Wendbaar Organiseren Waar de samenleving voorheen relatief stabiel, eenvoudig en voorspelbaar was, is deze in de laatste decennia steeds wispelturiger, complexer en turbulenter geworden. Er is een andere samenleving en andere economie aan het ontstaan. Een nieuwe orde die bestaat uit horizontale verbanden, zoals lokale gemeenschappen, coöperaties, en gemengde sociale, digitale en fysieke netwerken. De economische crisis 2007-2009 heeft voor een versnelling in deze beweging gezorgd. Niet alleen de markt, maar de samenleving als geheel pakt en claimt steeds vaker een belangrijke rol in de aanpak van maatschappelijke vraagstukken op bijvoorbeeld het vlak van zorg en ondersteuning, leefbaarheid in de buurt, et cetera. Dit dwingt de overheid om vanuit een netwerkende en participerende rol toegevoegde waarde te leveren aan maatschappelijke opgaven. Wendbaar organiseren is daarin volgens ons de sleutel!
Wendbaar organiseren Wat is wendbaar organiseren? Wendbaar organiseren is zo organiseren dat je als organisatie makkelijk kan inspelen op veranderingen en je snel kan aanpassen aan een nieuwe situatie. Een wendbare organisatie omarmt de onvoorspelbaarheid van de toekomst Een wendbare organisatie gaat flexibel om met prioriteiten en doelstellingen en is daardoor in permanente staat van verandering. Professionals in de organisatie zijn in staat om permanent flexibel te werken. Dat vraagt van publieke organisaties: Een meer netwerkende en participerende overheid te (leren) zijn en aan te sluiten bij de opgaven buiten. Je organisatie zo organiseren dat die kan inspelen op veranderende opgaven, zich snel aanpast aan een nieuwe situatie en dus flexibel omgaat met prioriteiten en doelstellingen. Je zo te organiseren dat professionals in staat zijn om permanent flexibel te werken. Wat is het resultaat? Sneller: flexibele organisatie om in te kunnen spelen op komende uitdagingen. Slimmer: kennispositie en innovatie om in complex gebied slimme dingen te doen, nieuwe oplossingen te vinden. Samen: opgavengerichte organisatie om integraal te werken aan opgaven in wisselende samenstellingen/coalities. Opgave voor de hele organisatie? De noodzaak tot een andere manier van werken is evident, maar dit betekent niet dat de hele organisatie wendbaar hoeft te zijn. De grootte van de opgave verschilt. Verschillende processen in de organisatie vragen meer om beheersing en niet om flexibiliteit. Bepaal je opgave door scherp te maken met welke processen je te maken hebt en welke processen gebaat zijn bij het vergroten van de flexibiliteit. intern Moreel/ openheid/ participatie Control/ processen/ efficiency Figuur: naar model van Quinn flexibiliteit beheersing Groei/ innovatie/ middelen Resultaten/ productiviteit/ missie extern Waar en hoe beginnen? Om publieke organisaties te helpen hun wendbaarheid te vergroten hebben wij een aanpak ontwikkeld waarmee we snel tot de kern en de mogelijkheden voor wendbaar organiseren in de betreffende organisatie komen. Deze aanpak bestaat uit drie stappen: 1. Scherpte in de opdracht van de organisatie. 2. Toepassing van het Wendbaarheidsmodel. 3. Kiezen van interventies om wendbaarheid te vergroten.
Voor bedrijfsvoering De kern van de wendbaar organiseren Voor medewerkers Voor management Wendbaarheidsmodel Drie mogelijkheden van het model De mate waarin een organisatie nu wendbaar is en in de toekomst wil zijn, zal per organisatie verschillen. Het wendbaarheidsmodel helpt om een concreter beeld te krijgen en bewust te kiezen. Het is op verschillende manieren toe te passen: Inzicht krijgen in de huidige mate van wendbaarheid van de organisatie. Prioriteren in welke onderdelen van de organisatie met wendbaarheid aan de slag gegaan wordt. Volgen van de wendbaarheid van de organisatie. Van Naar Sturing vanuit inhoud Autonome besluitvorming Belonen op basis van prestatie Mensgedreven sturing Participatieve besluitvorming Belonen op initiatief Gericht op zelf uitvoeren Sturen op de waan van de dag Gericht op allianties Sturen op de gewenste ontwikkeling Functiegericht of taakgericht werken Opgavegericht werken Organisatie verantwoordelijk voor mobiliteit Vaste werkpakketten Professional werkt vanuit vaste structuur Vaste teams Continue promotie Medewerker verantwoordelijk voor mobiliteit Werkpakket flexibel vanuit opgave Professional werkt permanent flexibel Flexibele teams Combinatie van promotie en demotie Lijn-staf indeling Communicatie op afstand Begroting op jaarcyclus Klassieke P&C cyclus Vast P&O instrumentarium Van monitoren met data Opgavegericht werken Communicatie continue in het proces Flexibel naar opgaven en resultaten Kort cyclisch monitoren en bijsturen Maatwerkinstrumenten Sturen met data
Wendbaar organiseren; een mogelijke aanpak Wendbaar organiseren betekent ruimte maken voor een nieuwe manier van werken en hier als directie of MT sturing aan geven. Maar betekent ook zorgen voor bedrijfsvoeringsprocessen die de beweging faciliteren en het ontwikkelen van de rol en kracht van medewerkers. Maar hoe doe je dat dan? Daar is geen eenduidig recept voor. Een mogelijke aanpak is: 1. 2. Scherpte in opdracht Toepassen wendbaarheidsmodel Korte analyse: wat is de wendbaarheid van onze organisatie? Inventariseren en kiezen: waar ligt onze grootste uitdaging als we meer wendbaar willen worden? Wat is de opdracht van onze organisatie? Wat betekent wendbaar organiseren voor ons? Wat willen we bereiken? Wat betekent dit voor processen in de organisatie? Waar is de opgave het grootst? In een sessie van twee dagen doorlopen wij met een team of het MT bovenstaande 3 fasen om te bepalen welke stappen gezet gaan worden in het wendbaar organiseren. Dit kunnen verschillende Voorbeelden 3. Kiezen interventies vergroten wendbaarheid Uitwerken mogelijke aanpak: opstellen ontwikkelplan wendbaar organiseren. Interventies bepalen en uitvoeren. interventies zijn, zoals het ontwikkelen van Sterke teams, Leergang professionals, MT-coaching en Vlootschouw. Meer weten? Onderstaand enkele voorbeelden van organisaties waar wij al met wendbaar organiseren aan de slag zijn: Ralph Hanekamp Organisatieadviseur 06-512 34 236 Rudy Slegers Organisatieadviseur 06-319 43 696 RH@hiemstraendevries.nl RS@hiemstraendevries.nl Of neem contact op met: Bertram, Dominique, Evert, Hanneke, Ilse, Janneke, Marian of Rienk.
Samen werken aan maatschappelijke prestaties Ramstraat 27 3581 HD Utrecht E: info@hiemstraendevries.nl T: 030 252 37 77