ICreative bv Informatiepakket e-invoicing voor leveranciers van Bilderberg Finance, procurement & document solutions Versie: 1.5 ICreative bv Oortlaan 2 6716 WD Ede Met ICreative kiest u voor een duurzame richting
Inhoudsopgave E-INVOICES VERSTUREN NAAR BILDERBERG 2 1 MOGELIJKHEDEN E-INVOICES VERSTUREN AAN BILDERBERG 3 1.1 VIA BESTAAND BASWARE NETWORK / E-INVOICE PLATFORM 3 1.2 BN SENDING 4 1.3 PDF INVOICE 4 2 TESTPROCEDURE BESTAANDE BN / E-INVOICE PLATFORM 5 3 SPECIFIEKE INFORMATIE OVER E-INVOICING NAAR BILDERBERG 6 3.1 SERVICE PROVIDER DETAILS 6 3.2 E-INVOICE ADRESSEN VAN BILDERBERG 6 3.3 E-INVOICE VEREISTEN 7 4 CONTACTGEGEVENS 8
Leveranciers Bilderberg E-invoices versturen naar Bilderberg Beste leverancier, Bilderberg verbetert haar factuurverwerkingsprocessen. Onderdeel hiervan is de overstap naar platform e-invoicing. Bilderberg gaat ervoor om per 1 januari 2018 alleen nog e-invoices te ontvangen Daarom vraagt Bilderberg al haar leveranciers hun facturen als e-invoice aan te leveren. E-invoicing heeft veel voordelen, zowel voor u als voor Bilderberg Besparing op print- en portokosten; E-invoices versturen faciliteert snellere betaling doordat facturen sneller bij de ontvanger zijn; Verbetering efficiency en beperking fouten; Hoge kwaliteit van overdracht van factuurdata. Data van e-invoices wordt 1-op-1 overgenomen. Wij hebben uw medewerking nodig Uw medewerking is essentieel voor het succesvol implementeren van dit proces in onze organisatie. Bilderberg biedt daarom verschillende mogelijkheden waarop u e-invoices kunt aanleveren. Hiervoor werkt Bilderberg samen met ICreative, leverancier van de oplossingen van Basware Network. Geeft u snel uw keuze door? Informatie over de verschillende opties treft u op https://www.icreative.nl/bilderberg aan. Hier geeft u ook uw keuze door. Heeft u al een e-invoicing oplossing, dan kunt u dat eveneens hier aangeven. Op ons verzoek neemt een medewerker van ICreative contact met u op om samen met u een keuze te maken voor de meest geschikte optie voor uw organisatie. Het e-invoice proces ziet er als volgt uit: Basware Network E-invoice platform BN Sending Basware Network E-invoices PDF Invoice In dit document worden de oplossingen die Bilderberg beschikbaar stelt toegelicht. ICreative helpt u de oplossing te kiezen die voor uw organisatie het meest geschikt is en begeleidt de technische aansluiting. Wij rekenen op uw medewerking om deze overgang soepel te laten verlopen. Indien u vragen heeft neemt u gerust contact met ons op. Met vriendelijke groet, Bilderberg Hotels Bing Váhl Purchase Manager +31 (0)317-318319 2
1 Mogelijkheden e-invoices versturen aan Bilderberg Bilderberg biedt haar leveranciers diverse mogelijkheden om aan te sluiten en e-invoices te versturen. 1.1 Via bestaand Basware Network / e-invoice platform Bestaande Basware Network aansluiting Stuurt u al facturen via het Basware Network (BN)? Dan kunt u direct starten. Controleer of u alle gegevens meestuurt die voor Bilderberg relevant zijn en stuur direct een testfactuur. Zie voor de testprocedure hoofdstuk 2. Neem bij vragen contact op met Ferry Helmig van ICreative. Aansluiting op ander e-invoice platform Maakt u gebruik van een ander e-invoice platform? Dan is de eerste stap te onderzoeken of dit platform een uitwisselingsovereenkomst heeft met Basware (interoperability, interconnect of roaming agreement). Neem hiervoor contact op met het betreffende platform. Uw platform vraagt mogelijk om de Service Provider details van het Basware Network, deze treft u in hoofdstuk 3.1 aan. Het Basware Network heeft koppelingen met o.a.: Anachron B2Boost Centric InvoicePortal (INGIS) Simac UnifiedPost ZET solutions Heeft het platform dat uw organisatie gebruikt (nog) geen uitwisselingsovereenkomst met Basware? Neem dan contact met op met bij ICreative om te bespreken hoe hiervoor een koppeling gerealiseerd kan worden. Nadat u van uw operator een bevestiging heeft ontvangen dat een uitwisselingsovereenkomst met Basware bestaat of nadat u met ICreative heeft kortgesloten dat een koppeling mogelijk is start u met de testprocedure. Kiest u voor deze mogelijkheid dan vragen wij u de testprocedure te doorlopen, deze staat beschreven in hoofdstuk 2. 3
1.2 BN Sending Bent u nog niet aangesloten bij het Basware Network of een ander platform? Dan kunt u aansluiten op BN Sending. Hierbij stuurt u de XML factuur in het formaat van uw keuze met PDF naar het Basware Network. Hier wordt de factuur geconverteerd naar het formaat van keuze van Bilderberg en verstuurd. Met BN Sending kunt u ook naar alle andere klanten op het Basware Network uw facturen sturen, evenals naar klanten op andere platformen zoals ZET solutions, Digipoort, etc. Met BN Sending kunt u via één koppeling voor meerdere binnen- en buitenlandse entiteiten e-invoices versturen. Aan deze connectie zijn kosten verbonden. Maakt u al gebruik van deze oplossing? Dan kunt u direct een testfactuur versturen naar Bilderberg en maakt u geen extra kosten. Zie hiervoor hoofdstuk 1.1 en hoofdstuk 2. van ICreative kan u verder informeren over aansluiten op deze oplossing. 1.3 PDF Invoice Indien u facturen als PDF per e-mail naar Bilderberg verstuurd, kunt u gebruik maken van de PDF Invoice service waarmee PDF facturen geconverteerd worden naar XML facturen. Daarmee ontvangt Bilderberg e-facturen van u, terwijl u zelf PDF facturen blijft versturen. Om deze conversie te bewerkstelligen is het wel zaak dat u de PDF facturen naar een ander adres verstuurd dan u voorheen heeft gedaan. In tabel 3.2 kunt u de adressen raadplegen waar u facturen in het vervolg naartoe moet sturen. Zodra u de eerste factuur naar het nieuwe e-mailadres heeft verstuurd, stuurt u Ferry Helmig van ICreative een e-mail [fhelmig@icreative.nl]. Hierin laat u weten dat u een testfactuur verstuurd heeft onder vermelding van het factuurnummer en datum van versturen. 4
2 Testprocedure bestaande BN / e-invoice platform Als u reeds bent aangesloten bij het Basware Network of een gekoppelde e-invoice operator, vragen wij u deze testprocedure te doorlopen. Hierbij wordt een testfactuur verstuurd naar de testomgeving van Bilderberg die door de crediteurenadministratie wordt geëvalueerd. Verstuurt u e-invoices via een gekoppelde operator, neem dan contact op met uw relatiemanager en vraag naar de testprocedure. U kunt dit document doorsturen. De testprocedure is voor zowel leveranciers die van Basware Network gebruikmaken als van leveranciers die via een ander platform versturen inhoudelijk hetzelfde. Stap 1 Maak een testfactuur voor Bilderberg Maak een testfactuur met minimaal de verplichte gegevens. Zie 3.3 voor meer informatie. Dit is van belang om de testfactuur automatisch te kunnen verwerken. Start het factuurnummer met TEST. Stap 2 Verstuur de testfactuur Verstuur de testfactuur via de Basware oplossing of via uw e-invoice platform naar Bilderberg. Let op dat het juiste e-invoice adres wordt meegestuurd. Zie 3.2 voor meer informatie. Zodra u de test factuur verzonden heeft stuurt u Ferry Helmig van ICreative een e-mail [fhelmig@icreative.nl]. Hierin laat u weten dat u een testfactuur verstuurd heeft onder vermelding van het factuurnummer en datum van versturen. Stap 3 Evaluatie en feedback door Bilderberg ICreative controleert de testfactuur. Indien noodzakelijk vraagt ICreative u om gegevens toe te voegen of te wijzigen en de testprocedure opnieuw te doorlopen. Zodra de testfactuur is goedgekeurd ontvangt u een e-mail van Bilderberg met de bevestiging dat de factuur akkoord is. De testfactuur wordt verwijderd en verder niet in behandeling genomen. Stap 4 Start met versturen van e-invoices naar Bilderberg Zodra u de bevestiging heeft ontvangen kunt u starten met het versturen van e-invoices naar Bilderberg. Laat Bilderberg per e-mail weten wanneer u uw eerste e-invoice stuurt. 5
3 Specifieke informatie over e-invoicing naar Bilderberg 3.1 Service Provider details Deze informatie is voor uw e-invoice operator. Basware levert het Business Network om elektronische orders en/of facturen aan uw klant af te leveren. Basware levert geen betaalsystemen, aan de betaling zelf verandert dus niets. Hieronder de details van het Basware platform. Operator Operator ID Contact en support Basware BAWCFI22 http://www.basware.com/contact_us/pages/support.aspx Corporation 3.2 E-invoice adressen van Bilderberg Business Unit E-invoice adres E-mail adres Hotel de Bilderberg NL005316200B01 debilderberg_bilderberg@email.basware.com Hotel de Bovenste Molen NL003964577B01 BovensteMolen_Bilderberg@email.basware.com Kasteel Holtmühle NL801455169B01 Holtmuehle_Bilderberg@email.basware.com Hotel Wientjes NL005440580B01 Wientjes_Bilderberg@email.basware.com Residence Groot NL801604825B01 GrootHeideborgh_Bilderberg@email.basware.com Heideborgh Hotel de Klepperman NL006799978B01 Klepperman_Bilderberg@email.basware.com Landgoed Lauswolt NL001073722B01 Lauswolt_Bilderberg@email.basware.com Parkhotel NL001841609B01 Parkhotel_Bilderberg@email.basware.com Europahotel NL004955869B01 Europahotel_Bilderberg@email.basware.com Hotel de Keizerskroon NL001811800B01 Keizerskroon_Bilderberg@email.basware.com Gardenhotel NL004017031B012 Gardenhotel_Bilderberg@email.basware.com Hotel Jan Luyken NL004017031B01 JanLuijken_Bilderberg@email.basware.com Hotel Wolfheze NL005316182B01 Wolfheze_Bilderberg@email.basware.com Hotel 't Speulderbos NL005194714B01 Speulderbos_Bilderberg@email.basware.com Hotel Klein Zwitserland NL001303028B01 KleinZwitserland_Bilderberg@email.basware.com Hotel De Buunderkamp NL003683849B01 Buunderkamp_Bilderberg@email.basware.com Kasteel Vaalsbroek NL807811798B01 Vaalsbroek_Bilderberg@email.basware.com Hoofdkantoor Bilderberg NL001304033B01 Hoofdkantoor_Bilderberg@email.basware.com 6
3.3 E-invoice vereisten Vermeld minimaal de volgende informatie op facturen. De meeste informatie is wettelijk verplicht, enkele velden zijn specifiek bedoeld voor de automatische verwerking bij Bilderberg. Indien er velden zijn die u nu ook al in de huidige facturen staan deze ook aanleveren in de e-invoice. Type informatie Factuurkop niveau E-invoice adres leverancier Bedrijfsnaam leverancier Postadres leverancier Btw-nummer leverancier IBAN leverancier E-invoice adres klant Bedrijfsnaam klant Postadres klant Referentie klant Btw-nummer klant Factuurnummer Factuurdatum Vervaldatum Factuurbedrag incl. btw Factuurbedrag excl. btw Btw bedrag Btw percentage Munteenheid Kostenplaats Betaalreferentie Ordernummer Uiterste betaaldatum BBAN Capex nummer Regel niveau Artikelnummer Artikelomschrijving Aantal artikelen Eenheid Prijs per eenheid Regeltotaal (excl. Btw) Opmerkingen Het e-invoice adres wordt gebuikt voor identificatie Inclusief de landcode, zonder punten en spaties Het e-invoice adres van de klant wordt gebruikt voor de routering / adressering Factuurreferentie of crediteurennummer Inclusief de landcode, zonder punten en spaties Uitgesplitst in geval van meerdere btw tarieven Uitgesplitst in geval van meerdere btw tarieven ISO munteenheid code van drie getallen Indien capex nummer aangegeven is door Bilderberg, dan deze vermelden Het artikelnummer van de leverancier ISO eenheid 7
4 Contactgegevens Bij vragen kunt u contact opnemen met de volgende contactpersonen: Organisatie Contactpersoon Contactgegevens Bilderberg Bing Vahl Bvahl@bilderberg.nl +31 (0)317-318319 ICreative dkind@icreative.nl 06-26114821 ICreative Ferry Helmig fhelmig@icreative.nl 06-46396451 8