AANGIFTE NIET-GEËXTERNALISEERDE PUBLIEKE PENSIOENTOEZEGGING HANDLEIDING

Transcriptie

1 AANGIFTE NIET-GEËXTERNALISEERDE PUBLIEKE PENSIOENTOEZEGGING HANDLEIDING Deze handleiding helpt openbare werkgevers (of hun dienstverleners) die hun niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezegging wensen te registreren in DB2P. 1. Context: uw aangifteverplichting Publieke pensioentoezeggingen die niet zijn geëxternaliseerd bij een pensioeninstelling en die gebruik willen blijven maken van de vrijstelling tot externalisering zoals bepaald in art. 136, 3 IBP Wet (zoals gewijzigd door de Wet 30 maart 2018), moeten ten laatste op 31/12/2018 worden aangegeven in DB2P. Tot mei 2018 waren openbare besturen niet verplicht om de uitvoering van hun aanvullend pensioen te externaliseren. Zij moesten het beheer van hun aanvullend pensioen dus niet toevertrouwen aan een erkende pensioeninstelling (verzekeraar of pensioenfonds) en waren vrijgesteld van de verplichting om hun de pensioentoezegging volledig extern, bij die pensioeninstelling, te financieren. Werkgevers uit de privé sector waren daar wel al toe verplicht. Openbare werkgevers konden hun pensioentoezeggingen voor contractuele werknemers dus intern beheren en de financiering voorzien door bijvoorbeeld provisies aan te leggen in de boekhouding. Het kwam in de praktijk wel voor dat het beheer geheel of gedeeltelijk werd toevertrouwd aan andere instellingen dan pensioeninstellingen (bv. een vzw) of dat er toch een beroep werd gedaan op een verzekeraar. In dat laatste geval ging het om het beheer van collectieve pensioenfondsen, zoals bedoeld in art. 220 van de Wet van 13 maart 2016 op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen (waarbij de pensioenreserves dus niet binnen een groepsverzekering worden beheerd). We spreken dan van een contract met beheer voor eigen rekening. Niettemin worden dergelijke situaties weldegelijk als niet geëxternaliseerde pensioentoezeggingen beschouwd De wet van 30 maart stelt een einde aan de vrijstelling van externalisering voor de aanvullende pensioenen van openbare werkgevers. Openbare werkgevers die na 1 mei 2018 een aanvullend pensioen willen inrichten, moeten dat verplicht onderbrengen bij een erkende pensioeninstelling (en de bepalingen van de IBP Wet volgen). Publieke toezeggingen die vóór 1 mei 2018 al geëxternaliseerd waren, moeten dat in de toekomst uiteraard blijven. Voor bestaande publieke pensioentoezeggingen maakt de wet wel nog een uitzondering. Toezeggingen die vóór 1 mei 2018 intern beheerd werden (en die niet substantieel wijzigen), kunnen ook in de toekomst van de vrijstelling blijven genieten. Maar openbare werkgevers die de vrijstelling tot externalisering (voor toezeggingen vóór mei 2018) willen genieten, moeten hun aanvullende pensioenregeling dan wel registeren in de databank aanvullende pensioenen (DB2P) vóór het einde van het jaar. 1 Wet met betrekking tot het niet in aanmerking nemen van diensten gepresteerd als niet-vastbenoemd personeelslid voor een pensioen van de overheidssector, tot wijziging van de individuele responsabilisering van de provinciale en lokale overheden binnen het gesolidariseerd Pensioenfonds, tot aanpassing van de reglementering inzake aanvullende pensioenen, tot wijziging van de modaliteiten van de financiering van het Gesolidariseerde pensioenfonds van de provinciale en plaatselijke besturen en tot bijkomende financiering van het Gesolidariseerde pensioenfonds van de provinciale en plaatselijke besturen asbl Sigedis vzw Tour du Midi / Zuidertoren Bruxelles1060 Brussel T +32 (0) F +32 (0) M info@sigedis.fgov.be

2 U moet de niet-geëxternaliseerde publieke toezegging registeren in DB2P ten laatste op 31/12/2018. Daarna moeten deze gegevens ook actueel gehouden worden. Voor de jaarlijkse rekeningstanden en events van deze publieke pensioentoezeggingen geldt de aangifteverplichting vanaf 1 januari De (eenmalige) aangifte van de toezegging en de jaarlijkse aangifte van de rekeningstanden moet gebeuren conform de aangifte-instructies van DB2P. De instructies zijn beschikbaar op db2p.be. De aangifte-instructies zijn zeer gedetailleerd en omvangrijk en beschrijven de aangifteverplichtingen voor alle aanvullende pensioenregelingen binnen het toepassingsgebied van de databank. Deze eenvoudigere handleiding helpt u op weg en overloopt de belangrijkste stappen. We beschrijven hier enkel de registratie van de aanvullende publieke pensioentoezegging waarvoor de deadline 31/12/2018 is. De aangifte van de persoonlijke rekeningstanden van de aangeslotenen is hier niet beschreven, daar voor kan u terecht in de instructies. U kan de aangiftes zelf indienen of u kan een dienstverlener mandateren om dat voor u te doen (zoals hieronder beschreven). 2. Wat moet u aangeven? De verzekeraars en pensioenfondsen die aanvullende pensioenen beheren moeten een reeks gegevens hierover meedelen aan DB2P. Als er geen pensioeninstelling betrokken is bij het beheer van het aanvullend pensioen, dan moet de inrichter deze informatie aangeven. In DB2P worden alle aanvullende pensioentoezeggingen en -overeenkomsten (tweedepijlerregelingen) gecentraliseerd. Voor elke pensioenregeling worden de kenmerken aangegeven (inrichter, datum van inwerkingtreding, referentie, status, soort plan, ) en wordt er een pensioenreglement of overeenkomst opgeladen. Al deze gegevens en documenten worden actueel gehouden. Daarnaast worden in DB2P jaarlijks alle individuele rekeningen van de aangeslotenen aangegeven. Gebeurtenissen zoals een uittreding, pensionering of overlijden van de aangeslotene worden ook meegedeeld aan de databank. Als openbare werkgever, moet u eerst uw niet-geëxternaliseerde pensioenregeling registreren (aangifte CreateRegulation) tegen 31/12/2018. U deelt de gevraagde kenmerken mee en laadt de nodige documenten op. U kan uw verplichtingen meer in detail nalezen in de aangifte-instructies WAP In hoofdstuk 4 van deze handleiding gidsen we u stap voor stap door de online aangifte en de verschillende in te vullen gegevens. Als uw publieke pensioentoezegging al eerder geregistreerd werd in DB2P, dan moeten er nog aanpassingen gebeuren conform de nieuwe aangifte-instructies WAP In dat geval vragen wij u om ons te contacteren (db2p@sigedis.fgov.be). Als de regeling geregistreerd is, moet u de gegevens en documenten permanent up to date houden. U geeft elke wijziging aan conform de instructies (UpdateRegulation). Vanaf 2019 moet u de jaarlijkse individuele rekeningstanden van alle aangeslotenen meedelen, telkens vóór 31 augustus (aangifte AccountState). Bij een gebeurtenis (bv. uittreding, pensionering of overlijden) geeft u een tussentijdse rekeningstand door (aangifte EventAccountState). Raadpleeg hiervoor de instructies. Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 2 / 14

3 3. Hoe moet u aangeven? De DB2P-aangiftes kunnen online gebeuren via een beveiligde toepassing (op het portaal van de sociale zekerheid) of ze kunnen via batch verstuurd worden (gestructureerde XML berichten). U kan voor één aangiftekanaal kiezen of u kan beide combineren. Op onze website vindt u een uitgebreide toelichting over de aangiftekanalen van DB2P. BELANGRIJK Welk kanaal u ook kiest, u moet sowieso geregistreerd zijn in het toegangsbeheer van de sociale zekerheid. Uw organisatie moet gekend zijn en de hoedanigheid Beheerder aanvullende pensioenen hebben. Als uw organisatie voorkomt op onze lijst van openbare werkgevers, dan werd deze hoedanigheid automatisch toegekend en moet u zelf niets meer doen. Als uw organisatie niet op deze lijst staat, neemt u best zo snel mogelijk contact op met ons contactcenter db2p@sigedis.fgov.be. Via batch aangeven Met de bestandsoverdracht via batchverwerking kan u een groot aantal aangiftes op eenzelfde moment doorsturen onder de vorm van gestructureerde berichten. Indien u uw DB2P-aangiftes via batch wenst door te sturen, dient u een technische gebruiker te creëren, een veiligheidscertificaat aan te vragen en een batchkanaal te kiezen. Hou er rekening mee dat de deze voorbereidingen en aanvragen enkele weken kunnen duren. Online aangeven Wij raden aan om de (eenmalige) aangifte van de regeling (met een deadline op 31/12/2018) online in te dienen. Via de beveiligde onlinedienst op het portaal van de sociale zekerheid kan u op een eenvoudige en interactieve manier aangiften indienen vanaf uw computer. Hiertoe volstaat een internetverbinding. Als u geregistreerd bent in het toegangsbeheer en de hoedanigheid Beheerder aanvullende pensioenen hebt gekregen (zie kader hierboven), dan kan uw hoofdtoegangsbeheerder een toegangsbeheerder aanstellen voor deze onlinedienst. De toegangsbeheerder Beheerder aanvullende pensioenen kan dan ook nog andere gebruikers binnen uw organisatie aanduiden. Voor deze procedure verwijzen we naar het portaal van de sociale zekerheid, hier vindt u ook een duidelijke handleiding. Vragen hierover kan u stellen aan het contactcenter van het portaal. Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 3 / 14

4 4. Registratie van de toezegging: uw online aangifte, stap voor stap Als alle voorbereidingen in orde zijn (zie hoofdstuk 3), dan kan u uw niet-geëxternaliseerde regeling online aangeven. We helpen u stap per stap. 1. Ga naar socialsecurity.be (het portaal van de sociale zekerheid) en kies ambtenaren en andere professionelen. 2. Kies dan Actoren wettelijke en aanvullende pensioenen. Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 4 / 14

5 3. Selecteer de onlinedienst DB2P de databank aanvullende pensioenen 4. Kies in de rechterkolom Beheer van de regelingen voor werknemers Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 5 / 14

6 5. Meldt u aan met uw e-id (u hebt een kaartlezer en uw pin nodig) 6. U kan nu uw niet-geëxternaliseerde regeling registreren. Kies in het menu bovenaan WAP aangiftes, Regeling en CreateRegulation. In de eerste stap van de aangifte, kan u eventueel een referentie kiezen voor uw aangifte [1] en een referentie voor uw regeling [2]. U deelt hier de categorie van de regeling mee [3] en geeft aan dat het om een niet-geëxternaliseerde, interne regeling gaat [4]. U kan indien nodig een Administrator [5] toevoegen (dit is een instelling die betrokken is bij (bepaalde aspecten van) het beheer van een nietgeëxternaliseerde publieke pensioentoezegging). Eventueel kan u ook aangeven dat de regeling die u aangeeft gekoppeld is aan een andere regeling in DB2P [6]. Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 6 / 14

7 Als u alles ingevuld heeft en wil valideren en verder, klikt u op volgende onderaan het scherm. In de tweede stap van de aangifte, moet u de documenten opladen waarin de rechten en verplichtingen van de betrokken partijen bij de regeling worden bepaald (het pensioenreglement) [7]. U moet de status van de regeling [8] meedelen en de datum van inwerkingtreding [9]. Verder kan u ook gevraagd worden om aan te geven welke procedure gevolgd werd bij de invoering van de regeling [10], of de regeling tot stand gekomen is in het kader van een opting-out [11] en of er personen de aansluiting bij de regeling weigerden [12]. Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 7 / 14

8 Als u alles ingevuld heeft en wil valideren en verder, klikt u op volgende onderaan het scherm. Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 8 / 14

9 Als u beide stappen van de aangifte heeft doorlopen, krijgt u een overzicht van uw aangifte. U kan uw aangifte nakijken en vervolgens bevestigen via de knop bevestigen onderaan het scherm. Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 9 / 14

10 7. U kan in de onlinedienst ook (de status van) uw aangifte raadplegen. Als u wilt controleren of Sigedis de aangifte verwerkt heeft, dan kiest u in het menu bovenaan consultatie en aangifte. U vult de zoekparameters in (bv. de referentie van uw aangifte (DeclarationId) of het type aangifte (CreateRegulation)). Zolang de aangifte nog in verwerking is, wordt er een zandloper getoond als status. Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 10 / 14

11 Als de aangifte verwerkt is, wordt de zandloper vervangen door een groen vinkje. Opgelet, pas vanaf dat ogenblik is de aangifte correct geregistreerd in DB2P. 8. U kan de aangifte van uw regeling ook annuleren of corrigeren. U kan de regeling terugvinden via het menu bovenaan: consultatie en regeling. U vult de zoekparameters in (bv. de referentie van uw regeling (SigedisId of uw eigen referentie) of andere parameters, zoals status van de regeling, soort regeling of datum van inwerkingtreding. U kan de gewenste regeling annuleren of verbeteren, door op het pijltje naast de regeling te klikken. Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 11 / 14

12 Ga dan naar Historiek van aangiftes onderaan. Selecteer de aangifte die u wenst te verbeteren (klik op overzicht en dan op verbeter de aangifte ). Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 12 / 14

13 9. U kan uw regeling ook wijzigen of actualiseren. Kies in het menu bovenaan aangiftes WAP, regeling en UpdateRegulation. Als u de zoekparameters invult, kan u uw regeling opzoeken. Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 13 / 14

14 Selecteer de regeling die wil updaten en klik op overzicht. In het overzicht kan u dan op UpdateRegulation klikken. 5. Een mandaat geven aan uw dienstverlener U kan uw aangiftes zelf indienen, maar u kan ook een dienstverlener mandateren om dat voor u te doen. Opgelet, u moet dan zelf het mandaat in orde brengen via de onlinedienst van DB2P Beheer van de regelingen voor werknemers. De aangifteplichtige die het mandaat geeft aan een andere organisatie (dienstverlener) moet dat dus altijd zelf registreren en aangeven bij DB2P. U meldt zich aan in de onlinedienst DB2P Beheer van de regelingen voor werknemers (zoals hierboven beschreven) en u kiest beheer, mandaten en SetDelegation. Handleiding: aangifte niet-geëxternaliseerde publieke pensioentoezeggingen 14 / 14