Meer grip op Gezond en veilig werken. Handleiding opleiding teamcoaching. Onderdeel voor teamleiders in Aanpak Organisatieklimaat

Transcriptie

1 Meer grip op Gezond en veilig werken Handleiding opleiding teamcoaching Onderdeel voor teamleiders in Aanpak Organisatieklimaat

2 IZZ is in 1977 opgericht door werkgevers en werknemers in de zorg. Als belangenbehartiger van ruim mensen in de zorg wil Stichting IZZ de gezondheid en inzetbaarheid van deze mensen verbeteren. IZZ maakt afspraken over de inhoud, premie en service van de IZZ Zorgverzekering met de uitvoerend zorgverzekeraar. Hiernaast zet IZZ zich in voor Gezond en veilig werken in de zorg. Zij doet hiervoor onderzoek en deelt haar inzichten en kennis rond Gezond en veilig werken in de zorg. 2 Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat

3 Beste teamleider, Met elkaar praten maakt het werken in de zorg gezonder De fysieke en psychische klachten van zorgmedewerkers zijn onacceptabel hoog. Om overbelasting van zorgmedewerkers te voorkomen, biedt het veranderen van het organisatieklimaat de beste kansen. IZZ bracht samen met Erasmus Universiteit Rotterdam theorie en praktijk bij elkaar in de Aanpak Organisatieklimaat. De Aanpak Organisatieklimaat is een methodiek die de dialoog over Gezond en veilig werken in een zorgorganisatie op gang brengt. Zodra de drie lagen werkvloer, management en bestuur de hoofden bij elkaar steken, blijkt er voor elk probleem een oplossing te zijn. Het klinkt eenvoudig en het is eenvoudig. Pilot: Aanpak werkt Tien zorgorganisaties testten deze methode. De resultaten van deze pilot maken duidelijk dat deze menselijke en kernachtige aanpak werkt. Inmiddels zijn binnen de verschillende sectoren meerdere organisaties met de Aanpak gestart. Positieve beleving Vinden ons bestuur, mijn leidinggevende en mijn collega s het belangrijk dat ik gezond en veilig werk? En wat vind ik er als medewerker zelf van? Alleen al het bespreken van deze vragen met collega s heeft een positief effect. Bovendien blijkt uit het IZZ-onderzoek in samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam dat het hebben van een positieve beleving klachten en verzuim scheelt. Eenvoudig, goedkoop én succesvol De uitvoering van de Aanpak is eenvoudig en goedkoop. Het vraagt voornamelijk om betrokkenheid van alle lagen in de organisatie. De opbrengst is veelbelovend: medewerkers werken gezonder en veiliger én er is een significant lager verzuim. We zien inmiddels mooie resultaten en horen steeds meer enthousiaste verhalen van medewerkers, teamleiders en bestuurders. We wensen u veel succes met de Aanpak Organisatieklimaat! Team Gezond Werken IZZ. Het ledencollectief van mensen in de zorg. Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat 3

4 Inhoud 1 Over deze handleiding 5 2 Aanpak Organisatieklimaat in het kort 6 3 Deelnemers 8 4 Doel en werkwijze 11 Bijeenkomsten en opdrachten Bijeenkomst 1 12 Bijeenkomst 2 13 Bijeenkomst 3 14 Bijlagen 1 Petten van teamleider 16 2 Vier succesfactoren van een teamcoachingsgesprek 17 3 Basispassen Teamdialoog 18 4 Overzicht teamontwikkelingsfasen (naar Tuckman) 19 5 Formulier Observeren teamgesprek van collega 20 6 Feedback uit het team 21 Kijk op voor praktijkervaringen, hulpmiddelen en communicatiematerialen. 4 Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat

5 1 Over deze handleiding In deze handleiding leest u als teamleider / taakverantwoordelijke meer over het onderdeel opleiding teamcoaching, ondersteunend aan Stap 2 (Teamdialoog) van de Aanpak Organisatieklimaat. Tijdens deze stap wordt de dialoog op een veilige manier in teams op gang gebracht en gehouden. Teamleiders dicht bij de werkvloer hebben hierin een belangrijke taak. In de drie bijeenkomsten van de opleiding teamcoaching leren teamleiders hoe ze een oplossingsgericht gesprek kunnen stimuleren door middel van teamcoachen. Wat ik vooral heb geleerd, is dat ik de gesprekken vanuit de medewerkers moet laten komen. Ik moet niet te snel voor mensen gaan invullen. Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat 5

6 2 Aanpak Organisatieklimaat in het kort Grip op Gezond en veilig werken De Aanpak Organisatieklimaat is een bewezen effectieve methode voor het voeren van een veilige dialoog en het creëren van een gezond en veilig organisatieklimaat. Met deze aanpak gaan alle lagen van de organisatie met elkaar in gesprek en implementeren oplossingen om gezond en veilig te werken. Teampeiling Peilen van meningen van medewerkers aan de hand van stellingen Stap 1?????? Stap 3 Bestuurder op werkvloer Bestuurder in gesprek met het team over de uitkomsten van de peiling en dialoog Continue over gezond e 78,396 6 Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat

7 Door dezelfde activiteiten drie keer te doorlopen, wordt de werkwijze een onderdeel van het gewone werk en maak je het je eigen. De doorlooptijd van een cyclus is ongeveer 8 weken, vooral afhankelijk van de frequentie van teamoverleggen. De totale doorlooptijd is ongeveer 24 weken. Na afloop is in de organisatie bekend hoe gezondheid en veiligheid wordt ervaren door de medewerkers en wat de dilemma s zijn. De dialoog over gezond en veilig werken is in gang gezet en wordt open, respectvol en eerlijk gevoerd. Onderdeel van de Aanpak is dat teamleiders leren hoe ze het gesprek kunnen voeren zodat medewerkers gezamenlijk eigenaarschap nemen over besluiten die ze nemen over gezondheid en veiligheidsissues. Dit onderdeel is het teamcoachen. De medewerkers leren hoe ze samen eigenaarschap kunnen nemen voor de verbeteringen. Door de aanpak komt de dialoog over thema s tussen bestuurder en werkvloer tot stand. De bestuurder weet wat er leeft op de werkvloer, welke dilemma s er spelen. De medewerkers voelen zich gesteund door de bestuurder.?? Coachingssessies teamleider(s) voor optimale teamdialoog dialoog n veilig werken Stap 2 Teamdialoog Team gaat met elkaar en met teamleider in gesprek over de uitkomsten van de peiling Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat 7

8 3 Deelnemers Voor wie is de Aanpak bedoeld? Zorgprofessionals Dit zijn de zorgprofessionals / medewerkers op de werkvloer, de mensen die direct met cliënten/ patiënten werken. De zorgprofessionals zijn de belangrijkste uitvoerders in de Aanpak. Teamleiders Dit zijn medewerkers die heel dicht bij de werkvloer staan. Bijvoorbeeld iemand uit het team zelf die deze rol met teamcoaching wil en kan vervullen, zoals een leidinggevende, taakverantwoordelijke, teamleider of ergocoach. De teamleiders zorgen ervoor dat alles voor hun teams georganiseerd is, dat de dialoog op gang komt en dat iedereen in het team in beweging blijft. De teamleider bewaakt het proces, de uitvoering van de dialoog en zorgt dat iedereen aan bod komt en tot het gewenste resultaat leidt. De teamleider spreekt, in deze fase, niet inhoudelijk mee met het team. Bestuurder Dit is iemand (één persoon) uit de top van de zorgorganisatie die het gezicht van de Aanpak is. Bij voorkeur is dit een bestuurder, maar het zou ook een zorgdirecteur of locatiehoofd kunnen zijn. Belangrijk is dat deze persoon de top vertegenwoordigt, in woord en daad de Aanpak uitdraagt, volledige steun van het topmanagement heeft en volledig mandaat heeft om besluiten te nemen. De belangrijkste rol van de bestuurder is om onvoorwaardelijke en zichtbare steun in woord en daad te bieden aan de hele organisatie bij de Aanpak. De bestuurder heeft een belangrijke voorbeeldfunctie, hij of zij is blijvend betrokken bij de dialoog en zorgt ervoor dat oplossingen doorgezet worden. De Aanpak vindt plaats op team- of afdelingsniveau. Er worden tijdens de uitrol geen veranderingen gevraagd in de organisatiestructuur en in de werkprocessen. 8 Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat

9 De Aanpak bestaat uit drie rondes van drie stappen. Door dezelfde stappen drie keer te doorlopen, wordt de werkwijze een onderdeel van het gewone werk. De doorlooptijd van één ronde (met de drie stappen) is ongeveer acht weken, dit hangt af van de frequentie van bestaande teamoverleggen. De totale doorlooptijd is dus ongeveer 24 weken. Stap 1 Teampeiling In de periode dat je als teamleider de opleiding teamcoaching volgt worden de medewerkers individueel uitgenodigd voor de peiling Gezond en veilig werken. Deze peiling bestaat uit stellingen rond een thema dat van tevoren is vastgesteld. Het doel is dat iedere medewerker scores geeft aan de stellingen. Na de peiling worden de uitkomsten verzameld. Deze gaan naar de teamleider ter voorbereiding van de teamdialoog. De teamleider bepaalt op basis van de uitkomsten de agenda van de teamdialoog. Het kan bijvoorbeeld gaan om stellingen waar veel negatief op is gereageerd of waarbij veel variatie in de antwoorden is. Stap 2 Teamdialoog De teamleider zet de Aanpak op de agenda van de teambijeenkomst. Hier vindt het gesprek met het team plaats, met als doel om over de belangrijkste kwesties gezamenlijke afspraken te maken. De teamleider maakt een keuze uit de resultaten van de peiling en bespreekt met medewerkers wat ze er samen aan kunnen doen. Problemen worden zoveel mogelijk samen opgelost en waar nodig achteraf besproken met andere belanghebbenden zoals facilitaire dienst, arbo-commissie en artsen. Het denken in oplossingen is het uitgangspunt bij de teambijeenkomst. Daarbij wordt uitgegaan van eigenaarschap van medewerkers. Oplossingen kunnen op drie niveaus worden uitgevoerd. Belangrijk is om te onderzoeken of er eerst op het basisniveau maatregelen mogelijk zijn en zo verder te gaan naar verdieping en intensivering. Drie oplossingsniveaus Basis Verdiepend Intensief Welke maatregelen dragen bij aan het verbeteren van de gezonde en veilige werkomgeving (bronaanpak)? Kunnen bijvoorbeeld onveilige voorwerpen weggehaald worden of kan het zicht in afgesloten ruimtes worden vergroot? Als risico s in de werkomgeving worden weggenomen, dan worden de medewerkers hieraan ook niet blootgesteld. Welke werkinstructies, protocollen en procedures dragen bij aan het verminderen van ongezonde en onveilige situaties? Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van methodisch werken. Welke individuele competenties en coping strategieën kunnen de medewerkers aanleren om met stressvolle situaties om te gaan? Hoe vergroten ze bijvoorbeeld hun vermogen om ongezonde en onveilige situaties in te schatten en te de-escaleren? Opleidingssessie: leidinggevenden leren teamcoachen Onderdeel van de Aanpak is dat Teamleiders leren hoe ze een effectieve teamdialoog kunnen voeren. In drie teamcoachingssessies van een externe opleider krijgen de teamleiders korte theorie en methodieken aangereikt om hun eigen vaardigheden en competenties te vergroten om gezamenlijk eigenaarschap in het team te creëren voor de onderwerpen gezondheid en veiligheid. Met als uiteindelijk doel: gezamenlijk afspreken wat het team met belangrijke onderwerpen gaat doen. De opleiding teamcoaching is ont wikkeld door De Haan Organisatie coaching in samenwerking met Stichting IZZ en de Erasmus Universiteit Rotterdam. De Haan Organisatie coaching is de organisatie die de opleiding teamcoaching uitvoert. Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat 9

10 Rol van de teamleider De teamleider heeft de taak om het team te coachen naar een volgende fase van teamontwikkeling. In de praktijk betekent dit dat de teamleider tijdens de 3 Teambijeenkomsten zich vooral richt op interventies op het interactieproces. De nadruk ligt op de proceskant; een team leren hoe ze samen tot resultaten komen en gezamenlijke afspraken maken. Zodat het team gezamenlijke tot efficiënte oplossingen komt voor gezondheids- en veiligheidsvraagstukken en eigenaarschap nemen voor de gekozen oplossingen die voor het hele team gelden. Uitgangspunt van de Aanpak zijn de vijf dimensies van een gezond en veilig organisatieklimaat. Deze zijn: 1. Prioriteit voor gezond en veilig werken bij het hoger management. 2. Betrokkenheid van teamleiders of taakverantwoordelijke bij gezond en veilig werken. 3. Gezamenlijke afspraken over gezond en veilig werken binnen het team. 4. Communicatie over gezond en veilig werken door alle rollen binnen de organisatie. 5. Participatie van alle rollen binnen de organisatie in het verbeteren van gezond en veilig werken. De Opleidingssessies voor teamleiders zijn direct gericht op het praktisch maken van de tweede dimensie, en indirect op de vierde en vijfde dimensie. De teamdialoog en de bestuurder op de werkvloer zijn gericht op het verbeteren van de eerste en derde dimensie. De gezamenlijke inzet van de verschillende onderdelen verbeteren het organisatieklimaat van uw zorgorganisatie. Je wordt je bewust van je eigen rol in teamprocessen. Het is soms verrassend wat er gebeurt als je meer ruimte laat voor de ander en wat meer achteroverleunt. 10 Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat

11 4 Doel en werkwijze Teamleiders krijgen tools in handen om de kwaliteit van de interactie tussen teamleiders en medewerkers op de werkvloer te vergroten. Teamleiders voeren gesprekken met medewerkers vanuit een gezamenlijke visie op gezondheid en veiligheid. Teamleiders leren hoe ze medewerkers kunnen uitnodigen tot nadenken over en participeren in het verder verbeteren van gezond en veilig werken. De werkwijze van het teamcoachen is gebaseerd op een manier van coachen die is beschreven door Marijke Lingsma, Monique Bolung en Roy de Brabander (Werkboek Teamcoaching en nu echt aan de slag) en Esther de Haan (Kookboek voor teams, 20 praktische oefeningen voor de teamcoach). Het onderdeel teamcoaching is een eerste aanzet tot leren teamcoachen. In drie dagdelen maken deelnemers kennis met het teamcoachen. Een volledige leergang teamcoaching duurt 6 dagen, of in een post-hbo erkende leergang 11 dagen. Informatie over een leergang teamcoaching die aansluit bij de Aanpak Organisatieklimaat is te vinden op: Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat 11

12 Bijeenkomst 1 De vaardigheden die je hier leert, pas je toe bij het gesprek met je teamleden over de uitkomsten van de stellingen waarop ze van te voren online of schriftelijk hebben gereageerd. Het doel van de gesprekken is te komen tot gezamenlijke afspraken met je team, die bijdragen aan het verhogen van een gezond en veilig werkklimaat. Als teamleider is het belangrijk dat je in staat bent gedragsverandering van medewerkers te faciliteren. Teamleden nemen eigenaarschap als ze uitgenodigd worden na te denken over wat ze doen (Homan, 2005): als mensen zich bewust worden van wat ze doen en welk effect hun gedrag heeft, ontstaat er ruimte voor nieuw gedrag (Senge,1990). De opdrachten in deze opleidingsbijeenkomsten zijn erop gericht dat mensen zelf gaan nadenken. Teamcoachen is de meest duurzame manier om dat voor elkaar te krijgen in een team. Dit programma richt zich op het ontwikkelen van de competenties van teamleiders als teamcoach. Competenties die zij kunnen inzetten voor het begeleiden van het gesprek met het team als onderdeel van de Aanpak en later in werkoverleggen. In grote lijnen ziet de agenda er als volgt uit: 15 minuten Welkom en kader van de Aanpak Organisatieklimaat 15 minuten Kennismaken 15 minuten Petten van teamleiders 45 minuten Oefenen met teamcoachen 10 minuten Koffiepauze 15 minuten Reflectie op de oefening 10 minuten Succesfactoren van teamcoachen 35 minuten Oefenen neerzetten meetlat in gesprek met medewerkers 20 minuten Opdracht en afsluiten Opdracht Voer een gesprek met je team uit op een manier die je tijdens deze bijeenkomst hebt geleerd. Dat creëert gezamenlijk eigenaarschap bij medewerkers. De stellingen die de teamleden van te voren hebben ingevuld, gaan in deze eerste cyclus over het door jullie organisatie gekozen thema. Introduceer het gesprek vanuit je visie op dit thema. Je doet dit in aanwezigheid van een collega die observeert of je het gesprek uitvoert volgens de basispassen teamcoaching. De observator let erop dat je het gesprek start zoals geleerd tijdens de eerste Opleidingssessie. De observator vult bijlage 5 in. Verder verzamel feedback van de teamleden over het effect van jouw manier van gesprek voeren door hen een feedbackformulier te laten invullen. Dit formulier is te vinden in bijlage 6. De volgende bijeenkomst begint met het delen van de resultaten van het gesprek met je team. 12 Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat

13 Bijeenkomst 2 10 minuten Introductie programma van vandaag 30 minuten Reflectie op ervaringen en formuleren leerdoel 20 minuten Gezamenlijk eigenaarschap creëren en de 4 basispassen in teamcoachen 10 minuten Koffie 30 minuten Oefenen met de 4 basispassen & reflectie hierop 15 minuten Opdracht en afsluiten Opdracht Voer weer een gesprek met je team op een manier die je tijdens deze bijeenkomst hebt geleerd. Dat creëert gezamenlijk eigenaarschap bij je team. Het onderwerp uit deze tweede cyclus gaat over het door jullie organisatie gekozen thema. Ook deze keer observeert een collega of je het gesprek voert door de basispassen teamcoaching toe te passen. De observator vult een observatieformulier in en neemt dit de volgende Opleidingsbijeenkomst mee. De volgende bijeenkomst begint met het delen van de resultaten van dit gesprek. Door wat passiever te leiden en teamleden actief te betrekken, ontstaat een heel andere dynamiek. Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat 13

14 Bijeenkomst 3 10 minuten Introductie programma 30 minuten Reflectie op ervaringen en formuleren leerdoel 20 minuten Systeemdenken 60 minuten Oefenen met interactiepatronen (verdieping) 10 minuten Koffie 10 minuten Oefenen van gesprekken 10 minuten Reflectie 30 minuten Opdracht en afsluiten Opdracht Voer het gesprek met je team uit volgens de teamcoachtechnieken die je hebt geleerd, in aanwezigheid van een observator. De observator vult het observatieformulier in en levert dit in bij de Projectleider. 14 Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat

15 Bijlagen

16 Bijlage 1 Petten van de teamleider Petten In de rol van teamleider heeft iemand een tijdelijke pet op als teamcoach. Naast die pet zijn twee andere petten te onderscheiden: leiderspet, managerspet. De leiderspet gaat over visie: wat is de ideale situatie ten aanzien van gezondheid en veiligheid voor dit team? De leiderspet gaat ook over de context van de organisatie: wat is de visie van de organisatie (bijvoorbeeld op veilig werken). De managerspet gaat over het halen van resultaten en daarop sturen. Dat kan zijn, sturen op het nakomen van inhoudelijke afspraken (het team spreekt af allemaal een cursus over ingrijpen bij agressie te volgen) of sturen op het communicatieproces in het team (bijvoorbeeld door teamleden een beurt te geven, of stille mensen uitnodigen een inbreng te doen). De teamcoachpet gaat over het team leren hoe ze samen eigenaarschap kunnen nemen over zowel hun eigen manier van communiceren, als over het maken van gezamenlijke afspraken over veiligheid. Om coachend het gat te dichten tussen het ideaal vanuit de leiderspet en de huidige realiteit qua gedrag van de medewerkers in het omgaan met veiligheid. Petten van de manager extern Leiderspet Meetalt op basis van visie, richtinggevend pro-actief heden toekomst Managerspet Operationeel sturen op inhoud intern Teamcoachpet Verschil tussen gewenst (meetlat) en huidig gedrag: teamcoachen van de interactie in het team De Haan - organisatie coaching 16 Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat

17 Bijlage 2 Vier succesfactoren van een teamcoachingsgesprek Om in de praktijk handen en voeten te geven aan het teamcoachen met als doel het creëren van gezamenlijk eigenaarschap, werken we met vier succesfactoren van teamcoaching. Op die manier ondersteunen we de teamleider om te werken vanuit heldere beelden, metaforen en symbolen, door steeds op herkenbare en vergelijkbare wijze met de medewerkers in gesprek te gaan. Succesfactoren zijn: Meetlat Eigenaarschap Hier en nu IJsberg 1 Meetlat Een meetlat kent verschillende abstractieniveaus. De visie die teamleiders hebben geformuleerd is een vorm van meetlat: wat is het ideaal dat zij voor ogen hebben ten aanzien van veiligheid, welke gezamenlijke afspraken wil het team daarover maken, op welke manier wil het team communiceren zodat ze ook in staat zijn gezamenlijke afspraken te maken? 2 Gezamenlijk eigenaarschap De mate waarin teamleden zich de ideale situatie hebben eigen gemaakt en zich daar met elkaar verantwoordelijk voelen en maken. Dit zie je in gedrag: wat doen ze aan het onderwerp? Hoe praten ze er met elkaar over? Hoe zorgen ze ervoor dat ze hier gezamenlijk eigenaarschap voor nemen? Hoe resultaatgericht nemen ze besluiten om aan gezondheid en veiligheid te werken? Hoe zorgen ze dat alle medewerkers meedenken? 3 Hier en nu Het hier en nu is het aangrijpingspunt voor beweging: wat zie en hoor je in gedrag? Doen alle medewerkers mee, nemen collega s dat waar? Wat doen de dominantere teamleden er in? Wat doen de stillere medewerkers erin? Hoe verloopt de interactie tussen de oude en nieuwe medewerkers? Hoe verloopt de interactie tussen de teamleider en de medewerkers? Wat is het effect daarvan op gezamenlijke besluitvorming? 4 IJsberg IJsberg is de metafoor voor menselijk gedrag: het deel onder de waterlijn, bepaalt het zichtbare deel boven de waterlijn. De eerste stap is het teamgedrag: welk hier en nu patroon is in gedrag van het team te zien, met vragen het team te laten nadenken over hun interactiepatroon qua gedrag, om hen daar vervolgens ook afspraken over te laten maken. Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat 17

18 Bijlage 3 Basispassen Teamcoachen Om gezamenlijk eigenaarschap te creëren voor de acties ten aanzien van een veilig organisatieklimaat, begint de teamleider de teambijeenkomst met de meetlat. 1. We gaan het hebben over onderwerp x. Welke afspraken willen jullie maken over onderwerp x? (meetlat) 2. Observeren van de interactie: (hier en nu) Kijken naar degene die luistert, luisteren naar degene die praat. Wat zie je de luisteraar doen/non-verbaal zeggen? Wordt dit ook hardop gezegd? Welke rol hebben de praters, welke rol hebben de stillen, spreken ze elkaar op hun gedrag aan? In hoeverre bevordert dit gezamenlijk eigenaarschap op de gezamenlijke meetlat? 3. Benoemen van de interactie: (hier en nu) Wat ik waarneem is dat jullie x doen, Als jullie zo met elkaar communiceren, komen jullie dan tot een gezamenlijke afspraken? Als jullie niet naar elkaar luisteren, gaan jullie dan het resultaat halen? Als jullie x het woord laten doen, wordt het dan een gezamenlijk feestje, of is het haar feestje? 4. Vergroten van het lerend vermogen: Hoe kunnen jullie anders communiceren, zodat jullie wel het gezamenlijke resultaat gaan halen? 5. Borgen in een procedure: Welke afspraak willen jullie daarover maken? Daarmee heeft het team een nieuwe meetlat, die ze nodig heeft om haar resultaatgerichtheid te bevorderen. En die de teamleider voor de volgende bijeenkomst weer een handvat geeft. In een volgend overleg gaan teamleiders in op denkpatronen, en stellen vragen onder de waterspiegel (ijsberg). Dit is alleen effectief als medewerkers de basiscompetenties beheersen (luisteren, zeggen wat ze denken, resultaatgerichtheid). In het tijdskader van dit programma is het niet mogelijk aandacht aan de vervolgvaardigheden van teamcoachen te besteden. 18 Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat

19 Bijlage 4 Overzicht teamontwikkelingsfasen (naar Tuckman) Fase van teamontwikkeling M1 Forming Kenmerken team Gedrag teamleider Te ontwikkelen samenwerkings-competenties Los zand, bundeling individuen, extrinsieke motivatie, afhankelijkheid van de LG/coach. Directe aansturing op inhoud en op individu, risico van postbode, oplossingsgericht. - Luisteren - Communiceren - Resultaatgerichtheid Taakvolwassenheid Gericht op eigen taak. M2 Storming Subgroepjes, uitzoeken van zo zijn onze manieren, conflicten. Aansturing op inhoud, druk doende met aansluitingen. - Feedback (Relationele sensitiviteit) - Onderhandelen - Conflicthantering - Samenwerken Taakvolwassenheid Afstemming van taken gebeurt in subgroepjes. M3 Norming Gesloten team, met helderheid in normen: wij zijn t leukste team ; afzetten tegen de rest. Feedback gebeurt, conflicten worden opgelost. Druk doende met aansluiting met andere teams/verbinding naar buiten; tijd voor individuen (Loopbaan). - Organisatiebewustzijn - Verantwoordelijkheid voor het grotere geheel Taakvolwassenheid Resultaatverantwoordelijk voor het eigen systeem. M4 Performing Open team. Leidersrol bij toerbeurt. Men coacht elkaar. - Visionair zijn - Innoveren - Ondernemerschap Taakvolwassenheid Resultaatverantwoordelijk en zelfsturend. roy de brabander - advies, coaching & training Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat 19

20 Bijlage 5 Formulier Observeren teamgesprek van collega Let op: de observator vult dit formulier in. Bespreek van tevoren welke valkuil de teamleider voor zichzelf ziet en waar hij/zij uit wil blijven (bijvoorbeeld door teveel zelf te praten of door de interactie in het team te sturen met beurten geven). Activiteit teamleider heeft de bijeenkomst voorbereid zoals geleerd in de coachsessies. teamleider stelt coachende vragen over de manier van communiceren. teamleider zorgt dat het team gezamenlijke afspraken maakt over veiligheid. teamleider vraagt het team de gezamenlijke afspraken samen te vatten. teamleider blijft uit zijn/haar valkuil. Ja/Nee ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee De samenvatting van de bespreking luidt: Gemaakte afspraken zijn: 20 Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat

21 Bijlage 6 Feedback uit het team Onderwerp Ik voel me uitgenodigd mee te denken hoe we samen de veiligheid in ons organisatieklimaat kunnen verbeteren. We hebben afspraken gemaakt over de manier waarop we willen communiceren door de coachvragen van de teamleider. We hebben gezamenlijk afspraken gemaakt over veiligheid in ons team, door de coachvragen van de teamleider. De teamleider heeft ons gevraagd de concrete afspraken aan het eind samen te vatten Handleiding voor teamcoachingssessies onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat 21

22 Colofon Handleiding opleiding teamcoaching onderdeel van de Aanpak Organisatieklimaat Copyright IZZ, februari 2018 Alle rechten voorbehouden. Tenzij anders vermeld berusten alle rechten op informatie uit deze Handleiding bij Stichting IZZ. IZZ Christiaan Geurtsweg JV Apeldoorn Telefoon