Verslag (bijzondere) Algemene Ledenvergadering v.v. WODAN van 30 maart 2015 Dagelijks bestuur Karel Evers John Martens (afwezig) Commissieleden Mirjam Frijters Jan de Koning Geert van Almen Functie Voorzitter Vice-voorzitter Penningmeester Secretaris Voorzitter Jeugdcommissie Verenigingsmanager Technische zaken senioren 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom en meldt expliciet zeer blij te zijn met de hoge opkomst. Aandacht wordt gevraagd voor het invullen van de presentielijst. Uit de presentielijst blijkt dat ruim 100 leden de vergadering hebben bezocht. De gepubliceerde agenda wordt niet aangevuld met punten. Afmeldingen: John Martens. Contributie: 15% van de leden heeft de extra contributie nog niet betaald. De voorzitter doet een laatste oproep om de contributie alsnog te voldoen. Niet betalen kan betekenen dat een lid niet meer mag voetballen. Onrust door diverse communicatiestromen. De voorzitter geeft aan: Kom naar het bestuur en bespreek je probleem. Als bestuur zijn we toegankelijk en willen we meedenken. Schouders eronder en doe mee: Samen staan we sterk. Denk na over invulling van (vrijwilligers)functies. De voorzitter doet een klemmend beroep op de loyaliteit en solidariteit van alle leden. 2. Binnengekomen stukken De voorzitter meldt dat een beperkt aantal vrijwilligers zal afhaken omdat ze geen vergoedingen meer ontvangen. Er zijn diverse mails gekomen van verontruste leden met vragen over wat er gebeurt met wanbetalers, hoe dit gecontroleerd wordt, of de vrijwilligers blijven wanneer ze geen vergoeding meer ontvangen, hoe het zit met de scheidsrechters, of de gemeente de club tegemoet komt, of de bank bereid is te financieren en hoe dit allemaal heeft kunnen gebeuren. 3. Notulen ALV van 20 november 2014 en van de informatieavond van 23 december 2014 Beide notulen worden door de vergadering vastgesteld.
De voorzitter geeft een uitgebreide toelichting over de situatie waarin de vereniging zich bevindt en legt namens het bestuur verantwoording af over hetgeen in de afgelopen periode gebeurd is. De voorzitter refereert aan de afspraak van 23 maart 2015 met de bank, de gemeente Eindhoven en SWS. Tijdens voornoemd overleg zijn er afspraken gemaakt die gedurende de ALV worden toegelicht. De voorzitter neemt ruimschoots de tijd om vragen te beantwoorden en de ontstane situatie te verduidelijken. Het bestuur zal aan het einde van de vergadering vragen of de leden kunnen instemmen met de gemaakte afspraken. 4. Contributie Contributie lopende seizoen (incl. tussentijdse verhoging van respectievelijk 10,-- voor de mini's en 15,75 voor alle jeugd-, senioren-, en veteranenleden) Mini s: 75,00 Jeugdleden: 153,25 Senioren: 208,25 Veteranen: 138,35 Contributie seizoen 2015/2016 De contributie zal niet worden verhoogd t.a.v. het seizoen 2014/2015 Contributie seizoen 2016/2017 v.v. WODAN is voornemens om de contributie niet te verhogen t.a.v. het seizoen 2014/2015. 5. Begroting Oorspronkelijke begroting 2014/2015
Aangepaste begroting 2014/2015 Aangepaste begroting 2014/2015 Begroting 2015/2016 Door de vergadering wordt aangegeven dat een liquiditeitsprognose noodzakelijk is. De voorzitter geeft aan dat deze prognose is gemaakt en wordt onderhouden en dat begrotingsdiscipline hoog in het vaandel staat. Hij zal hier persoonlijk op blijven toezien. De bank, gemeente Eindhoven en de SWS hebben onder andere als eis gesteld dat de huidige voorzitter zijn functie blijft vervullen en/of toezicht blijft houden, totdat de vereniging weer financieel gezond is. 6. Nadere (bezuinigings)maatregelen Er worden twee velden aan de gemeente Eindhoven teruggegeven. De mogelijkheid om te trainen zal voor alle teams gewaarborgd blijven. Het behoort wel tot de mogelijkheden dat de trainingstijden worden aangepast, echter met de nadruk dat het schema acceptabel zal zijn. Trainingsmogelijkheden worden niet beperkt. Mocht blijken dat de teruggegeven velden weer nodig zijn dan kunnen deze worden terug gehuurd. Ook bestaat de mogelijkheid om velden incidenteel te huren. Aanstelling van betaalde trainers bij de jeugdelftallen wordt afgeschaft. In plaats daarvan wil de vereniging de mogelijkheden onderzoeken om trainers op te leiden door het faciliteren van deelname aan KNVB-trainers cursussen (o.a. TC3). Dit echter wel onder voorwaarden. Er wordt geen hoofd jeugdopleiding aangesteld. Met ingang van het seizoen 2015/2016 blijven de vergoedingen voor scheidsrechters bij de senioren gehandhaafd. Dit geldt echter niet voor de scheidsrechters van de jeugd.
De samenwerking met het accountantsbureau BGH is beëindigd. Mirjam Frijters verzorgd vanaf 1 januari 2015 de dagelijkse administratie. Controle wordt uitgevoerd door een onafhankelijk bureau. Dit bureau in de persoon van mw. Lardinois zorgt tevens voor de afdracht aan de belastingdienst en verzorgd de jaarrekening. Hierdoor worden de administratie kosten aanzienlijk verminderd. De werkzaamheden worden voor maximaal 4.000,- per jaar uitgevoerd. Als blijk van waardering wordt op 29 mei 2015 een vrijwilligersavond georganiseerd. 7. Samenstelling leden hoofdbestuur Mutaties in het hoofdbestuur: Karel Evers treedt af als vice-voorzitter. John Martens treedt af als penningmeester. Mirjam Frijters treedt af als jeugdvoorzitter. Positie van jeugdvoorzitter: Voorstel om Ad van Erp per direct toe te laten treden tot het hoofdbestuur in de functie van jeugd-voorzitter. De vergadering stemt toe met de aanstelling van Ad van Erp als jeugdvoorzitter. Samenstelling bestuur per 31 maart 2015: Voorzitter (ad-interim): Vice-voorzitter/verenigingsmanager: Penningmeester : Secretaris: Jeugdvoorzitter: Selectie senioren: Jan de Koning vacant Ad van Erp Geert van Almen Besluit: Door de bijzondere algemene ledenvergadering wordt decharge verleent aan het gehele bestuur. 8. Samenstelling commissies De vereniging wil een actieve rol creëren voor onderstaand commissies Jeugdcommissie: Technische commissie jeugd: Jeugdactiviteiten commissie: Toernooi commissie: Senioren commissie: Senioren activiteiten commissie: Sponsor commissie: Clubhuis commissie: Kas commissie : Ad v Erp (voorzitter) Ad v Erp (voorzitter) Karel Evers (voorzitter) Mirjam Frijters (voorzitter) J. Schilders, S. Spijkers en A. van Erp (nog 2 seizoenen) De leden van de kascommissie hebben in principe zitting genomen voor drie jaren en hebben de toezegging om eerder te worden uitgenodigd om de stukken tijdig te kunnen inzien.
9. Structuur jeugdafdeling coördinator A/B coördinator C/D coördinator E/F/mini s A1 B1/2 C1/2 D1/2 E F Mini s A2 en B3 en C3 en D3 en jeugd E jeugd F Zoals hierboven blijkt zal de vereniging met ingang van het nieuwe seizoen met een platte organisatie werken. De voorzitter vult aan dat er voor Hamid Aouaj een taak is weggelegd om de coördinatie in goede banen te leiden. De voorzitter benadrukt dat niemand de leiding heeft, maar dat op basis van kennis voor deze constructie is gekozen. Op dit moment wordt een jeugdbeleidsplan geschreven door de coördinator jeugd. Afgesproken wordt dat de TC jeugd gaat brainstormen over (gedeeltelijk) gebruik van het plan. Bevindingen worden gepubliceerd en nageleefd. De voorzitter oppert het idee om meer senioren te betrekken bij de training en begeleiding van de jeugdspelers. De vergadering laat in woord en gebaar (applaus) blijken akkoord te gaan met de gemaakte afspraken en het bestuur dankt voor het vele werk dat is verzet. De leden spreken het vertrouwen uit voor de toekomst. 10. Rondvraag De vergadering uit haar zorgen omtrent de mogelijke terugloop in leden. Er zou zelfs sprake zijn van vertrek van complete teams. De voorzitter zegt toe dat het bestuur op zeer korte termijn aan de slag gaat met een actieplan om dit te voorkomen. 11. Sluiting Om 22.00 uur sluit de voorzitter de vergadering en bedankt iedereen voor zijn/haar inbreng en aanwezigheid. Namens het bestuur, Voorzitter Secretaris