In dit document leest u meer over de uitvoering van de Aanpak Organisatieklimaat. De Aanpak Organisatieklimaat is een bewezen effectieve methode voor het voeren van een geplande, gestructureerde dialoog over gezond en veilig werken om daarmee een gezond en veilig organisatieklimaat te creëren. Want een gezond en veilig organisatieklimaat zorgt voor gezondere zorgmedewerkers. De Aanpak is ontwikkeld door de Erasmus Universiteit Rotterdam en Stichting IZZ en is getoetst bij zorgorganisaties in de vier grootste branches, namelijk VVT, ZKH, GGZ en GHZ. De Aanpak heeft zowel een positief resultaat bij zorgorganisaties met een klassieke organisatiestructuur als bij zorgorganisaties met een zelforganiserende organisatiestructuur. 1. Aanleiding ontwikkeling programma Uit de resultaten van het zorgbrede vragenlijstonderzoek uit 2014 Gezond werken in de zorg blijkt dat het organisatieklimaat binnen zorgorganisaties een belangrijke beïnvloedbare factor is om de lichamelijke en geestelijke gezondheid van zorgmedewerkers te verbeteren. Het organisatieklimaat verwijst naar de collectieve beleving die medewerkers hebben over het beleid, de procedures en de dagelijkse praktijk over fysieke of psychosociale gezondheid en veiligheid van medewerkers in hun organisatie. De onderstaande uitspraken van zorgmedewerkers geven een beeld van de verschillen in organisatieklimaat. Goed organisatieklimaat Ik merk dat de geestelijke belasting onder de collega's op onze woning heel belangrijk is. Door het soort werk wordt hier regelmatig over gesproken. Openheid naar elkaar en het bespreekbaar houden van onderwerpen hieromtrent maken het mogelijk het werk voor langere tijd vol te houden. We doen het als team echt samen! Slecht organisatieklimaat Hier geldt weer: op papier is alles goed geregeld, maar de praktijk is anders. Als je iets kwijt wil over geestelijke belasting merk je dat je vaak tegen een muur aanloopt, want het hoort bij je werk. De cliënt en zijn familie zijn vaak belangrijker dan de medewerkers. Dus kortom niet zo zeuren.
Er wordt op dit gebied veel aandacht besteed aan de geestelijke belasting. Er is ruimte voor gesprek als er iets is voorgevallen. Dit is een sterk punt van de organisatie. Helaas wordt er geen aandacht besteed aan de lichamelijke belasting en is het op de afdeling not done hierover te praten met elkaar. 2. Opbrengsten Aanpak Organisatieklimaat Periode na start Na 6 maanden Na 9 maanden Doel / opbrengsten Verbetert fysiek en psychosociaal organisatieklimaat van de zorgorganisatie. De beleving van medewerkers over het thema gezond en veilig werken is beter; het kennisniveau is hoger en de motivatie om veilig gedrag te vertonen is groter. + verbetert veiligheidsgedrag en begin afname lichamelijke en geestelijke gezondheidsklachten van zorgmedewerkers, vermindering fysieke en psychosociale arbeidsbelasting. Na 12 maanden + afname lichamelijke en geestelijke gezondheidsklachten, verlaging presenteïsme, verzuim en het zorggebruik van zorgmedewerkers. 3. Dimensies organisatieklimaat Een gezond en veilig organisatieklimaat bestaat uit verschillende dimensies: 1. prioriteit voor gezond en veilig werken bij het topmanagement (bestuurders en directeuren); 2. betrokkenheid van de teamleider / taakverantwoordelijke bij gezond en veilig werken; 3. groepsnormen en gedrag omtrent gezond en veilig werken binnen het team; 4. communicatie over gezond en veilig werken; 5. participatiemogelijkheden bij de verbetering van gezond en veilig werken. De Aanpak Organisatieklimaat is gericht op deze vijf dimensies. Een langdurige verbetering vindt alleen plaats als meerdere dimensies tegelijkertijd worden beïnvloed, zij beïnvloeden elkaar positief. 4. Inhoud Aanpak Organisatieklimaat Alle lagen van de organisatie gaan in deze aanpak met elkaar in gesprek en implementeren oplossingen om gezond en veilig te werken. De aanpak omvat een integraal programma van drie activiteiten die in een vaste volgorde drie x worden uitgevoerd. Daarna wordt het een onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering. De 3 activiteiten zijn: 1) Gezond en Veilig samenwerken 2) Gezond en Veilig het team coachen 3) In gesprek met de bestuurder
De activiteiten hebben met elkaar gemeen dat het altijd gaat om het starten van een oplossingsgerichte dialoog op het gebied van Gezond en Veilig werken. Door deze dialoog leren medewerkers van elkaar en is er een grotere bereidheid om gezond en veilig gedrag te vertonen. Voor een optimale uitvoering van de Aanpak Organisatieklimaat bevelen wij een projectmanagementstructuur aan met hierin een fase van voorbereiden (A), het realiseren van de Aanpak Organisatieklimaat (B) en het borgen in de reguliere bedrijfsvoering (C). 5. Opbrengsten Aanpak Organisatieklimaat Periode na start Na 6 maanden Na 9 maanden Doel / opbrengsten Verbetert fysiek en psychosociaal organisatieklimaat van de zorgorganisatie. De beleving van medewerkers over het thema gezond en veilig werken is beter; het kennisniveau is hoger en de motivatie om veilig gedrag te vertonen is groter. + verbetert veiligheidsgedrag en begin afname lichamelijke en geestelijke gezondheidsklachten van zorgmedewerkers, vermindering fysieke en psychosociale arbeidsbelasting. Na 12 maanden + afname lichamelijke en geestelijke gezondheidsklachten, verlaging presenteïsme, verzuim en het zorggebruik van zorgmedewerkers. 6. Dimensies organisatieklimaat Een gezond en veilig organisatieklimaat bestaat uit verschillende dimensies: 1. prioriteit voor gezond en veilig werken bij het topmanagement (bestuurders en directeuren); 2. betrokkenheid van de teamleider / taakverantwoordelijke bij gezond en veilig werken; 3. groepsnormen en gedrag omtrent gezond en veilig werken binnen het team; 4. communicatie over gezond en veilig werken; 5. participatiemogelijkheden bij de verbetering van gezond en veilig werken. De Aanpak Organisatieklimaat is gericht op deze vijf dimensies. Een langdurige verbetering vindt alleen plaats als meerdere dimensies tegelijkertijd worden beïnvloed, zij beïnvloeden elkaar positief.
7. Inhoud Aanpak Organisatieklimaat Alle lagen van de organisatie gaan in deze aanpak met elkaar in gesprek en implementeren oplossingen om gezond en veilig te werken. De aanpak omvat een integraal programma van drie activiteiten die in een vaste volgorde drie x worden uitgevoerd. Daarna wordt het een onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering. De 3 activiteiten zijn: 1) Gezond en Veilig samenwerken 2) Gezond en Veilig het team coachen 3) In gesprek met de bestuurder De activiteiten hebben met elkaar gemeen dat het altijd gaat om het starten van een oplossingsgerichte dialoog op het gebied van Gezond en Veilig werken. Door deze dialoog leren medewerkers van elkaar en is er een grotere bereidheid om gezond en veilig gedrag te vertonen. Voor een optimale uitvoering van de Aanpak Organisatieklimaat bevelen wij een projectmanagementstructuur aan met hierin een fase van voorbereiden (A), het realiseren van de Aanpak Organisatieklimaat (B) en het borgen in de reguliere bedrijfsvoering (C).
1) Gezond en veilig samenwerken Peiling Voor het team en de teamleider (of taakverantwoordelijke in een zelf organiserend team) is het belangrijk om vooraf aan de teambijeenkomst te weten welke thema s op het gebied van Gezond en Veilig werken spelen in het team. In de Aanpak Organisatieklimaat wordt gewerkt met een digitale tool voor de peiling. In deze peiling staan negen stellingen over Gezond en veilig werken waaraan ieder teamlid een score geeft (schaal 1-10). Alternatief voor het gebruik van deze peiling is het op papier laten beantwoorden van de stellingen. Ook kan gebruik worden gemaakt van bestaande mogelijkheden via het eigen interne netwerk om kleine vragenlijsten, stellingen of chats uit te voeren. Bijvoorbeeld via het Social Business Platform van KPN en Share point van Microsoft. De gestructureerde opzet van het vooraf (digitaal) voorbereiden van de teambijeenkomst staat garant voor een dialoog die sneller gaat over de dilemma s die spelen en de mogelijke oplossingsrichtingen. Teambijeenkomst Eenmaal per ronde vindt er een teambijeenkomst plaats. De teamleider zet de Aanpak Organisatieklimaat op de agenda van de teambijeenkomst. Hier vindt de feitelijke dialoog plaats. De medewerkers gaan met elkaar in gesprek over gezond en veilig werken. De teamleider presenteert de resultaten uit de peiling, inspireert met voorbeelden en nodigt de medewerkers uit hun eigen ideeën te delen. Problemen worden zoveel mogelijk direct opgelost en waar nodig achteraf besproken met andere belanghebbenden zoals medici, verwanten, facilitaire dienst of ergocoaches. Oplossingen kunnen op drie niveaus worden uitgevoerd. Belangrijk is om te onderzoeken of er eerst op niveau 1 maatregelen mogelijk zijn en zo verder te gaan naar niveau 2 en 3. 1. Welke maatregelen dragen bij aan het verbeteren van de gezonde en veilige werkomgeving (bronaanpak)? Kunnen bijvoorbeeld onveilige voorwerpen weggehaald worden of kan het zicht in afgesloten ruimtes worden vergroot? Als risico s in de werkomgeving worden weggenomen, dan worden de medewerkers hieraan ook niet blootgesteld. 2. Welke werkinstructies, protocollen en procedures dragen bij aan het verminderen van ongezonde en onveilige situaties? Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van methodisch werken. 3. Welke individuele competenties en coping strategieën kunnen de medewerkers aanleren om met stressvolle situaties om te gaan? Hoe vergroten ze bijvoorbeeld hun vermogen om ongezonde en onveilige situaties in te schatten en te de-escaleren? Het denken in oplossingsniveaus is het uitgangspunt bij de teambijeenkomst. Hierbij wordt uitgegaan van de professionaliteit van de medewerkers. 2) Gezond en veilig het team coachen Tijdens de drie teamcoachingssessies van een (externe) teamcoach krijgen de teamleiders (of taakverantwoordelijken) tools en methodieken aangereikt om hun eigen competenties, om een dialoog met het team te voeren, te verbeteren. Daarnaast leren ze ook hoe ze eigenaarschap voor de communicatie in het team kunnen creëren. Zodat ze in staat zijn gezamenlijke teamafspraken te maken over gezond en veilig werken. De medewerkers staan hierdoor in hun kracht en vergroten hun gezamenlijke verantwoordelijkheid op dit gebied.
Opbouw programma Teamleiders leren hoe ze een team coachen, zodat het zich ontwikkelt van een groep individuen naar een team die gezamenlijk verantwoordelijkheid neemt voor het verhogen van de gezondheid en veiligheid. Teamleiders leren hoe ze de kwaliteit van het communicatieproces tussen medewerkers onderling op de werkvloer kunnen verhogen, omdat dit een belangrijk onderdeel is van een gezond en veilig organisatieklimaat. Teamleiders leren hoe ze medewerkers kunnen uitnodigen tot nadenken over en komen tot gezamenlijke afspraken die bijdragen aan het verder verbeteren van een gezond en veilig organisatieklimaat. 3) In gesprek met de bestuurder De bestuurder (top managers) gaat in gesprek met het team over het creëren van een gezond en veilig organisatieklimaat op de werkvloer. Dit zijn vooraf aangekondigde, periodieke bezoeken van de bestuurder aan de afdelingen. De actiepunten uit het teamoverleg vormen de agenda voor dit gesprek. Tijdens deze bezoeken bevraagt de bestuurder de medewerkers, hij nodigt ze uit hun mening te geven en geeft ruimte aan eigen expertise en invulling. Nadien geeft de bestuurder terugkoppeling aan het topmanagement op wat hij gehoord en gezien heeft. Waar nodig neemt de bestuurder direct besluiten om issues die het gevoel van veiligheid blokkeren weg te nemen. 8. Businesscase De Aanpak Organisatieklimaat is wetenschappelijk getoetst o.l.v. Erasmus Universiteit Rotterdam. Tien zorgorganisaties hebben de Aanpak getest bij 235 teams en ongeveer 3.700 medewerkers. De resultaten van de eerste vijf organisaties tonen duidelijk aan dat de Aanpak werkt. Het organisatieklimaat is verbeterd: er is een positief effect op de beleving. De Aanpak leidt tot gezonder en veiliger gedrag op de werkvloer. Ook is er een duidelijker commitment bij het management: gezond en veilig werken is een prioriteit. Naar verwachting levert de Aanpak jaarlijks per 1.000 medewerkers gemiddeld op: -een besparing van 104.397 op kosten van verzuim en presenteïsme -een daling van de klachten aan het bewegingsapparaat van 8,7% -een afname van de emotionele uitputting onder medewerkers van 7,2%
9. Succesfactoren - commitment van het bestuur - een gedreven projectleider met een goed draaiboek - inpassen in de bestaande projecten veilig en gezond werken - de oplossingsgerichtheid en gespreksbereidheid van medewerkers Randvoorwaarden voor uitvoeren Aanpak Organisatieklimaat Nr Onderwerp Voorwaarde 1. Planning en duur interventie programma De Aanpak duurt ongeveer 6 maanden (3 x ronde met 3 activiteiten). De ervaring leert dat de planning afhankelijk is van de frequentie van de teamoverleggen. De andere activiteiten worden hieromheen in gepland. De Aanpak duurt gemiddeld 1-2 uur per ronde / per team. 2. Inhoud en vorm van het programma 3. Teams 4. Randvoorwaarden betrokkenen van organisatie De Aanpak wordt gratis aangeboden. Voor het uitvoeren van de teamcoaching sessies en het gebruik van de online peiling worden kosten in rekening gebracht. Stichting IZZ investeert uren voor projectmanagement, het begeleiden van de interne projectleiders van de organisatie. Hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht. De Aanpak is gericht op het verbeteren van het fysieke en het psychosociale organisatieklimaat. Het programma is laagdrempelig met een zo groot mogelijk resultaat. Er vinden geen veranderingen in de organisatiestructuur plaats ten gunste van de Aanpak. De Aanpak vindt plaats binnen de zorgorganisatie op team- of afdelingsniveau. Het gaat niet om een interventie op individueel niveau. Idealiter doen er ongeveer 5 tot 8 teams per organisatie mee aan de Aanpak. Voor de teamcoachingsessies is het belangrijk dat er voldoende teamleiders / taakverantwoordelijken deelnemen zodat intern van elkaar geleerd kan worden. De medewerkers in de teams hebben (grotendeels) dezelfde werkzaamheden of behoren tot dezelfde beroepsgroep. Bijvoorbeeld uitsluitend teams in de verzorging of verpleging die met eenzelfde soort patiënten of cliënten werken, dit om het interne lerend vermogen te vergroten. De organisaties stellen een intern projectleider en tijd beschikbaar. Het is belangrijk dat er binnen de organisatie een contactpersoon is die voldoende zeggenschap heeft, de tijd en de middelen heeft om de Aanpak tot een succesvol einde te brengen. Deze projectleider is de contactpersoon van Stichting IZZ. Er is geen sprake van voorziene reorganisatie, disfunctioneren van leidinggevende of andere situaties die het leren van de teams negatief beïnvloeden. Voor de uitvoering van het programma hebben de deelnemende teams tijd beschikbaar.
10. Projectteam per zorgorganisatie Het projectteam bestaat uit de manager projecten van Stichting IZZ en het projectteam van de zorgorganisatie. In het projectteam van de organisatie zit de projectleider. Deze heeft de aanjaagfunctie binnen de organisatie. Een ondersteuner vanuit HR voor het maken en plannen van het draaiboek en het verzamelen van de e-mailadressen voor de online dialoog. Verder is het wenselijk dat er een afvaardiging van de organisatie aanwezig is; de bestuurder, een arbo - professional, medewerker vertegenwoordiging en teamleider / taakverantwoordelijke. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Stichting IZZ, via 055-750 65 00