Het Facilitair Bedrijf zoekt een ondernemende Gebouwcoördinator Arenberg

functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een ondernemende Gebouwcoördinator Arenberg Statutair Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 26585 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf. Zij staan in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en zijn verantwoordelijk voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. Deze functie situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening. De afdeling Regionale Dienstverlening staat in voor alles wat met het beheer en de uitbating van de dienstverlening in gebouwen te maken heeft. De dienstverlening van deze afdeling gaat van schoonmaak, catering, technisch onderhoud, onthaal, verzending en afvalverwijdering tot dagdagelijks operationeel gebouwbeheer. Als gebouwcoördinator neem je een leidinggevende en operationele rol op en fungeer je als tussenpersoon bij eventuele (technische) problemen en verbouwingen. Daarnaast ben je het aanspreekpunt in verband met de veiligheid van het gebouw en treed je op als vertegenwoordiger van HFB voor gebouwgebonden aangelegenheden. Je rapporteert aan de facility manager en werkt nauw samen met de onderhoudsfirma s, technisch beheerder/assistent, de collega s uit de afdelingen bouwprojecten, bouwtechnisch beheer en uit je eigen afdeling regionale dienstverlening. Als gebouwcoördinator werk je graag met klanten. Je bent vlot in zowel mondelinge als geschreven communicatie. Je vraagt, in samenwerking met de afdeling technisch beheer, offertes op bij

onderhoudsfirma s en volgt de werken van onderhouds- en keuringsfirma s op. Het motiveren en aansturen van medewerkers zit je in het bloed en je neemt graag het initiatief bij problemen. In deze gevarieerde functie krijg je de mogelijkheid om zelf beslissingen te nemen. Je stemt, indien nodig, af met de facility manager en zoekt gepaste oplossingen voor elke klant. Je bent tussenpersoon in de behandeling van korte (snelle) processen waardoor het resultaat van je werk zichtbaar wordt. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als gebouwcoördinator sta je interne klanten bij door het ontwikkelen en uitbouwen van facilitaire dienstverlening teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden met voorbeeldactiviteiten bestaan: Resultaat Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten - Oor en oog hebben voor de behoefte van de klant - Voorstellen van de klant bespreken met facility manager (FM) - Proactief verbetervoorstellen doen (hoe ruim ook, innovatief!) en knelpunten tijdig signaleren en aanpakken - Evalueren van de huidige dienstverlening en optimaliseren - Opvolgen van de dagelijkse werking van het gebouw - Behandelen en opvolgen van technische problemen - Behandelen en opvolgen van werkaanvragen van klanten, bv. een storing/en wijzigingsverzoek - Registratie in Facilipunt garanderen - Grondige kennis van de raamcontracten, offerteaanvragen doen en voorstellen doen naar de FM, via aparte prijsvraag aan onderhoudsfirma. opgevraagde kostprijzen pagina 2 van 10

Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. boeken in het systeem FMIS, voorleggen aan FM ter goedkeuring. - Prijsbewust beheer - Werken opvolgen - Bij technische moeilijke werken, doorgeven aan FM en technisch beheerder (ev. Bouwprojecten) - Daarin de nodige zelfstandigheid bezitten. - Bij zaken die niet duidelijk zijn of impact hebben (budget/organisatie/ ) steeds bespreken met de FM - Ondersteuning en voorbereiding van de welzijnsvergadering i.v.m. operationele zaken van het gebouw (en aanwezig zijn op deze werkgroepen) - Leveringen opvolgen - Brandveiligheid, toegangsveiligheid en andere zaken i.v.m. veiligheid garanderen: Beheer badges, interflex, evacuatiedossier up to date houden, evacuatieoefeningen inplannen samen met FM, organiseren bewaking (extra aanvragen afstemmen met FM), sleutelplan beheren - Organiseren van kleine verhuizen en kleine projecten - Afvalbeheer - Beheer werkmateriaal - Kortom: een goede operationele werking van het gebouw garanderen! - Interne klanten bijstaan bij het realiseren van dienstverlening die wij aanbieden. - Bieden we die DVL niet aan, de vraag escaleren naar FM en belang/noodzaak van die vraag aantonen - Organisatorische problemen oplossen/bespreken en eventueel voorstellen doen tot verbetering aan de FM - Antwoorden op vragen van klanten, eerste aanspreekpunt - Advies geven aan de FM over gedane werken, noodzaak van sommige werken, communicatie en contacten in het gebouw (gezien FM niet steeds ter plaatste is, wordt aan de GC gevraagd personeelsproblematieken te signaleren). pagina 3 van 10

Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Actief deelnemen aan vergaderingen en/of werkgroepen, opleidingen etc. - Eerste aanspreekpunt van het gebouw - Continuïteit garanderen - Fysieke aanwezigheid in het gebouw! (zelf of technisch beheerder) - inspringen bij werkoverlast van andere collega s (bv. technische beheerder, catering, ) - beschikbaarheid bij calamiteiten - KPI s van de dienstverlening garanderen naar de klant - Registratie van de nodige aanvragen van klanten/actief gebruik Facilipunt - VKC S (vraag, klacht, compliment) tijdig beantwoorden conform de opgelegde doelstellingen - Leiding geven aan onthaal en verzending en TB - Zorgen voor een optimale en efficiënte werking van het onthaal - (Administratieve) ondersteuning van de FM - Ondersteuning bij organisatie events en beheer vergaderzalen - Verzorgen van tijdige communicatie naar de klanten en fungeren als eerste aanspreekpunt in het gebouw. - Feedback vragen aan klanten, peilen naar hun tevredenheid over gedane werken en eventueel klachten meteen oplossen of doorgeven aan FM. - Signalisatie en affiches - Technische coördinatie opnemen, tenzij met de FM afgesproken wordt een meer overkoepelende rol op te nemen. - Het opvolgen b.t. projecten die zich in zijn of haar gebouw dat jaar zullen aanbieden. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Het volgen van opleidingen (technische gebouwverantwoordelijkheid, FMIS, opvragen van offertes) - Advies vragen aan TB - Bouwt zelf de kennis uit om technische opvolging en het gebouwenbeheer te kunnen garanderen pagina 4 van 10

Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. - Het aansturen van onthaal en verzending om de werking optimaal en efficiënt te laten verlopen - Het aansturen van de technisch beheerder zodat deze de eigen functie alsook deze van back-up gebouwcoördinator op een optimale manier kan vervullen 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen Het Facilitair Bedrijf. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen Het Facilitair Bedrijf in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen Het Facilitair Bedrijf en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). EN 2) Je hebt minstens één jaar ervaring als leidinggevende aan operationele medewerkers. Je hebt ervaring met gebouwgebonden materies (zoals veiligheid, afvalbeleid, parkeerbeleid, onderhoud) en hebt technische kennis. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Petra Heyse, petra.heyse@kb.vlaanderen.be, 0496 56 77 78). 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 10

3.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt kennis van EHBO, BA4, brand- en toegangsveiligheid of bent bereid deze opleidingen op korte termijn te volgen. Je bent in het bezit van het getuigschrift preventieadviseur niveau 3 of bent bereid het getuigschrift op korte termijn te behalen. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde pagina 6 van 10

je in dienstactiviteit bevinden; ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt overgeplaatst of bevorderd in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.954,22 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. De functie of bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Je eerste zes maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art. VI 36). Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn criteria vermeld onder punt 3.1. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 22 mei 2017. pagina 7 van 10

5.2. EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het jurygesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende dienst en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het jurygesprek vul je ook een persoonlijkheidsvragenlijst in. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Jouw visie op en inzicht in de functie Je motivatie voor deze functie Je verwachtingen Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Je persoonsgebonden en vaktechnische competenties Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Indien er slechts 1 kandidaat is na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. De selectiefase vindt plaats te Brussel op 13 juni 2017 (datum onder voorbehoud). De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.3. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 8 van 10

6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 22 mei 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 26585. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 22 mei 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Petra Heyse (petra.heyse@kb.vlaanderen.be, 0496 56 77 78). 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Marleen Vanwingh Afdelingshoofd Marleen.vanwingh@bz.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Petra Heyse Selectieverantwoordelijke petra.heyse@kb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juni 2017. pagina 9 van 10

Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar petra.heyse@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt voor deze functie geen werfreserve aangelegd. pagina 10 van 10