Elektronische verwerking van inkomende facturen in de BBCboekhouding Dirk Van den Bossche (Cevi NV) PDF-invoice E-invoice VRS CAAS Kofax Preregistratie SAAS Isabel Certipost Basware DOMA Arco Timestamp Signing OCR Workflow Digitalisering DMS Cloud Kostprijs Aanvaarding Platform Multifunctional Data kwaliteit Scannen Authenticiteit Digital delivery Papieren factuur B2C en B2B Validatie Legaal archief Track and trace Digitaliser Creditnota s Contracten Secured FTP Virtuele printer Multi channel approach Data Automation ERP Document handling Postbus Leesbaarheid Electronic Channel Paperless office
Inhoudsopgave 1. Inscannen van inkomende facturen op een MFP en manuele registratie in BBC; 2. Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR voor verdere verwerking in de BBC; 3. Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR aangevuld met metadata voor verdere verwerking in de BBC; Inhoudsopgave 4. Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR aangevuld met metadata beheerd door een goedkeuringsproces in een workflowtoepassing voor verdere verwerking in de BBC; 5. Binnenhalen van elektronisch aangeleverde inkomende facturen voor verdere verwerking in de BBC (Samenwerking met Basware).
1. SCAN BBC Inscannen van inkomende facturen op een MFP en manuele registratie in BBC. SCAN BBC 1. SCAN BBC Inscannen van inkomende facturen op een MFP en manuele registratie in BBC Inscannen van de inkomende facturen op een MFP (Multi Functional Printer); Importeren van de inkomende facturen als digitaal document in BBC; Oproepen van de digitaal document en manuele registratie van de factuur in BBC; Validatiemogelijkheden in BBC.
Visualiseren van de 1. SCAN BBC documenten 1. SCAN BBC Alles selecteren Deselecteren Valideren Commentaar geven Tegenhouden Detail Journaal Verrichtingen Historiek
1. SCAN BBC Voordelen formule Lage drempel om in te stappen en op termijn uitbreidbaar (zie volgende formules); De digitale factuur is raadpleegbaar in vele consultatieschermen van BBC; Centraal documentenbeheer: geen copies, verloren facturen, 1. SCAN BBC Benodigdheden formule MFP (Multi Functional Printer); Module Elektronische verwerking inkomende facturen in BBC; Schijfruimte.
2. SCAN OCR BBC Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR voor verdere verwerking in de BBC. SCAN OCR BBC 2. SCAN OCR BBC Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR voor verdere verwerking in de BBC Inscannen van de inkomende facturen op een MFP (Multi Functional Printer); OCR (Optical Character Recognition) met software (Kofax of andere); Importeren van de inkomende facturen als digitaal document in BBC; Oproepen van digitaal document en pre-registratie van de factuur in BBC. Validatiemogelijkheden in BBC.
2. SCAN OCR BBC Voordelen OCR Herkenning van type en inhoud van een factuur; Optioneel kunnen de detaillijnen van de factuur afgehaald worden zodat deze vergeleken kan worden met de factuur; Mogelijkheid om fouten bij OCR te tonen; Extra controles ingebouwd: dubbele facturen en creditnota s (automatische koppeling met de desbetreffende factuur); Optioneel kan de VRS-module (Virtual Re-Scanning) meegeleverd zijn met Kofax: betere beeldkwaliteit om herscanning te vermijden. 2. SCAN OCR BBC Voordelen formule Hulpmiddel bij factuurregistratie: geen manuele registratie van de factuur, maar pre-registratie; De digitale factuur stroomt mee in de BBC en is gemakkelijk raadpleegbaar in diverse consultaties (factuurregistratie, mandaten, betalingen, gedetailleerde consultatie, ) De ecologische voetafdruk van het bestuur verbetert.
2. SCAN OCR BBC Benodigdheden formule MFP (Multi Functional Printer); Software (Kofax of andere): bij verschillende printers wordt deze software erbij geleverd (vb: Fujitsu, Bell&Howell, Kodak, Canon, ); Eventueel VRS-module als deel van de Kofax-software dat rechtstreeks de printer aanstuurt; Module Elektronische verwerking inkomende facturen in BBC; Schijfruimte. 3. SCAN ARCO BBC 3. Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR aangevuld met metadata voor verdere verwerking in de BBC. SCAN OCR VALIDATIE BBC ARCO
3. SCAN ARCO BBC Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR aangevuld met metadata voor verdere verwerking in de BBC Inscannen van de inkomende facturen op een MFP (Multi Functional Printer); Extractie van de gegevens op het hosting platform; OCR (Optical Character Recognition) met software; Validatie van de gegevens via het hosting platform (of via webinterface door het bestuur); 3. SCAN ARCO BBC Export van de gegevens naar de boekhouding met preregistratie; Batchinformatie en fouten rapportering via mail en webinterface. Validatiemogelijkheden in BBC.
3. SCAN ARCO BBC 3. SCAN ARCO BBC Voordelen formule Bij de CAAS-oplossing wordt er een prijs per verwerkte factuur en/of maand betaald; Er zijn geen investeringen in technologie/hardware; Er zijn geen platform of upgrade problemen; Medewerkers kunnen zich bezighouden met hun eigenlijke werk; SLA verbintenis garandeert de aflevering van facturen binnen de 24 uren; De informatie komt direct in de BBC-boekhouding terecht samen met het digitale beeld.
3. SCAN ARCO BBC Benodigdheden formule Module Elektronische verwerking inkomende facturen in BBC; Intekening op het CAAS-platform; 4. WORKFLOW 4. Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR aangevuld met metadata beheerd door een goedkeuringsproces in een workflowtoepassing voor verdere verwerking in de BBC. SCAN OCR VALIDATIE WORKFLOW BBC ARCO
4. WORKFLOW Benodigdheden formule Module Elektronische verwerking inkomende facturen in BBC; Intekening op Workflow bij externe leverancier. 5. Elektronisch aangeleverde facturen 5. Binnenhalen van elektronisch aangeleverde inkomende facturen voor verdere verwerking in de BBC. SCAN OCR VALIDATIE WORKFLOW BBC ARCO Elektronisch aangeleverde facturen
5. Elektronisch aangeleverde facturen Voordelen formule Kostenbesparend: geen voorbereidingstaken, snellere verwerking met het oog op korting, fraude bestendig, elektronische archivage; Geen scanning nodig; Toekomstgericht; Volgende leveranciers werken reeds met elektronische facturen: Belgacom, Electrabel, Proximus, SPE (Luminus), Lampiris, Eni. Anderen volgen: Cevi, ISS, SITA, De ecologische voetafdruk van het bestuur verbetert. 5. Elektronisch aangeleverde facturen Benodigdheden formule Module Elektronische verwerking inkomende facturen in BBC; Intekening op aanbod Basware.
Alle Formules op een rijtje 1. SCAN BBC 2. SCAN OCR BBC 3. SCAN ARCO BBC 4. SCAN (OCR) (ARCO) Workflow BBC 5. BASWARE (ARCO) (Workflow) BBC Alle Formules op een rijtje 1. SCAN BBC 2. SCAN OCR BBC 3. SCAN ARCO BBC 4. SCAN (OCR) (ARCO) Workflow BBC 5. BASWARE (ARCO) (Workflow) BBC
Vragen?