Plan van aanpak Centrum Jeugd en Gezin BMWE-gemeenten Februari 2010 1. Aanleiding De BMWE-gemeenten willen zoveel mogelijk gezamenlijk het Centrum Jeugd en Gezin realiseren. Dit plan van aanpak is hierop een vervolg. Hierin is uitgewerkt hoe we het CJG in de BMWE-regio willen opzetten. Streven is in november 2010 een operationeel CJG te hebben. We gaan hierbij uit van een groeimodel: het CJG is in november 2010 niet af, maar ontwikkelt zich daarna verder tot een goed functionerend CJG, dat is afgestemd op de behoefte van ouders en kinderen. We maken daarom onderscheid in fase 1 (opzetten van de frontoffice CJG + koppeling met backoffice) en fase 2 (doorontwikkelen CJG). Fase 1 is afgerond in november 2010. Fase 2 start in november 2010 en loopt door tot november 2011. Na de 2 e fase wordt het CJG niet meer vanuit een aparte projectstructuur benaderd, maar wordt het gezien als één van de reguliere taken die door de gemeenten wordt uitgevoerd. Dit plan van aanpak richt zich hoofdzakelijk op de eerste fase (tot opening CJG). We maken al wel een doorkijk naar de organisatiestructuur in fase 2 en verder. 2. Projectorganisatie Uitgangspunten: - De gemeenten houden de regierol (beleid maken en coördineren van projectorganisatie). Kernpartners hebben uitvoerende taken in het CJG. - Ambtelijk trekt de beleidsambtenaar van gemeente Winsum het project. - De bestuurlijke trekker is de portefeuillehouder jeugd van de gemeente Bedum. Deze is het eerste aanspreekpunt voor de beleidsambtenaar gemeente Winsum. Stuurgroep - portefeuillehouders jeugd BMWE-gemeenten - directie kernpartners Projectgroep - beleidsambtenaren jeugd BMWE-gemeenten - kernpartners - communicatie 1
Stuurgroep Deze bestaat uit de portefeuillehouders jeugd van de BMWE-gemeenten en vertegenwoordigers van de directies van de kernpartners. De stuurgroep wordt door de projectgroep op de hoogte gehouden van de voortgang van het project. Indien nodig neemt de stuurgroep besluiten die door de projectgroep worden voorgelegd. De stuurgroep komt tot november 2 tot 3 keer bijeen, afhankelijk van de voortgang van het project en de te behandelen onderwerpen. Projectgroep De projectgroep bestaat uit de beleidsambtenaren BMWE-gemeenten en vertegenwoordigers van de kernpartners in de frontoffice. De projectgroep voert het project uit, zet acties uit, koppelt terug aan de stuurgroep, bereidt voorstellen voor ter besluitvorming, zorgt voor de projectcommunicatie e.d. Hiervoor worden binnen de projectgroep taken verdeeld en werkafspraken gemaakt. Indien nodig worden werkgroepen gevormd die bepaalde onderwerpen uitwerken. Frequentie van vergaderen van de projectgroep moet nog worden vastgesteld. Naast deze projectorganisatie waaraan gemeente en kernpartners deelnemen, is er ook een overlegstructuur voor afstemming tussen de gemeenten: het regulier portefeuillehouders-overleg jeugd en de ambtelijke regiegroep. Portefeuillehoudersoverleg CJG (gemeente) - portefeuillehouders jeugd BMWE-gemeenten Ambtelijke regiegroep gemeente - beleidsambtenaren jeugd BMWE-gemeenten Portefeuillehoudersoverleg jeugd Hierin wordt op bestuurlijk niveau tussen de vier gemeenten afgestemd. Voorstellen die aan de afzonderlijke colleges ter besluitvorming aangeboden moeten worden, worden in dit portefeuillehoudersoverleg behandeld. Dit overleg vindt één keer per maand plaats. Ambtelijke regiegroep In dit overleg wordt op ambtelijk niveau afgestemd. Aan dit overleg nemen de vier beleidsambtenaren jeugd van de BMWE-gemeenten deel. Zij bereiden het portefeuillehoudersoverleg voor en komen met voorstellen die ter besluitvorming aan de colleges aangeboden moeten worden. De ambtelijke regiegroep komt op ad hoc basis bijeen, wanneer hier aanleiding toe is. De projectorganisatie voor opstellen van het CJG wordt zo snel mogelijk ingericht (februari, zie planning). De projectorganisatie blijft in stand tot het CJG operationeel is (november) en gaat dan over in de organisatiestructuur CJG. Hoe deze structuur er precies uitgaat zien, wordt de komende periode duidelijk als met kernpartners gesproken wordt. Een mogelijke structuur is de volgende. 2
Organisatiestructuur CJG (na operationeel worden CJG) Stuurgroep Centrum Jeugd en Gezin - portefeuillehouders jeugd BMWE-gemeenten - directie kernpartners Voorbereidingsgroep - beleidsambtenaren BMWE-gemeenten - kernpartners Breed overleg CJG - beleidsambtenaren BMWE-gemeenten - kernpartners - vindplaatsen 3. Partners in het CJG: Kernpartners en vindplaatsen Veel hulpverlenende instellingen en vindplaatsen zijn al aangesloten op Zorg voor Jeugd Groningen en hebben daarmee een rol in de backoffice. Voor het opzetten van de frontoffice CJG zullen we moeten bepalen welke kernpartners we in de frontoffice vertegenwoordigd willen hebben, en welke vindplaatsen er zijn. Daarna moeten we zo snel mogelijk met deze organisaties in gesprek. De gemeenten hebben in de notitie Verkenning opzet CJG in BMWE-gemeenten een opzet van het CJG geschetst. We gaan met de organisaties over deze opzet in gesprek en delen ideeën en beelden over CJG. De organisaties moeten zich uiteindelijk willen commiteren aan meewerken in het CJG en aan deelname in de projectorganisatie. 4. Participatie door ouders en jongeren en de (Wmo-)adviesraden 1 Ook zullen we onze ideeën toetsen aan de behoefte van ouders en jongeren. Wij houden zelf géén uitgebreid behoefteonderzoek. In DAL-gemeenten wordt hier momenteel onderzoek naar gedaan. We verwachten dat de behoeften van de ouders en jongeren in deze buurgemeenten niet zullen afwijken van de behoeften in onze regio. We wachten de uitkomsten van dit onderzoek daarom af. We nemen de uitkomsten van dit onderzoek, en van andere eerder uitgevoerde onderzoeken elders in het land, mee in het traject. Lopende het traject zoeken we ouders en jongeren wel op om over het CJG te praten, bijvoorbeeld door de digitale jeugdraad van Eemsmond te raadplegen, of jongeren via jongerenwerk te benaderen, of ouders via consultatiebureaus of ouderraden van scholen te benaderen. In welke vorm we dit precies doen, is afhankelijk van de vraag die op dat moment speelt en wordt nog uitgewerkt. Ook voor fase 2 is de input van ouders en jongeren zeer relevant. De (Wmo-)adviesraden worden regelmatig geïnformeerd en om feedback gevraagd. Hiervoor wordt het onderwerp CJG als vast agendapunt opgenomen op de adviesraadvergadering. Ook kan een informatieavond georganiseerd worden voor alle adviesraden gezamenlijk. 5. Integreren bestaande zorgstructuren Het CJG en de verwijsindex Zorg voor Jeugd Groningen (ZvJG) zijn nieuwe (zorg)structuren. Andere zorgstructuren/netwerken die zich op (o.a.) jongeren richten zijn het Zorg Advies Team 1 Voor De Marne zijn dit de ouderenraad en het platform gehandicapten. Voor Winsum, Bedum en Eemsmond gaat het om de Wmo-adviesraden. 3
Noord Groningen (ZAT NG) voor Winsum, De Marne en Eemsmond, het Jongeren Opvang Team (JOT) voor 12- en het ZAT voor 12+ in Bedum en de OGGz-netwerken in de vier gemeenten. Het is denkbaar dat met de komst van het CJG en ZvJG deze netwerken hun focus moeten gaan verleggen of mogelijk overbodig worden. Voor 2010 is het van belang dat wij goed contact houden met de bestaande netwerken en zorgstructuren en kijken hoe zij geintegreerd kunnen worden in het CJG/ZvJG. Ook de ontwikkelingen rond één integrale zorgstructuur (ontwikkeling vanuit OGGz-implementatieplan) zullen we monitoren en indien mogelijk direct meenemen in het opzetten van het CJG. 6. Uit te voeren activiteiten In grote lijnen zullen de volgende activiteiten uitgevoerd gaan worden. 1. Kernpartners en vindplaatsen benaderen, ideeën uitwisselen, commitment zoeken 2. Projectgroep instellen 3. Communicatieplan schrijven 4. Beschrijven primaire proces CJG, uitwerken peilers CJG + realiseren hiervan (website, telefonische dienstverlening, inlooppunten). 5. Verbinden frontoffice en backoffice: link naar zorgcoördinatie ZvJG en casusoverleg 6. Organisatiestructuur CJG vastleggen en afspraken tussen kernpartners formaliseren: ondertekenen convenant CJG 7. Opening CJG 8. Evalueren Hieruit voortvloeiende activiteiten: 1. Uitkomsten behoefteonderzoeken onder ouders en jongeren bekijken 2. Gesprek met ouders en jongeren verankeren in het traject. 3. (Wmo-)adviesraden informeren 4. Communicatie plan uitvoeren, gemeenteraden informeren 5. Aanbod licht pedagogische hulpverlening 12+ ontwikkelen 7. Globale planning Mijlpaal Wat Gereed 1 Kernpartners benaderd+ projectorganisatie ingericht februari 2010 2 Peilers CJG uitgewerkt (website, telefonische mei 2010 dienstverlening, fysieke inlooppunten) + aanbieder bekend 3 Koppeling frontoffice-backoffice gerealiseerd oktober 2010 4 Ondertekening convenant over samenwerking in het CJG september 2010 door kernpartners en gemeente 5 CJG operationeel november 2010 Overig:? Contact (Wmo-)adviesraden + feedback ouders/jongeren: doorlopend? Evaluatiemomenten: eind april, eind juli, eind november Een gedetailleerdere planning is opgenomen in bijlage 1. 8. Communicatie Het cluster communicatie van de gemeente Eemsmond stelt een communicatieplan op. Hierin is aandacht voor zowel interne communicatie naar alle betrokkenen, als ook externe communicatie. 4
Interne communicatie naar: - de opdrachtgevers (de portefeuillehouders jeugd + colleges) - de gemeenteraden - de gemeentelijke organisaties - de betrokken instellingen - de Wmo adviesraden Externe communicatie naar: - het grote publiek. Communicatie rond het proces + als CJG van start gaat ( marketing ) 9. Monitoren en evalueren Tot november wordt op drie momenten (eind april, eind juli, eind november) bewust stil gestaan in het project voor monitoren van het traject: Liggen we nog op koers, heeft iedereen nog dezelfde beelden, hoe loopt het proces? Als het CJG formeel operationeel is, wordt de eerste fase met alle partners geëvalueerd. Voor het doorontwikkelen van het CJG (fase 2) is het van belang dat het monitoren van het proces en evaluatiemomenten in de organisatiestructuur wordt verankerd. Hier zal t.z.t. aandacht aan geschonken moeten worden. 10. Financiën Voor het opzetten van het CJG zullen kosten gemaakt worden. Kosten die voor rekening komen van de vier gemeenten gezamenlijk, worden door de vier gemeenten gedeeld. Hiervoor wordt een verdeelsleutel opgesteld waarbij het aantal jeugdigen van 0 tot 23 jaar in de vier gemeenten (peildatum 1 januari 2010) als uitgangspunt is genomen. We kiezen voor de verdeelsleutel voor het aantal jeugdigen van 0 tot 23 jaar en niet voor het totale bevolkingsaantal. Uiteindelijk gaat het bij het CJG namelijk om de kinderen en jongeren en dat zij veilig en goed kunnen opgroeien. De gemeenten worden gevraagd een nog vast te stellen bedrag te reserveren voor de ontwikkeling van het CJG. 5
Bijlage 1: Planning project CJG (tot nov 2010) 1 Kernpartners benaderen 2 Vindplaatsen uitnodigen en informeren 3 Projectgroep instellen mijlpaal 1 4 Gemeenteraden informeren Behoefteonderzoeken ouders/jongeren 5 bekijken 6 Contact ouders en jongeren 7 Communicatieplan schrijven 8 Beschijven primaire proces CJG Uitwerken website, telefonische 9a dienstverlening, inlooppunten. feb-10 mrt-10 apr-10 mei-10 jun-10 jul-10 aug-10 sep-10 okt-10 nov-10 Programma van eisen opstellen voor 9b webstie en telefonische dienstverlening. Aanbieder zoeken voor website en 9c telefonische dienstverlening mijlpaal 2 9d Uitvoering voorbereiden 10 Verbinden frontoffice en backoffice mijlpaal 3 11a Commitment partners zoeken Afspraken tussen kernpartners 11b formaliseren: convenant mijlpaal 4 Organisatistructuur CJG bepalen (voor 12 fase 2) 13 (Wmo-)adviesraden informeren Aanbod licht pedagogische hulpverlening 14 12+ ontwikkelen 15 CJG operationeel mijlpaal 5 16 Evalueren X X X 6