ARCHIEF VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN DE BENELUX ARCHIEFSELECTIELIJST 2012

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 95 ARCHIEF VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN DE BENELUX ARCHIEFSELECTIELIJST 2012 door Geert LELOUP Brussel 2012

2

3 ARCHIEF VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN DE BENELUX ARCHIEFSELECTIELIJST 2012 door Geert LELOUP Brussel 2012

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde en en digitale archiefen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei massa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke en en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

6

7 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE... 5 LIJST VAN AFKORTINGEN... 7 ARCHIEFSELECTIELIJST A. Organisatie en interne werking A.1. Administratief beheer A.2. Juridisch beheer A.3. Financieel beheer A.4. Personeelsbeheer A.5. Materieel beheer A.6. ICT-beheer A.7. Communicatie en public relations A.8. Vertalingen en tolken B. Bevoegdheden B.1. Ondersteuning Benelux-samenwerking

8 Secretariaat-Generaal Benelux 6

9 Secretariaat-Generaal Benelux LIJST VAN AFKORTINGEN ABNL AD AG AJ AP AR ARP AZ BBIE BBTM BCKB BEB BEU BLEU BMB BNL BOIE BU Admiraliteit Benelux Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen Agenda Bijzondere Commissie Administratieve en Strafrechtelijke Samenwerking Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen afdeling Algemene Zaken en Ruimtelijke Ordening Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij Afdeling Algemene Zaken Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom Benelux-Bureau voor Tekeningen of Modellen Bijzondere commissie voor Kwaliteitsverklaringen in de Bouw Commissie voor Buitenlandse Economische Betrekkingen Benelux Economische Unie Belgisch-Luxemburgse Economische Unie Benelux Merkenbureau Benelux Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom Bijzondere commissie voor de Vergelijking der Begrotingen van Overheids- en Semioverheidsinstellingen CAC CAD CBPC CIC CLIM CM CO Raad voor de Handelsakkoorden Administratieve Raad voor de Douaneregelingen Werkgroep Consumentenbescherming Commissie voor Industrie en Handel overleg inzake klimaat en milieu Bijzondere Commissie voor de Middenstand Convocatie 7

10 Secretariaat-Generaal Benelux COG COL COM COOP CRB D DF EEG EMU EN ESRA ET EU GS HO HPA I IMI IPR IZ J (1) J (2) JEU JUR KvK LM LOG Centrale Overleggroep College Dienst Boekhouding Expertengroep Politiële en justitiële samenwerking Centrale Raad voor het Bedrijfsleven Team Duurzame Ontwikkeling Commissie voor Douane en Belastingen Europese Economische Gemeenschap Economische en Monetaire Unie Bijzondere Commissie voor Energie Economische en Sociale Raad van Advies Commissie voor het Vrije Verkeer en de Vestiging van Personen Europese Unie Werkgroep Grensoverschrijdende Samenwerking (Zee)Havenoverleg Commissie voor de Harmonisatie Landbouwpolitiek Dienst Bedrijfsvoering Afdeling Interne Markt Raadgevende Interparlementaire Beneluxraad Afdeling Interne Zaken Commissie voor Justitie Team Justitie en Binnenlandse Zaken Werkgroep Jeugdbeleid Juridische afdeling Kamers van Koophandel Commissie voor Leefmilieu overleg inzake logistiek 8

11 Secretariaat-Generaal Benelux M MD MF NO P PRO PV R R/a R/jur RDP REB REG REU RIZIV RO S SO SP SE SG SO SP ST P PR T (1) T (2) Team Markt Afdeling Markt en Duurzame Ontwikkeling Commissie voor Monetaire en Financiële Vraagstukken nota / brief Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer Programmatisch Centrum proces-verbaal Raad Economische Unie Raad Economische Unie in beperkte samenstelling Comité van Juristen Vergadering Voorzitters raden Werkgroep Economische Samenwerking en Regionaal Economisch Beleid Afdeling Ruimtegebonden Grensoverschrijdende Samenwerking Raad Economische Unie Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering Bijzondere Commissie voor Ruimtelijke Ordening Stafbureau Afdeling Strategie en Organisatie Afdeling Veiligheid en Externe relaties Sociaal-economische Afdeling Secretariaat-Generaal Commissie voor Sociale Vraagstukken Bijzondere Commissie voor de Volksgezondheid Bijzondere Commissie voor de Coördinatie Statistiek Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer Public Relations Bijzondere Commissie voor het Toerisme Dienst Taal 9

12 Secretariaat-Generaal Benelux TS VE VVSA Afdeling Ruimte en Mens Commissie voor het Verkeer overleg secretarissen-generaal inzake voedselveiligheid 10

13 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefen, hun bewaartermijn en hun definitieve. Het Secretariaat-Generaal Benelux weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De bevoegdheden De bevoegdheden worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. s De codes bieden de mogelijkheid om elke archief moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren bij contacten tussen het Rijksarchief en het Secretariaat-Generaal Benelux. Deze codes houden geen enkel verband met de eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefen Het archief wordt per archief omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Drager De drager is het materiaal waarop de gegevens worden vastgelegd:,, en of andere dragers. Datering (uiterste data) De datering archiefen gebeurt op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier en geeft dus aan welke periode de archief overspant. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door het Secretariaat-Generaal Benelux en geeft aan hoe lang deze de archiefen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen goede werking te kunnen garanderen als in het kader informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de auteur selectielijst en het Secretariaat-Generaal Benelux. Een bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige en vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de geen nut meer bezit. Wanneer de in kwestie niet langer aangevuld wordt én in zijn geheel geen enkel administratief nut meer bezit, dan wordt bij de bewaartermijn vermeldt dat deze verstreken is. Tot slot nog signaleren dat bij de berekening termijn het lopend jaar niet mag meegerekend worden. Stukken uit 2002 met een bewaartermijn van 10 jaar kunnen bijvoorbeeld pas vanaf januari 2013 vernietigd worden. 11

14 Secretariaat-Generaal Benelux De definitieve wordt, in overleg, bepaald door het Rijksarchief en het Secretariaat-Generaal Benelux, op basis cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de nadere selectie. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie archief in kwestie. 12

15 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A. ORGANISATIE EN INTERNE WERKING A.1. ADMINISTRATIEF BEHEER A Agenda s ingekomen brieven 1974-heden 5 jaar bewaren A Minuten van verzonden nota s en brieven en bijhorende inschrijvingslijsten (per entiteit) 1960-heden 5 jaar selecteren Selecteren op basis inhoud en de herkomst. Basisregel is dat interne stukken vernietigd kunnen worden en externe stukken blijvend bewaard moeten worden. A Dossiers inzake de doorlichting en reorganisatie van het Secretariaat-Generaal en de Benelux-instellingen 1988-heden 5 jaar bewaren A Stukken betreffende de coördinatie bedrijfsvoering 2005-heden 5 jaar vernietigen Deze informatie is ook terug te vinden in de stukken van het College van Secretarissen- Generaal en/of bij de betrokken diensten. A Dossiers inzake de opmaak van vierjaarlijkse Gemeenschappelijke werkprogramma s 2012-heden 5 jaar vernietigen 13

16 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A Gemeenschappelijke werkprogramma s 2012-heden 30 jaar bewaren A Dossiers inzake de opmaak van jaarplannen 2008-heden 1 jaar vernietigen A Jaarplannen 2009-heden 30 jaar bewaren A Dossiers inzake de opmaak van jaarverslagen 2009-heden 1 jaar vernietigen A Jaarverslagen 1972-heden 30 jaar bewaren De jaarverslagen worden tevens overgemaakt aan het Beneluxparlement en uitgegeven als gedrukt parlementair stuk. A Raad Economische Unie in beperkte samenstelling ( Administratieve Raad, R/a) en de eraan gekoppelde werkgroepen 1953-heden 10 jaar bewaren 14

17 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A Briefwisseling Raad Economische Unie in beperkt samenstelling ( Administratieve Raad, R/a) en de eraan gekoppelde werkgroepen 1953-heden 10 jaar bewaren A Nota s Raad Economische Unie in beperkt samenstelling ( Administratieve Raad, R/a) en de eraan gekoppelde werkgroepen 1953-heden 10 jaar bewaren A Processen-verbaal en bijhorende stukken van het College van Secretarissen-Generaal ("COL") 1960-heden 10 jaar bewaren A stafvergaderingen en eraan gekoppelde overlegorganen (management teams, enz.) 1993-heden 5 jaar bewaren A Verslagen van het teamoverleg 2009-heden 5 jaar vernietigen De belangrijkste informatie is ook terug te vinden in de stukken van de stafvergaderingen. Opgelet: deze verslagen worden op dit moment slechts door één team opgesteld. 15

18 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A werkgroepen voor ontwikkeling van nieuwe samenwerkingsinitiatieven in het kader Benelux 2007-heden 10 jaar bewaren A Toespraken en presentatiebestanden van leden van het College van Secretarissen-Generaal 2007-heden 5 jaar bewaren A Algemene presentatiebestanden 2009-heden 5 jaar vernietigen A.2. JURIDISCH BEHEER A Processen-verbaal en bijhorende stukken van het Comité van Juristen (R/jur) 1955-heden 10 jaar bewaren A Briefwisseling van het Comité van Juristen (R/jur) 1955-heden 10 jaar bewaren A Nota s van het Comité van Juristen (R/jur) 1955-heden 10 jaar bewaren A Dossiers inzake de juridische voorbereiding en de ratificatie van verdragen, overeenkomsten en protocollen [1950]-heden tot vervanging bewaren 16

19 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A Originele volmachten landen aan hun ministers of functionarissen tot ondertekening van verdragen, overeenkomsten en protocollen [1950]-heden 5 jaar bewaren A Originele verdragen, overeenkomsten, protocollen en akten van bekrachtiging [1950]-heden tot vervanging bewaren Wordt het Secretariaat-Generaal door een verdrag aangeduid tot depositaris, dan geldt de bewaartermijn tot zolang deze van kracht blijven. A Lijsten met de stand van zaken ministeriële beschikkingen (M) 1997-heden 5 jaar bewaren A Dossiers inzake de juridische voorbereiding van ministeriële beschikkingen (M) en verdragen 1958-heden tot vervanging bewaren A Originele ministeriële beschikkingen (M) 1955-heden tot vervanging bewaren Deze worden gepubliceerd in het Benelux Publicatieblad. A Dossiers inzake de juridische voorbereiding van administratieve ministeriële beschikkingen (MADM) 1962-heden tot vervanging bewaren De administratieve ministeriële beschikkingen worden eveneens in deze dossiers bewaard. A Originele overeenkomsten en authentieke afschriften van overeenkomsten afgesloten in het kader van het veiligheidsbeleid 2004-heden tot vervanging bewaren 17

20 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A vergadering presidenten raad van state Benelux jaar bewaren A.3. FINANCIEEL BEHEER A Dossiers inzake de ontwerpbegroting 1968-heden 10 jaar bewaren A Registers van salarissen 1996-heden 75 jaar vernietigen A Dagboeken verstreken vernietigen A Databank boekhouding 1993-heden 10 jaar vernietigen A Facturen, dubbels van bestelbonnen en andere verantwoordingsstukken (weeklijsten, aanwezigheidslijsten, enz.) 1975-heden 10 jaar vernietigen A Dossiers inzake de aangifte salarissen bij de belastingsdiensten 1965-heden 10 jaar vernietigen 18

21 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A Relevés appointements, lijsten met een overzicht uitkering van vergoedingen en toelagen aan personeelsleden (eindejaarstoelage, vakantiegeld, kindergeld, enz.) 1972-heden 40 jaar vernietigen A Dossiers inzake de uitkering van vergoedingen en toelagen aan personeelsleden (eindejaarstoelage, vakantiegeld, kindergeld, enz.) 1989-heden 40 jaar vernietigen A Lijsten uitgekeerde pensioenen via het RIZIV 2005-heden 10 jaar vernietigen A Rekeninguittreksels 1988-heden 10 jaar vernietigen A A Kwartaalafrekeningen Verslagen controleurs en de commissarissen 1968-heden 10 jaar bewaren 1973-heden 10 jaar bewaren Deze worden in principe tevens voorgelegd aan de Raad Economische Unie in beperkt samenstelling ( Administratieve Raad, RA): vernietigen indien deze ook daar terug te vinden zijn. Deze worden in principe tevens voorgelegd aan de Raad Economische Unie in beperkt samenstelling ( Administratieve Raad, RA): vernietigen indien deze ook daar terug te vinden zijn. 19

22 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A Dossiers inzake extrabudgettaire projecten 2005-heden tot 10 jaar na afronding project vernietigen A Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringen 1994-heden 10 jaar na verval polis vernietigen A Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van onderhoudscontracten en van contracten voor nutsvoorzieningen 1954-heden 10 jaar na verstrijken contract vernietigen A.4. PERSONEELSBEHEER A Dienstnota s 1960-heden 20 jaar bewaren A Dossiers inzake het administratief en financieel statuut van het personeel 1960-heden tot invoering nieuw statuut (onderdeel) bewaren A Dossiers inzake de aanwerving van personeelsleden 2000-heden tot uitputting beroepsmogelijkheden vernietigen De vacature wordt in principe in het personeelsdossier aangeworven kandidaat opgenomen. 20

23 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A Stukken betreffende spontane sollicitaties 1993-heden 3 jaar vernietigen A Steekkaartensysteem personeelsleden [1960]-heden tot vervanging bewaren A Databank personeelsleden 2011-heden tot vervanging bewaren A Personeelsdossiers 1949-heden 1 jaar na overlijden beide partners selecteren De salarisfiches vernietigen, alle overige stukken bewaren. A Verloflijsten 1993-heden 5 jaar vernietigen A Prikkaartgegevens 2006-heden 3 jaar vernietigen A Ziekteverloflijsten en individuele ziekteverloffiches 2003-heden tot invoering nieuw systeem vernietigen Deze gegevens worden niet jaarlijks herberekend, wat de lange bewaartermijn verklaart. 21

24 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A Verzekeringsdossiers ernstige arbeidsongevallen - zonder rente 1988-heden 30 jaar vernietigen - met rente 1988-heden looptijd rente vernietigen Deze dossiers worden samen bewaard in één enkele. A Commissie Ambtenarenrechtspraak (AR) 1974-heden 10 jaar bewaren A Briefwisseling Commissie Ambtenarenrechtspraak (AR) 1974-heden 10 jaar bewaren A Nota s Commissie Ambtenarenrechtspraak (AR) 1974-heden 10 jaar bewaren A Processen-verbaal en bijhorende stukken van het personeelscomité voor overleg met het College 1969-heden 30 jaar bewaren A Dossiers inzake de inzet van stagiairs via stagecontracten 1995-heden 5 jaar vernietigen A Dossiers inzake de inzet van jobstudenten 1994-heden 5 jaar vernietigen 22

25 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A.5. MATERIEEL BEHEER A Dossiers inzake de bouw, de aanpassing, de renovatie en de restauratie gebouwen 1964-heden zolang het gebouw door de instelling benut wordt selecteren De verslagen, adviezen en beslissingen van het openbaar onderzoek, lastenboeken en bestekken, weerhouden offertes, gunningsverslagen, gunningsbrieven, vergunningen, verslagen van architecten, bevelen tot aanvang, opleveringsstukken (voorlopige oplevering, definitieve oplevering, tekortkomingen, ingebrekestelling, enz.) en eindafrekening bewaren, de overige stukken vernietigen. A Dossiers inzake het onderhoud en herstel gebouwen [1980]-heden 15 jaar na de werken vernietigen A Plannen gebouwen zolang het gebouw door de instelling benut wordt selecteren De "as-built" plannen en de uitvoeringsplannen bewaren, de plannen van nutsvoorzieningen vernietigen. A Dossiers inzake de huur van gebouwen jaar na einde huurcontract vernietigen 23

26 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A Dossiers inzake de aankopen van materiaal via overheidsopdrachten 2005-heden 10 jaar vernietigen A Dubbels van contracten voor nutsvoorzieningen 2000-heden 10 jaar vernietigen A Dubbels van bestelbonnen 1999-heden 10 jaar vernietigen A Formulieren voor de reservatie van vergaderzalen 2009-heden 1 jaar vernietigen A.6. ICT-BEHEER A Dubbels van bestelbonnen voor de aankoop van hard- en softwaresystemen 2006-heden 5 jaar vernietigen A Databank met inventaris van hard- en softwaresystemen 2006-heden 30 jaar vernietigen A Databank met gegevens over de ondersteuning van het gebruik van hard- en softwaresystemen 2010-heden 5 jaar vernietigen 24

27 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A.7. COMMUNICATIE EN PUBLIC RELATIONS A Dossiers inzake de ontwikkeling van een communicatiebeleid 2010-heden 10 jaar selecteren De analyses bewaren, alle overige stukken vernietigen. De belangrijkste stukken worden tevens voorgelegd aan het College van Secretarissen-Generaal. A Dossiers inzake de ontwikkeling van huisstijl en logo 2009-heden 10 jaar selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (verslagen en eindproducten in de vorm van briefhoofden, enz.) bewaren, de overige vernietigen. A Perscommuniqués 1954-heden 10 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren A Dossiers inzake de organisatie van persconferenties 2008-heden 10 jaar selecteren De persteksten of het persdossier bewaren, de uitnodigingen en aanwezigheidslijsten vernietigen. A Dossiers inzake de organisatie van evenementen 2009-heden 5 jaar selecteren De uitnodiging, het draaiboek, teksten van toespraken en foto's bewaren, overige stukken betreffende de praktische organisatie vernietigen. 25

28 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A Dossiers inzake de opmaak van publicaties, folders en brochures 2009-heden 5 jaar vernietigen A Publicaties, brochures, folders en affiches (met inbegrip van het Benelux-Publicatieblad) 1954-heden 10 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren A Dossiers inzake de ontwikkeling internetsite 2005-heden 10 jaar vernietigen A Internetsite 2009-heden tot vervanging vóór en na elke ingrijpende aanpassing bewaren De "look and feel" internetsite dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd worden om de evolutie te kunnen documenteren A Foto s en films waarop de instelling de rechten bezit diverse [1950]-heden 30 jaar bewaren De oudere films zullen in bewaring gegeven worden aan het Koninklijk Filmarchief in Brussel. A.8. VERTALINGEN EN TOLKEN A Lijsten van vertaal- en tolkopdrachten 1991-heden 2 jaar vernietigen 26

29 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst A Informatiesysteem voor het beheer van vertaal- en tolkopdrachten (externe applicatie, vdoc) 2010-heden 2 jaar vernietigen De vertaalopdrachten werden vóór 2010 op verdeeld en uitgevoerd, waarna het bestand met de vertaling overgemaakt werd aan de betrokken collega s en de en stukken vernietigd werden. De gegevens in dit systeem kunnen in principe na twee jaar vernietigd worden. A Dossiers inzake de uitbesteding van vertaal- en tolkopdrachten met nota s voor het College, het formulier voor aanvraag van vertalingen of de memo voor de inzet van tolken en een kopie factuur deels 2003-heden 2 jaar vernietigen 27

30 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst B. BEVOEGDHEDEN B.1. ONDERSTEUNING VAN DE BENELUX-SAMENWERKING Opgelet: de afzonderlijk bewaarde convocaties kunnen na het verstrijken bewaartermijn in principe vernietigd worden. Opgelet: voor de selectie van stukken betreffende de organisatie van studiedagen en de opmaak van publicaties, zie en A.7.05 en A B Processen-verbaal en bijhorende stukken van het Comité van Ministers en eraan gekoppelde overlegorganen 1946-heden 30 jaar bewaren B Ingekomen brieven van het Beneluxparlement 1958-heden 3 jaar vernietigen Deze informatie wordt ook op het niveau van het Beneluxparlement bewaard. B Dossiers inzake de voorbereiding plenaire zittingen van het Beneluxparlement en van diens commissies 1958-heden 3 jaar vernietigen Deze informatie wordt ook op het niveau van het Beneluxparlement bewaard. B Dossiers inzake de behandeling van aanbevelingen en schriftelijke vragen van het Beneluxparlement 1958-heden 3 jaar vernietigen Deze informatie wordt ook op het niveau van het Beneluxparlement bewaard. B Economische en Sociale Raad van Advies (ESRA) verstreken bewaren 28

31 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst B Vergadering Voorzitters Raden (RDP) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Administratieve Raad voor de Douaneregelingen (CAD) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Raad Economische Unie (REU) en eraan gekoppelde overlegorganen 1946-heden 30 jaar bewaren B Processen-verbaal en bijhorende stukken van het Coördinatiecomité 2005-heden 10 jaar bewaren B Commissie voor Buitenlandse Economische Betrekkingen (BEB) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Commissie voor Monetaire en Financiële Vraagstukken (MF) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren 29

32 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst B Commissie voor Industrie en Handel (CIC) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij (ARP) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Commissie voor Douane en Belastingen (DF) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Commissie voor het Verkeer (VE) en eraan gekoppelde overlegorganen 1958-heden 10 jaar bewaren B Commissie voor Sociale Vraagstukken (SO) en eraan gekoppelde overlegorganen 1958-heden 10 jaar selecteren De commissie zelf is niet langer actief, maar talloze organen blijven het overleg voeren in het beleidsdomein sociale vraagstukken. 30

33 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst B Commissie voor de Harmonisatie Landbouwpolitiek (HPA) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Commissie voor het Vrije Verkeer en de Vestiging van Personen (ET) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Dossiers inzake de overnameovereenkomsten van akkoorden met derde landen inzake het vrije verkeer en de vestiging van personen 1980-heden 30 jaar bewaren B Commissie voor Justitie (J) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Bijzondere Commissie voor de Coördinatie Statistiek (ST) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren 31

34 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst B Bijzondere Commissie voor de vergelijking der Begrotingen van Overheids- en Semi- Overheidsinstellingen (BU) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen (AP) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Bijzondere Commissie voor de Middenstand (CM) en eraan gekoppelde overlegorganen jaar bewaren B Bijzondere Commissie voor Kwaliteitsverklaringen in de Bouw (BCKB) en eraan gekoppelde overlegorganen jaar bewaren B Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer (P) en eraan gekoppelde overlegorganen 1965-heden 10 jaar bewaren 32

35 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst B Bijzondere Commissie Administratieve en Strafrechtelijke Samenwerking (AJ) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Bijzondere Commissie voor de Volksgezondheid (SP) en eraan gekoppelde overlegorganen verstreken bewaren B Bijzondere Commissie voor Energie (EN) en eraan gekoppelde overlegorganen 1984-heden 10 jaar bewaren De commissie zelf is niet langer actief, maar talloze organen blijven het overleg voeren in het beleidsdomein energie B Bijzondere Commissie voor Ruimtelijke Ordening (RO) en eraan gekoppelde overlegorganen 1976-heden 10 jaar bewaren De landen ontvangen structuurplannen kunnen na het verstrijken bewaartermijn vernietigd worden. B Bijzondere Commissie voor het Toerisme (T) en eraan gekoppelde overlegorganen jaar bewaren B Commissie voor Leefmilieu (LM) en eraan gekoppelde overlegorganen 1980-heden 10 jaar bewaren De commissie zelf is niet langer actief, maar talloze organen blijven het overleg voeren in het beleidsdomein leefmilieu. 33

36 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst B Expertengroep Politiële en justitiële samenwerking (COOP) verstreken bewaren B Centrale Overleggroep (COG) van het Senningenoverleg en eraan gekoppelde overlegorganen 2003-heden 10 jaar bewaren B Werkgroep Fraude en eraan gekoppelde overlegorganen 2001-heden 10 jaar bewaren B Werkgroep Drugsbeleid 2001-heden 10 jaar bewaren B Processen-verbaal en bijhorende stukken van (de rechtsvoorganger van) het Steering Committee van Euro Contrôle Route (ECR) en eraan gekoppelde overlegorganen 2003-heden 10 jaar bewaren B Werkgroep Intellectuele Eigendom (PIC) 1958-heden 10 jaar bewaren Deze werkgroep was aanvankelijk verbonden aan de Commissie voor industrie en handel als de Subcommissie voor industriële en commerciële eigendom. 34

37 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst B Werkgroep Economische Samenwerking en Regionaal Economisch Beleid (REB) en eraan gekoppelde overlegorganen 1985-heden 10 jaar bewaren B Werkgroep hoofden veterinaire diensten (VET, ook wel: Chief Veterinary Officer of CVO) en eraan gekoppelde overlegorganen 1990-heden 10 jaar bewaren Deze werkgroep was aanvankelijk verbonden aan de Commissie voor landbouw, voedselvoorziening en visserij. B Processen-verbaal en bijhorende stukken van het overleg secretarissen-generaal inzake voedselveiligheid (VVSA) en eraan gekoppelde overlegorganen 2010-heden 10 jaar bewaren Het betreft hier een nieuw en nader te ontwikkelen samenwerkingsterrein Benelux. B Werkgroep Grensoverschrijdende Samenwerking (GS) en eraan gekoppelde overlegorganen 1985-heden 10 jaar bewaren B Werkgroep Consumentenbescherming (CBPC) en eraan gekoppelde overlegorganen 2007-heden 10 jaar bewaren B Stukken betreffende het overleg inzake klimaat en milieu (CLIM) 2009-heden 10 jaar bewaren Het betreft hier een nieuw en nader te ontwikkelen samenwerkingsterrein Benelux. 35

38 Secretariaat-Generaal Benelux selectielijst B Stukken betreffende het overleg inzake logistiek (LOG) 2010-heden 10 jaar bewaren Het betreft hier een nieuw en nader te ontwikkelen samenwerkingsterrein Benelux. B Werkgroep Jeugdbeleid (JEU) 2000-heden 10 jaar bewaren B Taskforce Ambulances 2006-heden 10 jaar bewaren Deze taskforce was aanvankelijk verbonden aan de Bijzondere commissie voor de volksgezondheid. B Dossiers inzake de coördinatie van INTERREGprojecten jaar selecteren De bewaartermijn werd opgelegd door de Europese Unie. Het eindrapport en de verslagen van werkconferenties bewaren, alle overige stukken vernietigen. B Dossiers inzake de procesadvisering bij belangrijke, grensoverschrijdende infrastructuurwerken verstreken bewaren Deze dossiers zijn voorbeelden van een wetenschappelijk interessante aanpak samenwerking. B gemengde werkgroepen verstreken bewaren 36