerder gekozen en daarna geaccordeerd door op de knop OK te drukken. De post is klaar en verwerkt in de boekhouding. Het systeem zal van elke keer dat een bedrag toewijst 'leren' van uw keuze en bij een eventuele volgende mutatie dezelfde tegenrekening ' voorstellen'. Als u daarmee akkoord zou zijn, kunt u volstaan met het drukken op de OK-knop. Wanneer de tegenrekening is gekozen drukt u op de knop OK, waarna de mutatie op het rechterscherm verdwijnt. Daarna kunt u doorgaan door in de volgende dagregel het toewijzen te herhalen totdat u alle mutaties hebt verwerkt.. Door in de opengeslagen bankmap op de ring in het midden te drukken sluit u de map en gaat u terug naar het hoofdscherm van Incura Boekhouding. Datum publicatie: 4-9-2013 8
Wijzigen eerder ingevoerde (en verwerkte) bankmutatie Wanneer u een eerder ingevoerde mutatie wilt wijzigen klikt u op de bankmap waarin de betreffende mutatie staat. De map opent en aan de rechterkant van het rechterblad ziet u een aantal tabbladen met een verdeling in maanden. Kies het tabblad met de maand waarin de mutatie staat die u wilt wijzigen. U ziet vervolgens op het linker blad alle verwerkte mutaties in die maand. Kies de dagregel waarin de mutatie staat die u wilt wijzigen. U kunt deze kiezen door met de muis op de regel in de eerste kolom "Bkstnr" (zie rode cirkel) te klikken (er verschijnt een 'handje'). Datum publicatie: 4-9-2013 9
Een scherm met de detailboeking opent. Het bovenste deel geeft algemene gegevens weer van de dagregel (datum, begin- en eindsaldo). Het onderste deel geeft de regels weer waarvan u er één wilt wijzigen. De betreffende regel kunt u nu wijzigen, waarna u op de knop "Opslaan" klikt. Als de boeking is opgeslagen klikt u op de knop "Sluiten", waarna de gewijzigde boeking wordt verwerkt. Door in de opengeslagen bankmap op de ring in het midden te drukken sluit u de map en gaat u terug naar het hoofdscherm van Incura Boekhouding. Datum publicatie: 4-9-2013 10
Maar één tegenrekening per mutatieregel Per bankmutatie kunt u in het detailscherm maar één tegenrekening boeken. Dat betekent dat u de volgende boekingen niet direct kunt verwerken vanuit het bankdagboek: 1. Boekingen gesplitst naar meerdere tegenrekeningen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u een afschrijving hebt van een betaling in een winkel waar u zowel praktijk- als kantoorbenodigdheden hebt gekocht. In het boekingsscherm van het bankdagboek (de witte map) kunt u echter maar één tegenrekening (bijvoorbeeld "kantoorbenodigdheden" invullen. 2. Boekingen gesplitst naar kosten en btw. Een bij- of afschrijving waar BTW in is begrepen die u gescheiden wilt boeken naar enerzijds een kostenrekening en anderzijds een BTW-tegenrekening kan om dezelfde reden niet worden geboekt. Dit kan op twee manieren worden opgelost: Oplossing 1: Boek van deze mutaties een inkoopfactuur. In de blauwe map kunt u een inkoopfactuur boeken waarbij u meerdere boekingsregels kunt aanmaken. Zie hiervoor de handleiding "Inkoopfacturen boeken". Van de bankafschrijving boekt u vervolgens de tegenrekening "25000 Crediteuren", waarna u de ingeboekte factuur als openstaande post afboekt van de crediteur (=leverancier). Oplossing 2: Door het wijzigen van een eerder geboekte en verwerkte bankboeking kunt u een extra boekingsregel toevoegen. Dit op de manier zoals bovenstaand beschreven. Let daarbij wel op dat de gesplitste boekingsbedragen in totaal niet het daadwerkelijk afgeschreven bedrag overschrijden. Datum publicatie: 4-9-2013 11