Inkoop Associatie i.o. Groningen, 26 april 1996 OMSCHRIJVING INKA is de voorlopige naam van een vrijwillig samenwerkingsverband van regionale leveranciers van 'low value products' aan business units/regionale vestigingen van grote en middelgrote bedrijven. De partners in de associatie hanteren één en dezelfde 'formule'. Dat betekent onder meer standaardisering van de orderadministratie en -procedures, de wijze van factureren, leveringsvoorwaarden, bewaking van het leveringsproces, omschrijving van condities, kwaliteitszorg, verschaffen van productinformatie en dergelijke. Er worden afspraken gemaakt tussen leveranciers en afnemers over prijzen, functionele specificaties en leveringscondities. Deze worden neergelegd in raamcontracten. De overeenkomst omvat ook onderwerpen als de levering van productinformatie, communicatie met afnemer/gebruikers over afstemming tussen product en productieproces, kwaliteitszorg, het verschaffen van inzicht in (kost)prijsopbouw, nazorg en serviceverlening. Periodiek vindt bijstelling plaats na evaluaties van ervaringen, productontwikkelingen en ontwikkelingen in het productieproces. De kwaliteitsbewaking/-zorg wordt door leveranciers ingebouwd, zowel voor wat betreft de geleverde producten, als ten aanzien van het inkoop- en leveringsproces, als ten aanzien van het waarborgen van "fitness for use", onder meer via communicatie en informatie. Een deel van die kwaliteitsbewaking/-zorg en controle is ondergebracht bij INKA. Deze organisatie kan onafhankelijk van de leveranciers opereren, maar wordt wel door hen gefinancierd. In de overeenkomst zijn prijsprikkels ingebouwd; het behalen van prijs- en kostenvoordelen, komt zowel leverancier als afnemer ten goede. Leveranciers worden gestimuleerd te blijven zoeken naar betere producten, tegen een betere prijs en meer afgestemd op gebruiker/productieproces bij de afnemer. De afnemer blijft de vrijheid behouden van leverancier te wisselen. Ook behoudt deze de keuzemogelijkheid wel of geen gebruik te maken van de respectievelijk leveranciers die in INKA participeren. De deelnemers in INKA bouwen en beheren een centrale data-base waarin inkopers/eindgebruikers actuele informatie kunnen vinden over de afzonderlijke producten. De database is vrij toegankelijk voor inkopers/gebruikers van contractpartners. Deze voorziening wordt geleidelijk uitgebouwd tot (een vorm van) "Electronic Data Interchange" voor bestel- en orderadministratie, afleverings- en transportgegevens en dergelijke. Centraal staat "fitness for use" van de te leveren producten. Evenzeer belangrijk zijn: een zo kort mogelijk leveringstraject met weinig distributieschakels, directe communicatie tussen leverancier en gebruiker, en zo weinig mogelijk administratieve handelingen. HOOFDTAKEN WERKORGANISATIE INKA 1. centrale orderverwerking en -administratie, facturering; 2. opbouw, beheer en actualisering van centrale data-base met productinformatie, plus beheer van het systeem voor 'Electronic Data Interchange'; 3. bewaken van de kwaliteit van leveringsprocessen en klachtenregistratie; organisatie en uitvoering van periodieke evaluaties; 4. organisatie en coördinatie van de communicatie tussen afnemers en leveranciers.
VOORDELEN VOOR AFNEMERS - decentralisatie/regionalisering van leveranties/inkoop van 'low-value' goederen; inkoop van dit type goederen per business unit of regionale vestiging; - korte lijnen tussen leverancier en de gebruikers van de goederen, zowel fysiek of geografisch, als procedureel; - directe communicatie tussen leveranciers en gebruikers van de producten; - zekere en snelle levering, op moment dat product nodig/gewenst is; - levering op de juiste plaats; direct aan of bij de gebruiker; - leveren van het juiste product, waarbij 'juist' staat voor 'volgens de eisen van de gebruikers' en/of 'volgens de eisen die het productieproces stelt aan het product'; - verlaging kosten, verhogen lever-snelheid en -zekerheid door automatisering van informatieverschaffing over producten, van orders/bestellingen, leverings-/transportgegevens etcetera; - kostenbesparingen door verminderen van routinematige handelingen bij afnemers; - orderbedragen en 'handlingsfee' zijn ontkoppeld; - afnemer heeft inzicht in kosten en opbouw kost-/verkoopprijs bij leveranciers; - afnemer heeft inzicht in kwaliteitszorg/-bewaking (terugkoppeling); - keus voor leveranciers mede gebaseerd op kennis a) van de te leveren producten zelf en b) van het productieproces bij afnemer. TAKEN LEVERANCIERS Kenmerkend voor de in INKA participerende bedrijven is dat zij naast de (af)levering van de verlangde producten expertise leveren aan de afnemer en wel: - expertise met betrekking tot: het product dat wordt gevraagd in relatie tot productieproces bij de afnemer; - deskundigheid met betrekking tot: het productieproces van het bedrijf waaraan wordt geleverd om steeds het juiste product te (kunnen) leveren; - inzicht verschaffen aan de afnemer over de markt, distributiekanalen en leveringscondities van de te leveren producten; - ter beschikking stellen van verzamelde kennis over ontwikkeling & vernieuwing van producten in relatie tot productieproces bij afnemer. Communicatie met directe gebruikers of hun representanten over productspecificaties, leveringsproces en kwaliteitszorg is een essentieel onderdeel van de relaties met de klant. TAKEN AFDELINGEN INKOOP van AFNEMER - rol afdeling inkoop verandert van "ordermanagement" in "relatiemanagement"; - kwalificeren van leveranciers; - opstellen van functionele specificaties, kwaliteitsnormen voor toegeleverde producten; - coördinatie van communicatie onderling tussen gebruikers in het eigen bedrijf, productvereisten: eisen die productieproces als zodanig stelt en eisen gesteld aan geleverd product op zichzelf; evaluatie van bestel-, order- en leveringsproces; coördinatie eventueel in samenwerking met INKA; - mede-coördinatie (in samenwerking met INKA) van communicatie tussen gebruikers en leveranciers; vertalen van vereisten die productieproces stelt aan geleverde producten; evaluatie van gebruik van geleverde producten; - vastleggen van autorisaties: wie mag wat waar bestellen, in welke hoeveelheden; - monitoring van ontwikkeling en vernieuwing van toegeleverde producten in relatie tot productieproces; - van 'beheer' en uitvoering van het inkoopproces naar bijdrage aan 'beleid' (bewaking/verbetering kwaliteit van geleverde producten en van leveringsproces voor kernactiviteiten van de onderneming). VOORBIJ DE HORIZON In de beginfase van INKA verzorgen de leveranciers een aanbod bestaande uit de productgroepen: gereedschappen, machines, beschermingsmaterialen, computer-hard- & software, computer-toebehoren, elektrotechnische en laboratoriumartikelen. Nadat INKA zijn goede werking heeft bewezen wordt de associatie uitgebouwd met andere leveranciers en afnemers.
Fasering in Hoofdlijnen * INITIATIEF-FASE 4e kwartaal 1995 * DEFINITIE-FASE: 1e kwartaal 1996 - formulering uitgangspunten en einddoelen INKA - omschrijving INKA in onderdelen/aspecten - fasering INKA: de route op weg naar operationele organisatie - werving deelnemende leveranciers voor ontwerp- & ontwikkelfase - intentie-verklaring participanten in INKA - brief met beschrijving initiatief naar potentiële afnemers/aankondiging - onderzoek subsidie-mogelijkheden ontwerpfase INKA 2e kwartaal 1996 - presentatie INKA d.m.v. projectplan voor ontwerp- en ontwikkelfase - verwerving middelen voor ontwerpfase/indienen subsidieaanvraag * ONTWERP-FASE: opbouw tijdelijke project-organisatie 3e kwartaal 1996 - aanstellen projectleider - vastleggen projectopdracht/-structuur - opzetten projectkantoor en -organisatie - aantrekken projectleden * ONTWERP-FASE: uitvoering 4e kwartaal 1996 deeltrajecten/aspecten ontwerptraject: + 1. juridische/contractuele aspecten 1e kwartaal 1997 2. financieel-administratief 3. leverings'formule': operationele vormen bestelprocedure, orderverwerking en -administratie 4. electronic data interchange 5. commercieel 6. kwaliteitszorg en klachtenafhandeling 7. organisatie/coördinatie van communicatie tussen afnemer/gebruiker en leveranciers 8. Inka-organisatie en omvang; personeel, middelen, plaats, interne organisatie * ONTWERPFASE: afsluiting/ondertekenen contracten 2e kwartaal 1997 - deelnemersovereenkomsten leveranciers in Inka - raamcontracten tussen leveranciers en afnemers * ONTWIKKELFASE: opbouw werkorganisatie Inka en "inlopen" - inrichten kantoor/aanschaffen kantoor- e.a. middelen/aantrekken personeel - opbouw van database product-informatie/van administratieve systemen etc. * ONTWIKKELFASE: Inka operationeel/uitvoerend: - start operationele organisatie 3e kwartaal 1997 - concept in de dagelijkse praktijk uittesten, aanvullen en verbeteren 1997-2000 * UITBREIDINGS-FASE 2001-2004 -uitbreiding Inka met leveranciers -uitbreiding van aantal afnemers dat van Inka gebruik maakt * CONSOLIDATIE-FASE 2005 e.v.
Benodigde middelen in de ontwerpfase Soorten middelen: 1. menskracht: - in kwantiteit - in kwaliteit/deskundigheid: - organisatorisch - projectleiding/adviseur/onderzoeker - secretariële en administratieve diensten - inhoudelijk - juridisch/contractueel - commercieel - hardware- en software-matig - inkoop- & bestelprocessen en leveranties - financieel-administratief - orderadministratie & verwerking - documentatiesystemen 2. financiën: - exploitatie - investeringen 3. gebouwen/accommodaties: - kantoorruimte - vergaderruimte 4. duurzame gebruiksgoederen - computer/kopieermachine etc. 5. verbruiksgoederen - papier, kantoorbenodigdheden etc. 6. tijd. Raming financiële middelen voor de ontwerpfase: - projectleider, extern adviseur & onderzoeker 100.000,- - projectleden 30.000,- - reis-/verblijf-/bureaukosten 10.000,- - vakspecialisten/externe deskundigen voor deelonderwerpen 30.000,- f. 170.000,-
Aspecten van de ontwerpfase 1. juridische/contractuele aspecten: - raamcontracten: vorm/inhoud - functionele specificaties - autorisaties voor bestellingen - toetredingsvoorwaarden/uittredingsgronden - deelnemers-overeenkomsten: vorm/inhoud - rechtsvorm Inka - zeggenschapsverhoudingen Inka - garanderen onafhankelijkheid Inka - intern: salarisregeling, rechtspositie etc. 2. financieel-administratief: - opbouw kostprijs & verkoopprijs - prijs van dienstverlening/kwaliteitszorg/informatie/'handling' - inzichtelijkheid kostenpatroon leveranciers voor afnemers - hoogte en verdeling exploitatielasten Inka - afhandeling facturen van geleverde goederen 3. leverings'formule': - operationele vormen bestelprocedure, orderverwerking en -administratie 4. electronic data interchange: - hardware - software - human-ware: gebruikers & beheerders - info-ware: - opbouw database productinformatie - opbouw systeem automatisch bestellen 5. commercieel: - inbouwen prijsprikkel - 'verkoop' van het Inka-concept aan leveranciers - 'verkoop' van deelnemende leveranciers aan potentiële afnemers - voorwaarden te stellen aan leveranciers: - t.a.v. soorten producten - t.a.v. leverings-procedures - t.a.v. kennis productieproces afnemer 6. kwaliteitszorg en klachtenafhandeling: - te stellen kwaliteitseisen aan deelnemende leveranciers - bewaking/controle van die eisen - sancties 7. organisatie/coördinatie van communicatie tussen afnemer en leverancier: - kennis van/informatie over geleverde producten zelf: - gebruiksmogelijkheden - specificaties/kwaliteitsnormen - informatie/instructie/training voor gebruik van geleverde producten - kennis van/informatie over markt van te leveren/geleverde producten: - alternatieve producten - vergelijking prijzen - vergelijking kwaliteit van gelijksoortige producten - vergelijking 'fitness for use' - informatie over technologische vernieuwing van producten - afstemming product op gebruik = 'fitness for use' - kennis van productieproces van afnemer m.h.o.o. 'fitness for use' - periodieke herziening - van prijsafspraken - van functionele specificaties - van leveringscondities - verschaffen inzicht in opbouw kostprijs/verkoopprijs/kosten Inka 8. Inka: organisatie en omvang; personeel, middelen, plaats, interne organisatie.