ARCHIEF VAN HET BENELUX-GERECHTSHOF ARCHIEFSELECTIELIJST 2012

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 95 ARCHIEF VAN HET BENELUX-GERECHTSHOF ARCHIEFSELECTIELIJST 2012 door Geert LELOUP Brussel 2012

2

3 ARCHIEF VAN HET BENELUX-GERECHTSHOF ARCHIEFSELECTIELIJST 2012 door Geert LELOUP Brussel 2012

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde en en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de massa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke en en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

6

7 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE... 5 LIJST VAN AFKORTINGEN... 7 ARCHIEFSELECTIELIJST A. Organisatie en werking A.1. Administratief Beheer A.2. Personeelsbeheer B. Bevoegdheden B.1. Uitleg van gemeenschappelijke rechtsregels B.2. Ambtenarenrechtspraak

8 Benelux-Gerechtshof 6

9 Benelux-Gerechtshof LIJST VAN AFKORTINGEN ABNL AD AG AJ AP AR ARP AZ BBIE BBTM BCKB BEB BEU BLEU BMB BNL BOIE BU CAC CAD CBPC CIC CLIM CM CO Admiraliteit Benelux Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen Agenda Bijzondere Commissie Administratieve en Strafrechtelijke Samenwerking Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen afdeling Algemene Zaken en Ruimtelijke Ordening Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij Afdeling Algemene Zaken Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom Benelux-Bureau voor Tekeningen of Modellen Bijzondere commissie voor Kwaliteitsverklaringen in de Bouw Commissie voor Buitenlandse Economische Betrekkingen Benelux Economische Unie Belgisch-Luxemburgse Economische Unie Benelux Merkenbureau Benelux Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom Bijzondere commissie voor de Vergelijking der Begrotingen van Overheids- en Semioverheidsinstellingen Raad voor de Handelsakkoorden Administratieve Raad voor de Douaneregelingen Werkgroep Consumentenbescherming Commissie voor Industrie en Handel overleg inzake klimaat en milieu Bijzondere Commissie voor de Middenstand Convocatie 7

10 Benelux-Gerechtshof COG COL COM COOP CRB D DF EEG EMU EN ESRA ET EU GS HO HPA I IMI IPR IZ J (1) J (2) JEU JUR KvK LM LOG M Centrale Overleggroep College Dienst Boekhouding Expertengroep Politiële en justitiële samenwerking Centrale Raad voor het Bedrijfsleven Team Duurzame Ontwikkeling Commissie voor Douane en Belastingen Europese Economische Gemeenschap Economische en Monetaire Unie Bijzondere Commissie voor Energie Economische en Sociale Raad van Advies Commissie voor het Vrije Verkeer en de Vestiging van Personen Europese Unie Werkgroep Grensoverschrijdende Samenwerking (Zee)Havenoverleg Commissie voor de Harmonisatie van de Landbouwpolitiek Dienst Bedrijfsvoering Afdeling Interne Markt Raadgevende Interparlementaire Beneluxraad Afdeling Interne Zaken Commissie voor Justitie Team Justitie en Binnenlandse Zaken Werkgroep Jeugdbeleid Juridische afdeling Kamers van Koophandel Commissie voor Leefmilieu overleg inzake logistiek Team Markt 8

11 Benelux-Gerechtshof MD MF NO P PRO PV R R/a R/jur RDP REB REG REU RIZIV RO S SO SP SE SG SO SP ST P PR T (1) T (2) Afdeling Markt en Duurzame Ontwikkeling Commissie voor Monetaire en Financiële Vraagstukken nota / brief Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer Programmatisch Centrum proces-verbaal Raad van de Economische Unie Raad van de Economische Unie in beperkte samenstelling Comité van Juristen Vergadering van de Voorzitters van de raden Werkgroep Economische Samenwerking en Regionaal Economisch Beleid Afdeling Ruimtegebonden Grensoverschrijdende Samenwerking Raad van de Economische Unie Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering Bijzondere Commissie voor Ruimtelijke Ordening Stafbureau Afdeling Strategie en Organisatie Afdeling Veiligheid en Externe relaties Sociaal-economische Afdeling Secretariaat-Generaal Commissie voor Sociale Vraagstukken Bijzondere Commissie voor de Volksgezondheid Bijzondere Commissie voor de Coördinatie van de Statistiek Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer Public Relations Bijzondere Commissie voor het Toerisme Dienst Taal 9

12 Benelux-Gerechtshof TS VE VVSA Afdeling Ruimte en Mens Commissie voor het Verkeer overleg van de secretarissen-generaal inzake voedselveiligheid 10

13 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefreeksen, hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het Benelux-Gerechtshof weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De bevoegdheden De bevoegdheden worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. Codes De codes bieden de mogelijkheid om elke archiefreeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren bij contacten tussen het Rijksarchief en de organisatie. Deze codes hebben geen enkel verband met de eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Drager De drager is het materiaal waarop de gegevens worden vastgelegd:,, en of andere dragers. Datering (uiterste data) De datering van de archiefreeksen gebeurt op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier en geeft dus aan welke periode de archiefreeks overspant. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door Benelux-Gerechtshof en geeft aan hoe lang deze de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen goede werking te kunnen garanderen als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de auteur van de selectielijst en de instelling. Een bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. Tot slot nog signaleren dat bij de berekening van de termijn het lopend jaar niet mag meegerekend worden. Stukken uit 2002 met een bewaartermijn van 10 jaar kunnen bijvoorbeeld pas vanaf januari 2013 vernietigd worden. 11

14 Benelux-Gerechtshof Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt, in overleg, bepaald door het Rijksarchief en het Benelux- Gerechtshof, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de nadere selectie. Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie. 12

15 Benelux-Gerechtshof - selectielijst Code van de reeks Reeks Drager Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A. ORGANISATIE EN WERKING A.1. ADMINISTRATIEF BEHEER A Agenda van de uitgaande brieven en nota s 1974-heden 10 jaar bewaren A Minuten van de uitgaande brieven en nota s 1974-heden 10 jaar vernietigen De minuten van brieven en nota s inzake aanhangige zaken worden eveneens in de desbetreffende dossiers bewaard. A Dossiers inzake de opmaak van de verdragen, protocollen en reglementen 1965-heden 30 jaar bewaren A Verdragen inzake het Benelux-Gerechtshof en protocollen inzake ambtenarenrechtspraak door het Benelux-Gerechtshof 1965-heden tot zolang deze van kracht blijven bewaren A Reglement van Orde en Reglement op de Procesvoering 1974-heden tot zolang deze van kracht blijven bewaren 13

16 Benelux-Gerechtshof - selectielijst Code van de reeks Reeks Drager Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A Processen-verbaal en bijhorende stukken van de beraadslagingen van de algemene vergadering 1974-heden 30 jaar bewaren A Dossier inzake de organisatie van studiedagen 1982-heden 5 jaar selecteren De eindverslagen bewaren, alle overige stukken vernietigen. A.2. PERSONEELSBEHEER A Dossiers inzake de leden van het Benelux-Gerechtshof 1974-heden B. BEVOEGDHEDEN tot 5 jaar na het vertrek van het betrokken lid bewaren B.1. UITLEG VAN GEMEENSCHAPPELIJKE RECHTSREGELS B Register van de verzoeken om uitleg bij wege van arrest of advies 1974-heden tot vervanging bewaren B Dossiers A inzake de behandeling van verzoeken om uitleg bij wege van arrest 1974-heden 30 jaar bewaren De processtukken worden tevens op een afgeschermd gedeelte van de website van het Benelux- Gerechtshof ter beschikking gesteld aan de leden van het Hof en aan de betrokken partijen. 14

17 Benelux-Gerechtshof - selectielijst Code van de reeks Reeks Drager Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen B Dossiers C inzake de behandeling van verzoeken om uitleg bij wege van advies 1982-heden 30 jaar bewaren De processtukken worden tevens op een afgeschermd gedeelte van de website van het Benelux- Gerechtshof ter beschikking gesteld aan de leden van het Hof en aan de betrokken partijen. B.2. AMBTENARENRECHTSPRAAK B Register van de beroepen van personen 1978-heden tot vervanging bewaren B Dossiers B inzake de behandeling van beroepen van personen 1978-heden 30 jaar bewaren De processtukken worden tevens op een afgeschermd gedeelte van de website van het Benelux- Gerechtshof ter beschikking gesteld aan de leden van het Hof en aan de betrokken partijen. 15