Communicatieplan Synchroon Versie november 2016 Inleiding In 2008 is Zorggroep Synchroon officieel opgericht. Een Zorggroep welke zich inmiddels, anno 2016, kenmerkt door het grote aantal belanghebbenden en het grote aantal thema s waarmee men zich bezighoudt. Dit stelt bijzondere eisen aan de communicatie vanuit Synchroon. Synchroon heeft een eigen logo, dit is natuurlijk een symbool dat zorgt voor herkenning in één oogopslag. Synchroon verstuurt iedere 6 weken een digitale nieuwsbrief en heeft een eigen website met een patiëntendeel en een deel specifiek voor professionals. Daarnaast wordt relevante informatie desgewenst via thema specifieke nieuwsbrieven of direct mailing verspreid aan bepaalde doelgroepen. Aangezien er geen actueel communicatieplan voorhanden is binnen Synchroon, is besloten dit te gaan uitwerken. Deze notitie is bedoeld als eerste aanzet voor dit communicatieplan. Stappenplan communicatie Synchroon Communicatie is een essentieel onderdeel binnen Synchroon, de communicatie acties dienen meer dan nu gestructureerd worden. Over het algemeen worden drie communicatie-effecten nagestreefd, te weten: - kennisniveau: bijvoorbeeld het bekend maken en systematisch bekend houden van een boodschap - houdingsniveau: bijvoorbeeld het opbouwen van erkenning en waardering - gedragsniveau: bijvoorbeeld ergens toe bereid zijn, ergens aan mee willen doen. Het uitwerken van de communicatie kan in 6 stappen worden verdeeld: Stap 1: De doelstelling van de communicatie wordt bepaald Stap 2: De context wordt beschreven Stap 3: De doelgroepanalyse wordt uitgevoerd Stap 4: De boodschappen worden georganiseerd Stap 5: De communicatie wordt gepland en georganiseerd Stap 6: Het communicatieplan wordt geëvalueerd. Stap 1 Bepaal de doelstellingen van de communicatie De basis van een geslaagde communicatie is een grondig communicatieplan. En de basis van een grondig communicatieplan is een duidelijk antwoord op de vraag: Wat willen we met de communicatie bereiken? Zonder doelstelling blijft communiceren immers in het wilde weg communiceren en dreigt het zinloos te worden. 1
De vragen die we onszelf moet stellen: - Wat willen we bereiken? - Iets bekendmaken? - Een gedrag stimuleren? - Remmingen wegwerken? - Instemming met een visie, een managementplan, een opdracht? - Of.? Stap 2 De context (betrokken partijen, beschikbare middelen en beperkingen) Maak een lijst van alle betrokken partijen. De betrokken partijen zijn alle mensen en groepen die bij het onderwerp betrokken zijn. Som de beschikbare middelen op Som alle beschikbare middelen op, die kunnen helpen om je de communicatie tot een goed einde te brengen: bestaande en/of nieuwe communicatiekanalen (e-news, website, workshops, netwerkvergaderingen, ); bestaande documentatie of teksten; beschikbaar materiaal voor presentaties (laptop, beamer, ); gepland evenement, netwerkvergadering en/of presentatie waaraan je kan deelnemen... en de beperkingen. Spijtig genoeg zijn er beperkingen waar we rekening mee moet houden: budget, termijnen, beschikbaarheid menskracht, technische middelen, De vragen die we onszelf moeten stellen: Wat zijn de betrokken partijen? Over welk budget beschikken we om te communiceren? Hoeveel tijd kunnen we ervoor vrijmaken? Op wie kunnen we rekenen voor hulp? Wat zijn de beschikbare technische middelen? Wat zijn eventuele beperkingen? Stap 3 De doelgroepanalyse In de doelgroepanalyse vragen we onszelf af wie de personen zijn die we willen informeren, sensibiliseren, motiveren,... Wat is hun houding tegenover het onderwerp en wat zijn de gevolgen ervan voor henzelf? Pas als we die gegevens hebt, kunnen we de juiste vorm van communicatie kiezen. 2
De vragen die we onszelf moeten stellen: Wat zijn de doelgroepen? Zijn alle doelgroepen homogeen (i.v.m. het onderwerp)? Is een bepaalde doelgroep onder te verdelen volgens: - belangrijkheid; - betrokkenheid bij het onderwerp; - overtuiging en houding over het onderwerp; - informaticakennis of vaardigheden en voorkeuren (belangrijk voor de keuze van het communicatiekanaal); - bereikbaarheid (locatie en ICT); - locatie (bv. administratieve medewerkers op de centrale zetel versus inspecteurs op de weg); - mediagebruik en -voorkeur. Wat verwachten we van de doelgroepen? Hebben we hoge of lage verwachtingen? Stel de vraag of we willen dat een betrokken partij: - op de hoogte is van het bestaan van het onderwerp; - het onderwerp begrijpt; - overtuigd is van de meerwaarde van het onderwerp; - meewerkt aan het onderwerp; - anderen overtuigt van de noodzaak van het onderwerp; - Hoe meer we van iemand verwachten, hoe intensiever en interactiever de communicatie moet zijn. Wat is hun belangrijkste zorg, barrière,? Het is heel belangrijk om onszelf af te vragen wat de belangrijkste zorg is van elke betrokken partij op het gebied van het onderwerp en de veranderingen die dat met zich meebrengt. Stap 4 De boodschappen Om informatie op een efficiënte manier over te brengen is het belangrijk te kiezen voor één enkele boodschap per communicatieactie. Kies voor het KISS-principe: keep it short and simple! De vragen die we onszelf moeten stellen: Wat is de kern van de communicatie, per doelgroep? - Hoe vertalen we dat sleutelidee in woorden? - In beelden? - Zijn de boodschappen identificeerbaar? Sluiten ze aan op de noden van de verschillende doelgroepen? Sluiten de boodschappen aan bij de doelstellingen (qua stijl, impact, )? Zijn de verschillende boodschappen op elkaar afgestemd? Wat is de kernboodschap van een communicatieactie? Te doen Kies voor één eenvoudige boodschap per communicatie actie! 3
Stap 5 Plannen en organiseren Tijd om het resultaat van alle voorgaande denkoefeningen samen te voegen. Een afgewerkt communicatieplan bestaat uit: een visueel communicatieplan: een overzicht in de vorm van een tijdlijn waarop alle gegevens over alle communicatieacties kort vermeld zijn (een lijn voor elke geïdentificeerde doelgroep of subgroep); een communicatieplanning: een tabel met alle aspecten van elke geplande communicatieactie: - datum - doelgroep - boodschap - communicatiemiddel - afzender - frequentie - materiaal - verantwoordelijke. De vragen die we onszelf moeten stellen: Tijdlijn - Op welk moment is het nodig te communiceren? - Naar wie? - Welk communicatiemiddel is het best geschikt? - Is de communicatieplan realistisch? Uitvoerbaar? Communicatieplanning - Op welk moment wordt de communicatieactie uitgevoerd? (datum) - Welke groep personen willen we met deze actie bereiken? (doelgroep) - Wat is de inhoud van de communicatieactie? (boodschap) - Welke communicatiemethode moet gebruikt worden om de boodschap over te brengen (middel: e-mail, news, infosessie, folder, affiche, )? - Wie brengt de boodschap over? (afzender) - Hoeveel keer zal deze precieze actie worden herhaald? (periodiciteit: eenmalig, wekelijks, maandelijks, ) (frequentie) - Welk materiaal is nodig om de communicatieactie goed uit te voeren: brochure, een informatiedocument, (materiaal) - Wie is praktisch verantwoordelijk voor het uitvoeren van de actie? (verantwoordelijke). Stap 6 De evaluatie Dankzij een goed bepaalde doelstelling kan je in de loop van het project en achteraf de reeds uitgevoerde communicatieacties evalueren. Dat kan intuïtief of op basis van een enquête. Door te evalueren kan je besluiten trekken voor toekomstige communicatieacties. De vragen die we onszelf moeten stellen: Zijn de doelstellingen bereikt? Indien neen: wat is er misgelopen? Hoe zouden we dat kunnen verbeteren in de toekomst? 4
Conclusie Een communicatieplan voor Synchroon opstellen is meer dan even brainstormen over originele communicatieacties. Het is stilstaan bij het doel van het communicatiegedeelte vanuit Synchroon, naar de betrokken partijen, de boodschap, de beperkingen die we hebben. Elk aspect van een communicatieplan, van de afzender tot het communicatiekanaal, moet goed overwogen zijn. Hierna volgt een uitwerking van de diverse middelen die binnen Synchroon ter beschikking staan, welk resultaat we willen bereiken met de inzet van deze middelen en welke acties er worden uitgezet ten behoeve van de evaluatie. 5
Bijlage: eerste analyse belanghebbenden Synchroon Belanghebbenden Synchroon Om een analyse te maken van de belanghebbenden van Synchroon is het goed te kijken naar de volgende drie schillen: 1. De interne organisatie; 2 De directe omgeving die van directe invloed is op het bereiken van de doelstellingen en resultaten van Synchroon; 3. De algemene omgeving buiten Synchroon die van invloed zijn op de prestaties van Synchroon. De interne organisatie Synchroon heeft geen eigen personeel. Synchroon haalt in principe het personeel uit de directe omgeving, inzet medici, POH-ers, paramedici in werkgroepen en huurt daarnaast ZZP-ers in op basis van deskundigheid. Het betreft zowel medici als paramedici als verpleegkundigen als overige belanghebbenden. Dit stelt bijzondere eisen aan de communicatie. Resultaat analyse interne organisatie: - Leden Raad van Commissarissen - Bestuursleden - Kaderartsen - Huisartsen (zijn aandeelhouders BV) - Leden adviesraad Synchroon - Leden multidisciplinaire werkgroepen - Ingehuurde ZZP-ers - Gedetacheerde werknemers HvB Doktersdiensten: financiële administratie, controller, secretariaat - Klankbordgroep van patiënten - De directe omgeving - Patiënten van de bij Synchroon aangesloten huisartsen - Gecontracteerde ketenpartners (of horen deze bij de interne organisatie?): diëtisten, podotherapeuten, fysiotherapeuten, DC Bernhoven - Zorgverzekeraars: met name VGZ en CZ omdat dit de preferente zorgverzekeraars zijn - Zorgaanbieders en gemeenten in de regio Oss-Uden-Veghel - De algemene omgeving - LHV - Ineen - VWS - 6
Communicatieplan SYNCHROON 2016-2017 Verantwoordelijk: Bestuur Synchroon Ondersteunende staf: Hedi ter Braak Bespreking bestuur: 01-12-2016, Versie 18 november 2016 Vooraf Beter dan tot heden wordt nagedacht over de boodschap die we willen brengen als Synchroon en het doel dat we willen bereiken! Te denken valt aan: informeren, enthousiasmeren, draagvlak creëren. Onderwerp Korte beschrijving activiteiten Tijdpad Wanneer ga je het doen? Digitale nieuwsbrieven 1. Algemeen 1 x per 6 weken verschijnt een algemene digitale nieuwsbrief. Inhoud komt vanuit diverse gremia van Synchroon maar ook van ketenpartners. Doorlopend Resultaat Beschrijf het eindresultaat zodat je zicht hebt op wat je gaat doen Er verschijnen 8 digitale nieuwsbrieven per jaar. Huisartsen, ketenpartners en overige externe contacten zijn geïnformeerd over de activiteiten binnen Synchroon 2. Themagericht In de maand van de sandwichscholing verschijnt over het thema van de nascholing een thema gerichte digitale nieuwsbrief voor huisartsen, POH-ers en ketenpartners. Doorlopend Er verschijnt 4x per jaar een themagerichte nieuwsbrief met daarin alle informatie over de ontwikkelingen mbt betreffende thema. 3. Nieuwsflitsen Na iedere bestuursvergadering verschijnt een digitale nieuwsflits / blog over 1 onderwerp voor huisartsen en POH-ers Start Q1-2017 daarna doorlopend Het draagvlak bij huisartsen en POH-ers wordt vergroot. 7
Jaarverslag 2016 1. Jaarverslag Synchroon Zorg BV 2. Jaarverslag Vereniging Synchroon Uiterlijk 2 weken voor de ALV, gepland op 20 april 2017, zijn de jaarverslagen gereed Q1-2017 Jaarverslagen zijn gereed conform wettelijke vereiste. Jaarverslagen worden in vernieuwde vorm, bij voorkeur digitaal opgemaakt. Jaarverslagen zijn bedoeld om belanghebbenden te informeren en om aan een wettelijke verplichting te voldoen. E-mail adressen Inregelen e-mailadressen Synchroon Q4-2016, doorlopend Alle bestuursleden en staf gaan gebruik maken van e-mailadres Synchroon, dat wil zeggen @synchroon.info. Hierdoor wordt de herkenbaarheid van Synchroon vergroot. Website en app Synchroon Inregelen van digitaliseren zorgprogramma s en smoelenboek Q4-2016 De Synchroon app is ontwikkeld. De eerstelijnsprotocollen zijn ingelezen en waar nodig aangepast aan de regio. Op de website en in de app is dezelfde informatie terug te vinden. Hagro bezoeken bestuur Aan Hagro s wordt het aanbod gedaan om tijdens een vergadering een toelichting te krijgen op de activiteiten van Synchroon Q4-2016 doorlopend Er zijn gesprekken tussen bestuur en Hagro s. Door deze gesprekken wordt meer draagvlak gecreëerd en meer informatie uit de regio opgehaald. Huisarts praktijk bezoeken HA praktijken kunnen op verzoek van de praktijk dan wel pro-actief op verzoek bestuur Synchroon bezocht worden Q1-2017 Er zijn gesprekken tussen bestuur en individuele HA praktijken. Door deze gesprekken wordt meer draagvlak gecreëerd en informatie verstrekt. 8
Actielijst Communicatieplan Wie/Actie Frank Mieke Algemene digitale nieuwsbrief: - Jaarplanning maken: 1x 6 weken - Aan bestuursleden, voorzitters werkgroepen en staf wordt vooraf gevraagd of er nieuwsitems zijn voor de nieuwsbrief - Uitwerken en verzenden nieuwsbrief Bestuurslid met betreffende portefeuille en staf Themagerichte nieuwsbrief; - Verzamelen van alle informatie bij kaderartsen aansluiten bij inhoud scholing en overige lopende werkgroepen. In Q van scholing thema nieuwsbrief betreffende onderwerp laten verschijnen. - Inventariseren van mogelijke Droomactiviteiten over betreffende thema, info meenemen in themanieuwsbrief Bestuur Nieuwsflitsen na iedere bestuursvergadering Planning in welk kwartaal? (Q3-2016, Q4-2016, Q1-2017, Q2-2017) Doorlopend Q4-2016 hartfalen Q1-2017 ouderenzorg Q2-2017 GGZ Q3-2017 CVRM Q4-2017 Diabetes Q4-2016, doorlopend Afgerond? Ja/ 9
Hedi - Inhoud jaarverslagen verzamelen - Contacten leggen, offerte opvragen voor nieuwe vormgeving Frank - Inregelen en aanjagen gebruik e-mailadressen Synchroon, contacten met PK onderhouden Frank - Contacten met de app bouwer en stichting Koel - Regelen van medebeoordelaars app - Verder uitbouwen app met RTA s Q1-2017 Q1-2017 Q4-2016 en doorlopend Q4-2016 Q1-2017 Frank bestuur - Inregelen aanbod aan hagro s - Uitvoeren van de gesprekken Q4-2016 en doorlopend Hedi - Frank Samenhang met communicatieplan Droom bewaken Q4-2016 en doorlopend 10