ARCHIEF VAN DE FOD WERKGELEGENHEID, ARBEID EN SOCIAAL OVERLEG ALGEMENE DIRECTIE COLLECTIEVE ARBEIDSBETREKKINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 45 ARCHIEF VAN DE FOD WERKGELEGENHEID, ARBEID EN SOCIAAL OVERLEG ALGEMENE DIRECTIE COLLECTIEVE ARBEIDSBETREKKINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010 door Joachim DERWAEL Brussel 2009

2

3 ARCHIEF VAN DE FOD WERKGELEGENHEID, ARBEID EN SOCIAAL OVERLEG ALGEMENE DIRECTIE COLLECTIEVE ARBEIDSBETREKKINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010 door Joachim DERWAEL Brussel 2009

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6 6

7 LIJST VAN AFKORTINGEN AD ARA Art. B.S. CAC CAO COA DG Dobecom EeVA EU FOD IAB IAO KB MB NAR PC RSZ SAS WASO algemene directie Algemeen Rijksarchief artikel Belgisch Staatsblad collectieve akkoorden - accords collectifs collectieve arbeidsovereenkomst collectieve arbeidsbetrekkingen directeur-generaal documentatie en beheer paritaire comités elektronische verzending en archivering Europese Unie federale overheidsdienst Internationaal Arbeidsbureau Internationale Arbeidsorganisatie koninklijk besluit ministerieel besluit Nationale Arbeidsraad paritair comité Rijksdienst voor Sociale Zekerheid sociale akkoorden - accords sociaux Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg 7

8

9 SELECTIELIJST De selectielijst is een systematisch overzicht, een lijst van alle archiefen (zowel papieren als digitale) die, ongeacht hun drager, door een persoon of een instelling opgemaakt en ontvangen zijn in uitvoering van zijn of haar activiteiten. Deze duidt op zijn minst de aard aan archiefen, de bewaartermijn van elke en hun definitieve bestemming. De instelling weet op die manier al van bij de aanvang totstandkoming documenten, en zelfs nog vóór de totstandkoming ervan, welke vernietigd zullen mogen worden na het verstrijken van hun bewaartermijn en welke blijvend bewaard zullen moeten worden wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde. Een volgens het structureel model, d.w.z. volgens de organisatie diensten, hun organogram, opgestelde selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: IN DE TABEL VERMELDE GEGEVENS Archiefstuk Reekscode Datering Bewaartermijn Def. bestemming Opmerkingen Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtst verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. Voor het gebruiksgemak wordt een code gehanteerd om de moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. De bewaartermijn wordt bepaald door de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis cultureelwetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven. Men kan er onder andere een verantwoording selectiebeslissing (definitieve bestemming) vinden. 9

10 Code Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen ALGEMENE DIRECTIE COLLECTIEVE ARBEIDSBETREKKINGEN A. DIRECTORAAT-GENERAAL EN GEMEENSCHAPPELIJK VOOR GEHELE AD A.001 Ingekomen dienstnota s voorzitter FOD 2004-heden 5 jaar vernietigen Dienen bewaard te worden bij de diensten voorzitter. A.002 Dienstnota s directeur-generaal 2003-heden 10 jaar bewaren A.003 Briefwisseling directeur-generaal 2003-heden 10 jaar vernietigen Geen echt inhoudelijke zaken. De belangrijkste brieven worden toegevoegd aan specifieke dossiers. A.004 Notulen stafvergaderingen met de diensthoofden 1998-heden 5 jaar bewaren A.005 Driejaarlijkse verslagen algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen A.006 Dossiers inzake de vergaderingen van het directiecomité FOD jaar bewaren Vanaf 2010 plant men om tweejaarlijkse verslagen te maken (definitieve bestemming zal eveneens bewaren zijn) heden 10 jaar vernietigen Dienen bewaard te worden bij de diensten voorzitter. 10

11 A.007 Dossiers inzake de vergaderingen werkgroepen interne relaties FOD WASO (hoog overlegcomité, basisoverlegcomité, overlegcomité voor het kaderpersoneel enz.) 2003-heden 10 jaar vernietigen Secretariaat diverse werkgroepen bevindt zich op het niveau diensten voorzitter (te bewaren op secretariaat). A.008 Verslagen van vergaderingen in het buitenland 2008-heden 10 jaar bewaren A.009 Stukken betreffende het aanleveren van gegevens voor het managementplan FOD A.010 Stukken betreffende het aanleveren van gegevens voor brochures, folder en publicaties FOD inzake de collectieve arbeidsbetrekkingen A.011 Publicaties, brochures en folders inzake de collectieve arbeidsbetrekkingen 2005-heden 5 jaar vernietigen Dienen bewaard te worden bij de diensten voorzitter heden 10 jaar vernietigen 2005-heden 10 jaar vernietigen Eén exemplaar in beide landstalen publicaties, brochures en folders dient bewaard te worden bij de cel Publicaties afdeling Communicatie en de Vertalingen. A.012 Onkostenstaten van directeur-generaal 2003-heden 5 jaar vernietigen 11

12 B. AFDELING VAN HET SECTORAAL OVERLEG B0.001 Intranet Paritaire Comités, registratie- en opvolgsysteem dossiers 2001-heden tot substitutie bewaren Geïntegreerde relationele database die een toegang vormt op de notulen paritaire comités, toegang op de ondernemingsdossiers enz. Het ARA, afdeling Toezicht, Advisering en Coördinatie van Verwerving en Selectie zal richtlijnen verlenen voor de bewaring intranetsite. B1. Cel Algemene Zaken B1.001 Ingekomen dienstnota s voorzitter FOD 1998-heden 5 jaar vernietigen Dienen bewaard te worden bij de diensten voorzitter. B1.002 Interne dienstnota s algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen 1994-heden 10 jaar bewaren B1.003 Registers gehouden voor de inschrijving briefwisseling jaar bewaren Vanaf 2001 ingeschreven in Indicateur, onderdeel van Intranet Paritaire Comités. B1.004 Afschriften uitgaande brieven 1996-heden 10 jaar vernietigen Onvolledige. 12

13 B1.005 Notulen stafvergaderingen sociale bemiddelaars 2005-heden 30 jaar bewaren Een personeelslid cel is secretaris. B1.006 Notulen vergaderingen van administratieve werkgroepen op de FOD (EMAS (Eco Management and Audit Scheme) en netwerk P&O) 2005-heden 5 jaar vernietigen Dienen bewaard te worden bij de secretaris werkgroep. B1.007 Notulen vergaderingen operationele cel FOD jaar vernietigen Te bewaren bij de diensten voorzitter. B1.008 Dossiers inzake de opmaak begroting algemene directie 1986-heden 20 jaar vernietigen B1.009 Afschriften van bestelbons 2005-heden 3 jaar vernietigen B1.010 Dossiers inzake de kilometervergoedingen 1996-heden 10 jaar vernietigen B1.011 Personeelsdossiers algemene directie 1975-heden 5 jaar na uitdiensttreding of pensionering vernietigen Het zijn werkdocumenten AD. De echte dossiers worden bewaard bij de Stafdienst Personeel en Organisatie. B1.012 Medische dossiers personeelsleden algemene directie 1975-heden 5 jaar na uitdiensttreding of pensionering vernietigen Het zijn werkdocumenten AD. De echte dossiers worden bewaard bij de Stafdienst Personeel en Organisatie. 13

14 B1.013 Functieomschrijvingen en stukken betreffende de praktische omkadering lopende aanwervingen algemene directie B1.014 Aanwezigheidstabellen personeelsleden algemene directie B1.015 Stukken betreffende het statuut en de evaluatie personeelsleden B1.016 Stukken betreffende de activiteiten naar aanleiding van 20 jaar directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen ( 20 jaar dienst DCAB ) 2005-heden 10 jaar vernietigen 2000-heden 5 jaar vernietigen jaar vernietigen Hoofdzakelijk nota s. Te bewaren bij Stafdienst Personeel en Organisatie jaar bewaren B1.017 Jaarboeken personeel FOD WASO jaar vernietigen Documentatie. Bevat een overzicht van alle benoemingen op de FOD. B1.018 Stukken betreffende de omschakeling naar de euro jaar vernietigen B2. DIRECTIE VAN DE ANALYSE EN DE EVALUATIE VAN DE CAO S B2.001 Dossiers van afgekeurde CAO s in het kader wettigheidscontrole op de CAO s waarvoor de algemeen verbindend verklaring wordt gevraagd 2005-heden 30 jaar bewaren 14

15 B2.002 Jaarrekeningen en jaarverslagen Fondsen voor Bestaanszekerheid en de verslagen revisor(en) of de accountants inzake de Fondsen voor Bestaanszekerheid B2.003 Briefwisseling betreffende de controle op de jaarrekeningen van de Fondsen voor Bestaanszekerheid B2.004 Lijst houdende een overzicht actieve Fondsen voor Bestaanszekerheid 2000-heden 30 jaar bewaren 2000-heden 20 jaar vernietigen 2000-heden tot substitutie vernietigen Is gewoon een adressenlijst van de actieve fondsen die voortdurend aangepast wordt. B2.005 Afschriften (inter)sectorale CAO s per paritair comité 1970-heden 30 jaar vernietigen De (inter)sectorale CAO s worden bewaard op de directie Griffie en Algemeen Verbindend Verklaring CAO s. B2.006 Dossiers inzake de juridische bijstand aan de paritaire comités circa heden 30 jaar vernietigen B2.007 Stukken betreffende de controle op de door de werkgevers ingediende bonusplannen B2.008 Dossiers inzake de controle verslagen risicogroepen sectoren 2008-heden 30 jaar vernietigen Deze directie is een deel in de keten controle. Directie Griffie en Algemeen Verbindend Verklaring CAO s beheert het dossier heden 30 jaar bewaren 15

16 B2.009 Dossiers inzake de controle verslagen risicogroepen ondernemingen B2.010 Dossiers inzake de thematische analyses in het kader analyse CAO s 1993-heden 30 jaar bewaren 2000-heden 30 jaar bewaren In de analyses gaat men op het niveau sectoren onderzoeken hoe daar de nationale CAO s ingevuld worden voor wat betreft de sociale materies zoals de arbeidsduur, de lonen enz. De analyses worden gecommuniceerd aan externen zoals de vakbonden, de sociale secretariaten enz. B2.011 Dossiers inzake de havenarbeiders (erkenning, schorsing of intrekking van het statuut van havenarbeider) 1972-heden 10 jaar na pensionering havenarbeider bewaren Deze is interessant om te bewaren gezien het zeer specifieke statuut havenarbeiders. B2.012 Dossiers inzake de opvolging toepassing wetgeving met betrekking tot de opdrachten van het Intern Compensatiefonds voor de Diamantnijverheid en inzake de controle op het fonds B2.013 Stukken betreffende het aanleveren van gegevens voor het tweejaarlijkse verslag algemene directie 1999-heden 30 jaar bewaren 2009-heden 5 jaar vernietigen 16

17 B2.014 Stukken betreffende het aanleveren van gegevens voor het jaarverslag FOD 2003-heden 5 jaar vernietigen B2.015 Toegang op de dossiers interne en externe informatieverstrekking 2003-heden 30 jaar bewaren Worddocument met een lijst van de behandelde dossiers. B2.016 Dossiers inzake de interne en externe informatieverstrekking over de bevoegdheden dienst B2.017 Notulen vergaderingen werkgroep documentatiebeleid B2.018 Notulen vergaderingen werkgroep kennismanagement 2003-heden 30 jaar bewaren Betreft kabinetsvragen, parlementaire vragen, juridische vragen, geschillen, vragen over CAO wetgeving, de wet van 1948, in verband met evoluties in de sociale wetgeving, over de Fondsen voor Bestaanszekerheid enz heden 5 jaar vernietigen Te bewaren bij secretaris werkgroep bij de diensten voorzitter heden 5 jaar vernietigen Idem. B2.019 Notulen vergaderingen en adviezen Nationale Arbeidsraad circa heden 20 jaar vernietigen Dienen bewaard te worden bij de Nationale Arbeidsraad. B2.020 Dossiers inzake het bijwonen van studiedagen, seminaries en colloquia 2003-heden 30 jaar vernietigen 17

18 B2.021 Stukken betreffende de activiteiten naar aanleiding van 40 jaar CAO wetgeving jaar vernietigen Bevat hoofdzakelijk documenten in verband met de praktische organisatie. B2.022 Dossiers inzake contacten met internationale instanties en organisaties (IAO-IAB-EU enz.) B2.023 Semidynamisch en statisch archief directie en haar rechtsvoorgangers circa heden circa jaar bewaren 30 jaar selecteren Nadere selectie in samenspraak met archivaris Rijksarchief bij overdracht. B3. DIRECTIE VAN HET BEHEER VAN DE PARITAIRE COMITÉS B3.001 Notulen directievergaderingen 2008-heden 10 jaar bewaren B3.002 Notulen Dobecom-vergaderingen 2005-heden 10 jaar vernietigen B3.003 Notulen vergaderingen van alle attachés 2005-heden 10 jaar bewaren B3.004 Dossiers inzake de oprichting en wijziging van bevoegdheden van een paritair comité 1968-heden 10 jaar na opheffing paritair comité bewaren 1 dossier (PC 218) is ouder dan 1968, alle andere werden overgedragen aan het ARA. Selectiebeslissing overgenomen van Luc Janssens en Griet Maréchal. Voor meer info in verband met de selectiebeslissing, zie beschrijving p

19 B3.005 Dossiers inzake de benoeming leden paritaire comités 1968-heden 10 jaar na opheffing paritair comité bewaren 1 dossier (PC 218) is ouder dan 1968, alle andere werden overgedragen aan het ARA. Selectiebeslissing overgenomen van Luc Janssens en Griet Maréchal. Voor meer info in verband met de selectiebeslissing, zie beschrijving p. 45. B3.006 Dossiers inzake de benoeming leden adviescommissie Brugpensioen B3.007 Dossiers inzake de benoeming leden commissie Ondernemingsplannen 1992-heden 30 jaar bewaren 2009-heden 30 jaar bewaren B3.008 Ondernemingsdossiers 1968-heden zolang de onderneming actief is vernietigen Selectiebeslissing overgenomen van Luc Janssens en Griet Maréchal. Voor meer info in verband met de selectiebeslissing, zie beschrijving p. 46. B3.009 Afschriften adviezen met betrekking tot paritair comité waartoe een onderneming behoort B3.010 Afschriften bevestigingen adviezen bij een betwisting met betrekking tot paritair comité waartoe een onderneming behoort 1985-heden 20 jaar vernietigen Dubbels. Zitten eveneens in de Ondernemingsdossiers heden 20 jaar vernietigen Idem. 19

20 B3.011 Afschriften intrekkingen adviezen bij een betwisting met betrekking tot paritair comité waartoe een onderneming behoort B3.012 Overzichten van adviezen opgestuurd aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, de algemene directie Toezicht op de Sociale Wetten FOD WASO en de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie 1985-heden 20 jaar vernietigen Idem heden 20 jaar vernietigen B3.013 Dossiers inzake het onderzoek naar de representativiteit en de erkenning vakorganisaties 1968-heden zolang de vakorganisatie bestaat bewaren B3.014 Informatieve briefwisseling over de bevoegdheden diverse paritaire comités B3.015 Handleidingen, stukken betreffende de omschrijvingen taken en opdrachten (bevoegdheden) diverse medewerkers (per type medewerker) directie 1987-heden 20 jaar vernietigen 2003-heden 30 jaar vernietigen Het zijn werkdocumenten van tijdelijk belang. B3.016 Dossiers inzake de geschillen voor de Raad van State 1976-heden 30 jaar bewaren De stukken betreffende andere geschillen werden geïntegreerd in de dossiers. B3.017 Inventaris dossiers Raad van State 1976-heden 30 jaar bewaren 20

21 B3.018 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 1985-heden 30 jaar bewaren B3.019 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsvragen 1985-heden 30 jaar bewaren B3.020 Bewijzen van aangetekende zendingen 1996-heden 3 jaar vernietigen B3.021 Inventaris documenten ingevoerd in DOBECOM 2004-heden tot substitutie vernietigen Werkinstrument voor de administratie. B3.022 DOBECOM 2004-heden tot substitutie vernietigen Idem. B3.023 Dossiers inzake het bijwonen van studiedagen, seminaries en colloquia B3.024 Stukken betreffende het aanleveren van gegevens voor op de website FOD B3.025 Stukken betreffende het aanleveren van gegevens voor het jaarverslag FOD 2003-heden 10 jaar vernietigen 2003-heden 10 jaar vernietigen 2005-heden 3 jaar vernietigen B4. DIRECTIE VAN DE GRIFFIE EN VAN DE ALGEMEEN VERBINDEND VERKLARING VAN DE CAO S B4.001 Notulen directievergaderingen 2008-heden 10 jaar bewaren B4.002 Werkfiches, procedures inzake de behandeling dossiers 2008-heden zolang procedure geldig is vernietigen 21

22 B4.003 Stukken betreffende het aanleveren van gegevens voor het jaarverslag FOD B4.004 Wekelijkse verslagen betreffende de uitgevoerde taken en opdrachten 2008-heden 5 jaar vernietigen 2008-heden 5 jaar vernietigen Andere directies stellen dit niet op. Dit is een persoonlijk initiatief van het diensthoofd. Het betreft statistieken houdende een overzicht werkzaamheden in de directie (aantal KB s, tijd nodig voor behandeling KB enz.) B4.005 Informatieve briefwisseling 2006-heden 3 jaar vernietigen De essentiële briefwisseling zit in de dossiers. B4.006 Inventaris (toegang) op de CAO s 1969-heden tot substitutie bewaren Tot 1997 op fiches, vanaf 1997 in databank Inforco. Het is de bedoeling om alle fiches vanaf 1969 in Inforco in te voeren. 22

23 B4.007 Dossiers inzake de neergelegde CAO s 1969-heden 100 jaar bewaren Bewaartermijn van 100 jaar omdat sommige CAO s afgesloten zijn voor onbepaalde duur en omdat nieuw afgesloten CAO s verwijzingen kunnen bevatten naar vorige CAO s die (ten dele) opgeheven zijn. In beide gevallen dient de administratie voor haar werking over de dossiers te beschikken. B4.008 Minuten KB s betreffende het algemeen verbindend verklaren van (inter)sectorale CAO s circa heden 100 jaar vernietigen Bewaartermijn van 100 jaar omdat sommige CAO s afgesloten zijn voor onbepaalde duur en omdat nieuw afgesloten CAO s verwijzingen kunnen bevatten naar vorige CAO s die (ten dele) opgeheven zijn. In beide gevallen dient de administratie voor haar werking over de dossiers te beschikken. Het zijn werkdocumenten voor de administratie. Op het niveau van de diensten voorzitter wordt ook een minuut bewaard (de formele tekst). 23

24 B4.009 Huishoudelijke reglementen paritaire comités 1969-heden zolang reglement geldig is bewaren B4.010 Dossiers inzake de toetredingsakten bonusplannen 2008-heden 100 jaar bewaren Bewaartermijn van 100 jaar omdat sommige bonusplannen afgesloten zijn voor onbepaalde duur. De administratie dient voor haar werking over de dossiers te beschikken. B4.011 Dossiers inzake het verlenen van rechtszekerheid aan sociale akkoorden (SAS) B4.012 Dossiers inzake het verlenen van rechtszekerheid aan collectieve akkoorden (CAC) B4.013 Stukken betreffende de voorbereiding publicatie CAO s in het Belgisch Staatsblad 1991-heden 30 jaar bewaren 1983-heden 30 jaar bewaren 2008-heden 30 jaar vernietigen B4.014 Dossiers inzake de bedrijfsplannen tot herverdeling arbeid jaar bewaren B4.015 Stukken betreffende het aanleveren van gegevens voor de website FOD en voor publicaties uitgegeven door FOD 2003-heden 10 jaar vernietigen 24

25 B5. DIRECTIE VAN HET SECRETARIAAT VAN DE PARITAIRE COMITÉS Logistieke cel B5.001 Dossiers inzake de vergaderingen paritaire comités 2000-heden 30 jaar selecteren Kostenstaten en verontschuldigingen vernietigen. Alle overige documenten bewaren. B5.002 Kostenstaten jaar vernietigen Kostenstaten die nog niet in de dossiers inzake de vergaderingen paritaire comités geïntegreerd zijn. B5.003 Notulen paritaire comités, chronologisch geordend jaar bewaren Notulen werden neergelegd in ARA. B5.004 Notulen paritaire comités, thematisch geordend per paritair comité 1919-heden 10 jaar na opheffen PC bewaren Bewaartermijn kan ook zijn: 10 jaar na laatste vergadering PC (een aantal PC s zijn niet meer actief, maar niet officieel opgeheven). B5.005 Briefwisseling Logistieke cel 2003-heden 5 jaar vernietigen Zeer beperkt en inhoudelijk niet interessant. B5.006 Boordtabellen inzake werking directie 2003-heden 5 jaar vernietigen Informatie inzake respecteren wettelijke termijnen voor afwerken dossiers, inzake personeelssituatie (is er voldoende 25

26 personeel voor het uitvoeren van de opgelegde taken enz.) enz. B5.007 Dossiers inzake het bijwonen van studiedagen, seminaries en colloquia B5.008 Stukken betreffende het aanleveren van gegevens voor het jaarverslag FOD 2003-heden 30 jaar vernietigen 2005-heden 5 jaar vernietigen B5.009 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 2007-heden 10 jaar vernietigen Zeer beperkt (een drietal per jaar) en niet interessant (over onkostenvergoedingen enz.). B5.010 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsvragen 2007-heden 10 jaar vernietigen Zeer beperkt. B5.011 Ingekomen dienstnota s 2006-heden zolang ze geldig zijn vernietigen Dienen bewaard te worden op het niveau dat ze werden opgesteld (bij voorzitter FOD of DG AD). B5.012 Notulen dienstvergaderingen verstreken bewaren Op termijn zou het de bedoeling zijn om deze dienstvergaderingen opnieuw op te starten. Archief paritaire comités B5.013 Briefwisseling circa heden 10 jaar bewaren 26

27 B5.014 Dossiers inzake het algemeen verbindend verklaren van (inter)sectorale CAO s (met minuten KB s) 2003-heden 5 jaar na publicatie KB in B.S. selecteren Enkel de minuten worden bewaard. Zij worden na 5 jaar uit de dossiers gehaald en omgekeerd chronologisch bewaard per PC. Zie serie B B5.015 Minuten KB s betreffende het algemeen verbindend verklaren van (inter)sectorale CAO s circa heden 100 jaar bewaren Worden in de loop van 2009 overgedragen aan directie Griffie en Algemeen Verbindend Verklaring CAO s. Zie B B5.016 Dossiers inzake ondernemingen 1969-heden 5 jaar na stopzetting onderneming bewaren B5.017 Documentatie ter ondersteuning werking paritaire comités circa heden 30 jaar selecteren Literatuur dient overgedragen aan bibliotheek FOD. Staten houdende informatie over loonevoluties dienen bewaard te blijven. De overige documenten dienen aan een nadere selectie onderworpen te worden bij overdracht. Documentatie PC 213 dient integraal bewaard te blijven. 27

28 B5.018 Verslagen vergaderingen Nationale Gemengde Mijncommissie (Nationale Commissie voor het Mijnwezen) 1944-circa 1945 verstreken bewaren B6. DIRECTIE VAN DE BEGELEIDING VAN ONDERNEMINGEN IN MOEILIJKHEDEN OF HERSTRUCTURERING B6.001 Dossiers inzake de aanvragen tot afwijking inzake de reglementeringen inzake brugpensioen B6.002 Jaarlijkse overzichten bedrijven die een aanvraag tot afwijking op de reglementeringen inzake brugpensioen hebben ingediend B6.003 Notulen vergaderingen adviescommissie Brugpensioen B6.004 Stukken betreffende de bankgaranties ondernemingen ingediend bij de directie in het kader aanvraag tot afwijking op de reglementeringen inzake brugpensioen B6.005 Dossiers inzake de voorbereiding en uitwerking van reglementaire teksten (wetten, koninklijke en ministeriële besluiten) inzake de herstructurering van bedrijven 1991-heden 30 jaar bewaren 1991-heden 30 jaar bewaren 1992-heden 30 jaar bewaren De directie verzorgt het secretariaat commissie heden 30 jaar vernietigen Louter de documenten die een bankgarantie aantonen. Geen inhoudelijke meerwaarde heden 30 jaar bewaren 28

29 B6.006 Dossiers inzake de voorbereiding en uitwerking van reglementaire teksten (wetten, koninklijke en ministeriële besluiten) inzake de crisismaatregelen tot aanpassing arbeidsduur of van het arbeidsvolume 2009-heden 30 jaar bewaren B6.007 Dossiers inzake de herstructurering van bedrijven 2009-heden 30 jaar bewaren B6.008 Dossiers inzake de aanvragen tot afwijking inzake de reglementering op de arbeidsduur of van het arbeidsvolume in het kader crisismaatregelen B6.009 Notulen vergaderingen commissie Ondernemingsplannen B6.010 Stukken betreffende het aanleveren van gegevens voor de website FOD en de portaalsite inzake herstructureringen ( heden 30 jaar bewaren 2009-heden 30 jaar bewaren De directie verzorgt het secretariaat commissie heden 5 jaar vernietigen B6.011 Informatieve briefwisseling 1999-heden 10 jaar vernietigen Betreft vragen in verband met de procedures enz. Geen inhoudelijke meerwaarde. 29

30 Code Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen C. AFDELING VAN DE SOCIALE BEMIDDELING C1.001 Persoonlijke archieven sociale bemiddelaars circa heden C1.002 Teksten van lezingen gegeven door de sociale bemiddelaars circa heden 30 jaar selecteren Bij uitdiensttreding sociaal bemiddelaar (of indien gewenst door de bemiddelaar in een vroegere fase van zijn carrière) dient een selectie bewaard te worden belangrijkste dossiers waaraan hij gewerkt heeft en enkele kleinere, relevante dossiers, dit met het oog op het reconstrueren manier van functioneren sociale bemiddelaars. 1 Dit gebeurt in samenspraak met de bevoegde archivaris van het Rijksarchief. 10 jaar bewaren 1 Enkele kleinere dossiers dienen eveneens bewaard te worden om geen vertekend beeld te krijgen. Dit om het verschil in resultaat te duiden op het einde sociale onderhandelingen (zie voorbeeld van bemiddelaar Roger Van den Heule in VAN DEN HEULE R., Geheugen FOD. Sluiting Renault, Brussel, FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, 2009, pp Gelijktijdig met het dossier Renault bemiddelde dhr. Van den Heule over het ontslag van 5 werknemers bij de sluiting van een ander bedrijf rond het Brusselse. Deze arbeiders werden ontslagen met enkel de wettelijk bepaalde vergoedingen en zonder een evenwichtig sociaal begeleidingsplan, dit in tegenstelling met hun collega s bij Renault). 30

31 31