Beheer uw vaste activa en al uw afschrijvingen in SAP Business One Bij veel bedrijven worden de vaste activa nog beheerd in uitgebreide Excelbestanden. Bij aanschaf van een nieuw vast actief moet de boekhouder alle gegevens van het vast actief, aanschafwaarde, levensduur et cetera, nauwkeurig inkloppen. Maandelijks wordt er, via ingewikkelde formules, in Excel een afschrijvingsrun uitgevoerd en het resultaat hiervan wordt door middel van handmatige journaalboekingen in SAP Business One verwerkt. De kans op fouten is groot en de controle en rapportage mogelijkheden zijn beperkt. Daarom zit vanaf SAP Business One 9.0 de vaste activa module standaard ingebouwd. Hiermee kunt u al uw vaste activa individueel beheren, met één druk op de knop afschrijvingsruns uitvoeren en heeft u duidelijke rapporten en prognoses tot uw beschikking. Instellingen voor vaste activa Als eerste moet u de module voor vaste activa inschakelen. Dit doet u via Beheer Systeeminstellingen Bedrijfsdetails tabblad Basisinitialisatie : De optie is hier grijs, want zodra deze eenmaal is geactiveerd, kan de module niet meer uitgeschakeld worden. Voordat we kunnen gaan werken met de vaste activa, moeten we nog enkele instellingen doorlopen: Grootboekrekeningbepaling Afschrijvingssoorten Waarderingsgebieden
Vasteactivaklassen Attribuutgroepen Deze instellingen lopen we één voor één door. U vindt ze via Beheer Definitie Financiële boekhouding Vaste activa: Grootboekrekeningbepaling Vaste activa van verschillende klassen (interieur, machines, auto s e.d.) worden meestal op verschillende grootboekrekeningen geboekt. Daarom kunt u voor iedere klasse een aparte grootboekrekeningbepaling aanmaken. Hiermee wordt bij het activeren, afschrijven, verkopen of buiten gebruik stellen van vaste activa automatisch op de juiste grootboekrekeningen geboekt: Afschrijvingssoorten In dit venster geeft u aan welke afschrijvingssoorten binnen uw bedrijf gebruikt worden (lineair naar 100%, lineair naar 10%, degressief, enz.) Ook geeft u hier onder andere aan of de waarde jaarlijks moet worden afgerond, of verwerving en op- en afboeking vanaf de exacte aanschafdatum of per begin of eind van de aanschafmaand moet plaatsvinden en de geldigheidsduur van de afschrijvingssoort. In het tabblad berekening geeft u aan hoe de afschrijving berekend moet worden,
afhankelijk van de gekozen afschrijvingssoort: Waarderingsgebieden In SAP Business One kunt u verschillende waarderingsgebieden gebruiken om de waarde van vaste activa voor een bepaald doel weer te geven. Hierbij worden drie soorten waardering ondersteund: Boeking in grootboek: het gebied voor het boeken van afschrijvingen van vaste activa in grootboekrekeningen. Afgeleid gebied: het afgeleide gebied van het hoofdwaarderingsgebied. Dit gebied gebruikt u meestal als u buitengewone afschrijvingen uitvoert. Extra gebied: een bijkomend gebied, naast de waarderingsgebieden voor boekingen. Met dit gebied kunt u de effecten van verschillende waarderingsgebieden vergelijken. U kunt naast de werkelijke berekening een extra waarderingsberekening uitvoeren voor een ander waarderingsgebied. Deze parallelle berekening dient alleen ter informatie. Er wordt niets in het grootboek geboekt Bij het waarderingsgebied voor boeking in het grootboek, geeft u bovendien eventueel een afgeleid waarderingsgebied op, of afschrijvingen op een aparte grootboekrekening geboekt worden of direct op de balansrekening vaste activa en of winsten of verliezen bij afboeking wel of niet op een
grootboekrekening geboekt moeten worden: Vasteactivaklassen Hier geeft u de verschillende vasteactivaklassen op, en de standaard grootboekrekeningbepaling, afschrijvingsmethode en waarderingsgebied(en) die hieraan gekoppeld zijn. Ieder vast actief wordt aan een klasse gekoppeld, maar de grootboekrekeningbepaling, afschrijvingsmethode en waarderingsgebied(en) kunnen per vast actief nog wel gewijzigd worden: Attribuutgroepen U kunt verschillende attributen toewijzen aan vaste activa. Hiervoor maakt u eerst attribuutgroepen aan, die u toewijst aan een vasteactivaklasse. Aan alle vaste activa in de betreffende klasse kunt u vervolgens de attributen in de betreffende attribuutgroep toewijzen:
Werken met vaste activa Als alle instellingen zijn gedaan kunnen we gaan werken met de vaste activa. Deze module vindt u via Financiële boekhouding Vaste activa. We zullen hier alleen de belangrijkste functies en rapportages toelichten:
Stamgegevens vaste activa Hier leggen we de gegevens van het vast actief vast, vergelijkbaar met artikelstamgegevens, zodat we het vast actief kunnen gaan activeren. Hier kunt u onder andere een artikelomschrijving invullen, eventueel een stukprijs. Als u het vast actief gaat inkopen moet het in ieder geval een inkoopartikel zijn, als u het zelf produceert hoeft dit uiteraard niet. In het tabblad Vaste activa legt u in ieder geval de vasteactivaklasse vast. Bij het toevoegen van stamgegevens gebeurt er boekhoudkundig uiteraard nog niks. De waarden die we hier zien zijn daarom 0. De velden zijn grijs, omdat we deze niet handmatig kunnen aanpassen. Ze zijn het resultaat van transacties de we elders uitvoeren. Nadat we een activering en afschrijving hebben gedaan, zullen we nogmaals kort kijken naar deze waarden: Activering Er zijn twee manieren om een vast actief te activeren; door het handmatig aanmaken van een activeringsdocument (bijvoorbeeld voor een vast actief dat u zelf produceert) of door een inkoopfactuur waarbij u het vast actief als artikel kiest. Hierdoor wordt automatisch een activeringsdocument aangemaakt. In dit geval kiezen we ervoor om de nieuwe truck, die we als
stamgegeven hebben aangemaakt, in te kopen bij een leverancier middels een inkoopfactuur: Hierdoor wordt automatisch het volgende activeringsdocument aangemaakt, met de bijbehorende journaalboeking:
Daarnaast kunt u creditnota s en verkoopfacturen gebruiken voor vaste activa, of deze transacties handmatig boeken met een creditnota activering of een afboeking. Afschrijvingen U kunt uiteraard een handmatige afschrijving inboeken, maar één van de belangrijkste functionaliteiten van de vaste activa module in SAP Business One is de Afschrijvingsrun. Hiermee boekt u met enkele klikken periodiek al uw geplande afschrijvingen. In ons voorbeeld voeren we een afschrijvingsrun uit voor de maand maart. Ook alle eventueel nog niet uitgevoerde geplande afschrijvingen van eerdere maanden worden meegenomen, bijvoorbeeld omdat een vast actief is geactiveerd nadat de vorige afschrijvingsrun is uitgevoerd. In het eerste scherm selecteert u de periode en het waarderingsgebied waarvoor u de run wilt uitvoeren: Door op preview te klikken, krijgen we te zien welke afschrijvingen het systeem zal gaan uitvoeren. Deze afschrijvingen zijn gegroepeerd per klasse, want voor iedere vasteactivaklasse zal één journaalboeking gemaakt worden. Alle afschrijvingen zijn wel individueel te bekijken. Hier kunt u de boekingsdatum aanpassen, standaard is dit de laatste dag van de gekozen maand, en een opmerking
toevoegen aan de journaalboekingen: Nu we de truck hebben geactiveerd en een eerste afschrijving hebben gedaan, kijken we nogmaals naar de stamgegevens van het vast actief, onder het tabblad Vaste activa. We zien hier nu de waardes over het jaar 2017; de aanschafwaarde, restboekwaarde aan het eind van het jaar, totale geplande afschrijving in dit jaar en eventuele andere transacties die zijn uitgevoerd: In de overige sub tabbladen zien we meer gedetailleerde overzichten op het gebied van de vasteactivawaarde, geplande en geboekte afschrijvingen, kostenadministratie en attributen. Boekjaarwisseling Na afloop van ieder jaar moet u een boekjaarwisseling uitvoeren voor de vaste activa, om alle vasteactivawaarden over te boeken naar het nieuwe boekjaar. Als u dit niet doet, kunt u in het
nieuwe boekjaar geen afschrijvingsrun uitvoeren. Controleer daarom goed of van alle vaste activa de waarden correct zijn overgeboekt naar het nieuwe boekjaar. Rapportages Deze controle kunt u doen met behulp van het vasteactivaraster. Hiermee krijgt u per jaar een overizcht van alle vasteactivawaarden, eventueel gefilterd per klasse, balansrekening of waarderingsgebied: Ook heeft u de beschikking over een statusrapport vaste activa, met onder andere de begin en einddatum van afschrijving van uw vaste activa, een prognoserapport slijtage vaste activa, met daarin de verwachte afschrijvingen per periode per vast actief, en een rapport vasteactivabeweging, met daarin een overzicht van alle documenten met betrekking tot activering, opboeking en afboeking van al uw vaste activa. Virtuele vaste activa Nieuw in SAP Business One 9.2 is de mogelijkheid tot het aanmaken van virtuele vaste activa. U kunt een virtueel vast actief aanmaken, als u meerdere identieke vaste activa tegelijk verwerft, bijvoorbeeld tien nieuwe computers. U maakt eenmalig een virtueel stamgegeven vaste activa aan, waarin u alle instellingen ingeeft. Op het moment dat u een verkoopfactuur inboekt, selecteert u dit artikel in het document met als hoeveelheid tien. Op het moment dat u het document toevoegt, maakt het systeem automatisch tien keer dit stamgegeven aan. Zo kunt u iedere computer wel afzonderlijk beheren en bijvoorbeeld één afboeken op het moment dat een computer kapot gaat. Voorwaarde is wel dat u de documentnummering op Automatisch zet, omdat het systeem dus automatisch nieuwe stamgegevens zal aanmaken: Ook kan hierbij worden afgedwongen worden dat aan alle geactiveerde vaste activa serienummers moeten worden toegewezen. Vaste activa implementeren In veel gevallen heeft u al één of meerdere balansrekeningen vaste activa en afschrijvingen vaste activa op de balans staan op het moment dat u met de vaste activa-module van SAP Business One wilt gaan werken. In dat geval moet u natuurlijk niet de vaste activa opnieuw activeren, omdat de betreffende balansrekeningen dan opnieuw opgeboekt worden. U moet in dat geval alle stamgegevens van ieder individueel vast actief inlezen via de module Stamgegevens vaste activa importeren van Microsoft Excel. Hierbij leest u in ieder geval de artikelcode, aanschafwaarde, aanschafdatum, levensduur en totaal afgeschreven bedrag in. Meer informatie over de module Import uit Excel kunt u vinden op: https://www.linkedin.com/serac/gegevens-importeren-uit-excel
De Vaste activa-module is standaard beschikbaar vanaf SAP Business One 9.0 Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Deze is beschikbaar via: www.serac.nl/kennisbank. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One.