Nationale Plantentuin

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 142 Archieven van de Nationale Plantentuin gevormd tot 31 december 2013 Archiefselectielijst 2013 door Rolande DEPOORTERE Brussel Bruxelles 2014

2

3 ARCHIEVEN VAN DE NATIONALE PLANTENTUIN GEVORMD TOT 31 DECEMBER 2013 ARCHIEFSELECTIELIJST 2013

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 142 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification: Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 142 Archieven van de Nationale Plantentuin gevormd tot 31 december 2013 Archiefselectielijst 2013 door Rolande DEPOORTERE Brussel Bruxelles 2014

6

7 INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL... 7 GEBRUIKSAANWIJZING... 9 ARCHIEFSELECTIELIJST A. BEHEER VAN DE INSTELLING EN VAN DE DIENSTEN A1. Statuten en wetgeving A2. Algemeen bestuur van de instelling: algemeen directeur en directiecomité A3. Activiteiten van de wetenschappelijke raad en van de jury voor aanwerving en promotie (daarna jury van het wetenschappelijk personeel) A4. Activiteiten van specifieke werkgroepen A5. Bestuur en intern beheer van de administratieve en wetenschappelijke diensten (departementen, afdelingen, diensten) A6. Beheer van het personeel (op centraal niveau, niet op het niveau van de departementsof diensthoofden) A7. Financieel beheer (op centraal niveau, door de boekhoudkundige dienst) A8. Beheer en onderhoud van de gebouwen en van het materieel (door de technische dienst) A9. Beheer van de keuken A10. Coördinatie preventie en bescherming op het werk A11. Beheer milieuzorg A12. Onderhoud van de lokalen A13. Beheer informatie- en communicatietechnologie B. WETENSCHAPPELIJKE EN EDUCATIEVE ACTIVITEITEN B1. Verzamelen en bewaren van de collecties en wetenschappelijk onderzoek met betrekking tot bryofyten en thallofyten (departement BT) B2. Verzamelen en bewaren van de collecties en wetenschappelijk onderzoek met betrekking tot spermatophyten en pteridophyta (departement SP)

8 B3. Activiteiten van het moleculair laboratorium (sinds 2002) B4. Beheer en valorisatie van de collectie levende planten en van het park B5. Beheer en overdracht van wetenschappelijke kennis B6. Museologie, educatie, communicatie en beheer van de bezoekers B7. Beheer van de bibliotheek, de documentatie en de archieven

9 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) 1 bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden. Deze laatste dienen naar het Rijksarchief overgebracht te worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? De archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed document- en informatiebeheer. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat écht belangrijke documenten in de massa verloren gaan. Een correcte naleving van de archiefselectielijst zal er ten slotte voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 1 Archiefwet van 24 juni 1955, zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 (Belgisch Staatsblad, ); KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad, ). 7

10

11 GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst niet volgens de organisatiestructuur van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten tot stand kwamen of ontvangen werden. Om de reeksen van uw dienst terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en niet op stukniveau; dit laatste zou een te zware werkbelasting betekenen). Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve (in de instelling) De wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open en. Tenzij anders vermeld, vangt de steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief Selecteren: gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief Vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer 9

12 hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling geen archief vernietigen zonder voorafgaande toelating van het Rijksarchief. Een aanvraagformulier voor vernietiging van archieven is beschikbaar op de website van het Rijksarchief ( onder de rubriek advies over archiefbeheer. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve bestemmingen, zie het studiedossier. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD Voor elke bevoegdheid en elke activiteit worden de reeksen in de hieronder aangegeven volgorde weergegeven: - Het archief dat rechtstreeks tijdens de uitoefening van de activiteiten tot stand komt (bijvoorbeeld: de proceduredossiers van de behandelde zaken, de activiteitenverslagen, de inkomende en uitgaande briefwisseling, enz.) - De archiefreeksen die als toegang dienen voor de hierboven omschreven reeksen (repertoria, registers, alfabetische fichiers, enz.) - De door andere archiefvormers neergelegde archieven. 10

13 A. BEHEER VAN DE INSTELLING EN VAN DE DIENSTEN A1. STATUTEN EN WETGEVING A1.001 Kopieën van wetten, koninklijke en ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen met betrekking tot de oprichting, de organisatie en de werking van de instelling A1.002 Originele koninklijke en ministeriële besluiten met betrekking tot de rechtspersoonlijkheid A1.003 Dossiers inzake de opmaak van de hierboven vermelde wetten, koninklijke en ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen 30 jaar Vernietigen 30 jaar 30 jaar A2. ALGEMEEN BESTUUR VAN DE INSTELLING: ALGEMEEN DIRECTEUR EN DIRECTIECOMITÉ (OF RAPPORT ) A2.001 Kopieën van de uitgaande, papieren briefwisseling van de algemeen directeur (chronologisch geordend) + de digitale bestanden van deze briefwisseling 10 jaar Vernietigen A2.002 Register van de papieren briefwisseling van de algemeen directeur 30 jaar A2.003 Elektronische briefwisseling ( s) van de algemeen directeur en van zijn secretaresse 30 jaar Selecteren Vernietigen: persoonlijke en informatieve s (bijvoorbeeld: voor het vastleggen van vergaderingen, het bevestigen van afspraken, mededelingen). De overige s bewaren. 11

14 A2.004 Dossiers van de algemeen directeur, thematisch geordend en inzake kwesties die behandeld worden door de algemeen directeur A2.005 Thematische dossiers van de secretaresse van algemeen directeur Jan Rammeloo inzake kwesties behandeld door de algemeen directeur A2.006 Dossiers inzake de rechtspersoonlijkheid (statuten, inkomende en uitgaande briefwisseling, processen-verbaal van de beheerscommissie en bijlagen, stukken betreffende de boekhouding) 10 jaar Alle dossiers bewaren die de werking van de instelling weerspiegelen, de besluitvorming, het intern overleg, de contacten met de minister en het kabinet, het masterplan, de wetenschappelijke activiteiten, de Stichting tot Bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek in Afrika (Fondation pour Favoriser les Recherches scientifiques en Afrique). 10 jaar 10 jaar A2.007 Dossiers inzake juridische kwesties (klachten enz.) 5 jaar Selecteren : de dossiers met precedentwaarde; de overige vernietigen. A7.008 Dossiers inzake de behandeling van schadegevallen (roerende en onroerende goederen, voertuigen enz.) 10 jaar Selecteren : de dossiers inzake schadegevallen met gevolgen voor de collecties en de serres; de overige dossiers vernietigen. 12

15 A2.009 Processen-verbaal en bijhorende stukken van het overleg met het kabinet 5 jaar A2.010 Kabinetsnota s 5 jaar A2.011 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 5 jaar Vernietigen A2.012 Dossiers inzake de betrekkingen met buitenlandse en internationale instellingen/organisaties A2.013 Originele exemplaren van de overeenkomsten met externe partners (dienstverlening, Europese programma s enz.) A2.014 Dossiers inzake aanvragen voor zendingen in binnen- en buitenland, met inbegrip van de zendingsverslagen A2.015 Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse activiteitenverslagen van de Nationale Plantentuin 5 jaar Selecteren : de documenten die een Belgisch standpunt weerspiegelen; de overige vernietigen. Eveneens vernietigen: de processenverbaal, rapporten en documenten ontvangen van deze instellingen. 10 jaar 10 jaar Selecteren : de zendingsverslagen. 10 à 30 jaar* Selecteren * Minstens 10 jaar. : de jaarverslagen gevalideerd door de algemeen directeur, in elke taal. De voorbereidende documenten vernietigen. 13

16 A2.016 Processen-verbaal en bijhorende stukken van de vergaderingen van het directiecomité A2.017 Processen-verbaal en bijhorende stukken van de vergaderingen van de algemeen directeur en van de departements- en diensthoofden [maandelijkse vergadering ingesteld sinds de komst van algemeen directeur Steven Dessein], «rapporten» genaamd 30 jaar De bestaande PV s bevinden zich in de archiefdienst. Onder de directie van Jan Rammeloo werden weinig of geen PV s opgesteld. 30 jaar A2.018 Dienstnota s van de algemeen directeur (papieren versie en/of elektronische versie verstuurd per ) 10 jaar 1 papieren exemplaar in elke taal bewaren Indien de nota s enkel via verstuurd werden, zie reeks A A2.019 Mededelingen en informatienota s van de algemeen directeur aan het personeel (papieren versie en/of elektronische versie per e- mail) A2.020 Dossiers inzake persknipsels, bijgehouden tussen 1996 en 2008 (chronologisch geordend) 10 jaar Vernietigen Indien de nota s enkel via werden verstuurd, zie reeks A jaar A3. ACTIVITEITEN VAN DE WETENSCHAPPELIJKE RAAD EN VAN DE JURY VOOR AANWERVING EN PROMOTIE (DAARNA JURY VAN HET WETENSCHAPPELIJK PERSONEEL) Wetenschappelijke raad A3.001 Stukken betreffende de opmaak of de wijziging van het huishoudelijk reglement van de raad 20 jaar 14

17 A3.002 Stukken betreffende de samenstelling van de raad (besluiten van benoeming of ontslag, ledenlijsten enz.) 20 jaar A3.003 Agenda s van de vergaderingen 20 jaar A3.004 Processen-verbaal van de vergaderingen, bijlagen en besluitenlijsten 20 jaar A3.005 Stukken betreffende de praktische organisatie van de vergaderingen (uitnodigingen enz.) Tot na de vergadering Vernietigen A3.006 Dossiers inzake beroepen tegen de beslissingen 20 jaar Jury van aanwerving en promotie, vervolgens jury van het wetenschappelijk personeel A3.007 Stukken betreffende de opmaak of de wijziging van het huishoudelijk reglement van de jury 20 jaar A3.008 Stukken betreffende de samenstelling van de jury 20 jaar A3.009 Agenda s van de vergaderingen 20 jaar A3.010 Processen-verbaal, bijlagen en besluitenlijsten 20 jaar A3.011 Stukken betreffende de praktische organisatie van de vergaderingen (uitnodigingen enz.) Tot na de vergadering Vernietigen A3.012 Dossiers inzake beroepen tegen de beslissingen 20 jaar 15

18 A4. ACTIVITEITEN VAN SPECIFIEKE WERKGROEPEN A4.001 Processen-verbaal en bijhorende stukken van interne overlegorganen en van interne werkgroepen (bijvoorbeeld: Commissie Keuken, Commissie Publicaties, Eco-team) A4.002 Processen-verbaal en bijhorende stukken van externe overlegorganen en werkgroepen (bijvoorbeeld: werkgroep inventarisatie van de collecties van de Nationale Plantentuin voor de overdracht naar de Vlaamse Gemeenschap) 5 jaar 5 jaar A5. BESTUUR EN INTERN BEHEER VAN DE ADMINISTRATIEVE EN WETENSCHAPPELIJKE DIENSTEN (DEPARTEMENTEN, AFDELINGEN, DIENSTEN) A5.001 Administratieve briefwisseling van het departement, de afdeling of de dienst (indien apart bewaard van de reeksen A5.005 en A5.006) A5.002 Zoekinstrumenten voor de briefwisseling van het departement, de afdeling of de dienst: registers en databanken voor de postregistratie A5.003 Jaarverslagen en activiteitenrapporten van het departement, de afdeling of de dienst 10 jaar Selecteren Vernietigen: de routinematige administratieve briefwisseling zoals het doorgeven van informatie, van dienstnota s, van adviezen enz. 10 jaar * * indien de briefwisseling als een aparte reeks wordt bewaard. Vernietigen indien dit niet het geval is. 10 jaar Selecteren Enkel bewaren indien er geen jaarlijks activiteitenverslag van de Nationale Plantentuin is. 16

19 A5.004 Statistieken en cijfergegevens met betrekking tot de activiteiten van het departement, de afdeling of de dienst A5.005 Dossiers inzake de organisatie en de interne werking van het departement, de afdeling of de dienst: organigrammen, dossiers inzake herstructureringen, planning van de activiteiten, fiches van administratieve projecten, opmaak van de jaarlijkse begroting enz. 10 jaar Selecteren : de statistieken en cijfers die niet gepubliceerd zijn of moeilijk te reconstrueren zijn; de overige vernietigen. 10 jaar Selecteren : de documenten die specifiek betrekking hebben op het departement, de afdeling of de dienst. Vernietigen: de documenten die dubbel zijn met de archieven van de algemeen directeur (cf. reeksen A2.004, A ), de wetenschappelijke raad en de jury. A5.006 Dossiers en documenten inzake het personeelsbeheer van het departement, de afdeling of de dienst: individuele personeelsdossiers, functiefiches, evaluatierapporten, individuele activiteitenverslagen, lijsten van permanenties, aanwezigheidslijsten, lijsten van afwezigheden wegens verlof of ziekte enz. Zolang het personeelslid in de dienst werkt Selecteren De individuele personeelsdossiers enkel bewaren indien de dossiers van de centrale personeelsdienst verloren zijn gegaan of minder gedetailleerd zijn. Indien dit niet het geval is mogen de personeelsdossiers vernietigd worden. Eveneens vernietigen: de aan- en afwezigheidslijsten, de individuele activiteitenrapporten, de lijsten van permanenties. 17

20 A5.007 Dossiers inzake Belgische en buitenlandse stagiairs in het departement of de afdeling A5.008 Kopieën van documenten betreffende vergaderingen van het directiecomité, van de wetenschappelijke raad, van de jury van het wetenschappelijk personeel enz. A5.009 Dossiers inzake de onderhandelingen van het samenwerkingsakkoord over de modaliteiten van de overdracht van de Nationale Plantentuin naar de Vlaamse Gemeenschap (dossiers van personeelsleden die deelnamen aan deze onderhandelingen) 10 jaar Selecteren : het CV van de stagiairs, de lijst van hun activiteiten, hun stageverslagen. De overige documenten vernietigen. 10 jaar Selecteren Vernietigen indien de originele documenten goed bewaard zijn (zie reeksen A2 en A3); bewaren in het tegenovergestelde geval. Verifiëren met de archivaris van de Nationale Plantentuin. 10 jaar A6. BEHEER VAN HET PERSONEEL (OP CENTRAAL NIVEAU, NIET OP HET NIVEAU VAN DE DEPARTEMENTS- OF DIENSTHOOFDEN Administratief beheer van het personeel A6.001 Personeels- en arbeidsreglement 5 jaar na opmaak nieuwe versie Selecteren : de interne reglementen specifiek voor de Nationale Plantentuin. De algemene reglementen en modellen vernietigen. 18

21 A6.002 Onthaalbrochures voor personeelsleden Tot opmaak nieuwe versie 1 exemplaar in elke taal van de opeenvolgende versies bewaren A6.003 Dienstnota s 10 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren A6.004 Dossiers inzake de opmaak en opvolging van het personeelskader, het taalkader, de personeelsbehoeften, de personeelsplanning en het personeelsbudget A6.005 Dossiers inzake het administratief, geldelijk en syndicaal statuut (meer bepaald kopieën van koninklijke en ministeriële besluiten over het statuut van het personeel, notificaties van de centrale personeelsdienst van het voormalige Ministerie van Landbouw) 10 jaar 10 jaar Selecteren De oudste dossiers bevinden zich in de archiefdienst van de Nationale Plantentuin. : de dossiers betreffende interne maatregelen. Vernietigen: de overige, evenals de kopieën van de koninklijke en ministeriële besluiten m.b.t. het statuut van het personeel, de notificaties van de centrale personeelsdienst van het voormalige Ministerie van Landbouw. A6.006 Notulen en bijhorende stukken van het overleg met de vakbonden 10 jaar 19

22 A6.007 Dossiers inzake aanwervings-, benoemings-, bevorderings- en taalexamens of -procedures (meer bepaald de processen-verbaal van de gecertificeerde opleidingen) Tot na het verstrijken periode beroepsmogelijkheden Selecteren De dossiers van examens en procedures die intern werden georganiseerd gedeeltelijk bewaren, nl. de processen-verbaal met de lijsten van deelnemers, de vragen en de resultaten. De andere documenten van deze dossiers vernietigen. A6.008 Stukken betreffende spontane sollicitaties (briefwisseling en s) 3 jaar Vernietigen A6.009 Tabel van het personeel (momenteel in Excel) 5 jaar na afsluiting Vernietigen Bevat geen gegevens over de loopbaan. A6.010 Originele koninklijke besluiten van benoeming, promotie, ontslag van statutair personeel (sinds 2007; voor 2007: zie de archieven van het voormalige Ministerie van Landbouw) 75 jaar na geboortejaar personeelslid 20

23 A6.011 Individuele administratieve personeelsdossiers (bevatten alle stukken betreffende de loopbaan, verlof, ziekte, arbeidsongevallen, gevolgde opleidingen, vergoedingen en uitkeringen, tuchtstraffen, evenals stageverslagen, zendingsverslagen, activiteitenverslagen en evaluatierapporten) De dossiers inzake arbeidsongevallen en de medische dossiers worden na afsluiting toegevoegd aan de administratieve personeelsdossiers 75 jaar na geboortejaar personeelslid Selecteren : de dossiers van leidende ambtenaren (met inbegrip van diegenen die deze functie ad interim uitoefenen); personeelsleden met een voor de instelling typerende functie (wetenschappelijk personeel, tuinmannen); markante figuren op politiek, economisch, sociaal of cultureel vlak; personeelsleden die aangesteld zijn als gevolg van buitengewone omstandigheden (bijvoorbeeld oorlog); «klokkenluiders» (personeelsleden die illegale, immorele of niet-legitieme praktijken bij hun werkgever bekendmaken); geschorste of ontslagen personeelsleden. De overige dossiers vernietigen. A6.012 Overlijdensberichten van personeelsleden 1 jaar Toevoegen aan het individueel personeelsdossier. 21

24 A6.013 Tabel van de vrijwilligers (in Excel) 10 jaar De gegevens en taken van de vrijwilligers worden ook ingevoerd in BG Base, maar de Exceltabel geeft een samenvatting. A6.014 Register van verplaatsingen met de wagen voor zendingen 10 jaar Vernietigen A6.015 Aanwezigheidslijsten, prikklokgegevens 5 jaar Vernietigen A6.016 Documentatie met betrekking tot het personeelsstatuut (kopieën van wetten, koninklijke en ministeriële besluiten enz.) Geldigheid van de teksten Vernietigen A6.017 Stukken betreffende de gilde der tuinlieden opgericht in het begin van de 20ste eeuw 10 jaar Deze documenten worden bewaard door de archiefdienst van de Nationale Plantentuin. Financieel beheer van het personeel A6.018 Dossiers inzake het personeelsbudget en het personeelsplan 10 jaar Selecteren : het gevalideerde plan en de gevalideerde begroting indien het geen dubbels zijn van de reeks A De voorbereidende documenten vernietigen. A6.019 Alfabetische fichier van het personeel (sinds 1996) Nut voor de dienst Vernietigen A6.020 Jaarlijks overzicht van de wedden (sinds 2001) 10 jaar Vernietigen A6.021 Maandelijkse lijsten van de wedden verzonden door de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven 5 jaar Vernietigen 22

25 A6.022 Individuele financiële personeelsdossiers, onderverdeeld in 2 subreeksen: Actief personeel Personeel dat niet langer actief is (bewaard in de archiefdienst van de Nationale Plantentuin) 75 jaar na geboortejaar van het personeelslid Vernietigen A6.023 Lijsten van de maandelijkse prestaties van het personeel van de rechtspersoonlijkheid die worden verzonden naar Acerta voor de berekening van de lonen A6.024 Stukken betreffende de berekening van de lonen door Acerta voor het personeel van de rechtspersoonlijkheid A6.025 Déclarations Multifonctionnelles - Multifunctionele Aangiften (DMFA) bij de RSZ voor het personeel van de rechtspersoonlijkheid 5 jaar Vernietigen 5 jaar Vernietigen 5 jaar Vernietigen A6.026 Déclarations Immédiates - Onmiddellijke Aangiften (DIMONA) bij de RSZ voor het personeel van de rechtspersoonlijkheid A6.027 Aangifte van Sociale Risico s (ASR) bij de RSZ voor het personeel van de rechtspersoonlijkheid A6.028 Stukken betreffende de inhoudingen en afdrachten (bedrijfsvoorheffing, RSZ enz.) voor het personeel van de rechtspersoonlijkheid 1 jaar Vernietigen 1 jaar Vernietigen 10 jaar Vernietigen 23

26 A7. FINANCIEEL BEHEER (OP CENTRAAL NIVEAU DOOR DE BOEKHOUDKUNDIGE DIENST) A7.001 Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse begroting en de begrotingswijzigingen 7 jaar A7.002 Grootboeken (papier en vervolgens digitaal in PDF) 7 jaar A7.003 Dagboeken, kasboeken en andere hulpboeken (papier en digitaal) 7 jaar Vernietigen A7.004 Boekhouddatabank Expert M Plus 7 jaar A7.005 Bestelbonnen 7 jaar Vernietigen A7.006 Kredietnota s 7 jaar Vernietigen A7.007 Facturen 7 jaar Vernietigen A7.008 Bewijsstukken van uitgaven, meer bepaald het periodiek overzicht van de inkomsten en uitgaven, geprint op papier en ondertekend A7.009 Aankoopdossiers van duurzame en niet-duurzame roerende goederen 7 jaar Vernietigen Tot einde gebruik Selecteren : de stukken betreffende de acquisitie van nieuwe planten en zaden, en van specifiek wetenschappelijk en technisch materiaal. De overige documenten vernietigen. 24

27 A7.010 Dossiers inzake overheidsopdrachten - gunningsdossiers 10 jaar Vernietigen - uitvoeringsdossiers voor werken met tienjarige aansprakelijkheid 10 jaar Selecteren : de dossiers inzake de serres en de installaties voor het bewaren van de collecties. De overige vernietigen. - uitvoeringsdossiers voor alle overige werken 2 jaar Vernietigen - uitvoeringsdossiers voor leveringen en diensten 2 jaar Selecteren : de stukken betreffende de acquisitie van nieuwe planten en zaden, van specifiek wetenschappelijk en technisch materiaal. De overige documenten vernietigen. A7.011 Rekeninguittreksels 7 jaar Vernietigen A7.012 Periodieke toestandsopgaven 7 jaar Vernietigen A7.013 Excel-tabel van de facturen 7 jaar Vernietigen A7.014 Overzicht van de uitgaven voor elk onderzoeksproject 7 jaar Vernietigen A7.015 Dossiers inzake onderzoeksprojecten die externe financiering genieten (contracten, financiële rapporten (tussentijdse en definitieve), kopieën van facturen) 7 jaar na einde van het project Vernietigen 25

28 A7.016 Jaarlijkse uitvoerrekeningen en toestandsopgave van het actief en passief, of jaarlijkse resultatenrekening en balans + bijkomende uitleg A7.017 Inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en verplichtingen van welke aard ook (momenteel in Excel) A7.018 Stukken betreffende de aangifte van de belastingen, meer bepaald de fiches jaar 7 jaar 5 jaar Vernietigen A7.019 Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringscontracten, meer bepaald de verzekeringen voor tijdelijke tentoonstellingen en voor de voertuigen gebruikt tijdens zendingen + de polissen 10 jaar na verstrijken van het contract Vernietigen A7.020 Dossiers inzake de behandeling van schadegevallen aan roerende en onroerende goederen en aan voertuigen 10 jaar Selecteren : de dossiers inzake schadegevallen m.b.t. de collecties en de serres. De andere dossiers vernietigen. A8.021 Stukken betreffende het onderhoud van het meubilair (contracten enz.) Zolang het meubilair wordt gebruikt Vernietigen A7.022 Stukken betreffende de kilometervergoedingen voor het gebruik van voertuigen tijdens zendingen, en van de fietsvergoedingen 7 jaar Vernietigen 26

29 A7.023 Stukken betreffende de verkoop van hout en planten 7 jaar * * Verifiëren of dit geen dubbels zijn met de reeks B Indien het dubbels zijn, de meest volledige reeks bewaren en de andere reeks vernietigen. A7.024 Bestelbonnen 3 jaar Vernietigen A7.025 Dossiers inzake de sociale dienst (betalingen, leningen) 7 jaar Vernietigen A7.026 Inventaris van het materieel en/of meubilair Tot opmaak nieuwe versie A8. BEHEER EN ONDERHOUD VAN DE GEBOUWEN EN VAN HET MATERIEEL (DOOR DE TECHNISCHE DIENST) A8.001 Dossiers inzake het onderhoud en herstel van terreinen en gebouwen (meer bepaald de technische specificaties van de lastenboeken) 10 jaar na de werken Vernietigen A8.002 Plattegronden van de gebouwen en van de elektrische installaties (papier en digitaal) Zolang de Nationale Plantentuin het gebouw gebruikt Selecteren : de as-built plannen en de uitvoeringplannen bewaren. De overige documenten vernietigen. A8.003 Registratie van de temperatuur in de serres 20 jaar Vernietigen A8.004 Verslagen inzake problemen met leveranciers 1 jaar Vernietigen A s en briefwisseling van het diensthoofd 5 jaar Vernietigen 27

30 A8.006 Lijsten van de dagelijkse taken van het personeel van de technische dienst A8.007 Dagelijkse rapporten van de elektricien van wacht m.b.t. vastgestelde incidenten 1 jaar Vernietigen 1 jaar Vernietigen A8.008 Wekelijkse rapporten van het personeel van de technische dienst 5 jaar Vernietigen Zie reeks A A8.009 Dossiers van het hoofd van de technische dienst over het personeel, geërfd van zijn voorganger Zolang het personeelsdienst in de dienst werkt Vernietigen Zie reeks A A9. BEHEER VAN DE KEUKEN A9.001 Notulen van de Commissie Keuken 5 jaar Zie reeks A Deze notulen bevinden zich in het secretariaat van de algemeen directeur. A9.002 Stukken betreffende inspecties door het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid (FAVV) Tot volgende gelijkaardige inspectie Vernietigen A9.003 Maandelijkse menuplanningen 1 jaar Vernietigen A9.004 Stukken betreffende de berekening van de dagelijkse inkomsten (het afsluiten van de kassa, dagelijks overzicht van de verkoop, ticketten) 1 jaar Vernietigen A9.005 Kopieën van bestelbonnen en van facturen 1 jaar Vernietigen 28

31 A10. COÖRDINATIE PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK [VOORHEEN VEILIGHEID, GEZONDHEID EN VERFRAAIING DER WERKPLAATSEN (VGV)] A Identificatiedocument Tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A Vijfjaarlijkse globale preventieplannen 10 jaar A Jaarlijkse actieplannen 10 jaar A Maandverslagen of driemaandelijkse verslagen 10 jaar Vernietigen A Jaarverslagen en bijlagen 10 jaar Selecteren Vernietigen indien het jaarverslag en de bijlagen integraal in het jaarverslag opgenomen zijn. A Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van het comité 10 jaar Selecteren : de opeenvolgende, gevalideerde versies van het reglement. De voorbereidende stukken vernietigen. A Stukken betreffende de samenstelling van het comité 10 jaar A Notulen van het comité 10 jaar A Documenten behandeld tijdens de vergadering en/of opgenomen als bijlagen 10 jaar A Dossiers inzake de voorstellen en adviezen van het comité 10 jaar 29

32 A Register waarin werknemers voorstellen, opmerkingen of advies kunnen optekenen 10 jaar A Wetten, besluiten en overeenkomsten betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk Tot zolang van toepassing Vernietigen A Dossiers inzake de voorstellen en adviezen van de preventieadviseur in het kader van het globale preventieplan A Dossiers inzake de organisatie van vorming, cursussen en bijscholingen A Dossiers inzake de organisatie van acties inzake welzijn op het werk 10 jaar Vernietigen 10 jaar Vernietigen 10 jaar Vernietigen A Dossiers inzake de organisatie van onderzoeksprojecten 10 jaar Vernietigen A Dossiers inzake de opmaak van risico-analyses Tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A Verslagen van periodieke bezoeken aan de werklokalen 10 jaar Vernietigen A Gebouwendossiers, dossiers inzake de veiligheidscoördinatie van een gebouw Zolang het gebouw door de instelling benut wordt Vernietigen 30

33 A Verslagen van de coördinatiestructuur, veiligheids- en gezondheidsplan, coördinatiedagboek en postinterventiedossier bij tijdelijke en mobiele werkplaatsen 10 jaar Vernietigen A Interne noodplannen en -procedures Tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A Verslagen van brand- en evacuatieoefeningen 10 jaar Vernietigen A Dossiers inzake de arbeidsmiddelen en installaties met bestelbon of lastenkohier, document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, indienststellingsverslag of -keuring, gebruiksaanwijzing, instructies, enz. Zolang middel of installatie in dienst is Vernietigen Periodieke keuringsverslagen kunnen vernietigd worden na ontvangst van een nieuw verslag. A Dossiers inzake de Collectieve beschermingsmiddelen (CBM) met bestelbon, document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, indienststellingsverslag of -keuring, gebruiksaanwijzing, instructies, enz. Zolang middel in gebruik is Vernietigen A Dossiers inzake de Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) met bestelbon, document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, indienststellingsverslag of -keuring, gebruiksaanwijzing, instructies, enz. Zolang middel in gebruik is Vernietigen 31

34 A Inventaris van de toestellen en machines die door de erkende organismen moeten gecontroleerd worden in uitvoering van de reglementaire bepalingen Tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A Lijst van de gebruikte gevaarlijke stoffen en preparaten Tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A Lijst van de aanwezige emissiepunten met betrekking tot lucht- en waterverontreiniging Tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A Inventaris van het asbest Tot opmaak nieuwe versie A Explosieveiligheidsdocumenten (EVD) Tot opmaak nieuwe versie A Vuurvergunningen voor brandgevaarlijke werken Tot beëindiging werken en eindinspectie Vernietigen Vernietigen Vernietigen A "Risicopostenlijst" / "Functielijst", lijst met de veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en activiteiten met welbepaald risico en activiteiten verbonden aan voedingswaren A "Naamlijsten van het gezondheidstoezicht", naamlijst met de werknemers die verplicht aan het gezondheidstoezicht onderworpen zijn en naamlijst met de werknemers die onderworpen zijn aan de verplichte inentingen of TBC-tests 5 jaar Vernietigen 5 jaar Vernietigen Wordt bij het jaarlijks actieplan gevoegd, zie reeks A

35 A Nominatieve lijst van werknemers die verzocht hebben om gezondheidstoezicht A Register van de verzonden of ontvangen medische dossiers / gezondheidsdossiers 5 jaar Vernietigen 30 jaar Vernietigen A Medische dossiers / gezondheidsdossiers van de personeelsleden 15 jaar na vertrek van het personeelslid Vernietigen of overdragen aan de door het personeelslid aangewezen geneesheer Van de in deze dossiers opgenomen inentingskaarten en de kaarten van medisch onderzoek dienen slechts de drie meest recente bewaard te worden. A Medische dossiers / gezondheidsdossiers van de personeelsleden die blootgesteld (kunnen) worden aan kankerverwekkend of mutageen agens 40 jaar na einde blootstelling personeelslid Overdragen aan de Algemene Directie Humanisering van de Arbeid Van de in deze dossiers opgenomen inentingskaarten en de kaarten van medisch onderzoek / formulieren voor de gezondheidsbeoordeling dienen slechts de drie meest recente bewaard te worden. A Medische dossiers / gezondheidsdossiers van de personeelsleden die blootgesteld (kunnen) worden aan biologische agentia die kunnen resulteren in infecties 30 jaar na einde blootstelling personeelslid Overdragen aan de Algemene Directie Humanisering van de Arbeid Van de in deze dossiers opgenomen inentingskaarten en de kaarten van medisch onderzoek dienen slechts de drie meest recente bewaard te worden. A Medische dossiers / gezondheidsdossiers van de personeelsleden die blootgesteld (kunnen) worden aan asbest 40 jaar na einde blootstelling personeelslid Overdragen aan de Algemene Directie Humanisering van de Arbeid Van de in deze dossiers opgenomen inentingskaarten en de kaarten van medisch onderzoek / formulieren voor de gezondheidsbeoordeling dienen slechts de drie meest recente bewaard te worden. 33

36 A Meetgegevens van mechanische trillingen 30 jaar Vernietigen A Meetgegevens van lawaai 30 jaar Vernietigen A Meetgegevens van chemische agentia 30 jaar Vernietigen A Dossiers inzake de aanvraag tot afwijking van het verbod op het gebruik van bepaalde chemische agentia A Dossiers inzake de kennisgeving van de productie en het gebruik van bepaalde chemische agentia A Naamlijst van de werknemers die blootgesteld (kunnen) worden aan kankerverwekkend of mutageen agens A Naamlijst van de werknemers die blootgesteld (kunnen) worden aan biologische agentia A Dossiers inzake de kennisgeving van het gebruik van biologische agentia (dossier Bioveiligheid ) A Register van de werknemers die blootgesteld (kunnen) worden aan asbest 30 jaar Vernietigen 30 jaar Vernietigen 40 jaar Vernietigen 10 of 30 jaar* Vernietigen Opgelet: de bedraagt slechts 10 jaar wanneer er géén sprake is van hardnekkige infecties of infecties met een lange incubatieperiode. 30 jaar Vernietigen 40 jaar Vernietigen A Meetgegevens van asbest 40 jaar Vernietigen 34

37 A Arbeidsongevallenformulieren 10 jaar Vernietigen A Arbeidsongevallensteekkaarten 10 jaar Vernietigen A Verslagen van ernstige arbeidsongevallen 50 jaar Vernietigen A Verzekeringsdossiers inzake arbeidsongevallen - zonder rente 30 jaar Vernietigen - met rente Looptijd rente Vernietigen A "Klachtendossiers", dossiers inzake psychosociale klachten en inzake klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk Zolang personeelslid in dienst is Vernietigen A Register van klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk 10 jaar A11. BEHEER MILIEUZORG A Milieudossiers van de gebouwen (milieuvergunningen) 20 jaar Vernietigen A Dossiers inzake het beheer van de energieboekhouding en inzake de uitvoering van energieaudits 5 jaar Vernietigen 35

38 A Dossiers inzake de invoering van een gecertificeerd systeem inzake milieuzorg (ISO , EMAS, enz.) 5 jaar Selecteren : de beschrijving en planning van de projecten, de globale of jaarlijkse verslagen. De overige documenten vernietigen. A Afvalstoffenregister en identificatieformulieren 10 jaar Vernietigen A12. ONDERHOUD VAN DE LOKALEN A Lijsten met taakverdelingen 1 jaar Vernietigen A Dossiers inzake uitzonderlijke activiteiten (recepties, barbecue van het personeel, kerstdiner enz.) 1 jaar Vernietigen A13. BEHEER INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE A Dossiers inzake de aankoop, levering en implementatie van harden softwaresystemen Zolang systeem in gebruik is Vernietigen A Dossiers inzake de ontwikkeling en implementatie van softwaresystemen Zolang systeem in gebruik is Selecteren indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie. De overige dossiers vernietigen. A Inventaris van hard- en sofwaresystemen Tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A Stukken betreffende het onderhoud en het beheer van hard- en softwaresystemen 1 jaar Vernietigen 36

39 A Stukken betreffende de verzekeringen voor de hard- en softwaresystemen 1 jaar Vernietigen A Dossiers inzake de softwarelicenties Na einde licentie Vernietigen A Kopieën van de facturen Zolang het materieel of de software in gebruik is Vernietigen 37

40 B. WETENSCHAPPELIJKE EN EDUCATIEVE ACTIVITEITEN B1. VERZAMELEN EN BEWAREN VAN DE COLLECTIES EN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK MET BETREKKING TOT BRYOFYTEN EN THALLOFYTEN (DEPARTEMENT BT) Verzamelen van specimens en gegevens B1.001 Boekjes met oogstgegevens, notaboeken, overzichten van waarnemingen en gegevens, schetsen, foto s en dia s genomen op het terrein door het personeel van de Nationale Plantentuin of door externe verzamelaars (amateurs of professionelen) Einde wetenschappelijk nut B1.002 Dossiers, foto s en dia s ontvangen van andere wetenschappelijke instellingen en verzamelaars Einde wetenschappelijk nut De foto s en dia s zijn in principe gescand en de metadata zijn ingevoerd in BG Base. B1.003 Briefwisseling met betrekking tot toelatingen voor het oogsten van specimens + de toelatingen Einde wetenschappelijk nut* * Minimum 30 jaar omwille van de bewijswaarde. B1.004 Persoonlijke databanken van de onderzoekers m.b.t. hun waarnemingen Einde wetenschappelijk nut* Selecteren * Minstens tot aan het einde van de loopbaan. Vernietigen indien deze gegevens dubbel zijn van de gegevens van de herbaria, BG Base et LIVCOL. B1.005 Zendingsverslagen bestemd voor de algemeen directeur van de Nationale Plantentuin 10 jaar Vernietigen 38

41 B1.006 Verzameling van drukproeven over de Afrikaanse mycologie verbonden aan het herbarium Einde wetenschappelijk nut Selecteren : de digitale versie. De papieren versie vernietigen of overmaken aan de bibliotheek. Het betreft hier strikt genomen geen archieven. B1.007 Databank van de verzameling drukproeven met betrekking tot Afrikaanse mycologie Einde wetenschappelijk nut B1.008 Archieven die deel uitmaken van de verzameling geschonken aan de Nationale Plantentuin door mevrouw Nannenga-Bremekamp Einde wetenschappelijk nut Beheer van het herbarium B1.009 Dossiers inzake de specimens van het herbarium Einde wetenschappelijk nut B1.010 Dossiers inzake schenkingen, uitwisselingen, bruiklenen van specimens van het herbarium, geordend per bestemmeling /schenker Tot het afsluiten van het dossier B1.011 Bezoekersregister en formulieren ingevuld door de bezoekers van de herbaria 30 jaar Vernietigen 39

42 Tekening en beeld B1.012 Dossiers inzake de opmaak van botanische platen en tekeningen voor publicatie (schetsen en gevalideerde, definitieve platen) Einde wetenschappelijk nut Selecteren : de definitieve, gevalideerde platen. Eveneens bewaren: de schetsen van 5 platen per jaar. De overige documenten vernietigen. B1.013 Validatie-attesten van de tekeningen 10 jaar Vernietigen B1.014 Digitale kopieën van de definitieve, gevalideerde platen Einde wetenschappelijk nut Wetenschappelijk onderzoek Vermijden de raadpleging van het origineel exemplaar en vergemakkelijken de raadpleegbaarheid. B1.015 Dossiers inzake de planning van de onderzoeksactiviteiten en inzake de onderzoeksprogramma s waaraan de Nationale Plantentuin deelneemt B1.016 Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan projecten of programma s van wetenschappelijk onderzoek 10 jaar 10 jaar Selecteren : de projectvoorstellen, de finale onderzoeksrapporten, de nietgepubliceerde resultaten, de verzamelde gegevens. De overige documenten vernietigen. 40

43 B1.017 Voorbereidende dossiers inzake onderzoeksprojecten met externe financiering die niet aanvaard werden B1.018 Dossiers inzake de organisatie door het wetenschappelijk personeel van de Nationale Plantentuin van congressen, colloquia en wetenschappelijke vergaderingen B1.019 Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan congressen, colloquia, wetenschappelijke vergaderingen, universitaire lessen (in het kader van de opdrachten van de Nationale Plantentuin) B1.020 Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan de werkzaamheden van comités en commissies Einde loopbaan van het personeelslid (of 20 jaar) Selecteren 10 jaar Selecteren 10 jaar Selecteren 10 jaar na het einde van de deelname Selecteren : de voorstellen en de motivatie van weigering. De overige documenten vernietigen. : het gevalideerde programma, de lijst van de sprekers en van de deelnemers, de teksten van de toespraken en niet gepubliceerde akten. Vernietigen: de andere documenten. : de programma s, de teksten van de toespraken gegeven door het personeel van de Nationale Plantentuin, de verslagen opgemaakt door het personeel van de Plantentuin. De overige documenten vernietigen. : de rapporten en nota s opgesteld door het personeel van de Nationale Plantentuin en de briefwisseling. De processenverbaal van de vergaderingen bewaren indien deze zich nog niet in het Rijksarchief bevinden (te verifiëren met het Rijksarchief). De overige documenten vernietigen. 41

44 B1.021 Dossiers inzake de voorbereiding van wetenschappelijke publicaties B1.022 Dossiers inzake het ontwerp van wetenschappelijke publicaties als hoofdredacteur of als lid van het redactiecomité (bijvoorbeeld: ABC Taxa, Fungus Flora of Tropical Africa) B1.023 Niet gepubliceerde wetenschappelijke rapporten (bijvoorbeeld: expertiseverslagen zoals de verslagen over vermoeden van vergiftiging of de aanwezigheid van huiszwam), meestal verzonden per B1.024 Lijst van de expertiseverslagen over de aanwezigheid van huiszwam, bijgehouden sinds 1997 (met opgave van de coördinaten van de aanvragers en van het resultaat van de analyse) B1.025 Wetenschappelijke briefwisseling van het personeel (buiten de bovenvermelde dossiers), op papier of digitaal 10 jaar Selecteren : de evaluatieverslagen en de briefwisseling tussen de auteur en de evaluator indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen in alle andere gevallen. 10 jaar Selecteren : de documenten die getuigen van het uitgavebeleid, evenals de evaluatierapporten en de briefwisseling tussen de auteurs en de evaluatoren indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is. 10 jaar 10 jaar 10 jaar 42

45 B1.026 Dossiers inzake het beantwoorden van vragen om inlichtingen 10 jaar Selecteren : antwoorden die voortvloeien uit specifiek wetenschappelijk onderzoek. De routinematige antwoorden vernietigen. B2. VERZAMELEN EN BEWAREN VAN DE COLLECTIES EN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK MET BETREKKING TOT SPERMATOPHYTEN ET PTERIDOPHYTA (DEPARTEMENT SP) Verzamelen van specimens en gegevens B2.001 Boekjes met oogstgegevens en notaboeken, overzichten van waarnemingen en gegevens, schetsen, foto s en dia s genomen op het terrein Einde wetenschappelijk nut B2.002 Foto s ontvangen van andere wetenschappelijke instellingen en andere verzamelaars Einde wetenschappelijk nut B2.003 Briefwisseling met betrekking tot toelatingen om specimens te oogsten Einde wetenschappelijk nut* * Minimum 30 jaar omwille van de bewijswaarde. B2.004 Persoonlijke databanken van de onderzoekers met betrekking tot hun waarnemingen Einde wetenschappelijk nut* Selecteren * Minimum tot aan het einde van hun loopbaan. Vernietigen indien deze gegevens dubbel zijn aan de gegevens van de herbaria, BG Base en LIVCOL. B2.005 Zendingsverslagen bestemd voor de algemeen directeur van de Nationale Plantentuin 10 jaar Vernietigen 43

46 Beheer van de herbaria B2.006 Stukken betreffende de opmaak van beheer- en bewaarreglementen van de herbaria B2.007 Stukken betreffende herbaria, geschonken of gelegateerd aan de Nationale Plantentuin (bijvoorbeeld: het persoonlijke herbarium van von Martius) Geldigheid van het reglement Einde wetenschappelijk nut B2.008 Registers van bezoekers en formulieren ingevuld door de bezoekers van de herbaria B2.009 Registers van bruiklenen van specimens van herbaria (papieren versie) B2.010 Dossiers inzake bruiklenen van specimens van de herbaria (dossiers per bestemmeling/, afzonderlijke briefwisseling op papier en s) Onderverdeeld in 3 subreeksen: Per erkend instituut, beschikkend over een internationale referentiecode Per erkend instituut, maar niet beschikkend over een internationale referentiecode Per privé-persoon 30 jaar Vernietigen 50 jaar Inventaris van de bruikleendossiers. 30 jaar Niet alle gegevens zijn ingevoerd in BG Base. 44

47 B2.011 Individuele dossiers van verzamelaars. Onderverdeeld in 2 subreeksen: dossiers die lijsten met verzamelde specimens bevatten dossies die de routebeschrijvingen bevatten Einde wetenschappelijk nut B2.012 Kaarten met aanduiding van de oogstplaatsen Einde wetenschappelijk nut B2.013 Referentiefiches van de verzamelaars en van de oogstplaatsen, bijgehouden door Paul Bramps en zijn voorgangers Einde wetenschappelijk nut Niet alle gegevens zijn ingevoerd in BG Base. B2.014 Dossiers inzake uitwisseling van informatie met andere botanische instellingen en met onderzoekers 10 jaar Tekening en beeld B2.015 Dossiers inzake het opmaken van botanische platen en tekeningen voor publicatie (schetsen, definitieve gevalideerde platen) Einde wetenschappelijk nut Selecteren : de definitieve, gevalideerde platen. Eveneens bewaren: de schetsen van 5 platen per jaar. Vernietigen: de overige documenten. B2.016 Inventaris van de bestaande platen (in Excel) Einde wetenschappelijk nut Legt de link tussen de herbaria en de platen. B2.017 Validatie-attesten van de tekeningen 10 jaar Vernietigen 45

48 B2.018 Verzameling van tekeningen van orchideeën gerealiseerd door Elizabeth Klopfenstein, gelegateerd aan de Nationale Plantentuin in 1991 Einde wetenschappelijk nut Bevindt zich in de afdeling kostbare werken van de bibliotheek. B2.019 Digitale kopieën van de definitieve, gevalideerde platen Einde wetenschappelijk nut Vermijden de raadpleging van het originele exemplaar en vergemakkelijken de raadpleging. B2.020 Dossiers inzake digitaliseringsprojecten (interne en externe financiering) 10 jaar Selecteren : de beschrijvende fiche van het project en het eindrapport. Vernietigen: de overige documenten. B2.021 Foto s van specimens (op papier, later digitaal) gemaakt in het kader van interne of externe projecten B2.022 Lijst van de metingen en tellingen van specimens (Excel of databank) Wetenschappelijk onderzoek Einde wetenschappelijk nut Einde wetenschappelijk nut B2.023 Dossiers inzake de planning van de onderzoeksactiviteiten en van de onderzoeksprogramma s waaraan de Nationale Plantentuin deelneemt 10 jaar B2.024 Dossiers inzake plantengroepen en de classificatie van planten Einde wetenschappelijk nut Deze zijn in principe gelinkt aan het herbarium. 46

49 B2.025 Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan projecten of programma s van wetenschappelijk onderzoek 10 jaar Selecteren : de projectvoorstellen, de finale onderzoeksverslagen, niet gepubliceerde resultaten, verzamelde gegevens. Vernietigen: de andere documenten. B2.026 Voorbereidende dossiers inzake onderzoeksprojecten met externe financiering die niet aanvaard werden Einde loopbaan van de ambtenaar (of 20 jaar) Selecteren : de voorstellen en de motivatie van weigering. Vernietigen: de overige documenten. B2.027 Dossiers inzake de organisatie door het wetenschappelijk personeel van de Nationale Plantentuin van congressen, colloquia en wetenschappelijke vergaderingen B2.028 Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan congressen, colloquia, wetenschappelijke vergaderingen en universitaire cursussen (in het kader van de opdrachten van de Nationale Plantentuin) 10 jaar Selecteren : het gevalideerde programma, de lijst van sprekers en deelnemers, de teksten van de toespraken en niet gepubliceerde akten. Vernietigen: de andere documenten. 10 jaar Selecteren : de programma s, de teksten van de toespraken gegeven door het personeel van de Nationale Plantentuin, de verslagen opgemaakt door het personeel van de Plantentuin. De overige documenten vernietigen. 47

50 B2.029 Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan de werkzaamheden van comités en van commissies 10 jaar na het einde van de deelname Selecteren : de verslagen en nota s opgemaakt door het personeel van de Nationale Plantentuin, de briefwisseling. Eveneens bewaren: de processen-verbaal van vergaderingen indien ze nog niet in het Rijksarchief worden bewaard (geval per geval verifiëren met het Rijksarchief). De andere documenten vernietigen. B2.030 Dossiers inzake de voorbereiding van wetenschappelijke publicaties B2.031 Dossiers inzake het ontwerp van wetenschappelijke publicaties als hoofdredacteur of lid van het redactiecomité 10 jaar Selecteren : de evaluatieverslagen en de briefwisseling tussen de auteur en de evaluator indien er sprake is van een debat over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is. 10 jaar Selecteren : de documenten die getuigen van het uitgavebeleid, evenals de evaluatierapporten en de briefwisseling tussen de auteurs en de evaluatoren indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is. 48

51 B2.032 Niet gepubliceerde wetenschappelijke rapporten (bijvoorbeeld: expertiseverslagen) 10 jaar B2.033 Dossiers inzake het beantwoorden van vragen om inlichtingen 10 jaar Selecteren : antwoorden die voortvloeien uit specifiek wetenschappelijk onderzoek. De routinematige antwoorden vernietigen. B2.034 Wetenschappelijke briefwisseling van het personeel (buiten de hierboven vermelde dossiers), op papier of digitaal B2.035 Kopieën van validatie-attesten van de tekeningen gerealiseerd door de tekenaars van de Nationale Plantentuin 10 jaar 10 jaar Vernietigen Floristiek B2.036 Herbarium en de metadata (etiketten, beschrijvende fiches, briefwisseling over de context van de verzameling, enz.) Einde wetenschappelijk nut B2.037 Databank van de herziening van de herbarium ( ) Einde wetenschappelijk nut B2.038 Veldboekjes Einde wetenschappelijk nut B2.039 Briefwisseling met Belgische en buitenlandse wetenschappers met betrekking tot floristische waarnemingen Einde wetenschappelijk nut 49

52 B2.040 Bibliografische referenties (in Excel) Einde wetenschappelijk nut Vernietigen B2.041 Dossiers inzake het ontwerp van wetenschappelijke publicaties zoals Dumortiera, Scripta Botanica Belgica, Opera Botanica Belgica (contacten met de auteurs, publicatieprogramma enz.) B2.042 Dossiers inzake de voorbereiding van wetenschappelijke publicaties over floristiek en de geschiedenis van de floristiek B2.043 Dossiers inzake de evaluatie van teksten aangeboden voor publicatie in wetenschappelijke publicaties zoals Dumortiera, Scripta Botanica Belgica, Opera Botanica Belgica 10 jaar 10 jaar Selecteren : de evaluatierapporten en de briefwisseling tussen de auteurs en de evaluatoren indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is. 10 jaar Selecteren : de evaluatierapporten en de briefwisseling tussen de auteurs en de evaluatoren indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is. Voorbereiding van de uitgave van nationale of internationale publicaties B2.044 Dossiers inzake het samenbrengen van teksten en de opmaak van publicaties (maquette) in het kader van nationale of internationale samenwerkingen zoals Plant Ecology and Evolution, Systemics and Geography of Plants, Belgium Journal of Botany, European Journal of Taxonomy 5 jaar Vernietigen De definitieve versie van de tekst bevindt zich in de publicatie. 50

53 B2.045 Dossiers inzake niet gepubliceerde teksten (voorstellen) 5 jaar Selecteren : de evaluatierapporten en de briefwisseling tussen de auteurs en de evaluatoren indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is. B3. ACTIVITEITEN VAN HET MOLECULAIR LABORATORIUM (SINDS 2002) B3.001 Dossiers inzake analyses (geanalyseerde stalen, ruwe onderzoeksgegevens, sequentie alignering, rapporten) B3.002 Laboratoriumschriften (registratie van de handelingen, van de werkprocessen) 30 jaar Selecteren : de ruwe onderzoeksgegevens en de bestanden van de machine die ze gegenereerd heeft voor de analyses gevraagd door het personeel van de Nationale Plantentuin. De overige gegevens en documenten vernietigen. 20 jaar Vernietigen B3.003 Protocollen van de analyses Einde wetenschappelijk nut B3.004 Processen-verbaal van de vergaderingen van het laboratoriumpersoneel met de departementshoofden 10 jaar 51

54 B4. BEHEER EN VALORISATIE VAN DE COLLECTIE LEVENDE PLANTEN EN VAN HET PARK Beheer van het domein van de Nationale Plantentuin B4.001 Ontwerpdossiers van de inrichting van de tuinen, het park en de serres, conceptnota s 100 jaar B4.002 Lastenboeken van nieuwe inrichtingen 10 jaar na oplevering van de werken Selecteren Enkel de technische specificaties bewaren. B4.003 Plattegronden van de oude en nieuwe inrichtingen (de oudste op papier, de meer recente in Autocad) Zolang de gebouwen en de terreinen in gebruik zijn B4.004 Inventaris op fiches van de oudste plattegronden Zolang de gebouwen en terreinen in gebruik zijn B4.005 Dossiers inzake de uitvoering van werken 10 jaar na oplevering van de werken Selecteren : de opleveringsdocumenten van de installaties. De overige documenten vernietigen. 52

55 B4.006 Dossiers inzake de sanitaire status van de planten in het park (lijsten met aangetaste planten, planning voor het maaien van het gazon, opvolging van de dieren in het park, bestel- en leverbonnen) 10 jaar Vernietigen Beheer van de verzamelingen levende planten in openlucht en in de serres B4.007 Herbarium gewijd aan de levende planten van de afdeling Collectie Levende Planten B4.008 Herbarium gewijd aan de levendige, houtige buitenplanten van de afdeling Collectie Levende Planten Einde wetenschappelijk nut Einde wetenschappelijk nut B4.009 Zadenbank Einde wetenschappelijk nut B4.010 Databank LIVCOL voor het beheer van de collecties van levende planten (met inbegrip van de granenbank) en van de documentatie die ermee verband houdt B4.011 Databank PHASEO voor het beheer van de collectie wilde bonen en van de documentatie die ermee verband houdt B4.012 Index seminum (officiële catalogus van de granen van de Nationale Plantentuin), in handschrift tot 2003, sindsdien digitaal Einde wetenschappelijk nut Einde wetenschappelijk nut Einde wetenschappelijk nut 53

56 B4.013 Catalogi van de verzamelingen, inventarissen en repertoria op papier, daterend van voor LIVCOL Tot vervanging Selecteren indien de gegevens niet ingevoerd zijn in LIVCOL; vernietigen in het andere geval. B4.014 Etiketten van de dode planten of van planten die niet langer tot de collecties behoren Einde wetenschappelijk en juridisch nut Vernietigen B4.015 Foto s (digitale en andere) en dia s van planten van de levende collecties, en beschrijvende wetenschappelijke metadata Einde wetenschappelijk nut Gelinkt aan LIVCOL. B4.016 Dossiers inzake de acquisitie van collecties door ruil, aankoop, beslagnames in het kader van de CITES conventie, giften, legaten en inbewaargevingen Einde wetenschappelijk en juridisch nut Gelinkt aan LIVCOL. B4.017 Inschrijvingsregisters van de levende planten (handschriftelijk tot 1991; sinds 1991 geprint vanuit de databank LIVCOL) tot vervanging B4.018 Lijsten met leveringen van planten en materiaal 3 jaar Vernietigen B4.019 Jaarlijkse statistieken van inkomende en uitgaande levende planten, gegenereerd (geprint) vanuit de databank LIVCOL 10 jaar Vernietigen Gegevens bewaard in LIVCOL. B4.020 Foto s van planten in beslag genomen op basis van de CITES conventie Einde wetenschappelijk en juridisch nut B4.021 Rapporten over planten in beslag genomen op basis van de CITES conventie, verstuurd naar het FAVV 10 jaar Vernietigen 54

57 B4.022 Stukken betreffende de uitwisseling van planten met andere botanische tuinen (aankomst en vertrek van planten) 10 jaar B4.023 Catalogi van leveranciers 10 jaar Interessant voor de geschiedenis van de plantkunde. B4.024 Stukken betreffende het vertrek van planten, zaden en materieel (om de traceerbaarheid en het wettelijk karakter van de transferts te kunnen waarborgen) 10 jaar Vernietigen Gelinkt aan LIVCOL. B4.025 Stukken betreffende de verkoop van hout en planten 7 jaar * * Verifiëren of het geen dubbels zijn met de reeks A Indien de documenten dubbels zijn, de meest volledige reeks bewaren. B4.026 Documenten betreffende het sanitair beheer van de collecties in de serres (strijd tegen plagen enz.) 10 jaar Selecteren De documenten betreffende ernstige of atypische gevallen bewaren. De overige documenten vernietigen. B4.027 Dagelijkse metingen van de temperatuur in de serres 10 jaar Vernietigen B4.028 Werklijsten met aanduiding van de plaatsing van de planten sinds 1981 B4.029 Plattegronden van de tuinen en van de implanting van de verzamelingen voor dagelijks gebruik door de tuinmannen 10 jaar Vernietigen 1 jaar Vernietigen 55

58 B4.030 Documenten betreffende de aankoop van benodigdheden en stocks (kopieën van bestel- en leverbonnen) B4.031 Lijsten en andere overzichten van benodigdheden en van voorraden 3 jaar Selecteren : de documenten betreffende de aankoop van nieuwe planten en zaden, van specifiek wetenschappelijk en technisch materiaal. De overige documenten vernietigen. 3 jaar Selecteren : de lijsten en overzichten van planten en zaden. Vernietigen: de overige documenten. B4.032 Documentatie over het materieel en over gebruikte chemische producten Einde gebruik van de producten Vernietigen B4.033 Documenten betreffende het gewicht van het zand en van het grind geleverd voor de perken B4.034 Documenten betreffende de verdeling van materieel en werkkledij aan het personeel B4.035 Dossiers inzake het beheer van de vrijwilligers (contracten, nota s betreffende de organisatie van de activiteiten, attesten, dossiers arbeidsongevallen enz.) B4.036 Synthesetabel van de vrijwilligers (in Excel + register geprint op basis van deze tabel) B4.037 Dossiers inzake het verhuur van het kasteel aan privé-personen voor evenementen 3 jaar Vernietigen 3 jaar Vernietigen 10 jaar Selecteren : de nota s betreffende de organisatie van de werkzaamheden. De overige documenten vernietigen. 10 jaar Selecteren : het Excel bestand. Vernietigen: het geprinte register. 10 jaar Vernietigen 56

59 B4.038 Briefwisseling (of s) van de wetenschappers van de dienst 10 jaar Selecteren : de berichten met bindende kracht voor de medewerker of de dienst. Vernietigen: persoonlijke of routinematige berichten. B4.039 Activiteitenrapporten van personeelsleden met week-enddienst (die melding maken van incidenten) B4.040 Jaarlijkse activiteitenrapporten van de dienst (enkele exemplaren daterend van voor de verslagen opgemaakt door het huidig diensthoofd van de afdeling Collectie Levende Planten) B4.041 Niet gepubliceerde jaarverslagen van de Nationale Plantentuin, jaar Vernietigen 10 jaar Selecteren : de rapporten daterend van voor 1991.Vernietigen: de verslagen opgemaakt sinds de publicatie van jaarverslagen door de Nationale Plantentuin. 10 jaar Bewaard op de PC van het diensthoofd van de afdeling Levende Planten. Wetenschappelijk onderzoek B4.042 Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan onderzoeksprojecten of -programma s 10 jaar Selecteren : de projectvoorstellen, de finale onderzoeksrapporten, de niet gepubliceerde resultaten, de verzamelde gegevens. De overige documenten vernietigen. 57

60 B4.043 Dossiers inzake de organisatie door het wetenschappelijk personeel van congressen, colloquia, vergaderingen en toespraken B4.044 Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan congressen, colloquia, wetenschappelijke vergaderingen, universitaire cursussen (in het kader van de opdrachten van de Nationale Plantentuin) 10 jaar Selecteren : het gevalideerde programma, de lijst van sprekers en deelnemers, de teksten van de toespraken en de niet gepubliceerde akten. Vernietigen: de overige documenten. 10 jaar Selecteren : de programma s, de teksten van toespraken gehouden door het personeel van de Nationale Plantentuin, verslagen opgemaakt door het personeel van de Plantentuin. Vernietigen: de overige documenten. B4.045 Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan de werkzaamheden van comités en commissies 10 jaar na het einde van de deelname Selecteren : de verslagen en nota s opgemaakt door het personeel van de Nationale Plantentuin, de briefwisseling. Eveneens bewaren: de processen-verbaal van vergaderingen indien ze nog niet in het Rijksarchief bewaard worden (geval per geval verifiëren met het Rijksarchief). De andere documenten vernietigen. 58

61 B4.046 Dossiers inzake de voorbereiding van wetenschappelijke publicaties 10 jaar Selecteren : de evaluatierapporten en de briefwisseling tussen de auteur en de evaluatoren indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is. Communicatie van informatie aan het publiek B4.047 Stukken betreffende het beantwoorden van vragen om inlichtingen van het publiek en van de wetenschappelijke gemeenschap 3 jaar Selecteren : antwoorden die voortvloeien uit specifiek wetenschappelijk onderzoek. De routinematige antwoorden vernietigen. B5. BEHEER EN OVERDRACHT VAN WETENSCHAPPELIJKE KENNIS B5.001 Databank BG Base met de belangrijkste gegevens over de collecties, de verzamelaars, de onderzoekers, de vrijwilligers, de bruiklenen van specimens, bibliografische referenties enz. Einde wetenschappelijk nut Deze databank is «le cœur de l information scientifique du JBN». B5.002 Agenda van de maandelijkse presentaties van het wetenschappelijk personeel voor de collega s van de Nationale Plantentuin (Excel) 10 jaar Bewaard door de verantwoordelijke van de bibliotheek. 59

62 B6. MUSEOLOGIE, EDUCATIE, COMMUNICATIE EN BEHEER VAN DE BEZOEKERS Museologie, interpretatie van de permanente collecties en organisatie van tijdelijke tentoonstellingen B6.001 Dossiers inzake het ontwerpen van nieuwe presentaties (processen-verbaal van vergaderingen, visienota s, projecten) 100 jaar B6.002 Gevalideerde producten: panelen, brochures, foto s, teksen) 100 jaar in elke taal. B6.003 Foto s en video s van evenementen 30 jaar met de beschrijvende metadata. Educatieve activiteiten B6.004 Stukken betreffende de context van de educatieve activiteiten 10 jaar Vernietigen B6.005 Dossiers inzake de voorbereiding van brochures en van pedagogisch materiaal voor de ateliers, bestemd voor scholen B6.006 Documenten betreffende de technische fabricatie van instrumenten gebruikt in de schoolateliers 10 jaar Selecteren : een exemplaar in elke taal van de gevalideerde brochures en van het pedagogisch materiaal (of van de beschrijving, van een foto ervan indien het niet-tekstuele objecten betreft). De voorbereidende documenten vernietigen. 10 jaar Vernietigen B6.007 Documenten betreffende de reserveringen door schoolgroepen 10 jaar Vernietigen 60

63 B6.008 Informatiedocumenten bestemd voor de gidsen 10 jaar Vernietigen Deelname aan nationale en internationale projecten B6.009 Projectdossiers zoals Inquire (educatief project van de elf Europese botanische tuinen), het European Consortium of Botanic Gardens, het VBTA (Vereniging voor Botanische Tuinen en Arboreta), enz. 10 jaar Selecteren : de processen-verbaal van de vergaderingen, de verslagen opgemaakt door de vertegenwoordiger van de Nationale Plantentuin, de rapporten die een standpunt van de Nationale Plantentuin weerspiegelen. De overige documenten vernietigen. Interne en externe communicatie B6.010 Dossiers inzake de opmaak van het interne personeelsblad Machoechel B6.011 Documenten betreffende het beheer van de internet, intranet en/of extranetsite 10 jaar Selecteren : de gevalideerde publicatie in elke taal. De voorbereidende documenten vernietigen. 1 jaar Vernietigen De technische ondersteuning valt onder de bevoegdheid van de ICTdienst. B6.012 Internet-, intranet en/of extranetsites. Tot vervanging Selecteren Voor en na elke ingrijpende aanpassing de documentatie over de site, zijn structuur, zijn lay-out en de statistieken van de bezoeken bewaren. 61

64 B6.013 Digitale nieuwsbrief 10 jaar Selecteren : de inhoud in elke taal, documentatie over de structuur en de lay-out. B6.014 Informatie verspreid via Facebook en You Tube 10 jaar Selecteren : de inhoud gepubliceerd gedurende de eerste twee jaren in elke taal bewaren. Eveneens bewaren: documentatie over de structuur en de lay-out. B6.015 Dossiers inzake de organisatie van persconferenties 5 jaar Selecteren : de persdossiers en persteksten. Vernietigen: uitnodigingen en aanwezigheidslijsten. B6.016 Perscommuniqués 5 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren B6.017 Dossiers inzake de ontwikkeling van het logo en de huisstijl 10 jaar Selecteren : verslagen, bestekken, de weerhouden offerte en eindprodukten in de vorm van briefhoofden. De overige documenten vernietigen. B6.018 Dossiers inzake de merchandising 10 jaar Selecteren : verslagen, het budget, de bestekken, de weerhouden offerte en eindprodukten in de vorm van foto s of objecten. De overige documenten vernietigen. 62

65 B6.019 Dossiers inzake de zoektocht naar sponsoring 10 jaar B6.020 Dossiers inzake het bezoek van prominente personen en groepen 5 jaar Selecteren B6.021 Dossiers inzake de redactie en uitgave van publicaties, brochures, folders en affiches 1 jaar Vernietigen : de lijsten van de bezoekers, het programma van het bezoek, de tekst van de toespraken. De voorbereidende stukken vernietigen. B6.022 Publicaties, brochures, folders, affiches en wenskaarten 5 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren B6.023 Foto- en beeldmateriaal waarop de instelling rechten bezit 30 jaar Beheer van de bezoekersstromen B6.024 Bezoekersregister (zeer gedetailleerd sinds 2007 met het oog op profilering ) B6.025 Stukken betreffende de opbrengst van de bezoeken en het profiel van de bezoekers 10 jaar 10 jaar Selecteren : de analyses van het bezoekersprofiel. Boekhoudkundige gegevens bevinden zich bij de Boekhouding. 63

66 B6.026 Dossiers inzake de organisatie van tevredenheidsenquêtes bij het publiek 5 jaar Selecteren : de enquêteformulieren in elke taal (het model) en de analyse van de resultaten van de enquêtes. De overige documenten vernietigen. Beheer van groepen bezoekers andere dan scholen B6.027 Dossiers inzake de promotie en public relations (contactenlijsten, informatiefolders enz.) 2 jaar Selecteren : de gevalideerde folders in elke taal. De overige documenten vernietigen. B6.028 Informatiedossiers bestemd voor de gidsen 2 jaar Vernietigen B6.029 Dossiers inzake de reserveringen van groepen 3 jaar Vernietigen Sinds 2012 worden de gegevens i.v.m. bezoekers en het doel van het bezoek ingebracht in BG Base. B6.030 Dossiers inzake de contracten met de gidsen 3 jaar Vernietigen B6.031 Documenten betreffende de interne communicatie over bezoekersgroepen B6.032 Planning en agenda van de groepsbezoeken, verdeeld over zes thema s 1 jaar Vernietigen 3 jaar Toeristische promotie B6.033 Dossiers inzake de promotie en public relations (lijsten met contactgegevens, informatiefolders enz.) 2 jaar Selecteren : de gevalideerde folders in elke taal. De overige documenten vernietigen. 64

67 B6.034 Lijsten met contactgegevens 2 jaar Vernietigen Sinds 2012 worden de contactgegevens ingevoerd in BG Base. B6.035 Documenten met betrekking tot het klachtenbeheer 10 jaar Selecteren : de klacht en het antwoord van de Nationale Plantentuin. Beheer van de vrijwilligers B6.036 Documenten betreffende de vrijwilligerswerking, hun activiteiten, rechten en contracten 10 jaar na het einde van het contract Selecteren : de documenten betreffende de evolutie van het aantal vrijwilligers en hun activiteiten. De overige documenten vernietigen. B6.037 Promo-materiaal (folders, films, recruteringscampagnes) 10 jaar Beheer van de shop van de Nationale Plantentuin B6.038 Dossiers inzake de keuze en het ontwerp van producten 10 jaar B6.039 Analyserapporten van de activiteiten van de shop 10 jaar B6.040 Databank van de applicatie Webshop 10 jaar Vernietigen De cijfers van de bestellingen worden eenmaal per jaar geëxporteerd naar de boekhoudkundige applicatie van de Nationale Plantentuin. 65

68 B6.041 Dossiers inzake de contacten met fabrikanten en leveranciers 10 jaar Vernietigen Bevinden zich op de dienst Boekhouding. B6.042 Jaarlijkse inventaris van de stock 10 jaar Vernietigen B6.043 Maandelijkse inventaris van de verkoop 3 jaar Vernietigen Organisatie van de vereniging van de Vrienden van het Plantentuin B6.044 Dossiers inzake de organisatie (actief sinds 2013) 10 jaar B7. BEHEER VAN DE BIBLIOTHEEK, DE DOCUMENTATIE EN DE ARCHIEVEN Beheer van de bibliotheek B7.001 Documenten betreffende het acquisitiebeleid (bijvoorbeeld: enquête via , georganiseerd sinds 2013) 10 jaar B7.002 Dossiers inzake de opmaak en wijziging van het bibliotheekreglement tot opmaak nieuwe versie Selecteren : de opeenvolgende, gevalideerde reglementen. De voorbereidende documenten vernietigen. B7.003 Aanwinstenregister van de bibliotheek (aankopen) 7 jaar Vernietigen Vermeldt de titels niet. B7.004 Register van schenkingen van boeken 30 jaar B7.005 Inschrijvingsregister van monografieën en kostbare werken Einde gebruik 66

69 B7.006 Inschrijvingsregister van werken van de Société Royale Belge de Botanique beheerd door de bibliotheek van de Nationale Plantentuin Einde gebruik B7.007 Dossiers inzake de aankoop en uitwisseling van werken: kopieën van bestelbonnen, facturen, dossiers van uitwisselingen (per titel), dossiers van abonnementen, jaarlijkse lijst van abonnementen, maandelijkse of tweemaandelijkse of jaarlijkse lijsten van verworven monografieën enz. 10 jaar of duur van het abonnement + 3 jaar Selecteren : de dossiers inzake de uitwisseling van werken met andere instellingen en de jaarlijkse lijst van de abonnementen. De overige documenten vernietigen. B7.008 Dossiers inzake schenkingen en legaten van werken (conventies, inventarissen enz.) B7.009 Catalogi van de bibliotheek (de oude op fiches; heden geïnformatiseerd) De digitale catalogus herneemt de inhoud van de papieren fiches. 10 jaar Selecteren : de conventies en de inventarissen. Vernietigen: de overige documenten. tot vervanging Selecteren : de meest volledige versie in digitale vorm bewaren. In geval van herstructurering (inkrimping) van de bibliotheek, de oorspronkelijke catalogus bewaren. B7.010 Dossiers inzake de restauratie van werken tot vervanging Selecteren : de restauratiedossiers van de kostbare werken. De overige vernietigen. B7.011 Dossiers inzake het inbinden van werken 10 jaar Selecteren : de dossiers inzake de kostbare werken. De overige documenten vernietigen. 67

70 B7.012 Overzichten van de temperatuur en luchtvochtigheid in de magazijnen B7.013 Registers of documenten betreffende de registratie van lezers (register bijgehouden sinds 2013, individuele fiches van de lezers enz.) 10 jaar Vernietigen 10 jaar Vernietigen B7.014 Bestelbonnen van werken, gevraagd door de lezers 10 jaar Vernietigen B7.015 Registers en documenten met betrekking tot bruiklenen van de bibliotheek B7.016 Kopieën van facturen van fotokopies gemaakt door de bibliotheek voor de lezers 10 jaar Vernietigen 7 jaar Vernietigen B7.017 Algemene briefwisseling IN en UIT van de bibliotheek 30 jaar Selecteren : de briefwisseling met betrekking tot uitwisselingen en schenkingen, met betrekking tot de aankoopbeleid aangezien deze het netwerk van de Nationale Plantentuin weerspiegelen. Vernietigen: de stukken betreffende stopzetting van abonnementen indien ze geen motivatie bevatten. B7.018 Register van de algemene briefwisseling van de bibliotheek 68

71 B7.019 Documenten betreffende de behandeling van vragen om inlichtingen B7.020 Jaarlijkse activiteitenstatistieken van de bibliotheek (vragen om inlichtingen, vragen voor kopieën, aantal bezoekers, aanwinsten enz.) 10 jaar Selecteren : antwoorden die voortvloeien uit specifiek wetenschappelijk onderzoek. De routinematige antwoorden vernietigen. 10 jaar Selecteren indien ze uitgebreider zijn dan de cijfers die gepubliceerd worden in het jaarverslag van de Nationale Plantentuin. Vernietigen indien dit niet het geval is. B7.021 Intranet Wiki van de bibliotheek (sinds 2008) Tot vervanging Selecteren : 1 kopie van de belangrijkste schermen (jaarlijks, op een vaste datum). B7.022 Documentatie over de diverse applicaties van databanken van de catalogus Zolang de applicatie in gebruik is Vernietigen B7.023 Documenten betreffende de deelname aan nationale en internationale netwerken van bibliotheken (bijvoorbeeld: EBHL European Botanical and Horticultural Libraries, le Forum des bibliothèques fédérales) 10 jaar Selecteren : de notulen van de vergaderingen, de activiteitenverslagen, de rapporten en documenten die een positie of een standpunt van de Nationale Plantentuin weerspiegelen. De overige documenten vernietigen. 69

72 B7.024 Dossiers inzake het onderzoeksproject BHL Biodiversity Heritage Library for Europe B7.025 Dossiers inzake de wetenschappelijke activiteiten van het bibliotheekpersoneel (voorbereiding van publicaties, van colloquia, van onderzoeksprojecten enz.) B7.026 Voorbereidende dossiers van niet geaccepteerde onderzoeksprojecten 10 jaar Selecteren : het projectvoorstel, het finaal onderzoeksrapport, de niet gepubliceerde resultaten. De overige documenten vernietigen. 10 jaar Selecteren : de definitieve, gevalideerde tekst van de publicaties, de presentaties, de projectfiches, de activiteitenverslagen. De overige documenten vernietigen. 20 jaar Vernietigen Verkoop en uitwisseling van publicaties van de Nationale Plantentuin B7.027 Pro forma facturen van de verkoop van publicaties van de Nationale Plantentuin B7.028 Statistieken of samenvattingen van de verkoop van publicaties van de Nationale Plantentuin 7 jaar Vernietigen 10 jaar B7.029 Bestelbonnen van publicaties van de Nationale Plantentuin 10 jaar Selecteren Vernietigen indien er jaarlijkse statistieken of cijfergegevens over bestaan. Indien dit niet geval is: 1 jaar op 10 bewaren (jaartal te bepalen door het Rijksarchief). 70

73 Beheer van de archieven B7.030 Stukken betreffende het archiefbeleid 30 jaar B7.031 Dossiers inzake het beheer, de bewaring, de ordening en de ontsluiting van het archief door de diensten (ordeningsplannen, dossierinventarissen, nadere toegangen, enz.) B7.032 Dossiers inzake het beheer, de bewaring, de ordening en de ontsluiting van het archief door de archivaris of de archiefdienst (archiefschema's, inventarissen, plaatsingslijsten, depotlijsten, enz.) 30 jaar 30 jaar B7.033 Stukken of registers betreffende de aanwinst van archief 30 jaar B7.034 Documenten betreffende de bewaring van archieven van andere instellingen (meer in het bijzonder van de Société royale belge de Botanique) 30 jaar B7.035 Stukken betreffende de restauratie van archief 30 jaar B7.036 Stukken of registers betreffende de vernietiging van archieven 30 jaar B7.037 Stukken of registers betreffende de bruikleen van archief 30 jaar B7.038 Stukken betreffende de overdracht of bewaargeving van archief aan andere instellingen 30 jaar 71

74 B7.039 Stukken betreffende de inschrijving van de lezers 10 jaar Vernietigen B7.040 Registers van de leeszaalbezoekers 10 jaar Vernietigen B7.041 Registers of stukken betreffende raadplegingen van het archief 10 jaar Vernietigen B7.042 Dossiers inzake de behandeling van vragen om inlichtingen 10 jaar Selecteren : antwoorden die voortvloeien uit specifiek wetenschappelijk onderzoek. De routinematige antwoorden vernietigen. B7.043 Stukken betreffende de reproductie van archief 10 jaar Vernietigen B7.044 Dossiers inzake de voorbereiding van historische studies over de Nationale Plantentuin (bijvoorbeeld: de dossiers samengesteld door R. Tournay over de personeelsleden om er de geschiedenis van de schrijven) 10 jaar na publicatie 30 jaar indien niet gepubliceerd B7.045 Dossiers inzake de deelname van de Nationale Plantentuin aan de wereldtentoonstelling van 1958 te Brussel B7.046 Stukken betreffende de Botanische School in 1955 (gesitueerd voor de rotonde van de Nationale Plantentuin te Brussel) Verstreken verstreken 72

75 B7.047 Dossiers inzake de verhuizing van de Nationale Plantentuin in 1973 Écoulé Selecteren : de stukken betreffende de verhuizing van de archieven, de planten en de wetenschappelijke collecties. De overige documenten vernietigen. B7.048 Fototheek van de Nationale Plantentuin, van het personeel, de gebouwen, veldonderzoek (foto s op allerlei dragers: glasplaten, dia s enz.) Einde wetenschappelijk nut met de beschrijvende metadata. 73

76 5406