ALGEMENE GEDRAGSCODE 9 januari 2008/herzien 1
ALGEMENE INTERGEN GEDRAGSCODE INHOUDSOPGAVE Inleiding 1 Kernwaarden 1 Gedragscode 1 Inachtneming van wetten en voorschriften 1 Werkplek zonder discriminatie en pesterij 2 Misbruik van genotsmiddelen 2 Geweld op de werkplek 2 Gezondheid, veiligheid en milieu 3 Belangenverstrengeling 3 Anticorruptie 5 Vertrouwelijke en bedrijfsparticuliere informatie 5 Intellectueel eigendom 6 Handelen met voorkennis 6 Bedrijfsbestanden 6 Bewaren van bestanden 7 Interne bedrijfscontrolemiddelen 7 Bedrijfsactiva 7 Antitrustwetten 8 Verantwoordelijkheden 9 Verantwoordelijkheden InterGen 9 Verantwoordelijkheden werknemers 9 Verantwoordelijkheden managers en supervisors 9 Verantwoordelijkheden General Counsel 10 Verantwoordelijkheden President en Chief Executive Officer 10 Verantwoordelijkheden Raad van Toezicht 10 Definities 10 Strategisch team 10 Frequentie van amendementen 10 Implementatie 10 Inachtneming en rapportering 10 Verantwoordelijkheid 11 Geen represailles 11 2
ALGEMENE INTERGEN GEDRAGSCODE De algemene gedragscode van InterGen beschrijft de principes van zakelijk gedrag zoals dat van alle werknemers, functionarissen, directeuren, onderaannemers en tussenpersonen wordt verwacht, evenals de informatie, ondersteuning en hulpbronnen die onze werknemers kunnen helpen waarborgen dat zij zich ethisch en overeenkomstig de wetten die voor onze activiteiten gelden, gedragen. Hoewel toepasbare wetten kunnen variëren, geldt de algemene gedragscode voor alle werknemers van InterGen over de hele wereld en is zij bedoeld om ons te leiden bij al onze interacties met elkaar, onze investeerders, zakelijke partners, klanten, gemeenschappen en overheden. Werknemers zijn er verantwoordelijk voor dat ze zich aan de algemene gedragscode houden en de wetten, bepalingen en internationale beleidsregels in acht nemen die voor hun specifieke functie en bedrijfslocatie gelden. De algemene gedragscode van InterGen versterkt onze kernwaarden en weerspiegelt onze cultuur van respect voor de wet, ethische besluitvorming en verantwoordelijkheid. Onze kernwaarden dienen als kader voor onze bedrijfscultuur en definiëren het karakter van onze onderneming. Onze kernwaarden Integriteit - Ons InterGen-team staat niet toe dat er bedrijfssituaties ontstaan in welke vorm dan ook waarin onze integriteitnormen ten aanzien van de omgang met werknemers, klanten, aandeelhouders of de gemeenschappen die we bedienen, worden ondermijnd of overtreden; integriteit belichaamt het karakter van deze onderneming. Teamwerk InterGen is een winnend team van getalenteerde mensen, dat wordt gemanaged door middel van weloverwogen consensus en dat steunt op expertise uit alle niveaus van het bedrijf; onze mensen zijn gemotiveerd en worden beloond voor hun bijdragen aan dit team en hun toenemende waarde op de lange termijn voor de onderneming. Ondernemerschap InterGen koestert een cultuur waarin onze ondernemende werknemers persoonlijk en in hun functie kunnen gedijen, en waarbij ze hun creativiteit in elke discipline van het bedrijf kunnen ontwikkelen; wij moedigen onze mensen aan om hun intelligentie, intuïtie en kennis te gebruiken om innovatie te stimuleren, de marktpenetratie te versnellen en meerwaarde te creëren. Sociale verantwoordelijkheid van het bedrijf InterGen wil een positieve bijdrage leveren aan de levenskwaliteit in de gemeenschappen, samenlevingen en culturen waarbinnen wij opereren; de voortgezette, duurzame ontwikkeling van de economische, sociale en milieutechnische gezondheid van deze gemeenschappen is een topprioriteit voor de onderneming en haar werknemers. Inachtneming van wetten en voorschriften Werknemers moeten zich te allen tijde houden aan alle geldende wetten en voorschriften, en zich onthouden van elke activiteit of regeling die illegaal of onethisch is of waardoor de veiligheid van anderen in gevaar komt. De onderneming tolereert geen activiteiten van werknemers die resultaten trachten te behalen door de wet te overtreden of door onethisch zakelijk gedrag. Dit betreft onder meer het doen van betalingen voor 3
illegale praktijken, indirecte bijdragen, kortingen en omkoping. De onderneming staat geen activiteiten toe die strijdig zijn met onze absolute integriteit ten aanzien van alle facetten van ons bedrijf. Al het zakelijk gedrag dient zich ruim binnen de wettelijke nomen af te spelen. Bijgevolg moet u erop toezien dat uw handelingen op geen enkele manier kunnen worden uitgelegd als zijnde een overtreding van de wetten en voorschriften die de wereldwijde activiteiten van de onderneming regelen. Als u vragen heeft over de toepassing of interpretatie van juridische voorschriften, dan dient u dit met uw manager op te nemen, die zo nodig het advies van de juridische afdeling dient in te winnen. InterGen gaat alleen om met personen en instanties die dezelfde strenge ethische normen hanteren. Werkplek zonder discriminatie en pesterij InterGen wil alle werknemers dezelfde kansen bieden, ongeacht hun etnische achtergrond, ras, religieuze overtuiging, herkomst, geslacht, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, leeftijd, gezondheidstoestand (zwangerschap inbegrepen), handicap, invaliditeit of anciënniteit. De onderneming tolereert geen gedrag, opmerkingen, grappen of foto s die aanstoot geven of discrimineren. Als u gevallen van mogelijke discriminatie of pesterij op het werk ziet of vermoedt, of als u meent dat u zelf door een werknemer of door iemand van buiten het bedrijf wordt gepest of gediscrimineerd tijdens de uitvoering van uw werkzaamheden, dan dient u dit onmiddellijk aan uw manager of aan iemand van Personeelszaken te melden. Klachten worden direct en zo vertrouwelijk als binnen de gegeven omstandigheden mogelijk is, onderzocht. InterGen zal corrigerend optreden in gevallen waarin daadwerkelijk sprake is van overtredingen van dit beleid. Misbruik van genotsmiddelen Werknemers mogen op de werkplek geen genotsmiddelen nuttigen, bezitten, verkopen, leveren of onder invloed hiervan verkeren; het bezit hiervan op het werk of tijdens activiteiten voor de onderneming is verboden (tabakswaren uitgezonderd). Werknemers mogen op het werk geen alcoholische dranken nuttigen. Geweld op de werkplek InterGen wil een veilige omgeving voor alle werknemers en klanten creëren en tolereert geen enkele vorm van geweld op de werkplek door of gericht tegen haar werknemers. Elk waargenomen of gemeld geval van geweld op de werkplek wordt ernstig opgevat en diepgaand onderzocht. Overtreders worden onderworpen aan een interne disciplinaire procedure, en kunnen eventueel bij plaatselijke justitiële instanties worden aangegeven. Voorbeelden van geweld op de werkplek zijn (de lijst is niet uitputtend): pesten, stalken, fysiek geweld, het gebruik van wapens, en het openlijk of in bedekte termen dreigen met fysiek geweld tegen een werknemer, klant of leverancier van InterGen. 4
De volgende lijst bevat, hoewel hij niet volledig is, een aantal voorbeelden van gedrag dat volgens dit beleid verboden is: een andere persoon lichamelijk letsel toebrengen; dreigende opmerkingen maken; agressief of vijandig gedrag dat iemand anders angst aanjaagt of verwondt, of dat tot emotionele spanning leidt; het opzettelijk beschadigen van eigendommen van de werknemer of van een andere werknemer; daden begaan die voortvloeien uit, of in verband staan met, seksuele intimidatie of huiselijk geweld. Elke mogelijk gevaarlijke situatie moet onmiddellijk aan een supervisor/manager of iemand van Personeelszaken worden gemeld. Meldingen waarbij vertrouwelijkheid gewettigd is, worden dienovereenkomstig behandeld en de vertrouwelijkheid zal zo veel mogelijk worden gewaarborgd. Gezondheid, veiligheid en milieu InterGen spant zich ertoe in om het milieu en de gezondheid en veiligheid van onze werknemers, onze klanten en de verschillende gemeenschappen waarbinnen wij opereren en diensten leveren, te beschermen. Wetten, voorschriften en meldeisen met betrekking tot de veiligheid van werknemers en van het publiek laten vrijwel geen enkel aspect van de activiteiten van de onderneming ongemoeid. Wij houden ons aan alle geldende internationale, federale, landelijke en plaatselijke wetten en voorschriften met betrekking tot milieu, gezondheid en veiligheid. Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om de milieu- en veiligheidsaspecten van zijn of haar werk te kennen en zijn of haar taken overeenkomstig het bedrijfsbeleid en de bedrijfsprocedures uit te voeren. Als een werknemer een mogelijk probleem of overtreding constateert of vragen heeft, dan dient hij of zij contact op te nemen met de manager, de juridische afdeling of de afdeling Gezondheid, Veiligheid en Milieu. Belangenverstrengeling Van belangenverstrengeling kan sprake zijn als een directeur, functionaris of werknemer een afweging moet maken tussen een persoonlijk belang (financieel of anderszins) en het belang van InterGen. Daadwerkelijke of schijnbare gevallen van belangenverstrengeling kunnen voortvloeien uit: eigendomsbelangen, extern werknemerschap, het werknemerschap van familieleden, aankopen en het aannemen of geven van cadeaus, diners en amusement. Het is belangrijk om te weten dat uiterlijke schijn er wel toe doet. Werknemers moeten zich er bewust van zijn hoe hun handelen kan worden uitgelegd onder meer richting leveranciers, partners en buren in plaatselijke gemeenschappen en dienen gedrag te 5
vermijden dat als belangenverstrengeling bij InterGen zou kunnen worden geïnterpreteerd. Van werknemers wordt verwacht dat zij daadwerkelijke en schijnbare gevallen van belangenverstrengeling vermijden, en hiermee ethisch en eerlijk omgaan. Indien een werknemer niet zeker weet of er sprake is van belangenverstrengeling, dan dient hij of zij dit te bespreken met zijn of haar manager of met de juridische afdeling. Externe activiteiten, tewerkstelling en directeursposten Wij zijn allemaal verantwoordelijk voor goede betrekkingen met de onderneming, vooral op gemeenschapsniveau. Dat werknemers buiten het bedrijf deelnemen aan religieuze, charitatieve, onderwijskundige en burgerlijke activiteiten, siert de onderneming en wordt aangemoedigd, op voorwaarde dat bij deze activiteiten niet de indruk wordt gewekt dat InterGen de betreffende organisatie steunt of sponsort. Werknemers moeten echter vermijden dat zij zakelijke belangen verwerven of deelnemen aan andere activiteiten buiten de onderneming waardoor (feitelijk of ogenschijnlijk): er een te groot beroep op de tijd en aandacht van de werknemer wordt gedaan, waardoor het werk voor de onderneming eronder gaat lijden; er een belangenconflict kan ontstaan waardoor het vermogen om onafhankelijke bedrijfsoordelen te vellen, wordt aangetast. Voor toetreding tot de raad van bestuur van een niet verbonden onderneming, is de goedkeuring van de President en Chief Executive Officer vereist. Betrekkingen met klanten en leveranciers Werknemers en hun directe gezinsleden dienen zich te weerhouden van het doen van investeringen of het verwerven van een financieel belang in bedrijfsorganisaties die een contractuele relatie met de onderneming hebben, of die goederen en/of diensten aan de onderneming leveren, indien door een dergelijke investering of belang zelfs maar de indruk wordt gewekt dat men bij zijn besluitvorming en bij de uitvoering van zijn werkzaamheden voor de onderneming wordt beïnvloed. Tegenstrijdige interne bedrijfsdoelen Belangenconflicten kunnen ook uit ons gewone werk voortvloeien. Soms zijn onze pogingen om vergoedingen te verkrijgen schijnbaar in strijd met hogere verantwoordelijkheden van de onderneming. In dergelijke gevallen gaat de verantwoordelijkheid van de werknemer primair uit naar de onderneming en komen het belang van ethisch gedrag en inachtneming van de wet op de eerste plaats. Werknemers mogen ethische normen niet ondergeschikt maken aan persoonlijk gewin. Betrekkingen met autoriteiten en overheidsdienaren Als werknemer van InterGen komt u wellicht soms in contact met autoriteiten en overheidsdienaren om hen in te lichten over onze activiteiten en ons standpunt over bepaalde kwesties duidelijk te maken. Werknemers zijn verantwoordelijk voor deze contacten en moeten de wetten met betrekking tot de lobbyactiviteiten en de rapportagevereisten kennen en gehoorzamen. Werknemers moeten ook bekend zijn met 6
de specifieke regels die door individuele instanties of andere overheidslichamen worden gesteld. In veel gevallen is het niet gepast om contact te hebben met overheidsdienaren over een aanvraag die zij in behandeling hebben, omdat zij door dit contact kunnen worden beïnvloed of omdat de schijn wordt gewekt dat zij niet onbevangen oordelen. Werknemers moeten de eerlijkheid van het proces bewaken door de contacten met overheidsdienaren over een hangende aangelegenheid te beperken tot de formele procedures, of handelend in reactie op specifieke verzoeken door een overheidsdienaar. Politieke activiteiten van werknemers InterGen moedigt werknemers aan om zich voor burgerlijke belangen in te zetten en deel te nemen aan het politieke proces. Op deze manier brengen we ons burgerschap in de praktijk en kunnen we waardevolle bijdragen leveren aan de gemeenschap waarvan we deel uitmaken. Echter: alle politieke activiteiten door werknemers moeten individueel en privé zijn en mogen niet namens de onderneming worden ontplooid. Ook mogen werknemers openbare ambten vervullen, zolang ze hierbij geen gebruik maken van eigendommen of apparatuur van de onderneming. Werknemers mogen alleen in hun eigen vrije tijd politiek bedrijven, niet onder werktijd. Relatiegeschenken en gunsten Werknemers en directe familieleden mogen geen schenkingen doen aan of aannemen van een persoon of firma die zaken doet of wil doen met de onderneming, tenzij het geven of aannemen van de schenking: een normaal gebruik is en niet als ongepast kan worden uitgelegd; een legitiem zakelijk doel dient en duidelijk wordt geadministreerd als een redelijke en bonafide bedrijfsuitgave; geen verplichtingen schept voor de gever of ontvanger en niet resulteert in een voorkeursbehandeling; openlijk gebeurt zonder pogingen iets te verbergen; niet gebeurt uit zakelijke overwegingen. Geschenken met een aanzienlijke waarde (boven $250/ 160) moeten vooraf worden goedgekeurd door het betreffende lid van het Strategieteam. Het schenken van contant geld is niet geoorloofd, tenzij het gaat om bedrijfsbijdragen zoals genoemd in het Corporate Contributions-beleid van InterGen. Met geschenken wordt alles van waarde bedoeld, inclusief diners, amusement, diensten of voordelen. 7
Anticorruptie Werknemers moeten zich houden aan alle geldende wetten op het gebied van ongepaste of illegale betalingen, schenkingen of giften, waaronder de Foreign Corrupt Practices Act ( FCPA ) zoals deze in de VS wordt gehanteerd. Het direct of indirect aanbieden, betalen, dingen naar en accepteren van omkoopsommen in welke vorm dan ook (hetzij als een geldbedrag of als iets van waarde) is onacceptabel en vormt een duidelijke overtreding van dit beleid. De FCPA verbiedt specifiek het geven van iets van waarde, zoals een geldbedrag, geschenk of omkoopsom, teneinde niet-amerikaanse regeringsdienaren, kandidaten of politieke partijen te beïnvloeden, ook als dit een plaatselijk gebruik is. Dit verbod strekt zich ook uit tot de vrienden en familieleden van de overheidsdienaar. Werknemers moeten een achtergrondonderzoek doen of andere inspanningen leveren om te beoordelen of de plaatselijke en buitenlandse instanties, tussenpersonen of consulenten waarmee of met wie ze zaken doen, eerlijk, integer en degelijk zijn. Als een werknemer kennis krijgt van mogelijke buitenlandse transacties of activiteiten die buiten het reguliere zakendoen vallen, of die ongewoon of buitensporig lijken, dan moet hij of zij dit onmiddellijk melden bij zijn of haar manager, de juridische afdeling of de InterGen Integriteit-hulplijn. Vertrouwelijke en bedrijfsgevoelige informatie Werknemers dienen de vertrouwelijkheid van eigendoms- en andere vertrouwelijke informatie die zij tijdens hun werkzaamheden bij InterGen verwerven, te beschermen ( vertrouwelijke en bedrijfsparticuliere informatie ). Voorbeelden van dergelijke informatie zijn (de lijst is niet uitputtend): datgene wat intern wordt ontwikkeld of dat door mogelijke of feitelijke partners, medewerkers, tussenpersonen, leveranciers, onderaannemers of anderen wordt aangeleverd op voorwaarde van vertrouwelijkheid. Werknemers moeten zich aan alle geldende eisen ten aanzien van privacy en informatiebescherming houden waar het gaat om vertrouwelijke en bedrijfsparticuliere informatie. Verder verkopen we dit soort informatie aan niemand, en we verwachten dat degenen die zaken met ons doen, dergelijke informatie op dezelfde wijze beschermen. Onthul vertrouwelijke en bedrijfsparticuliere informatie alleen aan diegenen die hiervan in het belang van het zakendoen op de hoogte moeten zijn. Het is niet toegestaan om: vertrouwelijke en bedrijfsparticuliere zaken met personen buiten de onderneming te bespreken, familieleden inbegrepen; op ongepaste wijze vertrouwelijke en bedrijfsgevoelige informatie in te winnen; vertrouwelijke bestanden of documenten te laten rondslingeren op plaatsen waar ze door anderen kunnen worden ingezien; documenten die vertrouwelijke en bedrijfsparticuliere informatie bevatten, mee te nemen als u InterGen verlaat, tenzij u hiervoor toestemming heeft gekregen van uw manager en uw vertegenwoordiger van de afdeling Personeelszaken. InterGen respecteert de privacy van iedere werknemer, en verzamelt en bewaart privégegevens alleen zoals vereist door de wet of in het kader van de effectieve 8
bedrijfsvoering van de onderneming. InterGen beschermt persoonlijke gegevens en beperkt de toegang hiertoe, en houdt zich aan alle wettelijke eisen ten aanzien van de bescherming van privacy en privégegevens. Werknemers moeten de toestemming van het verantwoordelijke lid van het Strategieteam inwinnen voordat zij vertrouwelijke en bedrijfsparticuliere informatie onthullen. Bovendien moet de persoon of instantie die dergelijke vertrouwelijke en bedrijfsparticuliere informatie ontvangt, een overeenkomst met de onderneming aangaan voordat tot het onthullen van de vertrouwelijke of bedrijfsparticuliere informatie wordt overgegaan. Intellectueel eigendom InterGen erkent en respecteert de individuele eigendomsrechten van anderen en zal haar ethische en wettelijke verplichtingen met betrekking tot het gebruik van intellectueel eigendom vervullen. Het kopiëren, oneigenlijk gebruiken of verspreiden van materiaal onder auteursrecht zonder de instemming van de eigenaar, wordt schending van het auteursrecht genoemd. Dit kan ook materiaal betreffen dat van internet is gedownload, evenals computersoftware. Het maken van illegale kopieën van materiaal onder auteursrecht kan resulteren in overtredingen waarvoor civiele en/of strafrechtelijke sancties gelden. Om materiaal onder auteursrecht opnieuw te mogen gebruiken, heeft u de toestemming van de eigenaar nodig. InterGen behoudt zich alle rechten op intellectueel eigendom voor, waaronder (maar niet beperkt tot): patenten, handelsmerken en auteursrechten, ontwikkeld door een directeur, functionaris of werknemer tijdens werkuren of met gebruikmaking van hulpbronnen van de onderneming tijdens de uitvoering van zijn of haar werkzaamheden. Handelen met voorkennis Tijdens de uitvoering van werkzaamheden voor InterGen, kunnen werknemers in het kader van bepaalde zakelijke transacties, waaronder financieringen, fusies en acquisities, kennis nemen van materiële niet-openbare informatie over een bedrijf. Het is voor werknemers niet toegestaan om dergelijke niet-openbare informatie aan een buitenstaander door te geven of om in aandelen van die onderneming te handelen terwijl men in het bezit is van dergelijke materiële niet-openbare informatie, die van invloed kan zijn op de beslissing om al of niet aandelen van dat bedrijf te kopen of te verkopen. Materiële niet-openbare informatie is het soort informatie dat van materieel belang is voor investeerders, dat de marktwaarde van aandelen kan beïnvloeden of dat een rol kan spelen bij de beslissing om de aandelen te kopen, verkopen of vast te houden. Vragen over wat wel of geen materiële niet-openbare informatie inhoudt, dienen aan een vertegenwoordiger van de juridische afdeling te worden gericht. 9
Bedrijfsbestanden De onschendbaarheid van bestanden en de administratie van de onderneming is van cruciaal belang voor de bedrijfsvoering en voor het waarborgen van de vertrouwelijkheid en het vertrouwen van onze werknemers, aandeelhouders en andere belanghebbenden. Alle transacties moeten correct worden geadministreerd, geclassificeerd en samengevat overeenkomstig het beleid van InterGen, dat is afgestemd op de algemeen geaccepteerde administratieprincipes en geldende wetten en voorschriften binnen de Verenigde Staten en de andere landen waar wij actief zijn. Financiële en boekhoudkundige functionarissen en personeel hebben een speciale vertrouwensfunctie, die inhoudt dat zij erop moeten toezien dat bij alle financieringen en boekhoudkundige praktijken de financiële resultaten en toestand van de onderneming volledig, eerlijk, accuraat, tijdig en begrijpelijk worden onthuld. Iedereen is er echter verantwoordelijk voor dat de informatie in rapporten, onkostendeclaraties, tijdschema's en andere documenten duidelijk, accuraat en eerlijk is. Werknemers moeten contact opnemen met de ter zake bevoegde afdelingsmanager als ze niet zeker weten hoe ze een transactie moeten administreren. Werknemers die menen dat van hen wordt gevraagd, een document samen te stellen of een transactie te administreren op een manier die niet eerlijk of accuraat is, moeten dit meteen melden bij hun manager, de bedrijfscontroller of de InterGen Integriteit-hulplijn. Bewaren van bestanden InterGen beschermt en beheert de bestanden die nodig zijn om te voldoen aan wettelijke en regulatorische vereisten en voor de financiële en operationele bedrijfsvoering. Effectief bestandsbeheer is een belangrijke activiteit, die nodig is om te garanderen dat de informatieactiva van de onderneming worden beschermd en onmiddellijk opvraagbaar zijn, en om de kosten te beheersen die zijn verbonden aan het opslaan en ophalen van bestanden. Met bestanden wordt al het documentaire materiaal in welke vorm dan ook bedoeld (geschreven, gedrukt, getypt, magnetisch en elektronisch). Niet alle documenten die door InterGen worden opgesteld, zijn bestanden. Niet-bestanden zijn documenten die niet hoeven te worden bewaard, zoals duplicaatkopieën, referentiemateriaal, concepten of aantekeningen die tijdens een vergadering zijn gemaakt en die niet als basis dienen voor een besluit of actie. Werknemers zijn verantwoordelijk voor het beheren van de bestanden die aan hen zijn toevertrouwd, en zij moeten er onder meer voor zorgen dat bestanden overeenkomstig de bewaarcriteria van de onderneming worden bijgehouden en voorkómen dat bestanden onbedoeld worden weggeworpen, terwijl niet-essentiële bestanden of documenten op de juiste manier moeten worden verwijderd; ook dienen zij zich bewust te zijn van de kosten voor het maken en bijhouden van niet-noodzakelijke documenten of het dupliceren van officiële bestanden voor hun eigen archief. Speciale aandacht moet worden besteed aan de beleidsregels ten aanzien van elektronische correspondentie. 10
Interne bedrijfscontrolemiddelen De interne bedrijfscontrolemiddelen van InterGen zijn ontwikkeld om frauduleuze activiteiten bij het omgaan met geld, bedrijfsactiva en documenten of ander mogelijk misbruik dat door deze gedragscode wordt bestreken, tegen te gaan. Werknemers dienen de interne bedrijfscontrolemiddelen van de onderneming te kennen en zich eraan te houden, waaronder deze gedragscode, de bevoegdheidsdelegaties en alle daarmee samenhangende beleidsregels, procedures, richtlijnen en specificaties. Werknemers die er getuige van zijn dat interne bedrijfscontrolemiddelen worden omzeild of genegeerd, of die twijfelen aan de effectiviteit hiervan, moeten dit melden aan een manager, een vertegenwoordiger van Personeelszaken of de InterGen Integriteithulplijn. Bedrijfsactiva Werknemers dienen de bedrijfsactiva van de onderneming te beschermen en voor het efficiënte gebruik ervan te zorgen. Diefstal, slordigheid en verkwisting hebben directe gevolgen voor de winstgevendheid van de onderneming. Daarom moeten alle werknemers: activa verwerven met inachtneming van de bevoegdheidsdelegatie van InterGen en van het bedrijfsbeleid; informatie en eigendommen van het bedrijf alleen voor zakelijke doelen gebruiken, en alleen voor legale en ethische activiteiten; activa beschermen tegen schade, verkwisting, verlies, misbruik en diefstal; activa alleen verwijderen indien hiervoor toestemming is verleend. Bedrijfsactiva, zoals computers, telefoons en gsm s, faxapparaten en kopieermachines zijn bestemd voor intern zakelijk gebruik. Beperkt privégebruik van deze activa is acceptabel, op voorwaarde dat het gebruik incidenteel is, niet tot buitensporige kosten leidt, niet ten koste gaat van de reguliere werkzaamheden en niet in strijd is met de geldende wetten, regels en het bedrijfsbeleid. Speciale toestemming is nodig voor het gebruik van alle andere bedrijfsactiva, waaronder voertuigen, constructieapparatuur en hulpmiddelen voor doeleinden die niet rechtstreeks met de onderneming te maken hebben. Alle andere bedrijfsmiddelen (waaronder voertuigen, constructieapparatuur en hulpmiddelen) mogen alleen voor de onderneming worden gebruikt, tenzij er specifieke toestemming is verkregen. InterGen behoudt zich het recht voor om bedrijfseigendommen en eigendommen van werknemers welke zich op het terrein van de onderneming bevinden, te onderzoeken of te doorzoeken. Dit omvat onder meer het bekijken van harddisks en andere informatiedragers, het volgen en/of lezen van e-mailverkeer, het volgen van internetactiviteit, het luisteren naar voicemail en andere activiteiten die samenhangen met het vastleggen en volgen van elektronisch verkeer. 11
Antitrustwetten Werknemers moeten zich houden aan alle federale en nationale antitrustwetten en gelijkaardige wetten die gelden in alle landen waar de onderneming zakendoet. Het doel van antitrustwetten is, te zorgen voor een vrije en concurrerende economie. Deze wetten verbieden elke overeenkomst of samenwerking tussen concurrenten waardoor de vrije handel onredelijk belemmerd wordt. Werknemers mogen niet deelnemen aan illegale, de concurrentie belemmerende activiteiten, zoals het maken van prijsafspraken, het manipuleren of opdelen van markten, het beperken van de productie en het anderszins oneerlijk beperken van concurrentie. Verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden InterGen InterGen zorgt voor een werkomgeving waarin we hoge normen voor ethisch gedrag koesteren, erkennen en volgen. Om dit te bereiken, zal de onderneming: werknemers opleidingsmogelijkheden bieden ten aanzien van de algemene gedragscode van InterGen; werknemers mogelijkheden aanreiken om advies in te winnen over gepast gedrag op de werkplek of om klachten te melden; de InterGen Integriteit-hulplijn onderhouden voor het melden (anoniem of anderszins) van overtredingen; alle meldingen van wangedrag snel en grondig onderzoeken; reageren met passende disciplinaire maatregelen waaronder, in het uiterste geval, ontslag indien het wangedrag via onderzoek is vastgesteld; wraakneming tegen personen die een daadwerkelijke of vermeende overtreding van dit beleid melden of die tijdens een onderzoek waarachtige informatie leveren, tegengaan. Verantwoordelijkheden werknemers Werknemers dienen zich zowel naar de letter als in de geest van de gedragscode van InterGen, het bedrijfsbeleid, procedures, richtlijnen en specificaties te gedragen, en zich aan alle wetten en voorschriften te houden die binnen de onderneming gelden. Wij verlangen van werknemers dat zij: de algemene gedragscode van InterGen lezen, begrijpen en gehoorzamen, evenals de beleidsregels, procedures en richtlijnen die hiermee verband houden; de opleiding in de algemene gedragscode volgen; alle regels, voorschriften en wetten die binnen de onderneming gelden, in acht nemen en collega s ertoe aansporen om hetzelfde te doen; 12
volledig en eerlijk meewerken aan alle nalevings- en onthullingsonderzoeken en inspecties; alert zijn op situaties die zouden kunnen uitmonden in het overtreden van de algemene gedragscode van InterGen of andere beleidsregels; elke schending van dit beleid of ander oneerlijk, onethisch of illegaal gedrag onmiddellijk melden; hulp zoeken indien zij twijfelen over wat ze moeten doen in een situatie waarin onze algemene gedragscode of andere beleidsregels misschien worden geschonden. Verantwoordelijkheden managers en supervisors Managers en supervisors dienen een voorbeeld te stellen door hoge gedragsnormen te volgen (en dit ook te verwachten van hun directe ondergeschikten). Wij verlangen van managers en supervisors dat zij: ervoor zorgen dat al hun werknemers de algemene gedragscode van InterGen, relevante bedrijfsbeleidsregels, procedures en richtlijnen kennen en begrijpen; werknemers handreikingen doen die nodig zijn als zij vragen hebben over wat gepast gedrag is en wat niet; werknemers aanmoedigen om hulp en advies in te winnen op het gebied van gepast gedrag op de werkplek zonder bang te hoeven zijn voor sancties, represailles of wraakneming; de kernwaarden van de onderneming zelf zichtbaar uitdragen door zich aan de hoogste gedragsnormen te houden; ernaar streven om beschikbaar en benaderbaar te zijn voor alle werknemers; onmiddellijk actie ondernemen indien zij met een geval van ongepast gedrag op de werkplek worden geconfronteerd. Verantwoordelijkheden General Counsel De General Counsel is verantwoordelijk voor het implementeren en toezicht houden op de algemene gedragscode en de procedures die hiermee verband houden. Verantwoordelijkheden President en Chief Executive Officer De President en Chief Executive Officer dient ervoor te zorgen dat alle werknemers deze algemene gedragscode kennen en zich eraan houden, en dient een klachtenprocedure goed te keuren met behulp waarvan alle gemelde overtredingen eerlijk, correct en tijdig kunnen worden onderzocht. De President en Chief Executive Officer is ook verantwoordelijk voor het goedkeuren van verklaringen van afstand en amendementen met betrekking tot deze algemene gedragscode. 13
Verantwoordelijkheden Raad van Toezicht De Raad van Toezicht van InterGen dient erop toe te zien dat de algemene gedragscode van InterGen wordt nageleefd. Definities Strategieteam: dit is het hoogste niveau van bevoegdheidsdelegatie. Leden zijn onder andere de President en Chief Executive Officer, de Chief Financial Officer, de Chief Operating Officer, VP Public Affairs, General Counsel, VP Human Resources, VP Corporate Development, VP Global Risk Management, GM UK/NL, GM Latijns-Amerika en GM Australië. Frequentie van amendementen Dit beleid dient jaarlijks herzien te worden, op of vóór 31 december. Implementatie Naleving, rapportering en verantwoordelijkheid Inachtneming en rapportering Iedere directeur, functionaris en werknemer dient zich te houden aan de algemene gedragscode en het management direct op de hoogte te stellen van overtredingen en van oneerlijk, onethisch of illegaal gedrag. Dit kan gebeuren door met uw manager, uw vertegenwoordiger van Personeelszaken of de juridische afdeling te praten, of door de InterGen Integriteit-hulplijn te bellen. Wilt u een anonieme melding doen in verband met de gevoelige aard van de klacht, of wenst u informatie over hoe u een klacht anoniem kunt melden via de telefoon of door middel van het online formulier? Bezoek dan de website InterGen Integriteit-hulplijn op www.intergenintegrityhelpline.com. Gemelde overtredingen worden zo vertrouwelijk mogelijk behandeld en er wordt onmiddellijk actie ondernomen. Verantwoordelijkheid Overtreding van de algemene gedragscode vormt aanleiding voor disciplinaire maatregelen, met in het uiterste geval ontslag. Bovendien kan InterGen een civiele of strafrechtelijke procedure tegen overtreders starten. Indien een werknemer bewust valse beschuldigingen uit of tijdens een onderzoek opzettelijk onjuiste informatie levert, dan kunnen er disciplinaire maatregelen tegen hem of haar worden genomen, met in het uiterste geval ontslag. Geen represailles InterGen verbiedt wraakneming tegen personen die een daadwerkelijke of vermeende overtreding van het ethische en zakelijke beleid melden of die tijdens een onderzoek waarachtige informatie leveren. Wraakneming vormt aanleiding voor disciplinaire maatregelen, met in het uiterste geval ontslag. 14
VRAGEN STELLEN, BESLUITEN NEMEN EN KLACHTEN MELDEN HOE BEPAALT U DE JUISTE AANPAK? Het is de verantwoordelijkheid van iedere werknemer om elke schending of mogelijke schending van de algemene gedragscode van InterGen te melden. Het maakt daarbij niet uit of de klacht de werknemer zelf, zijn of haar directe meerdere(n) of anderen betreft. Als u twijfelt of u wel of niet uw mond open moet doen, dan kunnen enkele eenvoudige vragen als leidraad dienen: is de handeling die u heeft gezien, legaal? is er sprake van een schending van de algemene gedragscode van InterGen? werd er in strijd met de kernwaarden van InterGen gehandeld? wordt InterGen erdoor aan onaanvaardbare risico s blootgesteld? is het gedrag in strijd met onze toezeggingen en met de garanties die we aan anderen hebben gedaan? wat zouden anderen van dit gedrag vinden, zoals uw manager, uw collega s of uw gezin? hoe zou het zijn als dit in de krant kwam? wat voor gevoel heeft u erbij? Als u een besluit neemt of een richtlijn volgt, moet u zich het volgende afvragen: handel ik in de geest en naar de letter van de wet? is mijn gedrag overeenkomstig de kernwaarden van InterGen en ethische normen of beroepsnormen? houdt mijn besluit in dat ik doe wat het beste is? is mijn besluit het resultaat van een verantwoordelijke, professionele overweging? zou ik mijn besluit kunnen verdedigen als het openbaar zou worden gemaakt? 15
VRAGEN EN ANTWOORDEN VOOR WERKNEMERS V.: Wat is EthicsPoint? EthicsPoint is een uitgebreid en vertrouwelijk rapportagehulpmiddel waarmee managers en werknemers samen om kunnen gaan met fraude, misbruik en wangedrag op de werkplek, terwijl er een positieve werkomgeving wordt gecultiveerd. V.: Mag ik ofwel via het internet of per telefoon klachten melden? Ja. Door u deze keuze te bieden, draagt EthicsPoint ertoe bij dat werknemers anoniem een klacht kunnen indienen, op de manier die hen het beste past. V.: Waarom hebben we een systeem zoals EthicsPoint nodig? Wij zijn van mening dat onze werknemers het belangrijkste onderdeel van het bedrijf vormen. Door open communicatiekanalen te creëren, kunnen we voor een positieve werkomgeving zorgen en de productiviteit maximaliseren. Een effectief meldsysteem kan een goed middel zijn om verliezen door fraude en misbruik terug te dringen. V. : Wil de leiding echt dat ik klachten meld? Absoluut. We zijn er zelfs afhankelijk van. U weet wat er in uw bedrijf omgaat, zowel in positieve als in negatieve zin. Wellicht komt u dingen aan de weet die niet door de beugel kunnen. Als u hiervan melding maakt, beperkt u de mogelijke negatieve gevolgen (zowel voor het bedrijf als voor de werknemers) tot een minimum. Door positieve feedback te geven, kunt u ons handreikingen doen waarmee de bedrijfscultuur en de resultaten kunnen worden verbeterd. V.: Waarom moet ik melden wat ik aan de weet kom? Wat voor baat heb ik daar bij? Wij hebben allemaal recht op een positieve werkomgeving. Dit houdt echter ook in dat we ons op een ethisch verantwoordelijke manier moeten gedragen en het aan de juiste mensen moeten doorgeven als iemand zich op een onethische manier gedraagt. Door samen te werken, kunnen we een gezonde en productieve omgeving waarborgen. Door zakelijk wangedrag komt het voortbestaan van de hele onderneming in gevaar. V.: Wat voor soort situaties moet ik melden? EthicsPoint is een communicatiehulpmiddel dat fungeert als een kanaal voor het doorgeven van gedrag dat volgens u een schending van de algemene gedragscode van InterGen inhoudt. V.: Als ik een overtreding zie, moet ik die dan niet gewoon doorgeven aan mijn manager, de beveiligingsdienst of Personeelszaken en het verder aan hen overlaten? Ja, we denken dat het een goede zaak is als u een overtreding in eerste instantie bij uw manager of iemand van Personeelszaken meldt. Er zijn echter omstandigheden denkbaar waarin dat niet de beste aanpak is. Meldingen kunnen in elk geval anoniem worden gedaan via de Hulplijn, en alle verstrekte gegevens zullen in volledige vertrouwelijkheid worden behandeld. 16
V.: Als ik het goed begrijp, wordt van elke melding die ik vanaf mijn bedrijfscomputer verzend, een serverbestand aangemaakt. Hierin staan alle websites vermeld die ik vanaf mijn pc heb bezocht. Kan de klacht op die manier niet naar mij worden getraceerd? EthicsPoint genereert of onderhoudt geen interne verbindingslogs met IP-adressen, zodat niemand kan zien dat u vanaf uw pc verbinding met EthicsPoint heeft gehad. Minder dan 12% van de klachten wordt tijdens kantooruren ingediend. De meeste mensen doen dat liever na werktijd van thuis uit en tijdens het weekend. V.: Kan ik van thuis uit een klacht melden en toch anoniem blijven? Een klacht die u van thuis uit, via de computer van een buur of via elk willekeurig internetportaal meldt, blijft volledig vertrouwelijk en anoniem. Een internetportaal identificeert een bezoeker nooit via de schermnaam, en het EthicsPoint-systeem zorgt ervoor dat internetadressen worden verwijderd, zodat uw anonimiteit is gewaarborgd. Bovendien is het EthicsPoint contractueel niet toegestaan om de identiteit van de melder te achterhalen. V.: Ik ben bang dat de informatie die ik aan EthicsPoint verstrek, uiteindelijk toch naar mij zal worden getraceerd. Hoe kunt u mij garanderen dat dit niet zal gebeuren? Het EthicsPoint-systeem is opgezet om uw anonimiteit te beschermen. U dient er als meldende partij echter voor te zorgen dat u uw identiteit niet in de melding zelf prijsgeeft, bijvoorbeeld door zinsneden als: Vanaf mijn plaats tegenover Jan Smit hoorde ik of In 33 jaar heb ik V.: Is dit systeem niet een voorbeeld van een waakhond die mij steeds in de gaten houdt? Het EthicsPoint-systeem is eerst en vooral bedoeld als een positieve uitdrukking van onze algehele filosofie, en maakt het ons mogelijk om voor een veilige en ethische werkomgeving te zorgen. U wordt aangemoedigd om advies in te winnen bij ethische dilemma s, positieve suggesties te doen, en eventuele klachten door te geven. Op de moderne werkplek is effectieve communicatie onontbeerlijk, en het is een uitstekend hulpmiddel om die communicatie te verbeteren. We hebben het meest geschikte meldingsinstrument met zorg gekozen; hiermee kunnen we ons aan onze verplichtingen houden, terwijl er een positieve meldomgeving wordt gecreëerd. V.: Ik weet dat sommige personen zich onethisch gedragen, maar ik heb er zelf geen last van. Waarom zou ik het dan melden? Onze onderneming wil ethisch gedrag stimuleren. Elk onethisch gedrag, op welk niveau dan ook, is uiteindelijk schadelijk voor de onderneming en voor alle werknemers, uzelf inbegrepen. Denk alleen maar even aan een paar recente bedrijfsschandalen, en u beseft hoe desastreus de gevolgen van schijnbaar onbetekenend onethisch gedrag voor een overigens gezond bedrijf kunnen zijn. Als u kennis heeft van gevallen van wangedrag of schendingen van de ethische gedragscode, dan bent u het aan uzelf en aan uw collega's verplicht om dit te melden. V.: Ik weet niet zeker of dat wat ik heb gezien of gehoord, een schending van het bedrijfsbeleid inhoudt of onethisch gedrag is. Het lijkt me echter niet in de haak. Wat moet ik doen? Voordat u contact zoekt met de InterGen Integriteit-hulplijn, is het goed om te overwegen of u de kwestie al of niet rechtstreeks met iemand van InterGen moet opnemen. Schrikt u ervoor terug om rechtstreeks contact op te nemen, dan kunt u uw vraag aan de Hulplijn stellen (via de nummers die voor uw land worden aangegeven). 17
U kunt ook Stel een vraag kiezen en uw vraag via internet stellen. Uw vraag wordt dan doorgegeven aan de Global V.P. van Human Resources en de General Counsel, waarna u zo snel mogelijk antwoord krijgt. Welke manier u ook gebruikt om uw vraag te stellen, u beslist zelf of u anoniem wilt blijven of niet. V.: Wat gebeurt er met deze meldingen? Wie kan ze inzien? Meldingen worden rechtstreeks op de veilige server van EthicsPoint ingevoerd om te voorkomen dat de beveiligingsregels wordt geschonden. EthicsPoint stelt deze meldingen alleen beschikbaar aan de Global V.P. van Human Resources en de General Counsel, die de aard van de overtreding en de plaats van het incident moeten bepalen. Allen die het rapport onder ogen krijgen, zijn geïnstrueerd om de meldingen met de strengste vertrouwelijkheid te behandelen. V.: Stel dat mijn baas of andere managers zelf bij de overtreding betrokken zijn. Kunnen zij de melding dan niet in de doofpot stoppen? Het EthicsPoint-systeem en de verspreiding van meldingen zijn zodanig opgezet dat betrokken partijen geen toegang krijgen tot rapporten waarin zij zelf genoemd worden. V.: Wat moet ik doen als mij nog iets belangrijks te binnen schiet nadat ik de klacht heb ingediend? En wat gebeurt er als het bedrijf nog vragen naar aanleiding van mijn melding heeft? Als u een melding doet via de EthicsPoint-website of via het EthicsPoint Call Center, dan ontvangt u een unieke gebruikersnaam en wordt u gevraagd, een wachtwoord te kiezen. U kunt via internet of telefonisch terugkeren naar het EthicsPoint-systeem en het oorspronkelijke rapport openen om vragen te beantwoorden die door een bedrijfsvertegenwoordiger worden gesteld, en gegevens toevoegen om eventuele onduidelijkheden op te helderen. We raden u dringend aan om op het vermelde tijdstip naar de site terug te keren om vragen van het bedrijf te beantwoorden. U bent dan samen met het bedrijf een anonieme dialoog aangegaan, waarin kwesties niet alleen kunnen worden aangeduid maar ook kunnen worden opgelost, hoe ingewikkeld ze misschien ook zijn. V.: Zijn deze follow-ups van meldingen net zo veilig als het oorspronkelijke rapport? Alle correspondentie met EthicsPoint wordt net zo vertrouwelijk behandeld als de eerste melding, en uw anonimiteit blijft gewaarborgd. V.: Kan ik desgewenst mijn identiteit wél prijsgeven? Er is een gedeelte in het rapport waar u uw naam kunt vermelden als u dat wilt. V.: Kan ik ook een melding doen als ik geen toegang tot internet heb? U kunt een melding bij EthicsPoint indienen vanaf elke computer met een internetverbinding. Dat kan ook van thuis uit. Op veel openbare plaatsen, zoals in bibliotheken, staan computers met een internetaansluiting. Heeft u geen internettoegang of bent u niet thuis op de computer, dan kunt u teruggaan naar de beginpagina voor zowel nationale als internationale kosteloze instructies die u vertellen hoe u het Call Center kunt bereiken; dat kan 24 uur per dag, 365 dagen per jaar. V. Is het kosteloze telefoonnummer ook vertrouwelijk en anoniem? Ja. U wordt gevraagd om dezelfde gegevens te verstrekken als in een internet gebaseerd rapport. Een medewerker typt uw antwoorden dan in op de EthicsPoint-website. Voor deze rapporten gelden dezelfde criteria met betrekking tot de veiligheid en vertrouwelijkheid. 18