Opgaven der Wijzigingen

Transcriptie

1 Opgaven der Wijzigingen Inhoud 1. Model 5 2. Nummering van de opgaven 3. Datum van toekomen 4. Wijze van overmaking 5. Aantal exemplaren, ondertekening, bewijsstukken 6. Model 1 7. Samenvatting algemene richtlijnen Opgaven der Wijzigingen 1. Model 5 Het Model 5 moet gebruikt worden voor alle opdrachten van de personeelsdienst aan de CDVU: eerste betaling van een nieuw personeelslid wijziging in de administratieve situatie van een personeelslid wijziging van de persoonlijke situatie van een personeelslid verloven en afwezigheden U vindt een Model 5 als bijlage. Gelieve dit model als richtlijn te gebruiken. Op de Opgaven der Wijzigingen moeten volgende elementen zeker vermeld worden. Bovenaan vermelden: o identificatie van het departement of de instelling o telefoonnummer(s) en adres(s)en contactperso(o)n(en) = de persoon die de opgave opgesteld heeft en indien nodig meer uitleg kan geven over de opdrachten Gegevens van het betrokken personeelslid: o volgnummer o naam, voornaam en volledig stamnummer (de opdrachten moeten op stamnummer geklasseerd worden) o statuut van het personeelslid (afkortingen vb. STAT, CONT, RO, ) o initialen en telefoonnummer dossierbeheerder personeelsdienst (enkel indien er bovenaan verschillende contactpersonen vermeld worden) o EHRM-code van het verlof of de afwezigheid o de opdracht o vermelding van eventuele verantwoordingsstukken als bijlage Onderaan vermelden: datum doorsturing, ordonnateur en handtekening ordonnateur 1

2 Voor een aantal opdrachten bestaan er speciale Opgaven der Wijzigingen: Model 5bis: Opgave der wijzigingen - Opzeggingsvergoeding contractuele personeelsleden Model 5ter: Opgave der wijzigingen - Bedrijfswagens Model 12: Opgave der wijzigingen Uitbetaling begrafenisvergoeding Regularisatie sociale zekerheidsbijdragen statutaire personeelsleden U vindt als bijlage de meest recente versie van deze modellen. 2. Nummering van de opgaven Opdat de CDVU kan controleren dat alle Opgaven der Wijzigingen Model 5 Opgave der Wijzigingen Model 5bis - Opzeggingsvergoeding contractuele personeelsleden Model 5ter Bedrijfswagens Model 12 - Begrafenisvergoeding zijn toegekomen en verwerkt, moet elke opgave een volgnummer hebben. De nummering moet per taalrol, eenvoudig, chronologisch en zonder hiaten zijn. Er moet één nummering gebruikt worden voor alle bovenvermelde modellen, dus geen nummering per type. Moeten NIET worden opgenomen in bovenvermelde nummering (aparte nummering!) het formulier Regularisatie sociale zekerheidsbijdragen statutaire personeelsleden Opgaven voor de Rekenplichtige der Geschillen Een volgnummer is als volgt samengesteld: jaar en volgnummer (vb 2013/1, 2013/2 ) Elk jaar moet de eerste Opgave der wijzigingen van de mutatiecyclus januari beginnen met volgnummer 1. De opdrachten van de verschillende dossierbeheerders bij de personeelsdienst moeten samengevoegd worden tot één Opgave der Wijzigingen met één volgnummer. Er mogen dus geen opgaven per dossierbeheerder opgemaakt worden. Indien er verschillende dossierbeheerders zijn voor dezelfde opgave, moeten bij de opdracht de initialen van de dossierbeheerder vermeld worden. Wij vragen u met aandrang bovenstaand systeem te gebruiken vanaf de mutatiecyclus van januari 2013: de eerste opgave van januari 2013 moet verplicht als nummer 2013/1 hebben, de tweede 2013/2 2

3 3. Datum van toekomen Begrip mutatiecyclus De mutatiecyclus is de periode dat er wijzigingen in de codificatie kunnen ingevoerd worden zowel voor de lopende maand ( = de eerstvolgende normale betaling) als voor voorgaande maanden ( = herberekeningen) Voor de normale betaling maand X start de mutatiecyclus rond de 21 ste van de maand X-1 eindigt de mutatiecyclus rond de 21 ste van de maand X Per mutatiecyclus zijn er 5 datums voorzien waarop de opgaven bij de CDVU moeten toekomen: in principe is er 1 opgave per week. De datums waarop de opgaven bij de CDVU moeten toekomen worden op voorhand bepaald. Dus wekelijks betekent niet elke vrijdag. Elke maand kunt u de datums van toekomen terugvinden op onze website 1 ste opgave betaling maand X (rond de 20 ste van de maand X-1): moet alle op dat ogenblik gekende wijzigingen voor de lopende en de voorbije maanden bevatten. Dit is normaal gezien de meest uitgebreide van alle opgaven. 2 de opgave betaling maand X (rond de 27 ste van de maand X-1), 3 de opgave betaling maand X (rond de 4 de van de maand X) en 4 de opgave betaling maand X (rond de 12 de van de maand X): de datums worden maandelijks vastgelegd 5 de opgave betaling maand X: uitzonderlijke opgave opdat betrokkene voor de lopende maand o ofwel betaald wordt (hervatting, indiensttreding ) o ofwel niet (meer) betaald wordt (overleden, ontslag ) Deze opgave mag alleen dergelijke opdrachten bevatten. De datum van doorsturen van de opgave = de datum van de opgave zelf, dus geen antidatering van opgaven die in beraad gehouden werden bij de personeelsdienst. 3

4 4. Wijze van overmaken De opgaven mogen overgemaakt worden aan de CDVU ofwel op papier o per post o per drager ofwel per . In dit geval moet de opgave ondertekend zijn door de ordonnateur en moeten alle bijlagen bijgevoegd zijn. De opgaven per moeten niet meer op papier aan de CDVU bezorgd worden. Opgaven per moeten zowel naar de dossierbeheerder persoonlijk als naar het algemeen adres van het werkstation verstuurd worden. Dit om te vermijden dat opgaven niet uitgevoerd worden door afwezigheid van de dossierbeheerder. Aangezien een aantal personeelsleden van de CDVU opteren voor telewerk, worden de opgaven bij voorkeur per overgemaakt. 4

5 5. Aantal exemplaren, ondertekening, bewijsstukken Er moet slechts één enkel exemplaar van de opgaven der wijzigingen doorgestuurd worden. De opgave der wijzigingen moet gedagtekend en door de ordonnateur ondertekend zijn met vermelding van zijn naam en graad. Een specimen van de handtekening van de ordonnateur moet vooraf aan de C.D.V.U. meegedeeld worden. Het formulier waarmee dit moet gebeuren, vindt u als bijlage. De bewijsstukken moeten steeds bijgevoegd. De autonome instellingen moeten geen bewijsstukken bijvoegen, uitgezonderd de verklaring op erewoord in verband met de haardtoelage. Bij wervingen wordt steeds door alle ordonnateurs een afschrift van het benoemingsbesluit, van de benoemingsbeslissing of van de overeenkomst bij de opgave gevoegd. Wat de controle op de werving betreft, moet het K.B. van 9 juli 2007 betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën gerespecteerd worden. Wat het personeel van de federale ministeriële kabinetten betreft, dient artikel 18 bis van het K.B. van 19 juli 2001 betreffende de invulling van de beleidsorganen van de federale overheidsdiensten en betreffende de personeelsleden van de federale overheidsdiensten aangewezen om deel uit te maken van een kabinet van een lid van een Regering of van een College van een Gemeenschap of een Gewest, gerespecteerd te worden. Indien de bewijsstukken of de afschriften van benoemingsbesluiten / overeenkomsten met een latere opgave der wijzigingen aan de CDVU overgemaakt worden, moeten het stamnummer, het volgnummer en de datum van de oorspronkelijke opgave vermeld worden.!! Belangrijk: alle bewijsstukken moeten door de personeelsdienst bijgehouden worden in het persoonlijk dossier van het personeelslid. Bij de C.D.V.U. worden alle ontvangen bewijsstukken na de verjaringstermijn van 5 jaar, vernietigd. 5

6 6. Model 1 Het Model 1 is een inlichtingenblad waarop alle persoonlijke en administratieve gegevens van een personeelslid worden ingevuld. Het Model 1 moet bij de opgave der wijzigingen gevoegd worden: bij elke nieuwe indiensttreding bij verandering van statuut van het personeelslid (behalve bij definitieve vaste benoeming) bij verandering van contract (vb. van contract van bepaalde duur naar contract van onbepaalde duur) Het Model 1 moet niet bijgevoegd worden bij verlenging van een contract in hetzelfde statuut en dezelfde weddeschaal. U vindt als bijlage de meest recente versie van het Model 1 Inlichtingenblad. 6

7 7. Samenvatting algemene richtlijnen Opgaven der Wijzigingen 1 opgave per datum en niet 1 opgave per stamnummer Datum van de opgave = datum van doorsturen van de opgave Elke opgave moet een volgnummer hebben (jaar/volgnummer): eenvoudig, chronologisch en zonder hiaten.!!! Afzonderlijke nummering voor volgende opgaven: o Opgaven voor de Rekenplichtige der Geschillen - moeten rechtstreeks naar de Geschillen gestuurd worden: Thesaurie dienst Geschillen T.a.v. Pierre Van der Donckt Kunstlaan Brussel o Regularisatie sociale zekerheidsbijdragen bij ontslag statutaire personeelsleden moeten rechtstreeks naar de Cel Ontwikkeling gestuurd worden: CDVU Cel Ontwikkeling T.a.v. mev. Dominique Genot Kunstlaan Brussel De opdrachten op de Opgave der wijzigingen nummeren Op de Opgave der wijzigingen op stamnummer klasseren: beginnen met het kleinste stamnummer, oplopend Alle informatie voor hetzelfde stamnummer bij hetzelfde volgnummer groeperen Alle informatie voor hetzelfde stamnummer chronologisch vermelden De opdrachten moeten o eenvoudig o klaar en duidelijk o niet voor interpretatie vatbaar o volledig (vb. niet vergeten te vermelden: begin- en/of einddatum, werkkalender, EHRM-code) zijn. Hervattingen na verloven en afwezigheden o moeten altijd meegedeeld worden o in de mutatiecyclus van de maand van hervatting Onregelmatige verminderde prestaties: het aantal te betalen hele/halve werkdagen of uren/minuten moet maandelijks meegedeeld worden Herzieningen van herzieningen: er moet altijd een volledig maandoverzicht gegeven worden van de laatste situatie 7