TRANSITIE DOCUMENT STV/TRPV VENRAY Korte inleiding: Als gevolg van diverse afgelopen jaren doorgevoerde organisatorische veranderingen, zijn alle gemeentes in het land zich aan het oriënteren wat te doen bij de achtergebleven VVV winkels/agentschappen. De ene gemeente heeft afscheid genomen van de VVV, in de andere gemeente is het VVV agentschap door een lokale ondernemer overgenomen. Weer een andere gemeente heeft de VVV ondergebracht bij het lokale toeristische platform maar er zijn ook diverse gemeentes die nog een besluit moeten nemen. Gemeente Venray is daar een van. Totdat de VVV winkel in Venray is getransformeerd naar een VVV agentschap (wellicht gehuisvest in het toekomstige huis van Venray), zal de VVV winkel blijven bestaan. Deze VVV winkel is ondergebracht in een nieuw opgerichte stichting waarbij de Gemeente Venray de financiële verplichtingen draagt inclusief exploitatie tekorten Het e.e.a. in verwoord in de adviesnota aan de raad van 7 november 2012 en het daarop genomen Raadsbesluit van 2012. Dit document is de eerste aanzet tot de genoemde transformatie. Huidige situatie: Binnen de Gemeente Venray zijn op dit moment twee stichtingen actief binnen de sector toerisme en recreatie. 1. Stichting Toeristisch en recreatief Platform Venray (TRPV), roepnaam Rijk van Venray 2. Stichting Toerisme Venray (STV) TRPV maakt deel uit van de reorganisatie van Stichting Toerisme Noord Limburg (STNL) en de Stichting Promotie Noord Limburg (SPNL) waaruit Leisure Port (LP) en diverse lokale platforms zijn ontstaan. Enkele taken van de TRPV zijn: Het werven en binden van ondernemers uit de sector aan regio promotie Het zorgen van content voor het digitale informatiesysteem van de regio (TIV). 1
Het verzorgen van lokale promotie Het verzorgen van lokale productontwikkeling, arrangementen met ondernemers en het organiseren van evenementen. Het aansturen en input leveren aan de regionale organisatie Gesteld mag worden dat TRPV zich richt op de zakelijke kant van de sector. De ondernemers. STV is in 2013 opgericht om de VVV winkel over te nemen waarbij gelijktijdig gewerkt zou worden aan de transitie naar een VVV agentschap in 2015. Dit als gevolg van de genoemde reorganisatie van STNL en SPNL in Leisure Port. Enkele taken van de VVV winkel zijn: Informatieverstrekking via persoonlijk contact, mail en telefoon Kaartverkoop evenementen in de regio (o.a. Passiespelen, fietsvierdaagse) Entree kaarten (o.a. Toverland en Zoo Parc Overloon) Reserveringen aannemen van stadswandelingen met gids inclusief administratieve afhandeling Culinaire stadswandeling, culinair fietsarrangement, street golf, torenbeklimming reservering en administratieve afhandeling. Verkoop assortiment streekproducten en souveniers (Venray/Limburg) Verkoop groot assortiment cadeaubonnen (verplicht en vrijwillig assortiment) Invoeren van evenementen op kalender Venray bloeit Verzorgen van wekelijkse radiopraatje bij omroep Venray Verkoop van een groot assortiment aan wandel- fietsroutes van Venray, Limburg en Nederland met aangrenzend Duitsland. Klanten helpen met het OV oplaadpunt Social media (facebook en twitter) Reserveringen aannemen voor de evenementenborden en facturatie hiervan Klaarmaken van bestellingen bonnen en facturatie hiervan. Verkoop van wandelschoenen/jassen etc. Daarnaast voert men (Marjan Kessels) taken uit via een outsourcing overeenkomst met LP waaronder distributie waardendocumenten en KBG, informatievoorziening via telefoon en mail over Noord Limburg breed, webwinkel beheer, coördinatie van VVV kantoren Limburg 2
Gesteld mag worden dat STV zich richt op de particuliere kant van de sector. De toerist en de eigen inwoners, voortaan genoemd de bezoeker. Enkele constateringen: Omdat beide stichtingen opereren binnen de toeristische sector zijn er, naast de verschillen tussen ondernemer kant en de bezoeker kant, onderdelen waar te nemen waar men beter kan integreren dan wel beter kan samenwerken c.q. elkaar versterken. Voorbeeld ter verduidelijking: Deelnemers van TRPV betalen een jaarlijkse bijdrage in ruil voor allerlei promotie activiteiten door TRPV/LP. Helaas zijn niet alle horeca ondernemers deelnemer. Het VVV zal een bezoeker niets vermoedend een positief advies geven over een horeca gelegenheid die geen deelnemers is van TRPV terwijl eigenlijk alleen verwezen zou moeten worden naar deelnemende partijen. Op dit moment wordt binnen TRPV hard gewerkt aan een andere structuur van opereren binnen de toeristische sector. Alle veranderingen die dit teweeg gaat brengen zal moeten leiden tot een veel meer professionele organisatie. Meer zichtbaar, hoorbaar en tastbaar. Een van die veranderingen is het instellen van een relatiemanager. Deze persoon zal voor x uur in de week veel dichter tegen de ondernemers aan moeten opereren. Daarnaast zal deze persoon de zeer belangrijke link zijn tussen TRPV en het VVV winkel/agentschap. Een link die er eigenlijk al had moeten zijn en ook altijd zal moeten blijven. Daarnaast kunnen we constateren dat in de huidige VVV locatie echte winkel activiteiten zijn ontstaan om het exploitatie verlies zoveel mogelijk te beperken. Activiteiten waarbij men zich kan afvragen of dat nu wel thuis hoort binnen de doelstellingen van beide stichtingen. De gemeente Venray is duidelijk in haar stelling dat een VVV punt behouden moeten blijven binnen haar gemeentelijke grenzen. Ook is duidelijk dat men naar één organisatie binnen de toeristische sector wil toewerken. 3
Vraagstelling: Op welke wijze kunnen beide besturen samenwerken dan wel elkaar versterken of op welke wijze kunnen ze zelfs worden geïntegreerd? Voorstel TRPV m.b.t. een mogelijk nieuwe situatie: Omdat binnen de sector toerisme en recreatie er veel raakvlakken zijn en kansen tot versterking en verbreding liggen, is het raadzaam gebruik te maken van de bestaande professionele organisatie van LP en TRPV. Voorstel is dan ook het toeristische deel van de VVV onder te brengen bij TRPV. Wat we daaronder verstaan wordt hierna verder beschreven. TRPV wil namelijk op termijn niet één maar meerdere VVV punten c.q. bezoekerscentra operationeel gaan maken. Bij de huidige i-points kunnen vraagtekens voor de lange termijn worden geplaatst. De bezoeker van vandaag maar zeker die van morgen zal veel sneller gebruik gaan maken van de App liefde voor Limburg dan naar een i-point lopen. Bovendien zijn de i-points erg duur in aanschaf en onderhoud, zeker als er te weinig gebruik van gemaakt wordt. De VVV punten c.q. bezoekerscentra zullen, naast het Huis van Venray, naar alle waarschijnlijkheid bij deelnemers van TRPV geplaatst worden. TRPV zal zorgdragen voor de uniforme uitstraling van de VVV punten binnen Venray waarbij de regels en verplichtingen vanuit VVV worden nagekomen (logo, kleurstelling, rekken etc). Voorst zal TRPV samen met LP de vrijwilligers en/of medewerkers bij de betreffende deelnemers gaan opleiden. Deze personen zijn dus niet in dienst bij TRPV maar in dienst bij de deelnemer dan wel als vrijwilliger verbonden aan het VVV punt. Elke persoon die namelijk achter de VVV balie komt te staan moet exact weten wat er speelt binnen de sector. Moet op de hoogte zijn van de site liefde voor Limburg, de app, de wandel- en fietsroutes. Wie zijn de deelnemers waarnaar verwezen kan worden maar ook getraind worden in gastvrijheid. De bezoeker moet zich meteen gewaardeerd voelen. Hospitality! Binnen de nieuwe structuur van TRPV zal de relatiemanager de verantwoordelijkheid krijgen over deze VVV punten. Er is een groot verschil tussen de VVV punten bij de deelnemers en het VVV punt in het Huis van Venray. De VVV punten bij de deelnemers zijn in basis puur en alleen bedoeld om bezoekers gastvrij te ontvangen en 4
informatie te verstrekken. Wellicht ook nog wandel en fietroute kaarten verkopen. Deze VVV punten c.q. bezoekerscentra zullen herkenbaar zijn aan het VVV logo/vlag en Venray Bloeit in.toerisme en recratie logo (voor binnenlandse bezoekers) en Tourist Information voor de buitenlandse bezoeker. Het VVV punt in het Huis van Venray zal veelal de taken van de huidige VVV winkel overnemen. Alleen willen we daar een splitsing in gaan aanbrengen. Een deel gaat onder de vlag van TRPV en een deel zal ondergebracht gaan worden bij de (nieuwe) organisatie die binnen het Huis van Venray actief zal zijn op facilitair gebied. De splitsing van huidige taken is enerzijds logisch vanuit toeristisch TRPV oogpunt. Bijvoorbeeld geen winkel en/of reservering en/of ticket bureau. Anderzijds ook praktisch. Het Museum zal toch iets moeten gaan inregelen mbt kaart verkoop en toegang. Men zal daar bijvoorbeeld een kassa opstelling krijgen etc. Het ligt dan ook voor de hand dat een deel van het verkoop gedeelte van de huidige VVV daar komt te liggen. één kassa, één geldstroom, één administratie, één verantwoordelijke partij. De winst op bijvoorbeeld de verkoop van VVV cadeaubonnen ligt dan ook daar. Uitzondering hierop is de verkoop van wandelkaarten van TRPV zelf. Die zullen bijvoorbeeld maandelijks worden verrekend. Daarnaast zal de balie (met o.a. VVV uitstraling) tijdens de openingstijden van het Huis van Venray bemand moeten zijn. Die bemensing is op deze wijze ook praktisch goed in te regelen. Achter de taken beschreven op pagina 2 van dit document is met kleur aangegeven wat waar ondergebracht zou kunnen worden. Groen = TRPV Oranje = Museum Venray (even voor het gemak zo benoemd) Blauw = nog nader te bepalen Zwart = stoppen/opheffen Het gaat nu even om de opzet van splitsing duidelijk te maken. 5
In overleg met LP zal bekeken moeten worden wat te doen met de outsourcing overeenkomst waaronder de distributie waardendocumenten e.d. Bij monde van Ilse Lenders (LP) zouden deze taken in 2017 toch al elders worden belegd. Zij heeft al aangegeven dit, indien mogelijk/noodzakelijk, eerder te willen doen. Dit alles betekent dat na afronding van alle transities de statutaire Stichting Toerisme Venray kan worden beeindigd en de beoogde transitie naar een VVV agentschap een feit is en de huidige VVV winkel kan worden gesloten. Gevolg daarvan is wel dat de medewerkers die nu een vast dienstverband hebben, die zullen gaan verliezen. STV/gemeente Venray zal dit traject zorgvuldig voor hun rekening moeten nemen. De bemensing van het Huis van Venray/Museum Venray zal uit vrijwilligers gaan bestaan. De huidige vrijwilligers van de VVV winkel kunnen daar deel van uitmaken. Na beeindiging van het dienstverband van de manager VVV kan die persoon als relatiemanager bij TRPV voor een x aantal uur aan de slag. Hoeveel uur is nader te bepalen. Dat zal alleen niet in vast dienstverband bij TRPV kunnen. Maar zoals hierboven al beschreven ligt een praktische oplossing voor deze persoon voor de hand. In het Huis van Venray /Museum Venray zal na splitsing van de VVV activiteiten, veelal dezelfde voorzieningen, kassa, administratieve- en financiele afhandelingen gedaan moeten worden. Denk ook aan de planning van het openen en sluiten, de planning van veel vrijwiligers. Deze persoon heeft op al deze gebieden jarenlange ervaring. Gezien het grote belang en verantwoordelijkheid van geldstromen e.d. ligt het voor de hand dat deze persoon in dienst komt bij het Huis van Venray (welke organisatie dat dan ook zal zijn) en haar huidige dienstverband wellicht kan worden overgenomen van STV. Het x aantal uren dat deze persoon als relatiemanager voor TRPV werkzaam zal zijn, zal TRPV aan het Huis van Venray betalen. Voor het overige kan de winst op o.a. verkoop van de VVV cadeaubonnen aangewend worden om de salariskosten te drukken. Terwijl de VVV voor de gemeente Venray behouden zal blijven zal met deze nieuw voorgestelde situatie de gemeente Venray verlost zijn van het opbrengen van de huur van het huidige winkelpand, de exploitatie tekorten en de salarisverplichtingen. Een deel daarvan zal als subsidie naar TRPV worden verlegd. Daarmee moet TRPV in staat worden gesteld de verantwoordelijkheid te dragen over de VVV punten en doorlopend (nieuwe) medewerkers/vrijwilligers op te leiden. 6
Het huis van Venray kan door de winst op o.a. de VVV cadeaubonnen en eventueel andere te verkopen producten, mogelijke kosten van inrichting van de balie ruimte, noodzakelijke (opslag) ruimte en de manager VVV/Museum balie financieren. De bestaande VVV winkel materialen en i point kunnen meeverhuizen. In cijfers stopt de jaarlijkse gemeentelijke bijdrage 26.000,-- huisvesting en 10.000,-- exploitatie tekort Rest voortaan alleen een jaarlijkse VVV subsidie bijdrage ad 10.000,-- euro aan TRPV. Daarvoor zal TRPV zorgdragen voor nu en toekomstige VVV punten, de uitstraling ervan, de opleiding van medewerkers en/of vrijwilligers. Het voeren van de logo s van VVV samen met Venray Bloeit op de VVV punten. Daarnaast zal TRPV met dit netwerk en hun deelnemers de toerist beter kunnen bedienen, kunnen binden en kunnen verleiden terug te keren en te overnachten. Doordat hiermee zowel de ondernemerskant als de bezoekers kant onder de TRPV vlag valt kan beter en sneller worden ingespeeld op de behoeften c.q. klachten e.d. die spelen. De relatiemanager speelt hierin een belangrijke rol. De synergie voordelen zullen zich ook uiten in meer, betere en grotere arrangementen dan wel evenementen. Het aantal toeristische projecten zal ook gaan toenemen alsmede het aantal deelnemers van TRPV. Venray Bloeit in.toerisme en recreatie! Gezien het feit dat de structuur/organisatie van TRPV momenteel opnieuw wordt ingericht, is het wenselijk gezien de rol van relatiemanager, dat de transitie van de VVV winkel naar een VVV punt zo snel mogelijk wordt gerealiseerd. Betekent dat zolang het Huis van Venray nog niet operationeel is mogelijk op zoek gegaan moet worden naar een tijdelijke andere locatie voor puur en alleen VVV balie/punt zoals straks in het Huis van Venray van toepassing zal zijn. Dit zal dan nader moeten worden bekeken/onderzocht. Mocht dit om welke reden dan ook niet haalbaar zijn, het verzoek of de Manager VVV winkel nu toch al een x aantal uren voor TRPV beschikbaar zijn. Tegen gesloten beurzen in afwachting van de echte transitie. 7
Wat is met dit voorstel gerealiseerd: VVV behouden voor Venray Dure VVV winkel/ruimte gesloten Einde aan exploitatie tekorten VVV punt in Huis van Venray Huis van Venray heeft een ervaren persoon voor hun balie/kassa e.d. Één organisatie/bestuur op toeristisch en recreatief gebied Synergie voordelen tussen deelnemers TRPV en de bezoeker Maakt het mogelijk op termijn afscheid van de i points te nemen. Manager VVV kan kennis en ervaring veel beter tot uiting brengen in nieuwe rol binnen TRPV (deelnemer EN bezoeker) 8