ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN BUITENDIENSTEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 75 ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN BUITENDIENSTEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2011 door Paul DROSSENS Brussel 2011

2

3 ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN BUITENDIENSTEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2011 door Paul DROSSENS Brussel 2011

4 4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6 6

7 LIJST VAN AFKORTINGEN AWS BD BIS BO BPR B.S. Bull. BVR CBM CVI DG EPI DIG DMWS ET FOD KB MB ME MO NCET OBE OM PAD POC PSD Autonome werkstraf Beperkte detentie Bemiddeling in strafzaken Burgerrechtelijke opdrachten Business Proces Reengineering Belgisch Staatsblad Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen Beknopt Voorlichtingsrapport Commissie voor de Bescherming van de Maatschappij Commissie Voorwaardelijke Invrijheidstelling Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen Dienst Individuele Gevallen Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing Elektronisch toezicht Federale Overheidsdienst Koninklijk Besluit Ministerieel Besluit Maatschappelijke enquête Ministeriële Omzendbrief Nationaal Centrum Elektronisch Toezicht Oriëntatie- en Behandelingseenheid Openbaar Ministerie Penitentiair Antropologische Dienst Penitentiair Oriëntatiecentrum Psychosociale Dienst 7

8 Rec. SIPAR SO SOSIP SURB VI VLV VOV Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou rélatifs à ce département / Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende Système Informatique PARajudiciaire Slachtofferonthaal SIPAR voor slachtofferonthaal Strafuitvoeringsrechtbank Voorwaardelijke invrijheidstelling Voorlopige invrijheidstelling Vrij onder voorwaarden 8

9 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratief-juridische bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het laat de archiefvormer toe reeds in een vroeg stadium geïnformeerd te zijn omtrent welke archiefdocumenten op termijn vernietigd mogen worden en welke bescheiden wegens hun historisch belang in aanmerking komen voor blijvende bewaring en overdracht naar het Rijksarchief. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefreeks Reekscode Bewaartermijn Def. bestemming Opmerkingen Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakuitoefening maken geen deel uit van het archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. Archiefreeksen zijn archiefstukken die zijn samengevoegd omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. De administratief-juridische bewaartermijn wordt bepaald door de archiefvormer zelf en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefdocumenten worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefdocumenten wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven 9

10 10

11 BUITENDIENSTEN VAN HET DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN Code van de reeks Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A. ONDERSTEUNENDE PROCESSEN A1. Administratief-juridisch beheer A1.001 Algemene briefwisseling 10 jaar vernietigen A1.002 Omzendbrieven en onderrichtingen 10 jaar vernietigen A1.003 Dienstorders van de directeur 10 jaar vernietigen A1.004 Jaarverslagen 10 jaar bewaren A1.005 Statistieken 10 jaar vernietigen A1.006 Operationeel plan van het justitiehuis 10 jaar bewaren A1.007 Huishoudelijk reglement van het justitiehuis Zolang het van kracht is bewaren A1.008 Notulen van de briefingvergaderingen 5 jaar vernietigen A1.009 Notulen van de teamvergaderingen 5 jaar vernietigen A2. Financieel beheer 11

12 Code van de reeks Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A2.001 Kwartaalrekeningen (met bijhorende stukken) 10 jaar vernietigen A3. Materieel beheer A3.001 Stukken in verband met het materieel beheer 5 jaar vernietigen A3.002 Plattegrond(en) van het gebouw waarin het justitiehuis is gevestigd Zolang het van administratief nut is vernietigen A4. Personeelsbeheer A4.001 Personeelsdossiers 5 jaar na uitdiensttreding vernietigen A4.002 Stukken betreffende de ontwikkelcirkels 10 jaar vernietigen A4.003 Verlofbladen 5 jaar vernietigen A4.004 Dagboek van de dienstprestaties (tot invoering SIPAR) 5 jaar vernietigen Bewaartermijn is voorgeschreven in MB van 23 juni A4.005 Aanvragen tot bekomen dienstvrijstelling 5 jaar vernietigen 12

13 Code van de reeks Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A4.006 Aanvragen tot bekomen opleidingsverlof 5 jaar vernietigen B.KERNPROCESSEN B1. Algemeen B1.001 Stukken betreffende de registratie van de dossiers (tot invoering SIPAR) 5 jaar bewaren In de periode voorafgaand aan SIPAR maakte elk justitiehuis gebruik van eigen methoden om de dossiers te registreren: agenda s, manuele kaartsystemen, Excel- of andere bestanden. B2. Eerstelijnswerking B2.001 B2.002 Agenda of fiches gehouden voor de inschrijving van informatie over contacten (tot invoering SIPAR) Register dat alle slachtofferverklaringen vermeldt die aan het justitiehuis overgemaakt worden 1 jaar vernietigen 1 jaar vernietigen B2.003 Kopie slachtofferverklaring en typebrieven 1 jaar vernietigen B3. Slachtofferonthaal B3.001 Dossiers slachtofferonthaal Einde strafuitvoering vernietigen 13

14 Code van de reeks Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen dader(s) B4. Burgerrechtelijke opdrachten B4.001 Dossiers burgerrechtelijke opdrachten 5 jaar vernietigen B5. Strafrechtelijke opdrachten B5.001 Maatschappelijke enquêtes en beknopte voorlichtingsrapporten die niet werden gevolgd door een begeleiding 5 jaar vernietigen B5.002 Dossiers voorwaardelijke invrijheidstelling 5 jaar vernietigen B5.003 Dossiers voorlopige invrijheidstelling 5 jaar vernietigen B5.004 Dossiers internering 5 jaar vernietigen B5.005 Dossiers vrij onder voorwaarden 5 jaar vernietigen B5.006 Probatiebegeleidingsdossiers 5 jaar vernietigen B5.007 Begeleidingsdossiers Autonome Werkstraf 5 jaar vernietigen Niet te verwarren met de probatiedossiers van de probatiecommissie. Niet te verwarren met de AWSdossiers van de probatiecommissie. B5.008 Begeleidingsdossiers dienstverlening (tot 2004) 5 jaar vernietigen 14

15 Code van de reeks Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen B5.009 Dossiers beperkte detentie 5 jaar vernietigen B5.010 Dossiers elektronisch toezicht 5 jaar vernietigen B5.011 Dossiers bemiddeling in strafzaken 5 jaar vernietigen C. VERZORGEN VAN HET SECRETARIAAT VAN RADEN, COMMISSIES EN OVERLEGSTRUCTUREN C1.001 C1.002 C1.003 C1.004 Notulen en bijhorende stukken van de arrondissementele evaluatie- en opvolgingscommissie van projecten Notulen en bijhorende stukken van de lokale overlegstructuur inzake de harmonisering van de uitvoeringsmodaliteiten van de opdrachten van het DG Justitiehuizen op niveau van het gerechtelijk arrondissement, opgericht bij KB van 1 oktober 2008 Notulen en bijhorende stukken van de lokale overlegstructuren die niet officieel bij KB zijn geregeld (inzake eerstelijnswerking, burgerrechtelijke opdrachten en slachtofferonthaal) Notulen en bijhorende stukken van het lokaal overleg tussen het justitiehuis en de diverse actoren binnen het arrondissement in het kader van de opdrachten van het justitiehuis (vóór het KB van 1 oktober 2008) 5 jaar vernietigen 10 jaar bewaren 10 jaar bewaren 10 jaar bewaren C1.005 Notulen en bijhorende stukken van de arrondissementele raad 10 jaar bewaren 15

16 Code van de reeks Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen slachtofferbeleid C1.006 Notulen en bijhorende stukken van de welzijnsteams 10 jaar bewaren 16

17 NEERGELEGD ARCHIEF Code van de reeks Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A. Regionaal directeur A1.001 Algemene briefwisseling (met het hoofdbestuur, met het parketgeneraal, ) 5 jaar bewaren A1.002 Omzendbrieven 5 jaar vernietigen A1.003 Dienstnota s 5 jaar vernietigen A1.004 A1.005 A1.006 Stukken betreffende personeelsaangelegenheden (examens, competentiemetingen, evaluatieverslagen, basiscursussen, ) Stukken betreffende het materieel beheer (bestelbonnen, offertes, ) Stukken betreffende de gebouwen waarin de justitiehuizen van het ressort zijn gevestigd 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen A1.007 Notulen en bijhorende stukken van de directeursvergaderingen 5 jaar bewaren A1.008 Notulen en bijhorende stukken van de regionale vergaderingen 5 jaar bewaren 17

18 Code van de reeks Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A1.009 Notulen en bijhorende stukken van de sectorvergaderingen 5 jaar bewaren A1.010 Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité 10 jaar bewaren A1.011 Notulen van werkgroepen, overlegorganen en begeleidingscomités 5 jaar bewaren A1.012 Verslagen en bijhorende stukken van de arrondissementele raden slachtofferbeleid 5 jaar vernietigen wanneer ze bij justitiehuis zijn bewaard gebleven B. Adjunct-adviseur slachtofferonthaal B1.001 Jaarverslagen slachtofferonthaal 5 jaar bewaren 18