Optimaal inzicht in én grip op uw uitgaven!?

Optimaal inzicht in én grip op uw uitgaven!? 20/20 Xspend: 24/7 online platform voor volledige automatisering van budget tot betaling

In Nederland wordt veel aandacht besteed aan het efficiënt inrichten van bedrijfsprocessen. Dit met als doel het verhogen van de efficiency, processen te optimaliseren en/of de verwerkingskosten te verlagen. Eén van de bedrijfsprocessen die in de aandacht staat is (inkomende) factuurverwerking. Onderdelen van factuurverwerking zijn wellicht al eens geoptimaliseerd en geautomatiseerd. Door o.a. (technische) invloeden vanuit de markt, wet- en regelgeving en de behoefte om lasten te verlichten merkt Veenman dat er bij veel organisaties een volgende stap gewenst is. Om hier perfect op in te spelen hebben wij de beschikking over een flexibel en schaalbaar online platform wat iedere organisatie in staat stelt processen rondom factuurverwerking te optimaliseren. Naadloze koppelingen en communicatie met uw financiële of ERP-systeem De 20/20 Xspend oplossing heeft met vrijwel alle financiële systemen koppelingen tot stand gebracht. 20/20 Xspend: een uniek online platform voor volledige automatisering van budget tot betaling. Met de 20/20 Xspend oplossing van Veenman krijgt u volledig inzicht in en grip op de uitgaven van uw organisatie. Door een geïntegreerde werkwijze versterken de controlerende, inkoop- en financiële functies elkaar. Met als resultaat een transparant, financieel betrouwbaar en efficiënt proces van budget tot en met betaling inclusief betaaladvies en betaalcontroles. Hiermee realiseert u volledige grip op uw uitgaven. Belangrijke kenmerken van de oplossing zijn dat u on-premises of vanuit de cloud kunt werken met een overzichtelijk dashboard en koppeling met uw administratie. Een unieke abonnemenstvorm en korte implementatietijd zorgen voor minimale investeringen en een snelle terugverdientijd. Denk groot, begin klein 20/20 Xspend kenmerkt zich door zijn complete en ook schaalbare functionaliteiten. Naast het optimaliseren van uw inkomende factuurstroom informeren onze consultants u graag ook over de andere functionele toepassingen. Indien u eenmaal gebruik maakt van het platform is aansluiting op en het optimaliseren van uw overige processen simpel en snel te realiseren. WAAR WILT U GRAAG GRIP EN CONTROLE OP? Grip op uw factuurverwerking Grip op goedkeuring/autorisatie Grip op uw budgetten Grip op declaraties Grip op contracten Grip op digitaal inkopen In deze brochure vindt u een uitwerking van alle feitelijke en functionele gebieden omtrent budget tot betaling van de verschillende deelgebieden uitgewerkt.

De juiste keuze Het concept kent drie verschillende keuzemogelijkheden Basic, Professional en Premium die een transparante prijsstelling hebben en geen grote investeringen vooraf vereist. Daarnaast zijn er extra functionaliteiten beschikbaar van zogenoemde Cloud OCR diensten voor het optimaliseren en herkennen van facturen tot aan extra validatiemogelijkheden voor het toevoegen van de juiste informatie aan het boekingsvoorstel. VOLLEDIG GEAUTOMATISEERD! VAN BUDGET TOT BETALING Efficiënt en effectief Actueel inzicht in de verplichtingen Actueel inzicht in de factuurstroom Geen ongemerkte contractverlenging Makkelijk bestellen en betalen Op basis van een intakegesprek adviseren onze consultants u graag over het juiste model voor uw organisatie en hoe snel u uw abonnementsvorm heeft terug verdiend. Basic Abonnement per maand per gebruiker Professional Abonnement per maand per gebruiker Premium Abonnement per maand per gebruiker 3 bedrijven / administraties 10 bedrijven / administraties Onbeperkt aantal bedrijven / administraties Digitale factuurverwerking Basic abonnement plus: Professional abonnement plus: Budgetbewaking Toegang tot Cloud OCR* Eigen layouts onderhouden Declaraties Betaalcontrole Eigen rapportages bouwen Digitaal inkopen Afhandelen medewerker declaraties Zelf workflows aanpassen Contractmanagement Archief met verwerkte transacties Standaard & maatwerk rapportages Cloud backup & restore Delegeren bij afwezigheid KPI monitor startscherm Android & ios mobile app Integratie met Azure Active Directory Periodiek koppeling draaien Taken kunnen schedulen (bijv. automatisch genereren rapporten) Toegang tot Solution Builder: zelfstandig en ongelimiteerd oplossingen toevoegen aan 20/20 Xspend platform extra functionaliteiten: extra functionaliteiten: extra functionaliteiten: Portaal: prijs per maand per gebruiker Portaal: prijs per maand per gebruiker Portaal: prijs per maand per gebruiker *Cloud OCR 1: herkenning en tuning, bedrag per factuur *Cloud OCR 2: validatie en aanvulling, bedrag per factuur Cloud OCR: herkenning en tuning, bedrag per factuur Cloud OCR: validatie en aanvulling, bedrag per factuur Note: portaal gebruikers kunnen binnen het platform declaraties, inkoop- en contract aanvragen indienen. Ook hebben zij toegang tot het archief, kunnen rapportages genereren en kunnen de rol van expert op zich nemen bij vragen van de gebruikers.

Product close up Budgetten Altijd en overal het budgetsaldo checken Beslissen op basis van actuele informatie. Te vaak krijgen budgethouders alleen maandelijks informatie over de status van hun budget. Gedurende de maand moeten de budgethouders daardoor inkoopbesluiten nemen op basis van een onderbuik gevoel of zelf bijgehouden spreadsheets. Met 20/20 Xspend zien budgethouders bij ieder contract, inkooporder of factuur die zij beoordelen hoeveel budget er nog beschikbaar is. Zo kunnen zij op basis van juiste informatie het aankoopbesluit nemen. Budgetbewaking De budgetten worden opgesteld in 20/20 Xspend, geïmporteerd vanuit Excel of vanuit het financieel systeem. Vervolgens worden alle contracten, inkooporders en facturen geautoriseerd door de juiste budgethouder. Bij het beoordelen ziet de budgethouder direct wat de impact is op het budget. Nadat de verplichting is aangegaan, wordt deze gereserveerd op het budget. Dit betekent dat zowel goedgekeurde orders en contracten, als facturen in omloop en gedane betalingen, zijn verrekend met het beschikbare budget. In de rapportages is ook in deze categorieën de huidige stand van het budget inzichtelijk. Doordat alle verplichtingen worden afgetrokken van het nog beschikbare budget ontstaat een up-to-date inzicht. Dit inzicht wordt de budgethouders geboden voordat zij een aankoop autoriseren, waardoor er nooit meer onverwacht te veel wordt uitgegeven. rapportages op basis van meerdere KPI s die door de budgethouder zelf, de inkoopafdeling of door de financiële directie geraadpleegd kunnen worden. Rapportages en Dashboards 20/20 Xspend is standaard voorzien van diverse budgetrapportages op basis van meerdere KPI s die door de budgethouder zelf, de inkoopafdeling of door de administratie geraadpleegd kunnen worden. Hierbij kan een totaaloverzicht van de realisatie op budgetten worden gegenereerd maar kan er ook eenvoudig tot op individueel transactie niveau worden ingezoomd. Periodieke budgettenrapportages met de juiste KPI s BUDGETTEN, CONTROLE EN GRIP VOORDAT DE VERPLICHTING AANGEGAAN WORDT Nooit meer onverwacht teveel uitgeven Altijd up-to-date budgetinformatie Overzicht over historisch, huidig en toekomstig budget Tijdig bijstellen van budgetten Onderhoud van budgetten zeer eenvoudig Nieuwe jaarbudgetten gerond kunnen toewijzen

Product close up Regelherkenning Facturen automatisch matchen met de orders en ontvangsten Regelherkenning; wat is het? Met regelherkenning worden alle relevante gegevens op kop- en regelniveau van de facturen afgelezen. Het doel hiervan is om, na scanning en herkenning, de facturen volledig automatisch te matchen met de orders en ontvangsten. Afwijkingen tussen de factuur en de order worden hierdoor automatisch geconstateerd. Tijdens het scannen wordt middels free-form herkenning de essentiële data van de factuur afgelezen. Automatische controles binnen het systeem wijzen de gebruiker gelijk op de data waar mogelijk een fout in zit. Het systeem controleert of verplichte velden zijn gevuld en of de herkende gegevens consistent zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld controles instellen of het bedrag exclusief BTW, vermeerderd met de BTW, optelt tot het bedrag inclusief BTW. Maar ook of de prijs per stuk, vermenigvuldigd met het gefactureerde aantal, overeenkomt met het totaal bedrag op de regel. Hierdoor hoeft de gebruiker alleen de herkende gegevens te controleren en niet de volledige data invoer te verzorgen. Dit heeft als resultaat dat alle relevante gegevens van de factuur worden afgelezen, waardoor de factuur aansluitend automatisch kan worden gematched en geboekt. Geautomatiseerd coderen en matchen Met regelherkenning kan 20/20 Xspend deze facturen automatisch coderen en matchen met de orders en ontvangsten, zonder dat hier een medewerker van de financiële administratie aan te pas komt. Alleen wanneer een factuurregel niet door 20/20 Xspend kan worden herleid naar een orderregel, dient een medewerker van de administratie de codering en matching handmatig te vervolmaken. Bij een volledige match hoeft de factuur niet meer te worden gecontroleerd en kan deze direct worden overgezet naar het financiële systeem en vrijgegeven worden voor betaling. Indien gewenst kan de factuur echter nog wel ter kwaliteitscontrole aan een medewerker worden aangeboden. Hierdoor wordt zelfs 4-weg matching gerealiseerd. Het is voor de medewerker die afwijkingen beoordeelt, direct inzichtelijk op welke regel van de factuur de afwijking zit en waardoor de afwijking wordt veroorzaakt (aantal, bedrag, extra kosten etc.). Op basis van de herkende gegevens wordt de factuur automatisch gematched. Efficiënte afhandeling dankzij regelherkenning Uiteindelijk resulteert de inzet van regelherkenning in een uiterst efficiënte afhandeling van de inkoopfacturen. Waar de factuurcontrole met de order in een papieren proces, zeker wanneer er afwijkingen ontstaan, tijdrovend is voor de administratie, wordt de factuurregel/orderregelcontrole volledig geautomatiseerd met de inzet van regelherkenning & matching. HET NUT VAN REGELHERKENNING: Individuele factuurregels van de facturen aflezen Validatie van herkende gegevens Facturen automatisch coderen Facturen automatisch matchen Direct inzicht in afwijkingen tussen factuur en order

Product close up Betaalcontrole Betaalcontrole borgt de uitgaande geldstroom Met de betaalcontrole van 20/20 Xspend wordt gecontroleerd of de betalingen die naar de bank worden gestuurd overeen komen met wat er op basis van de factuur is geautoriseerd. Waarom is dit van belang? Er zit tijd tussen de upload van de factuur vanuit 20/20 Xspend naar het financieel systeem en het moment van betaling. In deze tijdsperiode kan de factuurtransactie worden gewijzigd in het financieel systeem. Ten goede, bijvoorbeeld omdat het rekeningnummer van de leverancier veranderd is. Maar ook foutief. Vanuit control perspectief is het van belang dat deze wijzigingen inzichtelijk worden gemaakt voordat de betalingen de deur uit gaan. Dit biedt de zekerheid dat er enkel juiste betalingen worden gedaan. Middels de betaalcontrole worden onjuiste betalingen voorkomen. De Betaalcontrole De betaalcontrole van 20/20 Xspend controleert of op het moment van betalen de betalingsopdracht klopt met wat er op basis van de factuur is geautoriseerd. Er wordt op de volgende punten gecontroleerd: bankrekeningnummer, bedrag, juiste autorisatie, reeds eerder aangeboden voor betaling (dus risico op dubbele betaling) en is de factuur überhaupt bekend in 20/20 Xspend of is deze direct ingevoerd in het financieel systeem. De betaalcontrole geeft snel en overzichtelijk aan wanneer de betaling afwijkt van hetgeen er is vastgelegd en geautoriseerd in 20/20 Xspend. 20/20 Xspend voorziet in het controleren van de betalingen die gedaan worden. Het initiëren van de betalingen blijft plaatsvinden vanuit het financieel systeem. Daar moeten de openstaande posten immers ook worden af geletterd. SOx compliance Act De betaalcontrole voldoet geheel aan de SOx Compliance Act waarbij functiescheiding in het financiële proces een belangrijke rol speelt. Na het aanmaken van de betaalbatch in het financieel systeem, zullen twee personen die specifiek die rol hebben gekregen, de betaalcontrole uitvoeren. Het betaalbestand wordt automatisch vergeleken met de goedgekeurde facturen in 20/20 Xspend. De finale autorisatie om de betaling uit te voeren ligt vaak in de top van de organisatie. Door managers en directieleden wordt de betaalcontrole gewaardeerd omdat ze eenvoudig alle bijbehorende facturen kunnen oproepen wanneer een betaalbatch wordt geautoriseerd in de online bankomgeving. Accountants waarderen deze controle omdat het een geautomatiseerde, integrale (dus geen steekproeven meer) controle is, waarbij functiescheiding wordt toegepast. En de financiële afdeling boekt aanzienlijke tijdswinst omdat alle informatie al in het systeem staat. Dashboard betaalcontrole BETAALCONTROLE, DE LAATSTE STAP IN EEN VEILIGE BETAALPROCES: Integrale controle van uw betaalbestand Zeer efficiënt & volledig Nooit meer dubbele betalingen Vier ogen principe Functiescheiding

Product close up Declaraties Medewerkers dienen zelf hun declaraties in De declaratie functionaliteit van 20/20 Xspend stelt medewerkers in staat om zelf onkosten te declareren. Om declaraties te kunnen indienen hebben medewerkers slechts een Portaal gebruiker nodig van 20/20 Xspend. Dit is een gebruiker met minder mogelijkheden, maar daardoor ook een stuk voordeliger geprijsd. Portaal gebruikers kunnen declaraties indienen en de juiste bonnetjes gescand toevoegen. Natuurlijk is het ook inzichtelijk of een declaratie al door de manager is goedgekeurd. Het invoer werk van de declaratie wordt gedaan door de declarant, dit scheelt veel werk op uw Financiële Administratie en voorkomt misverstanden en onduidelijkheden. Declaraties indienen via de mobiele app Uw medewerker kan via de mobiele app (Android, IOS, Windows Phone) of website de onkosten invoeren en een foto of scan van de bonnetjes toevoegen als bijlage. Per onkostensoort wordt automatisch de juiste BTW code verwerkt. Zo is bijvoorbeeld BTW op parkeerkosten wel aftrekbaar in uw aangifte, maar BTW op lunch- of dinerkosten gebruikt in een horecagelegenheid is niet aftrekbaar bij uw BTW aangifte. Door de inrichting van het systeem heeft u geen omkijken meer naar de BTW afhandeling en wordt juiste autorisatie van de declaratie voor uitbetaling geborgd. medewerker) en een grootboekrekening (op basis van het soort kosten) toegevoegd ten behoeve van de financiële registratie van de declaratie. De medewerker kan de declaratie(s) zelf invoeren. Na controle door de administratie wordt de declaratie naar de verantwoordelijke manager(s) gestuurd voor goedkeuring. Dit alles gaat automatisch via de ingerichte workflow. Na de goedkeuring wordt de boeking in het financieel systeem betaalbaar gesteld en kan de declaratie worden uitbetaald. Hoe werkt het? Bij het indienen van een declaratie wordt aangegeven om wat voor soort kosten het gaat (lunch, parkeren of reiskosten bijvoorbeeld). Op basis van de medewerker die declareert en het type kosten wordt automatisch de kostenplaats (o.b.v. van de De onkosten declaratie via de mobiele app. De juiste BTW code wordt automatisch verwerkt. DE VOORDELEN OP EEN RIJ: Standaard functionaliteit. Geen extra module nodig Eenvoudig declareren via de App of website De medewerker heeft altijd inzicht in de status van de eigen declaraties. De afdeling administratie wordt niet meer lastig gevallen met vragen over al dan niet betaalde declaraties

Product close up Contract management Contracten altijd én overal inzichtelijk! Op tactisch en strategisch inkoopniveau wordt er veel aandacht besteed aan het sluiten van de juiste contracten. Binnen deze contracten wordt de aanschaf van de producten of diensten in de juiste kwaliteit en tegen de beste voorwaarden geborgd. Dit zorgt ervoor dat het aantal contracten (en daarmee de noodzaak tot het managen van deze contracten) fors toeneemt. Echter, hoe wordt de operationele uitnutting van deze contracten gerealiseerd? Zonder automatisering verzandt dit al gauw in grote Excelsheets en handmatige controles. Met 20/20 Xspend wordt het managen van inkoopcontracten eenvoudig geborgd. Contractbeheer De software van 20/20 Xspend biedt een beproefde methodiek om contracten te beheren en bestaat uit twee onderdelen. Het contractregister vormt de basis. Zoals de naam al prijsgeeft wordt hier het beheer van contracten mogelijk gemaakt. Per contract worden hierin alle belangrijke basisgegevens vastgesteld zoals contractnummer, contractsoort, looptijd, notificatieperiode, contracteigenaar en het gescande document. Er bestaan verschillende notificatiemogelijkheden binnen het contractregister om ongewenste contractverlenging te voorkomen. Contractmanagement Deze uitbreiding zorgt ervoor dat nieuwe contracten digitaal worden aangevraagd en goedgekeurd. Om de leveranciersprestaties te beoordelen kunnen contract review taken worden uitgezet. Inkopers kunnen mantelcontracten sluiten voor bepaalde inkopen. Deze uitbreiding zorgt ervoor dat inkopen bij de juiste leveranciers terechtkomen. Ongestructureerde inkopen bij verschillende leveranciers, onvoordelige inkoopvoorwaarden of inkopen buiten het contract om maverick buying zijn daarmee verleden tijd. Inkomende facturen worden bij het boeken gematched met de vastgelegde contractafspraken. Hiermee voorkomt u dat niet-bestaande facturen worden betaald of dat er transacties plaatsvinden met opgezegde contracten. Ook Contractbeheer is rol- en rechten-gebonden CONTRACTREGISTER EN CONTRACTMANAGEMENT VAN 20/20 XSPEND Registreer, bewaak en traceer lopende contracten Accordeer nieuwe contracten volgens de juiste route Borg dat inkopen bij preferred suppliers worden gedaan Match inkoopfacturen met contractregels

Product close up Open catalog interface Webshop integratie via OCI Middels een OCI-koppeling (Open Catalog Interface) maakt 20/20 Xspend het mogelijkheid te winkelen in de webshop van uw leverancier. U geeft per inkooptype aan dat een uitstapje mogelijk is naar deze webshop. Binnen de betreffende webshop doet u vervolgens uw boodschappen en met een druk op de knop worden de artikelen, aantallen en de prijzen overgezet naar de inkooporder in 20/20 Xspend. Deze inkoopaanvraag zal aansluitend het goedkeuringsproces doorlopen en pas na officiële goedkeuring daadwerkelijk worden doorgezet naar de leverancier. Ook deze laatste stap is volledig te automatiseren. Wij sturen uw leverancier dan geheel automatisch een PDF en/of XML. De XML kan in een door de leverancier gewenst formaat worden doorgestuurd. De voordelen van OCI Inzet van de OCI-koppeling levert een groot aantal kwantificeerbare voordelen op. Denk alleen al aan het bestellen met de juiste artikelcodes, prijzen en laatste voorraadgegevens. Uw inkooporder is altijd 100% correct en kan dus eenvoudig worden verwerkt bij de leverancier. Bovendien hoeft u zelf geen catalogi te onderhouden, dit doet de leverancier. Dit betekent aanzienlijk minder werk voor u. Veel webshops bieden ook standaard extra functionaliteit aan als boodschappenlijstjes, herhaalorders en gestaffelde prijzen. Dergelijke voordelen kunnen enkel worden benut als u direct integreert met de webshop van uw leverancier. Bespaar tijd en geld met OCI Maverick buying, een andere uitdaging van veel organisaties, wordt ook teruggedrongen met OCI. Door leveranciers te koppelen aan bepaalde inkooptypen kunt u qua routering en inkoopstructuur veel gerichter sturen bij welke leveranciers wordt ingekocht. Door middel van webshop integratie wordt het bestellen bij verschillende leveranciers tegengegaan en worden kwantum voordelen eenvoudiger gerealiseerd. Als we de voordelen van een OCI-koppeling kwantificeren in termen van de besparing die het oplevert, dan kunnen we uitgebreide lijst van punten opsommen waarop door individuele medewerkers tijd wordt bespaard. Binnen de gehele keten van bestellen, plaatsen van de order en het verwerken van de daaraan gerelateerde factuur kan dit tientallen euro s (!) aan besparing opleveren per transactie. Via de punch-out -knop kunt u in de webshop van uw leverancier gaan winkelen. INKOOPVOORDELEN MIDDELS EEN OCI -KOPPELING: Nooit meer invoerfouten Snellere invoer van artikelen en prijzen Onderhoud van de catalogi ligt bij de leverancier Altijd inkoop tegen de juiste prijs Elektronische bestelling en factuur in een gesloten circuit

Product close up Digitaal inkopen Net zo gemakkelijk als je favoriete webshop Met de inkoopfunctionaliteit van 20/20 Xspend zijn er 2 standaard mogelijkheden om een inkooporder te initiëren. 20/20 Xspend borgt dat de inkooporder voordat de bestelling bij de leverancier wordt geplaatst op de juiste manier wordt geautoriseerd. Vanuit Leverancier catalogus: De gebruiker plaatst de inkooporder direct in de webshop van de leverancier waarna de order middels OCI (Open Catalog Interface) in 20/20 Xspend wordt geïmporteerd. Meer informatie hierover is te vinden in de Product Close Up genaamd OCI. Hierdoor kiest de indiener direct zelf welke goederen worden ingekocht. De inkoopafdeling wordt hierdoor maximaal ontzorgd in het operationele bestelproces, terwijl de inkoop wel gedekt is door mantelcontracten of centrale afspraken. Vrije aanvraag: Wanneer een aankoop niet wordt gedekt middels OCI kunnen vrije aanvragen worden ingediend. Deze aanvragen worden aangeboden aan een materiedeskundige. Deze bepaalt waar gekocht gaat worden en tegen welke voorwaarden, voordat de manager goedkeuring geeft. Ontvangstregistratie Voor inkooporders waar ontvangsten gewenst/verplicht zijn, kunnen deze worden geregistreerd. Wanneer ontvangsten worden geregistreerd is het mogelijk om 3-weg matching te realiseren voor de factuur. Indien de factuur matched met de prijs uit de order en het aantal uit de ontvangst kan de factuur direct betaalbaar worden gesteld in het financieel systeem. Ieder inkooptype kent een eigen werkstroom Het inrichten van de werkstroom kan per type inkooporder worden ingericht waarbij iedere processtap aansluit bij uw organisatie. Het systeem bepaalt automatisch op basis van de gegevens in de inkooporder welke budgethouder(s) goedkeuring moet(en) geven. Ook kan per inkooptype ingericht worden of de aanvrager van de inkooporder zelf de order plaatst bij de leverancier, of dat dit door een vaste persoon of inkoopafdeling gedaan moet worden. Door het goedkeuringsproces niet achteraf op basis van de factuur te doen, maar al op basis van de inkooporder, wordt een gestructureerde verplichtingenadministratie opgebouwd en zo worden verrassingen in de budgetten/uitgaven voorkomen. Indien de factuur overeen komt met het goedgekeurde bedrag hoeft de budgethouder niet nogmaals goed te keuren, dit is immers al gebeurd bij het goedkeuren van de inkooporder. HET GEHELE PROCUREMENT PROCES IN ÉÉN SYSTEEM Zeer gebruikvriendelijk Goedkeuring op inkoopordeer vóór plaatsing van de order 3-Weg Matching; order, ontvangst, factuur Direct in de webshop van leveranciers winkelen middels OCI Processtappen per inkooptype te bepalen

Koppelingen met 25+ financiële en ERP-systemen. Onder meer:

Rivium Quadrant 201-209 2909 LC Capelle aan den IJssel T 010 284 6123 F 010 284 6177 Postbus 1302 3000 BH Rotterdam www.veenman.nl info@veenman.nl