Samenwerken aan Wereldklasse Havenbedrijf Rotterdam Marktbijeenkomst PoR Online woensdag 14 mei 2014 1
Agenda Welkom Introductiefilm HbR PoR Online Introductie Best Value Procurement Proces en planning Vragen Afsluiting Erwin Piet Guo Cheng Tschi Bob Madlener Guo Cheng Tschi / Wim de Vries Guo Cheng Tschi Guo Cheng Tschi / Bob Madlener Guo Cheng Tschi 2
Disclaimer Deze presentatie heeft uitsluitend een informatief en illustratief karakter. De gepubliceerde documenten op Tenderned zijn leidend. Tijdens de marktinformatiebijeenkomst door HBR verstrekte informatie maakt geen deel uit van de formele aanbestedingsprocedure. Enkel informatie die HBR verstrekt in het kader van Nota van Inlichtingen (NvI) maakt integraal deel uit van de contractstukken van de aanbesteding. 3
Introductiefilm Havenbedrijf Rotterdam http://www.youtube.com/watch?v=ggcfymh79f8 4
PoR Online Bob Madlener, Programmamanager 5
Online presence 2/19/14 6
Probleemstelling Wat willen we verbeteren... Online Imago (voorkant) Wildgroei aan online gerelateerde producten, sites en services Slecht vindbare content Ontbreken van services Techniek (achterkant) Groot aantal externe sites versnipperd over diverse leveranciers Huidige informatiesystemen zijn aan het einde van hun levenscyclus Difuus online presence en merkbeleving Primaire doelgroepen worden online slecht bediend Securityproblemen en reputatierisico Complex beheer, hoge kosten Geen doorontwikkelmogelijkheden Geen aansluiting op mobile-trends Een haven en havenbedrijf dat op online gebied achter loopt op zijn concurrenten en dus niet voldoet aan het gestelde ambitieniveau Wereldklasse. 7
Wie heeft daar last van? Wat zijn de primaire doelgroepen van PoR-online... Zakelijk Publiek HbR Potentiele klanten: Verladers Expediteurs Rederijen Traders Ketenregisseurs: Rederijen Logistieke dienstverleners Gevestigde bedrijven: Terminals Scheepsagenten Overige bedrijven Gebruikers havengebied (infrastructuur nat en droog): Binnenvaart(schippers) Zeevaart (kapiteins/agenten) Weggebruikers (vrachtwagenchauffeurs) Spooroperators Partners (faciliterend): Nautische dienstverleners (loodsen, roeiers, slepers) Port services (maritiem, distributie) Omgeving: Omwonenden Onderwijs/Jongeren Potentiele arbeidskrachten Stakeholders: branchevereniging non governmental organisations (NGO s) leveranciers studenten etc. Overheden Potentiele werknemers Pers Pers Pers 8
Wat willen we met PoR-online betekenen? Focus PoR-Online... De visie: We willen online vanuit de behoefte van onze primaire doelgroepen en samen met havenpartners kwalitatief hoogwaardige informatie en diensten bieden. Ketenefficiency en imagoversterking van de Rotterdamse haven staan daarbij centraal. Anders gezegd: We willen tevreden PoR-online gebruikers als gevolg van een toegankelijke, actuele en complete set van diensten en informatie die op overzichtelijke en gebruikersvriendelijke wijze wordt aangeboden. Ook online willen we koploper zijn! 9
Ambitie PoR Online Eén portaal, één platform Eén portaal Logische ingang op het internet voor informatie over de haven en het havenbedrijf Rotterdam enerzijds, en voor online (aanvraagbare) diensten van het Havenbedrijf en samenwerkende partners anderzijds. Eén platform Voor content providers en service providers omvat PoR Online het geheel van organisatie, processen, mensen, middelen, technieken, standaards & richtlijnen en technologie. 10
IV-landschap PoR-Online Welke bestaande diensten/informatie worden geraakt... Met de primaire doelgroepen als vertrekpunt, concentreert programma PoR-online zich in eerste instantie op de modernisering van de volgende sites, services en kanalen: Stadshavens Rotterdam Port info Wereldhaven dagen Havenvisie Webopgave Binnenvaart Online Jaarverslag Slufter Change Your Perspective Rotterdam Rules King Boeien- en palen Port Facility Toolkit Dynamische tijpoort Twitter Stroom voorspelling Facebook Inhuurdesk 3de partij LinkedIn Wikipedia YouTube Slideshare Portbase Mailings Webshop PORTOFROTTERDAM.COM Aankomsten vertrek Fietsroutes App Keyrail Branche organisatie Zeehavens Nieuwsbrief Haven In Bedrijf Maasvlakte 2 Port Maps* Amethyst Buitenbeter App HbR websites / tools (op lijn: andere systemen, eigen subdomeinen) We nose InlandLinks Samenwerking met (content) partners (hoort binnen de portal) Truckparking Port Navigator Extern gehost / losse systemen (hoort binnen de portal) Owned Sociale media kanalen (touch point interactie met portal) Apps, platform onafhankelijk (touch point interactie met portal) Externe sites (Gesponsorde sites / partners) * : Realisatie Port Maps staat gepland voor 2014 11
Programma PoR Online Aanbesteding PoR Online Portbase Stadshavens Keyrail Rotterdam Port info Branche organisatie Zeehavens We nose Wereldhaven dagen Mailings Havenvisie Haven In Bedrijf Online Jaarverslag Maasvlakte 2 Change Your Perspective InlandLinks Amethyst Truckparking Rotterdam Rules King Boeien- en palen Port Realestate Port Facility Toolkit Webopgave Binnenvaart Port Navigator Webshop Slufter Multicore PORTOFROTTERDAM.COM Dynamische tijpoort Twitter Stroom voorspelling Facebook Inhuurdesk 3de partij Aankomsten vertrek Webshop Kaarten LinkedIn Wikipedia YouTube Buitenbeter App Slideshare Fietsroutes App Mailings Havenvisie Haven In Bedrijf Online Jaarverslag Maasvlakte 2 Change Your Perspective InlandLinks Amethyst Truckparking Rotterdam Rules King Boeien- en palen Port Realestate Webopgave Binnenvaart Port Navigator Port Facility Toolkit Webshop Slufter Multicore PORTOFROTTERDAM.COM Dynamische tijpoort Stroom voorspelling Inhuurdesk 3de partij Aankomsten vertrek Webshop Kaarten De opdracht: Eén portaal, één platform Van versnippering naar integratie... Realiseer de organisatie waarmee het portfolio en de standaard van PoR Online centraal wordt geregiseerd en de inhoud decentraal wordt beheerd. Realiseer de processen en hulpmiddelen waarmee PoR Online snel en efficient kan worden (door)ontwikkeld en beheerd. Selecteer op basis van een BVP-aanbesteding de leverancier die voor ons het moderne en toekomstvaste PoR Online gaat ontwikkelen, hosten en technisch beheren. Realiseer PoR Online; het centrale en integrale internetportaal platform dat HbR in staat stelt de online visie en gerelateerde doelen te realiseren. Migreer de bestaande diensten en sites naar PoR Online. Doelgroep en Compleet portfolio Services HbR/derden, content Services- & contentmodules Ontwikkeling door HBR en derden Centrale regie: Functioneel beheer MC, Technisch beheer IV 12
Globale planning programma PoR Online Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Q1 Q2 Q3 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Programmadefinitie Zomervakantie Programmauitvoering Besluitvorming DT Europese aanbesteding Realisatie PoR Online Systeem Overige projecten uit het PoR Online projectendossier gericht op de realisatie van de online strategie (nog te definieren tijdens definitiefase) 13
Best Value Procurement Guo Cheng Tschi Wim de Vries 14
Best Value Procurement, welke hoort er niet bij? 15
Het probleem 16
Planning / Programming Designer Contracting Contractors Suppliers Clients Supply Chain: We werken in silo s 30 K Foot level 2013 ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER Technical Details 17
Het probleem is niet het aanbesteden maar de wijze waarop er aanbesteed wordt!! 18
Waarom Best Value / Prestatieinkoop RESULTATEN UIT HET VERLEDEN BIEDEN GARANTIE VOOR DE TOEKOMST??? 98% op tijd, binnen budget, hoge klanttevredenheid 5% toename opbrengst vendor Hoge kwaliteit en lage prijs gaan hand in hand Validiteit Uitvoeren research sinds 1994 1600+ projecten en spend van $ 5,5 mrd Bron: Arizona State University / PBSRG 19
Leverancier is expert De expert weet het beste hoe de klus gedaan moet worden In plaats van de expert te vertellen wat te doen maak gebruik van zijn expertise Stel de expert in de gelegenheid om de klus te doen De expert zit achter het stuur! De opdrachtgever faciliteert! 20
Leverancier is expert In plaats van de expert te vertellen wat te doen maak gebruik van zijn expertise Transitie Vinden van een expert binnen het plafondbedrag De verantwoordelijkheid neerleggen daar waar hij hoort De expert zijn werk laten doen 21
Beklimming van de berg Hoe herkennen we een goede gids? 22
Het gebruik van expertise Scenario A Huur een bergbeklimmer in en: Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken. Scenario B Huur een zeer ervaren bergbeklimmer in en laat je naar de top leiden. Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen. Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen. Vertel hem dat het best sneller kan. Vertel hem dat het goedkoper kan. Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen. 23
Het probleem van minimumeisen Hoog Laag Hoog De maximale prestatie die ik ga leveren Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Laag Inschrijver 3 Inschrijver 4 Hoog Laag Inschrijver 1 Inschrijver 23 Inschrijver 4 Hoog Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens 24
Geen minimumeisen Hoog Laag Hoog Laag Plafondprijs Inschrijver 1 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog Zelf nadenken in plaats van blind volgen Differentiatie - minimumeisen helpt non-performers Unieke en innovatieve oplossingen mogelijk 25
Plafondprijs HbR heeft voor de uitvoering van deze opdracht en het realiseren van de geformuleerde doelstellingen een budget beschikbaar van 850.000 (exclusief BTW, inclusief beheersmaatregelen voor de risico s en indexering) voor de realisatie van de werkende oplossingen conform beschreven doelstellingen in de leidraad. Content migratie (actualiseren en overzetten van inhoud) van websites valt buiten de scope van het budget. De maatregelen die opdrachtnemer kan treffen om dit migratieproces te faciliteren en voor HbR zo efficient en eenvoudig mogelijk uit te kunnen/laten voeren, vallen wel binnen het budget. HbR heeft voor het hosten en technisch beheren van PoR Online maximaal een budget beschikbaar van 125.000 per jaar, (exclusief BTW, inclusief beheersmaatregelen voor de risico s en indexering). De genoemde plafond bedragen bieden echter geen enkele omzetgarantie. 26
Het aanbestedingsproces Openbare procedure Gunningcriterium EMVI met nadruk op kwaliteit Gericht op het vinden van de expert die boven het maaiveld uitsteekt weet waar hij het over heeft presteert en verantwoordelijkheid neemt De high performers onderscheiden van de low-performers door gebruik van dominante informatie 27
Het aanbestedingsproces Belangrijk: Geen inkooptool, -methodiek, -trucje maar een andere benaderingswijze en samenwerkingsmodel. Het Best Value proces ondersteunt die benaderingswijze. Een beetje Best Value lukt niet. 28
Het aanbestedingsproces Voorbereidingssfase Ontvangst inschrijvingen Prijs Fase 1 Prestatieonderbouwing Prestatieonderbouwing Fase 2 Ranking Prijs Prestatieonderbouwing Concretiseringsfase Uitvoeringsfase Risicodossier Risicodossier Risicodossier Kansendossier Kansendossier Interviews Kansendossier Interviews Fictieve inschrijfprijs per inschrijver (eindscore) 29
Dominante informatie Minimaliseert de tijd voor beslissingsvorming / beslissingstijd Zorgt ervoor dat zelfs de blinde het kan zien Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is Vraag: Bij welk scenario, scenario 1 of scenario 2, is het gemakkelijker / hoeven we de minste tijd te besteden om de meest groene leverancier te onderscheiden? Scenario 1 Scenario 2 30
Dominante informatie 31
Beoordelingsproces Leden van het HbR beoordelingsteam ontvangen alleen (anonieme) Prestatieonderbouwing, Risicodossier, Kansendossier en de Planning Niet: de ingediende prijzen 32
Het beoordelingsmechanisme Consensus score per criterium Inschrijving Contracting Inkoopprocesbegeleider Officer Proposal Prijs Form (1 page) Prestatieonderbouwing Risicodossier Proposal Form Kansendossier (Planning) (1 page) Leden van het beoordelend comité 33
Dominant slechter dan 4 Dominant slechter dan 6 Neutraal Dominant beter dan 6 2 4 6 8 Dominant beter dan 8 10 Dominant beter of slechter moet OG kunnen beargumenteren! 34
Wegingsfactoren EMVI opgebouwd uit: performance Prestatieonderbouwing Risicodossier Kansendossier Interviews prijs 35
Prestatie onderbouwing (max 2 A4) Prestatie beweringen waarmee wordt aangetoond dat de doelstellingen worden gerealiseerd High performance claims Hoge prestatie beweringen Verifiable performance metrics Meetbare prestatie-cijfers en metingen KPI s SMART!!!! 36
Voorbeeld 1 Wij garanderen een hoge beschikbaarheid door toepassing van state-of-the-art technologie. Wij hebben al 25 jaar ervaring met complexe projecten en onze opdrachtgevers zijn tevreden. 37
Voorbeeld 2 Wij garanderen een beschikbaarheid/uptime van 99,9%. Dit is ruim 3%-punt meer dan de huidige performance in uw organisatie. De 0,1%-punt downtime plannen wij in de weekenden en s nachts tussen 12 en 6 uur. Deze resultaten behalen wij ook bij 25 soortgelijke organisaties als de uwe, door gebruik te maken van een twinsite-oplossing. De klanttevredenheid is bij 20 daarvan een 10 en bij de overige 5 een 8. 38
Niet doen Marketing data Ons bedrijf is marktleider Onze lange geschiedenis stelt ons in staat om het project succesvol af te ronden We maken gebruik van state-of-the-art processen om het project te laten slagen Technische data De sterkte van het dak is 600 psi Het product doorstaat de ASTM-568a test Risico weer bij de klant leggen We gaan samen met de klant zitten om er uit te komen We zullen regelmatig overleggen Algemene risico s / algemene oplossingen Veiligheidsrisico s zijn het grootste risico We zullen vooruitplannen We zullen op tijd ontheffingen vragen 39
Risico-dossier (2 A4) Beschrijving van de belangrijkste risico s Waarom is het een risico? (Denk aan bedreiging projectdoelstellingen, ervaring eerdere projecten) Maatregel om risico te minimaliseren met onderbouwing van effectiviteit maatregel SMART!!!! 40
Risico s buiten invloedsfeer 41
42
De Expert kan geen tornado s voorkomen en de daaruit ontstane brand. Daar hebben we verzekering voor. 43
Kansendossier (1 A4) Waarde toevoegende opties Waarom is het een kans? Gerelateerd aan de doelstellingen in termen van beter, efficiënter, goedkoper etc. Beschrijf kort op welke wijze de kans waarde toevoegt aan de opdracht. Centrale vraag: op welke wijze wordt Opdrachtgever er beter van? Welke extra bijdrage geeft het aan het realiseren van de opdrachtdoelstellingen? Maak het SMART!!!! 44
Kosten Alles in het Kansendossier vormt geen onderdeel van de kosten (is extra ten opzichte van de inschrijving en de inschrijfprijs). In de financiele onderbouwing (enveloppe 1, prijsdeel) wordt aangegeven wat elke kans kost. Risicobeheersmaatregelen om te voorkomen dat een risico optreedt zijn inbegrepen in de inschrijfprijs Kosten van risico s die optreden zijn voor opdrachtgever 45
Interviewfase Alle inschrijvers die op het te beoordelen onderdeel prestatieonderbouwing geen fictieve bijtelling (monetaire waarde kleiner dan of gelijk aan 0,00) hebben, krijgen een uitnodiging om de sleutelfunctionarissen ter beschikking stellen voor de interviews. Voor de marktpartijen met fictieve bijtelling stopt hier het proces. 46
Interviews Zelf te bepalen belangrijkste sleutelfunctionarissen Onder meer de mate waarin de sleutelpersonen: Verduidelijking en toelichting op prestatie onderbouwing, RAVA, planning Opdracht en doelstellingen van OG kunnen doorgronden Aannemelijk maken dat de doelstellingen worden gerealiseerd Per aanbieder 2 separate interview gesprekken. Interviews worden opgenomen en maken onderdeel uit van contract. Bekendmaken en uitnodiging voor interviews uiterlijk op 1 juli 2014. Periode van 3 t/m 17 juli 2014, reserveren in agenda s sleutelfunctionarissen. 47
Interview opstelling 48
De concretiseringsfase Stelt de opdrachtnemer in staat proactief te handelen in plaats van reactief De opdrachtnemer geeft aan wat hij precies gaat leveren De opdrachtnemer kan aangeven wat hij op welk moment van de opdrachtgever verwacht en hem daarop aanspreken Het geeft de opdrachtnemer de kans om verrassingen richting de opdrachtgever te minimaliseren Het geeft de opdrachtnemer de tijd om de opdracht te plannen, inclusief alle details 49
Deliverables van de concretiseringsfase Uitwerken Plan van Aanpak Beheersmaatregelen risico s Aannames die gedaan zijn Volledige transparantie Verifiëren van de aanbieding Alle zorgpunten bespreken Benutten van aangeboden kansen KAN NOOIT LEIDEN TOT EEN AANPASSING VAN DE PRIJS OF SCOPE!!!! 50
Concretiseringsfase is geen definitief gunningsbesluit Indien de beoogde Opdrachtnemer niet in staat is voldoende aan te tonen dat hij het door hem beloofde resultaat kan bereiken of kan waarborgen in de overeenkomst, waardoor HbR niet akkoord kan gaan met de op te stellen overeenkomst, wordt zijn Inschrijving alsnog als ongeldig terzijde gelegd. HbR zal dan de concretiseringsfase stoppen en is dan gerechtigd te besluiten een nieuwe concretiseringsfase aan te gaan met de Inschrijver die als eerstvolgende in de ranking is geëindigd. 51
2 misverstanden rondom Best Value Risico s zijn voor de ON: Bij Best Value zijn de risico s voor de OG! De OG wil samenwerken met een partij die in staat is de risico s te minimaliseren De OG hoeft niets te doen en schuift het werk af op de ON: Best Value is geen Bahama-model Ook de OG heeft taken en verantwoordelijkheden 52
Uitvoering Opdrachtnemer is in de lead Opdrachtgever faciliteert Risicomanagement door opdrachtnemer Hoog frequente rapportage (WRR) over zelf benoemde KPI s en risico s Volledige transparantie bij scopewijzigingen en ongewenste gebeurtenissen 53
Meer info en ondersteuning nodig? Best Value consultant Certificering (B-, B, B+, A, A+) Eerder een BV-traject gedaan (bij voorkeur als OG) http://www.prestatieverkoop.eu/ http://bestvaluenederland.nl/ http://bestvalue-experts.nl/ http://pbsrg.com/best-value-model/netherlands/ 54
Planning ACTIVITEIT DATUM Publicatie aankondiging Opdracht en publiceren Inschrijvingsleidraad Uiterlijke aanmelding Marktinformatiebijeenkomst Marktinformatiebijeenkomst Uiterste datum stellen van vragen Verzenden Nota van Inlichtingen 1 Uiterste datum stellen van vragen, uitsluitend naar aanleiding 1 e Nota van Inlichtingen 24 april 2014 6 mei 2014 voor 12.00 uur 14 mei 2014, 9.00 uur tot 11.00 uur. 16 mei 2014, voor 10.30 uur 27 mei 2014, uiterlijk om 15.00 uur 30 mei 2014, voor 16.30 uur Verzenden Nota van Inlichtingen 2 10 juni 2014, uiterlijk om 16.00 uur Datum en tijdstip inleveren Inschrijving 12 juni 2014, tot 12.00 uur Beoordelen Inschrijvingen In periode van 16 juni t/m 27 juni 2014 Uitnodigen versturen voor de interviews Uiterlijk op 1 juli 2014 Interviews In periode van 3 t/m 17 juli 2014 Bekendmaking rangorde 24 juli 2014 voor 16.30 uur Start concretiseringsfase voorbereiding (influister sessie) 28 juli 2014 Kick-off concretiseringsfase In overleg nader te bepalen Voorlopige gunning 26 september 2014 Definitieve gunning 20 oktober 2014 55
Dank voor uw aandacht en veel succes! 56