Leergang publieke bedrijfsvoering Meer grip op processen en bedrijfsvoering in uw organisatie www.pblq.nl/roi 1 Leergang publieke bedrijfsvoering 2014
Leergang publieke bedrijfsvoering Bezuinigingen en heroverwegingen hebben tot gevolg gehad dat de bedrijfsvoering van publieke organisaties sterk onder druk staat. Vraagt u zich af hoe u grip op de strategische krimp van uw organisatie en bedrijfsvoering kunt houden? Wilt u sparren over de laatste ontwikkelingen in managementmodellen, competenties en vaardigheden? Wilt u weten hoe u deze kunt toepassen in uw specifieke situatie in tijden van krimp? Dan is deze leergang bedoeld voor u. Doelgroep Managers/directeuren en staffunctionarissen binnen de publieke sector. Deelnemers hebben minimaal drie jaar ervaring en willen hun kennis op het gebied van publieke bedrijfsvoering verbreden en de raakvlakken tussen vakdisciplines verder verkennen. Competenties De doelstellingen en inhoud van deze leergang zijn uitgewerkt aan de hand van onder andere de volgende competenties: Conceptualiseren Opbouwen van denkkaders of modellen en formuleren van meervoudige concepties, hypothesen of ideeën op basis van complexe informatie. Kwaliteitsbewust handelen Hoge eisen stellen aan de kwaliteit van eigen en andermans werk; voortdurend verbeteringen nastreven. Organisatiesensitiviteit Onderkennen van invloed en gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op andere onderdelen van de organisatie; onderkennen van belangen van andere onderdelen van de organisatie. Overtuigingskracht Ideeën, standpunten en plannen zo bij anderen naar voren brengen dat zij, ook na aanvankelijke twijfels, daarmee instemmen. Zelfreflectie Eigen gedrag en standpunten kritisch evalueren en openstaan voor evaluatie door anderen. Van deze evaluaties leren door eigen gedrag of standpunten te wijzigen. Kansen zoeken en benutten voor eigen ontwikkeling 2 Leergang publieke bedrijfsvoering 2014
Resultaat Na afloop van deze leergang: bent u op de hoogte van de nieuwste inzichten over geïntegreerde bedrijfsvoering en in staat deze in uw organisatie toe te passen; beschikt u over instrumenten waarmee u uw inbreng in de besturing van uw organisatie en de bedrijfsvoering kunt verbreden; kunt u zich duidelijker als deskundige profileren en uw organisatie integraal adviseren of aansturen. Werkwijze en didactisch concept We hebben de leergang publieke bedrijfsvoering ontwikkeld om professionals en managers/ directeuren te helpen bewuster te worden van hun eigen competenties, hoe deze slim in te zetten en zo sterker te functioneren in deze veranderende setting met complexer wordende krachtenvelden. Er wordt veel aandacht besteed aan situaties ten tijde van krimp, bezuinigingen en herstructureringen. De opzet van deze leergang is gebaseerd op het verder doorontwikkelen van bedrijfskundige principes en denkbeelden binnen overheidsorganisaties en deze tot toepasbare vaardigheden te ontwikkelen bij de deelnemers. Het programma is opgebouwd rond de leerlijnen performance management, verandermanagement en de integrale opdracht (een opdracht uit de werksituatie van de deelnemers zelf) en zijn op kennis, inzicht, kunde /vaardigheden en cultuur gericht. De Leergang publieke bedrijfsvoering omvat 13 dagen en bestaat naast het intakegesprek uit zes tweedaagse blokken en een terugkomdag. De opzet van deze leergang is thematisch en kernachtig: alle zes thema s worden behandeld in blokken met een sterk how to -karakter toegespitst op uw werkpraktijk (Action Learning). De blokken zijn erop gericht een verbreding en verdieping van de onderwerpen uit het kernblok te geven, dan wel nieuwe inzichten te bieden. Centraal in de blokken staat de publieke omgeving waarin u opereert en worden de raakvlakken tussen inhoudelijke vakgebieden opgezocht. De zes blokken worden onder leiding van PBLQ ROI-adviseurs behandeld door ervaren trainers/adviseurs in een uitdagende en afwisselende mix van kennisoverdracht, aangevuld met presentaties van boeiende gastsprekers, oefeningen en opdrachten. Er wordt gebruikgemaakt van diverse interactieve werkvormen, zoals simulaties, opdrachten, casuïstiek en discussie met docenten en mede-deelnemers. U werkt gedurende de gehele leergang aan een integrale opdracht. Om de transfer te verhogen wordt u daarbij begeleid door dezelfde PBLQ ROI-adviseurs en door een begeleider op/van uw werkplek. De leergang wordt afgesloten met een terugkomdag, waarin de eindpresentaties worden gehouden en leerervaringen worden uitgewisseld. 3 Leergang publieke bedrijfsvoering 2014
Leergang Publieke Bedrijfsvoering: 3 leerlijnen Kernmodule: intro, verbinding, trends 1: Procesmanagement & systeemdenken 2: HRM & Performance management 3: Dienstverlening & e-overheid 4: P & C, Management informatie & control 5: Adviseren & communiceren Verandermanagement Prestatiemanagement Integrale opdracht Terugkomdag Kernblok Introductie en kaders Het kernblok heeft drie functies: intensieve kennismaking met elkaar en de kerndocenten het vormt op capita selecta-achtige wijze de inleiding van de leergang verbindingen maken tussen de thema s, waarbij bestaande kaders kritisch tegen het licht worden gehouden De veranderende rol van publieke organisaties, bestuurlijke veranderingen, nieuwe bestuurs- en managementfilosofieën (zoals verandermanagement, integraal management, good governance, opdrachtgeverschap en programmamanagement), de regierol van de overheid en klant gerichter denken en handelen zijn hierbij belangrijke onderwerpen. Actuele thema s zoals duurzame bedrijfsvoering en verandermanagement komen aan de orde. Verder wordt aandacht besteed aan: Bedrijfsmatige trends in de publieke sector Strategische bedrijfsvoering in de publieke sector Performancemanagement Organisatie- en sturingsmodellen, verandermanagement De LPB heeft me gescherpt op blinde vlekken en daarmee een beter integraal manager gemaakt. Er is een goede focus op het specifieke werkterrein van de overheid, met sterke docenten die volop ruimte geven voor persoonlijke casussen. Loes van Luijk Stadsbestuurscentrum Dordrecht Op basis van de intake, de geformuleerde leerdoelen en de eigen werksituatie oriënteren de deelnemers zich voorafgaand aan het kernblok op mogelijke individuele opdrachten. Gedurende het kernblok wordt gestreefd te komen tot de definitieve keuze van het onderwerp, waarna u in groepsverband werkt aan een individueel Plan van Aanpak. De drie kerndocenten begeleiden de deelnemers bij de integrale opdracht. Blok 1 Procesmanagement met behulp van systeemdenken Het succesvol invoeren van procesmanagement en het stroomlijnen van werkprocessen zijn belangrijke uitdagingen voor de publieke sector. U benadert vanuit de (primaire en secundaire) processen het functio-neren en presteren van uw organisatie. Met behulp van systeemdenken onderzoekt u systemische afhankelijkheden en vaste patronen in uw organisatie en probeert u te zoeken naar verbeteringen en optimalisatie van de werkprocessen (primair én secundair). Procesmanagement kan gedaan worden vanuit het voldoen aan standaarden en indicatoren, maar kan een krachtige methodiek zijn bij het realiseren van veranderingen. Immers, procesmanagement kan worden gezien als een instrument voor de inrichting en het sturen van de organisatie. Een excellente bedrijfsvoering is bepalend voor de kwaliteit van de geleverde diensten en producten en daarmee voor een belangrijk deel voor het succes van de organisatie. Verdieping vindt plaats door u te leren Key Performance Indicators (KPI s) te ontwikkelen en deze in samenhang te gebruiken; u experimenteert met een cockpit. U verkent nieuwe aanpakrichtingen voor procesverbeteringen aan de hand van eigen casuïstiek. 4 Leergang publieke bedrijfsvoering 2014
Onderwerpen die tijdens deze module behandeld worden zijn: Kwaliteitsdenken, dienstverleningsconcepten en de overheid PDCA cyclus gekoppeld aan het INK-model Procesoptimalisatie, Business Proces (Re)design, Brown Paper Method, Lean management, Six Sigma, Lean Six Sigma Visie, strategie en beleid van de organisatie Van leiderschap naar het organisatie-besturingsmodel Formuleren van en werken met indicatoren en het benoemen van resultaatgebieden Verandering door middel van werken aan kwaliteit en performance Balanced Score Card concept Blok 2 HRM en performancemanagement De samenhang tussen HRM-instrumenten en performancetechnieken wordt behandeld. Vanuit performancemanagement wordt gekeken naar de verschillende terreinen van bedrijfsvoering: hoe verhouden deze zich tot elkaar en op welke manier beïnvloeden ze elkaar? Een interessante gast-spreker uit de wetenschap of het bedrijfsleven geeft zijn visie op het presteren van de overheid. U past bekende en nieuwe instrumenten toe op eigen casuïstiek. Onderwerpen die tijdens deze module behandeld worden zijn: Prestatiedenken, dienstverleningsconcepten en de overheid; PDCA cyclus gekoppeld aan het INK-model, Balanced Score Card concept, cockpit Competentiemanagement Beoordeling, H3P-matrix Resultaatmanagement Verandermanagement vanuit HR-perspectief Blok 3 Dienstverlening en e-overheid Dit blok behandelt trends en ontwikkelingen op het gebied van (e-)dienstverlening, evenals (invoerings-problematieken rond) dienstverleningsconcepten vanuit verschillende perspectieven. Afhankelijk van de achtergronden van de deelnemers zal een gastspreker een relevante casus behandelen (bijvoorbeeld over het NUP, EGEM/KING of Shared Service Organisaties (SSO)) op het snijvlak van dienstverlening, ICT/Informatiemanagement. Er wordt uitvoerig ingegaan op het SSO-concept, dat met name binnen de rijksoverheid wordt gezien als een middel om tot meer efficiency en kwalitatief hogere dienstver-lening te komen. Voorbeelden zijn te vinden in de sfeer van HRM, salarisadministratie, ICT en administraties. Onderwerpen die aan bod komen zijn: Van e-overheid naar i-overheid Shared Service Organisaties (SSO): Doel en vormen van SSO s Succes- en faalfactoren bij de opzet Organisatorische consequenties Overige vormen: outsourcing, dienstovereenkomsten, serviceniveaus, etc. Aansturing Ervaringen in de diverse overheidssectoren 5 Leergang publieke bedrijfsvoering 2014 Blok 4 Integrale sturing, management informatie en planning & control De informatieparadox en de dilemma s rond integrale planning en control worden behandeld vanuit het perspectief van zowel de lijn- als de staffunctionaris. Sturingsmodellen en good governance worden behandeld, waarbij de nadruk ligt op het sturen, plannen, beheersen en verantwoorden. Ook wordt kritisch gekeken naar het resultaat van planning & control in de praktijk. Rekenschap geven (accountability) binnen de publieke sector in relatie tot de filosofie van ondernemerschap: is een symbiose wel mogelijk?
Programmaduur De leergang omvat dertien dagen verdeeld over zes tweedaagse blokken en een terugkomdag. Data Blok 1: Blok 2: Blok 3: Blok 4: Blok 5: Blok 6: Terugkomdag: 15 en 16 april 8 en 9 mei 5 en 6 juni 8 en 9 september 2 en 3 oktober 27 en 28 oktober 20 november Locatie De leergang vindt plaats bij PBLQ ROI in Den Haag en de terugkomdag op de werklocatie van een van de deelnemers. Kosten 6.775,- inclusief locatie- en verzorgingskosten bij PBLQ ROI, Groepsgrootte 6 18 deelnemers Maatwerk Dit programma kunnen wij ook op maat verzorgen. Daarbij wordt de inhoud toegesneden op uw organisatie en op de problematiek waar u en uw mensen voor staan. Bel voor meer informatie over de maatwerk mogelijkheden van dit programma met 070-376 36 00. Informatie Voor meer informatie en reserveringen kunt u contact opnemen met: Eveline Verbree projectbegeleider T 070 376 36 09 E e.verbree@pblq.nl Voor inhoudelijke informatie kunt u contact opnemen met: Cock Brink Adviseur T 06 10 90 24 62 E c.brink@pblq.nl Organisaties in de publieke sector besteden jaarlijks veel tijd in het vertalen van hun visie en strategie naar beleids- en uitvoeringsplannen. Eenmaal vastgesteld blijkt dat die plannen echter nog weinig gebruikt worden voor onderlinge afstemming, monitoring en eventuele bijsturing. In dit blok leert u hoe een samenhangend geheel van jaar- en werkplannen ontwikkeld kan worden en hoe daar zelf vorm en inhoud aan gegeven kan worden. De nadruk ligt op het sturen, plannen, beheersen en verantwoorden. Onderwerpen die in deze module centraal staan zijn: Sturen, Plannen, Beheersen en Verantwoorden Richting, Ruimte, Resultaat en Rekenschap: een model voor Planning & Control Beheersingsplannen operationaliseren van het ontwikkelde begrippenkader Efficiënt gebruik van management informatie Integrale Planning & Control in de eigen praktijk Programmasturing in overheidsorganisaties Blok 5 Professioneel adviseren en strategische communicatie Adviseren is overtuigen. U leert door strategische communicatie uw positie te versterken richting partners, opdrachtgevers en/of bestuurders. Tevens leert u hoe u op een evenwichtige wijze om kunt gaan met bedrijfskundige vraagstukken binnen uw taakveld en hoe u deze kunt integreren in uw advies of besluit. U leert als bedrijfskundig strateeg te handelen en te communiceren en op professionele wijze de dialoog aan te gaan met uw stakeholders. U wordt bewust gemaakt hoe situaties te veranderen of te verbeteren zonder directe macht of invloed te hebben op de invoering. En uiteraard hoe hiermee om te gaan. Als (interne) bedrijfsvoeringadviseur kunt u in sommige gevallen het idee krijgen in het midden van een arena te staan. U heeft te maken met allerlei belangen, doelen en opdrachten, veelal beperkte middelen, variaties in draagvlak, uw eigen ideeën en gedachten, een dynamische omgeving, opdrachtgevers en andere mensen. In deze leergang analyseren we deze onderwerpen en ontwikkelt u meer inzicht en vertrouwen in uw eigen adviesvaardigheden. We behandelen in dit blok een volledig adviesproces en uw rol hierin. Hierdoor leert u een effectief advies-traject in te richten. U kunt de werkelijke adviesvraag achterhalen, m.a.w. de echte vraag achter de gepresenteerde vraag en weet de valkuilen in het adviestraject te herkennen en te omzeilen. U kent ook uw eigen valkuilen en vanuit dat inzicht bent u in staat om een betere relatie op te bouwen met de geadviseerde en de andere stakeholders. De kritische succesfactoren (KSF s) van een adviestraject zult u herkennen en hierop kunnen sturen. Als adviseur leert u ook organisatieveranderingen vertalen naar de juiste adviezen en acties. De onderwerpen die aan de orde komen zijn: Professioneel adviseren 1e Indruk van de adviseur Opbouwen van een relatie met de omgeving en stakeholders De intake- contractbespreking Opdrachtgever- en opdrachtnemerschap Creëren van draagvlak Gedrags- en beïnvloedingsstijlen Werken aan het versterken van de eigen competenties Strategische communicatie Strategisch communiceren Communicatieladder Effectieve communicatie Presenteren van de boodschap 6 Leergang publieke bedrijfsvoering 2014