Strategievorming, hoe werkt dat?

Strategievorming, hoe werkt dat? Contractvormkiezer achtergronden en workshop. 1 Agenda Voorstellen (Jelle en Kees) Introductie samenwerking (Kees) Inleiding over contractvormstrategieën (Jelle) Contractvorm, wat is dat? Contractvorm, hoe bepaal je dat? (voordelen tool) De tool en globale werking Casusbeschrijving met demo (Kees en Jelle) 17-10-2013 2

Voorstellen, Jelle Wenselaar Het NIC Managing consultant Het NIC, unit Zuid Meerwaarde Het NIC Integrale inkoopdienstverlening (van advies tot uitvoering) Product-, proces-, markt- en juridische kennis en systemen Eigen specialisten, maar ook de Tools (ICT) We spreken de taal van onze klanten Door omvang continuïteit bieden en kwaliteit borgen ISO 9001:2008 en NEN 4400-1:2006 gecertificeerd 17-10-2013 presentatietitel 3 Voorstellen, Kees Minderhoud Afdelingshoofd van de afdeling Ingenieursbureau van waterschap Scheldestromen Afdeling met ca. 30 vaste medewerkers incl. de Inkoopcoordinator voor de gehele organisatie Werkvoorraad voor ca. 45 tot 50 medewerkers Werkvoorraad Ingenieursbureau: alle civieltechnische (onderhouds-) projecten binnen Scheldestromen incl. Inkoopcoördinatie van alle Werken, Leveringen en Diensten Werkwijze conform Projectmanagement waarbij rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd 17-10-2013 4

Voorstellen, Kees Minderhoud Namens opdrachtgever is Projectmanager (budgethouder) verantwoordelijk voor Startdocument (FS of PVE) Ingenieursbureau (Projectleider) is Opdrachtnemer en verantwoordelijk voor begrotingscijfers, realiteitswaarde v.d. begroting en voorbereiding en uitvoering van het project Aan de hand van het Startdocument (SD) wordt namens Ingenieursbureau (IB) een zgn. Begrotingsplanopgesteld t.b.v. de jaarlijkse begroting. 17-10-2013 5 Introductie samenwerking In Begrotingsplan ondermeer opgenomen: Raming van de totale projectkosten Inschatting kosten en uren Ingenieursbureau tbv BP, (VO), (DO), Contract en Uitvoering. Beschrijving van het voorlopige voorkeursalternatief met risicoinventarisatie op gestelde haalbaarheid. Contractadvies. 17-10-2013 6

Introductie samenwerking contractvormadvies Ervaring leerde dat: Inbreng extra deskundigheid ( door Projectleider evt. m.b.v. Adviesbureau) in initiatieffase noodzakelijk is om project niet vroegtijdig dicht te timmeren; opstellen PVE; FS Stoppunt noodzakelijk is om over Contractkeusna te denken; is paragraaf in Begrotingsplan Kennis van materie en contractmogelijkheden noodzakelijk is om advies te kunnen geven; kennisontwikkeling Projectleiders en contracteren aanvullende deskundigheid. Een stukje gereedschap nodig is om keus te kunnen bepalen; Ballenbak; DSS Decision Support Systeem. 17-10-2013 presentatietitel 7 Introductie samenwerking contractvormadvies Kortom: Een tool benodigd welke ons helpt om (samen met de interne opdrachtgever) een zinnige, professioneel, gefundeerde keus te kunnen maken, toepasbaar voor waterschapswerken Contact opgenomen met Het NIC 17-10-2013 8

Inleiding contractvormstrategieën Vlekkeloos loopt een project nooit Een degelijke contractvormkeuze draagt hier wel aan bij! 17-10-2013 9 Inleiding contractvormstrategieën Geïntegreerd Traditioneel Het draait om het de juiste vaststelling van de contractvorm én de daarop afgestemde marktbenadering (uitvraag). Maar vooral je aan het proces houden! 17-10-2013 10

Toegevoegde waarde en contractvormkeuze? Contractvormkeuze veelal ondergewaardeerde beïnvloeding op waarde en kosten 17-10-2013 11 Strategie (Inkoop)strategie Contractvorm intern afwegingsproces Aanbestedingsvorm Voor start project Geen blauwdruk Organisatiebeleid Bouworganisatie Resultaat: Projectopzet Onderdeel van project Inkoopbeleid Regelgeving bij (EG) aanbesteden Resultaat:Contract 17-10-2013 12

Contractvorm / bouworganisatie Fasen Traditioneel Geïntegreerd Alliantie Klassiek Bouwteam Basis Life-cycle Project- B B(*) DB-DB DB(F)M(O) volledig- /niet- (*) Financiering (F) Scope en Ambities Scope Behoefte Behoefte Haalbaarheid Definitie Functioneel Prog. van Eisen Voorlopig ontwerp (D) Op basis VO+ Definitief ontwerp Op basis bestek Uitvoeringsontwerp Werkvoorbereiding Bouw (B) Onderhoud BK+W (M) Facility (O) Monitoring / Supervisie Aannemer eerder betrokken VERANTW. OPDRACHTGEVER CONSULTATIE MARKT VERANTW. OPDRACHTNEMER SAMENWERKEN OPDR-ADV-AANN 17-10-2013 13 Verantwoordelijkheden verschuiven bij geïntegreerd Verantwoordelijkheid opdrachtnemer: Beheerst processen (ontwerp vanaf VO+ en uitvoering en exploitatie); Borgt kwaliteit van het werk (ontwerp en uitvoering) en toont dit aan; Toont aan dat voldaan wordt aan de eisen in het contract. Verantwoordelijkheid opdrachtgever: Stelt eisen op niveau van functionaliteit (waaraan het ontwerp en eindproduct aan moet voldoen); Beoordeelt of Opdrachtnemer het proces beheerst; Beoordeelt betrouwbaarheid van de gegevens Opdrachtnemer; Stelt vast of aan de contracteisen wordt voldaan. 17-10-2013 14

Profielen (1) 17-10-2013 15 Profielen (2) Opdrachtgever Betrokkenheid Financiën Interne kennis Risico Projectteam Termijn denken Project Mate van invloed Omvang Tijdsdruk Complexiteit Kwaliteit Innovatie Markt Marktmacht Toegevoegde waarde Ervaring Complexiteit markt Vrijheden Risico Zie workshop. 17-10-2013 16

Profielen (3), outcome contractvorm Uitkomst is nooit hard; subjectieve elementen blijven belangrijk! 17-10-2013 17 Demo en casus renovatie Zuiderhoofd (1) Zuiderhoofd te Westkapelle, highlights: Vroegere aanleg inrichting voor loodsboot en werkschepen t.b.v. aanvoer dijkmateriaal. Momenteel; toeristische trekpleister voor vissers en wandelaars. 17-10-2013 18

Demo en casus renovatie Zuiderhoofd (2) 17-10-2013 19 Demo en casus renovatie Zuiderhoofd (3) 17-10-2013 20

Demo en casus renovatie Zuiderhoofd (8) Kenmerken: Aangelegd eind 19 e eeuw functies: golfremmer, aanlegsteiger, vissteiger, toeristische trekpleister Opbouw: tropisch hardhouten palen met schoren, langsliggers, dwarsligger, plankier en paalmutsen Renovatie: nieuwe palen, gordingen, langsliggers, dwarsliggers, plankier en paalmusten Samenwerkingsverband (participanten) tussen waterschap Scheldestromen, gemeente Veere, Provincie Zeeland, Visvereniging Ad hoc project wat in relatief korte periode gerealiseerd moet zijn en weersgevoelig is. Renovatie is voorzien voor komende 15 jaar Prestigeproject waterschap Scheldestromen richting omgeving 17-10-2013 25 Demo en casus renovatie Zuiderhoofd (9) http://contractvormanalyse3d.hetnic.nl/ 17-10-2013 26

Demo en casus renovatie Zuiderhoofd (8) Analyse: 17-10-2013 27 Demo en casus renovatie Zuiderhoofd (10) Advisering volgens tool: Engineering + Construct + (Maintain) Koersvast team, weinig wijzigingen verwacht en incidenteel project (kennisopbouw) Men wil snel zekerheid over de kosten > dat krijg je bij E&C Traditioneel denken > men wenst invloed op techniek > kennis constructies ontbreekt (RISICO) Maintain (onderhoud) uit separaat budget potje, en geen life cycle denken in systeem Definitieve keuze: Engineering + Construct Maintain NIET i.v.m. combinaties met visuele inspecties en kleinonderhoud andere pieren 17-10-2013 28

Proces na strategiesessie Concept rapportage met mogelijke contractvormen en risico s (standaard format) Aanbestedingsvorm wordt bepaald en beschreven in de rapportage (LP, EMVI of BVP) Aanscherping door projectgroep Definitieve keuze contractvorm Goedkeuring rapportage 17-10-2013 29 Conclusie Wat brengt de contractvormanalysetool? Urgentiebesef Teamgevoel Niet alleen de persoon met de meeste invloed beslist Gedragen keuze (consensus) Ook risico s worden in kaart gebracht Projectleiders hebben houvast / structuur Er wordt gestructureerd gepraat o.b.v. de juiste argumenten Jezelf de spiegel voorhouden Ofwel de output is tevens een foto van het project met de mogelijkheden 17-10-2013 30

Conclusie Het is niet moeilijk, maar voorbereiding en beargumenteerde strategische keuzes zijn key om structuur en grip te houden. 17-10-2013 31 Vragen? 17-10-2013 32

Kernwaarden Het NIC Betrokken Bekwaam Vernieuwend Betrouwbaar 33