FOD ECONOMIE, K.M.O., MIDDENSTAND EN ENERGIE STAFDIENST «BUDGET EN BEHEERSCONTROLE» (S2) PLAN VOOR BEHEER VAN DE ARCHIEVEN

Transcriptie

1 FOD ECONOMIE, K.M.O., MIDDSTAND ERGIE STAFDIST «BUDGET BEHEERSCONTROLE» (S2) PLAN VOOR BEHEER VAN DE Versie : 1.00 Statuut : GOEDGEKEEURD AANTAL : 94 1

2 Tabel voor het beheer van de archieven van de stafdienst «Budget en Beheerscontrole» (S2) goedgekeurd door de Dienst en de ARA HANDTEKING Naam : Régis Massant Titel : Directeur S2 Datum : Naam : Titel : Datum : Karel Velle Algemeen Rijksarchivaris 2

3 1. DIRECTIE Kopie van de overdrachten (eerste pagina van het dossier) van de diensten van de Voorzitter of van een Minister Kopie van hetgeen niet is vermeld in Lotus Notes (bestelbons + nota s van de AD die aan de indicator niet vermeld) Kopie van de dossiers (IN) - Behandeld door de DG - 1 ste bladzijde indien behandeld door een ambtenaar Kopie brieven (OUT) TERMIJN VAN S jaar S jaar S jaar OPMERKING S jaar Bewaring Doorsturen naar de (ingesloten dienstnota s) ARA Nota s van de Voorzitter aan de Directeurs S jaar Deze reeks wordt door de dienst door de diensten van de Voorzitter bewaard Kopie van groene bladje S jaar Themadossiers S jaar na het sluiten van het dossier Kopie van de nota s van de Inspecteur van Financiën S jaar 3

4 TERMIJN VAN 2. FINANCIELE AFDELING 2.1. SECRÉTARIAAT Kopie brieven (OUT) S jaar Kopie van de adviezen van de financiële afdeling Kopie van de adviezen van de Inspecteur van Financiën Kopie van de beslissingen van de Ministerraad Bewijzen van ontvangst van de dienstorders Informatie over het personeel (adreswijziging, ziekten, regularisaties, enz.) Ontvangstbewijzen van de voorstellen van vacante betrekkingen, van de examens van Selor en van de opleidingen Allerhande ontvangstbewijzen (beknopt overzicht Staatsblad, enz.) S jaar Bewaring S jaar S jaar S jaar S jaar na het vertrek van de ambtenaar S jaar S jaar OPMERKING 4

5 2.2. BOEKHOUDING VEREFFING TERMIJN VAN OPMERKING Algemene Boekhouding Rekeningen voorschotten (rekeningen zonder bewijsstukken) S jaar Te vernietigen in januari van het jaar volgend op het boekjaar Grootboeken S jaar Idem Dagboek S jaar Idem Rekeningen inkomsten S jaar Idem Betalingsordonnanties S jaar Idem Thesaurie-uittreksels S jaar Idem Boekingsbescheiden Dubbels van de rekeningen S jaar Idem Rekeningenboeken S jaar Idem Facturen S jaar Idem Allerhande Betalingsdossiers S jaar boekhoudingen (advocaten, studiën, enz.) Fiches van de S jaar Wachtvergoedingen ex-mijnwerkers personenbelasting Persoonlijke dossiers S jaar na einde (arbeiders en bedienden) brugpensioen Verzekeringen S jaar na einde brugpensioen Algemene briefwisseling S jaar na einde brugpensioen Betalingsordonnanties S jaar Maandelijkse lijsten van de S jaar Laatste dossier gesloten in

6 betalingen Boeken (orderboeken) S jaar TERMIJN VAN Kredietopeningen S jaar Budget S jaar OPMERKING 2.3. BUDGET Instructies en voorstellen S jaar Voor elk begrotingsjaar Bilaterale besprekingen S jaar Idem Budget S jaar Voorproef van de S jaar begroting Begrotingscontrole S jaar 2.4. FINANCIELE CONTROLE Dossiers van instellingen van openbaar nut Dossiers lasten uit het verleden nationale sectoren Dossiers lasten uit het verleden fonds voor economische expansie Dossiers lasten uit het verleden nationaal solidariteitsfonds S jaar na het versturen naar de Schatkist van de rekeningen goedgekeurd door de Minister S jaar na het sluiten van het dossier * S jaar na het sluiten van het dossier * S jaar na het sluiten van het dossier * Toelagen S jaar Overeenkomsten S jaar * Recuperatie van schuldvorderingen, terugvorderbare voorschotten (beslissingen worden aan de Ministerieraad het MCESC of het Directiecomité teruggevonden) 6

7 Terugvorderbare voorschotten TERMIJN VAN S jaar na het sluiten van het dossier (wanneer de voorschotten werden teruggevorderd) Wereldtentoonstellingen S jaar OPMERKING 3. AFDELING LOGISTIEK 3.1. STAF Kopie brieven S jaar Stafvergaderingen S jaar Bewaring Doorsturen naar de ARA Themadossiers (gebouwen, S jaar enz.) Informatie over het personeel (adreswijziging, ziekten, regularisaties, enz.) Klachten betreffende de dienst Ontvangstbewijzen van de dienstorders Ontvangstbewijzen van de voorstellen van vacante betrekkingen, van examens van Selor en van opleidingen Opvolging van de facturen en van de herinneringen S jaar na het vertrek van de ambtenaar S jaar Bewaring Doorsturen naar de ARA S jaar S jaar S jaar 7

8 3.2. CTRALE DIST VOOR AANKOP Aankoopdossiers (bestelbons, interne bons, offertes, afschriften van facturen, borgstellingen, ) Dossiers niet in aanmerking genomen offertes Contracten (aankoopdossier + originale contracten) Kopieën van de facturen (+ werkborderellen) TERMIJN VAN S jaar na het sluiten van het dossier S jaar na de gunning van de opdracht S jaar na ontbinding van het contract S jaar Stockbeheer S jaar na de levering Borderellen van teruggave S jaar aan de Domeinen Kopie brieven S jaar OPMERKING 3.3. INFRASTRUCTUUR Globaal infrastructuurbeleid Beheer van de archieven Beheer gebouwen S jaar Contacten met de Regie S jaar Dossiers verhuizing S jaar Dossiers «archieven» per S jaar Bewaring Doorsturen naar de bestuur ARA Contact met de ARA S jaar Bewaring idem Verzoeken voor het S jaar Bewaring idem raadplegen van de archieven 8

9 Beheer van de kunstwerken Globaal beleid inzake veiligheid en welzijn TERMIJN VAN OPMERKING Briefwisseling S jaar Bewaring Doorsturen naar de ARA Inventaris van de kunstwerken S jaar Bewaring idem Dossiers duurzame S jaar Bewaring idem ontwikkeling Preventie en bescherming S jaar 3.4. OPERATIONELE LOGISTIEK Veiligheid en onderhoud van de gebouwen Milieuvergunning S jaar Exploitatievergunning S jaar Plannen Dossiers «as built» Vervoer Persoonlijke dossiers van de chauffeurs S jaar na het einde van de periode dat het gebouw werd ingenomen Kopiën van de contracten S jaar na het einde van de periode dat het gebouw werd ingenomen Contacten met de Regie S jaar na het sluiten van het dossier (probleem opgelost) S jaar na het vertrek van de chauffeur 9

10 Verdeling van de briefwisseling en verzending TERMIJN VAN Dossiers voertuigen S jaar na het overhandigen van het voertuig aan de Domeinen Werkjournaal van de S jaar chauffeurs Dagelijkse werkjournaals S jaar Facturen S jaar Dossiers ongevallen S jaar Verzendingsborderellen van de aangetekende brieven S jaar Strookjes van de S jaar aangetekende brieven Lijsten van de S jaar aangetekende brieven Drukkerij Bestelbons S jaar Technische fiches S jaar Verzendingsnota s S jaar OPMERKING 10