Hoofdstuk 8 Extra informatie Introductie, mentorschap & coaching Een goede introductie is van wezenlijk belang voor een goede samenwerking tussen de nieuwe medewerker en de organisatie. Niet alleen is het van belang dat de nieuwe medewerker het bedrijf leert kennen, hij moet ook kennismaken met zijn leidinggevenden en zijn directe collega's. Hij moet op de hoogte worden gesteld van de organisatiestructuur, en hij moet weten wie waar verantwoordelijk voor is. En, niet onbelangrijk, hij moet worden ingewerkt. De medewerker is immers nieuw in het bedrijf. Alles is voor hem vreemd en onbekend. Niet alleen de omgeving, maar ook de inhoud van het werk. Een goede introductie gaat verder dan een handje schudden met de naaste medewerkers en de baas. Het beste is om een degelijk introductieplan te maken, waarbij allerlei aspecten in ogenschouw worden genomen. Dit introductieplan heeft tot doel nieuwe collegae goed in te kunnen werken en te kunnen begeleiden en ondersteunen bij het zich ontplooien (persoonlijk, competenties) en ontwikkelen (vakmatig). De volgende onderdelen komen aan de orde: Mentorschap Introductieprogramma nieuwe medewerkers Individuele begeleiding & coaching Mentorschap van het mentorschap is het introduceren en begeleiden van nieuwe collegae in de organisatie. Hiermee wordt een directe integratie in het team en de organisatie bevorderd. De uitgangspunten van het mentorschap zijn: De mentor is geheel verantwoordelijk voor de organisatie en de uitvoering van het introductieprogramma van de nieuwe collega. De mentor is in de eerste maanden aanspreekpunt voor de nieuwe collega. De mentor kan ieder niveau hebben of iedere functie vervullen. Dit is afhankelijk van het niveau van de nieuwe collega. Mentorschap vindt plaats door aanmelding. Echter, bij geen aanmeldingen wordt een mentor aangewezen. Na drie maanden eindigt de verantwoordelijkheid van de mentor en wordt deze overgenomen door de leidinggevenden en de coaches. Taken en verantwoordelijkheden Eén maand voor aanvang van datum in dienst Onderstaande activiteiten worden verricht door het secretariaat (of de afdeling Personeelszaken). Taak van de mentor is zich informeren over de stand van zaken bij het secretariaat/afdeling Personeelszaken en samen met hen de te maken afspraken af te stemmen. 1. Het verkrijgen van informatie bij de leidinggevende over de nieuw te verwachten medewerker (o.a. datum in dienst, naam, opleiding, ervaring, welk type werkzaamheden uitgevoerd, etc.). 2. Afspraken regelen:
1. Maken van een afspraak voor gesprek met de leidinggevende op eerste ochtend van datum in dienst. 2. Maken van afspraken met collegae voor gesprekken over de verschillende werkzaamheden binnen de organisatie. 3. Maken van afspraken met de afdeling Personeelszaken om te spreken over de wijze van salarisbetaling, de CAO, huisregels, zieken hersteld melden etc. 4. Het regelen van bijvoorbeeld een mobiele telefoon, leaseauto e.d. 5. Afstemmen werkplek plus inrichting met kantoorartikelen. 6. Bestellen visitekaartjes. 3. Met de leidinggevende wordt afgestemd over eventuele benodigde cursussen waarna deze eventueel direct ingepland kunnen worden. Twee weken voor aanvang van datum in dienst 1. Coördineren van samenstellen informatiemap (zie bijlage voor inhoud). 2. Bij de leidinggevende de vraag neerleggen over de inzet van de nieuwe medewerker in bijvoorbeeld de lopende projecten, welke werkzaamheden van toepassing kunnen zijn voor de nieuwe medewerker etc. 3. In samenwerking met het secretariaat of de afdeling Personeelszaken een brief sturen aan de medewerker met toelichting over de eerste introductie dagen (conform standaard brief). 4. Sturen van een e-mail aan alle collegae over de komst van de nieuwe medewerker. Dag 1 en 2 van het introductieprogramma Het begeleiden van de nieuwe medewerker (ontvangst, uitleg, rondleiding, beschikbaar zijn voor vragen e.d.) Eerste maand Belangrijk is dat voorkomen wordt dat de nieuwe collega direct de eerste maand wordt ondergesneeuwd met allerlei werkzaamheden. Hiervoor zal afstemming moeten plaatsvinden tussen de mentor en de leidinggevende (welke werkzaamheden zijn er, waar kan hij/ zij bij meelopen - dus nog niet ingezet worden - en (bijvoorbeeld) welke projecten kan hij/ zij op welke basis worden ingezet). Tweede en derde maand Het begeleiden van de nieuwe medewerker naar behoefte en noodzaak. Einde tweede maand Het (i.o.m. de leidinggevende) tijdig maken van een afspraak voor het voeren van een evaluerend gesprek met de directie. Einde derde maand Het maken van een afspraak met de coach/ begeleider van de nieuwe collega voor het houden van een overdrachtsgesprek van mentor naar coach. Introductieprogramma nieuwe medewerker van het introductieprogramma is nieuwe collegae op een zo goed en volledig mogelijk wijze kennis te laten maken met de collegae, werkzaamheden en
werkwijzen van de organisatie en (eventueel) de andere units. Dit om integratie in het team en inzet in werkzaamheden te vergroten. Het introductieprogramma geldt voor iedere nieuwe medewerker. Inhoud (De tijden zijn richtlijnen) Dag 1 Ochtend: Ontvangst door mentor Welkomstgesprek met de leidinggevende of de directie Voorstellen aan de collegae Toelichting secretariaat Installeren werkplek Informatiemap, inlezen 12.15 uur: lunch Middag: (bijvoorbeeld) laptop halen en installeren Verder lezen informatiemap plus (bijvoorbeeld) surfen op de website Dag 2 08.30 uur Koffie 09.00 uur 1e afspraak met collega 10.00 uur 2e afspraak met collega 11.00 uur Uitleg door mentor over zaken aangaande (bijvoorbeeld) urenregistratie, lunchkaarten etc. 12.15 uur Lunch 13.00 uur 3e afspraak met de afdeling Personeelszaken en/of de Administratie 14.00 uur 4e afspraak met collega 15.00 uur 5e afspraak met collega Dag 3 08.30 uur 1e afspraak extern bij... (bijvoorbeeld een ander onderdeel van 10.00 uur 2e afspraak extern bij... (bijvoorbeeld een ander onderdeel van 12.00 uur Lunch 13.00 uur 1e afspraak extern bij... (bijvoorbeeld een ander onderdeel van 14.00 uur 2e afspraak extern bij... (bijvoorbeeld een ander onderdeel van Dag 4 08.30 uur Afspraak met collega om een dag mee te lopen Dag 5 08.30 uur Afspraak met collega om een dag mee te lopen
Week twee plus drie Meelopen / beperkte inzet bij werkzaamheden evt. cursus Individuele begeleiding & coaching Het doel van individuele begeleiding is het begeleiden en ondersteunen van de medewerkers bij het zich ontplooien (persoonlijk, competenties) en ontwikkelen (vakmatig) binnen de organisatie. Het is belangrijk dat er meerdere coaches zijn. De functiebeschrijving en (eventueel) vastgestelde competenties. Op basis hiervan worden vaste afspraken met medewerkers gemaakt. Daarnaast ruimte bieden voor het maken van afspraken naar behoefte. Maximaal 3 medewerkers per coach. De directie blijft te alle tijde eindverantwoordelijke voor het geheel. Wie wordt coach Het samenvoegen van begeleiding, ontwikkeling en opleiding leidt tot een zwaar takenpakket voor de leidinggevenden die toch al een volle planning hebben. Er zijn twee opties mogelijk waar het gaat om wie deze taak op zich neemt: 1 Huidige medewerkers (die kunnen en willen) opleiden, trainen en coachen voor de rol van coach. 2 De personeelsfunctionaris deze verantwoordelijkheid geven. Onze voorkeur gaat uit naar Optie... (vul in, met motivatie van de keuze) Indien we kiezen voor de structuur van optie 1 betekent dat het volgende: 1 Coaches opleiden tot coach: Alle ins-en-outs leren kennen met betrekking tot de functiebeschrijving en de (eventueel geldende competenties Competenties; coachingsvaardigheden 2 Kiezen van een overleg structuur voor de coaches 3 Intervisiestructuur Taken en verantwoordelijkheden Profiel van een coach Ons inziens dient een coach, zoals wij die in gedachten hebben, te voldoen aan het volgende profiel. 1 Vakmatig a Seniorschap (inhoudelijk) 2 Competenties/ vaardigheden a Luistervaardigheid b Inlevingsvermogen c Kunnen aanzetten tot nadenken (spiegelen) d Sturen maar niet dwingen e Stimuleren en motiveren tot verdere groei en ontwikkeling f... Ontwikkeling en opleiding Duidelijkheid verkrijgen in de beschikbare opleidingen.
Het begeleiden van het door de medewerker zelf komen tot antwoorden op vragen omtrent persoonlijk en individuele ontwikkelingsmogelijkheden. Begeleiden bij het schrijven van het persoonlijk ontwikkelingsplan en het voorbereiden op het gesprek met de directie. Begeleiding Begeleiding met betrekking tot die zaken die boven de werkzaamheden uitstijgen en voor zover deze niet bij de leidinggevenden liggen, te weten: Coaching bij time-planning, capaciteit, communicatie e.d. Alle andere voorkomende vragen en aandachtspunten Verantwoordelijkheden Het naar behoefte en volgens richtlijnen begeleiden en ondersteunen van de medewerkers op het gebied van opleiding en ontwikkeling. Het coördineren van de te maken afspraken met de directie ter definitieve bespreking van (bijvoorbeeld) het persoonlijk ontwikkelingsplan. Het uitvoeren en bewaken van de overlegstructuur. Het organiseren van intervisie bijeenkomsten. Het bijhouden van ontwikkelingen in de verschillende (interne) opleidingen. Het bijhouden van de ontwikkeling van de medewerkers. Bijlage Inhoud van de informatiemap 1. Brochure 1 (b.v. de beschrijving van een afdeling/werksoort o.i.d.) 2. Brochure 2 (idem) 3. Jaarverslagen 4. Namen plus adressenlijst collegae 5. Arbeidsvoorwaarden/CAO/Personeelshandboek 6. Voorbeeld (eventueel) urenstaat e.d. 7.... Bron: Deloitte. Human Capital Service Center Zorg & Welzijn