Voorstel CHI (college van hoofdingelanden) Commissie Bestuur, Middelen & Waterketen 7 december 2016 Datum behandeling D&H Datum vergadering CHI 14 december 2016 Portefeuillehouder J.D. Kramer Agendapunt Onderwerp Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2016 Voorstel 1. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2016 vast te stellen; 2. de Secretaris-directeur te mandateren om dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zelfstandig aan te kunnen passen indien veranderde wet- en regelgeving (inclusief rechtspraak) deze aanpassingen vereisen. Kern van de zaak Met ingang van 1 juli 2016 is de herziene Aanbestedingswet 2012 (AW2012) met bijbehorende uitvoeringsregelingen in werking getreden. Het uniforme inkoop- en aanbestedingsbeleid waterschappen uit 2013 is hierop en op andere gewijzigde wet- en regelgeving aangepast. Het gewijzigde uniform inkoop- en aanbestedingsbeleid is reeds in de Unie van Waterschappen behandeld en door de Commissie Bestuur, Communicatie en Financiën op 9 september jl. vastgesteld. Alle waterschappen passen hun eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid overeenkomstig aan. Op een paar punten wijkt HHNK af van het model van de Unie. Een overzicht van deze afwijkingen wordt gegeven in bijlage 1. Het nu voorliggende Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2016 is hiervan het resultaat. Voorgesteld wordt in te stemmen met het hernieuwde en gewijzigde inkoop- en aanbestedingsbeleid. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het beleidsdocument uit 2013 zijn: 1. Verwijzingen naar toepasselijke wet- en regelgeving en uniforme documenten is geactualiseerd; 2. Uitgebreidere beschrijving van MVO, hierin een verwijzing naar het stimuleren van innovatie; 3. Nieuw hoofdstuk over 'Inkoopprocedure' met daarin een verwijzing naar 'Eigen Initiatief als instrument om het ongevraagd indienen van innovatieve ideeën bij HHNK te stimuleren'. Om dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zelfstandig aan te kunnen passen indien veranderde weten regelgeving (inclusief rechtspraak) kleine aanpassingen vereisen (zoals bijvoorbeeld aangepaste Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Stationsplein 136, 1703 WC Heerhugowaard T 072-582 8282 F 072-582 7010 post@hhnk.nl www.hhnk.nl
2 drempelbedragen) wordt verder voorgesteld de secretaris-directeur te mandateren om dit zelfstandig te kunnen wijzigen. Zo nodig overlegt de secretaris-directeur dit met het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd over deze aanpassingen. Deltavisie De Deltavisie stelt dat HHNK de ambitie heeft om steeds meer naar buiten toe te opereren. Ook moeten we de opgaven waar we voor staan samen met andere partijen en overheden proberen op te lossen waarbij er nadrukkelijk ruimte moet zijn voor innovatie. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2016 is een instrument dat deze ambities en uitgangspunten in belangrijke mate faciliteert: het uniforme beleid maakt het onderling samenwerken op inkoop- en aanbestedingsgebied eenvoudiger. Verder zijn er meer mogelijkheden gekomen voor het stimuleren van duurzaamheid en innovatie in het inkoopproces. Eerdere besluiten 15/05/2013 (CHI) Geharmoniseerde Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2013 (13.11233) Risico s Indien u instemt met dit voorstel: Er zijn geen risico's verboden aan dit voorstel. Indien u niet instemt met dit voorstel: sluit ons inkoop- en aanbestedingsbeleid niet meer aan bij de gewijzigde wet- en regelgeving met kans op onrechtmatigheid; wordt de uniformiteit die de waterschappen op dit gebied willen uitstralen, verbroken; ontstaat afbreuk aan het imago van HHNK als professioneel opdrachtgever; kunnen innovatieve voorstellen niet optimaal benut worden. Financiële consequenties Geen Communicatieaspecten Extern Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2016 wordt gepubliceerd op internet. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2016 wordt als bijlage bij aanbestedingsdocumenten op TenderNed gepubliceerd. Intern Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid HHNK 2016 wordt vanzelfsprekend ook gepubliceerd op intranet en geplaatst op sharepoint. Er wordt aandacht gevraagd voor het beleid door het plaatsen van een nieuwsbericht op intranet. Het wordt actief onder de aandacht gebracht van de afdelingen en clusters via de inkoopadviseurs. Publieksvoorzieningen Geen Maatschappelijk verantwoorde overheid (MVO) Dit beleid biedt ons de mogelijkheid onze betrokkenheid bij de ontwikkeling van de gemeenschap te laten zien. Daar waar het mogelijk is betrekken we zoveel mogelijk regionaal gebonden ondernemingen bij onze uitvragen en maken we gebruik van de kennis en ervaring van het lokale bedrijfsleven.
3 Ook is het een instrument om een bijdrage te leveren aan de invulling van de doelstelling uit de participatiewet, namelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen. We onderzoeken elke keer of er de mogelijkheid bestaat om specifieke overheidsopdrachten voor te behouden aan sociale werkplaatsen of aan sociale ondernemers. Met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid stimuleren we duurzaamheid in het inkoopproces. Bij GWW-projecten met een waarde van 0,5 miljoen gaan we de Aanpak Duurzaam GWW toepassen. Met deze aanpak geven we gericht ruimte voor de realisatie van onze duurzaamheidsambities door in het ontwerp, uitvoering en beheer/onderhoud van de objecten (zoals gemalen en zuiveringen) hier zoveel mogelijk aandacht aan te geven. Vanzelfsprekend staat integriteit hoog bij ons in het vaandel. We nemen onze ketenverantwoordelijkheid serieus, wat betekent dat we ondernemers weren die zich schuldig hebben gemaakt aan o.a. corruptie, criminaliteit en kinderarbeid. De ervaring met het toepassen van MVO in het inkoop- en aanbestedingsbeleid is positief, het opnemen van duurzaamheidscriteria in onze bestekken (zoals alleen afnemen van FSC-hout) is onderdeel van de standaard werkwijze geworden. Het is nu tijd geworden om het ambitieniveau in een hogere versnelling te zetten, wat o.a. tot uitdrukking komt in de Aanpak Duurzaam GWW. De elektriciteit die wij momenteel afnemen voldeed op het moment van aanbesteden in 2013 aan het predicaat groene stroom (grijze stroom in combinatie met certificaten Garanties van Oorsprong), maar wordt anno 2016 niet meer als 100% groene stroom gezien. Op dit moment wordt de aanbesteding voor inkoop van stroom vanaf 2019 voorbereid en in die aanbesteding willen we nadrukkelijk inzetten op volledig groene stroom waarbij er wordt onderzocht hoe er naast de inkoop van groene stroom duurzame opwekking van groene energie kan worden gerealiseerd door HHNK zelf (zoals zonnepanelen, windmolens en CO2-reductie). Overige consequenties en vervolg Door vaststelling van het gewijzigde uniforme inkoop- en aanbestedingsbeleid komen te vervallen: HHNK uniforme Inkoop- en Aanbestedingsbeleid uit 2013 (13.6863); Verklaring uniforme eigen verklaring aanbestedingen HHNK (13.11238) Bijlagen 1. Afwijkingen HHNK ten opzichte van model Unie van Waterschappen (aangehecht) 2. Voorstel aan CBCF UvW tot vaststellen uniform inkoop- en aanbestedingsbeleid waterschappen (agendapunt 8 van de CBCF vergadering 9-9-2016) (16.561259) 3. Inkoop en aanbestedingsbeleid HHNK 2016 (16.70226) 4. CHI-besluit (16.592304) College van dijkgraaf en hoogheemraden, de secretaris, de voorzitter, M.J. Kuipers drs. L.H.M. Kohsiek
Bijlage 1 Afwijkingen HHNK ten opzicht van model Unie van Waterschappen In onderstaande overzicht wordt aangegeven waar het HHNK Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2016 (Corsanr. 16.70226) afwijkt van het uniforme model van de Unie van Waterschappen. Tekst uniform model Tekst HHNK model Toelichting 3.10 Om in de praktijk te borgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn in <het handboek Inkoop en Aanbesteden> procedures opgenomen die een correct verloop van het aanbestedingsproces waarborgen. <Het handboek> zal steeds aan ontwikkelingen, zoals jurisprudentie en wetswijzigingen aangepast worden. Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. Om in de praktijk te borgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn in het HHNKompas Inkoop procedures opgenomen, inclusief de nodige templates voor de meest voorkomende aanbestedingsprocedures, die een correct verloop van het aanbestedingsproces waarborgen. Dit instrumentarium zal steeds aan ontwikkelingen, zoals jurisprudentie en wetswijzigingen aangepast worden. Conform het gestelde in paragraaf 7.3 is het afdelingshoofd VHIJG proceseigenaar van het proces Inkoop- en aanbesteden. De naleving van de Europese aanbestedingsregels en de uitvoering van het Inkoopen aanbestedingsbeleid worden getoetst op basis van een gelaagde (vier lagen) controlestructuur. Deze lagen zijn: 1. Interne controle door of onder verantwoordelijkheid van afdeling VHIJG. 2. Verbijzonderde interne controle door afdeling Concerncontrol. 3. Toets door accountant of op basis van bevindingen van afdeling Concerncontrol getrouwheid jaarrekening en rechtmatigheid bedrijfsvoering geborgd zijn. Daarnaast laat HHNK ieder kwartaal een SpendAnalyse uitvoeren op de inkoopuitgaven die in het afgelopen kwartaal in het financiële systeem zijn geboekt. Deze De rode tekst is toegevoegd aan de standaard tekst uit het Unie-model. Het beschrijft de procedure die bij HHNK wordt toegepast om te borgen dat er wordt gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Stationsplein 136, 1703 WC Heerhugowaard T 072-582 8282 F 072-582 7010 post@hhnk.nl www.hhnk.nl
2 Tekst uniform model Tekst HHNK model Toelichting 6.2 Voor de aanbesteding van Werken of Diensten en Leveringen, die gerelateerd zijn aan Werken, wordt verplicht het Aanbestedingsreglement voor Werken 2016 (ARW 2016) gehanteerd. Hiervan kan alleen gemotiveerd worden afgeweken. Voor de aanbesteding van Diensten en Leveringen zijn geen aanbestedingsreglementen vastgesteld. Daarvoor zijn specifieke regelingen in de aanbestedingsdocumenten geregeld. 7.5 Leveranciersmanagement leidt tot het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van het juiste type leveranciersrelatie. Het continue proces van identificeren en ontwikkelen van relaties op het juiste niveau met leveranciers speelt een belangrijke rol bij de realisatie van de inkoopvoordelen, dat een professioneel inkoopproces met zicht meebrengt. SpendAnalyse heeft tot doel de organisatie inzicht te bieden in de rechtmatigheid van de inkoopuitgaven ten opzichte van de drempels waarboven de plicht bestaat tot Europees aanbesteden zoals in paragraaf 5.5 opgenomen. Voor de aanbesteding van Werken of Diensten en Leveringen, die gerelateerd zijn aan Werken, wordt verplicht het Aanbestedingsreglement voor Werken 2012 (ARW 2012) gehanteerd. Hiervan kan alleen gemotiveerd worden afgeweken. HHNK past het ARW 2012 ook toe op alle niet werken gerelateerde leveringen en diensten, vanaf het niveau voor de meervoudig onderhandse inkoopprocedures. Leveranciersmanagement leidt tot het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van het juiste type leveranciersrelatie. Het continue proces van identificeren en ontwikkelen van relaties op het juiste niveau met leveranciers speelt een belangrijke rol bij de realisatie van de inkoopvoordelen, dat een professioneel inkoopproces met zicht meebrengt. Optimaal wordt dit proces gestuurd vanuit de inkooppakketstrategie. Bij het opstellen van een De rode tekst is toegevoegd aan de standaard tekst uit het Unie-model. HHNK past op alle inkoopprocedures vanaf meervoudig onderhands het ARW toe, ook voor niet-werken gerelateerde opdrachten. De motivatie hiervoor is dat bij HHNK het aanbesteden van werken de standaard is, daarvoor is het toepassen van het ARW verplicht. Uit oogpunt van uniformiteit zijn daarom alle inkoopmodellen gestandaardiseerd op het ARW. De rode tekst is toegevoegd aan de standaard tekst uit het Unie-model. Niet alle waterschappen passen dit instrument toe, HHNK is hiertoe overgegaan omdat het als waardevol middel gezien wordt om houding en gedrag van aannemers die voor ons werken uitvoeren op een gestructureerde manier te beoordelen. Het wordt door een
3 Tekst uniform model Tekst HHNK model Toelichting Optimaal wordt dit proces gestuurd vanuit de inkooppakketstrategie. Bij het opstellen van een inkooppakketstrategie houdt HET WATERSCHAP minimaal rekening met wet- en regelgeving en de uitgangspunten zoals geformuleerd in Hoofdstuk 5. <Nader uitwerken> inkooppakketstrategie houdt HHNK minimaal rekening met wet- en regelgeving en de uitgangspunten zoals geformuleerd in hoofdstuk 5. HHNK past in de GWW-sector de methode van Past Performance toe, hiermee worden de prestaties van aannemers gemeten in de uitvoering van opdrachten, met de nadruk op de houding en het gedrag. Doel van Past Performance is het verbeteren en verder professionaliseren van de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De voordelen van het toepassen van Past performance in het leveranciersmanagement zijn: Bijdragen aan een betere relatie tussen opdrachtgever (OG) en opdrachtnemer (ON); Verminderen van faalkosten; Voorkomen van miscommunicatie tussen OG en ON over zowel het project als de samenwerking; Versterken van een klantgerichte opstelling door ON; Inrichten van een proces van ranking van opdrachtnemers om een overzicht van goed presterende opdrachtnemers te krijgen; Gebruiken van de ranking bij het bepalen welke marktpartijen worden uitgenodigd voor (meervoudig) onderhandse aanbestedingen. groot aantal ons omringende gemeenten al sinds een aantal jaren toegepast en we werken met deze gemeenten samen om kennis en ervaring over het instrument uit te wisselen en continu te werken aan verbeteringen.