KAVA en Doccle Leer er alles over in dit document
Inhoudsopgave Inleiding.. 2 Stap 1: Registreren.... 3 Inloggen... 8 Stap 2: Documenten raadplegen Eigenaar + titularis... 11 Documenten raadplegen Eigenaar... 16 Documenten raadplegen Titularis. 20 Het delen van documenten.. 24 Meest gestelde vragen. 30 1
Inleiding KAVA is eind 2016 partner geworden van Doccle: een online platform waar documenten van verschillende partners (KBC, Telenet, CM, Waterlink ) in één betrouwbare, online omgeving bewaard en gedeeld kunnen worden. Doccle wordt het communicatiemiddel voor documenten tussen u als klant en KAVA. Het vervangt in de eerste helft van 2017 het digitaal dossier. Doccle is een onafhankelijk platform dat losstaat van KAVA en u in staat stelt om op één plaats verschillende documenten van verschillende partners (banken, mutualiteit, elektriciteit etc.) te bewaren op een gebruiksvriendelijke en veilige plaats. Het archief van het digitaal dossier zal via Doccle nog steeds beschikbaar zijn. Binnen Doccle worden door KAVA twee soorten boxen opgemaakt: een box met financiële gegevens en een box met patiëntgegevens. Per box is er één beheerder. De financiële gegevens bevatten documenten zoals maandafrekeningen, facturen en voortschrijdend jaarrapport en zijn wettelijk eigendom van de vennootschap of eenmanszaak. Er is één beheerder die de box kan delen met de personen die hierop recht hebben. De patiëntgegevens worden aan de titularis van een apotheek bezorgd. Dat is immers de persoon die recht op inzage heeft op persoonsgerelateerde gegevens uit de tariferingrapporten. De titularis zal dus voortaan de tariferingrapporten zonder financiële gegevens rechtstreeks ontvangen en de box kunnen beheren en delen met de personen die hierop recht hebben (bv. adjunct of co titularis). Uiteraard willen we onze klanten zo goed mogelijk begeleiden bij deze overgang. Daarom werd een snel op weg document opgesteld dat in april 2017 verdeeld werd onder de klanten van de KAVA tariferingdienst en online raadpleegbaar is (alles staat centraal op www.kava.be/doccle). Deze handleiding gaat meer gedetailleerd in op de verschillende stappen en maakt het nog concreter. Twee instrumenten die u in staat stellen om snel de voordelen van Doccle te ontdekken. Mocht u toch nog specifieke vragen hebben, dan kunnen die worden gesteld via de chatfunctie van Doccle zelf of het generieke doccle@kava.be mailadres. Afhankelijk van uw vraag zal een medewerker u verder helpen. Alvast veel succes gewenst! 2
Stap 1: A. Registreren Indien u zich nog niet registreerde op Doccle, dan kan u een account aanmaken. Hoe doet u dit? Ga naar www.kava.be Log in met uw persoonlijke login Wanneer u ingelogd bent ziet u rechts bovenaan volgende gegevens: In dit kader zal de afkorting van uw naam staan, zoals u al gezien heeft bij vorige aanmeldingen op de website. Klik op uw onderstreepte naam De pagina die verschijnt, toont naast uw persoonlijke gegevens ook één of twee knoppen die verwijzen naar een Doccle box. Bent u zaakvoerder én titularis van een apotheek, dan krijgt u twee knoppen te zien. Eén voor de persoonlijke gegevens (met APB nummer) en één voor de financiële gegevens (met BTW nummer): VERBINDEN MET DOCCLE Klik op één van de twee knoppen, afhankelijk van welke gegevens u wil raadplegen. 3
Bent u enkel zaakvoerder van een apotheek, dan krijgt u één knop te zien, namelijk de knop die verwijst naar de financiële box (met vermelding van een BTW nummer): VERBINDEN MET DOCCLE Klik op de gele knop Bent u enkel titularis, dan ziet u slechts één knop. Deze knop (met vermelding van een APB nummer) verwijst naar de box met patiëntengegevens: VERBINDEN MET DOCCLE Klik op de gele knop 4
Na het klikken op de gele knop wordt u doorverbonden met de website van Doccle. Klik op Registreer je hier. 5
Volgende pagina verschijnt: Vul links uw gegevens in en vergeet niet aan te duiden dat u de algemene voorwaarden heeft gelezen en aanvaard. Vink NIET aan dat het een bedrijfsprofiel betreft. Kies een sterk en veilig wachtwoord en druk vervolgens op Registreren. 6
Wanneer de registratie gelukt is, wordt u meteen ingelogd en verschijnt volgende pagina, waarop vermeld staat dat u meteen uw documenten kan raadplegen. Elke keer wanneer er een nieuw document toegevoegd wordt, zal u een bericht krijgen via e-mail. Die e-mail zal dan een hyperlink bevatten waarmee u onmiddellijk verbonden zal worden met de website van Doccle. Klik op OK. U bent nu verbonden met uw KAVA account op Doccle. 7
B. Inloggen Wanneer u wel al geregistreerd bent, dan kan u niet via bovenstaande manier op Doccle inloggen. U kan wel inloggen via: www.doccle.be De hyperlink in de e-mail die u krijgt wanneer u een nieuw document heeft gekregen Op de KAVA website via toepassingen en acties: Klik op de KAVA website op Toepassingen en acties Klik bij de Doccle toepassing op Naar Doccle U kan hier later deze handleiding ook opnieuw openen. 8
Welke manier u ook kiest, u zal elke keer doorverbonden worden met volgende pagina: Vul uw inloggegevens in en klik op aanmelden. 9
Indien het gelukt is om aan te melden, dan krijgt u ook volgende pagina: Klik op OK. U bent ook nu verbonden met uw KAVA account op Doccle. 10
Stap 2: Documenten raadplegen 1. Zaakvoerder + titularis Indien u zowel zaakvoerder als titularis bent van een apotheek, dan kan u de financiële gegevens én de patiëntgegevens van de apotheek raadplegen. Op de website van KAVA zal u voor elk van deze boxen een gele knop zien, zoals al eerder vermeld. Stel dat u financiële gegevens gekozen heeft toen u wilde registreren, dan krijgt u volgende pagina te zien: Er staat: Kies hier een naam voor deze nieuwe verbinding. Er komt automatisch het BTW nummer te staan van de financiële box, maar u kan deze naam nu of later wijzigen (zie meest gestelde vragen voor de procedure). Klik op Start met Docclen! 11
Let op: deze pagina zal u enkel de eerste keer te zien krijgen bij het registreren. Vanaf de volgende keer dat u inlogt, wordt u meteen doorverbonden met de startpagina van Doccle. Indien u patiëntgegevens gekozen heeft toen u zich wilde registreren, dan krijgt u volgende pagina te zien: Er staat: Kies hier een naam voor deze nieuwe verbinding. Er komt automatisch het APB nummer te staan van de patiëntenbox, maar u kan deze naam nu of later wijzigen (zie meest gestelde vragen voor de procedure). Als u de naam meteen wijzigt, kan het enkele minuten duren eer dit geactiveerd wordt. Welke van de twee boxen u ook gekozen heeft, van zodra u volledig ingelogd bent, kan u alle gegevens raadplegen (zowel de financiële gegevens als de patiëntgegevens). Klik op Start met Docclen! 12
Let op: deze pagina zal u enkel te zien krijgen bij het registeren. Vanaf een volgende keer dat u inlogt, krijgt u deze pagina niet meer te zien, want dan wordt u meteen doorverbonden met de startpagina van Doccle. Volgende pagina verschijnt (startpagina van Doccle): Op deze startpagina ziet u drie documenten. De KAVA factuur en de maandafrekening horen bij het deel van de financiële gegevens en het detailrapport bij de patiëntgegevens. Omdat u zaakvoerder + titularis bent, krijgt u de inhoud van beide boxen te zien. Als de enveloppe nog dicht is, betekent dit dat het nog niet gelezen is. Is de enveloppe open, dan heeft u dit reeds eerder geopend (en waarschijnlijk al gelezen). Na het openen van een enveloppe kan u ervoor kiezen om het te verplaatsen naar af te handelen documenten of naar het archief. Doet u geen van beide, dan zal het document na 30 dagen automatisch naar het archief verplaatst worden. 13
Voorbeeld: Klik op een enveloppe Volgende pagina verschijnt: Klikt u op de blauwe knop dan archiveert u het document. Klikt u op de oranje knop, dan verplaatst u het document naar nog af te handelen documenten. Navigeren in het geopende document: 14
Als u een document verplaatst heeft naar het archief, dan ziet u bijvoorbeeld volgende opstelling: In de kolom verbinding kan u de box onderverdeling terugvinden. U ziet hier de naam die u eventueel zelf gegeven heeft aan een box. Wilt u een document openen, klik dan op de naam van een document. Mogelijke acties: Staat dit in het lichtgrijs, dan krijgt u de documenten van KAVA ook via andere kanalen. Is dit actief (groen kleur), dan krijgt u dit document enkel via Doccle. Staat dit icoon in het lichtgrijs, dan is dit document beveiligd. Is dit actief, dan kan dit document enkel gelezen worden als u bent ingelogd met uw eid. Document verwijderen. Wanneer u hierop klikt, zal u steeds een extra melding krijgen of u wel zeker bent dat u dit document wilt verwijderen. 15
2. Eigenaar Bent u de zaakvoerder, maar niet tegelijkertijd de titularis van een apotheek, dan kan u enkel financiële gegevens raadplegen. Om in te loggen heeft u op de KAVA website op de knop financiële box met de BTW nummer geklikt en na het registreren op de Doccle website krijgt u volgende pagina te zien: Er staat: Kies hier een naam voor deze nieuwe verbinding. Er komt automatisch het BTW nummer te staan van de financiële box, maar u kan deze naam nu of later wijzigen (zie meest gestelde vragen voor de procedure). Als u de naam meteen wijzigt, kan het enkele minuten duren voor dit geactiveerd wordt. Klik op Start met Docclen! Let op: U zal deze pagina enkel de eerste keer, bij het registreren, te zien krijgen. Van zodra u een volgende keer inlogt, wordt u meteen doorverbonden met de startpagina van Doccle. 16
Volgende pagina verschijnt (startpagina van Doccle): Hier ziet u twee documenten. U kan enkel documenten zien die berichten over financiële gegevens, bijvoorbeeld de KAVA factuur en de maandafrekening. Als de enveloppe nog dicht is, betekent dit dat het nog niet gelezen is. Is de enveloppe open, dan heeft u dit reeds eerder open gehad/gelezen. Na het openen van een enveloppe kan u ervoor kiezen om het te verplaatsen naar af te handelen documenten of naar het archief. Doet u geen van beide, dan zal het document na 30 dagen automatisch naar het archief verplaatst worden. 17
Voorbeeld: Klik op een enveloppe Volgende pagina verschijnt: Klik op de blauwe knop om het document te archiveren. Door een klik op de oranje knop verplaatst u het document naar de folder nog af te handelen documenten. Navigeren in het geopende document: 18
Als u een document verplaatst heeft naar het archief, dan ziet u bijvoorbeeld volgende opstelling: In de kolom verbinding kan u de box onderverdeling terugvinden. U ziet hier de naam die u eventueel zelf gegeven heeft aan een box. Wilt u een document openen, klik dan op de naam van een document. Mogelijke acties: Staat dit in het lichtgrijs, dan krijgt u de documenten van KAVA ook via andere kanalen. Is dit actief (groene kleur), dan krijgt u dit document enkel via Doccle. Staat dit icoon in het lichtgrijs, dan is dit document beveiligd. Is dit actief, dan kan dit document enkel gelezen worden als u bent ingelogd met uw eid. Document verwijderen. Wanneer u hierop klikt, zal u steeds een extra melding krijgen of u wel zeker bent dat u dit document wilt verwijderen. 19
3. Titularis Bent u de titularis van een apotheek, maar niet tegelijkertijd zaakvoerder, dan kan u enkel patiëntgegevens raadplegen. Om te registreren heeft u op de KAVA website op de knop voor de patiëntenbox met het APB nummer geklikt en na het aanmelden op de Doccle website krijgt u volgende pagina te zien: Er staat: Kies hier een naam voor deze nieuwe verbinding. Er komt automatisch het APB nummer te staan van de persoonlijke box, maar u kan deze naam nu of later wijzigen (zie meest gestelde vragen voor de procedure). Als u de naam meteen wijzigt, kan het enkele minuten duren eer dit geactiveerd wordt. Klik op Start met Docclen! 20
Let op: deze pagina zal u enkel de eerste keer te zien krijgen, als u zich heeft geregistreerd. Vanaf de volgende keer dat u inlogt, krijgt u deze pagina niet meer te zien, want dan wordt u meteen doorverbonden met de startpagina van Doccle. Volgende pagina verschijnt (startpagina van Doccle): Hier ziet u één document. U kan uiteraard meerdere documenten bekijken (als u er al meerdere heeft ontvangen), maar alleen diegene die berichten over patiëntgegevens. Als de enveloppe nog dicht is, betekent dit dat het nog niet gelezen is. Is de enveloppe open, dan heeft u dit reeds geopend/gelezen. Na het openen van een enveloppe kan u ervoor kiezen om het te verplaatsen naar af te handelen documenten of naar het archief. Doet u geen van beide, dan zal het document na 30 dagen automatisch naar het archief verplaatst worden. 21
Voorbeeld: Klik op een enveloppe Volgende pagina verschijnt: Klikt u op de blauwe knop dan archiveert u het document. Klikt u op de oranje knop, dan verplaatst u het document naar nog af te handelen documenten. Navigeren in het geopende document: 22
Als u een document verplaatst heeft naar het archief, dan ziet u bijvoorbeeld volgende opstelling: In de kolom verbinding kan u de box onderverdeling terugvinden. U ziet hier de naam die u eventueel zelf gegeven heeft aan een box. Wilt u een document openen, klik dan op de naam van een document. Mogelijke acties: Staat dit in het lichtgrijs, dan krijgt u de documenten van KAVA ook via andere kanalen. Is dit actief (groene kleur), dan krijgt u dit document enkel via Doccle. Staat dit icoon in het lichtgrijs, dan is dit document beveiligd. Is dit actief, dan kan dit document enkel gelezen worden als u bent ingelogd met uw eid. Document verwijderen. Wanneer u hierop klikt, zal u steeds een extra melding krijgen of u wel zeker bent dat u dit document wilt verwijderen. 23
Het delen van documenten Hoe deel ik alle documenten van een partner met een derde persoon? Het is mogelijk uw documenten met andere Doccle gebruikers te delen. Als u bijvoorbeeld uw documenten deelt met uw boekhouder, dan krijgt ook hij/zij een e mail wanneer er een nieuw document op Doccle is verschenen. De persoon met wie u wil delen moet wel een eigen Doccle account hebben! Klik bovenaan naast het archief, op delen. Volgende pagina verschijnt: In de kolom naam van verbinding ziet u alle partners waar u klant van bent. Zo is het mogelijk dat u naast KAVA ook klant bent van Telenet, KBC, Deze partners ziet u dan onder elkaar staan. Op de lijn van KAVA ziet u uiterst rechts de optie staan om te delen. Klik daar op. 24
Volgende pop up verschijnt: Vul het e mailadres in van de persoon met u wie u documenten van KAVA wil delen. U kan eventueel ook een naam voor de verbinding ingeven en een persoonlijke boodschap voor de ontvanger toevoegen. Klik op Verstuur link om de uitnodiging te bevestigen. De uitnodiging is een maand geldig en krijgt de status in afwachting tot de genodigde de uitnodiging heeft geaccepteerd. U kan dit herhalen voor elke persoon met wie u een partnerverbinding wil delen. 25
Wanneer de genodigde de uitnodiging geaccepteerd heeft, dan krijgt u het volgende te zien: De groene bol toont aan dat de tegenpartij geaccepteerd heeft. Wanneer u er met uw muispijl op gaat staan, dan ziet u het e mailadres en de naam van de persoon met wie de partnerverbinding gedeeld wordt. Een oranje bol betekent dat de tegenpartij nog niets met je uitnodiging gedaan heeft en bij een rode bol is je uitnodiging verlopen, je kan dan een nieuwe uitnodiging versturen. Hoe deel ik eenmalig één of enkele documenten met een derde persoon? Ga hiervoor naar het archief: U ziet nu al uw documenten van KAVA in één lijst onder elkaar staan. Is dit niet het geval omdat u via Doccle verbonden bent met meerdere partners, ga in dit document dan naar de rubriek Ik ben verbonden met meerdere partners, zoals bijvoorbeeld KBC, CM, Hoe kan ik enkel documenten van KAVA zien?, op pagina 31. Vink links de documenten aan die u wil delen. 26
Rechts onderaan verschijnt volgend venster: In dit venster komen alle documenten te staan die u wil delen en dus aangevinkt heeft. Hier zijn er als voorbeeld twee documenten aangevinkt. Klink rechts onderaan in het venster op Deel. Volgende optie verschijnt: Vul het e mailadres in van de persoon naar wie u de documenten wil versturen. Klik vervolgens op Versturen. 27
Hoe stop ik het delen van een partnerverbinding? Zowel de ontvanger van een gedeelde partnerverbinding als de delende persoon kan het delen van een partnerverbinding op elk moment stoppen. Klik bovenaan naast het archief op delen. Volgende pagina verschijnt: In de kolom naam van verbinding ziet u alle partners waar u klant van bent. Zo is het mogelijk dat u naast KAVA ook klant bent van Telenet, KBC, Deze partners ziet u dan onder elkaar staan. Op de lijn van KAVA ziet u uiterst rechts de optie staan om te delen. Klik daar op. 28
Volgende pop up verschijnt: U ziet hier het e mailadres staan van de persoon met wie u een partnerverbinding wilde delen. Indien de persoon nog niet geaccepteerd heeft, staat er, zoals u hierboven kan zien, een oranje bol en n afwachting. Heeft de persoon wel al geaccepteerd, dan staat er Verbonden en ziet u een groene bol bij het e mailadres staan. Om de verbinding met een persoon te verbreken klikt u op Annuleer. Een bevestigingsmail zal naar de tegenpartij gestuurd worden. De verbinding met de derde persoon is nu verbroken en de oranje of groene bol zal rood worden. 29
Meest gestelde vragen Hoe wijzig ik achteraf de naam van een box/verbinding? Klik rechts bovenaan, naast uw naam, op instellingen Volgende pagina verschijnt: of Wis het APB nummer of het BTW nummer en vul de gewenste naam in Klik op opslaan 30
Ik ben verbonden met meerdere partners, zoals bijvoorbeeld KBC, CM, Hoe kan ik enkel documenten van KAVA zien? In het archief kan u rechts bovenaan kiezen voor de optie verfijnd zoeken. Klik op verfijnd zoeken. Het volgende verschijnt: Klik op de knop van KAVA. 31
Naast alle partners verschijnt nu de knop KAVA. U zal zien dat er nu enkel documenten te zien zijn van KAVA. U kan dit herkennen aan het logo dat voor elk document staat: Wilt u terug alle documenten zien van alle partners, klik dan terug op de gele knop KAVA. Ik heb per ongeluk een document verwijderd. Bij dit probleem kan KAVA u spijtig genoeg niet van dienst zijn. Neem contact op met Doccle. Tijdens de kantooruren kan u gebruikmaken van de chat. Klik hiervoor onderaan uw scherm op: U kan ook een e-mail sturen naar community@doccle.be Hoe lang blijven mijn documenten bewaard op Doccle? Op de startpagina blijven documenten 30 dagen staan vooraleer ze verplaatst worden naar het archief. In het archief worden alle documenten minstens zeven jaar bijgehouden. Documenten zullen nooit verwijderd worden zonder dat u hier tijdig van op de hoogte wordt gebracht. Mijn documenten staan door elkaar. Hoe kan ik dit op alfabetische volgorde zetten? Klik op het symbool naast naam 32
Het PDF document dat ik wil openen wordt niet goed weergegeven. Hoe komt dit? Om documenten in Doccle te openen heb je Adobe Reader nodig. Als dit programma nog niet is geïnstalleerd zijn je documenten niet zichtbaar. U kan de nieuwste versie van Adobe Reader gratis downloaden en installeren via: https://get.adobe.com/nl/reader/ Wanneer weet ik dat ik een nieuw document heb ontvangen op Doccle? U ontvangt telkens een e-mail wanneer u een nieuw document op Doccle ontvangt. Deze e-mail wordt verzonden naar het e-mailadres waarmee u een account heeft aangemaakt op Doccle. Het nieuwe document kan u openen door op de hyperlink te klikken die in de e-mail vermeld staat. Hoe geef ik een bepaald document een eigen gekozen label? Open een document (via de startpagina of via het archief) Klik op het icoon om een nieuwe categorie toe te voegen 33
In het kader dat verschijnt kan u een nieuwe categorie aanmaken of een bestaande categorie kiezen. Hoe kan ik een document opslaan op mijn computer? Duid aan welk document u wil opslaan (op dit voorbeeld staat 1 document, maar dit kunnen er uiteraard meerdere zijn), het kadertje zal dan blauw aangevinkt worden 34
Rechts onderaan verschijnt volgende pop up: Klik op download Kies de juiste map waarin u dit document wil opslaan Voor meer vragen kan u steeds terecht op www.doccle.be (chatfunctie) of bij de medewerkers van KAVA (Doccle@KAVA.be). 35