Bijlage A bij voorstel 2013.06.24/06a Bestuursrapportage I VRU 01 januari t/m 30 april 2013 Versie: Algemeen Bestuur van 24 juni 2013 1
2
1. Inleiding De voorliggende rapportage is enerzijds gericht op de financiële situatie van de VRU (grote afwijkingen en risico s) en anderzijds op de bevindingen van de accountant en het vervolg daarop. Naast deze rapportage wordt een inhoudelijke rapportage opgesteld. Dit is de gemeentelijke rapportage die zowel aangeboden wordt aan het bestuur als aan de deelnemende gemeenten. 2. Financieel Begroting In vervolg op het inhoudelijke verbetertraject van de begroting 2013, is in de begroting 2014 een verdere inhoudelijke verbeterslag doorgevoerd. Daarnaast is de begroting financieel op orde gebracht. De VRU is bij de regionalisering in 2010 gestart met een begroting die gebaseerd is op kengetallen. Deze kengetallen zijn ver voor die tijd ontwikkeld en zijn inmiddels verouderd. Dit blijkt ook uit het jaarverslag 2012, waarin veel en soms grote afwijkingen tussen begrote bedragen en de realisatiecijfers zijn toegelicht. Op basis van de realisatiecijfers van de afgelopen twee jaar zijn de budgetten eerst voor 2013 en daarna voor 2014 realistisch begroot. We verwachten daarmee grote afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Daarnaast is de 5% bezuinigingstaakstelling structureel verwerkt. Er was daarnaast nog één onderdeel ongedekt, dit betreft de kosten voor de verhuizing van VRU-centraal. In de begroting voor 2013 hebben wij het incidenteel benodigde projectbudget van 395.000 vrij kunnen maken. De programmabegroting 2014 is inmiddels ter vaststelling aangeboden. De bijgestelde begroting 2013 moet bestuurlijk nog vastgesteld worden. Na de zomer zal daartoe een begrotingswijziging voor besluitvorming voorgelegd worden. Ook door de inwerkingtreding van de tijdelijke Wet ambulancezorg (twaz) is er aanleiding om de begroting te wijzigen. In formele zin heeft per 1 januari 2013 overdracht plaatsgevonden van de MKA Utrecht (CPA Utrecht) van het bestuur VRU aan het bestuur van de RAVU. BDUR Tijdens het AB van 24 juni wordt de notitie besproken over een aantal majeure projecten. Vanuit de BDUR is eind 2012 een bedrag van 400.000 beschikbaar gesteld aan iedere veiligheidsregio. Dit is door de portefeuillehouder gemeld tijdens het DB van 19 december 2012. Besloten is dat later terug gekomen wordt op de besteding van deze middelen en de gelden tot die tijd te parkeren. Voorgesteld wordt om de incidentele bijdrage van V&J (eind 2012) van 400.000 aan te wenden om invulling te geven aan de bij deze projecten behorende onderzoeken. Financiële afwijkingen per programma Hieronder volgt per programma op hoofdlijnen een beeld van de voornaamste afwijkingen. Wij hebben net de eerste stap gezet om van de kengetallen over te gaan naar een begroting op basis van ervaringscijfers. Wij zien nu nog de nodige afwijkingen, maar het macrobeeld is dat de VRU op basis van de gegevens over de eerste 4 maanden, de begroting beperkt zal onderschrijden. Op basis van de realisatie t/m periode 8 kan een meer betrouwbare inschatting gemaakt worden. Om een betrouwbare analyse te maken dient een aantal zaken voorwaardelijk ingeregeld te zijn. Zo moet de verplichtingenadministratie verder geïmplementeerd te worden. Om 3
dit te realiseren is inmiddels een tweede pilot gestart. Om een actueel zicht te hebben op het budgetbeslag is dit dringend nodig. Verder dient de personele administratie op orde gebracht te worden om een goede relatie te kunnen leggen tussen de formatie, de kosten en prestaties. Op dit moment is deze administratie nog onvoldoende betrouwbaar/juist om een gedegen analyse te maken. Het komende trimester moet dit opgepakt worden. Dit is een zwaar project. Tenslotte dient de interne controle naar een hoger niveau gebracht te worden om een goed oordeel te kunnen geven op het vraagstuk van rechtmatigheid en doelmatigheid. Dit zal in nauw overleg met de accountant worden vormgegeven. Risicobeheersing Binnen het programma risicobeheersing is tot en met periode 4 sprake van een onderschrijding van 122.000 op het salarisbudget als gevolg van vacatures. Op jaarbasis zal er sprake zijn van een onderschrijding van 250.000. Hier tegenover staat een overschrijding op inhuur die naar verwachting oploopt naar 150.000 op jaarbasis. Crisisbeheersing Onder het programma crisisbeheersing is voor 2013 een bedrag toegevoegd van 400.000. Dit is bestemd voor enerzijds de ontwikkeling ( 20.000 incidenteel) en anderzijds het beheer ( 80.000 structureel) van het dynamisch risicoprofiel. Op dit moment is er nog geen projectplan aanwezig. Gekeken wordt naar een koppeling met andere lopende projecten. Verder is er 100.000 structureel beschikbaar voor de versteviging van de regionale regiefunctie operationele informatievoorziening. Daartoe is inmiddels formatie aangetrokken in de loop van 2013. Tenslotte is 200.000 incidenteel beschikbaar voor de implementatie van een datawarehouse en een businessintelligence systeem. Op dit moment wordt er nog gewerkt aan een concrete projectopdracht, waarbij enerzijds de afbakening van het project noodzakelijk is en anderzijds moeten lopende projecten en initiatieven samengebracht worden. Het is nog onzeker of het volledige bedrag in 2013 aangewend zal worden. In verband met vacatures bij de afdeling Opleiden, Trainen en Oefenen is over de eerste vier maanden een onderbesteding ontstaan van 144.000. Dit kan oplopen tot zo n 300.000 op jaarbasis. Een beperkt deel ( 20.000) zal worden aangewend om capaciteit in te huren. Een deel wordt aangewend om de bovenformatieve plaatsingen binnen de directie Risico- en crisisbeheersing op te vangen. Incidentbeheersing, nazorg en evaluatie Op de salariskosten wordt overschreden binnen het programma. Zoals eerder aangegeven is het op basis van de huidige administratie niet goed aan te geven waardoor deze overschrijding precies ontstaat en waar. Wel is duidelijk dat de overschrijding binnen de hele VRU een gevolg is van bovenformatieve plaatsingen bij de regionalisering en door afwijkingen in de inschaling, tussen de oude gemeentelijke functie en de nieuwe bij de VRU. Voor de volgende rapportage zal een nadere analyse gemaakt worden. De omvang wordt ingeschat op ongeveer 1mln. Ondanks dat de kosten voor werving & selectie naar beneden zijn bijgesteld, wordt een onderschrijding verwacht van 122.000. Deze onderschrijding heeft vooral betrekking op dit programma. Intern werven onder het personeel (inclusief vrijwilligers) resulteert regelmatig in het vervullen daarvan. Daarnaast is gezien de bezuinigingen voorlopig sprake van terughoudendheid met het vervullen van vacatures waardoor de kosten eveneens lager uitvallen. 4
Op het repressief materieel wordt een onderschrijding verwacht van ongeveer 600.000. Dit komt door het uitstellen van (vervangings)investeringen. De kapitaallasten zijn hierdoor lager, maar de kosten voor onderhoud zijn vanwege de levensduur hoger dan begroot. In 2012 is het project implementatie van de digitale bereikbaarheidskaarten gestart in de veronderstelling dat bij een gezamenlijke start met andere regio s (een deel van) de kosten gesubsidieerd zou worden door het ministerie van V&J. Bekend geworden is dat de subsidie vanuit V&J niet doorgaat waardoor de projectkosten ad 130.000 nu opgevangen moeten worden binnen de lopende begroting. Reserves Naar verwachting zullen twee specifieke bestemmingsreserves in 2013 volledig aangewend worden. Het gaat daarbij om een bedrag van 33.000 wat gereserveerd is voor Veiligheidszorg op Maat en 30.000 voor de implementatie van (digitale) evenementenkalender. 5
3. Risico s Hieronder is een actueel overzicht opgenomen van de grootste risico s voor 2013. De basis vormt de risicomatrix uit de gewijzigde begroting 2013. Gebeurtenis/risico Oorzaak Gevolg Kans Financieel effect Indexering wordt niet doorgerekend in de begroting. Langdurig uitval door ziekte. Ontbreken van een post onvoorzien. De gemeenten nemen (niet wettelijke) preventietaken niet meer af bij de VRU, maar dragen deze over aan de RUD waardoor de kosten en dekking ervan geen neuttraal effect meer heeft voor de VRU. Mogelijk ondervinden van fiscale nadelen naar aanleiding van omgang met de vrijwilligersvergoeding binnen de nieuwe werkkostenregeling. Wegvallen, dan wel verlagen subsidies en bijdragen, waaronder de BDUR. De verhoging van de BDUR is niet toereikend om de hoogte van de niet compensabele BTW, dat sterk afhankelijk van de benodigde investeringen in een jaar, te dekken. Evaluatie/nazorg. Het niet tijdig onderhouden van materieel en gebouwen waardoor deze meer slijtage en ouderdom vertonen. De methodiek van indexeren is zo opgebouwd dat geen correcties in het lopende jaar worden doorgevoerd. Schommelingen moeten worden opgevangen binnen de begroting. Ongeval. Geen ruimte in de begroting. Meerkosten moeten opgevangen worden binnen de lopende begroting Inhuur is nodig om de weggevallen capaciteit op te vangen. Extra kosten als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet opgevangen kunnen worden. Dit kan leiden tot De komst van de Regionale uitvoeringsdiensten frictiekosten in de (RUD s) om ook de preventietaken uit te voeren. bedrijfsvoering. Benodigde weerstandscapaciteit Bijgestelde verwachting 2013 periode I 95% 500.000 475.000 475.000 95% 250.000 237.500 237.500 75% 250.000 187.500 187.500 50% 250.000 125.000 125.000 Toelichting mutatie Nieuwe werkkostenregeling (een fiscale regeling) met betrekking tot de systematiek van vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer. Naheffingsaanslag 80% Er wordt nog overleg gevoerd over de 50% 200.000 100.000 0 1 consequenties van deze regeling voor het personeel en de organisatie. Bezuinigingen en/of nieuwe wetgeving of herverdeling van de uitkering. Vanaf 1/10/2010 kan VRU de BTW druk op een deel van haar taken niet meer compenseren uit het BTW compensatiefonds. Vanaf 2014 geldt dit voor alle taken. Het risico neemt hierdoor dan toe. De kosten voor evaluatie en nazorg zijn niet begroot De onderhoudsplannen gebouwen en materieel zijn of niet aanwezig of verouderd. De subsidie voor de implementatie van de digitale bereikbaarheidskaarten wordt niet De ministerie van J&V voert bezuinigingen door. toegekend en het project kan niet tijdig stilgelegd worden. Crisissituatie De kosten voor het landelijk instrument Evenement Assistent zijn hoger dan vooraf ingeschat. De kosten voor een feitelijke crisis zijn niet begroot. Geen dekking voor de lopende activiteiten en projecten Het niet uit BDUR gedekt BTW vormt een kostenpost voor de VRU 75% 100.000 75.000 0 2 25% 200.000 50.000 50.000 Ongedekte uitgaven 50% 100.000 50.000 50.000 Extra kosten door structureel kwaliteitsverlies. Uitstel van (groot) onderhoud, maakt onderhoudsmaatregelen uiteindelijk ingrijpender en duurder. Kosten voor digitale bereikbaarheidskaarten drukken op eigen begroting 75% 50.000 37.500 37.500 50% 50.000 25.000 130.000 3 Ongedekte uitgaven 50% 50.000 25.000 25.000 Ongedekte uitgaven 95% 60.000 57.000 4 1.387.500 1.374.500 6
Van een viertal risico s is het beeld veranderd, hierna volgt een toelichting per mutatie. Ad 1. Werkkostenregeling In de begroting 2013 is het risico opgenomen dat een fiscaal nadeel op zal treden als gevolg van de verplichte invoering van de werkkostenregeling. Inmiddels is bekend geworden dat de verplichte invoering is uitgesteld naar 2015. Daarnaast wordt de regeling mogelijk aangepast, waardoor het mogelijke nadeel voor de VRU kleiner wordt. Ad 2. Wegvallen van subsidies en bijdragen, waaronder de BDUR Los van de specifiek benoemde subsidie onder 3, wordt niet verwacht dat andere bijdragen wegvallen of verlaagd worden. Vanuit de BDUR is eind 2012 een incidentele bijdrage van 400.000 ontvangen. Ad 3. idbk De kosten voor het project vallen mogelijk hoger uit. Er wordt rekening gehouden met 40.000. Dit zal duidelijk worden wanneer de aanbesteding is afgerond (eind 2013). Het project zal ca.5 maanden vertraging oplopen ivm de voorbereidingen voor een Europese aanbesteding als onderdeel van het project. Hierdoor ontstaan er ook financiële consequenties voor 2014. Ad 4. Evenementenassistent In het laatste AB is een mededeling gedaan dat er in het AB van juni het projectvoorstel Evenementenproces ter vaststelling zou worden aangeboden. De projectvoortgang heeft echter enige vertraging opgelopen. Dit wordt veroorzaakt door een recente ontwikkeling op het gebied van het landelijk instrument Evenement Assistent. Dit instrument is een van de pijlers waarop het nieuwe evenementenproces volgens de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid is gebouwd. De landelijke projectleider heeft aangegeven dat de Evenement Assistent aanmerkelijk duurder zal worden aangeboden dan eerder was aangegeven. Het instrument zelf zal volgens de landelijke projectleider naar verwachting in september 2013 beschikbaar komen. De VRU gaat nu ook andere opties verder uitwerken. De verwachting is dat voor het volgende DB en AB er meer helderheid zal zijn over de kosten en beschikbaarheid van de Evenement Assistent. Het risico wordt ingeschat op enkele tienduizenden euro s. Zowel met betrekking tot de eenmalige kosten als ook voor de jaarlijkse exploitatielasten. De volgende mutaties in de risico s hebben betrekking op 2014 en verder; Veiligheidszorg op Maat (Dekkingsplan) Het budget voor VoM voor 2013 is toereikend. De activiteiten van het project lopen door in het jaar 2014, voor deze activiteiten is het budget niet toereikend. Het extra benodigd budget wordt geschat op ca. 50.000 en is niet opgenomen in de programmabegroting 2014. BTW Met ingang van 2014 is de BTW op de taken van de VRU niet meer compensabel. Om dit te compenseren wordt de BDUR verhoogd. De eerder bekende verhoging was nog gebaseerd op een BTW-percentage van 19%. Hierdoor zou een financieel nadeel ontstaan vanaf 2014 van ruim Een half miljoen euro. Inmiddels is ambtelijk bekend geworden dat de BDUR verder opgehoogd wordt in verband met het gewijzigde BTW-percentage van 21%. In de circulaire van juni wordt bekend om welk bedrag het gaat voor de VRU. Het genoemde risico zal hierdoor naar verwachting vrijwel geheel verdwijnen. 4. Bevindingen accountant In de hierna volgende tabellen zijn de bevindingen van de accountant opgenomen uit zowel 2011 als 2012. Hier is tijdens een eerder DB expliciet om gevraagd. Vanaf de volgende rapportageperiode worden alleen de openstaande punten gerapporteerd en wordt gemeld welke punten in de rapportageperiode zijn afgehandeld. 7
Samenvatting aanbevelingen en actiepunten n.a.v. accountantsverslag 2011 e actiepunten; Nr. Onderwerp advies Voortgang Actiehouder Datum afronding 1 Wij adviseren u om de realisatie van de doorgevoerde De bezuinigingen zijn inmiddels DT bezuinigingsmaatregelen te (blijven) monitoren, en vast onderdeel te structureel verwerkt in de begroting. laten zijn van uw P&C instrumenten, waardoor het Algemeen Bestuur op frequente en gestructureerde wijze wordt geïnformeerd over de voortgang van voorgenomen maatregelen en uit dien hoofde haar controlefunctie kan uitvoeren. (Prioriteit: ) 4 In aanvulling op bovenstaand adviseren wij u maatregelen te implementeren om volledigheid van naleving het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid te waarborgen. Wij bevelen u aan om de volledigheid van het contractenregister onderdeel uit te laten maken van de interne controle door voor 25 facturen verspreid over het jaar 2011 vast te stellen of hier een contract aan ten grondslag ligt en of dit contract is geregistreerd in het contractenregister. (prioriteit: ) 5 Wij adviseren u om de door de districtscontroller gevoerde gesprekken schriftelijk vast te leggen en de aandachtpunten/knelpunten maandelijks te laten rapporteren aan hoofd planning control en kwaliteit zodat de kwaliteit van de (totale) tussentijdse rapportage en tijdig en effectief gestuurd kan worden op (financiële) ontwikkelingen bij de districten. (prioriteit: ) 6 Wij adviseren u op de naleving van het inkoopproces en vastgelegde inkoopbevoegdheden (per budget) te handhaven om het risico van ongeautoriseerde bestellingen te verminderen. De centrale inkoopcoördinator zou hier een rol in kunnen vervullen aangezien alle inkopen boven 5.000 via de inkoopcoördinator plaats moeten vinden. (prioriteit: c) In het kader van de interne beheersing en naleving van de interne inkoopprocedure adviseren wij u van 25 facturen vast te stellen dat de bestelling door een daartoe bevoegd persoon is verricht. (prioriteit: ) Dit gebeurd en is onderdeel van de vaste interne controle. Hierover zijn inmiddels afspraken gemaakt. Door de controllers wordt een financiële analyse gemaakt over perioden 3, 5, 6, 9, 10 en 11. Naast de tussentijdse rapportageperioden 4 en 8. Inkoop beoordeelt elke inkoopaanvraag op basis van de vigerende wetgeving, het VRU inkoopbeleid en de VRU inkoopprocedure en adviseert hierover. Als inkoop constateert dat aanbestedingsrichtlijnen niet worden gevolgd, dan wordt de verantwoordelijke budgethouder hierop aangesproken. Geconstateerde afwijkingen worden gerapporteerd aan de stafafdeling Planning, Control en Kwaliteit (). BV/FA/F&I 8
NB. Het verminderen van het risico op ongeautoriseerde bestellingen wordt verkleind door de inrichting van een inkoopmodule waarbij vooraf autorisatie plaats zal vinden. Eind 2012 in een pilot gestart. Volledige implementatie halverwege 2013. 7 Wij adviseren u om de achterstand inzake niet verwerkte facturen in DoneauWeb zo spoedig mogelijk weg te werken, ook gezien de op handen zijnde implementatie van een nieuw financieel pakket en ten behoeve van de jaarafsluiting 2011. Tevens adviseren wij u (geautomatiseerde) maatregelen te treffen om achterstanden in het autorisatie- en boekingsproces in de toekomst te vermijden. (prioriteit: Wat betreft de tweede aanbeveling; dit gebeurd en is onderdeel van de vaste interne controle. Vanaf 2012 is een nieuw financieel pakket in gebruik en zijn daarom alle facturen in DoneauWeb verwerkt. Nu vind strakkere en actieve bewaking plaats op de tijdige afhandeling van facturen. BV/FA ) 11 Wij adviseren u mede ter waarborging van de juistheid en volledigheid van tussentijdse informatievoorziening periodiek een zichtbare aansluiting tussen de verschillende (sub)administraties en financiële administratie te leggen welke door een onafhankelijke functionaris zichtbaar worden geautoriseerd. (prioriteit: ) In het kader van de rechtmatigheidscontrole 2011 adviseren wij u alle aansluitingen tussen de verschillende (sub)administraties te controleren (en in het kader van de jaarrekening 2011 minimaal ultimo 2011 de Dit wordt structureel uitgevoerd. Dit is uitgevoerd. BV/FA cumulatieve aansluiting over het gehele jaar 2011). (Prioriteit: ) 12 In het kader van de rechtmatigheidscontrole 2011 adviseren wij u een 25 tal ingediende declaraties van vrijwilligersuren te controleren op juistheid en rechtmatigheid. Voorts adviseren wij u de functiescheiding in de procedure aan te scherpen door periodiek een zichtbaar vastgelegde interne controle door de districtscontrollers op registratie Dit wordt structureel uitgevoerd en is onderdeel van het IC-plan. van vrijwilligersvergoedingen uit te laten voeren. (Prioriteit: ) 13 Wij adviseren u ten aanzien van de salarisverwerking de zogeheten ISAE 3402-verklaring bij ADP jaarlijks op te vragen, dit teneinde de betrouwbaarheid van de salarisverwerking te kunnen vaststellen. Zowel over 2011 als over 2013 zijn ISAE 3402-verklaring opgevraagd bij het ADP. BV/P&O 9
(prioriteit: ) 14 Ondanks dat uit onze controle niet is gebleken dat dit zich heeft voorgedaan adviseren wij zo spoedig mogelijk het proces aan te scherpen. In dit kader zijn er onder andere de volgende preventieve mogelijkheden: Functiescheiding binnen het systeem waarbij het voor de salarisadministratie mogelijk is om wijzigingen door te voeren in de salarisstamgegevens en de personeelsadministratie enkel een raadpleegfunctie heeft; Ingevoerde wijzigingen in de salarisstamgegevens worden alleen door het systeem geaccepteerd indien deze na invoer door een tweede persoon worden geautoriseerd. Naast de genoemde preventieve maatregelen is het ook mogelijk om achteraf, middels het controleren van de logfile, vast te stellen dat de gegevens niet ten onrechte zijn gewijzigd. Dit heeft echter niet de voorkeur omdat dit een repressieve maatregel (achteraf) is en zeer bewerkelijk en tijdrovend is gezien het aantal mutaties gedurende het Een ingebouwde functiescheiding is niet mogelijk in het systeem PION. De P&O en SA hebben dit zo geregeld dat als een P&O resp. een SA medewerker een wijziging invoert, de andere de invoercontrole verricht. BV/P&O jaar (de VRU heeft in totaal circa 2600 medewerkers). (prioriteit: ) In het kader van de rechtmatigheidscontrole dient verspreid over 2011, voor 60 mutaties, over het jaar verdeeld, te worden vastgesteld dat deze juist zijn verwerkt. Daarnaast dient op een voldoende gedetailleerd niveau (bijvoorbeeld per afdeling/per district/per maand) een gedegen analyse op personeelskosten over het jaar 2011 De 60 mutatie zijn gecontroleerd en analyse is uitgevoerd. uitgevoerd te worden. (prioriteit: ) 15 Wij adviseren u om intern een analyse te maken van de nog niet getekende dienstverleningsovereenkomsten inclusief het potentiële financiële en juridische risico dat de VRU hieraan voor de VRU is verbonden en alsnog de overeenkomsten inzake 2011 te (laten) Dit is gebeurd. De DVO s zijn inmiddels afgeschaft bij de vaststelling van de begroting 2013. BJZC/ ondertekenen. (prioriteit: ) 17 De Veiligheidsregio Utrecht heeft nog geen beslissing genomen omtrent de invoering van de werkkostenregeling. Wij adviseren u in beeld te brengen wat de omvang van de (financiële) effecten van de nieuwe regeling zijn. De analyse is gemaakt. De structurele effecten zijn opgevangen binnen de begroting 2014 (eerder moment van ingang). BV/P&O 10
Openstaande actiepunten eveneens door Deloitte opgemerkt (overlopende punten uit 2011): Nr. Onderwerp advies Voortgang Actiehouder Datum afronding 2 Wij adviseren u ten aanzien van de uitvoering van interne toetsingswerkzaamheden: In 2012 zijn diverse controle en toestingswerkzaamheden, waaronder Zo spoedig mogelijk ten aanzien van de significante uitgaven (zoals de vrijwilligersvergoeding, de inkopenvrijwilligersvergoeding en inkopen) interne controles uit te voeren. en aanbestedingen, personeelskosten etc uitgevoerd en gerapporteerd. Evalueren van gesignaleerde tekortkomingen en/of onrechtmatigheden, inclusief noodzakelijke corrigerende acties; Formuleren en monitoren van interne aanbevelingen ter verbetering van de AO/IC en de doelmatigheid. Op deze wijze is de uitvoering van het IC-plan van toegevoegde waarde voor de organisatie en wordt het uitvoeren van dubbele controles voorkomen. Ten aanzien van rechtmatigheid van inkoop en aanbestedingen dient vastgesteld te worden dat voor 2011 een geactualiseerd normenkader vastgesteld is door het Algemeen Bestuur. Wij benadrukken dat de minimaal noodzakelijk geachte interne controlewerkzaamheden vóór aanvang van de jaarrekeningcontrole uitgevoerd dienen te zijn. Gegeven de huidige status van interne toetsingswerkzaamheden hebben wij het Dagelijks Bestuur dringend geadviseerd de voortgang van de controlewerkzaamheden en de uitkomsten nauwlettend te volgen (prioriteit: ) 3 Wij adviseren u om zo spoedig mogelijk een contractenregistratie te implementeren. In het register zullen in ieder geval de looptijd en financiële omvang moeten worden opgenomen zodat de NUBBV zijn te achterhalen en een adequate interne rechtmatigheidscontrole op naleving van de Europese aanbestedingsregels uitgevoerd kan worden. Overigens is het aan te bevelen een minimumbedrag van bijvoorbeeld 40.000 af te spreken om onduidelijkheden te voorkomen welke contracten opgenomen dienen te worden in het contractenregister. (prioriteit: Hoewel aanzienlijke verbetering heeft plaatsgevonden is het niet volledig gelukt om alle werkzaamheden voor de start van de jaarrekeningcontrole af te ronden. Dit komt ook terug in de aanbevelingen van Deloitte n.a.v. de controle over 2012. Dit punt dient in 2013 verder geoptimaliseerd te worden. November 2013 VRU overweegt om een Document management system ( DMS) aan te schaffen om het contractenbeheer te realiseren. Inkoop voert sinds 2012 een digitale administratie van alle (bij inkoop bekende) VRU (raam)contracten, waarin diverse relevante gegevens uit het contract expliciet vermeld staan. Er dient nog actie plaats te vinden om het bestand volledig te krijgen. BV/F&I December 2013 11
Openstaande actiepunten niet door Deloitte opgemerkt: Nr. Onderwerp advies Voortgang Actiehouder Datum afronding 8 Wij adviseren u om de procesbeschrijving personeel alsnog te actualiseren en in lijn te brengen met de nieuwe organisatie. (prioriteit: ) P&O heeft een inventarisatie gedaan van alle hun processen en heeft verschillende processen al beschreven. BV/P&O Half 2013 9 Wij adviseren u het personeelsdossier van de overgekomen medewerkers alsnog te controleren op volledigheid en daar waar nodig aan te vullen. (prioriteit: )) 10 Wij adviseren u zo spoedig mogelijk aan de hand van een geactualiseerde en volledige handtekeningen- en parafenlijst alsnog de juistheid van de autorisaties vast te stellen door het uitvoeren van een deelwaarneming op juiste autorisatie van 25 declaraties verspreid over de over de periode januari tot september 2011. Tevens raden wij u aan met spoed de declaratieprocedure aan te passen zodat alleen declaraties voorzien van originele onderbouwingen/bewijzen worden geaccepteerd en uitbetaald. (prioriteit: ) 16 Wij adviseren u om de activa administratie zo spoedig mogelijk over te dragen aan de financiële afdeling en juist en volledig te verwerken in de financiële administratie, dit teneinde de betrouwbaarheid van de tussentijdse financiële rapportages te verhogen. Tevens adviseren wij u om de bestaande activaregistratie zo spoedig mogelijk op te schonen en te controleren op fouten zodat gewaarborgd wordt dat in het nieuwe financiële pakket de juiste gegevens opgenomen worden. (prioriteit: ) Dit is een on going proces waarbij medewerkers van P&O dossiers beoordelen waarmee zij bezig zijn. Omdat controle van alle dossiers met terugwerkende kracht een arbeidsintensief project is en i.r.t. andere prioriteiten van de afdeling P&O, staat controle van alle dossiers voor 2014 op de agenda. Bijna alle facturen worden digitaal verwerkt, op een enkele handmatige declaratie na. De juiste autorisatie is daarmee geborgd. De controle van de declaraties wordt in de wekelijkse betalingen meegenomen. Er is bij FA geen actuele en volledige parafenlijst aanwezig. Bij declaraties wordt wel gekeken of de budgethouders geaccordeerd heeft, maar dit wordt niet gematched met de parafenlijst. Vanaf 2013 wordt gebruik gemaakt van activamodule door de financiële administratie. De administratie is overgedragen. Daarbij heeft een opschoonactie plaatsgevonden. Daarnaast wordt periodiek bij de budgethouder nagegaan of er sprake is geweest van desinvesteringen. Alleen het invoeren van de meerjarenbegroting en het definiëren van rapportages loopt nog. BV/P&O BV/FA BV/FA doorlopend 2014 Juni 2013 September 2013 12
Samenvatting aanbevelingen en actiepunten n.a.v. accountantsverslag 2012 Nr. Onderwerp advies Stappen Voortgang Actiehouder Datum afronden 1 Aanpassing van de rapporteringstolerantie en tegelijkertijd actualiseren van de verordeningen 2.12 en 2.13. Actualiseren tbv DB september DB september 2 Het hanteren en monitoren van prestatie-indicatoren in de programmaverantwoordingen scherper te stellen. 3 De inhoud van de paragraaf weerstandsvermogen en het systeem van risicomanagement verder versterken. 4 De inhoud van de paragraaf bedrijfsvoering te versterken met een afzonderlijke paragraaf Interne beheersing. 5 Het tijdig uitvoeren en vastleggen van de verbijzonderde interne controles zodat tijdig kan worden bijgestuurd indien de uitkomsten hier om vragen. 6 Een frequentere interne toets op een juiste naleving van de EUaanbestedingsrichtlijnen. Eerste stap is gezet voor de begroting 2014. Vervolgstap is doorontwikkeling t.b.v. de begroting 2015 Dit borgen in de P&C cyclus door; - Onderdeel maken van Diraps/Buraps - Onderdeel maken van jaarrekening = zelfde hoofdstuk als begroting. Eerste opzet opnemen in begroting 2014 (noemen). Verdere verdieping samen met de accountant t.b.v. de begroting 2015. Opgenomen in concept ICplan. Feitelijk uitvoeren. Helder maken van de bedragen voor de organisatie. Check inbouwen in inkoopproces. De inkoper checkt of voldaan wordt aan het beleid en wet- en Verwerkt in concept begroting Dit wordt opgenomen in de format voor de 2 e dirap (augustus). Dit wordt opgenomen in de jaarrekening 2013. Paragraaf is opgenomen in begroting 2014. In 2013 zal dit worden afgestemd met de accountant voor verder verscherping in de begroting 2015. Is een structureel punt in ons IC-plan. Is gepland in het IC-plan. De directies/ programma -verantw. BV/F&I December Juni December December Mei November Juni 13
regelgeving. 7 Vanwege het materiële belang een verdere aanscherping van het formatiebeheer binnen uw organisatie. 8 Uniformeren en doorontwikkeling van de planning & control cyclus. Hierbij is het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden aan de verschillende functionarissen erg belangrijk. 9 Het opzetten van een contractenregister zodat inzicht bestaat in onder meer de omvang en contractduur van de lopende verplichtingen. 10 Het uniformeren van de secundaire arbeidsvoorwaarden. Hiermee wordt tegelijkertijd (gedeeltelijk) ondervangen dat er een eenduidige procedure aanwezig is aangaande het declareren en verwerken van declaraties. 11 Na uitvoering actualisatie risico s en opzet risicomanagementsysteem de benodigde weerstandscapaciteit opnieuw door AB laten vaststellen. 12 In de pre-audit 2013 met financiële commissie en directie een fraude risico-analyse uitvoeren. Opnemen in IC-plan. Feitelijk uitvoeren. Is gepland in het IC-plan. / November Protocol voor Er wordt iemand aangetrokken om dit BV/P&O Juli invulling/wijziging en samen met de brengen in mandaatregeling verplichtingenadministratie en het contractenregister op te pakken. Administratie op orde December brengen Herverdeling van taken plaats. Binnen de afdeling vindt een herverdeling van taken plaats. Verwachte afronding juni. Proces en uniformiteit Per product (begroting, rapportage en jaarrekening) worden nieuwe procesvoorstellen uitgewerkt. Uitgangspunt is daarbij uniformiteit in de documenten. Samenvoegen met punt 7 Zie punt 7 BV/F&I December Eerst in beeld brengen wat er moet gebeuren. Gefaseerd oplossen. Wordt eind 2013 uitgevoerd tbv opstellen begroting 2015 Opnemen in Interne controle plan 2013 Uitvoeren t.b.v. begroting 2015 BV/P&O Juni Juli December December Mei Oktober 14