DB2P voor werkgevers: gebruikershandleiding Versie 05/2016 1. Inleiding... 2 2. Toegang tot de toepassing... 3 3. Navigeren doorheen de toepassing... 7 1. Consultatie van uw DashBoard of een overzicht van uw situatie... 11 2. Consultatie van de externe pensioentoezeggingen... 11 2.1. Beheer van het verband tussen uw toezeggingen... 15 2.1.1. Om te bevestigen... 17 2.1.2. Om te splitsen... 19 2.1.3. Om te groeperen... 22 4. Interne pensioentoezegging... 25 4.1. Aangeven... 26 4.2. Overzicht... 32 4.2.1. Detail van de kenmerken van de toezegging... 33 4.2.2. Correctie... 34 4.2.3. Annulatie... 35 4.2.4. Update... 36 5. Bijzondere bijdrage 8,86%... 37 6. Bijzondere bijdrage 1,5%... 39 6.1. Overzicht... 39 6.2. Aangeslotene zoeken... 45 6.3. Niet geïdentificeerde aangeslotene... 47 7. Financiering solidariteit... 48 8. Ondersteuning... 49 8.1. DB2P help... 51 8.2. Meld een fout... 53 8.3. Pop-up met helpteksten... 58 8.4. E-box... 59 9. Mandaten... 61 1
1. Inleiding Dit document is een handleiding voor de gebruiker (de werkgever of zijn dienstverlener) bij zijn navigatie doorheen de onlinetoepassing DB2P voor werkgevers. Deze handleiding geeft een overzicht van de verschillende functionaliteiten van de toepassing. Elke functionaliteit wordt beschreven en vervolgens geïllustreerd aan de hand van een scherm onderaan de uitleg. Deze handleiding beschrijft steeds de meest recente versie van de onlinetoepassing en evolueert dus mee met de toepassing. Bij elke nieuwe versie van de toepassing wordt dan ook de handleiding aangepast. U vindt in de toepassing vier belangrijke functionaliteiten. Ten eerste laat de toepassing toe om de pensioentoezeggingen te raadplegen, die u - als werkgever - heeft ingericht en waarvoor u het beheer aan één of meerdere pensioeninstelling(en) heeft toevertrouwd (zie externe toezeggingen ). Ten tweede kan u er alle nodige informatie terugvinden over de financiering van de aanvullende pensioenopbouw in het kader van deze toezeggingen (zie Bijzondere bijdrage 8,86%, Bijzondere bijdrage 1,5% en Financiering solidariteit). Deze informatie kan u helpen bij de berekening van uw socialezekerheidsbijdragen. Ten derde heeft u als werkgever de mogelijkheid om uw visie mee te delen over de relatie tussen de toezegging(en) zoals aangegeven door uw pensioeninstelling (zie Beheer verband toezeggingen ). Tenslotte heeft u de mogelijkheid om de individuele pensioentoezeggingen aan te geven die u intern beheert (via de aanleg van interne balansprovisies en/of het afsluiten van een bedrijfsleiderverzekering) (zie interne pensioentoezegging ). Deze handleiding biedt enkel een praktische ondersteuning bij uw navigatie doorheen de toepassing. In het document DB2P voor werkgevers: inhoudelijke documentatie vindt u alle nodige informatie over de inhoud van uw DB2P-dossier en de verplichtingen die dat met zich meebrengt. 2
2. Toegang tot de toepassing Dit hoofdstuk helpt u met uw toegang tot en aanmelding op de onlinetoepassing DB2P. De toepassing is toegankelijk via het portaal van de sociale zekerheid (https://www.socialsecurity.be). U kan de toepassing enkel gebruiken indien u over een beveiligde toegang beschikt. Om deze toegang te krijgen, moet uw onderneming eerst geregistreerd worden via het portaal van de sociale zekerheid, bij het CSAM Toegangsbeheer van de sociale zekerheid. Van zodra uw registratie in orde is, kan uw Toegangsbeheerder gebruikers aanstellen voor de online toepassing. Alle nuttige informatie over de verschillende stappen van de registratie vindt u op https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/db2p/how.htm. Van zodra uw registratie en beveiligde toegang in orde zijn, kan u via het portaal de toepassing gebruiken. U vindt de toepassing terug door te klikken op de knop Onderneming. 3
Toets vervolgens de eerste letters van het acroniem DB2P in de zone Rechtstreekse toegang. De zoekmachine stelt u voor om te klikken op de link DB2P voor werkgevers en vennootschappen. Door op deze link te klikken, krijgt u rechtstreeks toegang tot de pagina waar de toepassing zich bevindt. Op de onthaalpagina van DB2P, kan u zich aanmelden op de toepassing via de link Beheer aanvullende pensioentoezeggingen aan de rechterkant van het scherm. 4
U kan zich aanmelden met uw identiteitskaart, uw pincode en een elektronische kaartlezer. Klik vervolgens op Zich aanmelden met elektronische identiteitskaart. Vervolgens komt u op het scherm van CSAM, waar de gegevens van uw elektronische identiteitskaart worden gebruikt. Klik op Aanmelden. 5
Hierna dient u uw identiteit te bevestigen en uw pincode in te voeren. 6
3. Navigeren doorheen de toepassing De toegang tot de online toepassing leidt u naar de onthaalpagina [1] waar u tot de verschillende functionaliteiten van de toepassing wordt geïntroduceerd. Aan de linkerkant van het scherm vindt u het navigatiemenu dat beschikbaar blijft bij elk scherm dat u bezoekt. In het navigatiemenu [2] kan u het DB2P dossier selecteren dat u wenst te raadplegen. U kan, als werkgever, de informatie raadplegen over uw toezeggingen voor werknemers. Deze gebruikershandleiding beperkt zich tot het DB2P-dossier voor werkgevers over de toezeggingen voor werknemers. Het document DB2P voor vennootschappen: gebruikershandleiding biedt de praktische ondersteuning bij het raadplegen van het DB2P-dossier over de toezeggingen voor zelfstandige bedrijfsleiders. Als u, als gebruiker, niet over de toegangsrechten voor een welbepaald dossier beschikt, zal dit laatstgenoemde niet getoond worden in het navigatiemenu. [2] [1] 7
U heeft eveneens de mogelijkheid om de gegevens van een andere onderneming te raadplegen waarvoor u een mandaat ontvangen heeft via Dossier [1] in het navigatiemenu of via Dossier wijzigen [2] bovenaan op de onthaalpagina. Meer informatie met betrekking tot dit onderwerp vindt u in hoofdstuk 11. [2] [1] 8
De tab Werknemers van het navigatiemenu geeft u toegang tot de volgende zes opties: [1] Link naar het Dashboard [2] Externe pensioentoezegging: deze optie laat toe om de pensioentoezeggingen te raadplegen die u heeft ingericht en waarvan u het beheer aan één of meerdere pensioeninstelling(en) heeft toevertrouwd. Daarnaast, heeft u de mogelijkheid om uw visie mee te delen over de externe toezeggingen (zoals aangegeven door de pensioeninstelling die deze beheert). [3] Interne pensioentoezegging: de toepassing biedt de mogelijkheid om de individuele toezeggingen aan te geven die u intern beheert (via de aanleg van interne balansprovisies en/of het afsluiten van een bedrijfsleiderverzekering). [4] Bijzondere bijdrage 8,86 %: deze optie laat toe om de werkgeversbijdragen te raadplegen die u heeft gestort in het kader van uw pensioentoezegging(en), per jaar en per pensioentoezegging. [5] Bijzondere bijdrage 1,5 %: deze optie biedt toegang tot gegevens die u kunnen helpen bij het correct indienen van uw DmfA-aangifte bij de RSZ en RSZ-PPO. Het gaat meer concreet om informatie die u nodig heeft om te voldoen aan de bijzondere bijdrage van 1,5% op hoge aanvullende pensioenopbouw ( Wijninckxbijdrage ) [6] Financiering solidariteit: via deze optie kan u de werkgeversbijdragen raadplegen die u heeft gestort in het kader van uw solidariteitstoezegging(en). Onderaan de onthaalpagina, vindt u ook nog verschillende andere helpopties: [7] Link naar de helppagina DB2P: De helppagina biedt een antwoord op de meest gestelde vragen en een uitleg bij de veelgebruikte termen. [8] Link naar de DB2P website: De DB2P website biedt u alle informatie nodig om de onlinetoepassing te gebruiken en uw verplichtingen in het kader van de databank te vervullen. [9] Link naar de gebruikershandleiding : Dit document leidt u scherm per scherm doorheen deze online toepassing. [10] Link naar de inhoudelijke documentatie: In dit document vinden ondernemingen alle nodige informatie over de inhoud van hun DB2P-dossier en de verplichtingen die dat met zich meebrengt. [11] Link naar de E-box: Alle documenten worden verzonden naar uw E-box, de beveiligde mailbox die automatisch voor uw onderneming wordt gereserveerd. 9
[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [11] [9] [10] 10
1. Consultatie van uw Dashboard of een overzicht van uw situatie De functionaliteit Dashboard (beschikbaar via de onthaalpagina [1] of via het navigatiemenu [2]) biedt u als werkgever een visuele samenvatting van de informatie beschikbaar in uw DB2P dossier. De beschikbare informatie is gelinkt aan de toezeggingen (pensioen en solidariteit) die u als werkgever inricht, die niet gesloten en reeds in werking zijn getreden op het moment van de raadpleging. U vindt uitgebreide informatie in de Gebruikershandleiding Dashboard. [2] [1] 2. Consultatie van de externe pensioentoezeggingen 11
Via Externe pensioentoezegging kan u de externe pensioentoezeggingen raadplegen die aangegeven werden door één of meerdere pensioeninstelling(en). Bij de consultatie van uw dossier kan u een overzicht raadplegen van al uw pensioentoezeggingen per soort : [1] De collectieve toezeggingen [2] De individuele toezeggingen [3] De solidariteitstoezeggingen [1] [2] [3] De externe pensioentoezeggingen worden in een tabel per soort getoond, op basis van volgende gegevens: 12
[1] De status: de status van de pensioentoezegging (vóór 2013 was de pensioeninstelling niet verplicht dit aan te geven): voor actief voor passief voor gesloten als de status niet aangegeven werd door de pensioeninstelling [2] de pensioeninstelling die de pensioentoezegging beheert: De pensioeninstelling wordt in DB2P geïdentificeerd op basis van haar ondernemingsnummer (of KBO-nummer). Aan dit nummer koppelen we de actuele naam die in de KBO-databank gekend is. Het kan zijn dat u deze naam niet kent, omdat uw pensioeninstelling ondertussen van naam is veranderd, bijvoorbeeld bij een fusie van verzekeraars of een overname van activiteiten. Door een eenvoudige muisklik op volgend icoon biedt de onlinetoepassing u de mogelijkheid om de historiek van namen en de meest recente adresgegevens van de pensioeninstelling op te vragen. [3] de referentie van de pensioentoezegging (dit kan de referentie zijn die de pensioeninstelling zelf gekozen heeft (RegistrantID) of het uniek nummer dat wordt toegekend door Sigedis (SigedisID)); [4] de datum van inwerkingtreding van de pensioentoezegging (vóór 2013 was de pensioeninstelling niet verplicht dit aan te geven); [5] de aanduiding of er al dan niet een solidariteitstoezegging is verbonden aan de pensioentoezegging (enkel voor de collectieve toezeggingen). Klik op de link Gelinkte solidariteitstoezegging om een detail van de betreffende toezegging te bekomen; [6] Het is mogelijk om meer informatie te krijgen over elke toezegging door te klikken op de naast elke toezegging in het overzicht; [7] Icoon : biedt u de mogelijkheid om het volledige dossier af te printen (lijst van de pensioentoezeggingen en hun financiering). 13
[7] [2] [3] [4] [1] [5] [6] 14
2.1. Beheer van het verband tussen uw toezeggingen Het is mogelijk dat uw visie op uw (collectieve) pensioen- of solidariteitstoezeggingen verschilt van de visie die de beherende pensioeninstelling hierover heeft. Daarom voorziet de toepassing dat u uw visie kan meedelen over (het verband tussen) de toezeggingen zoals aangegeven door uw pensioeninstelling via de tab Verbanden bewerken beschikbaar in het algemeen overzicht per categorie toezegging. 15
U kan volgende acties uitvoeren: [1] Bevestigen: indien u wenst aan te geven dat u de toezegging zoals aangegeven door de pensioeninstelling inderdaad als één toezegging beschouwt. [2] Groeperen: indien u wenst aan te geven dat u twee of meer toezeggingen zoals aangegeven door de pensioeninstelling beschouwt als één globale toezegging. [3] Splitsen: indien u wenst aan te geven dat u de toezegging zoals aangegeven door de pensioeninstelling als meerdere toezeggingen beschouwt. U kan zich niet uitspreken over toezeggingen waarvan de status gesloten - is. [1] [2] [3] In het overzicht worden dezelfde gegevens weergegeven als bij de raadpleging van externe pensioentoezeggingen (de status van de toezegging, de pensioeninstelling die de toezegging beheert, de datum van inwerkingtreding en de referentie van de toezegging). 16
2.1.1. Om te bevestigen : Om te bevestigen dat u de toezegging zoals aangegeven door de pensioeninstelling inderdaad als één toezegging beschouwt: [1] Selecteer de toezegging uit de lijst door het vakje aan te vinken, beschikbaar voor elke toezegging. [2] Klik vervolgens op Bevestigen. [3] Om deze actie te registreren, dient u vervolgens op de tab bewaren te klikken. Als u deze actie niet uitvoert, wordt er niets bewaard. [4] Om deze actie te annuleren, klikt u op de tab Annuleren. [4] [3] [2] [1] 17
Als u de actie correct heeft uitgevoerd, geeft het icoon de toezegging werd bevestigd. in het hoofdmenu aan dat uw visie van 18
2.1.2. Om te splitsen: Om aan te geven dat u de toezegging zoals aangegeven door de pensioeninstelling als meerdere toezeggingen beschouwt: [1] Selecteer de toezegging uit de lijst door het vakje aan te vinken, beschikbaar voor elke toezegging [2] Klik vervolgens op Splitsen [2] [1] 19
Vervolgens moet u preciseren in hoeveel toezeggingen [3] u de geselecteerde toezegging wenst op te splitsen en dit cijfer bevestigen [4]. [5] Om deze actie te registreren, dient u vervolgens op de tab bewaren te klikken. Als u deze actie niet uitvoert, wordt er niets bewaard. [6] Om deze actie te annuleren, klikt u op de tab Annuleren. [6] [5] [3] [4] 20
Als u de actie correct heeft uitgevoerd, geeft het icoon in het hoofdmenu aan dat deze toezegging werd gesplitst. Het cijfer toont in hoeveel delen de toezegging werd opgesplitst. 21
2.1.3. Om te groeperen: Om aan te geven dat u twee of meer toezeggingen in DB2P beschouwt als één globale toezegging: [1] Selecteer de toezegging uit de lijst door het vakje aan te vinken, beschikbaar voor elke toezegging [2] Klik vervolgens op Groeperen. [3] Om deze actie te registreren, dient u vervolgens op de tab bewaren te klikken. Als u deze actie niet uitvoert, wordt er niets bewaard. [4] Om deze actie te annuleren, klikt u op de tab Annuleren. [4] [3] [2] [1] [1] 22
Als u de actie correct heeft uitgevoerd, verschijnt het icoon in het hoofdmenu. Dit geeft aan dat u deze toezeggingen gegroepeerd heeft en deze worden vanaf nu samen getoond. 23
Opmerkingen: 1. De mogelijkheid om te reageren op uw pensioentoezeggingen zoals geregistreerd in DB2P, is niet vrijblijvend. Zijn er één of meer collectieve toezeggingen voor u geregistreerd, dan bent u verplicht zich uit te spreken over de structuur hiervan. Sigedis zal u ten laatste 90 dagen nadat uw pensioeninstelling de toezegging heeft aangegeven, uitnodigen hierop te reageren. De manier waarop u wordt uitgenodigd, is afhankelijk van uw situatie: - Bent u reeds gekend als werkgever in het usermanagement van de sociale zekerheid, dan wordt de uitnodiging verstuurd naar uw e-box (in het dossier DB2P zie punt 10.4. huidig document). - Bent u nog niet gekend als werkgever in het user management van de sociale zekerheid, dan ontvangt u de uitnodiging per post. Vervolgens heeft u 90 kalenderdagen de tijd, vanaf de ontvangst van de uitnodiging, om uw visie mee te delen over (het verband tussen) uw toezeggingen. Indien u geen actie onderneemt via de mogelijkheid Beheer verband toezeggingen vóór de geldende termijnen, dan gaan we ervan uit dat u instemt met de toezeggingen zoals ze hier zijn aangegeven. U wordt dan geacht te oordelen dat u evenveel toezeggingen heeft als er zijn geregistreerd door uw pensioeninstelling. 2. Er kan slechts één actie tegelijkertijd uitgevoerd worden. Wenst u een nieuwe actie uit te voeren op een toezegging, waarvoor u uw visie reeds meedeelde, dan moet u eerst de eerdere actie annuleren. 3. Individuele pensioentoezeggingen kunnen slechts gegroepeerd worden als ze betrekking hebben op dezelfde aangeslotene. 24
4. Interne pensioentoezegging Via interne pensioentoezegging in het navigatiemenu heeft u de mogelijkheid om de toezeggingen die u intern beheert aan te geven, te raadplegen, en te wijzigen. Werkgevers moesten deze toezeggingen die worden gefinancierd via de aanleg van interne balansprovisies en/of het afsluiten van een bedrijfsleidersverzekering ten laatste tegen 30/06/2015 aangeven aan DB2P. Het eerste scherm dat u via het menu kunt raadplegen, geeft u een overzicht van de interne toezeggingen die werden aangegeven. 25
4.1. Aangeven Via de tab Doe een aangifte [1] gesitueerd bovenaan het overzichtsscherm van de lijst met interne pensioentoezeggingen, kan u voldoen aan uw aangifteverplichtingen voor de pensioentoezeggingen die u nog intern beheert. [1] 26
De aangifte gebeurt in vier stappen. Op elk moment tijdens de aangifte kan u deze annuleren via de knop Annuleren beschikbaar onderaan de pagina bij elke stap van de aangifte. U kan terugkeren naar de vorige stap in de aangifte door op de knop Vorige te klikken, eveneens beschikbaar onderaan de pagina bij elke stap van de aangifte. Bij de eerste stap van de aangifte, zal u gevraagd worden de algemene kenmerken van de toezegging mee te delen: [1] het INSZ nummer van de betrokken aangeslotene [2] referentie voor de toezegging die u wenst aan te geven [3] datum van inwerkingtreding van de toezegging [4] de documenten over de rechten en verplichtingen van de belanghebbenden, in PDF formaat [1] [2] [3] [4] 27
Bij de tweede stap van de aangifte zal u gevraagd worden om de karakteristieken van de toezegging te omschrijven. Overeenkomstig de bepalingen van de toezegging laat deze stap u toe de pensioenbelofte aan te geven, de dekking bij overlijden of beide. In elk luik kan u het kapitaal, de rente of beide aangeven. Klik in het betreffende luik (pensioenbelofte of overlijdensdekking) de checkbox aan van de vorm (kapitaal of rente) die moet aangegeven worden. Het volgende moet aangegeven worden: [1] het bedrag en de vorm (kapitaal of rente) van de pensioenbelofte [2] de datum van opeisbaarheid van elk bedrag, het bedrag en de vorm (kapitaal of rente) van de dekking bij overlijden (mits er één is) [1] [2] 28
Bij de derde stap van de aangifte zal u gevraagd worden de manier van financiering van de pensioenbelofte (via de aanleg van een balansprovisie van de onderneming of het afsluiten van een bedrijfsleidersverzekering) en het aantal gepresteerde en nog te presteren maanden in de onderneming te preciseren. 29
Bij de vierde en laatste stap van de aangifte vindt u een samenvatting van de elementen die werden aangegeven in stap twee en drie. U zal gevraagd worden: [1] De geldigheidsdatum van de aangegeven kenmerken in te vullen. [2] Deze samenvatting en de datum van aangifte te bevestigen via de knop Bevestigen rechts onderaan het aangiftescherm. Door het uitvoeren van deze actie is uw aangifte geregistreerd in DB2P. Als u op Annuleren klikt, worden de aangegeven gegevens niet geregistreerd in de toepassing. [1] [3] [2] 30
Na bevestiging van de aangifte krijgt u een samenvatting van alle gedeclareerde gegevens (de betrokken aangeslotene, de datum van inwerkingtreding, de referentie, ). 31
4.2. Overzicht Het eerste scherm waartoe u toegang heeft via Interne pensioentoezegging van het navigatiemenu, toont u alle interne pensioentoezeggingen die reeds werden aangegeven. De toezeggingen worden standaard in het overzicht gesorteerd per datum van inwerkingtreding (de meest recente bovenaan). Voor iedere pensioentoezegging worden volgende gegevens in het overzicht opgenomen: - de referentie van de pensioentoezegging [1] (het betreft de referentie die u zelf heeft gekozen) - de datum van inwerkingtreding van de pensioentoezegging[2] - de gegevens over de aangeslotene [3] De knop [4] getoond naast elke toezegging biedt u de mogelijkheid om het detail van de gekozen toezegging alsook de functionaliteiten Verbeteren, Toezegging verwijderen en Nieuwe update toevoegen te raadplegen. [1] [2] [3] [4] 32
4.2.1. Detail van de kenmerken van de toezegging Het detailscherm van elke interne toezegging wordt in twee delen weergegeven, Toezegging en Kenmerken. Het eerste deel geeft de algemene informatie over de toezegging zelf weer ( de referentie, datum van inwerkingtreding, enz.). het tweede deel komt overeen met de kenmerken van de pensioenbelofte (het bedrag van de pensioenbelofte, de overlijdensdekking, de datum van opeisbaarheid van het bedrag, enz.). Deze kenmerken zijn weergegeven in meerdere lijnen. De eerste komt altijd overeen met de laatste aangegeven update [1]. De volgende lijnen geven eventuele updates weer. De laatste lijn komt overeen met de oorspronkelijke aangifte [2]. Als er voor deze toezegging nooit een update werd uitgevoerd, vindt u enkel de lijn Initiële kenmerken terug. Als u op de knop klikt kan u het detail van de initiële kenmerken of de updates raadplegen. [1] [2] 33
4.2.2. Correctie Via het detailscherm kan u afzonderlijk de algemene informatie van de pensioentoezegging [1], de oorspronkelijke kenmerken van de pensioenbelofte [2] en de updates van deze kenmerken [3] corrigeren via de knop Verbeteren gesitueerd op elk niveau [4]. [1] [4] [3] [4] [2] [4] 34
4.2.3. Annulatie Om de volledige pensioentoezegging te verwijderen (algemene informatie en de karakteristieken van de pensioenbelofte (zowel de oorspronkelijke aangifte als de updates), dient u zich in het detail van de aangifte in kwestie te bevinden. De knop Toezegging verwijderen [1] laat u toe de volledige toezegging te verwijderen. Om de oorspronkelijke aangifte van de kenmerken van de pensioenbelofte (laatste lijn van de kenmerken) te verwijderen, moet u de toezegging volledig verwijderen. Het is niet mogelijk om de oorspronkelijke aangifte van de kenmerken van de pensioenbelofte apart te verwijderen. De Updates kunnen direct en onafhankelijk worden verwijderd via het detailscherm van de aangifte (zie 3.3.2.1) met behulp van de knop Toezegging verwijderen [2] naast elke update. [1] [2] 35
4.2.4. Update Wanneer correct aangegeven gegevens evolueren, kunt u een update uitvoeren via één van de twee knoppen Nieuwe update toevoegen van het detailscherm van de aangifte (zie 3.3.2.1). Deze functie wordt enkel gebruikt in het geval dat correct aangegeven gegevens veranderen. Als u reeds aangegeven informatie wilt verbeteren, dient u een correctie uit te voeren (zie 3.3.2.2). 36
5. Bijzondere bijdrage 8,86% De knop bijzondere bijdrage 8,86% in het navigatiemenu geeft u een overzicht van de werkgeverspremies die u stortte voor uw pensioentoezeggingen. Deze werkgeverspremies zijn onderworpen aan de bijzondere bijdrage van 8,86%. De tijdlijn weergegeven op het scherm [1] toont u het totale bedrag aan werkgeverspremies per bijdragejaar. Het is mogelijk dat uw werkgeversbijdragen van een bepaald jaar nog niet volledig beschikbaar zijn. De pensioeninstellingen mogen de stortingen, die zij ontvingen in een bepaald jaar, nog tot eind juni van het daaropvolgende jaar aangeven. Vanaf juli, zouden alle stortingen verricht in het voorgaande jaar beschikbaar moeten zijn. Als uw pensioeninstelling niets heeft aangegeven voor een nog lopend bijdragejaar, wordt de melding Nog geen stortingen ontvangen getoond [2]. Door het klikken op één van de bijdragejaren [3], krijgt u toegang tot de lijst van uitgevoerde stortingen per toezegging [4], voor het betreffende bijdragejaar (de stortingen die niet gebonden zijn aan een toezegging worden gegroepeerd apart getoond). Klikken op het icoon naast de betrokken toezegging [5] laat u toe het bedrag en de datum van elke storting voor deze toezegging terug te vinden. Als uw pensioeninstelling niets heeft aangegeven voor een reeds afgesloten bijdragejaar, vindt u een streepje - op de plaats van het bedrag [6]. 37
[1] [2] [3] [6] [5] [4] De gegevens worden per jaar of per pensioentoezegging weergegeven. U kan het gewenste jaar kiezen door op de overeenkomstige tab te klikken. Elk kader (jaar) toont de som van de bijdragen die u dat jaar heeft gestort. Dit is het globale bedrag van uw werkgeverspremies voor (al) uw pensioentoezegging(en). U kan verder nog meer in detail de bedragen bekijken die voor een bepaalde toezegging werden gestort. Per toezegging kan u verder het exacte bedrag raadplegen voor een bepaalde stortingsdatum. De datum waarop u de storting heeft verricht kan verschillen van de datum die werd aangegeven door de pensioeninstelling. Uw pensioeninstelling moet immers de datum meedelen waarop zij de storting effectief heeft ontvangen. 38
6. Bijzondere bijdrage 1,5% Via Bijzondere bijdrage 1,5% in het navigatiemenu, kan u de informatie raadplegen die u nodig heeft voor de berekening en aangifte van de bijzondere bijdrage van 1,5% (Wijninckxbijdrage) op hoge aanvullende pensioenopbouw. 6.1. Overzicht Op de tijdlijn [1] in het algemeen overzicht kan u per bijdragejaar meteen terugvinden welke bijdrage u moet betalen en aangeven, alsook de berekening en de verschillende berekeningselementen in detail controleren. De bijdrage is berekend op basis van de informatie die voor u aanwezig is in DB2P op de berekeningsdatum en die werd aangegeven door uw pensioeninstelling. Om een ander bijdragejaar te kiezen, kan u bovenaan het scherm klikken op het jaar dat u wenst te raadplegen. Standaard wordt de meest recente situatie van het gekozen bijdragejaar getoond in de rubriek Welk bedrag moet u aangeven? De meest recente berekening [2]. Als de informatie voor u in DB2P nog wijzigt na 1 september van het bijdragejaar (omwille van verbeteringen of nieuwe aangiftes door uw pensioeninstelling), dan wordt de te betalen bijdrage opnieuw berekend. Elke aanpassing, en bijgevolg herberekening, wordt chronologisch in de tabel Oudere berekeningen [3] weergegeven. In het overzicht kan u, per bijdragejaar, de volgende gegevens raadplegen: [4] De door u verschuldigde bijdrage voor het betrokken bijdragejaar ( Berekende bijdrage ) [5] De datum waarop de bijdrage en de berekening worden meegedeeld ( Situatie op ) [6] De datum waarop de bijdrage en de inningsbasis worden berekend («Berekend op») [7] Het totale bedrag waarop u een bijzondere bijdrage van 1,5% verschuldigd bent ( Berekeningsbasis ) [8] De lijst van aangeslotenen die de drempel overschrijden, geïdentificeerd of niet geïdentificeerd tijdens de aangifte [9] De bedragen die u moet betalen, per betrokkene aangeslotene [10] Als u de berekeningsbasis voor een bepaalde aangeslotene meer in detail wilt nagaan, kan u op het icoon klikken in het overzicht. Bij de verwerking van de aangiftes door uw pensioeninstelling in DB2P worden de aangeslotenen geïdentificeerd aan de hand van hun INSZ-nummer. Als de aangeslotene geïdentificeerd kan worden en er dus een INSZ-nummer wordt teruggevonden, dan wordt in het overzicht de informatie uit alle aangiftes (eventueel aangegeven door meerdere pensioeninstellingen) voor één aangeslotene geaggregeerd. Als er bij de verwerking van de aangifte geen eenduidig INSZ-nummer werd gevonden voor de aangeslotene, dan wordt hier enkel de informatie uit deze aangifte weergegeven. In het overzicht worden enkel die niet-geïdentificeerde aangiftes opgenomen waaruit blijkt dat de aanvullende pensioenopbouw meer bedraagt dan de wettelijk vastgelegde drempel. In het overzicht 39
wordt dan in plaats van het INSZ-nummer de waarde niet geïdentificeerd meegedeeld. 40
[1] [2] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [3] [3] 41
In het detail van de aangeslotene vindt u zijn individuele tabel waarop volgende gegevens worden getoond: [1] Het detail van de berekening [2] Aandeel gefinancierd door de werkgever voor de opbouw van het aanvullend pensioen [3] Aandeel gefinancierd door de werknemer voor de opbouw van het aanvullend pensioen [4] Het totale bedrag van de aanvullende pensioenopbouw (optelling van de twee bovenstaande bedragen) [5] het drempelbedrag voor het bijdragejaar in kwestie [6] De overschrijding [7] De berekeningsbasis waarop de bijzondere bijdrage van 1.5 % wordt toegepast [8] Het belastingtarief ingevoerd door de programmawet van 22 juni 2012 (K.B. 26/06/2012), ontwikkeld in de programmawet van 27 december 2012 (K.B. 31/12/2012) [9] De berekende bijdrage ofwel het bedrag van de bijzondere bijdrage die voor deze aangeslotene moet betaald worden [10] De gegevens van de aangeslotene : Naam, Voornaam en indien gekend het INSZ nummer. Indien niet gekend, vervangt de melding niet geïdentificeerd het INSZ nummer [11] De situatie op ofwel de datum waarop de bijdrage en de berekening worden meegedeeld [12] De gegevens van de werkgever [13] Bijdragejaar [14] De datum waarop de bijdrage werd berekend Berekend op 42
[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [9] [8] [10] [11] [12] [13] [14] [15] De berekening per pensioeninstelling. Als er meerdere pensioeninstellingen bedragen hebben aangegeven voor de aangeslotene, dan kan u ook een detailfiche raadplegen per pensioeninstelling. [16] Het icoon laat u toe de verdeling van de bedragen te raadplegen die werden aangegeven door uw pensioeninstelling en die meegerekend worden voor de opbouw van het aanvullend pensioen. [17] De link Aangiftes laat u toe om de details van de aangiftes, gedeclareerd door uw pensioeninstelling, te raadplegen voor deze aangeslotene. [18] Het icoon laat u toe de exacte bedragen te bekijken die door u verzekeraar of pensioenfonds werden aangegeven. [19] Via het symbool bovenaan links op uw scherm kan u terugkeren naar het algemeen overzicht. 43
[19] [15] [16] [17] [18] 44
6.2. Aangeslotene zoeken De link Zoek de gegevens van alle aangeslotenen onderaan het overzicht biedt u de mogelijkheid een detailfiche voor elke aangeslotene, voor een welbepaald bijdragejaar, op te vragen. 45
Hiertoe moet u het INSZ-nummer van de aangeslotene ingeven [1], een bijdragejaar kiezen [2] en vervolgens op de link Zoeken klikken [3]. De detailfiche per aangeslotene is dezelfde als deze beschreven in de vorige paragraaf. [1] [2] [3] 46
6.3. Niet geïdentificeerde aangeslotene De tijdlijn [1] getoond in het overzicht geeft u meteen per bijdragejaar het aantal niet geïdentificeerde aangeslotenen. Als er bij de verwerking van de aangiftes door uw pensioeninstelling voor een of meerdere aangeslotenen bij uw pensioentoezegging geen INSZ-nummer werd gevonden, kan u deze nietgeïdentificeerde aangeslotenen terugvinden door op de knop van het betreffende bijdragejaar te klikken [2]. Om een ander bijdragejaar te selecteren, kan u op de knop met het gewenste jaar klikken. De lijst van niet geïdentificeerde aangeslotenen [3] wordt standaard weergegeven voor het geselecteerde bijdragejaar. Door op het icoon te klikken naast een niet-geïdentificeerde aangesloten, kan u zijn detailfiche raadplegen. De fiche is identiek aan deze hierboven beschreven. [1] [2] [3] 47
7. Financiering solidariteit Via de knop Financiering solidariteit kan u het overzicht raadplegen van de bijdragen die u stortte voor uw solidariteitstoezeggingen. De tijdlijn [1] in het overzicht toont u meteen, per bijdragejaar, welke bijdragen u gestort heeft voor de financiering van uw solidariteitstoezeggingen. Als uw pensioeninstelling niets heeft aangegeven voor een afgesloten bijdragejaar, wordt een streepje getoond - op de plaats van het bedrag [2]. Als niets werd aangegeven voor het lopende bijdragejaar, wordt de mededeling Nog geen stortingen ontvangen getoond [3]. Het is mogelijk dat uw bijdragen van een bepaald jaar nog niet volledig beschikbaar zijn. De solidariteitsinstellingen mogen de stortingen, die zij ontvingen in een bepaald jaar, nog tot eind juni van het daaropvolgende jaar aangeven. Vanaf juli, zouden alle stortingen verricht in het voorgaande jaar beschikbaar moeten zijn. Ook hier worden voor elke storting de volgende gegevens meegedeeld: [4] informatie over de toezegging waarvoor de bijdrage werd gestort (soort toezegging, referentie en uitvoerende solidariteitsinstelling) [5] de datum waarop de solidariteitsinstelling de bijdrage ontving [6] het bedrag van de bijdrage [1] [2] [3] [4] [5] [6] 48
8. Ondersteuning In het onderste gedeelte van de onthaalpagina vindt u verschillende mogelijkheden ter ondersteuning: [1] Link naar de DB2P helppagina: de helppagina biedt antwoord op de meest gestelde vragen en uitleg bij de veelgebruikte termen. [2] Link naar de DB2P website: de DB2P website biedt u alle informatie nodig om de onlinetoepassing te gebruiken en uw verplichtingen in het kader van de databank te vervullen. [3] Link naar de gebruikershandleiding: dit document leidt u scherm per scherm doorheen deze online toepassing. [4] Link naar de inhoudelijke documentatie: ondernemingen vinden in dit document alle nodige informatie over de inhoud van hun DB2P-dossier en de verplichtingen die dat met zich meebrengt. [5] Link naar de E-box: alle documenten worden naar uw e-box gestuurd. Dit is een beveiligde elektronische brievenbus, die automatisch voor uw onderneming gereserveerd werd. 49
[1] [2] [5] [3] [4] 50
8.1. DB2P help De sectie DB2P help biedt u de mogelijkheid een scherm te raadplegen met volgende functionaliteiten: [1] Een opzoeking op trefwoord. Als u een term invult, worden zowel het lexicon als de FAQ s hierop doorzocht. Het resultaat van uw opzoeking kan dus zowel definities uit het lexicon als vragen en antwoorden uit de FAQ s bevatten. [2] Een lijst met veel gestelde vragen (FAQ) gerangschikt per thema : Algemeen, Dossier werknemers en Dossier zelfstandige bedrijfsleiders [3] Een Lexicon : hier vindt u een verklarende woordenlijst met een definitie van veel gebruikte termen. De termen staan alfabetisch gerangschikt. Indien u via deze rubrieken geen afdoend antwoord vindt, kan u de andere rubrieken via volgende link raadplegen: [4] DB2P website: de DB2P website biedt u alle informatie nodig om de onlinetoepassing te gebruiken en uw verplichtingen in het kader van de databank te vervullen. [5] Gebruikershandleiding werknemers: dit document leidt u scherm per scherm doorheen deze online toepassing. [6] Inhoudelijke documentatie werknemers : ondernemingen vinden in dit document alle nodige informatie over de inhoud van hun DB2P-dossier en de verplichtingen die dat met zich meebrengt. 51
[1] [2] [3] [4] [5] [6] 52
8.2. Meld een fout De knop Meld een fout aanwezig in de rechter bovenhoek van elk consultatiescherm biedt u de mogelijkheid om aan uw pensioeninstelling te melden dat de informatie in uw DB2P-dossier niet helemaal volledig of correct is. Na validatie, wordt uw foutmelding onmiddellijk doorgestuurd naar de e-box van de betreffende pensioeninstelling. 53
Na het klikken op de knop Meld een fout krijgt u een scherm dat u eerst toelaat om na te gaan, via een FAQ en het Lexicon, of het wel degelijk om een fout gaat of eerder om een verkeerde interpretatie van de getoonde gegevens. indien na controle de fout wordt bevestigd, dient u te klikken op de knop Toch een fout melden [1]. 54
[1] 55
Via het verkregen scherm kan u definiëren over welk type fout het gaat. Afhankelijk van het soort aangifte kan u melden dat er een toezegging ontbreekt, dat u niet de inrichter bent van de gesignaleerde toezegging, dat de aangegeven bedragen niet correct zijn, dat u niet degene bent die een bepaalde storting heeft uitgevoerd, enz. De instructies op de pagina begeleiden u bij het melden van de vastgestelde fout. 56
Na het indienen van uw foutmelding, gaat u automatisch naar het volgende scherm. U geeft vervolgens u contactgegevens in [1] en uw opmerkingen [2]. Om de foutmelding te versturen klikt u op de knop Bevestigen [3]. Om de foutmelding te annuleren, klikt u op de knop Annuleren [4]. [1] [2] [4] [3] Van zodra u de fout heeft gemeld, wordt een ontvangstbewijs verstuurd naar uw e-box (zie sectie 9.4) en, indien u een contactpersoon heeft opgegeven, ook naar het e-mailadres van deze persoon. De foutmelding wordt (automatisch) doorgestuurd naar de pensioeninstelling die de betreffende informatie heeft aangegeven. Uw pensioeninstelling zal de foutmelding verder behandelen en beantwoorden via het e-mailadres van de contactpersoon. 57
8.3. Pop-up met helpteksten Bij het consulteren van uw dossier, kan u rechtsreeks via het scherm de definitie oproepen van bepaalde termen. Als u uw (muis)cursor enkele seconden op de betreffende term laat staan, verschijnt een pop-up met de helptekst. 58
8.4. E-box Heeft u een vraag gesteld of een fout gemeld, dan verstuurt Sigedis een ontvangstbewijs naar uw e- Box. Dit is de e-box voor de hoedanigheid Werkgever van uw onderneming. Ook de antwoorden op uw vragen worden in deze e-box geplaatst. U krijgt toegang tot uw e-box via de portaalsite van de sociale zekerheid, op de pagina voor ondernemingen in het luik DB2P voor werkgevers en vennootschappen. Hiervoor is bovenaan een link e-box voorzien. 59
Via deze link, krijgt u toegang tot een pagina waar u uitgebreide informatie vindt betreffende de e- Box [1], een gebruikershandleiding [2] en een knop die u toegang geeft tot uw e-box [3]. Om toegang te krijgen tot (de berichten in) uw e-box, moet u als gebruiker van de onlinetoepassing DB2P zijn aangeduid (zie sectie 2). [1] [2] [3] Eenmaal u toegang hebt tot uw e-box, kan u de berichten lezen die Sigedis stuurt in het kader van DB2P. Deze berichten worden in de map DB2P geplaatst die u terugvindt onder de map Sigedis. Deze mappen zijn enkel zichtbaar als er reeds berichten in werden geplaatst. Als er geen berichten zijn betreffende de toepassing DB2P, zijn deze mappen dus niet zichtbaar. 60
9. Mandaten Als u uw dienstverlener een mandaat heeft gegeven om in uw naam te handelen, dan kan deze dienstverlener toegang krijgen tot uw dossier. Een dienstverlener die zich aanmeldt op de toepassing, krijgt in eerste instantie enkel toegang tot het DB2P-dossier van zijn eigen onderneming. Hij krijgt toegang tot zijn mandaten via Dossier [1] in het navigatiemenu of via de link Dossier wijzigen [2] links bovenaan op de onthaalpagina. [2] [1] 61
Vervolgens moet de dienstverlener op de knop Dossier wijzigen klikken. 62
In het volgende scherm moet de dienstverlener aangeven voor wie hij wenst te werken: [1] In naam van een andere onderneming. In dit geval, vinkt de dienstverlener de tweede optie aan en vult het KBO-nummer in van de werkgever die hem een mandaat heeft gegeven. De dienstverlener kan dan het dossier van deze werkgever bekijken. [2] Om de actie te bevestigen, klikt de dienstverlener vervolgens op de knop Dossier wijzigen. [3] Om de actie te annuleren, klikt de dienstverlener op Annuleren. [1] [3] [2] 63
Om opnieuw toegang te krijgen tot zijn eigen dossier, kan de dienstverlener de procedure herhalen en nu de eerste optie aanvinken Ik werk in naam van mijn eigen onderneming [Naam en KBOnummer van de onderneming] [1]. [2] Om de actie te bevestigen, klikt de dienstverlener vervolgens op de knop Dossier wijzigen. [3] Om de actie te annuleren, klikt de dienstverlener op Annuleren. [1] [3] [2] 64