Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie (BIPT)

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 212 Archief van het Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie (BIPT) Archiefselectielijst 2014 door Madeleine Jacquemin Versie aangepast in 2016 door Hippolyte Bailly en Sarah Macquoy Brussel Bruxelles 2017

ARCHIEF VAN HET BELGISCH INSTITUUT VOOR POSTDIENSTEN EN TELECOMMUNICATIE (BIPT) ARCHIEFSELECTIELIJST 2014

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 212 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ. 5740 Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 212 Archief van het Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie (BIPT) Archiefselectielijst 2014 door Madeleine JACQUEMIN Versie aangepast in 2016 door Hippolyte BAILLY en Sarah MACQUOY Brussel Bruxelles 2017

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de administratieve vernietigd mogen worden en welke na het verstrijken van de wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer van de werkprocessen, in het bijzonder voor het document- en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen 5

dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 6

LIJST VAN AFKORTINGEN ARA B.S. BEREC BEREC BIPT CEPT CRC CSA DG EDB EC EG EMAS ERGP EU FOD GMDS HAREC INSZ-nr. IRG ITU KB MB NCS NMBS nr(s). OESO P&O RA RSZ RTT SMP UPU VHF VRM W Algemeen Rijksarchief Belgisch Staatsblad Body of European Regulators for Electronic Communications Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie Europese Conferentie van de Administraties van Post en Telecommunicatie Conferentie van Regulatoren voor de elektronische-communicatiesector Conseil supérieur de l Audiovisuel Directoraat-generaal Elektronisch documentenbeheer Europese Commissie Europese Gemeenschap Eco-Management and Audit Scheme Europese Groep van regelgevende instanties voor postdiensten Europese Unie federale overheidsdienst Global Maritim Distress and Safety System (wereldwijd maritiem hulp- en noodsysteem) Harmonized Amateur Radio Examination Certificat identificatienummer van de sociale zekerheid Independent Regulators Group Internationale Telecommunicatie Unie koninklijk besluit ministerieel besluit Nationale dienst voor de Controle van het Spectrum Nationale Maatschappij der Belgische spoorwegen nummer(s) Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling Personeel en Organisatie Rijksarchief Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Regie van Telegraaf en Telefoon Significant Market Power (sterke machtspositie op de markt) Wereldpostvereniging Very high frequency Vlaamse Regulator voor de Media Wet 7

GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst volgens de organisatiestructuur of het organigram van de instelling geordend. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De archiefvormende diensten Men beschouwt de verschillende onderafdelingen van de organisatie als archiefvormende entiteiten, met inachtneming van de hiërarchie der diensten. De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs is ingekleurd om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve (in de instelling) De wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open en. Tenzij anders vermeld, vangt de steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde en, zie het studiedossier. van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: bewaren en overbrengen naar : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief selecteren en overbrengen naar : gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief vernietigen: integrale vernietiging. 9

Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve bestemmingen, zie het studiedossier. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. 10

A. AANKOOP EN LOGISTIEK A.001 Plannen van de gebouwen Zolang het BIPT het gebouw benut A.002 Foto's van de gebouwen Zolang het BIPT het gebouw benut Selecteren en overbrengen naar Bewaren en overbrengen naar De as built-plannen bewaren; de plannen van de nutsvoorzieningen vernietigen. A.003 Dossiers inzake de huur van gebouwen (als huurder) en inventarissen van de gebouwen Tot 10 jaar na het verstrijken van het contract A.004 Dossiers inzake werken aan gehuurde gebouwen Tot 10 jaar na het verstrijken van het contract A.005 Dossiers inzake de energetische boekhouding en de uitvoering van energieaudits A.006 Dossiers inzake de invoering van een gecertificeerd systeem voor milieubeheer (EMAS, enz.) 5 jaar 5 jaar A.007 Dossiers inzake verhuisoperaties Tot na afronding verhuisoperatie 11

A.008 Dossiers inzake overheidsopdrachten 10 jaar De dossiers van overheidsopdrachten van meer dan 8.500 worden gecentraliseerd bij de Griffie. A.009 Dossiers inzake de aankoop van duurzame roerende goederen Tot hun buitendienststelling A.010 Dossiers inzake de aankoop van niet-duurzame roerende goederen 7 jaar A.011 Dossiers inzake de intekening op en de opvolging van verzekeringscontracten 10 jaar na de vervaldatum van het contract Het originele contract wordt bewaard bij de dienst Boekhouding (zie reeks B2.012). A.012 Inventaris van het materieel en/of van het meubilair Tot opmaak van nieuwe versie A.013 Magazijnboeken 7 jaar A.014 Documenten betreffende het beheer van leveringen en voorraden (kopieën van bestelbonnen, leveringsbonnen, aanvraagformulieren, enz.) 3 jaar A.015 Lijsten en andere overzichten van leveringen en voorraden Tot opmaak van nieuwe versie 12

A.016 Dossiers inzake het onderhoud van het materieel Tot buitendienststelling A.017 Dossiers inzake het beheer van de telefooncentrale 10 jaar na het einde van het contract A.018 Dossiers inzake het huren van materieel [bijv. printers, automaten,...] A.019 Dossiers inzake de praktische organisatie van feesten en vergaderingen B. BUDGET EN FINANCIËN B1. Begroting 10 jaar na het einde van het contract Tot na het feest/de vergadering B1.001 Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse begroting en de budgettaire aanpassingen 7 jaar Bewaren en overbrengen naar B1.002 Periodieke opgaven 7 jaar B2. Boekhouding B2.001 Grootboeken 7 jaar Bewaren en overbrengen naar 13

B2.002 Dagboeken, kasboeken en andere hulpboeken 7 jaar B2.003 Boekhoudkundige databanken [AXI, FreudMob, Accompting, Dzine-i, Excel] 7 jaar B2.004 Bestelbonnen 7 jaar B2.005 Kredietnota s 7 jaar B2.006 Facturen [3.500 aankoopfacturen; 12.000 verkoopfacturen] - originelen - kopieën 7 jaar 2 jaar Ze worden overgemaakt door de diensten die er soms wel een kopie van bewaren. B2.007 Bewijsstukken 7 jaar B2.008 Rekeninguittreksels [Papieren en elektronische versies] 7 jaar B2.009 Boekhoudkundige jaarverslagen 7 jaar Bewaren en overbrengen naar Gepubliceerd via de dienst Communicatie (zie reeks C1.004). B2.010 Jaarlijkse uitvoerrekeningen en toestandsopgave van het actief en passief of jaarlijkse resultatenrekening en balans B2.011 Inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en verplichtingen van welke aard ook 7 jaar Bewaren en overbrengen naar 7 jaar Bewaren en overbrengen naar 14

B2.012 Verzekerings-, huur- en onderhoudscontracten 10 jaar na de vervaldatum van het contract Alle originelen van de verzekeringscontracten worden gecentraliseerd bij de dienst Boekhouding. B2.013 Geschillendossiers boekhouding [Faillissement, collectieve schuld, betaling in termijnen, vrijwillige ontbinding en vereffening, gerechtelijke vereffening, wet betreffende de continuïteit van de ondernemingen (WCO), ] 10 jaar na het afsluiten van de zaak B2.014 Inkomende en uitgaande briefwisseling [Klanten-Leveranciers-Initiatieven] 10 jaar C. COMMUNICATIE C1. Communicatie C1.001 Dossiers inzake de promotie en de public relations 10 jaar Selecteren en overbrengen naar De eindproducten in de vorm van affiches, folders, brochures bewaren; de andere documenten vernietigen. C1.002 Documenten betreffende het beheer van de inhoud van de websites, intranet en/of extranet 1 jaar 15

C1.003 Websites, intranet en/of extranet Tot vervanging Selecteren en overbrengen naar C1.004 Jaarverslagen, strategische plannen en werkplannen 10 jaar Bewaren en overbrengen naar Voor en na elke ingrijpende wijziging de documentatie over de site, zijn structuur en zijn lay-out bewaren. Een exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen. C1.005 Dossiers inzake de coördinatie van de redactie van jaarverslagen, strategische plannen en werkplannen C1.006 Dossiers inzake vragen om informatie over de dienstverlening van het BIPT [cf. info@ibpt.be] 3 jaar 1 jaar C1.007 Dossiers inzake het beheer van klachten over de werking van de diensten van het BIPT 10 jaar na het afsluiten van het dossier C1.008 Dossiers inzake het strategisch beleid [Beheersplan en verslag aan het Parlement] C1.009 Newsletter [Sinds april 2012. Drie nummers per jaar. Gepubliceerd op het intranet] 10 jaar Bewaren en overbrengen naar 5 jaar Bewaren en overbrengen naar 16

C2. Woordvoerder C2.001 Dossiers in verband met de perscontacten 10 jaar Selecteren en overbrengen naar De persberichten bewaren (een exemplaar in elke taal); de overige documenten vernietigen. C3. Onthaal C3.001 Registers en documenten met betrekking tot het onthaal 1 jaar C3.002 Dossiers inzake de reservering van zalen [briefwisseling met de leveranciers,...] C3.003 Dossiers inzake zendingen van personeelsleden in het buitenland [Reservering van vervoer en hotels] 1 jaar 1 jaar C4. Beheer van de archieven C4.001 Dossiers inzake het archiefbeheer (het beleid) 10 jaar Bewaren en overbrengen naar C4.002 Dossiers inzake het beheer, de bewaring, de ordening en de inventarisering van de archieven door de diensten (ordeningsplannen, inventarissen, zoekinstrumenten, enz.) C4.003 Documenten of registers in verband met de vernietiging van archieven 10 jaar Bewaren en overbrengen naar 10 jaar Bewaren en overbrengen naar 17

D. VERTAALDIENST D.001 Documenten betreffende vertalingen [Via het EDB] 1 jaar E. INTERNATIONALE BETREKKINGEN E.001 Briefwisseling (afzonderlijk bewaard in een chronologisch klassement) E.002 Dossiers inzake internationale, Europese en nationale vergaderingen [Body of European Regulators for Electronic Communications (BEREC), Internationale Telecommunicatie Unie (ITU),...] 10 jaar Selecteren en overbrengen naar 5 jaar Selecteren en overbrengen naar Routinebriefwisseling kan na drie jaar worden vernietigd indien ze geen administratief nut meer heeft. De documenten die een Belgisch standpunt weergeven bewaren; de overige vernietigen. De van deze organisaties ontvangen processenverbaal, verslagen en documenten vernietigen. E.003 Processen-verbaal en documenten van externe werkgroepen 5 jaar Selecteren en overbrengen naar Indien het BIPT (INT) het secretariaat verzorgt: de agenda's en processen-verbaal bewaren; de briefwisseling en uitnodigingen vernietigen. Indien de organisatie deelneemt als lid of eenvoudigweg als waarnemer: integraal vernietigen. E.004 Kopieën van vragenlijsten verstuurd door Belgische, Europese en internationale organisaties 3 jaar Zie reeks O1.005. 18

F. GRIFFIE F1. Secretariaat van de Raad F1.001 Processen-verbaal van de raadszittingen en bijlagen F1.002 Besluiten en adviezen van de Raad [Ondertekend door de vier raadsleden] F1.003 Dossiers inzake de e-votes [Omvatten de stemmingen en beschikbare vergaderstukken via het programma "E-vote". Sinds april 2014] F1.004 Dossiers inzake verzoeken om inzage in administratieve dossiers [Wet betreffende de openbaarheid van bestuur van 11 april 1994] F1.005 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen [Omvatten ook de ontwerpen van antwoord van het BIPT] F1.006 Dossiers inzake de raadplegingen van de sectoren [Sinds december 2012 worden ze gecentraliseerd bij de Griffie] F1.007 Dossiers inzake de vragenlijsten verstuurd door het BIPT [Sinds december 2012 worden ze gecentraliseerd bij de Griffie] 10 jaar Zie reeks M.007. 5 jaar 5 jaar Bewaren en overbrengen naar 5 jaar Bewaren en overbrengen naar 19

F1.008 Beslissingen genomen door de mediaregulatoren (CRC) [In 2011 verzorgde het BIPT het secretariaat] Zie reeks E.003. F1.009 Inkomende briefwisseling 10 jaar F1.010 Mededelingen van de Raad [Ondertekend door de vier raadsleden sinds januari 2016] F1.011 Dossiers inzake overheidsopdrachten 10 jaar Enkel de dossiers met betrekking tot de overheidsopdrachten voor meer dan 8.500 of voor overheidsopdrachten buiten FOR worden gecentraliseerd bij de Griffie. F2. Secretariaat van het Raadgevend Comité voor de Telecommunicatie F2.001 Agenda's en bijgevoegde documenten F2.002 Processen-verbaal F2.003 Adviezen [In elektronisch en papieren formaat. Ze worden gepubliceerd op de website van het Raadgevend Comité voor de Telecommunicatie en in het Belgisch Staatsblad] 20

F2.004 Jaarverslagen van het RCT Een exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen. F2.005 Inkomende briefwisseling 10 jaar F3. Factage F3.001 Inkomende briefwisseling (papieren versies) [2006-2012. De briefwisseling wordt sinds juli 2012 beheerd via het programma EDB] 10 jaar Er wordt een elektronisch afschrift verstuurd naar de betrokken dienst, die dit in het betrokken dossier klasseert. G. DIENST TOEWIJZINGEN G1. Openbare mobiele operatoren en Strategie frequentiebeheer G1.001 Dossiers inzake de Mobiele diensten - Luchtvaart - Vaste diensten - Satellieten - Militaire diensten [Dossiers geklasseerd volgens categorie] G1.002 Dossiers inzake de strategie van frequentiebeheer (vrijmaking van frequentiebanden, toewijzing van frequentiebanden aan de openbare mobiele operatoren, veilingen,...) G1.003 Dossiers inzake de toewijzing van frequenties aan de openbare operatoren Zolang ze actueel zijn Zolang ze actueel zijn (minstens 1 jaar) Zolang ze actueel zijn (minstens 1 jaar) 21

G1.004 Dossiers inzake de radio-omroep [cf. internationale akkoorden: Genève 1975, Genève 1984, Stockholm 1961, Wiesbaden 1995, Chester 1997, Maastricht 2002] G1.005 Databank met betrekking tot de openbare mobiele operatoren en de strategie voor frequentiebeheer [cf. EDB] Zolang ze actueel zijn Zolang ze wordt gebruikt G1.006 Briefwisseling met het Bureau voor radiocommunicatie van de Internationale Telecommunicatie Unie (ITU) G1.007 Facturen [Kopieën] 10 jaar 2 jaar G1.008 Originele facturen met betrekking tot de gebruiksrechten van de frequentiebanden die - jaarlijks worden betaald - in één keer voor 20 jaar worden betaald 7 jaar 30 jaar 22

G2. Vergunningen, Diensten & Netwerken en Notificaties G2.1. Private vergunningen G2.1.001 G2.1.002 Inkomende brieven [Worden gescand in FreudMob en FreudFx. De originele stukken worden chronologisch bewaard in ordners] Dossiers inzake vergunningen voor het gebruik van radioapparatuur (walkietalkies, taxi's, politie, brandweer,...) [Worden gescand] 5 jaar 5 jaar G2.2. Frequentiebeheer G2.2.001 Frequentieplannen voor België [Databank] Zolang ze actueel zijn Bewaren en overbrengen naar G2.2.002 Dossiers inzake de frequentiecoördinaties voor de satellietverbindingen (grondstations, netwerken, enz.) en de straalverbindingen Zolang ze actueel zijn (minstens 1 jaar) G2.3. Examens radiocommunicatie G2.3.001 Examenvragen [Beschikbaar via een computersysteem met 14.000 vragen voor radioamateurs, voor operatoren van VHF-toestellen en voor GMDSS-operatoren] Zolang ze worden gebruikt 23

G2.3.002 Dossiers inzake inschrijvingen voor radioamateurexamens [Ook in elektronische vorm. BMR-databank] 5 jaar G2.3.003 Stukken betreffende de resultaten van de kandidaten 2 jaar G2.3.004 Dossiers inzake inschrijvingen voor radiomaritieme examens 5 jaar G2.4. Luchtvaartvergunningen G2.4.001 G2.4.002 Dossiers inzake certificaten voor de bediening van een luchtvaartstation [Uitgereikt op basis van examens georganiseerd door de FOD Mobiliteit en Vervoer en door het Ministerie van Landsverdediging] Dossiers inzake vergunningen voor luchtvaartstations [Machtiging om de frequenties te gebruiken] 5 jaar 5 jaar G2.5. Notificaties van apparatuur G2.5.001 Dossiers inzake de homologatie van radioapparatuur [Van 1979 tot 1994. cf. R.T.T. Dossier van de fabrikant, verslag van de test, homologatiecertificaat] verstreken (hebben geen administratief nut meer) Deze dossiers werden reeds vernietigd (in 2015). 24

G2.5.002 Dossiers inzake de nationale homologatie van radio- en telefonie-apparatuur [Van 1994 tot 31/12/1998 voor telefonie ; van 1994 tot 8/4/2000 voor de radioapparatuur. cf. BIPT. Dossier van de fabrikant en homologatiecertificaat] verstreken (hebben geen administratief nut meer) Deze dossiers werden reeds vernietigd (in 2015). G2.5.003 G2.5.004 Dossiers inzake de notificatie van radioapparatuur [Van 2000 tot 2008. Aanvraagformulier en schriftelijk antwoord] Dossiers inzake de notificatie van radioapparatuur [Van 2009 tot 13/06/2016. cf. One stop notification via de server van de EC. Van 2009 tot 2012: papieren dossiers; sinds 2012: enkel elektronische dossiers] 10 jaar 10 jaar G2.6. Maritieme vergunningen G2.6.001 G2.6.002 Dossiers inzake de certificaten voor de bediening van een radiomaritiem station [Afgeleverd op basis van examens georganiseerd door het BIPT] Dossiers inzake vergunningen voor scheepsstations [Vergunning om maritieme frequenties te gebruiken] 5 jaar 5 jaar 25

G2.7. Radioamateurvergunningen G2.7.001 G2.7.002 G2.7.003 Dossiers inzake certificaten voor het gebruik van een radioamateurzender [Afgeleverd op basis van examens georganiseerd door het BIPT] Dossiers inzake de vergunningen verleend aan de radioamateurs, clubs en verenigingen [Ze worden beheerd in de databank Dzine1; een scan wordt bewaard op de server] Dossiers inzake de certificaten Base en Harec (Harmonized Amateur RadioExamination Certificat) 5 jaar 5 jaar 1 jaar G3. Beheer van het Belgische nummerplan G3.001 Dossiers inzake de aanvragen voor reservering en gebruik van nummerblokken [Chronologisch geklasseerd. Zal worden geordend per operator] G3.002 Dossiers inzake besluiten van de Raad over de wijziging van toewijzing van blokken [Chronologisch geklasseerd] 5 jaar 5 jaar Zie reeks F1.002. 26

G3.003 Access-databank van de nummerblokken Zolang de databank wordt gebruikt G3.004 Kopieën van de facturen betreffende de reserveringen en het gebruik van blokken 2 jaar De originele facturen bevinden zich bij de dienst Boekhouding. Zie reeks B2.006. G3.005 Dossiers inzake het strategisch beheer van de nummeringsruimte in België G4. Aanmelding van de telecomoperatoren G4.001 Dossiers inzake de notificaties van de telecomoperatoren [Geklasseerd volgens operatornummer] 10 jaar Selecteren en overbrengen naar 5 jaar De syntheseverslagen bewaren. De overige documenten vernietigen. G4.002 G4.003 Databank Operatoren (programma Operator Netwerken & Diensten) Dossiers inzake de besluiten van de Raad over het statuut van operator voor bepaalde trunkingondernemingen [Chronologisch geklasseerd] Zolang de databank wordt gebruikt 5 jaar 27

H. DIENST CONTROLES H.001 Dossiers inzake de marktcontrole - vrijwillige afstand - gerechtelijke dossiers H.002 NCS-databank (Nationale dienst voor de Controle van het Spectrum) [De documenten worden gescand of elektronisch gecreëerd sinds 2001] 5 jaar 10 jaar na het afsluiten van de zaak Zolang de databank wordt gebruikt H.003 Attesten van goedkeuring of van conformiteit van de apparatuur 10 jaar H.004 Dossiers inzake de overheidsopdrachten [kopieën] 5 jaar Zie de dienst Aankoop en Logistiek (reeks A.008). H.005 Dossiers inzake de controle op het gebruik van het spectrum 10 jaar I. INFORMATICADIENST I.001 Dossiers inzake overheidsopdrachten 10 jaar 28

I.002 Dossiers inzake de aankoop, de levering en de installatie van computermateriaal en software gebruiksduur van het systeem I.003 Dossiers inzake de ontwikkeling en de installatie van software (in eigen beheer of door middel van uitbesteding) gebruiksduur van het systeem Selecteren en overbrengen naar Bewaren indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie. De overige vernietigen. I.004 Inventaris van hard- en softwaresystemen Tot opmaak van een nieuwe versie I.005 Documenten betreffende het onderhoud en het beheer van hard- en softwaresystemen I.006 Documenten betreffende de ondersteuning van het gebruik van hard- en softwaresystemen 1 jaar 1 jaar I.007 Softwarelicenties Na het verstrijken van de licentie J. DIENST NETSEC J.001 Dossiers inzake de controle van de operatoren m.b.t. de veiligheidsprocedures [cf. EDB] J.002 Dossiers inzake kennisgevingen van veiligheidsincidenten [cf. EDB] 5 jaar Bewaren en overbrengen naar 5 jaar Bewaren en overbrengen naar 29

J.003 Dossiers inzake gevoelige gegevens m.b.t. de essentiële infrastructuren [cf. EDB] J.004 Dossiers inzake de bescherming van persoonsgegevens [cf. EDB] J.005 Dossiers inzake de coördinatiecellen Justitie [cf. EDB] J.006 Dossiers inzake de nooddiensten [cf. EDB] 5 jaar Bewaren en overbrengen naar 5 jaar Bewaren en overbrengen naar 5 jaar 5 jaar Bewaren en overbrengen naar K. DIENST CONSUMENTEN K1. Gebruikers K1.001 Dossiers inzake klachten van gebruikers [Deze worden doorgestuurd naar de Ombudsdienst. Ca. 100 dossiers per jaar. Ook in het EDB] 1 jaar K1.002 Databank met gegevens voor tariefvergelijking Zolang de databank wordt gebruikt K1.003 Dossiers inzake het beheer van de databank voor het tariefvergelijkingsprogramma Zolang de databank wordt gebruikt 30

K1.004 Dossiers inzake de controle van de operatoren [procedure beschreven in artikel 21 van de wet van 17 januari 2003 met betrekking tot het statuut van de regulator van de Belgische post- en telecommunicatiesector; 2 dossiers per jaar] K1.005 Dossiers inzake de prijsbarometer [De informatie bevond zich op de website van het BIPT. Statistieken] K2. Ethische Commissie voor de telecommunicatie K2.001 Dossiers inzake de voorbereiding van het koninklijk besluit van 9 februari 2011 dat het dienstenaanbod van het type 0900, 070, sms met 4 cijfers,... regelt verstreken (hebben geen administratief nut meer verstreken (hebben geen administratief nut meer) Bewaren en overbrengen naar Bewaren en overbrengen naar K2.002 Dossiers inzake de samenstelling van de Ethische Commissie K2.003 Agenda's van de vergaderingen van de Ethische Commissie K2.004 Processen-verbaal van de vergaderingen van de Ethische Commissie 31

K2.005 Dossiers inzake het onderzoek naar overtredingen en adviezen over de inbreuken op de ethische code [Het definitieve besluit bevindt zich op de website beheerd door het BIPT: www.telethicom.be] K2.006 Jaarverslagen van de Ethische Commissie Een exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen. K2.007 Dossiers inzake klachten in verband met de ethische code [Ze worden doorgestuurd naar de ombudsdienst of naar de FOD Economie] 1 jaar K2.008 Dossiers inzake administratieve geschillen 3 jaar na de definitieve uitspraak K2.009 Dossiers inzake klassieke geschillen (bijv. het innen van schuldvorderingen) K3. Universele dienst 1 jaar na de definitieve uitspraak K3.001 Dossiers inzake de financiering van de Ombudsdienst door de operatoren [Het betreft een jaarlijkse financiering, die wordt berekend in verhouding tot de omzet van de operator] 2 jaar Zie reeks B2.006. 32

K3.002 Dossiers inzake de financiering door de operatoren van de investerings- en onderhoudskosten van een database, gecreëerd bij het BIPT, voor de toekenning van sociale tarieven [Sinds 2006. cf. Toepassing van artikel 30, 4-5, van de BIPTwet. Er zijn soms beroepen] 2 jaar Zie reeks B2.006. K4. Sociale tarieven K4.001 Dossiers inzake de toekenning van sociale tarieven via de telecomoperatoren [Papieren en elektronische dossiers. De dossiers worden geklasseerd volgens het INSZ-nr.] 2 jaar K4.002 Databank voor de toekenning van sociale tarieven Zolang de databank wordt gebruikt L. DIENST POSTMARKT L1. Postmarkt L1.001 Dossiers inzake de omzetting van wetten en koninklijke besluiten [Coördinatie met het kabinet] 33

L1.002 Dossiers inzake de beheerscontracten met bpost over de publieke taken [Evaluatie van de uitvoering van het beheerscontract met de Staat] L1.003 Dossiers inzake de machtiging van tariefverhogingen van bpost ( pricing ) 5 jaar Bewaren en overbrengen naar 5 jaar Bewaren en overbrengen naar L1.004 Dossiers inzake de dienstkwaliteit (cf. termijnen van bpost) 5 jaar Selecteren en overbrengen naar L1.005 Dossiers inzake de tevredenheid over bpost 5 jaar Selecteren en overbrengen naar Enkel de syntheseverslagen bewaren. De rest vernietigen. Enkel de syntheseverslagen bewaren. De rest vernietigen. L1.006 Dossiers inzake de controle en de certificering van de analytische boekhouding L1.007 Dossiers inzake aangiften [cf. certificaten als postoperatoren] L1.008 Dossiers inzake de verificatie van de berekening van de nettokosten van de universele postdienst 5 jaar Bewaren en overbrengen naar 5 jaar 5 jaar Bewaren en overbrengen naar L1.009 Dossiers inzake de houders van vergunningen voor universele postdiensten [2006-2010. De vergunning is 5 jaar geldig; verlenging is mogelijk] 10 jaar na het einde van de geldigheid van de vergunning 34

L1.010 Dossiers inzake vergunningen voor het verdelen van brieven 5 jaar L1.011 Dossiers inzake het versturen van vragenlijsten aan operatoren 5 jaar L1.012 Verslagen betreffende de verbintenissen die de operatoren moeten aangaan om zich te verbeteren [Ze worden per jaar en per operator geklasseerd. Gepubliceerd op de website van het BIPT] L1.013 Dossiers inzake de toewijzing van de persconcessie [Offerteaanvraag, analyse, gunning van de opdracht, briefwisseling,...] L1.014 Dossiers inzake de financiering van de Ombudsdienst voor de postsector door de operatoren [Sinds 2006] L1.015 Dossiers inzake de bijdrage aan de financiering van het BIPT (dienst Postmarkt) [cf. houders van actieve en passieve licenties] 5 jaar 2 jaar 2 jaar L1.016 Dossiers inzake statistieken en het Postobservatorium 5 jaar Selecteren en overbrengen naar L1.017 Dossiers inzake de organisatie van consumentenenquêtes 5 jaar Selecteren en overbrengen naar De syntheseverslagen bewaren; de rest vernietigen. Een exemplaar van elke vragenlijst en van het eindverslag bewaren; de andere documenten vernietigen. 35

L1.018 Dossiers inzake de aanwijzing van de aanbieder van de universele dienst Tot aan de aanwijzing van een nieuwe aanbieder Bewaren en overbrengen naar L1.019 Klachten- en geschillendossiers 10 jaar na de afsluiting van de zaak L1.020 Dossiers inzake de toegang tot de diensten die afhangen van de universele dienst en de postinfrastructuur L1.021 Dossiers inzake e-commerce 5 jaar Selecteren en overbrengen naar De syntheseverslagen bewaren; de overige documenten vernietigen. L1.022 Dossiers inzake de controle op de naleving door de operatoren van de wettelijke verplichtingen die hen worden opgelegd L2. Secretariaat van het Raadgevend Comité voor de Postdiensten 10 jaar Selecteren en overbrengen naar De syntheseverslagen bewaren; de overige documenten vernietigen. L2.001 Agenda's en bijgevoegde documenten L2.002 Processen-verbaal [Sinds 1995] 36

L2.003 Adviezen en aanbevelingen L2.004 Dossiers inzake de voorbereiding van reglementering L2.005 Jaarverslagen van het RCPD Een exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen. L2.006 Inkomende briefwisseling 10 jaar M. JURIDISCHE DIENST M.001 Officiële stukken ondertekend door de wetgevende of uitvoerende macht (originelen) M.002 Dossiers inzake de redactie van de voorontwerpen van wetten en besluiten M.003 Dossiers inzake administratieve geschillen 3 jaar na de definitieve uitspraak M.004 Dossiers inzake klassieke geschillen (innen van schuldvorderingen) 1 jaar na de definitieve uitspraak 37

M.005 Dossiers inzake geschillen over overheidsopdrachten 10 jaar na het afsluiten van de zaak M.006 Dossiers inzake de invordering van onbetaalde facturen [BIPT t.o.v. klanten, via tussenkomst van een advocaat] 10 jaar na het afsluiten van de zaak M.007 Dossiers inzake verzoeken om inzage in de administratieve dossiers [Wet betreffende de openbaarheid van bestuur van 11/04/1994] 10 jaar Zie reeks F1.004. N. PERSONEELSBEHEER N1. Opleidingen N1.002 Dossiers inzake de organisatie van de opleidingen [Bevatten het bestek, de offertes, de praktische informatie, ] 7 jaar N1.003 Databank voor de opvolging van de opleiding van de personeelsleden 75 jaar na de geboorte van het personeelslid N1.004 Documenten gegenereerd voor de opleidingen (syllabi, presentaties,...) 7 jaar Selecteren en overbrengen naar Cursussen en presentaties gegeven door interne medewerkers bewaren en overbrengen; de overige vernietigen. 38

N2. Personeelsdienst 1 N2.001 Register van de uitgaande post 10 jaar N2.002 Personeels- en arbeidsreglement 5 jaar na opmaak van een nieuwe versie Bewaren en overbrengen naar Het arbeidsreglement behoort in principe tot de sociale documenten en heeft in die zin een minimale van 5 jaar. N2.003 Dienstnota's [Verstuurd aan het personeel via e-mail] N2.004 Dossiers inzake het administratief, geldelijk en syndicaal statuut N2.005 Notulen en bijbehorende stukken van het overleg met de vakbonden N2.006 Dossiers inzake specifieke P&O-projecten (bijvoorbeeld: telewerk) 10 jaar Selecteren en overbrengen naar 10 jaar De dossiers inzake de zelf opgestelde regelingen bewaren; de overige vernietigen. 1 De dienst beheert de indiensttreding, de detacheringen, de ouderschapsverloven en de politieke verloven en de pensionering. 39

N2.007 Personeelsregister 5 jaar na opmaak van een nieuwe versie N2.008 Overzichten van het personeel (lijsten, enz.) Tot opmaak van een nieuwe versie N2.009 Individuele personeelsdossiers 75 jaar na het geboortejaar van het personeelslid Bewaren en overbrengen naar Bewaren en overbrengen naar Selecteren en overbrengen naar Het personeelsregister behoort in principe tot de sociale documenten en heeft in die zin een minimale van 5 jaar. De dossiers bewaren van de: - leidende ambtenaren (inclusief ad interim); - personeelsleden met een voor de instelling typerende functie; - markante personen op politiek, economisch, sociaal en/of cultureel vlak; - personeelsleden aangesteld als gevolg van buitengewone omstandigheden (vb. oorlog); - klokkenluiders, personeelsleden die illegale, immorele of onwettige praktijken van hun werkgever aan de kaak stelden; - geschorste of ontslagen personeelsleden. De overige dossiers vernietigen. 40

N2.010 Dossiers inzake de hogere functies [Toestemming van de Inspecteur van Financiën dat een ambtenaar van een lager niveau het werk doet van een hoger niveau] N2.011 Inlichtingenbladen van nieuwe personeelsleden (verstuurd naar PersoPoint) N2.012 Individuele rekeningen, loonafrekeningen en eventuele bijlagen [cf. sociale voordelen: studiebeurzen, terugbetaling van buitenschoolse activiteiten,...] N2.013 Register van wijzigingen van bezoldiging, burgerlijke stand, adres,... N2.014 Dossiers inzake voordelen voor gepensioneerden van het BIPT [cf. telefoonabonnement, treintickets,...] N2.015 Kopieën van aanvaarde facturen [NMBS, De Lijn,...] 10 jaar 1 jaar 5 jaar 5 jaar 5 jaar 2 jaar Zie reeks B2.006. N2.016 Werkloosheidscertificaten (formulieren C4) 5 jaar N2.017 Multifunctionele aangiften bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) 5 jaar N2.018 Onmiddellijke aangiften (DIMONA) bij de RSZ 6 maand 41

N2.019 Aangiften van sociale risico's (ASR) bij de RSZ 1 jaar N2.020 Stukken betreffende de inhoudingen en afdrachten (bedrijfsvoorheffing, RSZ, enz.) N2.021 Documenten betreffende de toelagen (vakantiegeld, kinderbijslag, overbruggingsgeld,...) 10 jaar 10 jaar N2.022 Aanwezigheidslijsten, prikklokgegevens en controlelijsten 1 jaar N2.023 Documenten betreffende het verlof (database, registers, roosters en fiches) 1 jaar N2.024 Documenten betreffende het ziekteverlof (attesten, enz.) 5 jaar N2.025 Aangiften van arbeidsongevallen [via Medex en de verzekeraar van het BIPT] N2.026 Dossiers inzake de toekenning van eervolle onderscheidingen in de nationale orden N2.027 Dossiers inzake de toekenning van burgerlijke eretekens en arbeidseretekens N2.028 Dossiers inzake opmerkelijke feiten en gebeurtenissen (stakingen, opvorderingen, enz.) 20 jaar 10 jaar 10 jaar 42

N2.029 Dossiers inzake de oplegging van tuchtstraffen aan individuele personeelsleden 75 jaar na het geboortejaar van het personeelslid Selecteren en overbrengen naar Deze maken doorgaans deel uit van het personeelsdossier en worden geselecteerd op basis van dezelfde criteria (zie reeks N2.009). N3. Human resources 2 N3.001 Dossiers inzake de opmaak en de opvolging van het personeelskader, de personeelsbehoeften en de personeelsplanning N3.002 Dossiers inzake de opmaak en de opvolging van het taalkader N3.003 Dossiers inzake de opmaak en de opvolging van het organigram N3.004 Dossiers inzake de organisatie van tevredenheidsonderzoeken en de acties die eruit voortvloeien N3.005 Dossiers inzake de uitwerking van functieprofielen en evaluatiemethoden 2 De dienst beheert de aanwerving, interne mutaties, individuele evaluaties en loopbaanonderbrekingen. 43

N3.006 Dossiers inzake externe aanwervingen (via Selor) 6 jaar Selecteren en overbrengen naar N3.007 Dossiers inzake de aanwervingen van de Fedict-medewerkers 6 jaar Selecteren en overbrengen naar N3.008 Dossiers inzake interne mutaties (met examen) 5 jaar Selecteren en overbrengen naar De processen-verbaal met de deelnemerslijst, de vragen en de resultaten bewaren; de overige stukken vernietigen. De processen-verbaal met de deelnemerslijst, de vragen en de resultaten bewaren; de overige stukken vernietigen. De documenten betreffende de goedkeuring van de Raad, evenals de deelnemerslijst, de vragen en de resultaten bewaren; de andere documenten vernietigen. N3.009 Dossiers inzake interne mutaties voor technici (zonder examen) [Lijsten van de voorkeurdiensten] N3.010 Dossiers inzake de bijzondere opdrachten (cf. artikel 82, 31 van het KB van 11/01/2007) 5 jaar 15 jaar Bevindt zich ook in het evaluatiedossier (zie reeks N3.014). N3.011 Stukken betreffende spontane kandidaturen 5 jaar N3.012 Dossiers inzake stagiairs ( beroepsinleving ) 5 jaar 44

N3.013 Stukken betreffende jobstudenten 5 jaar N3.014 Dossiers inzake de evaluatie van individuele personeelsleden 75 jaar na het geboortejaar van het personeelslid Selecteren en overbrengen naar Deze maken doorgaans deel uit van het personeelsdossier en worden geselecteerd op basis van dezelfde criteria (zie reeks N2.009). N3.015 Dossiers inzake bevorderingsexamens 15 jaar Selecteren en overbrengen naar De processen-verbaal met de deelnemerslijsten, de vragen, de resultaten en de kennisgeving aan het personeel bewaren; de andere stukken vernietigen. N3.016 Dossiers inzake loopbaanonderbrekingen [voor 2011 bevonden deze zich in het personeelsdossier] 75 jaar na het geboortejaar van het personeelslid N3.017 Registers voor de uitgaande post 10 jaar Zie reeks N2.001 O. DIENST TELECOMMARKT & MEDIA O1. Telecommarkt O1.001 Dossiers inzake de marktanalyse [Raadpleging van de operatoren, van de Raad voor de Mededinging, van de mediaregulatoren en van de Europese Commissie] 45

O1.002 Dossiers inzake de tenuitvoerbrenging van maatregelen O1.003 Dossiers inzake klachten van operatoren tegen hun concurrenten over de tenuitvoerbrenging van maatregelen of over de marktanalyses van het BIPT 10 jaar na het afsluiten van de zaak Bewaren en overbrengen naar Zie reeks M.004. O1.004 Dossiers inzake de studie van de prijzen van telecomproducten [Jaarlijks sinds 2012] O1.005 Kopieën van de vragenlijsten verstuurd door de OESO, de EC en het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (BEREC) 3 jaar Zie reeks E.004. O1.006 Dossiers inzake enquêtes gerealiseerd door het BIPT 5 jaar Selecteren en overbrengen naar Een exemplaar van elke vragenlijst en van het eindverslag bewaren; de overige documenten vernietigen. O1.007 Dossiers inzake de samenwerking met de regulatoren van de andere Europese landen en BEREC (Body of European Regulators for Electronic Communications) 10 jaar Selecteren en overbrengen naar De documenten die de Belgische standpuntbepaling weerspiegelen bewaren; de overige documenten vernietigen. De processen-verbaal, verslagen en documenten ontvangen van deze organisaties vernietigen. 46

O2. Media O2.001 Dossiers inzake de regulering van de (niet-franstalige en Nederlandstalige) media-operatoren te Brussel voor het aspect "distributie van programma's" O2.002 Dossiers inzake de regulering van de (niet-franstalige en Nederlandstalige) media-operatoren te Brussel voor het aspect "maken van programma's" O2.003 Vergunningen uitgereikt aan de (niet-franstalige en Nederlandstalige) media-operatoren te Brussel [Deze worden afgeleverd voor 9 jaar] O2.004 Briefwisseling met de Conseil supérieur de l Audiovisuel (CSA) en de Vlaamse Regulator voor de Media (VRM) over hun beider bevoegdheden [cf. het EDB] 10 jaar P. VERZOENINGSCOLLEGE P.001 Dossiers inzake de samenstelling van het Verzoeningscollege (cf. KB van 5 mei 2006 betreffende een verzoeningsprocedure voor het BIPT, art. 5) P.002 Dossiers inzake de verzoening tussen operatoren (cf. KB van 5 mei 2006, art. 2-4) 10 jaar na het b Selecteren en overbrengen naar De dossiers met precedentswaarde bewaren en overbrengen; de overige vernietigen 47

5740