Gebruikershandleiding aanleveren aan SVR vanuit Evry (Minimale systeemeis: Evry versie 1.5.0.0 of hoger) 1
Introductie Vanuit Evry is het mogelijk om gegevens aan te leveren aan SVR. Op zijn beurt levert SVR die gegevens eens per maand aan SBG. Dit vindt rond de 20ste van de maand plaats. Het betreft gegevens van alle afgesloten DBC-trajecten van de drie maanden ervoor. Bijvoorbeeld: op 20 mei worden alle afgesloten DBC-trajecten van februari, maart en april aangeleverd. Deze SBG-aanlevering van SVR bestaat uit data over een periode van drie maanden. Feitelijk worden de data betreffende één maand driemaal bij SBG aangeleverd, waarvan de laatste aanlevering definitief is. Maandelijks rond de 20e wordt er vanuit SVR een e-mail met een link naar het SVR-klantportaal gestuurd waar de Kwaliteitsrapportage Ingelezen Gegevens te vinden is. Deze rapportage toont behandeltrajecten en metingen die niet aan de vereisten voldoen van de Minimale DataSet, zoals vastgesteld door SBG. Met behulp van deze rapportage kunnen dan nog gegevens in Evry aangepast worden. De definitieve aanlevering vanuit SVR aan SBG vindt plaatst rond de 28e, dus zorg dat verbetering voor die tijd doorgevoerd zijn. Rond de 6e van de maand wordt de Kwaliteitsrapportage SBG-verwerking verstuurd. Hierin staan alle gegevens over de SBG-aanlevering, zowel op hoofdlijnen als op detailniveau. Daarnaast staat hier ook in welke mate SVR metingen heeft kunnen koppelen aan trajecten. Deze rapportage toont tevens meldingen over de kwaliteit van de bij SBG aangeleverde data. Voor vragen over de rapportages en koppelingen zijn er diverse manieren om contact op te nemen met de stichting: Stichting Vrijgevestigde ROMmen Isa, de digitale assistent: https://www.vrijgevestigde.nl Telefonisch: 088 345 03 20 (Maandag t/m vrijdag 9:00 17:00) E-mail informatie: info@vrijgevestigde.nl E-mail klachten: klachten@vrijgevestigde.nl Vanaf welke datum moet ik mijn behandeltrajecten ROMmen? Aanleveren van ROM gegevens moet voor over de DBC-behandeltrajecten die afgesloten zijn per 1-10-2016. Er hoeft niet met terugwerkende kracht te worden aangeleverd. Het kan wel zo zijn dat er al een voormeting is doordat er al gebruik werd gemaakt van een geschikt digitaal ROM systeem, waardoor de voormeting al samengevoegd kan worden met de nameting vanaf 1-10-2016. Vanaf 1-10-2016 moeten er dus voor- en nametingen gedaan worden om zo ROM-data te verzamelen. Wat gebeurt er als de ROM-data niet wordt aangeleverd? Het aanleveren van de ROM-data aan de centrale infrastructuur, is een verplicht onderdeel van het kwaliteitsstatuut. Het niet naleven van het kwaliteitsstatuut heeft tot gevolg dat er vanaf 1-1-2018 niet meer gedeclareerd kan worden. Dit houdt dus in dat de zorgverzekering de behandelingen niet meer vergoed. 2
Installatie ZorgTTP software Zorg ervoor dat de Java en ZorgTTP software voor SVR geïnstalleerd zijn op de computer waar Evry op staat. Indien Evry op EvryOnline gebruikt wordt, installeer de software dan op de eigen computer. Het is niet mogelijk om Java en/of ZorgTTP op EvryOnline te installeren. Om Java te installeren: Ga naar www.java.com en klik op Gratis Java-Download om Java te downloaden en te installeren. Om ZorgTTP te installeren: Ga daarna naar www.zorgttp.nl, en klik op downloads. Kies hier voor SVR om de PVM software voor SVR te downloaden. Vanuit de software kan een certificaat voor verzending aangemaakt worden. Voor problemen met de installatie van Java, ZorgTTP en/of de certificaten bel of mail de servicedesk van ZorgTTP: ZorgTTP servicedesk Telefonisch: 030 63 78 708 E-mail: servicedesk@zorgttp.nl 3
Eerste gebruik Ga in Evry in de linker balk naar Stamgegevens en kies hier het tabblad Globalen. Scroll naar de globaal SVR_licentiesleutel. Plaats hier de licentiesleutel die gegeven is door de Stichting Vrijgevestigden ROMmen. Zorg dat ook de naam van de praktijk (Praktijk_Naam) en AGB codes (Praktijk_AGB_praktijkcode & raktijk_agb_zorgverlenerscode) gevuld zijn. Bij de consultonderwerpen moeten de juiste declarabele consultenonderwerpen (declaratiestandaard GZ321 met prestatiecode 180001 t/m 180005 uit lijst 063) toegevoegd worden evenals één of meerdere niet declarabele consultonderwerpen voor de daadwerkelijke individuele contactmomenten met de cliënt (zie afbeelding). Vektis hanteert de volgende opties voor DBC trajecten: Prestatiecode Prestatiecodelijst Naam Declaratiestandaard 180001 063 Basis GGZ Kort (BK) GZ 321 180002 063 Basis GGZ Middel (BM) GZ 321 180003 063 Basis GGZ Intensief (BI) GZ 321 180004 063 Basis GGZ Chronisch (BC) GZ 321 180005 063 Transitieprestatie GZ 321 4
Consulten en DBC trajecten bij de cliënt invoeren Bij iedere cliënt dient ieder contactmoment vastgelegd te worden als een niet declarabel consult op het tabblad consulten. Achteraf worden deze consulten na maximaal 365 dagen gedeclareerd via een declarabel consult met prestatiecode 180001 t/m 180005 (zie eerste gebruik). Bij het toevoegen van een GZ 321 als consult (DBC-traject) zijn er een aantal extra in te vullen velden, evenals de mogelijkheid om consulten aan dit traject te koppelen. Door gebruik te maken van de koppel optie wordt automatisch de juiste directe en indirecte tijd ingevuld bij dit traject. Verwijzing invullen Zorg dat er ook een geldige verwijzing ingevuld is op het tabblad verwijzing, anders kan het DBC traject niet gedeclareerd (via Vecozo) en niet aangeleverd (aan SVR) worden. Eigen Diagnose 1 wordt de primaire diagnose voor SVR. Kies hier altijd een diagnose met DSM code van as 1. Eigen diagnose 2, kies hier altijd een diagnose met DSM code van as 2. 5
Aanmaken zorg traject Om gegevens naar SVR aan te leveren is het noodzakelijk dat deze DBC-trajecten in een zorgtraject zitten. Ga naar het tabblad zorgtraject en maak een nieuw zorgtraject aan. Standaard is aangevinkt dat deze aangeleverd moet worden. 6
Vul bij zorgdomeincode één van de volgende codes in: Zorgdomein Code Beoogde prestatie Volwassenen EPA (Ernstige psychiatrische Aandoeningen) 01 Volwassenen cure (kort) 02 Kinderen en Jeugd 04 Forensische psychiatrie 08 Verslaving care (lang, gericht op klachten/symptomen en functioneren; chronisch) Verslaving cure (kort, gericht op klachten/symptomen en gebruik) 20 21 Ernstige Psychiatrische Aandoeningen, waarbij het primaire behandeldoel doorgaans meer care is dan cure. Prestaties richten zich primair op het functioneren van de patiënt. Curatieve zorg. Prestaties binnen dit zorgdomein wordt primair afgemeten aan de reductie van klachten en symptomen. Behandelingen die gericht zijn op het behandelen van stoornissen en problemen bij kinderen en jeugd tot 18 jaar. Behandelingen gericht op het reduceren van het gevarenrisico van de patiënt. Het behandelen van verslavingsproblematiek met daarin overwegend behandelingen die primair gericht zijn op stabilisatie van primaire verslavingsproblemen én verbetering dan wel stabilisatie van het functioneren van de verslaafde (4). Dit correspondeert met behandelingen volgens niveau 4 uit het indicatiestellings- en toewijzingsprotocol (5). Het behandelen van verslavingsproblematiek met daarin overwegend behandelingen die primair gericht zijn op stoppen of minderen van problematisch middelengebruik of problematisch gokgedrag (3). Dit correspondeert met behandelingen volgens de niveaus 1 t/m 3 uit het indicatiestellings- en toewijzingsprotocol (5). Psychogeriatrie (6) 30 Dementiezorg, voornamelijk maar niet uitsluitend bij ouderen. Gerontopsychiatrie (6) 31 Curatieve GGZ zorg bij ouderen. Dyslexie 41 Specifieke behandelingen gericht op ernstige enkelvoudige dyslexie. Als de einddatum nog onbekend is kan deze open gelaten worden. Als deze einddatum gevuld is zal het zorgtraject nog eenmalig aangeboden worden aan SVR, daarna is deze afgehandeld. 7
Verzenden (Minimale systeemeis: Evry versie 1.5.0.0 of hoger) Het verzenden van gegevens gaat via overzichten. Selecteer deze in de linker hoofdbalk en kies het tabblad SVR aanlevering. Klik bovenaan op Ververs om het overzicht te tonen van de nog te verzenden zorgtrajecten. Controleer of overal de juiste gegevens volledig gevuld zijn en of alle zorgtrajecten getoond zijn. Als de standaardbehandelaar niet goed gevuld, de verwijzing niet goed gevuld, of de diagnosecode niet ingevuld is, kan een zorgtraject nog niet worden aangeleverd, en zal het desbetreffende veld rood worden weergegeven (zie afbeelding), en zal dit eerst gecorrigeerd moeten worden, voordat het SVR bestand aangemaakt kan worden. Druk op Maak SVR ZorgTTP bestand om het bestand aan te maken. Deze knop opent na het genereren ook automatisch de ZorgTTP SVR software en de map met het nieuwe bestand. Blader via de Zoeken naar de juiste map en selecteer het juiste bestand om deze te verzenden. Ieder bestand bevat de datum en tijd waarop deze gegenereerd is, dus als de map gesorteerd is op naam zal de nieuwste altijd helemaal boven of helemaal onderaan te vinden zijn. Indien er gebruik word gemaakt van EvryOnline, kopieer dan het bestand van de EvryOnline omgeving naar de eigen computer, en open de ZorgTTP SVR software op de eigen computer. Blader via Zoeken naar de juiste map en selecteer het juiste bestand om deze te verzenden. Evry helpdesk Telefonisch: 070-777 1008 (Maandag t/m vrijdag 9:00 17:00) E-mail: helpdesk@evry.nl 8