Jaarverslag Cliëntenraad Ziekenhuis Tjongerschans 2013

Jaarverslag Cliëntenraad Ziekenhuis Tjongerschans 2013

Inhoud... 1 Voorwoord... 3 1. Algemene informatie... 4 Doelstelling... 4 Bevoegdheden... 4 Samenstelling... 6 Werkplan en werkgroepen... 7 Cliëntenpanel... 8 Vergoeding... 9 2. Activiteiten... 9 Reguliere vergadering... 9 Overleg vergadering... 9 Overleg met OR...10 Overleg met andere Cliëntenraden...10 Friesland Voorop...10 Overleg met externe partijen...10 Uitgebrachte Advisering...11 Jaarverslag Cliëntenraad 2013 2/11

Voorwoord Beste lezer, Voor u ligt het jaarverslag 2013 van de Cliëntenraad ziekenhuis Tjongerschans B.V. Dit jaar werd helaas beheerst door een aantal negatieve zaken: een moeizame zorginkoopsessie met DFZ, waardoor de voortgang van Friesland Voorop gevaar liep slechte resultaten in de AD-lijst en de Elsevier-lijst ontevredenheid bij medewerkers over bezuiniging en beleidsuitkomsten onzorgvuldigheid in de procedure rondom de dienst geestelijke verzorging Gelukkig waren er ook zaken om trots op te zijn, zoals de NIAZ-accreditatie, de accreditatie voor darmscreening en de overeenkomst met de dokterswacht over de bouw van een zogenaamd spoedplein. Het ziekenhuis nam de kliniek in sportstad Heerenveen over, waardoor een acuut probleem met de pijnpoli opgelost kon worden. Een onderliggend bedrijfsplan voor deze poli ontbreekt nog, maar door de aanstelling van een manager, mag verwacht worden, dat medio 2014 beleidsvoornemens besproken kunnen worden. De CR participeerde via Zorgbelang in de gesprekken in het project Friesland Voorop. Dit proces verloopt naar ons idee te traag en de belangen van de deelnemers lijken zo nadrukkelijk, dat het haast onmogelijk lijkt een zorglandschap te creëren, waarin de cliënt echt centraal staat. Het werken met werkgroepen binnen de Cliëntenraad werkt nu zoals bedoeld, zodat wij op alle onderdelen nu geregeld overleg hebben binnen en buiten de organisatie. Na twee zittingsperiodes, namen wij afscheid van de heer Lenus van der Broek en mevrouw Baukje van der Meer. Zij hebben mede bijgedragen aan de ontwikkeling van de CR zoals die nu functioneert. Op informele wijze hebben wij afscheid genomen, waarbij de nieuwe leden mevrouw Ilse van Haarlem en de heer Bert Smid verwelkomd werden. Wij hebben er vertrouwen in, dat deze leden vol enthousiasme de belangen van de cliënten van ziekenhuis Tjongerschans zullen behartigen. De Cliëntenraad hoopt haar taak als vertegenwoordiger van de patiënt in het ziekenhuis ook in de komende jaren te kunnen uitvoeren. Ik heb er alle vertrouwen in, dat de samenwerking met het bestuur en medewerkers van Tjongerschans op dezelfde plezierige wijze zal plaatsvinden als de afgelopen jaren. Jan Nijkamp, Voorzitter Cliëntenraad Jaarverslag Cliëntenraad 2013 3/11

1. Algemene informatie a. Doelstelling Binnen ziekenhuis Tjongerschans kunnen patiënten meedenken en meepraten over het ziekenhuisbeleid. Hiervoor is een Cliëntenraad opgezet. De leden van de Cliëntenraad vertegenwoordigen iedereen die om, ongeacht wat voor reden, te maken krijgt met de Tjongerschans. Dit kunnen (potentiële) patiënten en hun familie zijn, maar ook bezoekers en patiëntenverenigingen. Daarom spreken we liever van Cliëntenraad in plaats van Patiëntenraad. De Cliëntenraad komt op voor de belangen van de cliënt en wil de cliënt van de Tjongerschans inspraak geven. Hierdoor wordt zorgverlening beter afgestemd op de wensen en behoeften van cliënten; een optimale kwaliteit van ziekenhuiszorg, zonder wachttijden en met een prettige behandeling. Aandachtspunten van de Cliëntenraad zijn: Bejegening van de cliënt Tijd en aandacht voor de cliënt Veiligheid Privacy Wachttijden Communicatie Tweedeling in de zorg Medisch technisch handelen versus basiszorg Recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten Huisvesting b. Bevoegdheden De taken en bevoegdheden van de Cliëntenraad zijn wettelijk vastgelegd. Voor het uitoefenen van zijn taken heeft de Cliëntenraad binnen het ziekenhuis de volgende bevoegdheden Adviesrecht Verzwaard adviesrecht Recht op informatie Recht van voordracht van een bestuurslid Jaarverslag Cliëntenraad 2013 4/11

Adviesrecht De Cliëntenraad mag te allen tijde advies uitbrengen, gevraagd of ongevraagd. Over een aantal onderwerpen moet de directie van de Tjongerschans altijd het advies van de Cliëntenraad vragen. De Cliëntenraad heeft onder andere het recht van advies over: Samenwerking of fusie met een andere instelling Opheffing, verhuizing of een ingrijpende verbouwing Een belangrijke wijziging in de organisatie Inkrimping of uitbreiding van specialismen Benoeming van de leden van de directie Begroting en jaarrekening Algemeen toelatingsbeleid voor cliënten en beëindiging van zorgverlening Indien de Tjongerschans het niet eens is met het advies moet de directie als hoogste orgaan eerst overeenstemming proberen te bereiken met de Cliëntenraad. Als dit niet lukt, kan het ziekenhuis van het advies afwijken. Verzwaard adviesrecht Sommige onderwerpen zijn van direct belang voor de cliënten van ziekenhuis Tjongerschans. Over deze onderwerpen kan het ziekenhuis alleen besluiten nemen als de Cliëntenraad ermee instemt. De raad heeft dan verzwaard adviesrecht. Dit recht heeft betrekking op: 1. Het algemeen beleid van de Tjongerschans over: - veiligheid - gezondheid - hygiëne - geestelijke verzorging en maatschappelijke bijstand - recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten - het kwaliteitsbeleid. 2. De klachtenregeling en het aanwijzen van personen die klachten behandelen 3. Een wijziging in de regeling voor de Cliëntenraad en andere voor cliënten geldende regelingen. Bij het verzwaarde adviesrecht heeft de Cliëntenraad echter geen vetorecht. Als de directie een besluit toch wil nemen, moet zij dat voorleggen aan een commissie van vertrouwenslieden. Deze commissie probeert eerst te bemiddelen tussen de directie en de Cliëntenraad. Net als bij het gewone adviesrecht ligt de nadruk op het bereiken van overeenstemming. Lukt dat niet, dan doet zij een bindende uitspraak waar beide partijen zich aan moeten conformeren Recht op informatie Om goed te kunnen functioneren heeft de Cliëntenraad tijdig relevante informatie nodig. De directie van de Tjongerschans heeft daarom met de Cliëntenraad afgesproken wanneer de benodigde informatie wordt verstrekt. Op deze wijze is de informatieverstrekking voldoende gewaarborgd. Jaarverslag Cliëntenraad 2013 5/11

Recht van voordracht van een bestuurslid De Cliëntenraad heeft, in samenspraak met de cliëntenraden van het MCL B.V. en Noorderbreedte B.V., het recht om ten minste één persoon bindend voor te dragen voor benoeming in de Raad van Toezicht van de St. Zorgpartners Friesland. c. Samenstelling De Cliëntenraad functioneert in de reglementair vastgelegde samenstelling van zeven personen. Deze personen voelen zich nauw betrokken bij de zorg in de regio. Ieder van hen levert vrijwillig, vanuit zijn/haar eigen ervaring, opleiding en achtergrond, een bijdrage aan de inspraak van de cliënt op het beleid van de Tjongerschans. Bij een vacature kunnen kandidaten worden voorgedragen door bijvoorbeeld patiëntenverenigingen. Daarnaast kunnen kandidaten reageren op een daarvoor geplaatste advertentie. In alle gevallen vinden sollicitatiegesprekken plaats. Tijdens deze gesprekken lichten de zittende leden de mogelijke kandidaten uitgebreid voor over het werk van de Cliëntenraad. Vervolgens wordt bekeken in hoeverre een kandidaat geschikt is om plaats te nemen in de raad. Na voordracht door de Cliëntenraad wordt de betreffende kandidaat benoemd door de directie. Het Dagelijks Bestuur van de Cliëntenraad bestaat uit de voorzitter en de vicevoorzitter. Hieronder vindt u de voltallige Cliëntenraad met de bijbehorende rol/aandachtsgebieden. Naam lid Rol en aandachtsgebied Zittingsduur De heer Jan Nijkamp Mevrouw Ilse van Haarlem Mevrouw Fransje Faber-Kwint Mevrouw Annelies Gorter De heer Wiebe van der Hoogt Voorzitter Dagelijks bestuur Vicevoorzitter Dagelijks bestuur PR Kwaliteit en Veiligheid Lid PR Zorg Lid Zorg Eigen ontwikkeling Lid Eigen ontwikkeling Beleidsaspecten 2009-2012 - 2015 2013-2016 2008-2011- 2014 2008-2011 - 2014 2009-2012 2015 Jaarverslag Cliëntenraad 2013 6/11

De heer Klaas Feenstra De heer Bert Smid Lid Kwaliteit en Veiligheid Zorg Lid Kwaliteit en Veiligheid Beleidsaspecten 2010-2013 - 2016 2013-2016 Mevrouw Julia Cnossen-Altena Ambtelijk secretaris n.v.t. De heer Klaas Feenstra is in juni benoemd voor een tweede termijn. De heer Lenus van der Broek en mevrouw Baukje van der Meer zijn per 1 april 2013 afgetreden. De heer Bert Smid en mevrouw Ilse van Haarlem zijn per 1 april toegetreden tot de Cliëntenraad. Mevrouw Ilse van Haarlem is benoemd tot vicevoorzitter van de Cliëntenraad. In 2013 heeft de Cliëntenraad mevrouw Sascha Vaupell, advocate bij Omni De Vries Advocaten, voorgedragen als lid van de klachtencommissie. Na een maand proeftijd is mevrouw Vaupell per 1 januari 2014 benoemd tot lid lachtencommissie. d. Werkplan en werkgroepen Het is belangrijk dat de Cliëntenraad de beschikbare tijd en aandacht bewust verdeelt. Dat vraagt om planning. De Cliëntenraad heeft gekozen voor een formele en efficiënte aanpak en heeft daarom een werkplan opgesteld. Een werkplan is een hulpmiddel om het werk goed in te delen. Op basis van onderlinge afspraken stelt de Cliëntenraad vast welke activiteiten hij wil ontplooien in een jaar. Het werkplan voorkomt dat belangrijke onderwerpen blijven liggen. Een gezamenlijk opgesteld werkplan draagt daarnaast bij aan een gemotiveerde Cliëntenraad. Het werkplan kan eveneens helpen om tot een goede taakverdeling binnen de Cliëntenraad te komen. In de vergadering van 11 februari 2009 heeft de Cliëntenraad vastgesteld dat in het kader van efficiency en effectiviteit aandachtsvelden worden gedefinieerd op basis van het inhoudsgebied van de Cliëntenraad. Op grond van deskundigheid en interesse zijn hieraan werkgroepen gekoppeld van twee of meer leden van de Cliëntenraad. De werkwijze van de werkgroepen: De werkgroepen zijn in 2013 aan de slag gegaan met het formuleren van doelstellingen op basis van de inhoud van werkplan 2011. Ook zijn de aandachtspunten voor werkplan 2014 uitgewerkt. De Cliëntenraad als geheel bewaakt de samenhang en afstemming tussen de werkgroepen en de relatie met andere lopende initiatieven binnen het ziekenhuis. Jaarverslag Cliëntenraad 2013 7/11

De werkgroepen ontwikkelen één of meerdere voorstellen met per voorstel het doel en beoogde werking van het plan / idee. Per voorstel wordt dit kort uitgewerkt en vertaald in een actielijstje. Het voorstel wordt ter advies ingediend bij de voltallige vergadering van de Cliëntenraad. Per kalenderjaar zal er een prioriteitenlijstje gemaakt worden van te behandelen onderwerpen, voorbereid door de werkgroepen. Gevraagde en ongevraagde adviezen door de Cliëntenraad worden primair voorbereid door de werkgroep die de betreffende onderwerpen in portefeuille heeft. Uitgewerkte adviezen door de werkgroepen worden in principe per acclamatie door de Cliëntenraad vastgesteld. Iedere voltallige vergadering zal vastgesteld worden of en op welke wijze initiatieven van werkgroepen gewenst zijn, dan wel afvaardiging naar externen nodig is. Afgevaardigde leden bij interne- of externe relaties worden geacht namens de Cliëntenraad deel te nemen, zij leggen verantwoording af in de voltallige vergadering. In 2013 werd door de Cliëntenraad onder andere aandacht besteed aan Stichting Zorgpartners Friesland, Cliëntenpanel, Friesland Voorop, werving lid raad van toezicht etc. e. Cliëntenpanel In 2011 bestond het voornemen van de Cliëntenraad van ziekenhuis Tjongerschans om in 2012 te starten met een cliëntenpanel. Middels het cliëntenpanel kan invloed worden uitgeoefend op de kwaliteit van de zorg in het ziekenhuis. Centraal staan uiteraard de ervaringen van de cliënten. De Cliëntenraad legt een aantal keren per jaar via de e-mail het cliëntenpanel een korte vraag of stelling voor, zodat voor de Cliëntenraad duidelijk wordt wat de cliënt daar van vindt. Onderwerpen kunnen bijvoorbeeld zijn: wachtlijsten voor een afspraak, het praktisch plannen van afspraken of parkeervoorzieningen. Ook kunt u denken aan zaken als patiëntveiligheid, hoe persoonlijk wordt u behandeld en weet u wie u verzorgt en behandelt, ofwel kent u het gezicht van uw zorgverleners. Gekozen is voor het gebruik van het medium e-mail omdat het hierbij mogelijk is om op korte termijn vragen voor te leggen en beantwoord te kunnen krijgen. Door het snel uitzetten van vragen en het snel ontvangen van reacties daarop, kan de Cliëntenraad de bevindingen in het advies aan de Directie meenemen. Het cliëntenpanel telt 57 respondenten. In 2013 is een actie gehouden om extra respondenten aan te trekken. In 2013 zijn de volgende stellingen geplaatst: 1. In ziekenhuis Tjongerschans moeten alleen behandelingen uitgevoerd worden, waarvan de kwaliteit hoog en meetbaar is. 2. Voorlichtingsfilmpjes over behandelingen en/of procedures in het ziekenhuis op de website zijn zeer gewenst. 3. Keuzevrijheid over het (online) inzien van uw eigen medische gegevens is essentieel. Jaarverslag Cliëntenraad 2013 8/11

f. Vergoeding De volgende faciliteiten worden door het ziekenhuis beschikbaar gesteld: secretariaat vergaderfaciliteiten kopieerfaciliteiten reis- en verblijfskosten voor congressen en dergelijke De Cliëntenraad beschikt zelfstandig over een budget van 7.000,- voor het volgen van cursussen, het geabonneerd zijn op tijdschriften, etc. De leden van de Cliëntenraad ontvangen een vacatievergoeding van 700,- per jaar. 2. Activiteiten a. Reguliere vergadering Elke maand vindt er een eigen overleg van de Cliëntenraad plaats. Tijdens elke vergadering geeft de directie een korte toelichting op de lopende zaken. In de week voorafgaand aan de vergadering vindt er een overleg plaats tussen de ambtelijk secretaris en het Dagelijks Bestuur van de Cliëntenraad, waarbij de agenda wordt opgesteld. In 2013 is de Cliëntenraad tien keer in vergadering bijeengeweest. Op 18 december 2013 heeft een overleg van de Cliëntenraad plaatsgevonden waarbij het functioneren van de Cliëntenraad is geëvalueerd. b. Overleg vergadering Directie Elke twee maanden vindt er, voorafgaand aan het eigen overleg, een overleg vergadering met de directie plaats. In 2013 zijn de Cliëntenraad en de Directie viermaal in overleg bijeengeweest. Raad van Toezicht Eenmaal per twee jaar schuift een delegatie van de Raad van Toezicht aan bij het overleg met de directie. Op 13 juni 2012 zijn mevrouw M. Zomer en de heer C. Griffioen namens de Raad van Toezicht van de St. Zorgpartners aanwezig geweest. De volgende bijeenkomst waar de Raad van Toezicht aanwezig is staat gepland op 11 juni 2014. Gasten Tijdens de overlegvergadering bestaat er gelegenheid tot het uitnodigen van gasten. In 2013 hebben de onderstaande gasten de Cliëntenraad geïnformeerd over hun vakgebied: - Mevrouw Pia Smedinga, klachtenbemiddelaar, inzake opvolging. - Mevrouw Irene ten Brummelhuis, Senior BMO adviseur, inzake Kwaliteit en Veiligheid. - Mevrouw Pia Smedinga, klachtenbemiddelaar, en mevrouw Hielkje Libbenga, klachtencoördinator inzake klachtenprocedure. Jaarverslag Cliëntenraad 2013 9/11

c. Overleg met OR Het dagelijks bestuur van de Cliëntenraad heeft in 2013 tweemaal overleg gehad met het dagelijks bestuur van de OR. d. Overleg met andere Cliëntenraden In 2013 zijn de delegaties van genoemde raden viermaal bijeen gekomen. e. Friesland Voorop Zorgverzekeraar De Friesland heeft het initiatief genomen om samen met patiënten, zorgprofessionals en bestuurders te komen tot de herinrichting van het Friese zorglandschap. Zij formuleren voor acht expertgroepen (SEH-IC, oncologie, complexe vaatchirurgie, electieve zorg, chronische zorg, ouderenzorg en geboortezorg) scenario s voor betere, integrale zorgvoorzieningen in Friesland. De scenario s richten zich hoofdzakelijk op concentratie van operatieve ingrepen en spreiding van voor- en nazorg, een grotere rol voor de huisartsen en de inzet van Zorg ICT die de positie van patiënten versterkt. Jan Nijkamp is als voorzitter van de Cliëntenraad aanwezig bij bijeenkomsten voortvloeiende uit Friesland Voorop. f. Overleg met externe partijen In 2013 hebben de leden van de Cliëntenraad aan de volgende overleggen deelgenomen: - Op 21 februari 2013 hebben drie leden deelgenomen aan de audit Gastvrije Zorg. - Op 7 maart 2013 heeft mevrouw Fransje Faber deelgenomen aan de werkgroep opname-/ontslagprocedure. Daarnaast heeft zij deelgenomen aan de werkgroep Filmmateriaal. - Er heeft een achterbanraadpleging plaatsgevonden waar Mevrouw Ilse van Haarlem, de heer Bert Smid en de heer Klaas Feenstra aan deel hebben genomen. - De heer Klaas Feenstra en de heer Bert Smid hebben deelgenomen aan de regionale bijeenkomsten van de LSR. - De voltallige Cliëntenraad heeft deelgenomen aan een cursus over letselschade. - De voorzitter participeert in het overleg cliëntenraden ziekenhuizen binnen Zorgbelang Fryslân. Dit overleg vindt driemaandelijks plaats. - De voorzitter, de heer Bert Smid en de heer Wieber van der Hoogt hebben een bijdrage geleverd aan de accreditatie van de bestuurder. - De heer Jan Nijkamp en de heer Klaas Feenstra hebben deelgenomen aan een ziekenhuis rampen opvang (ZIROP) oefening. - Daarnaast heeft de voorzitter deelgenomen aan bijeenkomsten over E-health. Jaarverslag Cliëntenraad 2013 10/11

g. Uitgebrachte Advisering a. Adviesrecht - De prioriteitenlijst d.d. 19.01.13 wordt vastgesteld, waarbij de onderwerpen ontslagbeleid, privacy en organisatiemodel de hoogste prioriteit krijgen. - De notitie van de voorzitter d.d. 04.04.14 aangaande de nieuwe samenstelling van de werkgroepen wordt vastgesteld. - De Cliëntenraad besluit positief inzake de aanvraag verplaatsing pijnbestrijding en behandeling naar Kliniek Sportstad Heerenveen. - De Cliëntenraad stemt in met de adviesaanvraag betreffende verloskunde op locatie Steenwijk mits de directie de Cliëntenraad na 12 maanden een schriftelijke evaluatie doet toekomen. - De Cliëntenraad stelt na aanpassing het werkplan vast. - De begroting over 2014, de vergaderplanning en het financiële overzicht worden vastgesteld. - De Cliëntenraad besluit een extra vergadering uit te schrijven voor 18 december 2013 waarin het functioneren van de Cliëntenraad geëvalueerd zal worden. b. Verzwaard adviesrecht - De Cliëntenraad besluit dat de procedure voor het aantrekken van een geestelijk verzorger kan worden vervolgd mits hierin het door de Cliëntenraad gegeven advies wordt meegenomen. - De Cliëntenraad besluit positief inzake de klachtenregeling d.d. 30.05.14 mits de leesbaarheid wordt aangepast, evenals de termijn voor het versturen van de ontvangstbevestiging. Jaarverslag Cliëntenraad 2013 11/11