Inhoudsopgave CONVERTEREN DOSSIER EXPERT/M FOR WINDOWS NAAR EXPERT/M PLUS ALGEMEEN... 3 VOORWAARDEN... 3 TIJDSTIP... 3 WERKWIJZE... 3 FASE 1 : CREATIE NIEUW DOSSIER & OVERNAME BASISGEGEVENS... 3 Selectie van het Expert/m for Windows dossier... 3 Instellen van de correcte periodes bij BTW-kwartaal-aangifte... 5 Controles... 5 Alle boekingen bijgewerkt...6 Geen onvolledige documenten...6 Max 2 ongeblokkeerde boekjaren...7 Geen niet-toegewezen documenten...7 Geen documenten in euromunten...8 Import gegevens fase 1... 8 Aandachtspunten... 9 Conversie grootboekrekeningen... 9 Afschrijvingsjaren... 11 Fouten... 11 Conversie van de gegevens... 11 Grootboekrekeningen...11 Klanten/leveranciers...12 Afschrijvingen...12 Laatste BTW-aangifte...12 FASE 2 : IMPORT EXTRA GEGEVENS EXPERT/M FOR WINDOWS... 13 CONSULTATIE GEGEVENS EXPERT/M FOR WINDOWS... 16 HISTORIEKEN GROOTBOEKREKENINGEN... 16 DOCUMENTEN KLANTEN/LEVERANCIERS... 17 EXTRA... 18 PLAATS VAN HET OVERNAMEDOSSIER GEWIJZIGD... 18 Expert/M Plus 2
Converteren dossier Expert/m for Windows Algemeen Voorwaarden Om een dossier te kunnen converteren dient het Expert/m for Windows dossier altijd in de laatst beschikbare versie te zijn opgestart. Tijdstip Het overzetten van een dossier kan eender wanneer gebeuren maar praktisch gezien onderscheiden we 2 tijdstippen: - Begin boekjaar: onmiddellijk na de jaarverschuiving van de boekhouding - Tijdens het boekjaar: onmiddellijk na een periodeverschuiving Het tijdstip van overname zal door het programma zelf gedetecteerd worden. U dient er echter steeds voor te zorgen dat de conversie gebeurt in een periode waarin geen enkele boeking werd geregistreerd. De overname van een dossier na jaarverschuiving waar in het nieuwe boekjaar enkel de beginbalans werd geboekt, wordt toch beschouwd als een overname in het begin van het boekjaar. Werkwijze De overname bestaat uit 2 fasen: - fase 1: creatie van een nieuw dossier en overname van basisgegevens (dossiergegevens, fiches individuele rekeningen, klanten- en leveranciersgroepen, grootboekrekeningen, dagboeken, afschrijvingselementen, laatste BTW-aangifte, balanstitels, configuraties en variabele lay-outs.) - fase 2: overname van extra gegevens (cumulcijfers, openstaande documenten, beginbalans, omzet en fiches 281.50) wat eventueel in een later stadium kan gebeuren. Fase 1: creatie nieuw dossier & overname basisgegevens Selectie van het Expert/m for Windows dossier Via het Centraal Dossierbeheer creëert u een nieuw dossier en start u Expert/M Plus op via: Programma s Expert/M Plus Expert/M Plus 3
Indien het de eerster keer is dat u dit dossier in Expert/M Plus opent, zal er éénmalig een scherm getoond worden waarin u kunt kiezen voor de conversie uit: - Expert/m for Windows - Accoms Windows - Expert/m Classic - Accoms DOS U bent niet verplicht om de dossiergegevens in te vullen. Bij overname worden deze gegevens uit het Expert/m for Windows dossier overgenomen. U klikt op om de overname van een Expert/m for Windows dossier op te starten. Er verschijnt een dialoogscherm waar u moet aanduiden waar het over te nemen dossier van Expert/m for Windows zich bevindt. Met kunt u het benodigde dossier aanduiden. Expert/M Plus 4
Indien er een paswoord bestaat voor het Expert/m for Windows dossier dient u dit paswoord te kennen en in te geven. Als de ingegeven verwijzing of het paswoord niet correct is of u hebt geen Expert/m for Windows op dit toestel, krijgt u de melding dat er geen connectie kan worden gelegd naar het Expert/m for Windows dossier. Bij een correcte aanduiding van het dossierbestand komt u terug in het scherm met de dossiergegevens. De identificatiegegevens van het dossier worden automatisch opgevuld met de dossiergegevens vanuit Expert/m for Windows. De knoppen van de andere programma s worden vergrijsd zodat u enkel de gegevens van de link met Expert/m for Windows kunt herzien. Zijn de gegevens die hier vermeld worden correct, dan kunt u met zetten. de import verder Wenst u de andere knoppen weer te activeren,dan klikt u op. Instellen van de correcte periodes bij BTW-kwartaalaangifte In Expert/m for Windows werd er standaard steeds met 12 boekhoudperiodes en BTW-maanden gewerkt voor zowel maand- als kwartaalaangevers. In Expert/M Plus wordt een kwartaalaangever echter gecreëerd met standaard 4 boekhoudperiodes en 4 BTW-periodes. Zorg ervoor dat u bij de overname van een dossier tijdens het boekjaar de periodes aanmaakt zodat ze identiek zijn aan de periodes in Expert/m for Windows. Bijvoorbeeld: U wenst een kwartaalaangever te converteren. In Expert/m for Windows staat u in boekhoudperiode 7 (juli 2005) en BTW-maand 07/2005. U hebt in deze maand/kwartaal nog niets geboekt. Bij het aanduiden van het Expert/m for Windows dossier worden de periodes standaard ingevuld als volgt: - aantal periodes: 4 (omdat het een kwartaalaangifte betreft) - einddatum eerste periode: 31/03/2005 U wijzigt het aantal periodes naar 12 en de einddatum naar 31/01/2005. Op die manier zult u, eenmaal het dossier werd overgenomen, de periodeverschuivingen kunnen uitvoeren zodat u op exact dezelfde periode terechtkomt als het Expert/m for Windows dossier. Na de jaarverschuiving van dat eerste jaar in Expert/M Plus kunt u het aantal periodes eventueel aanpassen naar 4. Controles Expert/M Plus 5
Voor de overname worden er een aantal controles uitgevoerd zodat er tijdens de overname niets mis kan gaan. Contacteer in geval van twijfel de helpdesk op het nummer 078/16 03 15 optie 3-2 en zorg er steeds voor dat u een back-up neemt! Alle boekingen bijgewerkt Alle boekingen in het Expert/m for Windows dossier dienen bijgewerkt te zijn. U kunt dit gemakkelijk controleren via: Afsluiting Overzicht documenten U zet de documentstatus op niet-bijgewerkte documenten en vraagt het overzicht op. U krijgt op die manier een overzicht per dagboek(soort) van het aantal documenten die niet werden bijgewerkt. Geen onvolledige documenten Indien er onvolledige documenten in het dossier aanwezig zijn, zal dit gemeld worden voor de overname. Indien deze melding verschijnt, is de normale verwerking van onvolledige documenten van toepassing. Hieronder vindt u een deel van de werkwijze zoals ze beschreven staat in de handleiding, de volledige uitleg vindt u dan ook in de handleiding bij het onderdeel Controles. Vooraleer u begint, neemt u een back-up van het Expert/m for Windows dossier. Vervolgens gaat u naar: Dagboeken Controles Verwijderen onvolledige documenten Met voert u de controle van de onvolledige documenten uit zonder aanduiding van het veld Verwijderen. U krijgt dan per dagboek een overzicht van de onvolledige documenten en u dient dus per dagboek een afdruk op papier uit te voeren, m.a.w. bij elk afdrukvoorbeeld vraagt u een afdruk op papier en sluit u het scherm af. U herhaalt dit voor elk afdrukvoorbeeld. Expert/M Plus 6
Voor de documenten die vermeld worden op dit overzicht drukt u het overeenkomstige dagboek af zodat u in detail kunt zien wat er fout is. Indien er problemen met vreemde valuta vermeld worden, dient u deze vreemde valuta ook op te nemen op het dagboek. Indien u alle bovenstaande stappen hebt uitgevoerd en u weet dus precies welke documenten aangepast of verwijderd zullen worden, mag u de controle onvolledige documenten opnieuw uitvoeren, maar deze keer met het veld Verwijderen aangevinkt. Opnieuw zullen dezelfde overzichten worden afgebeeld. Na het beëindigen van de controle, drukt u opnieuw de respectievelijke dagboeken af ter controle: - indien blijkt dat een document verwijderd is, dient u dit opnieuw in te boeken - indien b.v. een saldo van een financieel uittreksel opnieuw is berekend, dient u enkel te zorgen voor een nieuwe en correcte afdruk van het dagboek. Max 2 ongeblokkeerde boekjaren Boekjaren worden automatisch geblokkeerd bij de overname van de eindbalans van vorig boekjaar als beginbalans van huidig boekjaar (Dagboeken Diversen Overname beginbalans). M.a.w. indien u de overname steeds manueel hebt ingegeven, werden de boekjaren niet geblokkeerd. U dient dit dan manueel uit te voeren via: Afsluiting Wijzigen boekjaren Met Page up/page down of kunt u door de boekjaren lopen. U kijkt na of op het tabblad Periodes alle boekjaren uitgezonderd het huidige en vorige boekjaar werden geblokkeerd. Indien dit niet het geval is, kunt u het boekjaar manueel blokkeren door dit veld aan te vinken. Bij het aanvinken wordt er gecontroleerd of alle boekingen werden bijgewerkt en of er geen onvolledige documenten in dat boekjaar zijn (zie 2 vorige controles). Geen niet-toegewezen documenten In Expert/m for Windows kunt u betalingen invoeren zonder een klant/leverancier toe te wijzen. Op het moment dat u in fase 2 de documenten van klanten/leveranciers wilt overnemen, mogen er geen niet-toegewezen documenten voorkomen. U kunt deze niet-toegewezen documenten toewijzen via: Expert/M Plus 7
Dagboeken Afpunten Toewijzen voorschotten klanten/leveranciers U vult in de eerste kolom de nummer/naam van de klant/leverancier in aan wie u het niettoegewezen document wenst te koppelen. Het toewijzen van documenten houdt in dat het nummer van de klant/leverancier wordt ingevuld in het financieel of diversen dagboek. U dient het dagboek dus opnieuw af te drukken. Geen documenten in euromunten In Expert/M Plus kunt u geen gebruik maken van euromunten (BEF, FRF, DEM, ). Daarom zult u documenten in euromunten niet kunnen importeren. Indien er nog documenten bestaan in euromunten kunt u deze omvormen naar EUR via: Extra Omzetten documenten naar EUR U drukt op omzetten mag gebeuren, hebt geselecteerd. nadat u het diversendagboek, waarin het Import gegevens fase 1 Vervolgens krijgt u onderstaand scherm te zien waar u de basisgegevens kunt selecteren die u wenst over te nemen: Expert/M Plus 8
Fase 1 kunt u enkel uitvoeren op het moment dat u het dossier aanmaakt. U hebt de keuze om volgende gegevens te importeren: - Grootboekrekeningen - Dagboekgegevens - Balanstitels - Configuraties - Klantenfiches en -groepen - Leveranciersfiches en -groepen - Cijfergegevens van de laatste BTW-aangifte - Afschrijvingselementen en tabellen - Lay-outs Volgende gegevens worden steeds overgenomen: - Intrastatgegevens (vestiging, regio, soort aangifte) - Relaties van de BTW-listing, BTW-aangifte en Intrastat Aandachtspunten Conversie grootboekrekeningen U kunt van de gelegenheid gebruik maken om het boekhoudplan aan te passen door de gegevens van bepaalde grootboekrekeningen te converteren naar nieuwe nummers. Bij het aanvinken van Conversie grootboekrekeningen wordt er een conversietabel opgevraagd. Expert/M Plus 9
Deze conversietabel kunt u selecteren via indien ze eerder werd aangemaakt.eventueel maakt u een nieuwe tabel aan met. Bij creatie van een conversietabel wordt het oude nummer en het overeenkomstig nieuwe nummer opgevraagd. Tijdens de conversie worden dan de gegevens (fiches, cumulcijfers, ) van het oude nummer gekoppeld aan het nieuwe nummer. U dient een conversietabel te bewaren in bestandsvorm met extensie.cnv. De gekozen conversietabel in fase 1 wordt bijgehouden in het dossier van Expert/M Plus. Deze wordt opnieuw automatisch gebruikt in fase 2 (zie verder). U kunt met deze conversietabel geen rekeningen gaan samenvoegen of opsplitsen. Voorbeeld: Het over te nemen boekhoudplan bevat de rekeningen 600001 t.e.m. 600010. De conversietabel bevat: Oud nr. Nieuw nr. 600003 600005 600004 600006 600006 600007 600007 600011 Expert/M Plus 10
Controle: - 600005 bestaat in het boekhoudplan maar komt niet voor in kolom Oud nr. er zal geen conversie gebeuren van 600003 naar 600005 (600003 blijft 600003) omdat dit 2 rekeningen zou samenvoegen. - 600006 bestaat in het boekhoudplan én komt voor in kolom Oud nr. conversie van 600004 naar 600006-600007 bestaat in het boekhoudplan én komt voor in kolom Oud nr. conversie van 600006 naar 600007-600011 bestaat niet in boekhoudplan conversie van 600007 naar 600011 Concreet: rekeningen die men tracht samen te voegen of uit te splitsen, zullen uiteindelijk niet worden geconverteerd. Conversies naar een onbestaand nummer zijn wel toegelaten. U kunt een conversietabel opstellen in Excel. Met kunt u dan het Excel-bestand inladen. U dient deze conversietabel alsnog op te slaan als een cnv-bestand om het te kunnen gebruiken als conversietabel. Afschrijvingsjaren Tijdens de creatie van het dossier in Expert/M Plus wordt een jarentabel en een tabel voor de afschrijvingsjaren aangemaakt aan de hand van de boekjaren en de jaren van cumulcijfers in Expert/m for Windows. Omdat er eventueel in de vorige jaren een verkort of een verlengd boekjaar kan voorkomen, kunt u met een jaartabel opvragen. U kunt dan de begin- en einddata van de vorige boekjaren aanpassen. De wijzigingen die u hier doorvoert, worden zowel in de tabel afschrijvingsjaren, als in de gewone boekjarentabel bewaard. De gewijzigde afschrijvingsjaren kunnen worden teruggeplaatst met. Fouten Indien er kleinere fouten optreden, zoals bijvoorbeeld: - een klant/leverancier waarvan de landcode intussen niet meer bestaat (b.v. YU) dan wordt enkel dat element niet overgenomen, - financiële dagboeken met een oude munt (b.v. BEF) worden niet overgenomen, enz. Bij ernstige fouten wordt de overname stopgezet. Conversie van de gegevens Tijdens de overname van Expert/m for Windows naar Expert/M Plus zijn er een aantal gegevens die niet of op een andere manier werden verwerkt in Expert/m for Windows. Hieronder volgt een opsomming van wat er gebeurt met deze niet-toewijsbare of anders verwerkte gegevens tijdens de import. Grootboekrekeningen - Het veld Type rekening wordt op Centralisatierekening klanten/leveranciers geplaatst voor de centralisatierekeningen klanten/leveranciers uit de dagboeken. - Het nummer van de Fiscale balans 1 wordt opgenomen in Vrij veld 3 zodat de code nog gebruikt kan worden bij het exporteren van gegevens Expert/M Plus 11
- Het nummer van de Fiscale balans 2 wordt opgenomen in Vrij veld 4 zodat de code nog gebruikt kan worden bij het exporteren van gegevens. Klanten/leveranciers - De Ventilatiecode wordt overgenomen maar er wordt gecontroleerd of de code kan worden toegepast voor de landcode van de klant/leverancier. - Het ondernemingsnummer wordt voorafgegaan door een 0. Afschrijvingen - In het veld Alfa komt de letter E gevolgd door het nummer van het afschrijvingselement. - Het veld Memotekst wordt opgevuld met de gegevens van het tabblad Memo voor de eerste 255 posities. Laatste BTW-aangifte De aangifte wordt als definitief beschouwd en is geblokkeerd. De EDIVAT-status wordt op nietopgenomen geplaatst. Expert/M Plus 12
Fase 2: Import extra gegevens Expert/m for Windows Nadat fase 1 is uitgevoerd, is het dossier in Expert/M Plus aangemaakt. Op die manier kunt u reeds boeken in Expert/M Plus totdat de gegevens, die u in fase 2 wenst over te nemen, afgewerkt zijn in het Expert/m for Windows dossier. In tegenstelling tot fase 1, kunt u fase 2 meerdere keren opstarten om de verschillende gegevens op andere tijdstippen over te nemen. Zo zult u bijvoorbeeld de openstaande posten van klanten/leveranciers onmiddellijk na fase 1 overnemen terwijl u de eindbalans van vorig jaar pas overneemt als alle eindejaarsverrichtingen werden afgewerkt in Expert/m for Windows. U start fase 2 op via: Extra Importeren Kluwer software Extra gegevens Expert/m for Windows Bij het opstarten van dit programma worden wel de nodige controles uitgevoerd: - Indien de overname gebeurt tijdens het boekjaar wordt er gecontroleerd: o Of de BTW- en boekhoudperiode hoger of gelijk is aan de periode in Expert/m for Windows, o Of er een diversendagboek bestaat van het type Afsluitboekingen. - Indien de overname gebeurt in het begin van het boekjaar moet er een diversendagboek bestaan van het type Beginbalans. Indien aan deze voorwaarden niet voldaan werd, zal dit gemeld worden: Expert/M Plus 13
- bij het starten van de import van Tussentijdse balans indien er nog geen Afsluitdagboek bestaat en als u niet in de juiste periode staat. - Bij het starten van de import van Beginbalans als er nog geen dagboek Beginbalans bestaat. Wanneer de huidige BTW- en boekhoudperiode in het Expert/m for Windows dossier bij overname toch verrichtingen zou bevatten, zal worden gevraagd eerst een periodeverschuiving uit te voeren in Expert/m for Windows. Met kunt u de overname van de geselecteerde extra gegevens starten. Men kan fase 2 meerdere malen opstarten totdat alle extra gegevens werden aangevinkt. Eens een bepaald gegeven correct werd overgenomen, wordt het vergrijsd zodat u het de volgende keer niet meer kunt aanduiden. Volgende gegevens kunnen worden overgenomen: - Kopiëren cumulcijfers De cijfers (cumul debet en cumul credit per periode van klasse 1 t/m 7) worden in hun respectievelijke boekhoudperiodes van vorige boek- en cumuljaren geboekt in het eerste standaard diversendagboek. Deze zijn niet gecentraliseerd en de code afgedrukt wordt automatisch opgezet tijdens overname. Er worden geen eenheden (aantallen) mee overgenomen. Tijdens het overnemen van deze cijfers worden ook de respectievelijke boekhoudperiodes gecreëerd, maar dan enkel diegene waarvoor er werkelijk cijfers bestaan. - Documenten klanten De openstaande posten van de klanten worden overgenomen in de beginsituatie. Indien er na de overname toch nog wijzigingen gebeuren in Expert/m for Windows, kunt u deze openstaande posten eventueel nog wijzigen via Ingave Beginsituatie Beginsituatie klanten. - Documenten leveranciers De openstaande posten van de leveranciers worden overgenomen in de beginsituatie. Indien er na de overname toch nog wijzigingen gebeuren in Expert/m for Windows, kunt u deze openstaande posten eventueel nog wijzigen via Ingave Beginsituatie Beginsituatie leveranciers. - Beginbalans De cijfers van het openingsdagboek (saldo s van klasse 1 t/m5) van het huidige boekjaar worden geboekt in het eerste diversendagboek van het type Beginbalans. De gegevens zijn niet gecentraliseerd en code afgedrukt staat aan. Er worden geen eenheden (aantallen) mee overgenomen. - Tussentijdse balansen Expert/M Plus 14
De cijfers (cumul debet en cumul credit per periode van klasse 1 t/m 7) worden in hun respectievelijke boekhoudperiodes van het huidige boekjaar geboekt in het eerste diversendagboek van het type Afsluitboekingen. De gegevens zijn niet gecentraliseerd en code afgedrukt staat aan. Er worden geen eenheden (aantallen) mee overgenomen. - IC-opgave Cijfers van de intracommunautaire opgave komen terecht onder BTW IC-opgave Correcties IC-opgave en kunnen eventueel gewijzigd of aangevuld worden. Indien het een overname tijdens het kalenderjaar betreft, kunnen volgende gegevens betreffende het lopende kalenderjaar eveneens overgenomen worden: - Omzetcijfers klanten Deze omzetcijfers komen uit de individuele rekening van Expert/m for Windows en worden ingevuld in het programma Ingave Beginsituatie Correcties omzet klanten. Deze cijfers kunnen eventueel manueel gewijzigd worden. - Fiches 281.50 Deze cijfers worden opgenomen onder Afsluitingen Fiches Correcties fiches 281.50 en kunnen eventueel gewijzigd of aangevuld worden. Expert/M Plus 15
Consultatie gegevens Expert/m for Windows Eenmaal het dossier overgenomen in Expert/M Plus dient u voor het raadplegen van de historieken van grootboekrekeningen en documenten klanten/leveranciers Expert/m for Windows niet te openen. Er werd een mogelijkheid voorzien om deze gegevens rechtstreeks vanuit Expert/M Plus te raadplegen. Op die manier hoeft u niet te wisselen tussen verschillende programma s en blijft u over de vertrouwde functies en weergaven van Expert/M Plus beschikken. Historieken grootboekrekeningen U kunt de historieken van de grootboekrekeningen uit Expert/m for Windows raadplegen via: Consultatie Expert/m for Windows Historieken grootboekrekeningen Met vraagt u de historieken op van het geselecteerde boekjaar en de boekhoudperiode(s). In het Overzicht ziet u het historiekensaldo van de grootboekrekening. In het Overzicht detail krijgt u de detailhistorieken per grootboekrekening die in het Overzicht is geselecteerd. Expert/M Plus 16
Documenten klanten/leveranciers U kunt de documenten van de klanten/leveranciers uit Expert/m for Windows consulteren via: Consultatie Expert/m for Windows Documenten klanten/leveranciers Met vraagt u de historieken op van het geselecteerde boekjaar en de boekhoudperiode(s). In het Overzicht ziet u het documentsaldo van de klant/leverancier. In het Overzicht detail krijgt u het detail per klant/leverancier die in het Overzicht is geselecteerd. Expert/M Plus 17
Extra Plaats van het overnamedossier gewijzigd Hebt u het overnamedossier verplaatst, dan gaat u naar: Ingave Basisgegevens - Dossier Na het koppelen van een Expert/m for Windows dossier bij de creatie van het Expert/M Plus dossier kunt u met het dossier in zijn nieuwe directory aanduiden. Zo bent u zeker dat u ook later nog de consultatie van Expert/m for Windows kunt opstarten vanuit Expert/M Plus. Expert/M Plus 18