Procedure # 06 Medezeggenschap

Transcriptie

1 Procedure # 06 Medezeggenschap Versie 2 Datum 10 november 2015 Goedgekeurd door: Bestuursvoorzitter CKZ: 1. DOEL Handtekening Het vastleggen van de procedure betreffende het instellen, de samenstelling, de functie en de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de CKZ cliëntenraad. De cliëntenraad komt op voor de belangen van alle cliënten die zorg- en ondersteuning ontvangen van zorgaanbieders die lid zijn van de Coöperatie van ondernemers in de Kleinschalige zorg in Zeeland (CKZ). 2. REIKWIJDTE 2.1 Deze procedure is van toepassing op alle zorgaanbieders die zelfstandig of gezamenlijk een zorginstelling drijven zoals bedoeld in de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen, artikel 1. In deze wet wordt verstaan onder: instelling: - een instelling in de zin van de Wet toelating zorginstellingen; - elk in de maatschappij als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband waarin maatschappelijke zorg of gezondheidszorg wordt verleend en dat wordt gefinancierd: a. door het College voor zorgverzekeringen op grond van de Zorgverzekeringswet of de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten; b. door Onze Minister op grond van de Kaderwet VWS subsidies of een gemeente op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning; - elk in de maatschappij als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband waarin verslavingszorg wordt verleend en dat wordt gefinancierd door Onze Minister, een gemeente of een provincie; zorgaanbieder: 1

2 - een rechtspersoon of natuurlijke persoon, die een instelling in stand houdt; - de rechtspersonen of natuurlijke personen, die gezamenlijk een instelling in stand houden; 3. ACHTERGROND 3.1 Sinds de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) in 1996 in werking trad, moeten alle zorgaanbieders op het terrein van de maatschappelijke zorg en gezondheidszorg die gefinancierd worden uit de collectieve middelen, een cliëntenraad hebben. 3.2 De leden van de cliëntenraad moeten door regelmatige contacten met de achterban, achterhalen of zij tevreden zijn over de zorg en over de diensten van de zorgaanbieders. Ook zal de cliëntenraad nagaan, of er klachten/problemen zijn en hoe die kunnen worden opgelost. De cliëntenraad luistert dus als het goed is vaak naar wat cliënten van de verschillende CKZ leden (organisaties) te vertellen hebben. De wet wil mensen die afhankelijk zijn van zorg, invloed geven op de zorgverlening. 3.3 Op 1 januari 2007 is de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden van start gegaan. Deze commissie - de LCvV - behandelt meningsverschillen tussen cliëntenraden en zorgaanbieders over de uitvoering van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz). De LCvV is opgericht door vier brancheorganisaties - ActiZ, de VGN, GGZ Nederland en de NVZ - en vier organisaties van cliëntenraden - de LOC, het LSR, de LPR en Vraag Raak. De LCvV komt in de plaats van de verschillende commissies van vertrouwenslieden die tot 2007 per sector werkzaam waren. Door samen één commissie van vertrouwenslieden te vormen, willen de brancheorganisaties en organisaties van cliëntenraden de medezeggenschap van cliënten in de zorgsector bevorderen. 4. PROCEDURE 4.1 Het bestuur van de CKZ zal namens de bij CKZ aangesloten zorgaanbieders een cliëntenraad instellen. De cliëntenraad bestaat uit een vertegenwoordiging van alle cliënten van de zorgaanbieders van de CKZ. Cliënten zullen door het bestuur worden benaderd om zitting te nemen in de raad en democratisch door alle cliënten worden benoemd. De raad zal bestaan uit minimaal 3 en maximaal 5 leden. De eerste voorzitter wordt gekozen door het CKZ bestuur. Iedere volgende voorzitter wordt door de cliëntenraad zelf gekozen. Het CKZ bestuur wordt door de voorzitter cliëntenraad schriftelijk geïnformeerd over de samenstelling van de cliëntenraad. 4.2 De cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van mensen die op de zorg van de zorgaanbieders die zijn aangesloten bij CKZ zijn aangewezen. De raad overlegt daarover met het CKZ bestuur en niet met alle zorgaanbieders apart. Ze denkt mee over onderwerpen die voor cliënten van belang zijn. De informatie die de cliëntenraad verzamelt vanuit de achterban, komt onder meer aan de orde in het overleg dat de raad periodiek met het CKZ bestuur heeft. Dit overleg vindt 2 x per jaar plaats. Zo komt het bestuur van de coöperatie te weten hoe de cliënten over de bij de CKZ aangesloten zorgaanbieders denken en kunnen zij waar nodig in de algemene ledenvergadering zaken aan de orde stellen. 2

3 4.3 De cliëntenraad bepaalt zijn eigen werkwijze. Zo regelt hij zelf het aantal vergaderingen, wijze van besluitvorming, taakverdeling, beheer van financiën, vertegenwoordiging van de raad en het contact met de cliënten. Dit legt de raad vast in een huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad en legt dit voor aan het CKZ bestuur. Een concept reglement ontwikkeld door het CKZ bestuur is bijgevoegd als bijlage De zorgaanbieders die zijn aangesloten bij de CKZ zullen bij een verandering betreffende een onderwerp benoemd in paragraaf 5.1 en 5.2 tijdig en schriftelijk het CKZ bestuur informeren zodat het bestuur dit kan voorleggen aan de cliëntenraad. 4.5 Het CKZ bestuur zal namens de bij CKZ aangesloten zorgaanbieders aan de raad materiële middelen beschikbaar stellen zoals een vergaderruimte, een kopieerapparaat en een budget. 4.6 Wanneer het niet lukt om een cliëntenraad van de grond te krijgen (bv. door het niet hebben van kandidaten) zal het CKZ bestuur elke 2 jaar opnieuw proberen een cliëntenraad in te stellen. De pogingen om een cliëntenraad samen te stellen worden gedocumenteerd en gearchiveerd. 5. BEVOEGDHEDEN CLIËNTENRAAD. 5.1 Adviesrecht. Het CKZ bestuur zal namens de aangesloten zorgaanbieders de mening van de raad vragen over: a. Een wijziging van de doelstelling of grondslag; samenwerking of fusie met een andere organisatie; opheffing, verhuizing of ingrijpende verbouwing bij de zorgaanbieder; b. Belangrijke wijziging in de organisatie; belangrijke inkrimping of uitbreiding van de werkzaamheden; c. Algemeen toelatingsbeleid voor cliënten en beëindiging van zorgverlening. De cliëntenraad heeft het recht, maar niet de verplichting tot advies. Als de zorgaanbieder het niet eens is met het advies, moet zij eerst overeenstemming proberen te bereiken met de raad. Als dit niet lukt, kan zij van het advies afwijken. Zij deelt dit via het CKZ bestuur schriftelijk, met haar argumenten, aan de cliëntenraad mee. 5.2 Verzwaard adviesrecht. Sommige onderwerpen zijn van zeer direct belang voor de cliënten (bijvoorbeeld het veranderen van het tijdstip van de warme maaltijd). Over deze onderwerpen kan de zorgaanbieder in principe alleen besluiten nemen als de cliëntenraad ermee instemt. De raad heeft dan verzwaard adviesrecht. Dit heeft betrekking op: 3

4 a. Het algemene beleid van de zorgorganisatie over voeding, veiligheid, gezondheid, hygiëne, geestelijke verzorging en maatschappelijke bijstand en recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten; b. De klachtenregeling; c. Een wijziging in de regeling voor de cliëntenraad en andere voor cliënten geldende regelingen; Juist omdat deze onderwerpen zo belangrijk zijn voor de cliënten, weegt de stem van de cliëntenraad zwaar. De cliëntenraad heeft echter geen vetorecht. Als de zorgaanbieder toch een bepaald besluit wil nemen, moet zij dat voorleggen aan een commissie van vertrouwenslieden. Deze commissie probeert eerst te bemiddelen, lukt dat niet, dan doet zij een bindende uitspraak. Het CKZ bestuur went zich tot de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden. 5.3 Recht op informatie Om goed te kunnen functioneren heeft de cliëntenraad tijdig goede informatie nodig. Het bestuur zal met de voorzitter van cliëntenraad afspreken welke informatie hij op welk moment verstrekt. Voor zijn adviesfunctie heeft de cliëntenraad specifieke informatie nodig over een voorgenomen besluit, vooral over de beweegredenen, de mogelijke gevolgen en over de te nemen maatregelen. 6. REFERENTIE Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) Reglement Cliëntenraad CKZ 7. BIJLAGEN Concept Reglement Cliëntenraad CKZ 4

5 Bijlage 1, procedure # 06 (Voorbeeld) Reglement Cliëntenraad CKZ Artikel 1 Begripsbepalingen 1. In dit reglement wordt verstaan onder: De Cliëntenraad: De directeur: Cliënt: Zorginstelling: Zorgaanbieder: De wet: De cliëntenraad van de Coöperatie van ondernemers in de Kleinschalige zorg in Zeeland (CKZ). De bestuursvoorzitter van de CKZ. degenen die gebruik maken dan wel gebruik kunnen maken van de zorg-/dienstverlening van de zorgaanbieders die zijn aangesloten bij de CKZ. 1. een instelling in de zin van de Wet toelating zorginstellingen; 2. elk in de maatschappij als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband waarin maatschappelijke zorg of gezondheidszorg wordt verleend en dat wordt gefinancierd: a. door het College voor zorgverzekeringen op grond van de Zorgverzekeringswet of de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten; b. door Onze Minister op grond van de Kaderwet VWS-subsidies of een gemeente op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning; 3. elk in de maatschappij als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband waarin verslavingszorg wordt verleend en dat wordt gefinancierd door Onze Minister, een gemeente of een provincie; 1. een rechtspersoon of natuurlijke persoon, die een zorginstelling in stand houdt en lid is van de CKZ; 2. de rechtspersonen of natuurlijke personen, die gezamenlijk een zorginstelling in stand houden en lid zijn van de CKZ; Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen Artikel 2 Cliëntenraad De CKZ kent een cliëntenraad, ingesteld door de directeur, namens de bij CKZ aangesloten zorgaanbieders, op grond van de wet. Artikel 3 Doelstelling 5

6 De cliëntenraad stelt zich ten doel om, binnen een kader van de doelstelling van de CKZ en de zorginstellingen die hierbij zijn aangesloten, de gemeenschappelijke belangen van de cliënten te behartigen en waar nodig beter te voldoen aan de wensen van cliënten. Alles met het oogmerk de kwaliteit van de zorg en ondersteuning te verbeteren. Daarnaast stelt de cliëntenraad zich tevens ten doel om de communicatie met en de informatie aan de cliënten te verbeteren. Artikel 4 Algemene bepalingen 1. De zorgaanbieders (leden CKZ) betrekt de gebruikers van de zorginstelling c.q. de vertegenwoordigers daarvan bij het beleid van de instelling. 2. De directeur voert namens de zorgaanbieders daartoe regelmatig, doch minimaal 2 keer per jaar, overleg met de cliëntenraad. Artikel 5 Samenstelling en benoeming 1. De cliëntenraad bestaat uit 3 tot 5 leden, welke een zittingsduur hebben van maximaal 2 maal 3 jaar. 2. Lid van de cliëntenraad zijn diegenen, die als representant gelden van de cliënten van Zorginstellingen die aangesloten zijn bij de CKZ, en in staat worden geacht de gemeenschappelijke belangen van de cliënten te behartigen. 3. Uitgesloten van het lidmaatschap zijn medisch specialisten en medewerkers van zorgaanbieders en de CKZ. 4. De eerste cliëntenraad wordt door de directeur in samenspraak met cliënten (democratisch) samengesteld. 5. De cliëntenraad stelt in samenspraak met de directeur een profiel vast voor leden van de cliëntraad. 6. De cliëntenraad stelt een procedure vast voor de toelating van nieuwe leden en de beëindiging van het lidmaatschap. 7. De cliëntenraad kan een lid van de raad ontslaan indien dat lid zonder bericht afwezig is bij twee opeenvolgende vergaderingen. De cliëntenraad gaat er dan vanuit dat het betreffende lid geen belang (meer) hecht aan het werk van de cliëntenraad. De cliëntenraad kan met twee/derde meerderheid besluiten een lid te schorsen als voortzetting van zijn deelname aan de cliëntenraad in redelijkheid niet van hem gevergd kan worden. Een besluit tot schorsing wordt niet genomen dan nadat de betrokkene in de gelegenheid gesteld is zich hiertegen te verdedigen. Bij het besluit over de schorsing heeft de betrokkene geen stemrecht. 8. De cliëntenraad stelt een rooster op van aftreden zodat elk jaar bij benadering een even groot aantal leden aftreedt. 6

7 Artikel 6 Functieverdeling van de cliëntenraad 1. De cliëntenraad kiest uit zijn midden een voorzitter. 2. De voorzitter leidt de vergaderingen van de cliëntenraad. Hij/zij draagt zorg voor de naleving van dit reglement en ziet erop toe dat de cliëntenraad zijn taak uitvoert conform de afspraken die in de samenwerkingsovereenkomst tussen Cliëntenraad en directeur zijn vastgelegd. 3. Bij afwezigheid van de voorzitter kiest de cliëntenraad uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter. Deze neemt voor de duur van de afwezigheid de taken van de voorzitter over. 4. In afwijking van lid 1 wordt de eerste voorzitter benoemd door de directeur. 5. De secretaris draagt zorg voor het opstellen en verzenden van de agenda, met eventueel bijbehorende vergaderstukken, het notuleren tijdens vergaderen, het opvragen van, het verzenden van benodigde informatie, het inrichten en bijhouden van een dossier en alle overige voorkomende secretariaatswerkzaamheden. Artikel 7 Werkwijze van de cliëntenraad 1. De cliëntenraad stelt in overleg met de directeur zijn huishoudelijke reglement op. 2. De cliëntenraad stelt jaarlijks de data vast waarop hij in dat jaar bijeen zal komen. De cliëntenraad komt voorts bijeen wanneer de voorzitter dat nodig acht en binnen twee weken nadat tenminste twee leden van de cliëntenraad een schriftelijk en gemotiveerd verzoek hiertoe hebben ingediend bij de voorzitter. 3. De secretaris roept de cliëntenraad bijeen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. Deze dient, behalve in zeer spoedeisende gevallen, ten minste een week voor de vergadering te worden verzonden, samen met de agenda voor de vergadering en eventuele andere vergaderstukken. Artikel 8 Agendering 1. De agenda voor een vergadering van de cliëntenraad wordt opgesteld door de secretaris, in overleg met de voorzitter. 2. De agenda wordt ter kennis gebracht aan de directeur op de datum waarop deze aan de leden van de cliëntenraad wordt gezonden. Artikel 9 Quorum Een vergadering van de cliëntenraad wordt niet gehouden als minder dan de helft van het aantal zittinghebbende leden van de cliëntenraad aanwezig is. Artikel 10 Adviesrecht van de cliëntenraad 7

8 1. De directeur stelt de cliëntenraad, namens de zorgaanbieders, in de gelegenheid schriftelijk advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat een zorgaanbieder betreft inzake: a. Een wijziging van de doelstelling of de grondslag van de zorgaanbieder; b. Het overdragen van de zeggenschap of fusie of het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere instelling; c. De gehele of een gedeeltelijke opheffing van de zorginstelling, verhuizing, ingrijpende verbouwing of nieuwbouw; d. Een belangrijke wijziging in de organisatie van de zorgaanbieder voor zoverre deze ingrijpende gevolgen heeft voor de zorg-/dienstverlening aan cliënten; e. Een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden; f. Het algemeen beleid inzake de toelating van cliënten en de beëindiging van de zorgverlening aan cliënten bij de zorgaanbieder. 2. Om als directeur de in lid 1 genoemde functie goed te kunnen uitvoeren zal de directie van de bij CKZ aangesloten zorginstelling de directeur tijdig informeren over een van de zaken die zijn genoemd in lid 1 onder a t/m f. 3. De zorgaanbieder vraagt het advies van de cliëntenraad op een zodanig tijdstip dat het Van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. 5. De raad brengt het schriftelijke advies zo spoedig mogelijk gelet op een zorgvuldige procedure uit, doch binnen een termijn van 4 weken. 5. De cliëntenraad is bevoegd via de directeur de betreffende zorgaanbieder ook ongevraagd te adviseren inzake de in het eerste lid genoemde en andere onderwerpen die voor cliënten van belang zijn. 6. De zorgaanbieder neemt geen van het uitgebracht advies afwijkend besluit dan nadat daarover, voor zover dat redelijkerwijze mogelijk is, tenminste eenmaal met de cliëntenraad overleg is gepleegd. De directie van de zorginstelling zal voor dit overleg door de directeur worden uitgenodigd. 7. De directeur doet namens de directie van de bij CKZ aangesloten zorginstelling van een besluit waarover de cliëntenraad advies heeft uitgebracht schriftelijk, en voor zover hij van dat advies afwijkt onder opgaaf van redenen, mededeling aan de cliëntenraad. Artikel 11 Verzwaard adviesrecht van de cliëntenraad 1. De directie van de zorgaanbieder neemt geen besluit dat afwijkt van een schriftelijk uitgebracht advies van de cliëntenraad inzake: 8

9 a. Voedingsaangelegenheden van algemene aard en het algemeen beleid op het gebied van de veiligheid, de gezondheid of de hygiëne en de geestelijke verzorging van, maatschappelijke bijstand aan en recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten van cliënten; b. De systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van de aan cliënten te verlenen zorg; c. De vaststelling of wijziging van een regeling inzake de behandeling van klachten van cliënten en het aanwijzen van personen die belast worden met de opvang en behandeling van klachten van cliënten; d. Wijziging van dit reglement en vaststelling of wijziging van andere voor de cliënten geldende regelingen. 2. Het gestelde in lid 1 geldt niet als het besluit door de zorgaanbieder moet worden genomen krachtens een wettelijk voorschrift. 3. De zorgaanbieder kan alleen afwijken van het advies over de onderwerpen genoemd in lid 1, indien de commissie van vertrouwenslieden, zoals bedoeld in artikel 15 van dit reglement, heeft vastgesteld dat de zorgaanbieder bij afweging van de betrokken belangen naar redelijkheid en billijkheid tot zijn besluit is gekomen. 4. Een besluit van de zorgaanbieder genomen in strijd met artikel 4.2 van de wet, is ongeldig, indien de cliëntenraad tegenover de directeur schriftelijk een beroep op de ongeldigheid heeft gedaan. De cliëntenraad moet dit beroep op ongeldigheid doen, binnen een maand nadat de zorgaanbieder zijn besluit heeft medegedeeld dan wel als hierover geen mededeling is gedaan binnen twee maanden nadat het de cliëntenraad gebleken is dat de zorgaanbieder uitvoering of toepassing heeft gegeven aan zijn besluit. Artikel 12 Informatieverschaffing aan de cliëntenraad 1. De zorgaanbieder verschaft de cliëntenraad via de directeur gevraagd en ongevraagd tijdig en desgevraagd alle inlichtingen en gegevens die de cliëntenraad redelijkerwijze nodig heeft voor de vervulling van zijn taak. 2. De zorgaanbieder verstrekt de cliëntenraad via de directeur voorts tenminste eenmaal per jaar mondeling of schriftelijk algemene gegevens omtrent het beleid dat in het verstreken tijdvak is gevoerd en in het komende jaar zal worden gevoerd. Artikel 13 Geheimhouding 1. De leden van de cliëntenraad zijn verplicht tot geheimhouding voor alle inlichtingen en gegevens welke zij in het kader van het uitoefenen van hun functie vergaren. 2. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook bestaan na beëindigen van het lidmaatschap van 9

10 de cliëntenraad. Artikel 14 Informatieverschaffing door de cliëntenraad 1. De cliëntenraad stelt jaarlijks, uiterlijk een maand voor het einde van het kalenderjaar, zijn werkplan vast voor het komende jaar. 2. De cliëntenraad stelt jaarlijks binnen vier maanden na afloop van het kalenderjaar een verslag vast van haar werkzaamheden in het afgelopen jaar. 3. Deze schriftelijke verslagen worden vóór publicatie ter kennis gebracht aan de directeur die het recht heeft vóór publicatie daartoe overleg te hebben. Artikel 15 Faciliteiten 1. De cliëntenraad stelt jaarlijks een begroting op voor al die zaken die zij nodig acht voor functioneren. 2. Deze begroting wordt na overleg met de directeur jaarlijks vastgesteld. Artikel 16 Vertegenwoordiging 1. De voorzitter en de waarnemend voorzitter zijn gezamenlijk bevoegd de cliëntenraad in rechte te vertegenwoordigen. 2. De voorzitter is bevoegd de cliëntenraad buiten rechte te vertegenwoordigen. De cliëntenraad kan de bevoegdheid om hem buiten rechte te vertegenwoordigen ook toekennen aan andere leden van de cliëntenraad. Aan deze bevoegdheid kan de cliëntenraad voorwaarden en beperkingen stellen. Artikel 17 Overlegvergadering directeur/ cliëntenraad 1. Directeur en cliëntenraad overleggen minimaal twee keer per jaar met elkaar. 2. Aan het begin van ieder kalenderjaar worden de data voor de overlegvergaderingen vastgesteld. 3. De overlegvergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter cliëntenraad of diens vervanger. 4. De voorzitter draagt zorg voor het bijeenroepen van de vergadering, de agenda, de verslaggeving. 5. De agenda wordt door de voorzitter in overleg met de directeur opgesteld. Artikel 18 Geschillenregeling 10

11 1. Indien een geschil tussen de cliëntenraad en de zorgaanbieder optreedt, komen de voorzitter van de cliëntenraad, de directeur en de zorgaanbieder, voordat het geschil aan de commissie kan worden voorgelegd, minimaal één keer bijeen om tot een gewenste oplossing te komen. 2. Cliëntenraad en directeur verplichten zich nu voor als dan, om bij het oplossen van het geschil een maximale inspanning te leveren om tot een oplossing te komen. 3. De Landelijke geschillen commissie van vertrouwenslieden wordt aangewezen als de commissie van vertrouwenslieden zoals bedoeld in artikel 10 van de wet. 4. Mochten de cliëntenraad, directeur en zorgaanbieder niet tot een (tijdige) oplossing op grond van lid 1 komen, dan stelt de cliëntenraad dan wel de directeur, de andere partij terstond op de hoogte van het inschakelen van de commissie. 5. De kosten voor de commissie worden gedragen door CKZ. Artikel 19 Slotbepalingen 1. Dit reglement treedt in werking op d.d. 2. Eén jaar na de installatie van de raad worden de directeur gehoord omtrent het functioneren van dit reglement alsmede het functioneren van de raad. Vervolgens gebeurt het voorgaande elke drie jaar. 3. Dit reglement kan gewijzigd worden door de cliëntenraad. 4. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de cliëntenraad. Vastgesteld door de cliëntenraad tijdens zijn vergadering, gehouden op d.d. Voorzitter Cliëntenraad: Bestuursvoorzitter CKZ: 11