ARCHIEF VAN OVERLEGSTRUCTUREN INZAKE GEZONDHEIDSZORG

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 48 ARCHIEF VAN OVERLEGSTRUCTUREN INZAKE GEZONDHEIDSZORG ONDERSTEUND DOOR HET DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU ARCHIEFSELECTIELIJST door Kathleen DEVOLDER Brussel 2010

2

3 ARCHIEF VAN OVERLEGSTRUCTUREN INZAKE GEZONDHEIDSZORG ONDERSTEUND DOOR HET DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU ARCHIEFSELECTIELIJST door Kathleen DEVOLDER Brussel 2010

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6 6

7 WOORD VOORAF Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van tal van personen die ik hier graag wil bedanken. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar dhr. Karel Velle, algemeen rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, Advisering en Coördinatie van Verwerving en Selectie van het Algemeen Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden ten slotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil eveneens een oprecht woord van dank richten aan dhr. C. Decoster, directeur-generaal van het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, en aan de ambtenaren belast met het secretariaat van de overlegstructuren gezondheidszorg die ik in de loop van de voorbije weken contacteerde. Ondanks hun drukke agenda maakten zij tijd vrij voor een interview over de werking en de archiefvorming van deze organen, en voor het nazien van dit werk. Kathleen Devolder januari

8

9 INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF 7 INHOUDSTAFEL 9 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN 11 LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN 13 INLEIDING DOEL EN STRUCTUUR VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST HOE GAAT U CONCREET TE WERK? DE TOTSTANDKOMING VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST 16 DE ARCHIEFVORMERS 17 DE ARCHIEFVORMING DE VOORNAAMSTE ARCHIEFREEKSEN DE SELECTIE VAN DE ARCHIEVEN 19 DE ARCHIEFSELECTIELIJSTEN 23 Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen (NRZV) 23 Belgische Transplantatieraad 31 Multipartite-structuur betreffende het Ziekenhuisbeleid 37 Federale Raad voor de Kwaliteit van de Verpleegkundige Activiteit 45 Colleges van Geneesheren 53 Commissies Nationale Paritaire Commissie Geneesheren-Ziekenhuizen 61 Telematica Commissie 67 Belgische Commissie voor de Coördinatie van het Antibioticabeleid (BAPCOC) 73 Federale Commissie voor medisch en wetenschappelijk onderzoek op embryo s in vitro 81 Federale Commissie Rechten van de Patiënt 89 Federale Controle- en Evaluatiecommissie Euthanasie 95 Nationale Commissie voor de evaluatie van de wet van 3 april 1990 betreffende de zwangerschapsafbreking 103 9

10 Comités Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek 111 Netwerk van Medisch Farmaceutische Comités en Netwerk van Comités voor Medisch Materiaal 119 Federale overlegplatforms Federaal overlegplatform Psychiatrie (federaal OGGZ) 127 Federaal overlegplatform Palliatieve Zorg (Federale Evaluatiecel Palliatieve Zorg) 133 Federaal overlegplatform Coma 139 Federaal platform Ziekenhuishygiëne 145 Federaal overlegplatform voor het zorgprogramma voor de geriatrische patiënt 151 Interministeriële Conferentie Volksgezondheid (IMC)

11 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN BRONNEN Website van het College van Geneesheren voor de Functie Intensieve Zorg ( Website van het College van Geneesheren Reproductieve Geneeskunde ( Website van het College Kwaliteit Urgentiegeneeskunde ( Website van het federaal platform Ziekenhuishygiëne ( Website van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu ( Website van het Netwerk van Comités voor Medisch Materiaal ( Website van het Netwerk van Medisch Farmaceutische Comités ( Website van de overlegplatforms geestelijke gezondheidszorg van Vlaanderen en Brussel ( GEDRUKTE BRONNEN Algemeen activiteitenverslag van de lokale commissies voor ethiek voor het jaar 2005, Brussel, Raadgevend Comité voor Bio-ethiek, [2006]. Belgisch Staatsblad, Cel Gezondheidsbeleid Drugs. Driejaarlijks rapport , Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Colleges van Geneesheren. Activiteitenverslag , Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, s.d. Dialoog. Jaarverslag FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, Federale Controle- en Evaluatiecommissie Euthanasie. Derde verslag aan de Wetgevende Kamers ( ), Brussel, s.d. Federale Evaluatiecel Palliatieve Zorg. Evaluatierapport palliatieve zorg, Brussel, De Gezondheid in België. La Santé en Belgique. Health in Belgium, Brussel, Emile Cukier SA Media Belgium International NV, GRYSON S., VERHAEGEN M.-N., (m.m.v. DEBREYNE V.), Federale ombudsdienst Rechten van de Patiënt. Jaarverslag 2008, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Jaarverslag Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu,

12 Nationale Commissie voor de evaluatie van de wet van 3 april 1990 betreffende de zwangerschapsafbreking (wet van 13 augustus 1990). Verslag ten behoeve van het Parlement, 1 januari december 2008, Brussel, augustus Op de graad gemeten. Jaarverslag FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, Op uw gezondheid. [Jaarverslag 2003]. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, Vinger aan de pols. Jaarverslag FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, WERKEN COPPENS H., Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, DEVOLDER K., Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Bestuur van de medische expertise (Medex). Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, DEVOLDER K., Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (DG1), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010 (ter perse). JACQUEMIN M., Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, GOOSSENS H., PEETERMANS W., VANDER STICHELE R., GORDTS B. en DECOSTER C., Antibioticabeleid in de Belgische ziekenhuizen (BAPCOC), in Hospitals.be, vol. 2, nr. 2, april-meijuni LEFÈVRE J.-N., Archives de l Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA). Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, SOYEZ S., Directives pour la gestion et l archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0 (Août 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, SOYEZ S., Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, SOYEZ S., Directives pour la gestion et l archivage numérique des s. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, SOYEZ S., Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van s. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, Uw rechten als patiënt, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, s.d. [Brochure]. VANDEWEYER L., Het Ministerie van Volksgezondheid ( ). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, VELLE K., Het voormalige Ministerie van volksgezondheid [en gezin] in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 de -20 ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p VELLE K., Parastatalen die afhingen van het voormalige Ministerie van volksgezondheid in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 de -20 ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p

13 LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN ABTBG APR-DRG BAPCOC CGD CME CMM FOD KCE LCE Medex MFC MVG NRZV OGGZ RIZIV TCT VVVL antibioticatherapiebeleidsgroepen All Patients Refined Diagnosis Related Groups Belgian Antibiotic Policy Coordination Committee Cel Gezondheidsbeleid Drugs commissies voor medische ethiek comités voor medisch materiaal federale overheidsdienst Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg lokale commissie voor ethiek Bestuur van de Medische Expertise medisch farmaceutische comités minimale verpleegkundige gegevens Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen overlegplatform geestelijke gezondheidszorg Rijksdienst voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering Technische Cel-Cellule Technique (FOD) Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu 13

14

15 INLEIDING 1. Doel en structuur van een archiefselectielijst Overheidsarchieven zijn belangrijk. In de eerste plaats moeten overheidsorganen door middel van hun archieven aan politiek en burger verantwoording kunnen afleggen over hun handelen. In de tweede plaats draagt een zorgvuldig archiefbeheer bij aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van elk overheidsorgaan. Een goede informatievoorziening is een voorwaarde voor een goed functionerende overheid. In de derde plaats zijn overheidsarchieven historisch waardevol. Ze vormen onderdeel van ons nationaal cultureel erfgoed. Juist omwille van het erfgoedbelang bepaalt artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei , dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder de toestemming van de algemeen rijksarchivaris of van zijn gemachtigden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de algemeen rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie personeelsdossiers) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct worden de uiterste data vermeld, de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben en hun juridische bewaartermijn verstreken is. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. 2. Hoe gaat u concreet te werk? Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. U dient wel het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. 1 Belgisch Staatsblad, en

16 Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kan de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. We willen benadrukken dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefbescheiden, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief heeft recent richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van digitale bestanden ( archivering en archivering van digitale kantoordocumenten). 2 Andere richtlijnen inzake de archivering van websites bijvoorbeeld zijn in voorbereiding. Een archiefselectielijst is een momentopname. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet de selectielijst gewijzigd worden. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst in overleg met het Algemeen Rijksarchief up-to-date te houden. 3. De totstandkoming van deze archiefselectielijsten Dit werk maakt deel uit van een reeks selectielijsten voor de archieven van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Nadat in de periode de archieven van de horizontale diensten van de voorzitter en van de Hoge Gezondheidsraad, van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (het vroegere DG3) en van Medex op systematische wijze in kaart waren gebracht, werd in het najaar van 2009 gestart met de opmaak van een selectielijst voor de archieven van het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (DG1). Uit interviews met medewerkers van DG1 bleek al spoedig dat in deze administratie ook archieven bewaard worden van een 30-tal overlegorganen actief op het vlak van de gezondheidszorg. DG1 fungeert immers als zetel van deze overlegstructuren; het secretariaat ervan wordt verzekerd door personeelsleden van DG1. Na overleg met de administratie werd besloten om de archiefselectielijsten van deze overlegstructuren niet op te nemen in de lijst van DG1, maar om ze te bundelen in een aparte publicatie. 2 S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 en S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van s. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief,

17 DE ARCHIEFVORMERS De Belgische federale overheid beschikt over een aantal overlegorganen inzake gezondheidszorg. Het betreft raden, commissies, comités e.a. die ofwel advies verlenen over het te voeren gezondheidszorgbeleid, ofwel toezicht uitoefenen op de uitvoering ervan. In deze organen zetelen vertegenwoordigers van de financierende overheid en van de verschillende belangengroepen. Deze overlegstructuren ontvangen inhoudelijke en administratieve ondersteuning van het directoraatgeneraal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu; het secretariaat van deze organen én van hun werkgroepen en subwerkgroepen wordt waargenomen door ambtenaren van DG1. Uitzonderingen op deze regel zijn het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-Ethiek, de Federale Controle- en Evaluatiecommissie Euthanasie en de Nationale Commissie voor de evaluatie van de wet van 3 april 1990 betreffende de zwangerschapsafbreking. Hun secretariaat wordt niet verzekerd door personeelsleden van DG1 het bevindt zich in de Zelfbestuursstraat 4 te 1070 Brussel maar er is wel een logistieke band met de FOD (de organen hebben bijvoorbeeld allen een eigen stek op de website en gezien de aard van de behandelde problematiek is er frequent overleg en samenwerking met DG1. In dit werk zijn de archiefselectielijsten van deze overlegstructuren inzake gezondheidzorg gebundeld. Voor elk orgaan wordt, voorafgaand aan de eigenlijke selectielijst, een korte schets gegeven van de wettelijke basis, van de samenstelling en van het takenpakket. 17

18

19 DE ARCHIEFVORMING De voornaamste archiefreeksen De archiefvorming van deze overlegorganen is vrij stereotiep. Ze omvat: briefwisseling, dossiers inzake de plenaire vergaderingen (uitnodigingen met agenda, notulen en bijhorende stukken), dossiers inzake de vergaderingen van de werkgroepen en subwerkgroepen, activiteitenverslagen en uiteraard de adviezen. De jaarverslagen en de adviezen worden vaak gepubliceerd. Een aantal raden en commissies kreeg ook uitvoerende opdrachten toegemeten of is belast met het uitoefenen van toezicht op de uitvoering van de wetgeving. Zo is de Federale Commissie voor medisch en wetenschappelijk onderzoek op embryo s in vitro belast met de evaluatie van de toepassing van de embryowet van 11 mei 2003 en heeft als taak alle projecten betreffende onderzoek op embryo s te onderzoeken. De Nationale Commissie voor de evaluatie van de wet van 3 april 1990 betreffende de zwangerschapsafbreking staat in voor de verwerking van de registratiedocumenten die de geneesheren binnen de vier maanden na de uitvoering van een zwangerschapsafbreking opsturen. De Federale Controle- en Evaluatiecommissie Euthanasie ten slotte, onderzoekt de registratiedocumenten opgesteld door de artsen na uitvoering van euthanasie. De commissie dient na te gaan of de euthanasie is uitgevoerd onder de voorwaarden en volgens de procedures bepaald in de wet van 28 mei De uitoefening van deze taken leidt tot de vorming van vaak aanzienlijke, voornamelijk papieren archiefreeksen. De selectie van de archieven In de inleiding wezen we op het belang van overheidsarchieven. Dit betekent echter niet dat deze na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn in hun geheel in aanmerking komen voor definitieve bewaring. Archiefselectie en -vernietiging zijn noodzakelijk vanwege plaatsgebrek en vanwege de hoge financiële kosten voor conservering, maar vooral ook omwille van de toegankelijkheid van het archief. Door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief. Ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten. Het bepalen van de definitieve bestemming van een archiefreeks (bewaren of vernietigen) gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals notulen van beslissingsorganen, of documenten die informatie over de werking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen en statistieken) komen in aanmerking voor permanente bewaring; documenten die de neerslag vormen van routinematige, ondersteunende taken (zoals personeelsbeheer, financieel of materieel beheer) worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoonweg vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden met het bewaarniveau, 3 met de ouderdom van de stukken, de omvang van de reeksen en met vernietigingen die in het verleden mogelijk hebben plaatsgevonden. In de archiefselectielijsten van de overlegstructuren gezondheidszorg kregen de dossiers inzake de plenaire vergaderingen en de vergaderingen van werkgroepen en subwerkgroepen, de adviezen en de activiteitenverslagen de definitieve bestemming bewaren. De documenten voortvloeiend uit de toezichthoudende taken daarentegen, mogen in een aantal gevallen vernietigd worden na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn. Een voorbeeld: de registratiedocumenten vrijwillige 3 Het bewaarniveau wordt gedefinieerd als het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefbescheiden in hoofdzaak zijn behandeld of waar de archiefbescheiden met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefbescheiden moeten bewaard worden. H. COPPENS, Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, p

20 zwangerschapsafbreking. Deze registratiedocumenten bevatten een aantal wettelijk vastgelegde gegevens zoals de leeftijd, de burgerlijke staat van de vrouw, de woonplaats (provincie), het aantal kinderen dat zij heeft, een beknopte beschrijving van de door de vrouw ingeroepen noodsituatie op grond waarvan de geneesheer overging tot een zwangerschapsafbreking, de methode van zwangerschapsafbreking die werd toegepast enzovoort. Het betreft hier duidelijk bijzonder interessant bronnenmateriaal voor sociaal-economisch onderzoek. De gegevens vermeld op de registratiedocumenten worden door het secretariaat van de commissie echter overgenomen in een databank en verwerkt in een statistisch verslag dat tweejaarlijks wordt gepubliceerd (de commissie is hier wettelijk toe verplicht). 4 Dit statistisch verslag is zeer gedetailleerd. Het geeft zowel een beschrijving van de bruto sociaal-demografische 5, psycho-sociale 6 en medische gegevens 7 vermeld op de registratiedocumenten telkens in aantallen én in percenten als kruistabellen waarin de onderlinge correlaties tussen de brutogegevens worden vastgesteld (bijvoorbeeld: woonplaats van de vrouw & noodsituatie om materiële redenen, leeftijd & noodsituatie, noodsituatie & aantal kinderen). Het bestaan van de databank en van de tweejaarlijkse verslagen rechtvaardigt o.i. de vernietiging van de vele duizenden individuele registratiedocumenten die de commissie jaarlijks ontvangt (voor de periode alleen al betreft het welgeteld stuks). De registratiedocumenten ingevuld door de artsen na het toepassen van de euthanasie moeten dan weer wel bewaard worden. In tegenstelling tot de registratiedocumenten zwangerschapsafbreking worden de gegevens vermeld op deze documenten immers niet opgenomen in een databank. Bovendien betreft het een minder omvangrijke archiefreeks (jaarlijks slechts enkele honderden documenten). Weliswaar zal hun aantal in de komende jaren ongetwijfeld toenemen. Indien nodig kan de selectiebeslissing in de toekomst aangepast worden (selecteren in plaats van integrale bewaring). 4 > gezondheidszorg > overlegstructuren > commissies > vrijwillige zwangerschapsafbreking > publicaties. 5 De sociaal-demografische gegevens: de zwangerschapsafbrekingen naar de leeftijd van de vrouw, de zwangerschapsafbrekingen naar de burgerlijke staat, de zwangerschapsafbrekingen naar het aantal kinderen ter wereld gebracht, de zwangerschapsafbrekingen naar de woonplaats van de vrouw (algemene gegevens + voor de vreemdelingen: indeling per werelddeel), instellingen waar de zwangerschapsafbreking werd uitgevoerd. 6 Voor de psycho-sociale gegevens wordt onderscheid gemaakt tussen 7 categorieën noodsituaties: 1 lichamelijke of geestelijke gezondheid van de moeder of van het kind dat zal worden geboren, 2 persoonlijke redenen, 3 financiële of materiële redenen, 4 relationele of familiale problemen, 5 zwangerschap na verkrachting of incest, 6 politieke vluchteling, 7 andere redenen. Deze categorieën zijn nog verder opgedeeld. 7 Medische gegevens: de meest gebruikte voorbehoedsmiddelen gedurende de laatste maand + oorzaak falen. Men vermeldt ook medisch-technische aspecten van de behandeling: 1 methode van zwangerschapsafbreking, 2 verdoving, 3 opnameduur, 4 verwikkelingen. 20

21 NATIONALE RAAD VOOR ZIEKENHUISVOORZIENINGEN (NRZV)

22

23 Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen (NRZV) De NRZV werd opgericht in 1982 (KB van 22 juli 1982). 8 Vóór 1982 waren er twee adviesorganen: de Raad voor de Ziekenhuizen en de Nationale Commissie voor Ziekenhuisprogrammatie. 9 In 1982 werd geopteerd voor een overkoepelende raad met drie afdelingen, namelijk Programmering, Erkenning en Financiering. Bij KB van 24 maart 1989 werden de afdelingen Programmering en Erkenning met het oog op een meer doeltreffende werking samengevoegd tot één afdeling. 10 De NRZV is samengesteld uit de voorzitter, de 2 voorzitters van de afdelingen en 100 leden: 25 werkende en 25 plaatsvervangende leden voor elke afdeling. In beide afdelingen worden onder de werkende leden 4 ondervoorzitters benoemd. De leden worden benoemd voor een (hernieuwbaar) mandaat van zes jaar door de minister bevoegd voor volksgezondheid. Zij worden gekozen op grond van hun bijzondere vertrouwdheid met de opdracht van de afdeling of omdat ze nauw betrokken zijn bij het administratieve beheer van de ziekenhuizen, bij de medische of verpleegkundige activiteiten van de ziekenhuizen of bij de werkzaamheden van de verzekeringsinstellingen in het raam van de wetgeving op de ziekte- en invaliditeitsverzekering. 11 De minister van volksgezondheid kan tevens ambtenaren aanduiden die de zittingen van de raad en van de afdelingen bijwonen. Deze zijn wel niet stemgerechtigd. 12 De NRZV is dus een overkoepelende raad waarin alle belangrijke deelgroepen die actief zijn in de gezondheidszorg vertegenwoordigd zijn. De Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen geeft, op verzoek of op eigen initiatief, adviezen aan de federale regering over het beleid inzake het ziekenhuiswezen. Hij doet uitspraak over alle aangelegenheden met betrekking tot de programmering, de erkenning en de financiering van de ziekenhuizen. De afdeling Programmering en Erkenning is bevoegd voor: - het vaststellen van de programmeringscriteria van de verschillende soorten ziekenhuizen, van de ziekenhuisdiensten en de ziekenhuisgroeperingen; 13 - het verlenen van toestemming voor de installatie van zware medische apparatuur; - het vaststellen van de desbetreffende normen, regels en regelingen volgens welke een teveel aan bedden moet worden afgebouwd; - het vaststellen van de erkenningsnormen voor de ziekenhuizen en ziekenhuisdiensten; 14 - het vaststellen van normen inzake algemene organisatie van de ziekenhuizen en organisatie en werking van de ziekenhuisdiensten. 8 L. VANDEWEYER, op. cit., p Toespraak van Peter Degadt, voorzitter van de NRZV, n.a.v. plechtige installatie van de Nationale Raad (Brussel, ). > gezondheidszorg > overlegstructuren > nationale raad voor ziekenhuisvoorzieningen. 10 Koninklijk besluit van 24 maart 1989 houdende samenvoeging van de afdeling Programmatie en de afdeling Erkenning van de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen. Belgisch Staatsblad, Art. 4 en 5 van het koninklijk besluit van 24 maart 1989 betreffende de samenstelling van de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen. Belgisch Staatsblad, Koninklijk besluit van 19 november 1982 betreffende de werking van de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen. Belgisch Staatsblad, Op het vlak van programmering stelt de federale overheid de basisregels op, meer bepaald de programmeringscriteria, maar de gemeenschappen bepalen de prioriteiten bij de toepassing ervan en kunnen individuele beslissingen nemen. > gezondheidszorg > overlegstructuren > nationale raad voor ziekenhuisvoorzieningen. 14 Op het vlak van erkenning stelt de federale overheid de normen vast die impact hebben op de financiering van de ziekenhuizen en leggen de gemeenschappen de andere normen vast. Ze zijn ook bevoegd op het vlak van toekenning en intrekking van de erkenning. > gezondheidszorg > overlegstructuren > nationale raad voor ziekenhuisvoorzieningen. 23

24 De afdeling Financiering is bevoegd voor boekhouding, verpleegdagprijs en onderdelen van de verpleegdagprijs, budget, ziekenhuisforfait en financiering van de bouw of renovatie van ziekenhuizen. Om hun taken te vervullen kunnen de afdelingen een beroep doen op deskundigen om deel te nemen aan de werkzaamheden en werkgroepen oprichten met een nauwkeurig bepaalde opdracht. Bij KB van 20 mei 1994 werden in de schoot van de NRZV bovendien 3 permanente werkgroepen opgericht: de permanente werkgroep Psychiatrie, de permanente werkgroep Universitaire Ziekenhuizen en de permanente werkgroep Rust- en Verzorgingstehuizen (RVT). De werkzaamheden van de NRZV worden geregeld en gecoördineerd door het bureau. Het bureau bestaande uit de voorzitter van de NRZV, de 2 voorzitters en de 8 ondervoorzitters van de afdelingen, vergadert iedere tweede donderdag van de maand, en indien daartoe een specifieke aanleiding bestaat, desgevallend ook de vierde donderdag van de maand. Het bespreekt alle gestelde problemen, beslist of deze al dan niet besproken moeten worden en maakt ze over aan de afdeling Programmatie en Erkenning, aan de afdeling Financiering, of aan beide afdelingen hetzij tegelijkertijd, hetzij met een bepaalde timing die eventueel kan overgaan tot de oprichting van een werkgroep. De taak van de werkgroep bestaat erin aan het bureau en aan de bevoegde afdeling van de raad een ontwerpadvies voor te leggen. Indien binnen de werkgroep geen consensus bereikt wordt, kan een minderheidsnota aan het ontwerpadvies worden toegevoegd. De adviezen van de afdelingen dienen steeds bekrachtigd te worden door het bureau alvorens ze aan de minister worden overgemaakt. Het bureau is echter niet gemachtigd het advies van een afdeling te wijzigen. Wel kan het bureau het advies naar een afdeling terugsturen, met verzoek het opnieuw te onderzoeken op basis van de door het bureau gemaakte opmerkingen. Desgewenst kan het bureau het bekrachtigd en ongewijzigd advies van een afdeling aan de minister overmaken vergezeld van zijn bedenkingen Jaarverslag Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, Brussel, FOD VVVL, 2008, p

25 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefreeksen, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De NRZV weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Reekscode Archiefstuk Datering Bewaartermijn Def. bestemming Opmerkingen Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de archiefreeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. De archiefreeksen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. De bewaartermijn wordt bepaald door de NRZV en drukt uit hoe lang de raad het archiefstuk nodig heeft om zijn goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven. 25

26 Code van de reeks Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen NATIONALE RAAD VOOR ZIEKENHUISVOORZIENINGEN 16 A.001 Dossiers inzake de vergaderingen van het bureau 1983-heden 30 jaar bewaren Bevatten: uitnodigingen met agenda, notulen en bijhorende stukken A.002 Dossiers inzake de plenaire vergaderingen van de afdeling Programmering en Erkenning 1984-heden 30 jaar bewaren Bevatten: uitnodigingen met agenda, notulen en bijhorende stukken A.003 Dossiers inzake de plenaire vergaderingen van de afdeling Financiering 1984-heden 30 jaar bewaren Bevatten: uitnodigingen met agenda, notulen en bijhorende stukken A.004 Dossiers inzake de werkzaamheden van de werkgroepen van de NRZV Bevatten: uitnodigingen met agenda, notulen van de vergaderingen en bijhorende stukken, het ontwerpadvies (al dan niet met een minderheidsnota) of stand van de werkzaamheden zoals te rapporteren aan de plenumvergadering (1973)-heden 30 jaar bewaren Alle administratieve bescheiden m.b.t. de [door de werkgroep] onderzochte problematiek worden in één dossier bijgehouden door het Secretariaat (Organisatie van de werkgroepvergaderingen van de NRZV goedgekeurd tijdens de bureauvergadering van ) De archieven gaan terug tot vóór de oprichting van de NRZV in Het betreft archieven van de voorlopers van de NRZV: de Raad voor de Ziekenhuizen en de Nationale Commissie voor Ziekenhuisprogrammatie. 17 Jaarverslag Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, Brussel, FOD VVVL, 2008, p

27 Code van de reeks Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A.005 Dossiers inzake de vergaderingen van de permanente werkgroep Psychiatrie 1994-heden 30 jaar bewaren Bevatten: uitnodigingen met agenda, notulen van de vergaderingen en bijhorende stukken, het ontwerpadvies (al dan niet met een minderheidsnota) of stand van de werkzaamheden A.006 Dossiers inzake de vergaderingen van de permanente werkgroep RVT (rust- en verzorgingstehuizen) 1994-heden 30 jaar bewaren Bevatten: uitnodigingen met agenda, notulen van de vergaderingen en bijhorende stukken, het ontwerpadvies (al dan niet met een minderheidsnota) of stand van de werkzaamheden A.007 Dossiers inzake de vergaderingen van de permanente werkgroep Universitaire Ziekenhuizen 1994-heden 30 jaar bewaren Bevatten: uitnodigingen met agenda, notulen en bijhorende stukken A.008 Tabel met overzicht van de stand van zaken van de diverse werkgroepen (Word-bestand)?-heden 5 jaar vernietigen A.009 Adviezen (1975)-heden 30 jaar bewaren De adviezen zijn raadpleegbaar op de website van de FOD VVVL. 18 A.010 Verslagen over de werkzaamheden/jaarverslagen (1976)-heden 30 jaar bewaren Idem. 19 A.011 Inkomende en uitgaande briefwisseling 1987-heden 30 jaar bewaren 18 Raadpleegbaar op de website: >gezondheidszorg > overlegstructuren > nationale raad voor ziekenhuisvoorzieningen > adviezen. 19 Raadpleegbaar op de website: >gezondheidszorg > overlegstructuren > nationale raad voor ziekenhuisvoorzieningen > jaarverslagen. 27

28 Code van de reeks Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A.012 Briefwisseling met de minister, de voorzitter en de directeurgeneraal 1987-heden 30 jaar bewaren A.013 Kabinetsnota s en nota s van de directeur-generaal 1980-heden 30 jaar bewaren A.014 Presentielijsten 1996-heden 30 jaar bewaren A.015 Dossiers inzake de benoeming of vervanging van leden 1995-heden 30 jaar bewaren A.016 Dossiers inzake de installatie van de NRZV (1976)-heden 30 jaar bewaren Bevat: Toespraken, stukken betreffende de werkingsmodaliteiten enz. 28

29 BELGISCHE TRANSPLANTATIERAAD

30

31 Belgische Transplantatieraad De Belgische Transplantatieraad werd opgericht bij koninklijk besluit van 24 november 1997 betreffende het wegnemen en toewijzen van organen van menselijke oorsprong. 20 De raad is samengesteld uit: - een lid per transplantatiecentrum voorgedragen door de Belgische transplantatievereniging; - vijf leden voorgedragen door de wetenschappelijke verenigingen van geneesheren-specialisten voor de disciplines die bij de orgaandonatie nauw betrokken zijn; - een voorzitter-geneesheer aangewezen door de minister bevoegd voor volksgezondheid; - drie vertegenwoordigers voorgedragen door de ziekenfondsen; - twee leden voorgedragen door het Raadgevend Comité voor Bio-ethiek; - een geneesheer-ambtenaar voorgedragen door het RIZIV; - een geneesheer-ambtenaar aangewezen door de minister bevoegd voor volksgezondheid, die het secretariaat van de raad waarneemt. Met uitzondering van de laatstgenoemde geneesheer-ambtenaar worden de leden van de Belgische Transplantatieraad benoemd voor een eenmalig hernieuwbaar mandaat van 5 jaar. De leden voorgedragen door het Raadgevend Comité voor Bio-ethiek en de geneesheren-ambtenaren zijn niet stemgerechtigd. De Belgische Transplantatieraad is belast met: 1. Het voorstellen aan de koning van maatregelen ter bevordering van: de orgaandonatie; de kwaliteit en veiligheid van de weggenomen organen; de optimale toewijzing van de weggenomen organen. 2. Het opvolgen van de statistieken, omstandig en per centrum, van de in België weggenomen of getransplanteerde organen, met hun kenmerken inzake immuniteit, kwaliteit en veiligheid. De Belgische Transplantatieraad doet dit in samenwerking met het erkende toewijzingsorganisme voor organen en met de centra voor orgaantransplantatie, en brengt verslag uit aan de koning. 3. Het geven van advies aan de koning over de erkenning van het toewijzingsorganisme voor organen, voor wat betreft zijn werkzaamheden met de Belgische centra voor het wegnemen en het transplanteren van organen. 4. De Belgische Transplantatieraad spreekt zich, op verzoek of op eigen initiatief, voorafgaandelijk uit over elke wijziging van de regels die het toewijzingsorganisme voor organen in acht moet nemen. 20 Belgisch Staatsblad,

32

33 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefreeksen, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De Belgische Transplantatieraad weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Reekscode Archiefstuk Datering Bewaartermijn Def. bestemming Opmerkingen Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de archiefreeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. De archiefreeksen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. De bewaartermijn wordt bepaald door de Belgische Transplantatieraad en drukt uit hoe lang dit orgaan het archiefstuk nodig heeft om zijn goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven. 33

34 Code van de reeks Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen BELGISCHE TRANSPLANTATIERAAD B.001 Briefwisseling 1998-heden 30 jaar bewaren B.002 Dossiers inzake de vergaderingen 1998-heden 30 jaar bewaren Bevatten: uitnodigingen met agenda, notulen en bijhorende stukken, aanwezigheidslijsten B.003 Adviezen en voorstellen 1998-heden 30 jaar bewaren B.004 Statistieken in verband met transplantatie 1998-heden 30 jaar bewaren B.005 Stukken betreffende de betaling van presentiegelden en de terugbetaling van reis- en/of verblijfkosten 1998-heden 5 jaar vernietigen 34

35 MULTIPARTITE-STRUCTUUR BETREFFENDE HET ZIEKENHUISBELEID

36

37 Multipartite-structuur betreffende het Ziekenhuisbeleid De Multipartite-structuur werd in zijn huidige vorm in het leven geroepen bij de wet van 22 augustus 2002 houdende sociale bepalingen. 21 De voorganger van de Multipartite-structuur, de Overlegstructuur tussen de ziekenhuisbeheerders, geneesheren en verzekeringsinstellingen werd opgericht in De Multipartite-structuur is een overlegorgaan dat advies verstrekt aan de minister van volksgezondheid en sociale zaken over cruciale aspecten van het ziekenhuisbeleid. Het bestaat uit vertegenwoordigers van: - de beroepsorganisaties van geneesheren, ziekenhuizen en verzekeringsinstellingen; - de FOD VVVL; - de Rijksdienst voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV); - de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen (NRZV); - het Federaal Kenniscentrum; - de Inspectie van Financiën; - de Commissie voor Begrotingscontrole. De Multipartite-structuur heeft volgende taken en bevoegdheden: 1. Advies geven op verzoek van de minister van volksgezondheid en sociale zaken over: reglementering inzake het gebruik en de verspreiding van de gegevens met betrekking tot de ziekenhuisactiviteit gekoppeld door de Technische Cel (TCT); registratie, verzameling, verwerking en gebruik van de statistische gegevens die verband houden met de medische activiteit; maatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid en het vertrouwelijk karakter van deze gegevens; aanbod, erkenningsnormen en financiering met betrekking tot de ziekenhuisactiviteiten; het instellen van financiële reglementeringen en stimuli tot bevordering van de doelmatigheid van de activiteiten van ziekenhuizen en ziekenhuisgeneesheren. Voor de twee laatste punten is geen advies van de NRZV vereist indien een meerderheid van zowel de vertegenwoordigers van de geneesheren als van de ziekenhuizen en de verzekeringsinstellingen akkoord gaat. 2. Evaluatie van informatie aangaande de medische praktijk in ziekenhuizen voor zover deze verband houden met het genereren van de uitgaven: kennisname van de gegevens per ziekenhuis op het vlak van verstrekkingen en behandelde aandoeningen; opmaak van een jaarlijks verslag aan de minister van volksgezondheid en van sociale zaken met betrekking tot de evaluatie van de regeling inzake de referentiebedragen; informatie- en bewustmakingsacties ten aanzien van de ziekenhuizen; overmaken van de resultaten van de evaluaties aan de Dienst voor Geneeskundige Evaluatie en Controle van het RIZIV; uitbrengen van voorstellen aan de minister van volksgezondheid en sociale zaken over maatregelen ter vermindering van onverantwoorde verschillen inzake medische praktijk; opdrachten toevertrouwen aan de medische colleges in verband met de evaluatie van de medische praktijk in ziekenhuizen. 3. Advies geven met betrekking tot de volgende aangelegenheden: 21 Belgisch Staatsblad, Bij MB van 27 september 2005 werd het intern reglement van de Multipartite-structuur goedgekeurd. Belgisch Staatsblad, Koninklijk besluit van 28 maart 1995 houdende oprichting van een overlegstructuur tussen de ziekenhuisbeheerders, geneesheren en verzekeringsinstellingen en houdende oprichting van een gegevensbank betreffende de ziekenhuissector. Belgisch Staatsblad,

38 het instellen of wijzigen van reglementeringen op financieel vlak, voor zover deze gelijktijdig aanleiding geven tot een financiering door zowel het ziekenhuisbudget als de nomenclatuur van het RIZIV; het bepalen van de regelen voor het vaststellen van referentiebedragen bij standaardingrepen; de vergoeding van het geneesmiddelengebruik voor de gehospitaliseerde patiënt; de algemene regelen inzake de financiering van het endoscopisch en viscerosynthesemateriaal en alle andere medische producten in het ziekenhuis; de methodologie voor de evaluatie van het opnamebeleid. Voor de laatste twee punten is geen advies van de NRZV vereist indien een meerderheid van zowel de vertegenwoordigers van de geneesheren als van de ziekenhuizen en de verzekeringsinstellingen akkoord gaat. Twee jaar na de benoeming van de leden van de commissie die de controle op de registratie uitvoert, brengt de Multipartite een evaluatieverslag uit over de functie van de verzekeringsinstellingen inzake de controles op de registratie, het opnamebeleid en de medische praktijk. 4. Overleg op gang brengen over alle vraagstukken rond het ziekenhuisbeleid die verband houden met de samenhang van activiteiten, adviezen en beslissingen van de organen van de FOD enerzijds en van het RIZIV anderzijds. De Multipartite-structuur komt in principe maandelijks in plenaire zitting bijeen. Het bureau bestaande uit de voorzitter van de Multipartite, de ondervoorzitter, een vertegenwoordiger van de FOD VVVL (met name de directeur-generaal van DG1), van het RIZIV, van het Federaal Kenniscentrum van de Gezondheidszorg en de leden van het secretariaat, komt voorafgaand aan de plenaire vergadering samen om de agenda ervan te bepalen. 23 Het bureau regelt en coördineert ook de werkzaamheden van de vijf werkgroepen van de Multipartite: - Verantwoorde Opnamen Deze werkgroep heeft ondertussen zijn activiteiten beëindigd. - Registraties Deze wergroep telt twee subwerkgroepen: APR-DRG verfijning (all patient refined diagnosis related groups) en MVG-RIM (minimale verpleegkundige gegevens résumé infirmier minimum). - Forfaitarisering Geneesmiddelen - Globale Forfaitarisering en Referentiebedragen - Colleges van Geneesheren 23 In feite betreft het niet het bureau, maar de zogenaamde executieve cel. Het bureau omvat volgens het huishoudelijk reglement van 27 september 2005 ook nog: een vertegenwoordiger van de regering en telkens twee leden van elk van de groepen: representatieve beroepsorganisaties van de geneesheren, verzekeringsinstellingen organisatie van de ziekenhuizen. Belgisch Staatsblad,