Bijlage 15: Casussen In deze bijlage vragen we u te reageren op een vijftal casussen. Hierbij staat aangegeven hoeveel pagina s u maximaal mag gebruiken voor de uitwerking van de casussen (tabblad 7). U dient duidelijk aan te geven welke casus het betreft en verzoeken u dezelfde volgorde aan te houden bij de beantwoording van de vragen. We vragen u om de casussen goed te doorgronden en uw antwoord te formuleren, toegespitst op de situatie bij de VU, zoals beschreven in de offerte aanvraag.
Casus 2016-01 Dynamiek 2 (exclusief aangeleverde beschrijving en vraagstelling) De VU is constant in beweging, letterlijk en figuurlijk. De uitrol van de Campusvisie met het vernieuwingsprogramma betekent veel dynamiek in huisvesting en dienstverlening. Panden worden gebouwd, verbouwd en/of afgestoten. Dit zorgt voor verhuisbewegingen, (tijdelijke) leegstand, verandering van functies, bezetting en veranderende eisen aan de schoonmaakdienstverlening. Opdrachtgever verwacht van Opdrachtnemer een optimale aansluiting bij deze dynamiek en omgeving en verwacht dat Opdrachtnemer mogelijke problemen tijdig en proactief signaleert en oplost. Tevens verwacht de opdrachtgever een constructieve samenwerking met Opdrachtnemer om tijdens de looptijd van het contract door te ontwikkelen naar resultaatgerichte dienstverlening. 1) Waarom is de Opdrachtnemer DE partij die een optimale aansluiting bij de dynamiek en omgeving van de opdrachtgever kan realiseren? En waaruit blijkt dat voor de dienstverlening op de VU specifiek? 2) Welke functies zijn in de dienstverlening Sleutelfunctie(s) (zie bijlage 16) en hoe wordt de continuïteit en kwaliteit van deze functie(s) door de opdrachtnemer geborgd? 3) Wat verwacht opdrachtnemer van Opdrachtgever om optimaal aan te kunnen sluiten? 4) Welke risico s identificeert de opdrachtnemer en welke beheersmaatregelen stelt opdrachtnemer voor? Beoordeling op De mate waarin opdrachtnemer aansluit bij de dynamiek en omgeving van opdrachtgever De mate waarin kwaliteit en continuïteit sleutelfunctionarissen wordt geborgd De mate waarin helder en concreet wordt aangegeven wat opdrachtnemer van opdrachtgever verwacht in het kader van de bedoelde dynamiek en de mate waarin dit naar het oordeel van de VU tot een effectief en efficiënt proces leidt. Hoe beter opdrachtnemer aansluit bij de dynamiek, hoe beter de borging van kwaliteit en continuïteit en hoe efficiënter en effectiever de inzet van opdrachtgever hoe hoger de score. Bij alle aspecten geldt eveneens dat hoe meer SMART de onderbouwing is hoe hoger de score.
Casus 2016-02 Klantbeleving 1 (exclusief aangeleverde beschrijving en vraagstelling) FCO VU hecht veel waarde aan de kwaliteit van de dienstverlening èn de schoonmaakbeleving van de gebruikers. De wijze waarop de opdrachtnemer de dienstverlening invult, kan de beleving beïnvloeden. De schoonmaakfrequentie van de flexplekken is teruggebracht van 5 naar 2 keer per week. Een aantal gebruikers zou bij voorkeur vasthouden aan de oude frequentie omdat zij de huidige kwaliteit als onvoldoende beleven. De opdrachtnemer staat voor de uitdaging om de schoonmaakbeleving te verhogen. 1) Hoe denkt de opdrachtnemer de klantbeleving te kunnen beïnvloeden? 2) Op welke wijze denkt de opdrachtnemer de klantbeleving meetbaar te kunnen maken en welke middelen zet de opdrachtnemer hiervoor in? Beoordeling op De mate waarin de opdrachtnemer laat zien hoe klantbeleving aandacht krijgt bij de uitvoering van de dienstverlening en hoe hier sturing op wordt gegeven De mate waarin opdrachtnemer aangeeft welke middelen ingezet worden om de beleving meetbaar te maken en tot welke resultaten dit leidt. Hoe meer de opdrachtnemer kan aantonen dat de klantbeleving aandacht krijgt en hoe hij deze kan beïnvloeden des te hoger de score. Een innovatief, creatief doch realistisch en bewezen belevingsconcept draagt bij tot een hogere score.
Casus 2016-03 Efficiency 1 (exclusief aangeleverde beschrijving en vraagstelling) In 2016 zijn binnen de VU maatregelen ingevoerd om besparingen te realiseren. Ten aanzien van schoonmaak is de frequentie flexplekken teruggebracht. Daarnaast is er een besparing gerealiseerd door toepassing van een meer resultaatgerichte methodiek voor het periodiek vloeronderhoud en een andere insteek voor de naloop sanitair. Dit is reeds verwerkt in de scope en in de omzettabel zoals opgenomen in de offerteaanvraag. Voor de komende jaren staat een aanvullende besparingsdoelstelling gepland. 1) Welke realistische efficiency mogelijkheden ziet de opdrachtnemer om binnen de gestelde contracttermijn besparingen te realiseren, met behoud van de overeengekomen kwaliteitseisen en een positieve klantbeleving? 2) In hoeverre kan de opdrachtnemer hierbij refereren aan een bewezen praktijkvoorbeeld? Beoordeling op Indien opdrachtnemer meer besparingsmogelijkheden ziet en dit realistisch (bij voorkeur in een besparingspotentieel) kan uitdrukken des te hoger de score. Hierin dienen de, te nemen, maatregelen en consequenties voor de VU SMART beschreven te worden.
Casus 2016-04 Duurzaamheid 2 (exclusief aangeleverde beschrijving en vraagstelling) De VU heeft duurzaamheid hoog in het vaandel. De opdrachtgever neemt veel initiatieven op dit gebied, zoals Duurzame inkoop, de Code Verantwoordelijk Marktgedrag en het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De VU wil komende jaren verder invulling aan geven aan de 3P s (people, planet, profit). Van de opdrachtnemer wordt verwacht aan te sluiten op de ontwikkeling en duurzaamheid concreet vorm te geven in de dienstverlening. De VU wil een bredere invulling geven aan de Participatiewet, door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt via een werk-leerbedrijf in te zetten op schoonmaaktaken. 1) Hoe worden de duurzaamheidsdoelstellingen van de opdrachtnemer vertaald naar de dienstverlening op de VU en wat zijn de Unique Selling Points van de Opdrachtnemer op het gebied van duurzaamheid? 2) Waaruit blijkt dat opdrachtnemer aandacht besteedt aan goed werkgeverschap en hoe wordt dit concreet vertaald richting de medewerkers (te denken valt aan opleidingen, ziekteverzuim, leidinggeven, etc.) 3) Op welke wijze kan de Opdrachtnemer invulling geven aan de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en dit tot een succes maken? In hoeverre kan de opdrachtnemer hierbij refereren aan een bewezen praktijkvoorbeeld? 4) Welke risico s en beheersmaatregelen ziet de opdrachtnemer met betrekking tot de inzet en aansturing van deze medewerkers? 5) De VU wil dat in de CAO opgenomen werkdrukmeter wordt ingezet: 6 maanden voor expiratie van het contract door het verliezende bedrijf en 6 maanden na start van de dienstverlening door het verwervende bedrijf. Wat gaat Opdrachtnemer ondernemen om de werkdrukervaring van medewerkers positief te beïnvloeden? Beoordeling op De mate waarin en de wijze waarop opdrachtnemer duurzaamheid heeft geïncorporeerd in haar bedrijfsvoering De mate waarin opdrachtnemer duurzaamheid bij de opdrachtgever gaat realiseren De wijze waarop opdrachtnemer bij opdrachtgever de participatie wet invult Hoe duurzamer de bedrijfsvoering van opdrachtnemer en hoe duurzamer het effect voor opdrachtgever hoe hoger de score. Onderbouwing van de mate van duurzaamheid cq effect van duurzaamheid dient SMART te zijn. Hoe beter en concreter de opdrachtnemer ten aanzien van deze casus de participatie wet uitvoert hoe hoger de score waarbij met name de aspecten begeleiding, integratie, aansturing, en welbevinden een rol spelen.
2016-05 Communicatie glasbewassing 1 (exclusief aangeleverde beschrijving en vraagstelling) De VU besteedt gelijktijdig met de schoonmaak de glasbewassing aan in een separaat perceel. De VU wil de communicatie rondom glasbewassing, o.a. met interne klanten, bij een van beide gegunde schoonmaakbedrijven beleggen. De reden voor deze constructie is dat kennis van de locaties en gebouwen, contactpersonen en protocollen en werkwijze op de VU gewenst is. 1) Waarom is Opdrachtnemer als beste in staat om deze rol succesvol te vervullen? 2) Welke risico s ziet de Opdrachtnemer ten aanzien van deze rol en welke beheersmaatregelen stelt Opdrachtnemer voor? Beoordeling op De mate waarin opdrachtnemer in staat is de beschreven communicatie van de glaswassing te realiseren. Hoe beter opdrachtnemer de aansturing kan realiseren waarbij met name de aspecten communicatie, ervaring, management stijl een rol spelen, des te hoger de score. De beschrijving dient SMART onderbouwd te worden.