ARCHIEF VAN DE RECHTERLIJKE MACHT ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI ARCHIEF VAN DE RECHTERLIJKE MACHT ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Stefaan DE CLERCK Minister van Justitie Brussel 2009

2

3 ARCHIEF VAN DE RECHTERLIJKE MACHT ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Stefaan DE CLERCK Minister van Justitie Brussel 2009

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

6

7 Inhoudsopgave I ARCHIEVEN VAN HET HOF VAN CASSATIE... 9 II ARCHIEVEN VAN DE HOVEN VAN BEROEP III ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSHOVEN EN RECHTSVOORGANGERS.. 25 IV ARCHIEVEN VAN HET COLLEGE VAN PROCUREURS-GENERAAL V ARCHIEVEN VAN HET FEDERAAL PARKET EN RECHTSVOORGANGER VI ARCHIEVEN VAN DE PARKETTEN-GENERAAL VII ARCHIEVEN VAN DE MILITAIRE GERECHTEN VIII ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSAUDITORATEN-GENERAAL IX ARCHIEVEN VAN DE RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG ALGEMEEN EN BURGERLIJKE RECHTBANKEN X ARCHIEVEN VAN DE RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG CORRECTIONELE RECHTBANKEN XI ARCHIEVEN VAN DE HOVEN VAN ASSISEN XII ARCHIEVEN VAN DE RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG JEUGDRECHTBANKEN XIII ARCHIEVEN VAN DE STRAFUITVOERINGSRECHTBANKEN XIV ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSRECHTBANKEN EN RECHTSVOORGANGERS XV ARCHIEVEN VAN DE RECHTBANKEN VAN KOOPHANDEL XVI ARCHIEVEN VAN DE RAAD VAN PROCUREURS DES KONINGS XVII ARCHIEVEN VAN DE PARKETTEN VAN DE PROCUREURS DES KONINGS XVIII ARCHIEVEN VAN DE RAAD VAN ARBEIDSAUDITEURS XIX ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSAUDITORATEN XX ARCHIEVEN VAN DE POLITIERECHTBANKEN XXI ARCHIEVEN VAN DE VREDEGERECHTEN

8 I ARCHIEVEN VAN HET HOF VAN CASSATIE I. ARCHIEF VAN HET PARKET Voorafgaande opmerking: er worden geen stukken vernietigd die gevormd werden vóór Stukken gevormd tot en met het jaar 1950 komen bijgevolg voor permanente bewaring in aanmerking en worden bij het Rijksarchief neergelegd. CAS001) CAS002) CAS003) CAS004) CAS005) CAS006) CAS007) CAS008) CAS009) CAS010) Agenda's van ingekomen en uitgaande briefwisseling te bewaren en neer te leggen...10 jaar na afsluiten Omzendbrieven en dienstnota's van de procureur-generaal te bewaren en neer te leggen...wanneer ze geen administratief nut meer hebben Documentatie (en nadere toegangen: thesauri, trefwoordenindex, fichesysteem, enz.) Opmerking: het verdient aanbeveling om de documentatie op geregelde tijdstippen te schonen, te selecteren en bepaalde (sub)dossiers aan het Rijksarchief over te dragen. Statistieken (voor zover afzonderlijk bewaard) Stukken in verband met het materieel en financieel beheer Stukken in verband met het beheer van het gerechtsgebouw Persoonlijke dossiers (personeelsdossiers) te selecteren...50 jaar na opening dossier met minstens 10 jaar na overlijden - worden bewaard en neergelegd: dossiers betreffende magistraten, hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen - de overige dossiers worden vernietigd Stukken in verband met de kandidaatstelling van de magistraten en van het personeel van het parket/de griffie (lijsten, briefwisseling, adviezen) te vernietigen...wanneer ze geen administratief nut meer hebben Notitieregisters Andere bescheiden te selecteren Men vraagt het advies van de bevoegde archivaris-inspecteur. 9

9 II. ARCHIEF VAN HET HOF Voorafgaande opmerking: er worden geen stukken vernietigd die gevormd werden vóór Stukken gevormd tot en met het jaar 1950 komen bijgevolg voor permanente bewaring in aanmerking en worden bij het Rijksarchief neergelegd. A. KABINET VAN DE EERSTE VOORZITTER CAS011) CAS012) CAS013) CAS014) CAS015) CAS016) CAS017) CAS018) CAS019) CAS020) CAS021) Briefwisseling Studiedossiers te bewaren en neer te leggen...wanneer ze geen administratief nut meer hebben Dienstreglementen Beschikkingen Agenda's van ingekomen en uitgaande briefwisseling te bewaren en neer te leggen...10 jaar na afsluiten Omzendbrieven en dienstnota's van de eerste voorzitter te bewaren en neer te leggen...wanneer ze geen administratief nut meer hebben Statistieken (voor zover afzonderlijk bewaard) Stukken in verband met het materieel en financieel beheer Stukken in verband met het beheer van het gerechtsgebouw Persoonlijke dossiers (personeelsdossiers) te selecteren...50 jaar na opening dossier met minstens 10 jaar na overlijden - worden bewaard en neergelegd: dossiers betreffende magistraten en hoofdgriffiers - de overige dossiers worden vernietigd Stukken in verband met de kandidaatstelling van de magistraten en van het personeel van het parket/de griffie (lijsten, briefwisseling, adviezen) te vernietigen...wanneer ze geen administratief nut meer hebben 10

10 B. GRIFFIE 1. Organisatie CAS022) CAS023) CAS024) CAS025) CAS026) CAS027) Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) en van de algemene en openbare vergadering (art. 345 Ger. W.) Jaarlijkse werkingsverslagen van de algemene vergadering en tussentijdse verslagen van de eerste voorzitter (art Ger. W.) Stukken in verband met de algemene organisatie van de griffie te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Registers gehouden in verband met de verzending van de zaken (indicateur) Stukken in verband met het materieel beheer van de griffie Boekhoudkundige bescheiden (ongeacht vorm en structuur) 2. Rechtspleging CAS028) CAS029) CAS030) CAS031) Minuten van arresten en hun nadere toegangen (klappers, repertoria, fichesystemen, enz.) (ongeacht vorm en structuur) te bewaren en neer te leggen...na 50 jaar Rollen (algemene rol, bijzondere rollen, zittingsrollen) (ongeacht vorm en structuur) Rechtsplegingsdossiers te selecteren: - dossiers in verband met de berechting van ministers en andere uitzonderlijke procedures: te bewaren en neer te leggen...na 50 jaar - de overige dossiers: Men vraagt het advies van de bevoegde archivaris-inspecteur. Tuchtdossiers te bewaren en neer te leggen...na 50 jaar 3. Gedeponeerde stukken CAS032) Dossiers gevormd door de commissie voor de vergoedingen van de onwerkdadige hechtenis te vernietigen...5 jaar na beslissing 11

11 CAS033) CAS034) Dossiers gevormd door bijzondere onderzoekscommissies Andere bescheiden te selecteren Men vraagt het advies van de bevoegde archivaris-inspecteur. III. ARCHIEVEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN A. NATIONALE TUCHTRAAD CAS035) CAS036) CAS037) CAS038) CAS039) Algemene rol (ongeacht vorm en structuur) Beschikkingen Adviezen Losse stukken met betrekking tot de procedure: afgiftebewijzen van aangetekend verstuurde brieven, briefwisseling te vernietigen...na 30 jaar Dubbels van tuchtdossiers Opmerking: De originele tuchtdossiers worden na het uitbrengen van het advies door de Nationale Tuchtraad teruggezonden aan de verantwoordelijke tuchtrechtelijke overheid, samen met het advies aangaande de eventueel op te leggen straf (art. 419, achtste lid Ger. W.) B. EVALUATIECOLLEGE VAN DE KORPSCHEFS CAS040) CAS041) Evaluatiedossiers van de korpschefs van de zittende magistratuur met verslagen van follow-upgesprekken, aanbevelingen van het evaluatiecollege, functioneringsverslagen van de korpschef, adviezen van de FOD Justitie en van de algemene vergadering, voorlopige en definitieve beoordelingen van het evaluatiecollege, documenten waaruit de kennisgeving aan de kandidaat blijkt (art. 259 novies 9-10 Ger.W.) Opmerking: deze reeks wordt niet meer aangevuld wegens het arrest van het Grondwettelijk Hof van 1 september 2008 (rolnummer 4268), dat de regeling van art. 259 novies 9-10 Ger.W. heeft vernietigd voor zoverre zij van toepassing zijn op de korpschefs van de hoven en rechtbanken. Evaluatiedossiers van de korpschefs van het parket met verslagen van followupgesprekken, functioneringsverslagen van de korpschef, aanbevelingen van het evaluatiecollege, adviezen van de FOD Justitie en van de korpsvergadering, van de korpschef, adviezen van de FOD Justitie en van de algemene vergadering, voorlopige en definitieve beoordelingen van het evaluatiecollege, documenten waaruit de kennisgeving aan de kandidaat blijkt (art. 259 novies 9-10 Ger.W.) 12

12 II ARCHIEVEN VAN DE HOVEN VAN BEROEP I. ARCHIEF VAN DE EERSTE VOORZITTER A. ALGEMEEN HB001) HB002) HB003) Agenda van inkomende en uitgaande stukken Algemene briefwisseling (voor zover afzonderlijk bewaard) Documentatie te selecteren...na 10 jaar - te bewaren en neer te leggen: dossiers in verband met principekwesties, in verband met de organisatie en de werking van het Hof en van de rechtbanken (met inbegrip van gerechtelijke statistieken), in verband met de magistraten van het Hof, in verband met de ministeriële ambtenaren die hun ambt binnen het ressort uitoefenen, de advocaten en de balie, en tenslotte in verband met de gerechtsgebouwen en archiefzaken - voor de overige dossiers vraagt men het advies van de archivaris-inspecteur. B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE GERECHTELIJKE ORGANISATIE 1. Algemeen HB004) HB005) HB006) HB007) Omzendbrieven van hogere overheden te bewaren en neer te leggen...indien deze geen administratief nut meer hebben Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) en van de algemene en openbare vergadering (art. 345 Ger. W.) Jaarlijkse werkingsverslagen van de algemene vergadering en tussentijdse verslagen van de eerste voorzitter (art Ger. W.) Beschikkingen van de eerste voorzitter te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar 13

13 HB008) HB009) HB010) HB011) Dienstreglementen van het Hof en van de rechtbanken, stukken in verband met de inwerkingtreding van de gerechtelijke hervormingen en met de oprichting en afschaffing van rechtbanken (voor zover afzonderlijk bewaard) Jaarverslagen van de rechtbanken (voor zover afzonderlijk bewaard) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Gerechtelijke statistieken en periodieke verslagen (voor zover afzonderlijk bewaard) Stukken in verband met de deelname van het Hof aan plechtigheden (ook: lijsten van voorrang) 2. Gerechtelijke ambten en personeel HB012) HB013) HB014) HB015) HB016) HB017) HB018) HB019) Stukken in verband met de kandidaatstelling van magistraten (lijsten, briefwisseling, adviezen) (voor zover afzonderlijk bewaard) te vernietigen...wanneer deze geen administratief nut meer hebben Stukken in verband met de kandidaatstelling van het personeel van de griffies (lijsten, briefwisseling, adviezen) (voor zover afzonderlijk bewaard) te vernietigen...wanneer deze geen administratief nut meer hebben Lijsten van (of fichesystemen betreffende) magistraten, personeel van de griffies en ministeriële ambtenaren te bewaren en neer te leggen...indien deze geen administratief nut meer hebben Verklaringen in verband met het einde van de functie van ministerieel ambtenaar te vernietigen...onmiddellijk Stukken in verband met tucht (voor zover afzonderlijk bewaard) Opmerking: de beschikkingen in verband met de zogenaamde 'grote tucht' maken deel uit van de processen-verbaal van de algemene vergadering. Stukken in verband met de benoeming, de aanstelling, de eedaflegging, het ontslag of de tucht van magistraten en griffiepersoneel (personeelsdossiers, chronologisch geordende briefwisseling, alfabetisch gerangschikte adviezen) te vernietigen...na 50 jaar (bij dossiers: 50 jaar na opening dossier) Stukken in verband met het lidmaatschap van commissies en de cumulatie van magistraten Processen-verbaal van eedaflegging (en bijhorend fichesysteem) te vernietigen...na 50 jaar 14

14 3. Materieel beheer HB020) Stukken in verband met de bouw, het beheer en het gebruik van de gebouwen van de rechterlijke macht in het rechtsgebied te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar 4. Financieel beheer HB021) Rekeningen van de kleine uitgaven van de eerste voorzitter en bijhorende bewijsstukken (zie onder rubriek II. A) 5. Andere HB022) Kopieën van verslagen en briefwisseling van de magistraat-coördinator Opmerking: dit ambt werd op 15 augustus 2000 opgeheven. C. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE RECHTSPLEGING HB023) HB024) Beschikkingen van de eerste voorzitter (voor zover afzonderlijk bewaard) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Kopieën van beschikkingen van de eerste voorzitter II. ARCHIEF VAN DE GRIFFIE A. STUKKEN VAN ALGEMENE EN ADMINISTRATIEVE AARD HB025) HB026) HB027) HB028) Stukken in verband met de algemene organisatie van de griffie te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Stukken in verband met het beheer van het archief te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Stukken in verband met het materieel beheer van de griffie Boekhoudkundige registers: - het algemeen ontvangstenboek - het algemeen uitgavenboek (ook: kasboek van de griffier) - het centraal dagboek van ontvangsten en uitgaven - het register van rechten in burgerlijke en handelszaken (vóór 1889) (nadien: het register der griffierechten) - het register voor het beheer van de reis- en verblijfsvergoedingen ( ) - het register der provisies (sinds 1940) - het register van borgstellingen door de burgerlijke partijen (vanaf 1940) 15

15 - het register der kosten en rechten met betrekking tot de kosteloze rechtspleging - het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten - het register van rechten in debet en dringende kosten - het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën in verband met strafzaken - het register van geïnde rechten in verband met de administratieve rechtspleging - het register betreffende de vergoedingen aan getuigen (vóór 1928) - kwitantie- en overschrijvingsboekjes - periodieke boekhoudkundige staten en lijsten HB029) Rekeningen van de werkingskosten van de griffie, stukken in verband met het beheer van de rekening van de griffier (voor griffiekosten) en bijhorende bewijsstukken B. STUKKEN IN VERBAND MET DE RECHTSPLEGING 1. Algemeen HB030) HB031) HB032) Gerotuleerde arresten van het Hof van Cassatie Prejudiciële vragen aan het Grondwettelijk Hof Maandelijkse lijsten van de zaken waarin de uitspraak met meer dan één maand werd uitgesteld (art. 770 Ger. W.). 2. Bureel voor Gerechtelijke Bijstand HB033) HB034) HB035) Stukken gevormd door het bureel van gratis rechtsbijstand (voor zover afzonderlijk bewaard): - Rol (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar - Minuten van arresten en beschikkingen inzake gratis rechtsbijstand - Stukken van rechtspleging (voor zover afzonderlijk bewaard) Opmerking: de stukken in verband met het verzoek tot gratis rechtsbijstand worden doorgaans bij het dossier van rechtspleging gevoegd. 3. Kamer van Inbeschuldigingstelling HB036) Aanwezigheidsregisters ( ) (nadien: register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (15 aug )) te vernietigen...onmiddellijk 16

16 HB037) HB038) Zittingsrol (ook: rolregelingsbladen) te vernietigen...na 1 jaar Rechtsplegingsdossiers van zaken eindigend op een buitenvervolgingstelling (en bijhorende toegangen) te selecteren...na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: * de dossiers inzake de vervolging van ministers én * indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren overeenkomstig volgende cyclus: de maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov... 9 en dec * indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren, de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd HB039) HB040) HB041) HB042) HB043) HB044) Interneringsdossiers (sinds 1964) (voor zover in een afzonderlijke serie bewaard) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Opmerking: deze dossiers maken soms deel uit van de serie rechtsplegingsdossiers in verband met strafzaken. In dit geval zie verder onder rubriek 4 hierna. Toegang tot de interneringsdossiers (register "wet op de bescherming van de maatschappij") te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Dossiers in verband met de verzoeken tot eerherstel te selecteren... na 5 jaar voor de toegestane verzoeken...na 10 jaar voor de verworpen verzoeken - te bewaren en neer te leggen: * indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren, nl. overeenkomstig volgende cyclus: de maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov... 9 en dec * indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren, de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd Toegangen tot de arresten en dossiers in verband met de verzoeken tot voorlopige invrijheidstelling en eerherstel (klapper, chronologisch repertorium, fichesysteem (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)) te bewaren en neer te leggen... na 5 jaar na de laatste inschrijving Minuten van de arresten van de KI (en bijhorende toegangen: chronologische repertoria en klappers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)) Register van de verzoekschriften in verband met telefoontap 17

17 HB045) HB046) HB047) Repertorium in verband met de verzoekschriften en akten "wet Franchimont" (voor zover afzonderlijk bewaard) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Verzoekschriften, akten en beschikkingen "wet Franchimont" (voor zover afzonderlijk bewaard) Register gehouden in verband met de verzoeken tot invrijheidstelling (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) 4. Kamers zetelend in strafzaken (correctionele kamers) HB048) HB049) HB050) HB051) HB052) Register gehouden voor de inschrijving van de nieuwe correctionele zaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: bevat meestal notitienummer van het parket, namen van de betichten, betichting, plaats en datum van het vonnis in eerste aanleg, kamer, data van de zittingen Aanwezigheidsregisters ( ) (nadien: register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (15 aug )) te vernietigen...onmiddellijk Zittingsrol (ook: chronologisch repertorium, zittingsregister) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar Rechtsplegingsdossiers (geordend per kamer én op arrestnummer) te selecteren...na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: * indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren, nl. overeenkomstig volgende cyclus: de maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov... 9 en dec... 0 * indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren, de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd Opmerking: zie ook interneringsdossiers onder rubriek HB039. Register van minuten van arresten in strafzaken (en bijhorende toegangen: chronologisch repertorium (soms inlichtingenregister genoemd) en alfabetische klapper (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)) Opmerking: de arrestboeken worden per kamer geordend; soms komt het voor dat de arresten van de KI en van de kamers zetelend in jeugdzaken samen met de minuten van arresten in strafzaken worden ingebonden 18

18 HB053) HB054) Register van akten van voorziening in cassatie (door de veroordeelden, door de burgerlijke partijen, door het Openbaar Ministerie) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Afschriften van arresten van het Hof van Cassatie die arresten van het Hof van beroep verbreken (en bijgevoegde chronologische lijst) Opmerking: het komt voor dat de arresten in verband met strafzaken en burgerlijke zaken in één serie worden samengebracht. HB055) Chronologisch repertorium van de akten van de rechter (en klapper) (sinds 1970) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: het komt voor dat dit repertorium betrekking heeft op zowel strafzaken als op burgerlijke zaken. HB056) Chronologisch repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (sinds 1970) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: het komt voor dat dit repertorium betrekking heeft op zowel strafzaken als op burgerlijke zaken. HB057) HB058) HB059) HB060) HB061) Kopieën van uittreksels van arresten (ongeacht vorm en structuur) Agenda van de stukken verzonden naar het Openbaar Ministerie Agenda van de verzonden veroordelingsbulletins en veroordelingsuittreksels Repertorium betreffende de verzoeken in verband met het gratis afleveren van kopieën van stukken uit strafdossiers (sinds april 1998) te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar Repertorium van akten van neerlegging (met bijhorende klapper of alfabetisch repertorium op naam van de betichten) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar 5. Kamers zetelend in jeugdzaken a. Strafzaken (beschermende maatregelen) HB062) HB063) Register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te vernietigen...na 30 jaar Zittingsrol (ook: chronologisch repertorium, zittingsboek) te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar 19

19 HB064) HB065) HB066) HB067) Register van minuten van arresten en beschikkingen (en alfabetische klapper of repertorium) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: soms komt het voor dat de arresten van de kamers zetelend in jeugdzaken samen met de minuten van arresten in strafzaken worden ingebonden. Register van akten van voorziening in cassatie (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 Repertorium van de akten van de rechter (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 Repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 b. Burgerlijke zaken HB068) HB069) HB070) HB071) HB072) HB073) HB074) Register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te vernietigen...na 30 jaar Algemene rol (en bijhorende fiches) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Zittingsrol (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar Register van minuten van zittingsbladen en arresten Toegangen tot de minuten van arresten: chronologisch of alfabetisch repertorium, fichesysteem op naam van de partijen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Repertorium van de akten van de rechter (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 Repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 6. Kamers zetelend in burgerlijke en handelszaken HB075) HB076) Aanwezigheidsregisters ( ) (nadien: register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (15 aug )) te vernietigen...onmiddellijk Agenda van de zittingen in burgerlijke zaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) 20

20 HB077) HB078) HB079) HB080) HB081) HB082) HB083) HB084) HB085) HB086) HB087) HB088) HB089) Algemene rol (en bijhorende klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Register der verzoekschriften (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rol van de kort gedingen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rechtsplegingsdossiers uit de periode vóór het Ger. W. ( ) (geordend per kamer én op arrestnummer) te selecteren...na 30 jaar - te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar bewaren overeenkomstig volgende cyclus: maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, maand februari voor jaren eindigend op cijfer 2, maand maart voor jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov... 9 en dec... 0 enz. - de overige dossiers worden vernietigd Conclusies van pleitbezorgers (voor zover afzonderlijk bewaard) te bewaren en neer te leggen...onmiddellijk Processen-verbaal van verhoor en verschijning van getuigen (voor zover afzonderlijk bewaard) Kwaliteiten (vóór 1936) (voor zover afzonderlijk bewaard) te bewaren en neer te leggen...onmiddellijk Register van minuten van zittingsbladen en arresten (per kamer) Afschriften van arresten van het Hof van Cassatie die arresten van het Hof van beroep verbreken (en bijgevoegde chronologische lijst) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: het komt voor dat de arresten in verband met strafzaken en burgerlijke zaken in één serie worden samengebracht. Fichesystemen of alfabetisch repertorium op naam van de partijen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Dossiers van eerherstel van gefailleerden (voor zover ze niet naar de rechtbank van eerste aanleg terugkeren) Repertorium van de akten van de rechter (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 Repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 21

21 7. Kamers zetelend in fiscale zaken (afgesloten reeksen) HB090) HB091) HB092) HB093) HB094) HB095) HB096) Fiscale rol (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rechtsplegingsdossiers van de FR-rol (Ministerie van Financiën) te selecteren...na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: één dossier op tien, nl., de dossiers waarvan het rolnummer of het nummer van het arrest eindigt op het nummer 6 (nrs. 6, 16, 26, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd Rol Bestendige Deputatie (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rechtsplegingsdossiers van de BD-rol (Bestendige Deputatie) te selecteren...na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: één dossier op tien, nl., de dossiers waarvan het rolnummer of het nummer van het arrest eindigt op het cijfer 6 (nrs. 6, 16, 26, 36, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd Register van minuten van zittingsbladen en arresten in fiscale zaken en bijhorende toegangen (alfabetisch of chronologisch repertorium, fichesysteem - per kamer en ongeacht vorm en structuur) Alfabetisch repertorium of fichesystemen op naam van de partijen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Register(s) van akten van voorziening in cassatie 8. De kamer zetelend in verband met natuurrampen HB097) HB098) HB099) Rol natuurrampen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rechtsplegingsdossiers te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Register van minuten van zittingsbladen en arresten 9. De kamer zetelend in zaken van mededinging HB100) HB101) Rol mededingingen te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rechtsplegingsdossiers te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar 22

22 HB102) Register van minuten van zittingsbladen en arresten 10. Kamers zetelend in kieszaken HB103) HB104) Rollen (ook: zittingsboeken) of chronologische repertoria (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Minuten van arresten 11. Kamers zetelend in militiezaken (afgesloten reeksen) HB105) HB106) Rol te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Register van minuten van zittingsbladen en arresten (en alfabetisch repertorium of klapper) (ongeacht vorm en structuur)) 12. Kamers zetelend in zaken van epuratie (afgesloten reeksen) HB107) HB108) HB109) Bijzondere rol te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Dossiers van rechtspleging Minuten van zittingsbladen en arresten (en alfabetisch repertorium of klapper) (ongeacht vorm en structuur)) III. ARCHIEVEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN In verband met de definitieve bestemming van de stukken vraagt men het advies van de archivaris-inspecteur. Pro memorie: hoven zetelend in sociale zaken (vóór 1970) (beroepen tegen de vonnissen van de werkrechtersraden) HB110) Register van minuten van zittingsbladen en arresten (en bijhorende toegang) te bewaren en neer te leggen...onmiddellijk 23

23

24 III ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSHOVEN EN RECHTSVOORGANGERS I. ARCHIEVEN GEVORMD VOOR DE INVOERING VAN HET GERECHTELIJK WETBOEK (OKTOBER 1970): ARCHIEVEN VAN DE WERKRECHTERSRADEN IN BEROEP EN VAN DE COMMISSIES VAN BEROEP VAN SOCIALE ZEKERHEID AH001) te selecteren... onmiddellijk Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur. II. ARCHIEVEN GEVORMD SINDS DE INVOERING VAN HET GERECHTELIJK WETBOEK (NA 1 NOVEMBER 1970) 1. ARCHIEF VAN DE EERSTE VOORZITTER A. ALGEMEEN AH002) AH003) AH004) Briefwisseling betreffende het algemeen beleid en de organisatie te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Briefwisseling in verband met: personeelsbeheer, materieel en financieel beheer, dienstregelingen, de schorsing van advocaten door de Orde van Advocaten Omzendbrieven te bewaren en neer te leggen... indien ze geen administratief nut meer hebben B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE 1. Algemeen AH005) AH006) AH007) AH008) Bijzonder reglement van het hof (art. 106, 3 Ger. W.) Reglement van het bureau voor rechtsbijstand (art. 105, 3 Ger. W.) Opmerking: kan in het bijzonder reglement opgenomen zijn. Adviezen met betrekking tot het bijzonder reglement van het hof Dienstregelingen (art. 316 Ger. W.) (voor zover afzonderlijk bewaard) 25

25 AH009) Stukken in verband met tijdelijke maatregelen van administratieve aard 2. Materieel beheer AH010) AH011) Bescheiden betreffende de oprichting van het gerechtsgebouw en belangrijke bouwwerken (voor zover de eerste voorzitter de beheerder van de gebouwen is/was) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Bescheiden betreffende het beheer van de kleine uitgaven (art. 382 Ger. W.) 3. Bescheiden met betrekking tot het algemeen toezicht en de tucht AH012) AH013) AH014) Stukken betreffende het algemeen toezicht en de tucht (voor zover afzonderlijk bewaard) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Akten houdende disciplinaire waarschuwing aan de kamervoorzitters, de raadsheren en raadsheren in sociale zaken (art. 412, 5 Ger. W.) te vernietigen...na 20 jaar Akten houdende disciplinaire waarschuwing of censuur aan de hoofdgriffiers, de griffiers-hoofden-van-dienst, de griffiers en de adjunct-griffiers (art. 415, 3 Ger. W.) te vernietigen...na 20 jaar 4. Personeelsbeheer AH015) AH016) AH017) Bescheiden betreffende de benoeming en het ontslag van leden van de rechterlijke orde te vernietigen... jaar na de opruststelling Bescheiden betreffende afwezigheden en verlofregelingen (art. 331 Ger. W.) te vernietigen... jaar na de opruststelling Dubbels van "aangifte van schuldvordering" bij de FOD Justitie inzake presentiegelden van raadsheren in sociale zaken te vernietigen...na 3 jaar 2. ARCHIEF VAN DE GRIFFIER A. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN HET HOF IN HET ALGEMEEN AH018) Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) en van de algemene en openbare vergadering (art. 345 Ger. W.) 26

26 AH019) AH020) AH021) AH022) AH023) Jaarlijkse werkingsverslagen van de algemene vergadering en tussentijdse verslagen van de eerste voorzitter (art Ger. W.) Register van de beraadslagingen van de algemene vergadering (art. 350 Ger. W., opgeheven bij art. 79, 1 Wet 22 december 1998 (B.S. 2 febr. 1999) met inwerkingtreding op 2 aug in uitvoering van art. 109 van voornoemde wet) Omzendbrieven te vernietigen... indien ze geen administratief nut meer hebben Ranglijst (art. 311 Ger.W.) (voor zover afzonderlijk bewaard) Algemene briefwisseling (met bijhorende agenda of repertorium) B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE GRIFFIE 1. Algemeen AH024) AH025) AH026) AH027) Bescheiden met betrekking tot de algemene organisatie van de griffie te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar Bescheiden met betrekking tot het archiefbeheer te bewaren en neer te leggen...na 50 jaar Gerechtelijke statistieken (in papieren vorm) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Personeelsdossiers en andere stukken in verband met het personeelsbeheer te vernietigen...5 jaar na de opruststelling 2. Boekhouding a. Losse stukken AH028) AH029) Bescheiden met betrekking tot de boekhouding van de werkingskosten van de griffie Opmerking: het betreft onder meer de regelmatige staten voorgelegd aan de Minister van Justitie inzake de besteding van de ter beschikking gestelde gelden inzake werkingskosten (art. 381 Ger. W.), kopieën van bestelbons en facturen, dubbels van facturen en minuten van uitgaande briefwisseling gericht aan de FOD Justitie, dubbels van maandelijkse staten van verbruikt fotokopiepapier, enz. Bescheiden met betrekking tot het beheer van de kas van de algemene dienst der griffie 27

27 AH030) AH031) AH032) Briefwisseling met betrekking tot de bestellingen van uitgiften, afschriften, kopieën en uittreksels Agenda (repertorium) van afgeleverde afschriften en expedities Borderel van de aan de ontvanger van Registratie overgemaakte opgaven van de in te vorderen kosten en uitgaven voor personen die rechtsbijstand genieten ( 167 van de richtlijn van de FOD Financiën met betrekking tot het K.B. van 13 december 1968, art. 24) te vernietigen... zie de onderrichtingen van de FOD Financiën AH033) Kwitantieboekje ("stamboekje") van de griffier (K.B. 13 december 1968, art. 28) AH034) AH035) Rekening van de griffier bij de ontvanger van registratie (facultatief) (K.B. 13 december 1968, art. 14 en 27) Maandelijkse (verzamel)staten van verrichtingen in het kader van de boekhoudkundige registers en rekeningen (zie hierna) b. Registers AH036) Register der provisies (K.B. van 13 december 1968, art. 22) Opmerking: hierin kunnen opgenomen zijn het register voor werkingskosten der griffie, register voor dringende gerechtskosten, register der provisies voor afschriften, enz. (zie ook infra) AH037) Register van ontvangen getuigengeld in consignatie (art Ger. W.) en deskundigengeld (art. 990 Ger. W.) AH038) Centralisatiedagboek der ontvangsten en uitgaven (K.B. 13 december 1968, art ) AH039) Register der opstel-, legalisatie en opzoekingsrechten (K.B. van 13 december 1968, art. 16; vanaf 1 jan. 1988: Register van de uitgifte-, opstel-, legalisatie- en opzoekingsrechten (K.B. 7 okt. 1987, art. 11)) AH040) Register van de rechten in debet en van de dringende kosten (K.B. 13 december 1968, art ) AH041) Register van betaalde getuigengelden (voor zover afzonderlijk bewaard) AH042) Rekening-courant met advocaten, enz. (K.B. 13 december 1968, art. 14 en 25) 28

28 AH043) AH044) Rekening in verband met rechtsbijstand (art. 664 Ger. W.) ( 169 van de richtlijn van de FOD Financiën met betrekking tot het K.B. van 13 december 1968) Register van gestorte voorschotten in consignatie tot dekking van vervoerskosten C. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE RECHTSPLEGING 1. Rollen (ongeacht hun vorm en structuur) AH045) AH046) Algemene rol van zaken (art. 711 Ger. W.) Rol van vorderingen in kort geding (art. 712 Ger. W.) AH047) Rol van vorderingen op verzoekschrift (ook: register van de verzoekschriften) (art. 712, Ger. W.) AH048) AH049) AH050) Rol van de aan iedere kamer toegewezen zaken (art. 714, 1 Ger. W.) Rol van de vakantiekamers (art. 715 Ger. W.) Rol van de zittingen der kamer waarvoor de dagbepaling wordt aangevraagd (art. 714, 2, Ger. W.) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) 2. Zittingsbladen, arresten, bevelschriften AH051) Minuten van zittingsbladen, arresten en beschikkingen, ongeacht de vorm van de inleiding (met bijhorende toegangen: chronologische repertoria, klapper of alfabetische lijst, fichesystemen e.d.) 3. Dossiers van rechtspleging AH052) Dossiers van de algemene rol (zie archief van de Arbeidsrechtbank, reeks AR56) 4. Registers en stukken van de griffier met betrekking tot de rechtspleging (ongeacht hun vorm en structuur) AH053) Repertorium van de akten van de rechter (art. 174 Ger. W.) (en bijhorende klapper of alfabetische lijst) 29

29 AH054) AH055) AH056) AH057) AH058) AH059) AH060) AH061) AH062) Repertorium van de akten van de griffier (art. 174 Ger. W.) (en bijhorende klapper of alfabetische lijst) Agenda van inkomende stukken Repertorium van aan het arbeidsauditoraat-generaal meegedeelde zaken Agenda met betrekking tot de aan de procureur-generaal overgelegde zittingsbladen of processen-verbaal van de zittingen (art. 788 Ger. W.). Register gehouden in verband met neerlegging van deskundige verslagen (agenda van de neergelegde deskundige verslagen) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Repertorium van gerechtsbrieven Gerotuleerde arresten van het Hof van Cassatie Prejudiciële vragen aan het Grondwettelijk Hof Maandelijkse lijsten van de zaken waarin de uitspraak met meer dan één maand werd uitgesteld (art. 770 Ger. W.). 30

30 IV ARCHIEVEN VAN HET COLLEGE VAN PROCUREURS-GENERAAL A. ALGEMEEN COL001) COL002) COL003) COL004) COL005) COL006) COL007) COL008) COL009) COL010) Agenda van ingekomen en uitgaande stukken ("indicateur") (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Notulen en bijhorende stukken van het College van procureurs-generaal Omzendbrieven van het College van procureurs-generaal te bewaren en neer te leggen...wanneer ze niet meer van kracht zijn Jaarverslagen van het College van procureurs-generaal Jaarlijkse statistieken van de gerechtelijke diensten (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Repertorium van aan de Minister van Justitie verleende adviezen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: de adviezen zelf worden bewaard in de documentatiedossiers. Documentatiedossiers betreffende de uitvoering van de aan het College van procureursgeneraal toevertrouwde opdrachten en de uitvoering van de aan de afzonderlijke Procureurs-generaal toevertrouwde taken en materies Opmerking: het verdient aanbeveling de documentatie op geregelde tijdstippen te schonen. Stukken met betrekking tot het beleidsvoorbereidend en -ondersteunend onderzoek van de expertisenetwerken Repertorium van de parlementaire vragen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Stukken met betrekking tot de behandeling van parlementaire vragen 31

31 COL011) COL012) COL013) COL014) Stukken in verband met het financieel en materieel beheer Stukken in verband met het beheer van het gebouw Personeelslijsten (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen jaar na het geboortejaar Personeelsdossiers te vernietigen jaar na het geboortejaar B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE GERECHTELIJKE ORGANISATIE COL015) Agenda's, verslagen en adviezen van de Raad van procureurs des Konings (art. 150bis alinea 6 Ger.W.) te vernietigen...na 30 jaar Opmerking: het verdient aanbeveling te controleren of de originelen bewaard zijn gebleven alvorens over te gaan tot vernietiging. Wanneer dat niet het geval zou zijn, dan dienen deze dubbels toch blijvend bewaard te worden. COL016) Agenda's, verslagen en adviezen van de Raad van arbeidsauditeurs (art. 152bis alinea 6 Ger.W.) te vernietigen...na 30 jaar Opmerking: het verdient aanbeveling te controleren of de originelen bewaard zijn gebleven alvorens over te gaan tot vernietiging. Wanneer dat niet het geval zou zijn, dan dienen deze dubbels toch blijvend bewaard te worden. COL017) COL018) Activiteitenverslagen van het federaal parket te vernietigen...na 30 jaar Werkingsverslagen van de parketten, parketten-generaal, auditoraten en auditoratengeneraal (art Ger. W.) te vernietigen...na 30 jaar C. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT BEWARING VAN DE ARCHIEVEN VAN MILITAIRE GERECHTEN Opmerking: het College van procureurs-generaal is door het koninklijk besluit van 17 december 2003 aangesteld als bewaarder van de archieven van de militaire gerechten (die zijn afgeschaft door de Wet van 10 april 2003). Voor de selectielijsten van deze archieven, zie onderdeel VII. COL019) COL020) Indicateur van inkomende en uitgaande briefwisseling (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar Dossiers inzake het materieel beheer van de archieven 32

32 COL021) COL022) Gidsen en richtlijnen voor de raadpleging van de archieven Dossiers inzake de raadpleging van de archieven ("dossiers onderzoekers") te vernietigen...na 20 jaar 33

33

34 V ARCHIEVEN VAN HET FEDERAAL PARKET EN RECHTSVOORGANGER I. ARCHIEVEN VAN DE NATIONALE MAGISTRATEN ( ) FP001) FP002) Dossiers inzake de coördinatie van opsporingen en onderzoeken van alle misdaden en wanbedrijven die door hun omvang of hun weerslag, nationale of internationale proporties kunnen aannemen Nadere toegangen tot de dossiers van de nationale magistraten (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) II. ARCHIEVEN VAN HET FEDERAAL PARKET (2002-HEDEN) A. ALGEMEEN FP003) FP004) FP005) FP006) FP007) FP008) FP009) Agenda van inkomende en uitgaande stukken ("indicateur") (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar Minuten van de uitgaande brieven (indien afzonderlijk bewaard) Omzendbrieven en dienstnota's van de federale procureur te bewaren en neer te leggen...na 50 jaar Omzendbrieven van het College van procureurs-generaal te vernietigen...na 30 jaar Verslagen van de uit de federale procureur, de beleidsmagistraten en de hoofdsecretaris samengestelde beleidscel ter bespreking van de praktische coördinatie en organisatie te vernietigen...na 20 jaar Activiteitenverslagen te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Documentatiedossiers ("D") betreffende het beleid inzake en de uitvoering van de aan de federale procureur en het federaal parket toevertrouwde opdrachten Opmerking: het verdient aanbeveling de documentatie op geregelde tijdstippen te schonen. 35

35 FP010) FP011) FP012) FP013) FP014) Nadere toegangen tot de documentatiedossiers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Stukken in verband met het financieel beheer te vernietigen jaar na goedkeuring van de rekeningen Stukken in verband met het materieel beheer Stukken in verband met het beheer van het gebouw Stukken in verband met het personeelsbeheer te vernietigen jaar na pensionering of na vertrek personeelslid B. TAKEN IN VERBAND MET DE GERECHTELIJKE ORGANISATIE 1. Toezicht op de regelmatigheid van de dienst in de parketten FP015) FP016) Dossiers inzake de uitoefening van toezicht op de toepassing van de bijzondere opsporingsmethodes ("BOM"), meer bepaald de observaties en infiltraties Nadere toegangen tot de dossiers bijzondere opsporingsmethodes (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) 2. Toezicht op de federale politie FP017) FP018) FP019) FP020) FP021) FP022) Verslagen van de federale politieraad te vernietigen...na 20 jaar Verslagen van de vergadering van de Commissaris-generaal met de directeurs-generaal van de federale politie te vernietigen...na 20 jaar Jaarverslagen van de federale politie te vernietigen...na 20 jaar Arbitragedossiers Embargodossiers Tuchtdossiers van officieren van de gerechtelijke politie 36

36 FP023) Dossiers inzake het toezicht op de Centrale Dienst voor de Bestrijding van Corruptie (CDBC) 3. Overleg met gerechtelijke, politionele of ambtelijke diensten Opmerking: deze stukken worden doorgaans in de documentatie bewaard (zie hoger). FP024) FP025) FP026) FP027) FP028) Agenda en verslagen van het College van procureurs-generaal te vernietigen...na 20 jaar Agenda, verslagen en adviezen van de Raad van procureurs des Konings te vernietigen...na 20 jaar Agenda, verslagen en adviezen van de Raad van arbeidsauditeurs te vernietigen...na 20 jaar Agenda en verslagen van het College voor inlichting en veiligheid te vernietigen...na 20 jaar Agenda's, verslagen en overige stukken van nationale overlegplatforms of van vaste werkgroepen waar het federaal parket aan deelneemt te vernietigen...na 20 jaar C. TAKEN EN OPDRACHTEN IN STRAFZAKEN 1. (Coördinatie van) opsporing en kwalificatie van misdrijven en dagvaarding FP029) FP030) FP031) FP032) Federale dossiers ("FD") inzake de uitoefening van de strafvordering en de coördinatie van de uitvoering van de strafvordering te bewaren en neer te leggen...30 jaar na afsluiten dossier of na eindarrest/eindvonnis Opmerking: Wanneer geen dossier "FD" wordt geopend, dan wordt het oorspronkelijke Federaal Dossier Communiqué ("FDC") zonder gevolg geklasseerd en teruggestuurd naar het parket(-generaal) of arbeidsauditoraat dat de aanmelding gedaan heeft. Voorts kunnen de van griffies ontvangen dubbels van strafdossiers na voorafgaandelijk overleg met de betrokken griffie vernietigd worden wanneer deze geen administratief nut meer hebben. Nadere toegangen tot de federale dossiers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...30 jaar na afsluiten dossier of na eindarrest/eindvonnis Administratieve dossiers (kenteken "F") inzake de uitoefening van de strafvordering ten aanzien van door militairen in het buitenland gepleegde misdrijven in vredestijd, zowel in eerste aanleg als in beroep te vernietigen...na 30 jaar Nadere toegangen tot de administratieve dossiers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) 37