Vervolginspectie archiefbeheer Ministerie van VROM

Vervolginspectie archiefbeheer Ministerie van VROM Erfgoedinspectie / sector archieven december 2007

Erfgoedinspectie / sector archieven De hoofdinspecteur van de Erfgoedinspectie / sector archieven oefent ingevolge de Archiefwet 1995 toezicht uit op de naleving van deze wet door het Rijk, de zelfstandige bestuursorganen en de organen van publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties. De Erfgoedinspectie / sector archieven controleert de naleving van de archiefwetgeving en de kwaliteit van het archiefbeheer. Hiertoe voert de Erfgoedinspectie / sector archieven onderzoeken en inspecties uit. Daarnaast rapporteren de zorgdragers jaarlijks aan de Erfgoedinspectie / sector archieven over hun archiefbeheer. De hoofdinspecteur rapporteert aan de betrokken overheidsorganen en, indien hiertoe aanleiding is, aan de voor het archiefwezen verantwoordelijke minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Jaarlijks brengt de hoofdinspecteur schriftelijk verslag uit over het toezicht op het archiefbeheer aan de minister, die het verslag vervolgens aan de Tweede Kamer overlegt. De Erfgoedinspectie / sector archieven is in Den Haag gevestigd en als volgt bereikbaar: Rijnstraat 50 Postbus 16478 2500 BL DEN HAAG Algemeen telefoonnummer 070-4124045 Fax 070-4124014 E-mail info@erfgoedinspectie.nl Website www.erfgoedinspectie.nl Erfgoedinspectie 2007 2

Inhoudsopgave Leeswijzer...4 1. Waarom dit rapport?...4 2. Activiteiten vervolginspectie...4 3. Algemene indrukken...5 4. De aanbevelingen uit het inspectierapport van 2004...5 5. Bouwtekeningen Rijksgebouwendienst...8 6. Aanbevelingen...9 Erfgoedinspectie 2007 3

Leeswijzer Deze rapportage kent de volgende onderdelen: Een korte bespreking van de aanleiding tot dit rapport; Een kort overzicht van de activiteiten in deze vervolginspectie, hoofdstuk 2; In hoofdstuk 3 beschrijft een algemene indruk van de Erfgoedinspectie; Hoofdstuk 4 gaat in op de uitvoering van de aanbevelingen uit een eerder inspectierapport Enkele constateringen die los staan van de eerdere aanbevelingen van de Erfgoedinspectie worden behandeld in hoofdstuk 5; Tenslotte volgen in hoofdstuk 6 aanbevelingen voor het archiefbeheer. 1. Waarom dit rapport? Dit rapport is opgesteld naar aanleiding van een eerdere archiefinspectie 2004 en een voorval bij de Rijksgebouwendienst in 2006. In 2004 rapporteerde de Rijksarchiefinspectie over de doorlichting van het archiefbeheer bij het kerndepartement van VROM. In het rapport deed de inspectie aanbevelingen voor het archiefbeheer. Het is gebruikelijk dat hierop een inspectie volgt om vast te stellen in welke mate de aanbevelingen zijn gerealiseerd en hebben geleid tot de gewenste situatie. Deze vervolginspectie is uitgevoerd door de sector archieven van de Erfgoedinspectie. Het voorval bij de Rijksgebouwendienst heeft betrekking op bouwtechnische gegevens van beveiligde overheidsgebouwen. In juli 2006 zijn een aantal vertrouwelijke bouwtekeningen door voorbijgangers in afvalcontainers aangetroffen. In september 2006 heeft de Erfgoedinspectie de vervolginspectie aangekondigd. De plaatsvervangend secretaris-generaal werd gevraagd verslag te doen van de uitvoering van de aanbevelingen uit het inspectierapport. Dit verslag is in november 2006 ontvangen 1. 2. Activiteiten vervolginspectie De vervolginspectie vond plaats in de vorm drie gesprekken waarbij de archiefinspecteurs M. Koomen en A.M. de Haan met medewerkers van VROM terugkeken op de periode 2004 en het heden. Aan de hand van verslag van de plaatsvervangend secretaris-generaal spraken zij met mevr. drs A.W. Wisselink, Interim Project/programmamanager DI; de heer F. van Zeeland, senior adviseur DIV; de heer H.M. Sam Sin, clustercoördinator semi-statisch archief en de heer J. Verhoeven, projectleider 1 Brief van de hoofdinspecteur van de Erfgoedinspectie / archieven aan de plaatsvervangend Secretaris-generaal van het Ministerie van VROM, dd. 28-9- 2006 (kenmerk 06-U-286-301). Het verslag is op 6 november 2006 door de Erfgoedinspectie ontvangen. Erfgoedinspectie 2007 4

VIDI 2. De heer T. Wynia, hoofd van de stafafdeling Facilitaire Zaken, was de gesprekspartner bij de Rijksgebouwendienst 3. Met hem werd een apart gesprek gevoerd over de manier waarop VROM heeft gereageerd op het voorval en welke maatregelen zijn getroffen. De gespreken bij het kerndepartement en bij de Rijksgebouwendienst vormen samen met de ontvangen documentatie 4 de basis voor deze vervolgrapportage. 3. Algemene indrukken Ten tijde van de inspectie in 2004 was uw ministerie een traject voor digitalisering opgestart. Bij het inspectiebezoek werd duidelijk dat plannen waren opgesteld om werkprocessen te digitaliseren en om een DMS/RMA in te voeren. Deze uitvoeringsplannen staan bekend als het VIDI-traject. Een aantal van de aanbevelingen uit het inspectierapport zijn gedaan in het licht van bovengenoemde uitvoeringsplannen. In de tussenliggende jaren heeft VROM veel geïnvesteerd in het inrichten van het digitaliseringsproject en het uitvoeren van pilots. Onlangs is van uw kant vastgesteld dat het niet mogelijk is om het project in de huidige vorm voort te zetten. De gesprekspartners gaven aan dat VROM de oorzaken van de stagnatie grondig wil inventariseren. De uitkomsten van de geleerde lessen wil men borgen. Ondanks de stagnatie wil VROM het digitaliseringstraject voortzetten. Het ministerie wil nader onderzoeken op welke wijze het traject ingericht zal worden. VROM, en in het bijzonder de Rijksgebouwendienst, heeft het voorval met de bouwtekeningen serieus opgevat door een onderzoek in te stellen. De ontstane situatie heeft niet geleid tot onvolledigheid van het archief. Het betreft hier een kwestie van informatiebeveiliging. De geleerde lessen hebben geresulteerd in aanbevelingen voor de herziening van de procedure voor verhuizing. 4. De aanbevelingen uit het inspectierapport van 2004 In het inspectierapport van 2004 staan in totaal 11 aanbevelingen. In deze paragraaf geven wij een overzicht van de uitvoering van deze aanbevelingen. De bevindingen naar aanleiding van de vervolginspectie zijn hieraan toegevoegd. Aanbeveling 1 Het is noodzakelijk dat het ministerie vaststelt welke documenten er in de dossiers behoren te zijn opgenomen. Leidraad hierbij moet zijn dat het ministerie verantwoording kan afleggen over zijn handelen, en dat hiertoe alle procesgebonden informatie onder het formele beheersregime wordt gebracht. Afspraken hierover kunnen worden opgenomen in de structuurplannen / informatieplattegronden. 2 De gesprekken vonden plaats op het ministerie van VROM op 08-08-2007 en 04-10-2007. 3 Het gesprek vond plaats op 22-08-2007 bij de Rijksgebouwendienst. 4 Zie de bijlage Bronnenlijst Erfgoedinspectie 2007 5

Bij de vervolginspectie is vastgesteld dat het ministerie van VROM in het Statuut Documentaire Informatievoorziening voorschriften heeft opgenomen over de registratie en archivering van documenten. Voor het opschonen van werkarchieven is een checklist opgesteld 5. De checklist is bedoeld als vuistregel. Vanwege de globale opzet biedt het onvoldoende houvast om dient te doen als basisdocument voor het opschonen van archieven. Het ministerie heeft informatieplattegronden opgesteld die de werkprocessen beschrijven. Deze kunnen een handvat bieden voor de archivering van documenten. De informatieplattegronden richten zich vooral op de digitalisering en worden nu nog niet gebruikt als ordeningsstructuur. Uit de inspectiegesprekken bleek dat bij de uitvoering meer aandacht wordt besteed aan de volledigheid van de formele dossiers. Bij de opleiding van DIV-medewerkers komt dit nadrukkelijk aan de orde. Ook wordt in het contact tussen DIV en de medewerkers van het primaire proces de volledigheid van dossiers regelmatig aan de orde gesteld. Bij overdracht van dossiers naar het semistatisch archief controleert DIV de volledigheid. Aanbeveling 2 Naar ons oordeel is het wenselijk dat initiatieven om de primaire processen optimaal te ondersteunen (zoals VIDI, digitalisering van specifieke werkprocessen zoals HAVIK, EVOA, Kamervragen) in onderling verband met elkaar worden beschouwd door de betrokken directies. Uit de gesprekken bleek dat VROM niet meer gebruik maakt van documentmanagementapplicaties die losstaan van het digitaliseringtraject. Onze gesprekspartners lieten weten dat het ministerie mogelijk databases hanteert die informatie bevatten die als archiefbescheiden moeten worden aangemerkt. Een overzicht van deze applicaties is niet voorhanden. Aanbeveling 3 De directies van VROM moeten terughoudend omspringen met schoning van dossiers, omdat dit de verantwoordingsfunctie van de dossiers kan schaden. Schoning is alleen toegestaan voor zover het selectie-instrumentarium hiervoor een grondslag biedt. Binnen de directies worden vrijwel geen dossiers meer opgeschoond. Selectie en vernietiging vindt nu plaats op centraal niveau door gekwalificeerde medewerkers. Aanbeveling 4 Ook vernietiging van de documenten uit (digitale) werkdossiers is alleen toegestaan op grond van geldige vernietigings- en selectielijsten. Het is nog mogelijk dat medewerkers in het primair proces dossiers opschonen. Dit geldt met name voor de digitale werkdossiers. De medewerkers bij het ministerie beschikken over een checklist voor het opschonen van werkarchieven. 5 Statuut Documentaire Informatievoorziening, artt. 8 en 12, Checklist opschonen persoonlijk werkarchief Erfgoedinspectie 2007 6

Aanbeveling 5 Het is noodzakelijk dat het ministerie van VROM op korte termijn overeenstemming bereikt met het Nationaal Archief over de normen die worden gehanteerd bij de overbrenging van archieven. De gesprekspartners geven aan dat deze overeenstemming inmiddels is bereikt en dat de samenwerking sterk is verbeterd. Aanbeveling 6 Het ministerie van VROM dient na te gaan of er onder archieven die nog niet in kaart zijn gebracht, bestanden zijn die ouder zijn dan dertig jaar. Als dit het geval is, dienen ook deze bestanden te worden meegenomen in de bewerking en overbrenging. Het ministerie van VROM heeft een onderzoek uit laten voeren naar de omvang van de papieren (werk)archieven bij 23 dienstonderdelen van het ministerie en de VROM-inspectie. Hieruit bleek dat de omvang van dit archief aanzienlijk is, maar geen archiefbescheiden betreft die ouder zijn dan dertig jaar. Aanbeveling 7 Het is noodzakelijk dat het departement voor de creatie en verzorging van blijvend te bewaren documenten gebruikmaakt van de materialen die in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden zijn voorgeschreven. Het ministerie verpakt haar archiefbescheiden conform de eisen van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. Het papier dat het ministerie gebruikt voldoet nog niet aan deze eisen. Aanbeveling 8 Gezien de fundamentele veranderingen die de komende jaren gaan plaatsvinden als gevolg van het VIDI-traject, lijkt een sterke sturing vanuit de beleidsdirectie voor informatievoorziening gerechtvaardigd. In het ontwikkelproces van VIDI heeft VROM in eerste instantie veel aandacht besteed aan de inrichting van de primaire processen. DI heeft aanvullende aanbevelingen gedaan met betrekking tot het gebruik van metadata, recordbeveiliging van inkomende documenten. Aanbeveling 9 We vinden het noodzakelijk dat op korte termijn duidelijk wordt welke regels en procedures VROM hanteert in de periode tot de invoering van het DMS / RMA, en dat men in de tussentijd werkt aan goede regels voor na de invoering van het systeem. Inmiddels is een Statuut Documentaire Informatievoorziening vastgesteld en zijn kaders en richtlijnen voor VIDI opgesteld. Ook is het handboek Documentaire Informatie gereed gekomen. Het Statuut Erfgoedinspectie 2007 7

Documentaire Informatievoorziening is breed bekend gemaakt. De kaders en richtlijnen voor het DMS/RMA zijn nog niet geïmplementeerd omdat binnen het ministerie van VROM nog niet met een DMS/RMA wordt gewerkt. Aanbeveling 10 Bijzondere aandacht verdient het creëren van draagvlak voor de implementatie van het DMS / RMA bij de (beleids)medewerkers en de instructie van de (beleids)medewerkers. Het welslagen van de implementatie hangt voor een belangrijk deel af van de mate waarin deze medewerkers kunnen meebepalen hoe de digitale werkprocessen moeten worden vormgegeven. Uit de inspectiegesprekken blijkt dat het VIDI-project is stopgezet als gevolg van een gebrek aan draagvlak bij de medewerkers in het primaire proces. De aanleiding hiervoor ligt volgens de gesprekspartners in de pilotfase. De eindgebruikers maakten toen kennis met een systeem dat performance-problemen vertoonde en het werd vanwege de schermstructuren als gebruiksonvriendelijk ervaren. Aanbeveling 11 De bestaande archiefruimten moeten worden aangepast aan de aanbevelingen uit bijlage 2 van dit rapport. In bijzondere gevallen kan het ministerie ontheffing aanvragen bij de Algemene Rijksarchivaris. Volgens onze gesprekspartners zijn de archiefruimten aangepast conform de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De watervoerende leiding is nog steeds aanwezig in één van de ruimten maar het blijvend te bewaren materiaal is uit deze ruimte verplaatst naar een ruimte die wel aan de eisen van de regeling voldoet. 5. Bouwtekeningen Rijksgebouwendienst Onze bevinding Bij het inspectiegesprek bleek dat VROM de verhuizing van de Rijksgebouwendienst heeft geëvalueerd. Hierbij is vastgesteld dat de beveiligingsbeambte de aanwezige bouwtekeningen in veiligheid heeft gebracht en voorgelegd aan de afdeling waarvan de tekeningen afkomstig waren. Hier stelde men vast dat het om verouderde kopieën handelde, waarop deze kopietekeningen alsnog op de formele wijze voor vernietiging zijn aangeboden. De originele bescheiden zijn in het archief aanwezig. In de evaluatie zijn aanbevelingen gedaan om de verhuisprocedure te verbeteren. Het besluit Voorschrift Informatiebeveiliging rijksdienst- Bijzondere informatie (VIR-BI) is binnen de Rijksgebouwendienst bekend en van toepassing op deze tekeningen. De Erfgoedinspectie ziet niet toe op de naleving van dit voorschrift. De Rijksgebouwendienst geeft echter aan dat het beheer van de tekeningen niet intern wordt getoetst op de naleving van het VIR-BI. Erfgoedinspectie 2007 8

6. Aanbevelingen Op grond van onze conclusies ten aanzien van de aanbevelingen uit 2004, de bevindingen uit de vervolginspectie en de algemene indruk, komen wij tot de volgende aanbevelingen: Volledigheid van dossiers Het komt de volledigheid van het archief ten goede wanneer in detail wordt beschreven welke (digitale) documenten medewerkers uit het primaire proces dienen te archiveren. Het is van belang dat deze beschrijving zich richt op de actuele situatie. (Zie 4, bevindingen bij aanbevelingen 1, 4 en 9) Toegankelijkheid Om de toegankelijkheid tot de archiefbescheiden te waarborgen dient u vast te leggen welke gegevensbestanden onder het archiefwettelijke beheer vallen. Het is raadzaam om te inventariseren of VROM databases beheert met informatie die conform de archiefwettelijke voorschriften als archiefbescheiden moeten worden aangemerkt. (Zie 4, bevindingen bij aanbeveling 2) Duurzaamheid Om de duurzaamheid van de archiefbescheiden te waarborgen, bent u verplicht om papier in te kopen dat voldoet aan de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. (ex artikel 11 van het Archiefbesluit 1995) (Zie 4, bevindingen bij aanbeveling 7) Voortzetting VIDI-project Ik wil u in overweging geven om naast het inventariseren van de stagnatie van het VIDI-project ook te informeren naar de ervaringen die andere departementen hebben opgedaan bij het implementeren van documentmanagementsystemen. Een inventarisatie van de factoren van succes en beperking bij de departementen kan een positieve bijdrage vormen voor een doorstart van het project. (Zie 3 Verhuizing van archieven Het is van belang is dat specialisten op het gebied van de documentaire informatievoorziening al in een heel vroeg stadium betrokken worden bij verhuisplannen. De Erfgoedinspectie heeft een praktische checklist ter beschikking waarin stap voor stap staat aangegeven wat u moet doen om ervoor te zorgen dat het archief goed wordt behandeld bij een verhuizing, en dat dit binnen de kaders gebeurt die in de Archiefwet 1995 zijn gesteld. Ik beveel u aan om uw verhuisprocedure te toetsen aan de hand van de checklist Archieven verhuizen. Deze kunt u downloaden van onze website www.erfgoedinspectie.nl Informatiebeveiliging Het is essentieel dat informatie die op grond van het besluit Voorschrift Informatiebeveiliging rijksdienst- Bijzondere informatie (VIR-BI) als vertrouwelijke informatie staat aangemerkt uiterst zorgvuldig worden behandeld. Ik beveel u aan om erop toe te zien dat het beheer van vertrouwelijke informatie toezicht plaatsvindt conform de beveiligingseisen van het VIR-BI. Informatie op orde In 2006 stemde de Tweede Kamer in met de kabinetsvisie Informatie op orde. Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie. Daarin heeft VROM, samen met de andere ministeries uitgesproken een aantal actielijnen uit te voeren, onder meer gericht op digitalisering, het opstellen van een baseline en het inrichten van een controlfunctie. Een aantal van onze bevindingen bij deze inspectie Erfgoedinspectie 2007 9

hangen direct samen met deze actielijnen. We bevelen het ministerie aan de betreffende verbeteracties mede langs de lijn van de visienota te realiseren. Erfgoedinspectie 2007 10

Bijlage 1 Bronnenlijst Brief van de hoofdinspecteur van de Erfgoedinspectie / archieven aan de plaatsvervangend Secretarisgeneraal van het Ministerie van VROM, dd 28-9- 2006 (kenmerk 06-U-286-301). Voortgangsverslag van de plaatsvervangend Secretaris-generaal van het Ministerie van VROM, dd. 3-11-2006 (kenmerk 06-312-301) Statuut Documentaire Informatievoorziening. Inrichting van het archiefbeheer bij het ministerie van VROM 2005. Rapportage nulmeting DIV-eenheden TODI. 2006 Deelproject Kaders en Richtlijnen VIDI. Eindrapportage versie 1.0 Checklist opschonen persoonlijk werkarchief. Email van de het hoofd van de stafafdeling Facilitaire Zaken van de Rijksgebouwendienst aan de Erfgoedinspectie betreffende de het inspectiegesprek op 22-8-2007, dd. 29-08-2007. Email van de senioradviseur DG/FID/DI aan de Erfgoedinspectie betreffende de conceptrapportage, dd. 28-11-2007. Erfgoedinspectie 2007 11