Gebruikershandleiding Digimeldingportaal Versie 3.3 Datum 4 november 2016 Status Definitief
Inhoud Inhoud 1 Inleiding... 4 1.1 Waarom terugmelden?... 4 1.2 Gerede twijfel... 4 1.3 Digimeldingportaal... 4 1.4 Functionaliteiten... 5 1.5 Authenticatie via eherkenning... 5 1.6 Versies besturingssysteem en browser... 6 1.7 Leeswijzer... 7 2 Inloggen... 9 3 Gerede twijfel terugmelden... 12 3.1 Terugmelden... 12 3.2 Stap 1 Kies basisregistratie... 12 3.2.1 Vul objectidentificatie in... 13 3.2.2 Kies soort object... 14 3.3 Stap 4 Geef aanvullende informatie... 18 3.3.1 Toelichting toevoegen... 18 3.3.2 Meldingskenmerk toevoegen... 18 3.3.3 Contactgegevens toevoegen... 19 3.3.4 Bijlage toevoegen... 19 3.4 Stap 5 Verstuur de melding... 20 4 Inzien terugmeldingen... 22 4.1 Terugmelding zoeken... 22 4.2 Overzicht terugmeldingen... 22 4.3 Resultaatlijst, details opvragen en statusverloop... 23 4.4 Details van terugmelding; intrekken... 24 5 Mogelijke Statussen... 26 6 Sluiten... 27 7 Uniek voor het HR (HR)... 28 7.1 Autorisatie voor terugmelden op het Handelsregister... 28 7.2 Terugmelden stap 2 kies soort object... 28 7.3 Zoekresultaten... 28 8 Uniek voor de BRP... 30 Pagina 2 van 31
8.1 Verschillende bronhouders... 30 8.2 Zoekresultaten... 30 9 Uniek voor BAG... 31 9.1 Autorisatie voor terugmelden op de BAG... 31 9.2 Verschillende bronhouders... 31 Pagina 3 van 31
1 Inleiding 1.1 Waarom terugmelden? Informatie in basisregistraties moet actueel en betrouwbaar zijn. Terugmelden is één van de instrumenten om de kwaliteit van basisregistraties te borgen. Afnemers van de basisregistraties hebben daarom de wettelijke plicht om mogelijk onjuiste gegevens te melden. Dat kan met Digimelding. Met Digimelding kunt u bij gerede twijfel vermeende onjuistheden in de gegevens van basisregistraties uniform, betrouwbaar en efficiënt terugmelden aan de bronhouders van die basisregistraties. Bronhouders onderzoeken de melding en zorgen dat het gegeven zo nodig wordt aangepast in de betreffende basisregistratie(s). Terugmelden houdt de kwaliteit van gegevens binnen de basisregistraties hoog, waardoor de administratieve lastendruk voor burgers en bedrijven lager wordt. Terugmelden draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering binnen de overheid, zorgt voor betere dienstverlening en vergroot de mogelijkheden bij fraudebestrijding. 1.2 Gerede twijfel Er is sprake van gerede twijfel bij een afnemer over de juistheid van een gegeven als er voldaan wordt aan de volgende criteria: 1. er is een sterk vermoeden dat een authentiek gegeven onjuist is, 2. dat vermoeden is gebaseerd op kennis en kunde uit de eigen processen en klantendoelgroep van de afnemer (een combinatie van kennis, kunde en informatie van de geregistreerde klant), 3. de afnemer kent de definitie van dit authentieke gegeven. De afnemer moet weten wat de definitie van een gegeven in een basisregistratie is om te kunnen oordelen dat het niet klopt. Meer informatie over terugmelden en gerede twijfel vindt u op de website van e-overheid.nl1. 1.3 Digimeldingportaal Voor het op een efficiënte en uniforme manier melden van onjuistheden in basisregistraties is de generieke oplossing Digimeldingportaal ontwikkeld. Digimelding is een webportaal dat afnemers van gegevens uit basisregistraties kunnen gebruiken om op eenvoudige wijze terug te melden. Zie voor meer informatie over Digimeldingportaal www.logius.nl/digimelding. Hier vind u ook informatie over het aansluiten op Digimelding. 1 http://www.e-overheid.nl/onderwerpen/stelselinformatiepunt/stelselthemas/terugmelden Pagina 4 van 31
Bij eerste aansluiting op Digimeldingportaal stemt u met de basisregistraties waar u op wilt terugmelden af of u hier inderdaad op mag terugmelden. De voorwaarden hiervoor verschillen per basisregistratie. Als u terugmeldt op een basisregistratie waarvoor u niet geautoriseerd bent zal de melding niet inhoudelijk in behandeling worden genomen, maar worden afgekeurd. Wanneer u reeds aangesloten bent op Digimeldingportaal op het moment dat een nieuwe basisregistratie via het portaal beschikbaar komt, ziet u dat onmiddellijk in de applicatie. U kunt echter slechts succesvol meldingen doen op deze nieuwe registratie, als u hierover afspraken hebt gemaakt met de bronhouder of landelijke voorziening die de basisregistratie beheert. De basisregistratie autoriseert u vervolgens om terug te melden. 1.4 Functionaliteiten Digimeldingportaal en webservice bieden de volgende functionaliteiten: Terugmelden: melding maken van gerede twijfel omtrent de juistheid van een gegeven uit één van de basisregistraties. Intrekken: een eerder gedane terugmelding intrekken. Zoeken: opzoeken en inzien van uw gedane meldingen. Status volgen: de status van eerder gedane meldingen inzien. Webservice: binnen uw eigen applicaties gebruik maken van de Digimelding functionaliteit. 1.5 Authenticatie via eherkenning Om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot Digimeldingportaal maakt Digimeldingportaal gebruik van eherkenning. De afnemer heeft hiervoor een eherkenningsmiddel van minimaal niveau 2 nodig. De eigen organisatie van de gebruiker bepaalt of de gebruiker bevoegd is om gebruik te maken van Digimeldingportaal. Er is geen onderscheid gemaakt in gebruikerstypen binnen Digimeldingportaal. Eenmaal ingelogd bent u gemachtigd om alle acties namens uw Pagina 5 van 31
organisatie uit te voeren. Bent u niet gemachtigd dan verschijnt onderstaande melding en dient u contact op te nemen met uw machtigingsbeheerder. Uit veiligheidsoverwegen wordt na inactiviteit van 30 minuten de sessie gesloten. Hierna dient u opnieuw in te loggen via eherkenning. Reeds ingevoerde gegevens van onverstuurde meldingen gaan daarmee verloren. 1.6 Versies besturingssysteem en browser Pagina 6 van 31
Digimeldingportaal is geschikt voor de meeste moderne browsers. Uitgangspunt is dat ondersteuning plaatsvindt voor de browserversies N-1 (N min 1). Dit houdt in dat als een leverancier versie 5 uitgeeft, versie 4 wordt ondersteund, als de leverancier versie 6 uitgeeft, versie 5 wordt ondersteund etc. Tabel 1 Compatibiliteitstabel Digimeldingportaal Browser (versie) Internet Explorer (11/12) Firefox Opera Chrome Safari Geschikt voor Digimeldingportaal? Ja Ja Ja Ja Ja Bij oudere besturingssystemen en browsers (bv IE 10 op Windows 7) kunnen sommige pagina s minder goed worden weergegeven. 1.7 Leeswijzer In hoofdstuk 2 staat hoe u via eherkenning kunt inloggen op Digimeldingportaal. In de hoofdstukken daarna staat hoe u gerede twijfel meldt via Digimeldingportaal (hoofdstuk 3) en een terugmelding inziet en intrekt (hoofdstuk 4). Deze handleiding gaat in principe over de gemeenschappelijke manier van terugmelden op alle aangesloten basisregistraties. Naarmate dit er meer worden, ontstaan er steeds meer zaken die per basisregistratie anders geregeld zijn. Vanaf hoofdstuk 6 volgt daarom per aangesloten basisregistratie een hoofdstuk waarin de unieke aspecten van de applicatie van deze basisregistratie zijn beschreven. Voorbeeldschermen in deze gebruikershandleiding zijn vaak van één van de aangesloten basisregistraties. De corresponderende schermen van andere administraties kunnen hiervan afwijken, in tekst of de beschikbare velden. U kunt er van uit gaan dat de schermen wel dezelfde functionaliteit hebben ze werken hetzelfde als de schermen die wel zijn afgebeeld. Waar dat niet zo is staat deze uitzondering aangegeven, bijvoorbeeld in een tabel. Deze richtlijn geeft alleen weer hoe bepaalde meldingen gedaan, ingezien of ingetrokken kunnen worden met Digimeldingportaal. Meer informatie over het proces van terugmelden, zoals wanneer u moet terugmelden of wat de definitie is van bepaalde basisgegevens, is op te vragen bij de betreffende basisregistratie en/of uw eigen organisatie. In de Pagina 7 van 31
hoofdstukken per basisregistratie komt ook een verwijzing naar de meer procesmatige handleidingen over het hoe en waarom van melden op specifieke basisregistraties. Pagina 8 van 31
2 Inloggen Om een terugmelding te doen, gaat u naar www.digimelding.nl. Het volgende scherm verschijnt: Schermafbeelding 1 Inlogscherm eherkenning Klik op het logo van eherkenning. Het volgende scherm toont een lijst met alle aanbieders van een eherkenningsmiddel. Schermafbeelding 2 Kiezen aanbieder eherkenningsmiddel Pagina 9 van 31
U heeft minimaal eherkenning betrouwbaarheidsniveau 2 nodig. Selecteer uw aanbieder en klik daarna op Ga verder. U komt in het inlogscherm van uw aanbieder. Als voorbeeld geven we hieronder het scherm weer dat u krijgt als u een eherkenningsmiddel van Digidentity hebt. De inlog van andere aanbieders kan hier van afwijken. Schermafbeelding 3 Inlogscherm via Digidentity inlog Inlogschermen zijn ook afhankelijk van het type eherkenningsmiddel dat u hebt en de machtiging(en) die u van uw organisatie hebt gekregen. Voor Digimeldingportaal kiest u normaal gesproken voor inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord, beveiligingsniveau 2. Vul hier de inloggegevens in die u heeft ontvangen van uw eherkenningsaanbieder. Deze inloggegevens zorgen dat Digimeldingportaal u herkent als gebruiker, weet namens welke organisatie u terugmeldt en dat u namens die organisatie bevoegd bent om terug te melden. Als u inlogt met een eherkenningsmiddel van een hoger niveau kan het zijn dat u nog andere acties uit moet voeren, zoals het invoeren van een code die u per SMS ontvangt. Als er een storing is binnen het netwerk van eherkenning kunt u niet inloggen op Digimeldingportaal. Als een dergelijke storing optreedt tijdens uw sessie wordt deze onderbroken. U krijgt in dat geval een foutmelding te zien, die u kunt melden aan uw eherkenningleverancier. De foutmelding geeft aan dat er een storing is opgetreden en geeft u een aantal gegevens om door te geven aan de leverancier, zoals een uniek nummer en het precieze tijdstip waarop de storing optrad. Na het inloggen komt u in het startscherm van Digimeldingportaal. Via de tabbladen in de menubalk kunt u nu een terugmelding doen (tab Terugmelden) of een eerder gedane melding inzien of intrekken (tab Inzien terugmeldingen). Schermafbeelding 4 Startscherm Digimeldingportaal Pagina 10 van 31
Pagina 11 van 31
3 Gerede twijfel terugmelden 3.1 Terugmelden Klik in de menubalk op Terugmelden om uw twijfel over gegevens in een basisregistratie terug te melden. Terugmelden kan alleen op authentieke gegevens uit de basisregistratie. NB. Meer informatie over authentieke gegevens is te vinden op de website Interactieve Stelselplaat 2. Klik op de betreffende basisregistratie (Handelsregister, Basisregistratie Personen of Basisregistratie Adressen en Gebouwen). Terugmelden doet u in vijf stappen. Deze vijf stappen ziet u terug in het lint bovenaan de pagina, onder de menubalk. Zie schermafbeelding 5 in stap 1. Dit lint blijft gedurende het opvoeren van de terugmelding zichtbaar, zodat u ziet bij welke stap u bent. Schermafbeelding 5 Vijf Stappen 3.2 Stap 1 Kies basisregistratie Selecteer de basisregistratie waarin zich de gegevens bevinden waar u op wilt terugmelden. Selecteer één van de mogelijkheden in het keuzevak Basisregistratie. NB: Alle basisregistraties die aangesloten zijn op Digimeldingportaal staan als mogelijkheden vermeld, maar meldingen op registraties waarmee uw organisatie geen afspraken heeft gemaakt over terugmelding zullen niet inhoudelijk in behandeling genomen worden. 2 http://www.eoverheid.nl/onderwerpen/stelselinformatiepunt/stelselthemas/verbindingen/verbindingen-tussenbasisregistraties Pagina 12 van 31
Schermafbeelding 6 Kies basisregistratie Stap 2 Kies soort object en objectidentificatie 3.2.1 Vul objectidentificatie in Nadat u een basisregistratie heeft gekozen, dient u de Objectidentificatie' in te voeren. Door middel van een uniek identificatienummer vertelt u Digimeldingportaal, op welk persoon of bedrijf u wilt terugmelden. Het unieke identificatienummer hangt af van de basisregistratie waarop u de terugmelding doet. Tabel 2 beschrijft welke objectidentificatie mogelijk is in de verschillende basisregistraties. Pagina 13 van 31
Tabel 2 Mogelijkheden voor objectidentificatie per basisregistratie Basisregistratie Mogelijkheden objectidentificatie Aantal tekens Uitleg Handelsregister (HR) KvK nr. 8 Kamer van Koophandel nummer Basisregistratie Personen (BRP) BSN Nummer òf A-nummer 10 9 Administratienummer Burger Service Nummer Adressen en gebouwen (BAG) BAG-identificatie Of Postcode en huisnummer 16 BAG Object-ID. Een uniek nummer waarmee een BAG object geïdentificeerd wordt. De postcode en het huisnummer (aaneen geschreven). Voor basisregistraties die meerdere mogelijkheden voor objectidentificatie kennen, kunt u in dit scherm kiezen tussen deze mogelijkheden middels een keuzemenu. Bij basisregistraties die maar één objectidentificatie kennen ontbreekt het veld Soort objectidentificatie op dit scherm. 3.2.2 Kies soort object Onder één objectidentificatie vallen nog meerdere gegevens. Nadat u de objectidentificatie hebt (gekozen en) ingevuld kunt u daarom aangeven welk zogenaamd Basisregistratie-object u wilt aanpassen. Hiervoor maakt u gebruik van een keuzemenu, dat alle mogelijkheden van de gekozen basisregistratie weergeeft. Kiest u uit de lijst voor het basisregistratie-object waar uw gerede twijfel over hebt. Als u op over meerdere Basisregistratieobjecten tegelijk gerede twijfel hebt, zult u meerdere meldingen achter elkaar moeten doen, een melding per basisregistratie-object. In zo n geval is het voor het onderzoek wel praktisch als u in uw toelichting (stap 4) aangeeft dat de meldingen verwant zijn en hoeveel meldingen u hierover heeft gedaan. Pagina 14 van 31
Als u alle velden heeft ingevuld, klikt u op volgende voor de volgende stap. Er kan alleen op authentieke gegevens worden teruggemeld. In tabel 3 staan per basisregistraties de basisregistratie-objecten waarop kan worden teruggemeld opgesomd, plus eventuele uitzonderingen. Tabel 3 Basisregistratie-objecten per basisregistratie Basisregistratie BRP Uitzondering vanuit BRP: HR BAG Basisregistratie-objecten Persoon Ouder 1 Ouder 2 Nationaliteit Huwelijk/geregistreerd partnerschap Overlijden Inschrijving Verblijfplaats Kind Verblijftitel Gezagsverhouding Reisdocument Kiesrecht Afnemersindicatie persoonslijst (hier kan niet op worden teruggemeld) Onderneming Vestiging van onderneming of rechtspersoon Rechtspersoon zonder onderneming Functievervulling door rechtspersoon Functievervulling Maatschap Functievervulling VOF Ligplaats Nummeraanduiding Openbare ruimte Pand Standplaats Verblijfsobject Woonplaats Stap 3 Vul de waarden in Afhankelijk van de gekozen basisregistratie, moet eerst informatie worden gegeven over de melding zelf. Dit wordt bij het (optionele) blok algemene gegevens ingevuld. Onder inhoudelijke gegevens kunt u aangeven aan welke inhoudelijke waarden u twijfelt. De algemene gegevens zijn verplicht indien deze gebruikt worden in het proces. Zo is in bovenstaand voorbeeld de bronhouder gemeente verplicht omdat deze gebruikt wordt om de melding te routeren naar de juiste bronhouder. Pagina 15 van 31
Onderstaand een voorbeeld van de BAG De waarden van de waarneming worden in de gegevensvelden ingevuld. In schermafbeelding 7 staan als voorbeeld de gegevensvelden uit de BAG voor een ligplaats: Schermafbeelding 7 Voorbeeld gegevensvelden van basisregistratie-object U hoeft meestal alleen de velden in te vullen waar u gerede twijfel over heeft. In een enkel geval is het invullen van een veld verplicht, dat staat dan aangegeven met een *. Het verplichte veld is in zo n geval noodzakelijk om de melding correct te kunnen verwerken. Velden die niet verplicht zijn en waar u geen twijfel over heeft laat u leeg. Pagina 16 van 31
Alleen de ingevulde velden worden verstuurd naar de desbetreffende basisregistratie. Indien u meer context wilt meegeven dan kan dit door 2x dezelfde waarde in te voeren bij Waarde basisregistratie als bij Zelf waargenomen waarde. Bijvoorbeeld als alleen het huisnummer niet goed is kunt u zowel het huisnummer als de straatnaam als de woonplaats meegeven waarbij alleen het huisnummer een gewijzigde waarde kent. De ontvanger heeft dan direct het gehele adres tot zijn beschikking. U vult steeds zowel de waarde in die nu in de basisregistratie staat als de waarde die u zelf waargenomen heeft. Als u een veld wilt vullen dat nu leeg is laat u het veld in de kolom waarde basisregistratie leeg en plaatst uw waarneming in de kolom er naast. Als u wilt dat een veld leeg wordt waar nu tekst staat, dan laat u juist het veld in de kolom zelf waargenomen waarde leeg en vult wel de waarde van de basisregistratie in. In het geval dat u een ontbrekende relatie tussen twee gegevens wilt aangeven hoeft u doorgaans maar een paar velden in te vullen. U verwijst namelijk naar een reeds bestaand object in de basisregistratie, door de objectidentificatie in te voeren. Als u bijvoorbeeld in de BRP wilt aangeven dat een kind niet aangegeven staat bij de ouder, dan volstaat het om het BSN in te vullen van dit kind. De naam van het kind, geboortedatum et cetera kunt u leeg laten. De basisregistratie kan deze immers zelf vinden. Dit werkt ook zo bij andere relaties, basisregistraties en objectidentificaties. Als u de objectidentificatie niet weet van de relatie die u wilt toevoegen kunt u in plaats daarvan alsnog de gegevensvelden invullen die wel bij u bekend zijn. De invulvelden zijn afgesteld op de inhoud die er bij hoort, zoals u ook kunt zien in de kolom Formaat : Er is een maximum aan het aantal karakters per veld, aangegeven met het getal tussen haakjes. Specifieke velden kunnen alleen getallen (numeriek), letters (tekst) of getallen en letters (alphanumeriek) bevatten Datumvelden gebruiken de indeling JJJJ-MM-DD (2014-01-05 is 5 januari 2014). Waar dat logisch is kunt u de waarde selecteren uit een lijst, zoals bij de geslachtsaanduiding van een natuurlijk persoon. De applicatie verkleint de kans op invoerfouten, doordat het checkt of uw invoer voldoet aan deze eisen. Deze check vindt plaats op het moment dat u op volgende klikt. Als er fouten in de invoer zijn geslopen krijgt u in rode letters een foutmelding boven aan het invulscherm. Ook staan de velden waar het om gaat in rood gemarkeerd, zoals te zien is in de onderstaande schermafbeelding. U kunt deze velden onmiddellijk aanpassen en opnieuw op volgende klikken. Schermafbeelding 8 Foutmelding ingevulde attribuutwaarden Pagina 17 van 31
Als u de gegevens juist hebt ingevuld en op volgende heeft geklikt komt u bij Stap 4, Geef aanvullende informatie. 3.3 Stap 4 Geef aanvullende informatie In deze stap kunt u aanvullende informatie meegeven zoals contactgegevens, bijlagen en een toelichting. 3.3.1 Toelichting toevoegen Beschrijf in het invoerveld waarom u gerede twijfel heeft. Een aantal van de meest voorkomende redenen om gerede twijfel te hebben zijn voor het gemak in een keuzelijst samengevoegd (zie onderstaande schermafbeelding uit de BRP) Of deze lijst beschikbaar is, is afhankelijk van de gekozen basisadministratie. Staat uw reden er niet bij, of wilt u meer toelichting geven, laat de lijst dan staan op (kies uit onderstaande of vul zelf een toelichting in). Hoe beter u uw terugmelding kunt onderbouwen, hoe beter de bronhouder uw terugmelding kan onderzoeken. Schermafbeelding 9 Toelichting bij melding 3.3.2 Meldingskenmerk toevoegen Pagina 18 van 31
Als u binnen uw eigen organisatie een eigen nummeringsysteem hebt voor meldingen, kunt u een eigen meldingskenmerk invullen. Als u geen eigen meldingskenmerk ingeeft, wordt automatisch een kenmerk aangemaakt als u de terugmelding verstuurt. Voor enkele basisregistraties geldt een extra beperking in het aantal tekens dat uw zelfgegeven meldingskenmerk kan bevatten (zie tabel 4). Tabel 4 Beperking meldingskenmerk per basisregistratie Basisregistratie BRP HR BAG Beperking meldingskenmerk 12 tekens Nee 40 tekens 3.3.3 Contactgegevens toevoegen Voor de behandelaar van de terugmelding (bronhouder) is het handig om te weten met wie hij contact kan opnemen bij vragen over de terugmelding. Vul daarom altijd uw contactgegevens in. U ontvangt overigens geen ontvangstbevestiging van uw terugmelding per e-mail. 3.3.4 Bijlage toevoegen In sommige basisregistratie kunt u uw gerede twijfel onderbouwen met een bijlage, zoals een oprichtingsakte. In tabel 5 staat per registratie aangegeven of bijlagen zijn toegestaan. U kunt dit ook zien op het scherm, de optie is alleen weergegeven als bijlagen zijn toegestaan. Tabel 5 Bijlagen toegestaan per basisregistratie Basisregistratie BRP HR BAG Bijlage toegestaan? Nee Ja Ja Schermafbeelding 10 Bijlagen Pagina 19 van 31
Onder de kop Bijlagen kunt u één of meer bestanden bijvoegen. Klik hiervoor op`bladeren ' en kies het bestand op uw pc of netwerk. De totale grootte van de bijlagen bij een melding mag maximaal 20 MB zijn. Klik op `Volgende' om naar de laatste stap te gaan. 3.4 Stap 5 Verstuur de melding Voordat u de terugmelding verstuurt, ziet u alle gegevens van uw terugmelding nog eens op een rij (in het onderstaande voorbeeld van een melding op het HR). Pagina 20 van 31
Controleer deze gegevens goed. Klopt er iets niet, klik dan op `Vorige', onderin het scherm, om een stap terug te gaan (en zo nodig meerdere keren voor meerdere stappen terug) en pas de gegevens aan. Let op: van gegevens die via een keuzelijst geselecteerd zijn in het vorige scherm ziet u de code op het scherm terug en niet de naam die geselecteerd is in de keuzelijst. Klik tot slot op `Versturen.' Digimeldingportaal stuurt uw terugmelding naar de betreffende basisregistratie. Na deze stap volgt de bevestiging dat de Terugmelding succesvol is verstuurd. U ontvangt geen ontvangstbevestiging van uw terugmelding per e-mail. Schermafbeelding 11 Terugmelding succesvol verstuurd Pagina 21 van 31
4 Inzien terugmeldingen Op het tabblad Inzien terugmeldingen kunt u meldingen zoeken, inzien en desgewenst intrekken. Klik op tab Inzien Terugmeldingen. Het lint bovenaan de pagina geeft de stappen aan die men doorloopt: Zoek terugmelding, Controleer terugmelding en Geef toelichting en trek in. Dit zijn de stappen die u doorloopt bij het intrekken van een melding, maar u kunt ook zoeken en inzien zonder daadwerkelijk een melding in te trekken. 4.1 Terugmelding zoeken De eerste stap is altijd om uw terugmelding(en) te zoeken. Schermafbeelding 12 Terugmeldingen zoeken (voorbeeld BAG) U kunt zoeken op één of meer van de volgende criteria: BAG id Postcode huisnummer (basisregistratie is BAG) KvK nummer (basisregistratie is HR handelsregister) meldingskenmerk, het Digimelding-kenmerk status van de melding periode (vanaf en tot en met een bepaalde datum) Alleen op criteria die zijn ingevuld, wordt gezocht. Zoekt u op meldingskenmerk, type dan het gehele kenmerk in de zoekmachine zoekt niet op delen van het woord of met tekens als? of * als wildcards. 4.2 Overzicht terugmeldingen U krijgt nu een overzicht van alle terugmeldingen die voldoen aan de door u gestelde criteria. U kunt deze terugmeldingen sorteren door op de betreffende kolomtitel te klikken. Het overzicht geeft meldingen van alle basisregistraties weer. Elke basisregistratie bepaalt zelf hoeveel meldingen worden weergegeven in dit overzicht en hoe lang reeds afgesloten meldingen zichtbaar blijven. Het aantal meldingen, dat u in dit overzicht kunt zien en de periode waarin reeds afgehandelde meldingen in het overzicht blijven staan verschilt per basisregistratie. Een beschrijving hiervan is terug te vinden in de Pagina 22 van 31
hoofdstukken over de specifieke basisregistraties, dus als u een melding niet direct terug kunt vinden is het raadzaam deze door te lezen. De status van de melding geeft aan waar in het verwerkingsproces de melding zich bevindt. De mogelijke statussen verschillen per basisregistratie, zie 5 Mogelijke Statussen voor een overzicht. Schermafbeelding 13 Overzicht zoekresultaten 4.3 Resultaatlijst, details opvragen en statusverloop Om de details van een melding op te vragen klikt u op de desbetreffende regel. U komt dan in het scherm met detailinformatie over deze terugmelding. In het detailscherm ziet u onder andere: de gegevens van de terugmelder statusgeschiedenis de rubriek en de attributen waarop is teruggemeld de zelf opgegeven actuele waarde uit de basisregistratie de zelf waargenomen waarde In dit scherm is ook het statusverloop van de terugmelding te volgen: onder het kopje Status zijn alle statussen gesorteerd op datum en tijdstip, waarbij meldingen met de nieuwste status bovenaan staan. In de volgende schermafdruk is een voorbeeld te zien van een detailscherm van een melding op het HR. Schermafbeelding 14 Detailscherm melding Pagina 23 van 31
4.4 Details van terugmelding; intrekken Heeft u melding gemaakt van gerede twijfel over gegevens in een basisregistratie, maar is die twijfel inmiddels weggenomen, of heeft u een fout gemaakt in de melding? Dan kunt u uw terugmelding intrekken. De terugmelding wijzigen is niet mogelijk, terugtrekken en opnieuw indienen wel. Klik op Zoek terugmeldingen en zoek zoals in 4.1 beschreven de betreffende melding op. Als u op de regel van de melding hebt geklikt en het scherm met de details van de geselecteerde melding voor u hebt, kunt u kiezen om de melding in te trekken. Klik hiervoor op Intrekken, de groene knop onderaan. U komt vervolgens op het scherm Intrekken. Hier kunt u een toelichting invoeren waarom u de melding intrekt. U kunt de tekst zelf invoeren, of kiezen uit de keuzelijst van vaak voorkomende redenen om meldingen in te trekken. Klik daarna op Versturen om de intrekking te versturen. Pagina 24 van 31
Schermafbeelding 15 Intrekken melding Vervolgens toont het scherm dat de intrekking verstuurd is naar de betreffende basisregistratie. Schermafbeelding 16 Intrekking succesvol verstuurd Pagina 25 van 31
5 Mogelijke Statussen In tabel 6 vindt u alle mogelijke statussen per basisregistratie, met een korte toelichting. Voor de precieze betekenis van de diverse statussen verwijzen wij u naar de betreffende basisregistraties. Tabel 6 Mogelijke statussen per basisregistratie Basisregistratie HR Mogelijke statussen Nieuw Correctie Wijziging Afgehandeld In behandeling Niet-ontvankelijk Ingetrokken Toelichting Terugmelding Nieuw Object is gemeld Terugmelding Correctie is gemeld Terugmelding Wijziging is gemeld Melding is afgehandeld Melding is in behandeling Melding is niet ontvankelijk verklaard Melding is ingetrokken door de melder BRP BAG Doorgemeld Niet doorgemeld Ingetrokken Intrekking doorgemeld Gesloten Technische fout In behandeling Niet ontvankelijk Intrekking doorgemeld Afgehandeld. Melding is doorgezet naar de bronhouder Melding is niet doorgezet naar bronhouder (i.v.m. een fout) Melding is ingetrokken door melder Intrekking is doorgegeven aan bronhouder Melding is afgesloten Technische fout tijdens de melding Melding is in behandeling Melding is niet ontvankelijk Intrekking is doorgegeven aan bronhouder Melding is afgehandeld. De mogelijke statussen die vet en in cursief zijn weergegeven in deze tabel betekenen dat het proces van terugmelden is geëindigd: de melding is niet goed ontvangen, afgewezen of al verwerkt. In alle andere gevallen wordt de melding nog verder onderzocht of verwerkt. Pagina 26 van 31
6 Sluiten U kunt Digimeldingportaal afsluiten door op het kruisje rechtsboven te klikken. Uw sessie is dan beëindigd. U kunt eherkenning afsluiten via de menuoptie Uitloggen, rechtsboven in het menu. U komt hierna weer terug op de aanmeld-/inlogpagina van Digimeldingportaal. NB. Dit kan van belang zijn als u bijvoorbeeld binnen een samenwerkingsverband terugmeldingen doet voor meerdere gemeenten. U dient dan wel in het machtigingenregister van eherkenning te zijn aangemeld door de gemeenten namens wie u terugmeldt. Pagina 27 van 31
7 Uniek voor het HR (HR) Er is een aantal zaken dat per basisregistratie verschilt, of zelfs uniek zijn voor een enkele basisregistratie. In dit hoofdstuk staan deze zaken beschreven voor het HR. 7.1 Autorisatie voor terugmelden op het Handelsregister Alle overheidsorganisaties die zijn aangesloten op Digimeldingportaal kunnen ook eenvoudig terugmelden op het Handelsregister. Hiervoor vult u het formulier in op de website van de Kamer van Koophandel: http://www.kvk.nl/over-de-kvk/over-het-handelsregister/gebruik-van-hethandelsregister-door-de-overheid/aansluiten-overheid-op-hethandelsregister/. 7.2 Terugmelden stap 2 kies soort object Het HR maakt onderscheid tussen drie typen terugmelding: Nieuw object, Kleine correctie of Wijziging. U zult dus naast het opgeven van een objectidentificatie en basisregistratie-object ook moeten selecteren van welke aard uw terugmelding is. Schermafbeelding 17 Drie typen terugmelding HR Wijziging wordt gebruikt voor het terugmelden van een geconstateerde feitelijke afwijking op authentieke gegevensset (denk aan verhuizing of nieuwe vestiging e.d.). Correctie wordt gebruikt om een aanpassing van de authentieke gegevensset te doen zonder dat er sprake is van wijziging van de feitelijke situatie (denk aan schrijffouten e.d.). Toevoeging (nieuw object) wordt gebruikt om ontbrekende gegevens toe te voegen. Denk hierbij aan nieuwe vestigingen, handelsnamen. Het ontbreken van een onderneming of rechtspersoon valt hier niet onder. 7.3 Zoekresultaten Pagina 28 van 31
Het overzicht van meldingen die uw organisatie heeft gedaan op gegevens in het HR zal regelmatig worden opgeschoond. Meldingen die meer dan een half jaar geleden zijn afgehandeld zullen niet meer in de lijsten verschijnen die u krijgt na zoeken. Dit geldt nadrukkelijk alleen voor meldingen waarvan het onderzoek is afgerond of waarop geen onderzoek zal plaatsvinden. Alle meldingen die in behandeling zijn zullen in de overzichten blijven staan. Pagina 29 van 31
8 Uniek voor de BRP Er is een aantal zaken dat per basisregistratie verschilt, of zelfs uniek zijn voor een enkele basisregistratie. In deze paragraaf staan deze zaken beschreven voor de BRP. 8.1 Verschillende bronhouders Doordat de BRP bij verschillende bronhouders is belegd (de gemeenten), moet een terugmelding doorgezet worden vanuit de Landelijke Voorziening naar de juiste bronhouder. Bij dit doorzetten wordt een aantal zaken automatisch gecontroleerd, zoals of de melder geautoriseerd is om terug te melden op de BRP en of het BSN of A-nummer dat gebruikt is inderdaad bestaat. Bronhouders krijgen alleen meldingen te zien die voldoen aan die voorwaarden. Dit is terug te zien in de statussen: de status Doorgemeld betekent dat de melding is doorgezet naar de bronhouder en daar in behandeling is gegeven. De status Niet Doorgemeld betekend dat er een fout is geconstateerd tijdens de eerste automatische controle van de melding en de melding daarom niet is doorgezet naar de bronhouders. Komt een melding niet door de automatische controle, dan wordt deze dus niet inhoudelijk behandeld. NB: Met de Digimeldingportaal functie Status Inzien kan bekeken worden of de terugmelding daadwerkelijk is doorgezet naar de betreffende bronhouder (Status Doorgemeld ) of dat de terugmelding is afgewezen (Status Niet Doorgemeld. ) Een melding die niet is doorgemeld kan niet worden gewijzigd om alsnog door de automatische controle te komen. Wel kunt u de melding intrekken en een nieuwe, gewijzigde, melding indienen. Bij het intrekken van meldingen is er een vertraging de bronhouder moet op de hoogte gesteld worden van het feit dat de melding is ingetrokken. Dit is in de status te zien als intrekking doorgemeld. 8.2 Zoekresultaten Een zoekopdracht of inzien van een melding is een bevraging op alle basisregistraties, inclusief de BRP. Bevragingen van de BRP kosten tijd, waardoor het ophalen van de resultaten enige tijd kan duren.. Het detailoverzicht van meldingen op de BRP geeft telkens alleen de meest recente status weer. Eerdere statussen worden overschreven. Pagina 30 van 31
9 Uniek voor BAG Er is een aantal zaken dat per basisregistratie verschilt, of zelfs uniek is voor een enkele basisregistratie. In deze paragraaf staan deze zaken beschreven voor de BAG. 9.1 Autorisatie voor terugmelden op de BAG Alle overheidsorganisaties die zijn aangesloten op Digimeldingportaal kunnen ook eenvoudig terugmelden op de BAG. Hiervoor is geen aanvullende actie nodig bij de houder van de landelijke voorziening van de BAG (Kadaster) 9.2 Verschillende bronhouders Doordat de BAG bij verschillende bronhouders is belegd (de gemeenten), wordt een terugmelding doorgezet vanuit de Landelijke Voorziening naar de juiste bronhouder. Bij het intrekken van meldingen is er een vertraging de bronhouder moet op de hoogte gesteld worden van het feit dat de melding is ingetrokken. Dit is in de status te zien als intrekking doorgemeld. Pagina 31 van 31