SAMENVATTING RAADSVOORSTEL CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 11G200479 420138 / 420138 J.W. Hofman T.H. Timmers PF Mu ONDERWERP AGENDANUMMER Lease kantoorgebouw Hazenweg (stadskantoor). BELEIDSPROGRAMMA/BELEIDSLIJN 08 Inwoners en bestuur REDEN VAN AANBIEDING Actie vanuit eerder besluit. In 2003 is een huurovereenkomst voor het pand Hazenweg 121 te Hengelo. De huurovereenkomst is gesloten voor de duur van 10 jaren en geeft de huurder een koopoptie. Omdat de nieuwe huisvesting in Lange Wemen volgens planning eerst in de 2 e helft van 2015 beschikbaar komt moeten we een nieuwe overeenkomst met de eigenaar van het stadskantoor Hazenweg aangaan. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT Omdat de nieuwe huisvesting in Lange Wemen volgens planning eerst in de 2 e helft van 2015 beschikbaar komt en het huidige contract per 01-04-2013 afloopt is er vanaf eind december 2010 overleg gestart met de eigenaar. Dit heeft geleid tot de volgende aanbieding van de huidige eigenaar: a. het pand te kopen per 01-04-2011 voor 9.500.000,= b. het pand te leasen tot 31-12-2015, waarbij de huidige lease tot 01-04-2013 van kracht blijft en de leasesom vanaf 01-04-2013 wordt verlaagd van 1.678.000,= naar 1.250.000,= per jaar. Gerekend over een periode van 5 jaren is met koop ten opzichte van de huidige lease een voordeel te behalen van 4.865.000,= De nieuwe lease geeft ten opzichte van de huidige lease een voordeel van 1.328.000,= Gelet op de omvangrijke leegstand van kantoren, waarbij de verwachtingen zijn, dat deze leegstand mede door het nieuwe werken eerder groter dan kleiner zal worden is het verkrijgen van een eigendomssituatie zonder dat eindgebruiker of koper bekend is een zeer zwaarwegend nadeel van de aankoop. De kosten bij leegstand in de vorm van kapitaallasten van de resterende boekwaarde, het groot onderhoud van het gebouw en installaties, het dagelijks onderhoud, het schoonhouden, toezicht, verwarming en eigenaarlasten zoals belastingen en verzekeringen worden in totaal geschat op ongeveer 1.000.000,= per jaar. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: 1. Te besluiten om het kantoorpand Hazenweg 121 te leasen tot 01-04-2016 en darmee af te zien van eventuele aankoop door de gemeente; 2. het financiële voordeel van de nieuwe huurovereenkomst ten opzichte van de lopende overeenkomst vanaf 2013 tot een totaalbedrag van 1.100.000,= ten gunste brengen van de huisvestingslasten stadskantoor Lange Wemen en het resterende deel, afgrond 228.000,= afdragen aan het onderhoudsfonds ter (gedeeltelijke ) dekking van de herstelkosten bij oplevering van het kantoorpand aan de Hazenweg; 3. ons college te machtigen de contractuele regeling met de FGH-bank verder af te wikkelen.
OPSOMMING VAN BIJLAGEN -raadsvoorstel -vergelijk huur met koop en tevens berekening van de boekwaarde per 01-04-2016 (bijlage 1) -raming van kosten instandhouding in geval van leegstand bij gemeentelijk eigendom (bijlage 2) -aanbieding FGH-bank van 29 december 2010 -aanwending voordeel lease nieuwe overeenkomst ten opzichte van lopende overeenkomst (bijlage 3)
RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 11G200479 ONDERWERP J.W. Hofman T.H. Timmers Lease kantoorgebouw Hazenweg (stadskantoor). PF Mu AANLEIDING EN DOEL Omdat de nieuwe huisvesting in Lange Wemen volgens planning eerst in de 2e helft van 2015 beschikbaar komt moeten we een nieuwe overeenkomst met de eigenaar van het stadskantoor Hazenweg aangaan. Dit omdat de huidige overeenkomst per 01-04-2013 afloopt en er tevens aanleiding is voor aan de huidige omstandigheden aangepaste, voor de gemeente gunstiger, financiële condities. OVERWEGINGEN Als vervolg op de verstrekte informatie in onze brief 7 januari en 15 februari 2011 over het kantoorpand aan de Hazenweg 121. De huidige overeenkomst met de FGH bank is gesloten voor een termijn van 10 jaren en loopt per 01-04-2013 af. De gemeente heeft een koopoptie. Dit houdt in, dat de gemeente het pand voor 12,95 miljoen euro kan kopen per 01-04-2013 mits dit uiterlijk 01-04-2011 wordt aangegeven. Ook is een verlengde lease met 5 jaar te rekenen vanaf 01-04-2013 mogelijk. Op grond van de planning voor de nieuwbouw in Lange Wemen dient het gebruik tot eind 2015 van het pand Hazenweg nog mogelijk te zijn. Gelet op de huidige economische omstandigheden in relatie tot de leegstand op de kantorenmarkt is koop voor 12,95 miljoen te duur en huur tot 2018 bij voortzetting van de huidige leasesom te duur en te langdurig. Daarom in 2010 een overleg met de eigenaar gestart. Dit heeft uiteindelijk geleid tot de volgende aanbieding van de FGH bank: a. het pand te kopen per 01-04-2011 voor een bedrag van 9.500.000,=. b. het pand te leasen tot 31-12-2015, waarbij de huidige lease tot 01-04-2013 van kracht blijft en de leasesom vanaf 01-04-2013 wordt verlaagd van 1.678.000.- naar 1.250.000.- per jaar. In bijlage 1 is tot uitdrukking gebracht, dat gerekend over een periode van 5 volle jaren met koop t.o.v de huidige lease een voordeel is te behalen van 4.865.000.- De nieuwe lease geeft t.o.v. de huidige lease een voordeel van 1.328.000.- Vanwege het risico van (gedeeltelijke) leegstand na 5 jaar wordt ondanks het geringere voordeel toch voorgesteld om over te gaan tot lease. Daarbij speelt ook een rol, dat het kopen van een pand met doorverkoop of verhuur geen eigenlijke gemeentelijke taak is. Vanaf 29 december 2010 is met name bezien of: 1. Transformatie tot huisvesting voor onderwijsdoeleinden mogelijk is 2. Doorverkoop aan een belegger met gelijktijdige huur door de gemeente mogelijk is. In beide situaties zou de gemeente dan tot aankoop over kunnen gaan. Teneinde meer tijd te hebben voor het onderzoeken van deze mogelijkheden is de FGH bank gevraagd om instemming met uitstel van de gemeentelijke beslissing tot 01-07-2011. Deze instemming is verkregen. Bij onderwijshuisvesting is betrokken, dat de eigenaar het pand ver beneden de boekwaarde van 14,2 miljoen levert en de gemeente het voordeel van 5,8 miljoen (zijnde de mogelijke afschrijving) na aftrek van 1,1 miljoen benodigd voor de dekking van de huisvestingskosten Lange Wemen ten gunste wil laten komen voor de onderwijs huisvesting. Deze optie zou verreweg de voorkeur hebben boven de andere opties. Er kan op deze wijze een goed onderhouden pand van een hoog kwaliteitsniveau tegen gunstige financiële voorwaarden ter beschikking komen van het onderwijs. Daarnaast wordt 16.000 m2 kantooroppervlak onttrokken aan de omvangrijke leegstand. Helaas bleek dit geen haalbare optie te zijn. Doorverkoop aan een belegger sluit aan bij de koopoptie, welke de gemeente thans al heeft in de bestaande overeenkomst. Achterliggend doel is het behalen van een boekwinst en het beperken van het risico voor de gemeente. Deze boekwinst moet dan groter zijn dan het verschil in leasesom van de nieuwe belegger dan de thans aangeboden leasesom gedurende de te verwachten gebruiksperiode van 5 jaar. Op
deze wijze loopt de gemeente niet het risico van (gedeeltelijke ) leegstand na 5 jaar. Om de mogelijkheden hiertoe te onderzoeken is een extern bureau ingeschakeld. Dit bureau heeft circa 40 beleggers gevraagd om een aanbieding gebaseerd op een huur van 1.380.000.- (100 euro per m2 vvo) en een looptijd van 7,5 jaar met een boeteclausule voor de gemeente bij vertrek binnen 7,5 jaar, doch na 31-12-2015. Hierop zijn geen bruikbare reacties ontvangen. Dit hangt samen met de omvangrijke leegstand van kantoren, waarbij de verwachtingen zijn, dat deze leegstand mede door het nieuwe werken eerder groter dan kleiner zal worden. Ook speelt een rol, dat men doorgaans een huurtermijn van 10 jaar verlangt, wat voor de gemeente niet realistisch is. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN In bijlage 1 is tot uitdrukking gebracht welke financiële verbonden zijn aan voortzetting van het lopende contract, de aankoop per 01-04-2011 en de lease volgens de aanbieding van 29 december 2010. Met de aankoop kan in de 5 gebruiksjaren verreweg het grootste financiële voordeel worden behaald. Ook heeft koop tot voordeel, dat het uitlopen van de bouwtermijnen in lange Wemen niet tot een extra tussentijdse verhuizing behoeft te leiden. Als zeer zwaarwegend nadeel wordt echter het risico van (gedeeltelijke ) leegstand na 5 jaar gezien. Indien de gemeente koopt dan ontstaat de mogelijkheid om in 5 jaar 5,8 miljoen af te schrijven van de koopsom, waarna een boekwaarde resteert van slechts 3,7 miljoen euro. Op deze afschrijving moet overeenkomstig het eerder door de raad genomen besluit 1,1 miljoen in mindering worden gebracht als aandeel in de huisvestingskosten van het nieuwe stadskantoor in Lange Wemen. Alsdan resteert een boekwaarde van 4,8 miljoen euro. Dit bedrag kan als volgt worden gespecificeerd (zie ook de bijlagen): Koopsom 9.500.000.- Huur volgens het thans lopende contract gedurende 5 jaar 8.406.000.- Rente over de koopsom gedurende 5 jaar 2.612.000.- Beschikbare ruimte voor afschrijving 5.794.000.- Waarvan benodigd voor huisvesting Lange Wemen 1.100.000.- 4.694.000.- Boekwaarde na 5 jaar 4.806.000.- Daarmee lijkt koop voor de hand te liggen. Indien de gemeente echter koopt en (tussentijdse) doorverkoopt of vrijwel volledige verhuur na 5 jaar niet mogelijk blijkt te zijn dan zal de gemeente geconfronteerd worden met aanzienlijke kosten van instandhouding. Daarbij gaat het om de kapitaallasten van de resterende boekwaarde, het groot onderhoud van gebouw en installaties, het dagelijks onderhoud, het schoonhouden, toezicht, verwarming en eigenaarlasten, zoals belastingen en verzekeringen. In totaal ingeschat op ongeveer 1 miljoen euro per jaar. (zie bijlage 2) COMMUNICATIE EN INSPRAAK VERVOLGTRAJECT EN PRODUCTEN Gelet op de leegstand op de kantorenmarkt heeft de gemeente er mede vanuit haar maatschappelijke verantwoordelijkheid belang bij, dat het pand Hazenweg in gebruik blijft. Daarom is richting FGH bank aangegeven, dat de gemeente onder nadere voorwaarden bereid is tot tussentijdse verhuizing indien op die wijze een nieuwe gebruiker kan worden gevonden. Ook zou zich een situatie voor kunnen doen dat zich voorafgaand aan het einde van de nieuwe huurovereenkomst een mogelijkheid voordoet voor een bepaalde invulling, waarbij de gemeente toch als eigenaar optreedt. Zolang de FGH bank geen nieuwe eigenaar of gebruiker heeft blijft die mogelijkheid bestaan. Overigens wordt geadviseerd om de lease aan te gaan tot 1 april 2016 i.p.v. 31-12-2015 opdat wat meer speelruimte ontstaat richting de nieuwbouw in Lange Wemen. Ook moet nader geregeld worden onder welke condities het pand na afloop van de huurperiode wordt opgeleverd.
VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: 1. te besluiten om het kantoorpand Hazenweg 121 te leasen tot 01-04-2016 en daarmee af te zien van eventuele aankoop door de gemeente; 2. het financiële voordeel van de nieuwe huurovereenkomst ten opzichte van de lopende overeenkomst vanaf 2013 tot een totaalbedrag van 1.100.000,= ten gunste te brengen van de huisvestingslasten stadskantoor Lange Wemen en het resterende deel, afgerond 228.000,= afdragen aan het onderhoudsfonds ter (gedeeltelijke) dekking van herstelkosten bij oplevering van het kantoorpand aan de Hazenweg; 3. ons college te machtigen de contractuele regeling met de FGH bank verder af te wikkelen. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester