Archief van de Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën en van de Hoge Raad van Financiën

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 152 Archief van de Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën en van de Hoge Raad van Financiën Archiefselectielijst 2015 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2015

2

3 ARCHIEF VAN DE STAFDIENST VOOR BELEIDSEXPERTISE EN -ONDERSTEUNING VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN EN VAN DE HOGE RAAD VAN FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2015

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 152 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification: Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 152 Archief van de Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën en van de Hoge Raad van Financiën Archiefselectielijst 2015 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2015

6

7 INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL... 5 INLEIDING... 7 LIJST VAN AFKORTINGEN... 9 ARCHIEFSELECTIELIJST STAFDIENST VOOR BELEIDSEXPERTISE EN -ONDERSTEUNING A. LEIDING A1. Algemene leiding van de administratie...15 A2. Beheer- en overlegorganen...15 B. ONDERSTEUNENDE FUNCTIES B1. Materieel beheer...15 B2. Personeelsbeheer...16 B3. Beheer van archief...16 B4. Beheer van de bibliotheek...17 B5. Beheer van originele wet- en regelgeving...18 B6. Officieuze coördinatie en publicatie van wet- en regelgeving...18 B7. Behandeling van parlementaire vragen...20 B8. Coördinatie van de communicatie...20 B9. Coördinatie van de samenwerking FOD Financiën - Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB)...21 C. OPMAAK VAN STUDIES EN ANALYSES C1. Opmaak van macro-economische studies en analyses...22 C2. Opmaak van fiscaal-budgettaire studies en analyses...23 C3. Berekening van belastingaandeel eigen middelen Europese Economische Gemeenschap - Europese Unie / luik BTW-middelen...23 D. OPMAAK VAN FISCALE WETGEVING D1. Inkomstenbelastingen (personenbelasting, belasting niet-inwoners, vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting)

8 D2. Met inkomstenbelastingen gelijkgestelde belastingen (verkeersbelasting, belasting inverkeerstelling, belasting op spelen en weddenschappen, belasting op automatische ontspanningstoestellen grotendeels geregionaliseerd)...24 D3. BTW...24 D4. Douane en Accijnzen (pro memorie)...26 D5. Registratie-, hypotheek- en griffierechten, successierechten...26 D6. Zegelrechten (pro memorie)...27 D7. Diverse rechten en taksen (tot 2006: met het zegel gelijkgestelde taksen ): taks op de beursverrichtingen en de reporten, jaarlijkse taks op de verzekeringsverrichtingen, jaarlijkse taks op de winstdeelnemingen, jaarlijkse taks op de winstdeelnemingen, uitzonderlijke taks op de stortingen bestemd voor het langetermijnsparen, belasting voor aanplakking, jaarlijkse taks op de kredietinstellingen...27 D8. Internationale samenwerking...28 E. COÖRDINATIE VAN INTERNATIONALE BETREKKINGEN F. COÖRDINATIE VAN HET RISICOBEHEER HOGE RAAD VAN FINANCIËN A. SECRETARIAAT VAN DE HOGE RAAD VAN FINANCIËN

9 INLEIDING Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden, en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer van de werkprocessen, in het bijzonder voor het document- en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 7

10

11 LIJST VAN AFKORTINGEN AFZ BEO BNI BS BTW Ci. CIRCABC DBV DI DIRCOM DVB EL ELTT ELTZ ETL FOD HJEU IB MI OESO OV PB RPB RV UE Administratie Fiscale Zaken Beleidsexpertise en -ondersteuning Belasting Niet-Inwoners Belgisch Staatsblad Belasting over de Toegevoegde Waarde Classement impôts Communication and Information Resource Centre for Administrations,. Businesses and Citizens dubbelbelastingverdragen onbekend, I staat mogelijk voor Internationa(al) Directiecomité Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken Enregistrement - Législation Enregistrement - Législation - Taxes assimilés au Timbre Enregistrement - Législation - Timbre - Zegel Enregistrement - TVA - Législation Federale Overheidsdienst Hof van Justitie van de Europese Unie Inkomstenbelastingen onbekend, I staat mogelijk voor Internationa(al) Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling Onroerende Voorheffing Personenbelastingen Rechtspersonenbelasting Roerende Voorheffing Union Européenne 9

12 Ven. B. VENB VN WGB Vennootschapsbelastingen Vennootschapsbelastingen Verenigde Naties Wetboek van de met de inkomstenbelastingen gelijkgestelde belastingen 10

13 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefreeksen worden in de selectielijst niet volgens de organisatiestructuur van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten tot stand kwamen of ontvangen werden. Om de reeksen van uw dienst terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde bewaartermijnen, zie het studiedossier. Definitieve bestemming van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: bewaren en : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief selecteren en : gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief vernietigen: integrale vernietiging. 11

14 Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve bestemmingen, zie het studiedossier. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. 12

15 STAFDIENST VOOR BELEIDSEXPERTISE EN -ONDERSTEUNING

16

17 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A. LEIDING A1. ALGEMENE LEIDING VAN DE ADMINISTRATIE A1.001 Stukken overgemaakt aan de leidend ambtenaar (digitaal, geordend per reeks en dossiernummer) 2009-heden 10 jaar Vernietigen Dit zijn dubbels. De originele stukken worden bewaard door de verantwoordelijke diensten. A1.002 Stukken betreffende Coperfin (papier) 2004 verstreken Vernietigen A1.003 Jaarverslagen, publicaties en brochures van andere instellingen en diensten (papier) 1981-heden 5 jaar Vernietigen A2. BEHEER- EN OVERLEGORGANEN A2.001 Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Financiën (papier, chronologisch geordend) verstreken Vernietigen Dit zijn dubbels. De originele stukken worden bewaard door de Stafdienst P&O en de Diensten van de Voorzitter. B. ONDERSTEUNENDE FUNCTIES B1. MATERIEEL BEHEER B1.001 Dossiers van het economaat (papier, geordend op dossiernummer) verstreken Vernietigen 15

18 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming B2. PERSONEELSBEHEER B2.001 Personeelslijsten (digitaal) 2006-heden 10 jaar Bewaren en Een oudere personeelsdatabank is niet bewaard gebleven. B2.002 Personeelsdossiers (papier, geordend op dossiernummer) 1996-heden Tot vertrek van het personeelslid Bij pensionering: vernietigen Bij overstap naar andere administratie: mee overdragen Deze dossiers bevatten louter dubbels. De originelen werden vroeger bewaard door het Algemeen Secretariaat, nu door de Stafdienst P&O. B2.003 Prikklokkaarten [1996] jaar Vernietigen B3. BEHEER VAN ARCHIEF B3.001 Inventaris van de activiteiten van de dactylografiediensten (digitaal) B3.002 Werkdocumenten dactylografiediensten (digitaal, geordend per reeks, jaar en dossiernummer) 2000-heden 3 jaar Vernietigen 1996-heden 10 jaar Selecteren en De bestanden worden voor verder gevolg overgemaakt aan de verantwoordelijke diensten. Enkel te bewaren indien papieren dossiers minder volledig zouden zijn, zo niet vernietigen. 16

19 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming B3.003 Indicateur, databank voor registratie en opvolging van dossiers met vermelding van dossiernummer, onderwerp, datum van ontvangst en naam afzender en/of datum van verzending en naam bestemmeling (digitaal, geordend per reeks en daarbinnen op dossiernummer) 1996-heden 20 jaar Bewaren en De belangrijkste reeksen zijn: - QPV, parlementaire vragen; - Economaat; - Personeel; - AFZ/AAF, wetgevingsdossiers; - BS/MB, publicatie BS; - Informatieambtenaar. B4. BEHEER VAN DE BIBLIOTHEEK B4.001 Aanwinstenregisters (papier, sinds 2011 ook digitaal) [1860]-heden 10 jaar na (retroactieve) opname van alle relevante gegevens in de catalogus Vernietigen B4.002 Stukken betreffende de aanwinsten: dubbels van bestelbonnen, dubbels van facturen, verzendingslijsten, enz. en bijhorende steekkaarten of tabellen (papier en digitaal) 1980-heden 5 jaar Vernietigen B4.003 Catalogus (digitaal) 2014-heden Tot invoering nieuwe versie Vernietigen B4.004 Inschrijvingsformulieren van lezers (papier) 2008-heden Tot definitief vertrek betrokken ambtenaar bij de FOD Vernietigen 17

20 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming B4.005 Krantenknipselcollectie van de vroegere Eurodesk met betrekking tot de invoering van de euro (papier, chronologisch geordend) verstreken Bewaren en B5. BEHEER VAN ORIGINELE WET- EN REGELGEVING B5.001 Originele koninklijke besluiten van het Ministerie / de FOD Financiën (papier, chronologisch geordend) B5.002 Originele ministeriële besluiten van het Ministerie / de FOD Financiën (papier, chronologisch geordend) 1946-heden 70 jaar Bewaren en 1946-heden 70 jaar Bewaren en Deze uit de periode zijn reeds overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief. Deze uit de periode zijn reeds overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief. B6. OFFICIEUZE COÖRDINATIE EN PUBLICATIE VAN WET- EN REGELGEVING B6.001 Steekkaartensystemen van de documentatie- en collatiediensten van de voormalige Administratie der Directe Belastingen (papier, per trefwoord, per directie/dienst, enz.) B6.002 Dossiers van de documentatie- en collatiediensten van de voormalige Administratie der Directe Belastingen (papier) jaar Selecteren en jaar Vernietigen Steekkaarten per trefwoord bewaren, de overige vernietigen. 18

21 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn B6.003 Publicaties van de voormalige Administratie der Directe Belastingen en van de voormalige Administratie BTW (papier) Definitieve bestemming - Bestuurlijke Verzameling Bulletin der Belastingen BTW-revue jaar Selecteren en Overbrengen indien de over te brengen reeksen bij de Algemene Administratie Fiscaliteit en het Rijksarchief onvolledig zouden zijn, vernietigen indien dit wel het geval zou zijn. B6.004 Stukken ontvangen van fiscale administraties met het oog op hun opname in Fisconet(plus) [papier (tot 2014) en digitaal] B6.005 Fisconetplus, fiscaal-juridische databank met publicatie-, portaal- en zoekmotormodules (digitaal) 2004-heden 10 jaar Vernietigen 2008-heden 30 jaar Inhoud publicatiemodule bewaren en Fisconetplus omvat wetboeken, parlementaire vragen, instructies, circulaires, omzendbrieven, precedenten, (geanonimiseerde) rechtspraak, controlemodellen en cursusmateriaal. Van het jaarlijks WIB wordt wegens de vele wijzigingen na 5 jaar louter een eindversie in PDF bewaard. De informatie uit de oudere databanken Basis ( ), Docufisc en Codifisc ( ) en Fisconet ( ) werd telkens gemigreerd en is integraal opgenomen in Fisconetplus. 19

22 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming B6.006 Dossiers inzake de opmaak van de officieuze gecoördineerde wetboeken (papier en digitaal, per dienst/medewerker) B6.007 Officieuze gecoördineerde wetboeken (papier en digitaal) B6.008 Dossiers inzake de publicatie van wet- en regelgeving in het Belgisch Staatsblad (BS, papier en digitaal) [2004]-heden 10 jaar Vernietigen [2001]-heden 10 jaar Selecteren en 1996-heden 3 jaar Vernietigen Bewaren indien niet opgenomen in Fisconetplus, vernietigen indien dit wel het geval zou zijn. B7. BEHANDELING VAN PARLEMENTAIRE VRAGEN B7.001 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen (papier) - van de Administratie Fiscale Zaken 1996-heden 30 jaar Vernietigen Sommige dossiers worden door het Ordebureau bewaard (reeks QPV, geordend op dossiernummer), andere door diensten zelf. - van de Studiedienst 1980-heden 20 jaar Vernietigen B8. COÖRDINATIE VAN DE COMMUNICATIE B8.001 Stukken betreffende de behandeling van vragen van burgers door de informatieambtenaar (digitaal, ) 2008-heden 3 jaar Vernietigen 20

23 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn B8.002 Internet- en intranetsite(s) 2000-heden Tot invoering nieuwe versie Definitieve bestemming Selecteren en De look and feel van elke site dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden. B9. COÖRDINATIE VAN DE SAMENWERKING FOD FINANCIËN - DIENST VOORAFGAANDE BESLISSINGEN IN FISCALE ZAKEN (DVB) B9.001 Dossiers inzake de algemene coördinatie van de samenwerking tussen DVB en andere diensten van de FOD Financiën buiten het kader van de concrete prefilingdossiers en aanvraagdossiers tot voorafgaande beslissing in fiscale zaken (digitaal) B9.002 Dossiers inzake de opvolging van de prefilingaanvragen tot voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (digitaal, geordend op dossiernummer DVB) B9.003 Tabellen voor de opvolging van de aanvragen tot voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (digitaal) B9.004 Databank voor de opvolging van de aanvragen tot voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (digitaal) B9.005 Dossiers inzake de opvolging van de aanvragen tot voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (digitaal, geordend op dossiernummer DVB) 2003-heden 20 jaar Vernietigen De informatie is ook en voornamelijk te vinden bij andere administraties van de FOD of bij DVB heden 20 jaar Vernietigen De informatie is ook en voornamelijk te vinden bij DVB jaar Bewaren en 2006-heden 30 jaar Bewaren en 2003-heden 20 jaar Vernietigen De informatie is ook en voornamelijk te vinden bij DVB. 21

24 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming C. OPMAAK VAN STUDIES EN ANALYSES C1. OPMAAK VAN MACRO-ECONOMISCHE STUDIES EN ANALYSES C1.001 Nota s (papier en digitaal, chronologische ordening) C1.002 Stukken betreffende de opmaak van macroeconomische en fiscale studies: briefwisseling, nota s, enz. (papier en digitaal, ordening per medewerker, oudere stukken grotendeels ongeordend) C1.003 Stukken betreffende de opmaak van publicaties en rapporten (papier en digitaal, ordening per publicatie) C1.004 Publicaties en rapporten (papier en digitaal, ordening per publicatie) 1976-heden 30 jaar Bewaren en 1970-heden 30 jaar Bewaren en 2008-heden 3 jaar Vernietigen [1945]-heden 30 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren en Eventuele tussen de stukken aangetroffen gedrukte parlementaire stukken, uittreksels uit het Belgisch Staatsblad en documentatie kunnen vernietigd worden. Deze selectiebeslissing is eveneens van toepassing op van andere administraties ontvangen publicaties of rapporten die niet of slechts onvolledig bewaard zijn, zoals de rapporten van de maandelijkse schatkisttoestanden uit de periode vóór 1957 (zie de archiefselectielijst voor de Administratie van de Thesaurie uit 2009, reeks C1.002). 22

25 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming C1.005 Stukken betreffende beantwoording van vragenlijsten van Europese en internationale organisaties (papier en digitaal, ordening per organisatie) 1980-heden 5 jaar Vernietigen De informatie is ook en voornamelijk te vinden bij organisaties in kwestie. C2. OPMAAK VAN FISCAAL-BUDGETTAIRE STUDIES EN ANALYSES C2.001 Stukken betreffende de opmaak van fiscaalbudgettaire studies en analyses: thesaurieramingen, ramingen van fiscale ontvangsten en fiscale statistieken Onbekend 30 jaar Bewaren en Wegens gebrek aan medewerking van de Cel Begroting, fiscale ontvangsten en statistieken is geen informatie beschikbaar en worden alle stukken veiligheidshalve aangeduid als blijvend te bewaren en over te brengen na 30 jaar. C3. BEREKENING VAN BELASTINGAANDEEL EIGEN MIDDELEN EUROPESE ECONOMISCHE GEMEENSCHAP - EUROPESE UNIE / LUIK BTW-MIDDELEN C3.001 Steekkaarten inzake de berekening en verantwoording van het Belgische belastingaandeel in de eigen middelen van de Europese Economische Gemeenschap - Europese Unie - luik BTW-middelen (papier, ordening per trefwoord) C3.002 Dossiers inzake de berekening en verantwoording van het Belgische belastingaandeel in de eigen middelen van de Europese Economische Gemeenschap - Europese Unie - luik BTW-middelen (papier en digitaal; tot 2012 chronologische ordening per jaar, daarbinnen per thema, vanaf 2012 ordening per thema, daarbinnen chronologisch) [ ] 50 jaar Bewaren en [1968-heden] 50 jaar Selecteren en De voorbereidende stukken uit de periode , de eindversie van de jaarlijkse berekeningen en de controleverslagen bewaren, de dubbels, kladversies en eventueel inhoudelijk minder interessante stukken vernietigen. 23

26 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming D. OPMAAK VAN FISCALE WETGEVING D1. INKOMSTENBELASTINGEN (PERSONENBELASTING, BELASTING NIET-INWONERS, VENNOOTSCHAPSBELASTING, RECHTSPERSONENBELASTING) D1.001 Dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (Ci.D.19, papier, chronologisch geordend op datum van wet of koninklijk besluit) D1.002 Dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (AFZ, papier en digitaal, geordend op volgnummer) jaar Bewaren en 1996-heden 50 jaar Bewaren en D2. MET INKOMSTENBELASTINGEN GELIJKGESTELDE BELASTINGEN (VERKEERSBELASTING, BELASTING INVERKEERSTELLING, BELASTING OP SPELEN EN WEDDENSCHAPPEN, BELASTING OP AUTOMATISCHE ONTSPANNINGSTOESTELLEN GROTENDEELS GEREGIONALISEERD) D2.001 Dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (AFZ, papier en digitaal, geordend op volgnummer) D3. BTW D3.001 Inventarissen van de dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (ETL, papier en digitaal) 1996-heden 50 jaar Bewaren en jaar Bewaren en De oudere dossiers uit de periode worden bewaard door de Algemene Administratie van de Fiscaliteit en worden vermeld in de archiefselectielijst voor de administratie uit 2014 (reeks C5.001). 24

27 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming D3.002 Dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (ETL, papier en digitaal, geordend op volgnummer) D3.003 Lijsten van de dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (AFZ, digitaal) D3.004 Dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (AFZ, papier en digitaal, geordend op volgnummer) D3.005 Lijsten van de dossiers inzake de becommentariëring van door parlementsleden ingediende wetsvoorstellen (AFZ, digitaal) D3.006 Dossiers inzake de becommentariëring van door parlementsleden ingediende wetsvoorstellen (AFZ, papier en digitaal, geordend op volgnummer) D3.007 Steekkaartensysteem en lijsten met opgave van wijzigingen aan wet- en regelgeving (papier en digitaal) D3.008 Concordantie- en wijzigingstabellen (papier en digitaal) jaar Bewaren en 1996-heden 50 jaar Bewaren en 1996-heden 50 jaar Bewaren en 2000-heden 50 jaar Bewaren en 2000-heden 50 jaar Bewaren en 1985-heden 50 jaar Bewaren en 2008-heden Tot afsluiting Vernietigen Deze opdracht werd pas op een later tijdstip, omstreeks 2000, door de Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit (nu: Fiscaliteit) overgedragen aan AFZ. 25

28 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn D4. DOUANE EN ACCIJNZEN (PRO MEMORIE) Definitieve bestemming D4.001 Dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving Niet van toepassing Niet van toepassing Niet van toepassing Deze bevoegdheid ressorteert onder de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen. De dossiers worden vermeld in de archiefselectielijst voor de administratie uit 2012 (rubriek B.6). D5. REGISTRATIE-, HYPOTHEEK- EN GRIFFIERECHTEN, SUCCESSIERECHTEN D5.001 Inventarissen van de dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (EL, papier) D5.002 Dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (EL, papier, ordening op volgnummer) D5.003 Databank van de dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (digitaal) jaar Bewaren en jaar Bewaren en 1996-heden 30 jaar Bewaren en Een vroeger steekkaartensysteem kon (voorlopig) niet meer getraceerd worden. Eén dossier inzake de griffierechten dateert uit Een aantal dossiers werden ontleend door de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie, zoals deze inzake de Commissie Hypothecaire Hervorming met kenmerk EL/414 die vermeld worden in de archiefselectielijst voor de administratie uit 2012 (reeksen O.1.01 en 02). 26

29 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming D5.004 Dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving en/of adviezen over de technische haalbaarheid van gewestelijke wet- en regelgeving (papier, ordening op volgnummer) 1996-heden 30 jaar Bewaren en D6. ZEGELRECHTEN (PRO MEMORIE) D6.001 Dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (ELTZ, papier, ordening op volgnummer) Niet van toepassing Niet van toepassing Deze dossiers werden omstreeks overgemaakt aan de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie. D7. DIVERSE RECHTEN EN TAKSEN (TOT 2006: MET HET ZEGEL GELIJKGESTELDE TAKSEN ): TAKS OP DE BEURSVERRICHTINGEN EN DE REPORTEN, JAARLIJKSE TAKS OP DE VERZEKERINGSVERRICHTINGEN, JAARLIJKSE TAKS OP DE WINSTDEELNEMINGEN, JAARLIJKSE TAKS OP DE WINSTDEELNEMINGEN, UITZONDERLIJKE TAKS OP DE STORTINGEN BESTEMD VOOR HET LANGETERMIJNSPAREN, BELASTING VOOR AANPLAKKING, JAARLIJKSE TAKS OP DE KREDIETINSTELLINGEN D7.001 Dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (ELTT, papier, ordening op volgnummer) D7.002 Dossiers inzake de opmaak of wijziging van wet- en regelgeving (AFZ, papier, ordening op volgnummer) D7.003 Dossiers inzake de toepassing van wet- en regelgeving (diverse codes, papier, ordening op volgnummer) jaar Bewaren en 2004-heden 50 jaar Bewaren en 1934-heden 50 jaar Selecteren en Principedossiers bewaren, routinedossiers vernietigen. 27

30 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming D8. INTERNATIONALE SAMENWERKING D8.001 Dossiers inzake de opvolging van de wetgevinggerelateerde beroepen en prejudiciële vragen bij het Grondwettelijk Hof en het Europees Hof van Justitie (AFZ, papier en digitaal, geordend op volgnummer) D8.002 Dossiers inzake de bilaterale samenwerking met betrekking tot inkomstenbelastingen (papier, geordend per land) 1996-heden 20 jaar Vernietigen De informatie is ook en voornamelijk te vinden bij het Grondwettelijk Hof en het Europees Hof van Justitie. Opgelet: de originele verdragsteksten worden bewaard door de FOD Buitenlandse Zaken. - dossiers inzake de dubbelbelastingverdragen (DBV) 1960-heden - dossiers inzake de administratieve akkoorden (informatie-uitwisseling, arbitrage, enz.) 1960-heden 10 jaar na inwerkingtreding nieuw verdrag 10 jaar na inwerkingtreding nieuw akkoord Bewaren en Bewaren en Documentatie (wetgeving van en akkoorden tussen andere landen) en stukken betreffende de vertaling mogen reeds op een vroeger tijdstip vernietigd worden. D8.003 Dossiers inzake de opmaak van circulaires met becommentariëring van de bilaterale samenwerking met betrekking tot inkomstenbelastingen (papier) - geordend per land 1965-heden 10 jaar na inwerkingtreding nieuwe regeling Vernietigen - geordend per artikel Belgisch model 1965-heden 50 jaar Vernietigen De circulaires werden/worden gepubliceerd in het Bulletin van de Administratie der Directe Belastingen en/of op Fisconet. 28

31 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn D8.004 Dossiers inzake de opmaak of wijziging en interpretatie van reglementering met betrekking tot inkomstenbelastingen binnen de Europese Unie (papier, UE, ordening per rubriek en digitaal) Definitieve bestemming - van de EU ontvangen stukken 1998-heden 10 jaar Vernietigen - stukken die een Belgisch standpunt staven 30 jaar Bewaren en D8.005 Dossiers inzake de bepaling van Belgische standpunten met betrekking tot inkomstenbelastingen binnen de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (papier en digitaal, per medewerker of orgaan) - van de OESO ontvangen stukken 1975-heden 10 jaar Vernietigen - stukken die een Belgisch standpunt staven D8.006 Dossiers inzake de bepaling van Belgische standpunten met betrekking tot inkomstenbelastingen binnen het Committee of Experts on International Cooperation in Tax Matters van de Verenigde Naties (papier, chronologische ordening) 50 jaar Bewaren en 2000-heden 10 jaar Vernietigen Door het roterend lidmaatschap varieert de rol van België tussen lid en waarnemer. Vrijwel alle belangrijke informatie wordt online en in het jaarverslag van het comité gepubliceerd. 29

32 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming D8.007 Databank van de dossiers inzake BTW (digitaal) 2000-heden 50 jaar Bewaren en D8.008 Dossiers inzake BTW (papier, ET/MI, ET/DI, enz. en digitaal, per instelling en per rubriek) De oudere dossiers zijn mogelijk deels verloren gegaan bij de verhuis van de Financiëntoren naar North Galaxy in dossiers inzake de opmaak of wijziging van reglementering op Europees of internationaal vlak - principedossiers - interpretatie Europese reglementering - van de EU ontvangen stukken (ook raadpleegbaar via CIRCABC) 1978-heden 50 jaar Bewaren en 1978-heden 20 jaar Vernietigen - stukken die een Belgisch standpunt staven 50 jaar Bewaren en - dossiers inzake de opvolging van gerechtelijke geschillen en prejudiciële vragen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie 1978-heden 20 jaar Vernietigen De informatie is ook en voornamelijk te vinden bij het HJEU. De memories kunnen desgewenst pas na 50 jaar vernietigd worden. 30

33 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming E. COÖRDINATIE VAN INTERNATIONALE BETREKKINGEN E.001 Dossiers inzake de zetelakkoorden en/of (deel)akkoorden inzake voorrechten en immuniteiten van internationale organisaties als NAVO, SHAPE, Rode Kruis, enz. (papier en digitaal, geordend per organisatie, daarbinnen per rubriek of dossier) 1950-heden tot opheffing van de organisatie Bewaren en E.002 Dossiers inzake de opvolging van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (papier en digitaal) E.003 Dossiers inzake de opvolging van de Financial Action Task Force (on Money Laundering) (FATF) (papier en digitaal) 2001-heden 20 jaar Selecteren en 2000-heden 20 jaar Selecteren en Stukken die een Belgisch standpunt staven bewaren, de overige vernietigen. Stukken die een Belgisch standpunt staven bewaren, de overige vernietigen. E.004 Dossiers inzake de opvolging van de Group of States against Corruption (GRECO) van de Raad van Europa (papier en digitaal) E.005 Dossiers inzake de opvolging van het European Antifraud Office (OLAF) van de Europese Unie (papier en digitaal) 2003-heden 20 jaar Vernietigen De belangrijkste gegevens zijn terug te vinden bij de FOD Justitie heden 20 jaar Vernietigen De belangrijkste gegevens zijn terug te vinden bij de FOD Justitie. 31

34 Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming E.006 Dossiers inzake de opvolging van het handelsbeleid van de Europese Unie (papier en digitaal, geordend per thema) 1990-heden 20 jaar Vernietigen De belangrijkste gegevens zijn terug te vinden bij de FOD Buitenlandse Zaken en de EU. E.007 Dossiers inzake de bilaterale samenwerking (papier en digitaal, geordend per land) E.008 Dossiers inzake de opvolging van de Interministeriële Economische Commissie (IEC) (papier en digitaal) 1983-heden 20 jaar Selecteren en Selecteren in overleg met het Rijksarchief op basis van de intensiteit van de samenwerking (structureel dan wel incidenteel). - van de IEC ontvangen (jaar)verslagen 10 jaar Vernietigen 1990-heden - overige stukken 20 jaar Vernietigen De belangrijkste gegevens zijn terug te vinden bij de FOD Economie. E.009 Dossiers inzake de opvolging van de Multilaterale Coördinatie (Coormulti) en de Europese Coördinatie (DGE) van de FOD Buitenlandse Zaken (papier en digitaal) 2005-heden 20 jaar Vernietigen De belangrijkste gegevens zijn terug te vinden bij de FOD Buitenlandse Zaken. F. COÖRDINATIE VAN HET RISICOBEHEER F Vrij recente materie waardoor nog geen richtlijnen verstrekt kunnen worden. 32

35 HOGE RAAD VAN FINANCIËN

36

37 Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A. SECRETARIAAT VAN DE HOGE RAAD VAN FINANCIËN A1.001 Jaarverslagen (papier) A1.002 Briefwisseling (papier) A1.003 Stukken betreffende de organisatie en werking: oprichting, installatie, reglement van orde, benoeming van leden (papier) 1969-heden 30 jaar Bewaren en jaar Bewaren en 1969-heden 30 jaar Bewaren en Deze worden tevens gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. A1.004 Notulen en bijhorende stukken van de plenaire Raad en van de diverse secties, afdelingen, commissies en werkgroepen (papier) 1937, , 1969-heden 30 jaar Bewaren en Voor de periode 1937 en werden enkel de notulen en bijhorende stukken van de (5 de ) fiscale sectie aangetroffen. De reeks vertoont lacunes door verloren stukken, periodes van inactiviteit, en/of niet opmaak van notulen. A1.005 Adviezen van de Hoge Raad en van de diverse secties, afdelingen, commissies en werkgroepen (papier en digitaal) 1969-heden 30 jaar 1 exemplaar bewaren en 35

38 5440