Bijlage: behorende bij de nieuwe Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Hilversum 2011-2015 Betreft: Overzicht op welke wijze de aanbevelingen van de rekenkamercommissie Hilversum (18-08-2009) in de nieuwe nota zijn verwerkt. Een aantal aanbevelingen zal verwerkt worden in het nog op te stellen Inkoophandboek. Datum: 01-02-2011 =========================================================================== Aanbeveling 1: Herschrijf en actualiseer de Nota Aanbesteding en Inkoop tot één beknopt gemeentebreed beleid dat geldt voor alle diensten, waarin; Onderwerpen slechts één keer aan de orde komen; Alleen eventuele afwijkingen per dienst worden benoemd; Voor uitvoering relevante onderwerpen worden beschreven. Beleg expliciet de verantwoordelijkheid voor het periodiek actualiseren van het inkoopbeleid bij een afdeling of specifieke functionaris. Besteed ook nadrukkelijk aandacht aan de implementatie van de Nota. De bestaande nota is herschreven. Dit heeft geleid tot één beknopt gemeentebreed beleid dat voor alle diensten geldt. Dit beleid is opgenomen in de nieuwe nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Hilversum 2011 2015. Afgeleid van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt een inkoophandboek uitgewerkt en onderhouden, waarin de inkoopprocedures en het gebruik van standaarddocumenten wordt voorgeschreven. Verantwoordelijk voor het periodiek actualiseren van het inkoopbeleid en het inkoophandboek is het gemeentelijk Inkoopplatform (hoofdstuk 6.4). Hierin participeren vertegenwoordigers van de verschillende diensten. Het Inkoopplatform draagt zorg voor een goede implementatie van de nieuwe nota inkoop- en aanbestedingsbeleid. Aanbeveling 2.1: Herzie bijlage A.5 van de Nota Aanbesteding en Inkoop op noodzakelijke inhoud van het dossier. De huidige verplichting ten aanzien van de op te nemen documenten is op bepaalde onderdelen te uitgebreid en op bepaalde onderdelen niet volledig, in het bijzonder ten aanzien van doelmatigheid en doeltreffendheid (zie ook conclusie 4). Stel tevens een standaard inhoudsopgave beschikbaar (desnoods al in kant en klare tabbladen) voor een aanbestedingsdossier per type procedure. Bij het nieuw op te stellen Inkoophandboek wordt, voor wat betreft het aanbestedingsdossier, extra aandacht besteed aan de noodzakelijke inhoud per type procedure. Aanbeveling 2.2: Besteed nadrukkelijk aandacht aan het feit dat achter iedere factuur een inkoopvraagstuk ligt en dat bij iedere verplichting die wordt aangegaan de Nota Aanbesteding en Inkoop nageleefd dient te worden. Na vaststelling van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid worden de MT- s/budgethouders van de verschillende diensten door het gemeentelijk Inkoopplatform periodiek geattendeerd op het feit dat achter iedere factuur een inkoopvraagstuk ligt en dat de nota voor alle diensten, afdelingen en medewerkers bindend is. De diensten leveren jaarlijks een rapportage over de uitvoering van het aanbestedingsbeleid.
Aanbeveling 2.3: Zorg dat in ieder dossier een raming aanwezig is, op basis waarvan kan worden vastgesteld dat de juiste aanbestedingsprocedure is gevolgd. De raming is namelijk leidend in de vraag of de juiste procedure is gevolgd en niet de ontvangen offertes. Achteraf kan vervolgens worden vastgesteld of de raming juist is geweest. Ingevolge hoofdstuk 5.3. van de nota dient, om te bepalen welke aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd, de totale opdrachtwaarde te worden vastgesteld. De methodiek wordt uitgewerkt in het Inkoophandboek. Aanbeveling 3.1: Werk in overleg met Sociale Zaken de door dienst Stad gekozen werkwijze ten aanzien van sociale doelstellingen verder uit als een van de mogelijkheden waarop het sociale beleid kan worden toegepast in aanbestedingen. De werkwijze als mogelijkheid waarop het sociale beleid in aanbestedingen kan worden toegepast is in hoofdstuk 4.2 nader uitgewerkt. Het BAO (besluit aanbestedingsregel overheidsopdrachten) biedt voor het toepassen van sociaal beleid een mogelijkheid in artikel 19. De aanbestedende dienst kan bij het gunnen van overheidsopdrachten voorkeur verlenen aan SW-(sociale werkvoorziening)bedrijven indien de meerderheid van de betrokken werknemers personen met een arbeidshandicap zijn. Verder spant de gemeente, bij aanbestedingen onder de Europese drempel, zich extra in om de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren en werkzoekenden en scholieren een leer/werkplek, een opleiding en kans op werk te geven. Aanbeveling 3.2: Pas het voorkeurs- en uitnodigingsbeleid organisatiebreed toe. Concretiseer daarvoor het beleid verder ten aanzien van het voorkeurs- en uitnodigingsbeleid door middel van duidelijke hulpmiddelen en richtlijnen. De werkwijze van de dienst Stad kan hierbij als vertrekpunt dienen. Het voorkeurs- en uitnodigingsbeleid is verwerkt in hoofdstuk 5.5.1 en 5.5.2 van de nota. Voor wat betreft het stimuleren van lokaal ondernemerschap worden er mogelijkheden aangegeven die enerzijds recht doen aan de nationale en internationale regelgeving en anderzijds het plaatselijke/regionale bedrijfsleven in staat stelt mee te dingen naar opdrachten van de gemeente Hilversum. Verder is in de nota verwerkt de wijze waarop, binnen de geldende wet- en regelgeving, het mogelijk is om het plaatselijke SW-bedrijf, de Tomingroep BV, bij bepaalde opdrachten te betrekken. Aanbeveling 3.3: Maak een beknopt overzicht van concrete toepassingen van het sociaal, duurzaamheids- of voorkeurs- en uitnodigingsbeleid, eventueel gerelateerd aan concrete inkooptrajecten. Organiseer in het aanbestedingsproces ook de gelegenheid om hierover met betrokkenen en experts van gedachten te wisselen. Eventueel zou ook een marktconsultatie op dit onderwerp uitkomst kunnen bieden. Informeer ook bij andere gemeenten hoe zij hier mee omgaan. In het Inkoophandboek wordt aandacht besteed aan het in kaart brengen van concrete toepassingen voor wat betreft het sociaal, duurzaamheids- voorkeurs- uitnodigingsbeleid. Daarin worden methodes aangereikt om inzicht in de markt te krijgen, bijvoorbeeld door middel van: marktanalyse en marktconsultatie. Binnen de regionale inkoopsamenwerking is daarmee al ervaring opgedaan.
Aanbeveling 3.4: Verplicht in de Nota Aanbesteding en Inkoop het beargumenteerd en gedocumenteerd overwegen van toepassing van sociale of duurzaamheidscriteria, maar stel toepassing zelf niet verplicht. Het beleid ten aanzien van milieucriteria en sociale voorwaarden is in hoofdstuk 4 van de nota verwerkt. In het aanbestedingsdossier wordt dit onderdeel opgenomen waarbij wordt vastgelegd dat een goede documentatie hieraan ten grondslag moet liggen. Aanbeveling 4.1: Zorg dat vooraf expliciet wordt nagedacht over de doelstellingen van een aanbesteding en leg dit vast in het aanbestedingsdossier. Om dit te borgen kan bijvoorbeeld het beoogde resultaat een verplicht onderdeel zijn van besluitvorming over de te starten aanbesteding. In het Inkoophandboek zal, bij het onderdeel inhoud aanbestedingsdossier, bezien worden hoe vorm gegeven kan worden aan deze aanbeveling. Overwogen wordt om het beoogde resultaat als verplicht onderdeel op te nemen in een start(beslis)document. Het document dient vastgelegd te worden in het aanbestedingsdossier. Aanbeveling 4.2: Bied daarbij concrete hulpmiddelen om het denkproces ten aanzien van de aanbestedingsstrategie te ondersteunen, zoals een standaard indeling van een aanbestedingsstrategie. Daarin zou ook beknopt aandacht kunnen worden besteed aan instrumenten, zoals het uitvoeren van een marktanalyse of - consultatie. Een andere mogelijkheid is om consultatie bij een ervaren inkoper van een van de diensten aan te bieden (of verplicht te stellen) bij ieder inkooptraject. De aanbestedingsstrategie is de start van een optimale voorbereiding. Het expliciet maken van de aanbestedingsstrategie zal er voor zorgen dat het projectteam nadenkt over de te maken keuzes. Bij het opstellen van het Inkoophandboek worden concrete hulpmiddelen aangereikt om het denkproces ten aanzien van de aanbestedingsstrategie te ondersteunen. Aanbeveling 4.3: Ontwikkel infrastructuur ter ondersteuning van de inkoopfunctie. Bij voorkeur gebeurt dit centraal voor alle drie diensten, om de uniformiteit in de werkwijze te waarborgen. De mogelijkheden ter ondersteuning zijn: Een overzichtelijke (online) handleiding en checklists voor het uitvoeren van aanbestedingen; (Online) beschikbaarheid van standaarddocumenten; Een kennispunt inkoop en aanbesteding, waar incidentele inkopers terecht kunnen met vragen. Hierbij gaat het niet alleen om de al beschikbare juridische kennis, maar juist ook om de inkoopkennis; Training en opleiding voor medewerkers die bij inkoop betrokken zijn. De handleiding en checklists voor het uitvoeren van aanbestedingen wordt opgenomen in het Inkoophandboek (hoofdstuk 6.3 van de nota) De in het Inkoophandboek opgenomen standaardaarddocumenten worden middels Intranet digitaal beschikbaar gesteld. (hoofdstuk 6.3 van de nota) Het gemeentelijk Inkoopplatform zal als kennispunt fungeren. In het concern opleidingsplan zijn budgetten gereserveerd voor training en opleiding van medewerkers die bij inkoop betrokken zijn.
Aanbeveling 4.4: Maak in het beleid heel bewust de keuze welke onderwerpen verplicht zijn bij de uitvoering van een inkooptraject en welke onderdelen verplicht zijn om in overweging te nemen, maar niet per se toegepast hoeven te worden, mits beargumenteerd en gedocumenteerd. In de nota is duidelijk verwerkt waar het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid verplicht moet worden toegepast. De onderdelen die verplicht zijn om in overweging te nemen, maar niet per se toegepast hoeven te worden, zijn in de nota aangeduid. In uitzonderingsgevallen kan gemotiveerd afgeweken worden van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid, zie hoofdstuk 5.2 van de nota. Aanbeveling 6.1: Gebruik de kennis en ervaring die bij de regionale aanbestedingen is opgedaan ten aanzien van de toepassing van de sociale en duurzaamheidscriteria bij het concretiseren van de Nota Aanbesteding en Inkoop. Verwijs hierbij ook expliciet naar bronnen zoals SenterNovem. De inkoopadviseur participeert in het regionale inkoopoverleg. De daar opgedane kennis ten aanzien van de toepassing van sociale- en duurzaamheidscriteria is bij het opstellen van de nota gebruikt (zie hoofdstuk 4). Ter info: Senter Novem is gewijzigd in Agentschap.nl Aanbeveling 6.2: Documenteer gemaakte keuzes nauwkeurig in een aanbestedingsstrategie. Maak deze aanbestedingsstrategie vervolgens ook onderdeel van de interne besluitvorming (eventueel als bijlage), zodat duidelijk is waarom bepaalde keuzes door het regionale inkoopteam zijn gemaakt. De gemaakte keuzes in een aanbestedingsstrategie moeten nauwkeurig gedocumenteerd zijn. Deze gegevens worden opgeslagen in het aanbestedingsdossier. Aanbeveling 7.1: Zorg voor centraal inzicht in alle inkoopuitgaven. De crediteurenadministratie is bij uitstek geschikt voor het overzicht over het verleden (zie ook de inkoopdiagnose die in het kader van dit onderzoek is uitgevoerd). Jaarplannen van de diensten kunnen als bron dienen voor het inzicht in toekomstige inkoopbehoeften. De crediteurenadministratie is inderdaad geschikt voor het overzicht uit het verleden dat een basis vormt voor het inzicht in toekomstige inkoopbehoeften. In de jaarplannen van de diensten wordt slechts in beperkte mate inzicht gegeven in toekomstige inkoopbehoeften. De begroting zal gebruikt gaan worden om inzicht te krijgen in de toekomstige inkoopbehoeften. In de begroting zijn immers alle geraamde uitgaven, waaronder inkopen opgenomen. Daarnaast geeft de investeringsplanning inzicht in inkopen en aanbestedingen van duurzame middelen.
Aanbeveling 7.2: Maak jaarlijks een grondige analyse van de inkoopuitgaven van de gemeente Hilversum. De inkoopdiagnose is hier een goede basis voor. Benoem op basis van de analyse een aantal optimalisatieprojecten, bijvoorbeeld ten aanzien van factuurreductie, het bundelen van inkoopbehoeften over de verschillende diensten en afdelingen, het uniformeren van contractafspraken, et cetera. Formaliseer de rol van het Inkoopplatform. Versterk de gemeentebrede kaderstelling, afstemming en control op het gebied van inkoop door het als onderdeel op te nemen in het besturingsmodel van de inkoopfunctie van de gemeente. Beleg de hieruit voortvloeiende werkzaamheden expliciet binnen (een) bestaande of een nieuwe functie(s). Om inzicht te krijgen in de inkoopuitgaven zal er periodiek (jaarlijks) een inkoopdiagnose uitgevoerd worden. In 2009 heeft het onderzoeksbureau Significant naar aanleiding van het rekenkameronderzoek zo n inkoopdiagnose opgesteld. Deze kan als voorbeeld dienen voor de jaarlijkse diagnose. Daarnaast is, als het contractbeheersysteem volledig in de organisatie is geïmplementeerd, een analyse van de inkoopuitgaven mogelijk. Omdat de inkoopfunctie in de gemeente Hilversum een decentrale opzet kent zal het Inkoopplatform, zoals beschreven in hoofdstuk 6.4 van de nota, bij dit soort activiteiten een coördinerende rol vervullen..-.-.-