1 WERKEN ALS DOSSIERBEHEERDER BIJ DE VLAAMSE OVERHEID

functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// De Vlaamse overheid legt een werfreserve aan voor de functie van Dossierbeheerder Statutair Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Standplaats: de diensten van de Vlaamse overheid Vacaturenummer: 26967 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 WERKEN ALS DOSSIERBEHEERDER BIJ DE VLAAMSE OVERHEID Kan je snel en nauwkeurig werken? Ben je een krak in het opvolgen van dossiers en is klantgerichtheid één van je sterke troeven? Er wordt een werfreserve voor dossierbeheerder voor de Vlaamse overheid aangelegd. Als dossierbeheerder zal je instaan voor het beheren en behandelen van dossiers en ben je verantwoordelijk om de dossiers correct op te volgen. Op dit moment hebben we al minstens 5 concrete vacatures bij het Dienstencentrum Personeelsadministratie (Agentschap Overheidspersoneel), maar ook andere entiteiten werven regelmatig kandidaten met dit profiel aan. 2 WAAR WERK JE? We leggen een werfreserve aan voor de functie van dossierbeheerder bij diverse organisaties van de Vlaamse overheid. Dat betekent dat je als dossierbeheerder aan de slag kunt van zodra er ergens een concrete openstaande vacature is voor deze functie. Voorbeelden van organisaties van de Vlaamse overheid 1 zijn: Departement Landbouw en Visserij, Kind & Gezin, Jongerenwelzijn, Departement Onderwijs, 1 Vlaams personeelsstatuut artikel I 2, 1

enz. Je standplaats is afhankelijk van de entiteit die jou een voorstel doet om in dienst te komen als dossierbeheerder. Bij de meeste organisaties is de standplaats van een dossierbeheerder in Brussel. Momenteel is het Dienstencentrum Personeelsadministratie (Agentschap Overheidspersoneel) op zoek naar minstens 5 dossierbeheerders met standplaats in Brussel, die geworven zullen worden uit deze werfreserve. Je komt er terecht in een team van ongeveer 10 dossierbeheerders, die samen verschillende klantenorganisaties van de Vlaamse overheid bedienen op vlak van administratieve verwerking van de personeel- en loonadministratie (indiensttredingen, loopbaanonderbrekingen, ziektecontrole, werkstromen,...). 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je beheert en behandelt dossiers en gegevens en zorgt er op die manier voor dat de processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste sollicitatiedatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een Bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/bijlage02. Behaalde je jouw diploma buiten de Benelux, dan moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric Behaalde je het vereiste diploma niet in het Nederalnds, dan moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). 2) Je beschikt op de uiterste sollicitatiedatum over minstens 2 jaar relevante beroepservaring in het behandelen van dossiers (dit omvat o.a. ervaring in het verwerken van gegevens en het behandelen van dossiers; ervaring in het controleren van gegevens volgens vormvereisten, //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 10

procedures en regelgeving; ervaring in het vervolledigen en administratief verwerken van gegevens) Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste sollicitatiedatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2 Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 3 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Werk je als vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en ben je tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad, dan kun je ook deelnemen via externe mobiliteit. Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - Onderwijssector Ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit moet beschikken over de vereiste relevante beroepservaring. Kandidaten die kunnen deelnemen via interne of externe mobiliteit hoeven niet te voldoen aan de diplomavoorwaarde. Je kunt ook deelnemen als je op C-niveau werkt binnen de diensten van de Vlaamse overheid en voldoet aan onderstaande voorwaarden voor bevordering naar een hoger niveau: 1) Of je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in niveau C; 2 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 3 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid.

Of je bent een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 4 én tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau C is gekoppeld. 2) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. 3) Je beschikt op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 2 jaar relevante beroepservaring in het behandelen van dossiers. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden contacteer de selectieverantwoordelijke Alexander Hameeuw (alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be 0491 96 88 05). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een goede kennis van de courante Office toepassingen (Word, Excel, Outlook, Power Point). Je hebt kennis van de reglementering rond overheidsopdrachten en/of inzicht in de belangrijkste principes van overheidswetgeving of bent bereid je hierin in te werken. Je hebt kennis van de organisatie: inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid. Persoonsgebonden competenties Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1). Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1). Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1). Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1). Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2). 4 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 10

Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2). Meer informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving voldoe je aan de volgende voorwaarden: Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; Je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden; Je geniet de burgerlijke en politieke rechten: Je bent geslaagd voor de selectieprocedure; Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking voldoe je aan volgende voorwaarden: Je voldoet aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde; Je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden; Je bent geslaagd in de selectieprocedure; Je bent ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd; Je bevindt je in dienstactiviteit; Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt tewerkgesteld in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B111. Je aanvangssalaris is minimaal 2326,03 euro (brutomaandsalaris). Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 tot 9 maanden vormen een proeftijd. De proeftijd is niet van toepassing indien je al als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen 5. 5 Art. VI 36 Vlaams Personeelsstatuut

Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk is soms hoog. Dankzij vakantie en kinderopvang kan je werk en privé zo goed mogelijk combineren: o In de schoolvakanties is er professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar, in Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge. o Je krijgt 35 dagen vakantie per jaar. o Je hebt ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het Vlaams Personeelsstatuut. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. MODULE 1 CV-screening en voorselectie Aan de hand van jouw sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in 4.1. voldoet. De cv-screening vindt plaats in de week van 11 september 2017. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan de voorselectie. In deze voorselectie beoordelen we aan de hand van een standaardvragenlijst volgende punten: Je affiniteit met dossierbeheer Je ervaring Je vakkennis De voorselectie gebeurt door selectieverantwoordelijken en vindt plaats in de week van 11 september 2017. De voorselectie is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria, kan deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 10

Psychotechnische testen Tijdens deze selectiefase leg je als kandidaat twee computergestuurde testen af: Algemeen redeneervermogen Administratieve vaardigheidstest Eén of meerdere selectieverantwoordelijken voeren deze selectiefase uit. Deze vindt plaats in Brussel op 25 en 26 september 2017 (datum onder voorbehoud). Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie geslaagd is en tot de 30 hoogste scoorende kandidaten behoort, kan deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 6.2. MODULE 2: COMPETENTIESCREENING (MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN MOTIVATIONELE VRAGENLIJST) Eén of meerdere selectieverantwoordelijken voeren de competentiescreening uit. Deze wordt voorafgegaan door een persoonlijkheidsvragenlijst en een motivationele vragenlijst. Tijdens deze selectiefase beoordelen we volgende punten: Je persoonsgebonden competenties: o Klantgerichtheid o Samenwerken o Verantwoordelijkheid nemen o Oordeelsvorming o Analyseren o Zorgvuldigheid Je fit met de functie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 16/10, 19/10, 23/10, 25/10/2017 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld ben je geschikt of niet geschikt voor de functie van dossierbeheerder bij de Vlaamse overheid. Ben je geschikt, dan wordt je opgenomen in de werfreserve (zie punt 7). 6.3. MODULE 3: EINDSELECTIE Module 3 wordt opgestart wanneer een organisatie van de Vlaamse overheid een concrete functie van dossierbeheerder vacant heeft en zich wil beroepen op de werfreserve. Kandidaten die in de werfreserve opgenomen zijn, worden bij een vacante functie gecontacteerd met de vermelding van:

De concrete functie en functiecontext De eventuele bijkomende deelnemingsvoorwaarden De locatie van de functiespecifieke screening De datum van de functiespecifieke screening De concrete punten die beoordeeld worden in deze screening Om deel te kunnen nemen aan de eindselectie kan de wervende entiteit bijkomende deelnemingsvoorwaarden opleggen. Wie aan deze deelnemingsvoorwaarden voldoet, wordt uitgenodigd voor de eindselectie. In deze module kunnen volgende punten beoordeeld worden via een jurygesprek met bijkomende test(en): Motivatie en verwachtingen De inzetbaarheid in de funtie en de organisatie Bijkomende persoonsgebonden competenties Bijkomende vaktechnische competenties Een selectieverantwoordelijke en afgevaardigde(n) van de wervende entiteit voeren deze module uit. Deze module is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld ben je geschikt of niet geschikt voor de functie als dossierbeheerder bij de wervende entiteit. De lijnmanager van de wervende entiteit beslist wie in aanmerking komt voor de concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties? Dan kan het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure van toepassing zijn. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. De selector en lijnmanager beslissen daarover. Voeg bij je sollicitatie een rapport of bewijs van de eerder afgelegde testen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 10

7 WERFRESERVE We leggen in deze procedure een werfreserve zonder rangschikking aan voor de functie van dossierbeheerder, die bestaat uit de lijst van geschikten. Het Agentschap Overheidspersoneel beheert de werfreserve. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure na module 2. De entiteiten van de Vlaamse overheid kunnen je gedurende deze periode uitnodigen voor module 3, de eindselectie, voor de functie van dossierbeheerder in de graad van deskundige (B111). Desgevallend kan de lijnmanager van het Agentschap Overheidspersoneel van de Vlaamse overheid beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De entiteiten van de Vlaamse overheid kunnen beslissen om kandidaten uit de werfreserve uit te nodigen op basis van bijkomende formele deelnemingsvoorwaarden. De kandidaten die hieraan voldoen, worden uitgenodigd voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen, de inzetbaarheid in de functie, maximum 2 bijkomende persoonsgebonden competenties en/of een test voor bijkomende vaktechnische competenties aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden gebruikt voor het invullen van vacatures in contractueel dienstverband (contract van bepaalde of onbepaalde duur) voor de functie van dossierbeheerder. Wie contractueel in dienst komt, blijft evenwel zijn plaats in de statutaire werfreserve behouden. De entiteiten van de Vlaamse overheid die kandidaten uit de werfreserve uitnodigen, kunnen inzage verkrijgen in de rapporten en resultaten van de vorige selectiestappen (zie 6.1 en 6.2) van de kandidaten die uitgenodigd worden voor module 3. De rapporten en resultaten worden vertrouwelijk behandeld. Je verliest je plaats in de werfreserve indien, Je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt; Je in statutair dienstverband tewerkgesteld wordt in de functie van dossierbeheerder bij één van de entiteiten van de Vlaamse overheid; Je uit de werfreserve wenst geschrapt te worden. Meer informatie over de modaliteiten van de werfreserve? Contacteer de selectieverantwoordelijke (Alexander.Hameeuw@kb.vlaanderen.be). 8 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 8 september 2017.

Stuur het sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 26967. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt (enkel voor externe kandidaten) je je kandidatuur ten laatste op 8 september 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail is het bewijs). Het sollicitatieformulier vind je op Heb je geen pc? Vraag het sollicitatieformulier op bij Kathy Tas op het nummer 02 553 01 08. 9 VRAGEN Voor meer uitleg over de functie-inhoud of de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden, contacteer: Alexander Hameeuw Selectieverantwoordelijke alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be Tel: 0491 96 88 05 Meer uitleg over de arbeidsvoorwaarden vind je op 10 FEEDBACK Wij verwachten dat module 2: de competentiescreening kan worden afgerond tegen eind oktober. Nadien kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer 26967. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 10