ADMINISTRATIEF MEDEWERKER PLEEGZORG GERELATEERD DEEL 1: CONTEXT, DOEL EN OPDRACHTEN Plaats in de organisatie De administratief medewerker pleegzorg gerelateerd communiceert rechtsreeks aan de teamverantwoordelijke administratie. Functiedoel De administratieve medewerker pleegzorg gerelateerd staat mee in voor een adequate en klantgerichte dienstverlening op vlak van cliëntgebonden administratie en voorwaardenscheppende taken die hiermee verbonden zijn. Opdrachten en verantwoordelijkheden Realiseren van de administratieve dienstverlening ten behoeve van pleegzorgers Dossierbeheer = administratieve zaken rond individuele dossiers; o Berekening onderhoudstoelage o Zakgeld o Bijzondere kosten, zorgzwaarte o Opvragen documenten: attesten, mutualiteit, familiale verzekering, hospitalisatieverzekering, gezinssamenstelling o Opvolgen van de goedkeuring vakantieaanvragen en bezoekregelingen (niet opmaken) Voorbereiding uitbetaling pleegzorgers; Archivering; Voorbereiding en uitvoering informatiemomenten voor pleegzorgers; Aanmeldingen pleegouders/pleegkinderen opnemen en registreren; Papieren dossier pleegkinderen opstellen en opvolgen (zorgen dat alle documenten up to date zijn/opvolgen goed gedrag en zeden); Het elektronisch dossier van de pleegkinderen aanmaken en up to date houden; Elektronisch adressenbestand; Opvolgen van vonnissen en verlengingen; Rapport aanwezigheidsdagen beheren. Kwaliteitszorg Administratieve vereenvoudiging door het opmaken en bijwerken; standaarddocumenten (vademecum, elektronisch dossier, ), bijhouden en opvolgen van sjablonen, checklists, procedures; Het bijhouden en verstrekken van een administratief vademecum.
Registratie Meewerken aan registratie van begeleidingsdossiers = aanwezigheidsdagen in functie van uitbetaling; Registratie van de gegevens van het voortraject (aanmeldingen kandidaatpleegouders en verder verloop van de procedure, centrale wachtlijstgegevens kinderen en jongeren en verder verloop van de procedure na aanmelding, ); Beheer kandidatenpool pleegzorgers, ondersteuning bij dispatching intakes, opstart begeleidingen; Registratie in functie van jaarverslag. Onthaal Ontvangen van bezoekers; Telefoonpermanentie; Uitvoerende taken die niet aan cliëntdossiers zijn verbonden; Secretariaatstaken (kopies maken, mappen voor vergaderingen klaarmaken, ondersteuning directie) = Op vraag van de directie ondersteunende taken uitvoeren, cf. vergadering voorbereiden, cijfers aanleveren, enz.; Ondersteunende taken naar ICT, werving, kwaliteitszorg (na goedkeuring teamverantwoordelijke); Briefwisseling; Ondersteunend: nieuwsbrief, werving, bibliotheek, begeleiders; Reservering/klaarzetten vergaderruimtes en het zorgen voor de bevoorrading; Post (registratie, verdelen en opsturen); Agenda s beheren; Folder/affiche beheer; Aankoop boeken en beheer bibliotheek; Zorgen voor het drukwerk; Beheer bakjes medewerkers; Aankopen warenhuizen. DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL Gedragscompetenties Kerncompetenties Kwaliteitsgerichtheid Met de beschikbare middelen de best mogelijke kwaliteit bereiken en in stand houden door haalbare eisen te stellen aan het resultaat van opdrachten, diensten, van zichzelf en van anderen. Niveau 2: Bewaakt de kwaliteit van eigen werk
- Streeft de beste kwaliteit na, legt de lat hoog. - Controleert of het eigen werk beantwoordt aan de gestelde kwaliteitsnormen. - Verbetert fouten in de eigen werkaanpak zodat een kwalitatieve dienstverlening wordt geleverd. - Ziet er op toe dat het eigen werk een constante kwaliteit heeft en stuurt bij waar nodig. Cliëntgerichtheid Het onderzoeken van, het anticiperen op en het handelen naar noden van de interne en externe cliënt, met een hoge prioriteit voor dienstverlening en cliënttevredenheid. Niveau 1: Neemt een dienstverlenende houding aan - Neemt een respectvolle basishouding aan, verleent een correcte service aan alle cliënten ongeacht hun afkomst, geslacht, beperking, - Is flexibel naar cliënten toe, luistert aandachtig naar wensen van cliënten en vraagt naar hun tevredenheid. - Maakt duidelijke afspraken, geeft informatie en zorgt voor een goede voortzetting van de dienstverlening aan cliënten. - Is toegankelijk voor de cliënt, staat open voor vragen van cliënten en reageert snel en op gepaste wijze. - Blijft beleefd bij klachten van cliënten en onderneemt een eerste concrete actie om deze klachten door te geven aan de betrokken verantwoordelijke. Samenwerken Het bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen rechtstreeks eigen belang is, en zich coöperatief opstellen en inzetten om gezamenlijke doelstellingen te bereiken. Niveau 2: Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen. - Streeft gezamenlijke doelen na en stemt de eigen inbreng/prioriteiten af op de noden van de groep. - Houdt rekening met de gevoeligheden en verscheidenheid van mensen. - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht. - Bevraagt spontaan en proactief de mening van anderen. Mondelinge en Schriftelijke Communicatie Het in een begrijpelijke taal overbrengen, hetzij schriftelijk, hetzij mondeling, van ideeën en meningen aan anderen. Het aanpassen van taal en terminologie aan het doelpubliek, de specifieke vraagstelling en de situatie.
Niveau 2: Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden - Legt feiten en gegevens op een begrijpelijke wijze uit. - Beperkt het gebruik van vakjargon. - Antwoordt doelgericht en beknopt. - Brengt de boodschap op een vlotte en begrijpelijke, gestructureerde en heldere manier over. - Ondersteunt zijn boodschap met aangepast non-verbaal gedrag. - Formuleert zaken in de schriftelijke communicatie voldoende tactvol, let op de woordkeuze en weet een boodschap gepast en geënt op de specifieke doelgroep over te brengen. Verantwoordelijkheidszin Zich op een plichtsbewuste manier engageren om zijn takenpakket te realiseren en de gemaakte afspraken na te komen. Hierin handelen op een integere, zorgvuldige, objectieve en transparante wijze, uitgaande van de basisregels van de sociale en ethische normen. Niveau 2: Lost verwachtingen in, rekening houdend met de vooropgestelde doelstellingen en de sociale en ethische normen - Neemt verantwoordelijkheid op voor zijn eigen handelen. - Doet zijn best om het vooropgestelde doel te bereiken. - Leeft de deontologie na en handelt consequent. - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken en spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen. - Is geïnteresseerd in de uiteindelijke output van het werk. Specifieke competenties Accuraatheid Taken juist en punctueel uitvoeren en met zin voor detail volbrengen. Niveau 3: Levert onder verhoogde tijdsdruk kwaliteitsvol werk af - Levert ook onder druk kwaliteitsvol werk af. - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren. - Kiest de correcte werkwijze op basis van de gevraagde nauwkeurigheid. - Blijft ook onder tijdsdruk de nodige aandacht aan details en afwerking schenken. Emotionele Draagkracht Efficiënt gedrag vertonen in situaties met verhoogde complexiteit, tijds- of werkdruk of
bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. Niveau 1: Blijft kalm en rustig bij incidenteel verhoogde druk die eigen is aan de functie - Reageert kalm bij wijzigingen in de planning, bij wijzigende prioriteiten en dergelijke. - Blijft doelmatig en effectief handelen in situaties van verhoogde tijdsdruk of sociale druk. - Vertoont geen uiterlijke tekenen van stress bij tijdelijke verhoging van de druk. - Reageert rustig en matuur bij tegenstand of persoonlijke verwijten, negatieve feedback. - Bewaakt de eigen grenzen van kennen en kunnen. Innovatief vermogen Vernieuwend denken en handelen; openstaan voor kansen en mogelijkheden en deze zien op vlak van de vernieuwing van werkwijzen en/of dienstverlening. Niveau 2: Ontwikkelt zich op een actieve wijze binnen de eigen functie - Werkt zich in nieuwe materies, relevant voor de eigen taak, in. - Informeert zich over nieuwe evoluties met betrekking tot de eigen functie. - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk. - Gaat na of nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie kunnen ingezet worden. - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt dit verder uit tot concrete voorstellen. Plannen en organiseren Doelstellingen en prioriteiten bepalen en de benodigde acties, tijd en middelen aangeven om deze doelstellingen te bereiken. Niveau 1: Plant en organiseert het eigen werk - Plant de eigen werkzaamheden goed en werkt volgens een opgestelde planning. - Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af. - Stelt prioriteiten, heeft overzicht over de eigen werkzaamheden en toetst nauwkeurig de eigen voortgang. - Werkt ordelijk en systematisch volgens logische stappen en plannen die vooraf opgesteld zijn. Probleemoplossend vermogen In staat zijn mogelijke problemen te herkennen, te zoeken naar mogelijke oorzaken en haalbare oplossingen voor te stellen.
Niveau 1: Signaleert en lost problemen binnen een bepaald kader op - Signaleert tijdig knelpunten op eigen werkgebied en lost deze binnen gestelde kaders op. - Gaat planmatig te werk en verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken. - Formuleert een heldere probleemstelling en maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken van een probleem. - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem. Vaktechnische competenties Diploma Minimaal secundair onderwijs