Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via het e- mailadres

Transcriptie

1 Ter attentie van de Voorzitter OCMW Mesen Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 3 CV/Mesen/RMID-STOF-SCP/2014 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 22 juli Dit inspectieverslag bestaat uit 3 delen: - Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen - Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de procedure die gevolgd werd - De controletabellen per begunstigde - Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via het e- mailadres mi.inspect_office@mi-is.be. De briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.

2 1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke Integratie is een inclusief federaal beleid voor maatschappelijke integratie voorbereiden, uitvoeren, evalueren en opvolgen, zodat de sociale grondrechten aan iedereen op duurzame wijze gegarandeerd worden. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s werden uitgevoerd, passen in deze missie. Zij hebben volgende drie doelstellingen ; - Controle: door toe te zien op de toepassing van de federale wetgeving op het vlak van maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële controles - Advies: door de OCMW's in te lichten over het wettelijk kader en over de concrete toepassing van de wetgeving en van de reglementering die van kracht is naar aanleiding van de inspectie - Kennis: door gebruik te maken van de schakel tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van de wetgeving inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, heeft de inspectiedienst voor zichzelf verschillende doelstellingen bepaald: - Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en van de reglementering betreffende de verschillende maatregelen die zijn ingevoerd door de federale Staat en waarvoor de dienst subsidies toekent aan de OCMW s. - Doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s uitvoeren, zowel op boekhoudkundig als op administratief en juridisch vlak, om zo bij te dragen tot de gelijke en wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. - Bijdragen tot het beheer van de informatie en tot het begrip van de uitvoering van de wetgeving inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding. - Structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) uitbouwen om zo een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren. - Bijdragen tot de uitwisseling van informatie met de interne diensten van de POD MI. - Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen. Deze waarden zijn: - Respect - De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid - Gelijke kansen voor iedereen en diversiteit - Openstaan voor verandering Laten we ten slotte ook nog benadrukken dat deze controles uitgevoerd worden in het kader van een procedure die beschreven wordt in een procedurehandleiding die geraadpleegd kan worden op de website van de POD MI (

3 2 Controles Omschrijving Jaargang controle Bijlage 1 Wet van 02/04/1965: controle van de medische kosten Geen controle Bijlage 1: Controle van de medische bewijsstukken 2 Wet van 02/04/1965: boekhoudkundige controle Geen controle Bijlage 2: Controle op de wet van 2 april Recht op Maatschappelijke Integratie: controle van de sociale dossiers Dossiers 2013 Bijlage 3: Controle van de sociale dossiers voor MI 4 Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle Geen controle Bijlage 4: Controle van de subsidies voor MI 5 Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Jaar 2012 Bijlage 5: Controle van het stookoliefonds 6 Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Jaar 2012 Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds Geen controle Bijlage 7: Controle van de Energiefonds-subsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van elke soort controle in de bijlagen die bij deze brief gevoegd zijn. 3 Voorbereiding en verloop van de inspectie De inspecteur heeft de controles in uitstekende werkomstandigheden kunnen uitvoeren. Tevens wenst de inspecteur de goede medewerking van uw personeelsleden te benadrukken. Zij beantwoordden alle gestelde vragen en hebben indien nodig bijkomende informatie verschaft. De inspecteur heeft de bewijsstukken ontvangen die per mail aan uw OCMW gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden. Deze stukken waren van een goed kwaliteit zodat de controle vlot verliep. 4. Resultaten en aanbevelingen. Per controle worden hierbij de belangrijkste opmerkingen en vaststellingen geformuleerd. De informatie over de individuele dossiers vindt u in de bijgevoegde controle tabellen. Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers Gezien het beperkt aantal dossiers werden alle dossiers gecontroleerd. De dossiers zijn overzichtelijk samengesteld en bevatten alle noodzakelijke bewijsstukken. Er werden opmerkingen of aanbevelingen geformuleerd Stookoliefonds (verwarmingstoelage) De dossiers waren overzichtelijk samengesteld. In het kader van het sociaal onderzoek werden alle noodzakelijke onderzoeken verricht: gezinssamenstelling, statuut, eventueel inkomensonderzoek,

4 Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Het in het KB voorziene subsidiebedrag werd niet volledig benut. Het budget voorzien voor kinderarmoede werd benut voor het betalen van schoolkosten. Er werd vastgesteld dat de kinderen waarvoor de schoolkosten werden betaald behoorden tot het doelpubliek. Met betrekking tot de schoolkosten waren er geen individuele bewijsstukken beschikbaar, het gaat hier om een toelage van 75 Eur per schoolgaand kind. Er wordt het OCMW gevraagd om indien zij deze werkwijze wensen te houden te bepalen op welke wijze voldoende garanties kunnen gegeven worden dat deze forfaitaire toelage per kind gebruikt wordt schoolkosten te vergoeden. 6. INTERNE ORGANISATIE EN WERKING VAN HET OCMW De inspecteur heeft vastgesteld dat uw diensten in de gecontroleerde materies goed zijn georganiseerd en worden beheerd. Hij zet deze diensten dus aan om op zo verder te doen en op die manier de goede praktijken in uw centrum te promoten en uw gebruikers een kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden. 7. CONCLUSIES Hieronder vindt u twee overzichtstabellen: de eerste betreft de eventuele subsidietekorten en de tweede de subsidieoverschotten. Tabel van de te weinig ontvangen toelagen Soort controle Controleperiode Eventuele subsidietekorten Terugvordering s- procedure Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers Jaar 2013 Geen nvt Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Jaar 2012 Geen nvt Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Jaar 2012 Geen nvt

5 Tabel van de te veel ontvangen toelagen Soort controle Controleperiode Terugvordering Terugvorderings- periode Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Jaar 2013 Geen Niet van toepassing Jaar 2012 Geen Niet van toepassing Jaar 2012 Geen Niet van toepassing Mag ik u verzoeken om me uw akkoord per te bezorgen, en dit binnen een termijn van 14 dagen volgend op de ontvangst van onderhavig verslag. Gelieve uw antwoord te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Indien er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn, zal dit beschouwd worden als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directrice-generaal, Anne-Marie VOETS

6 BIJLAGE 3: CONTROLE VAN DE DOSSIERS MET BETREKKING TOT DE WET VAN 26/05/2002 INZAKE HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, OVEREENKOMSTIG ARTIKEL 57 VAN HET KB VAN 11/07/2002 De controle had betrekking op de volgende elementen: - de analyse van de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet van 26/05/2002; - en de controle van de toepassing van de wetgeving op het fonds, op basis van een selectie van individuele dossiers. 1. ALGEMENE ANALYSE VAN DE PROCEDURE Dit is de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet: a) inschrijving van de aanvragen in een register; b) afleveren van een ontvangstbewijs; c) opstellen van een aanvraagformulier; d) aanwezigheid van bewijsstukken; e) maatschappelijk onderzoek uitgevoerd door de maatschappelijk werker om na te gaan wat de situatie van de aanvrager is op het ogenblik van de indiening van de aanvraag; f) beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen volgend op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen. De inspecteur heeft vastgesteld dat de procedure op een correcte manier werd toegepast in de gecontroleerde dossiers 2. CONTROLE VAN DE INDIVIDUELE DOSSIERS OP BASIS VAN EEN STEEKPROEF 3 individuele dossiers werden gecontroleerd. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel nr CONCLUSIES Uw centrum heeft de procedure nageleefd met betrekking tot het recht op maatschappelijke integratie en heeft de wetgeving voor de gecontroleerde sociale dossiers op een correcte manier toegepast.

7 BIJLAGE 5: CONTROLE VAN HET STOOKOLIEFONDS VOOR DE VERWARMINGSPERIODE JAAR 2012 De controle wordt uitgevoerd op 2 niveaus: - Een boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in de boekhouding van het OCMW vergeleken werden met de subsidies die toegekend werden door het Sociaal Stookoliefonds; - De controle van de toepassing van de wetgeving terzake en van bewijsstukken op een steekproef van dossiers. 1. BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLE Uitgaven OCMW Uitgaven POD MI Verschil 548,80 548,80 0,00 Er werd geen enkel verschil vastgesteld. 2. CONTROLE VAN DE TOEPASSING VAN DE WETGEVING TERZAKE (VORM EN INHOUD) EN VAN BEWIJSSTUKKEN OP EEN STEEKPROEF VAN DOSSIERS Dit is de procedure die gevolgd dient te worden voor de aanvraag van verwarmingstoelages: a) Inschrijving van de aanvragen in een register; b) Indieningstermijn van de aanvraag binnen de 60 dagen van de levering; c) Maatschappelijk werker voert een maatschappelijk onderzoek uit met betrekking tot de situatie van de aanvrager op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend et gaat na of er aan de toekenningsvoorwaarden voldaan is; d) Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen die volgen op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen; e) Betaling binnen de 14 dagen. Bovendien dient het dossier ook de volgende bewijsstukken te bevatten: - factuur of leveringsbon; - statuut van de aanvrager; - zijn bestaansmiddelen; - identiteitsgegevens van de aanvrager (via een kopie van de identiteitskaart); - gezinssamenstelling. - Uw centrum heeft 3 aanvragen verwerkt tijdens deze verwarmingsperiode. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel nr. 2. Met betrekking tot de controle van de toepassing van de wetgeving terzake, werd vastgesteld dat alle punten nageleefd werden door uw OCMW.

8 Er werd vastgesteld dat de bewijsstukken aanwezig waren in de gecontroleerde dossiers. 4. CONCLUSIES Voor het jaar 2012 werd vastgesteld dat de subsidies in het kader van de verwarmingstoelage wel degelijk verschuldigd waren aan uw centrum.

9 BIJLAGE 6: CONTROLE VAN HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDIE TOEGEKEND IN DIT KADER, VAN DE MAATREGELEN TER BEVORDERING VAN DE SOCIALE PARTICIPATIE EN VAN DE CULTURELE EN SPORTIEVE ONTPLOOIING VAN DE GEBRUIKERS VAN DE OCMW- DIENSTEN, EN VAN DE SPECIFIEKE KINDERARMOEDEMAATREGEL VOOR HET JAAR De inspectie wordt uitgevoerd op 3 niveaus: - Algemene analyse van het gebruik van het fonds; - Boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in OCMW-boekhouding vergeleken worden met de subsidies toegekend door de POD MI - De controle van alle of van een steekproef van bewijsstukken voor alle soorten activiteiten. 1. ALGMENE ANALYSE VAN HET GEBRUIK VAN HET FONDS Subsidie toegekend aan het OCMW bij koninklijk besluit: 505 (activiteiten) + 0 (gerecycleerde computers) (kinderarmoede). Deze bedragen werden niet volledig gebruikt een deelname van de gerechtigden wordt gevraagd door het OCMW; er wordt maximum 50% van de verantwoorde uitgave ten laste genomen, met een maximum bedrag van 100 per gezin; dit zowel voor Socio Culturele Participatie als voor Kinderarmoede. vastgelegde doelgroep: alle gebruikers van de openbare dienstverlening behorend tot de opdrachten van het OCMW. 2. BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLE Boelhoudkundige tabel op basis van de rekeningen van het OCMW JAREN EFFECTIEVE EFFECTIEVE SUBSIDIES SUBSIDIES UITGAVEN ONTVANGSTEN AANVAARD DOOR AANVAARD OCMW OCMW DE CEL DSO VAN DE POD MI INSPECTIE , , ,50 NA 3. CONTROLE VAN DE BEWIJSSTUKKEN 3.1. Controle van de activiteiten van de algemene maatregelen Alle effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel nr. 3A Gerecycleerde computers Er werden geen dossiers betoelaagd Controle van de activiteiten van de specifieke kinderarmoedemaatregel Alle effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken).

10 U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel nr. 3B. 4. CONCLUSIES Voor het jaar 2012 werd vastgesteld dat de toegekende subsidie werd besteed conform de geldende wetgeving en richtlijnen.