Jaarverslag 2013 Snel en slagvaardig
Bestuursverslag 2013 Snel en slagvaardig Vilans Postbus 8228, 3503 RE Utrecht Telefoon: (030) 789 2300, e-mail: info@vilans.nl Website: www.vilans.nl Utrecht, mei 2014
Inhoud Jaarverslag 2013... Snel en slagvaardig... Bestuursverslag 2013... Snel en slagvaardig... Voorwoord...5 Deel 1: Bestuursverslag...6 1. Algemene beleidsresultaten...6 Missie...6 Strategie...6 Organisatie-ontwikkeling...7 Vooruitblik...8 Planning & Control... 10 Marketing, Informatiemanagement, Communicatie... 10 2. Inhoudelijke activiteiten en prestaties... 10 Kwaliteit en Innovatie Ouderenzorg... 11 Kwaliteit en Innovatie Gehandicaptenzorg... 12 Kwaliteit & Innovatie Chronisch Zieken... 14 In voor zorg!... 16 3. Feiten en cijfers... 18 Resultaat... 18 Vermogen... 18 Personeelsbestand... 19 4. Governance... 20 Raad van Bestuur... 20 Raad van Toezicht... 20 Programmaraad... 21 Ondernemingsraad... 21 Bijlage 1 Overzicht nevenfuncties... 23 Overzicht (neven)functies Raad van Toezicht per 31 december 2013... 23 Overzicht nevenfuncties Raad van Bestuur per 31 december 2013... 24 Deel 2: Jaarrekening... 25 Balans per 31 december 2013... 25 Winst- en verliesrekening 2013... 26 Kasstroomoverzicht 2013... 27 Toelichting jaarrekening... 28 Grondslagen voor waardering van activa en passiva... 28 Grondslagen voor bepaling van het resultaat... 30 Toelichting op de balans... 31 Vaste activa... 31 Vlottende activa... 31 Liquide middelen... 32 Eigen vermogen... 33 Voorzieningen... 33 Kortlopende schulden... 34 Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen... 35 Toelichting op de winst- en verliesrekening... 35 Algemeen... 35 Opbrengsten... 36 Kosten... 37 Overige gegevens... 40 Bestemming resultaat... 40 VILANS 15-05-2014 / Jaarverslag 2013 3
Vaststelling en goedkeuring... 40 Controleverklaring... 40 VILANS 15-05-2014 / Jaarverslag 2013 4
Voorwoord De langdurende zorg verandert in hoog tempo. De opgaven voor de sector zijn enorm en vragen nieuwe kennis, nieuwe samenwerkingen en nieuwe vormen van ondersteuning. Niet alleen de sector de zorgmedewerkers, de zorgaanbieders, verzekeraars, gemeenten - bereidt zich hierop voor. Ook de mensen die een beroep doen op zorg en ondersteuning, hun naasten, vrijwilligers en veel burgers zoeken naar vormen om ook in de toekomst kwaliteit van leven te ervaren. Dit ondanks de beperkingen die zij ondervinden. Duidelijk is ook dat de financiering van de langdurende zorg de werkelijkheid gaat veranderen, voor cliënten, burgers en medewerkers. Vanuit die complexiteit in de zorg en in de samenleving neemt ook de complexiteit in het werk van Vilans toe. Ook voor Vilans zijn de inhoudelijke opgaven groot en zijn er financiële uitdagingen. Vilans heeft daarom in 2013 een aantal stappen genomen om zich op de toekomst voor te bereiden: om sneller en slagvaardiger te kunnen opereren en te zorgen voor een gezonde financiële basis. Daartoe zijn ingrijpende maatregelen genomen. In de eerste maanden van het jaar heeft en aantal medewerkers afscheid moeten nemen, maar tegelijkertijd is er gebouwd aan vernieuwde organisatie. We hebben daarbij de lijn van het ondernemingsplan, de missie en de uitgangspunten nader geconcretiseerd. Daarbij hebben we goed naar het veld geluisterd in het marktonderzoek dat we in het voorjaar hebben gedaan. We hebben daarop de organisatie naar werkprocessen ingericht, ons producten- en dienstenportfolio aangescherpt en de functie innovatie en onderzoek opgezet. Ook zijn we ons meer gaan richten op zorgverzekeraars en gemeenten, vanuit de nieuwe kaders waarin de langdurende zorg opereert. Verder hebben we de website en de ondersteunende processen in de organisatie aangepast en zijn nieuwe medewerkers aangetrokken die deze nieuwe koers mee kunnen vormgeven. Daarnaast hebben we ook besloten de nieuwe lijn in de Raad van Bestuur zichtbaar te maken. Per 1 januari 2014 is Annelies Versteegden aangetrokken om als voorzitter van de Raad van Bestuur de aangescherpte koers vorm te geven, samen met Henk Nies, tot 1 april 2014 voorzitter en daarna lid van de Raad van Bestuur. Het was een druk en ingrijpend jaar, ook omdat er veel werk was. Vilans werkt aan en in grote landelijke projecten om de veranderingen in de zorg positief vorm te geven: In voor zorg!, Deltaplan Dementie, In voor beter, leven in vrijheid, Verspreiding kennis Nationaal Programma Ouderen, om er maar enkele te noemen. Vilans werkt ook aan structurele verbeteringen, bijvoorbeeld via (zorg)standaarden of kwaliteitsmodules (bijvoorbeeld dementie, levensvragen, traumatisch hersenletsel, erkenningstraject interventies langdurende zorg) en via maatwerk met de implementatie van kennis. We werken via de generieke kennisfunctie die we hebben aan duurzame relaties met belangrijke stakeholders in het veld. Het resultaat is dat Vilans steeds beter gevonden wordt, niet alleen door de vele tienduizenden websites bezoekers, maar ook door tal van organisaties die met ons samen werken, als opdrachtgever of als mede uitvoerder. Vilans ontwikkelt zich meer en meer als een netwerkorganisatie, gericht op resultaten in de praktijk. Dat is een opdracht die we niet alleen in eigen huis, maar ook in het veld willen organiseren. In dat opzicht is 2013 een belangrijk kanteljaar geweest. Annelies Versteegden & Henk Nies Raad van Bestuur Vilans VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 5
Deel 1: Bestuursverslag Missie 1. Algemene beleidsresultaten Het jaar 2013 was het tweede jaar in de uitvoering van ons Ondernemingsplan Vilans Versterkt 2012 2015. In dit jaar hebben we onverminderd doorgewerkt aan de realisering van onze missie, die we als volgt hebben geformuleerd: Samen met het veld ontwikkelen we vernieuwende en praktijkgerichte kennis. We versnellen en verdiepen de processen die nodig zijn om nieuwe kennis en goede voorbeelden met succes in de praktijk door te voeren. Zo houden we met elkaar de langdurende zorg efficiënt, betaalbaar en van goede kwaliteit. We verbeteren daarmee de kwaliteit van leven van mensen die zorg en ondersteuning nodig hebben. De werkzaamheden en de strategieontwikkeling van Vilans stonden in het teken van de versteviging van de positie van Vilans als onafhankelijk en toonaangevend kenniscentrum dat zowel in de publieke als in de private markt actief is. Een belangrijke ontwikkeling in ons werkveld was uiteraard de hervorming van de langdurende zorg, die erop gericht is zorgaanbieders, overheid en burgers nauw met elkaar te laten samenwerken om de zorg goed en betaalbaar te houden en maatschappelijke participatie van kwetsbare mensen te bevorderen. Dure, complexe en acute zorg wordt geconcentreerd en minder complexe zorg wordt dichter bij de mensen, liefst in de thuissituatie, aangeboden. In deze context heeft Vilans gewerkt aan de vier hoofdthema s uit het Ondernemingsplan: 1. De zorg zó helpen inrichten dat cliënten/mensen met een langdurende zorgbehoefte zelf regie over hun leven nemen, samen met hun sociale netwerk: zelfzorg/zelfmanagement, mantelzorg; 2. Bewerkstelligen dat medewerkers hun zorg en ondersteuning professioneel en met passie en plezier kunnen verlenen aan zorgvragers en hun naasten, vanuit up-to-date kennis; 3. Zorgen dat organisaties en daarmee hun medewerkers kwalitatief goede zorg en ondersteuning bieden en dat zij die doelmatig organiseren; 4. Lokale verbanden in de samenleving organiseren van professionele én informele zorg en de maatschappelijke deelname van mensen met een langdurende zorgbehoefte of beperkingen bewerkstelligen. Strategie Vilans wil ook in de toekomst een betekenisvolle rol blijven spelen in de verbetering van de langdurende zorg. Met het oog daarop hebben we in het verslagjaar een strategie uitgewerkt die erop gericht is een steeds breder spectrum van samenwerkingspartners, opdrachtgevers en financiers aan te spreken zoals naast stakeholders zoals VWS en ZonMW - zorgaanbieders, verzekeraars, gemeenten, farmaceuten en fondsen. We hebben, met begeleiding van een interim-verandermanager gewerkt aan een ondernemende cultuur, een passende organisatiestructuur en gestroomlijnde werkprocessen. In deze ontwikkeling houden wij vast aan de uitgangspunten uit ons Ondernemingsplan. Onze focus ligt nadrukkelijk op verbetering van het primaire proces van de langdurende zorg en op de werkers in dit proces. Transities en organisatieveranderingen begeleiden we voor zover deze daaraan voorwaardenscheppend zijn: Vilans is van de inhoud van de zorg. Onze opdrachtgevers zijn besluitvormers en budgethouders in de zorg en, anders dan we in het Ondernemingsplan konden voorzien, in toenemende mate in gemeenten en hun adviseurs. De uiteindelijke doelgroepen van Vilans zijn onveranderd: kwetsbare ouderen, mensen met beperkingen en chronisch zieken en de bijbehorende sectoren. Wij werken nauw samen met (branche-)organisaties in deze sectoren en ontwikkelen programma s en diensten die op deze doelgroepen zijn gericht. VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 6
Stakeholder-onderzoek In het voorjaar hebben we, onder begeleiding van een marktonderzoeksbureau, een onderzoek uitgevoerd onder vijfentwintig stakeholders in de langdurende zorg, waaronder zorgaanbieders in de gehandicaptenzorg, de ouderenzorg, de thuiszorg en de eerste lijn, zorgverzekeraars, gemeenten en onderwijs. Doel van het onderzoek was enerzijds een goed zicht te krijgen op de ontwikkelingen, vragen en dilemma s waar Vilans met zijn werkzaamheden op zou kunnen inspelen en anderzijds in beeld te brengen hoe deze organisaties tegen Vilans aankijken. Uit het onderzoek kwam naar voren dat vrijwel alle gesprekspartners worstelen met vraagstukken rond de transities in de zorg: Hoe geven we de samenwerking op wijkniveau vorm? Welke eisen stellen deze ontwikkelingen aan mijn personeel? Moeten we onze dienstverlening inkrimpen of juist uitbreiden, fuseren of de concurrentie aangaan? Vilans speelt hierop in met o.a. een aantal wijkpilots waarin we onderzoeken wat werkbare modellen zijn om concepten als integrale zorg en informele zorg te implementeren. Zorgaanbieders hebben behoefte aan professionalisering van hun medewerkers en ondersteuning bij de implementatie van vernieuwingen op de werkvloer. Met het oog hierop hebben we veranderkundige kennis in huis gehaald en zijn we gestart met de ontwikkeling van E-learnings voor de zorgpraktijk. Een aantal gesprekspartners in het onderzoek merkte op dat het hybride profiel van Vilans enerzijds publiek gefinancierde kennis en trajecten die gratis beschikbaar zijn en anderzijds producten en diensten waarvoor moet worden betaald tot onduidelijkheid leidt: Waar moet ik nu voor betalen en wat is gratis? We scheppen hierin meer duidelijkheid door betaalde dienstverlening en producten op maat te ontwikkelen en deze op een andere manier in de markt te zetten dan de kennis die we aanbieden via de kennispleinen. Uit het onderzoek kwam ook naar voren dat het veld verwacht dat Vilans vernieuwende kennis ontwikkelt en bij elkaar brengt en daarmee het veld verder helpt. Ook dat is meegenomen in de doorontwikkeling van onze werkwijze. Meer veldgerichte activiteiten Omdat we meer inkomsten willen genereren uit andere activiteiten, zijn we gestart met de ontwikkeling van producten en diensten op maat, gericht op bestaande relaties van Vilans maar ook op nieuwe doelgroepen zoals gemeenten en verzekeraars. We doen dit op tien verschillende thema s, te weten: 1. Wijkgericht werken 2. Informele zorg 3. Doelmatigheid en kwaliteit 4. Vrijheidsbeperking 5. Zorgmedewerker 2.0 6. E-health 7. Kwetsbare Ouderen 8. Ketens en netwerken 9. Persoonsgerichte zorg 10. Niet-aangeboren hersenletsel Organisatie-ontwikkeling Eind 2012 heeft Vilans een reorganisatie ingezet die een reductie van ongeveer 20 formatieplaatsen inhield. Aanleiding hiervoor vormde de afnemende financiering vanuit de Rijksoverheid en fondsen zoals ZonMw, gecombineerd met de verwachting dat Vilans steeds complexere opdrachten zal gaan verwerven en uitvoeren met een strategisch en/of multidisciplinair karakter, waarvoor een ander type medewerkers nodig is. De effectuering van deze reductie heeft grotendeels plaatsgevonden in de eerste helft van 2013. In de loop van 2013 zijn we hooggekwalificeerde senioren gaan werven voor de doorontwikkeling van ons aanbod en daarnaast junioren voor de voorbereiding en uitvoering van allerhande projecten. Kanteling Zoals we in het Ondernemingsplan al hebben beschreven, zien we voor Vilans verschillende werkprocessen met daarbij verschillende verdienmodellen. We kennen standaardproducten VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 7
zoals de KICK-protocollen waarop organisaties een abonnement nemen en de gratis te raadplegen Kennispleinen, gefinancierd met publieke middelen en in toenemende mate medegefinancierd door bijvoorbeeld brancheorganisaties. Daarnaast biedt Vilans betaalde advies- en implementatietrajecten op maat en doen we projecten op het gebied van innovatie en onderzoek die gefinancierd kunnen worden met publieke middelen, maar ook door consortia van verschillende belanghebbende partijen. Omdat deze verschillende typen activiteiten om verschillende competenties en aansturing vragen, hebben we besloten onze organisatie hierop in te richten. Na een zorgvuldig voorbereidingstraject zijn we, met positief advies van de Ondernemingsraad, per 1 oktober afgestapt van de doelgroepgerichte programma s voor Ouderen, Gehandicapten en Chronisch zieken en hebben we onze organisatie ingericht op basis van werkprocessen. Daarmee kreeg Vilans de volgende afdelingen: Innovatie en Onderzoek: gericht op het positioneren van Vilans als innovatief kenniscentrum, het verwerven en uitvoeren van opdrachten op het gebied van innovatie en onderzoek en het doorontwikkelen van de Vilans-validatie aanpak; KennisContinu: gericht op het opbouwen en onderhouden van een kennisinfrastructuur door het uitbreiden van het netwerk van abonnees op de KICK-protocollen, het doorontwikkelen van de Kennispleinen, het ontwikkelen van E-learnings en het inzetten van de kennisinfrastructuur voor grootschalige landelijke programma s; Advies en Implementatie: gericht op het verwerven en uitvoeren van opdrachten voor bestaande en nieuwe veldpartijen; In voor Zorg!: het stimulerings- en implementatieprogramma van VWS, gericht op de begeleiding van zorgorganisaties in trajecten op het gebied van bedrijfsvoering, zorg op afstand, ketenzorg en professionals. Cultuur Aan het realiseren van een meer ondernemende, marktgerichte cultuur binnen Vilans is op verschillende manieren gewerkt. Nieuwe medewerkers hebben een belangrijke invloed op de cultuur; we letten bij de werving en selectie scherp op eigenschappen als ondernemingszin, initiatief en lef. In mei/juni en september zijn er voor de hele organisatie zogeheten Driebergse dagen georganiseerd op landgoed De Horst in Driebergen. In deze bijeenkomsten stond het thema ondernemerschap centraal: medewerkers gaven zelf invulling aan de dagen. In het voorjaar ontstond draagvlak voor de nieuwe koers en het werken aan een nieuwe, ondernemende cultuur. In het najaar gaven we de symbolische aftrap voor de nieuwe organisatiestructuur en deelden we met elkaar de ambities van de verschillende nieuwe organisatieonderdelen. Een mooie cultuurinterventie was de vampie -actie van een aantal junioren. Zij organiseerden een wedstrijd waarbij alle medewerkers van Vilans door het verrichten van acquisitieactiviteiten zgn. vampies (vergelijkbaar met de wuppies van AH) konden sparen. Vooruitblik Hervorming van de langdurende zorg is noodzakelijk geworden als gevolg van een veranderende zorgvraag en voortdurende stijging van de zorguitgaven. Het beleid is erop gericht dat zorgbehoevende mensen steeds langer thuis blijven wonen en in hun eigen omgeving zorg en ondersteuning ontvangen, zowel van mantelzorgers als van professionals. Cliënten blijven langer zelfstandig en voeren de regie over de zorg die ze wensen te ontvangen en die ze deels ook zelf betalen. Zorgaanbieders in de ouderen- en de gehandicaptenzorg moeten intensiever gaan samenwerken met elkaar, maar ook met gemeenten en met de eerste lijn. Het aantal mensen dat in aanmerking komt voor intramurale zorg neemt af en hun problematiek wordt zwaarder. Zorgaanbieders moeten meer doen met minder en zijn genoodzaakt hun organisatie zo in te richten dat ze flexibel kunnen meebewegen met de ontwikkelingen. Ook van zorgmedewerkers wordt een grote flexibiliteit gevraagd: ze moeten inzetbaar zijn voor verschillende typen cliënten en onder andere kunnen samenwerken met collega s in de wijk en in instellingen, met de eerste lijn en met familie en mantelzorgers van cliënten. Slimme technologie in de vorm van domotica, beeldschermzorg en zelfmanagement via internet gaat een steeds grotere rol spelen. Ook op het onderwijs en de wijze waarop zorgmedewerkers kennis tot zich nemen hebben technologische ontwikkelingen een grote invloed. Vilans sluit met de ontwikkeling van kennis, producten en diensten nauw aan op deze VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 8
ontwikkelingen. We doen bijvoorbeeld onderzoek naar de kennisbehoefte van gemeenten, die als nieuwkomers in de wereld van de langdurende zorg hun rol moeten pakken. Ook oriënteren we ons op de toekomst van kennis- en informatieoverdracht. Hoe lang gaan onze kennispleinen nog mee? Hoe blijven zorgmedewerkers over een aantal jaren up to date? De ondersteuning van zorgmedewerkers op de werkvloer blijft een speerpunt in ons werk. Daarbij gaat het niet alleen om het aanleren en ontwikkelen van competenties en vaardigheden, maar ook om bewustwording van de nieuwe rol die ze moeten spelen in het ingewikkelde netwerk van formele en informele zorg op wijk- en buurtniveau. En via het programma In voor Zorg! ondersteunt Vilans zorgorganisaties bij het ontwikkelen van beleid en het maken van keuzes in een deel krimpende en sterk veranderende markt. Gezien de steeds belangrijker rol van de zorgvrager en zijn omgeving in het zorgproces dringt de vraag zich op of Vilans zich in de toekomst ook op de zorgvragers zelf als doelgroep moet gaan richten. Ook Vilans zelf bereidt zich voor op de toekomst. Met het oog op onze toekomstbestendigheid werken we aan een verbreding van onze financieringsstromen. We richten de organisatie zo flexibel mogelijk in en werken voortdurend aan de ontwikkeling van onze medewerkers, zodat we snel kunnen inspelen op veranderende vragen uit het veld en kunnen meebewegen met fluctuerende inkomsten. Ook zorgen we voor een efficiënte bedrijfsvoering en een verantwoorde omvang van de overhead. In het nieuwe ondernemingsplan voor de periode vanaf medio 2015 wordt de strategie van Vilans verder uitgewerkt. Human Resources Management Krimp en groei Voor de afdeling HRM is 2013 het jaar geweest van krimp en selectieve groei. Per 1 juni zijn alle boventallige medewerkers, in het kader van de reorganisatie, uitgestroomd en is de uitvoering van de wachtgeldregeling, daar waar nodig, in gang gezet. In totaal betrof deze reorganisatie 28 medewerkers. Vanaf mei 2013 is er ook ingezet op selectieve groei. Allereerst door het werven van junioren, vervolgens door het werven van senior medewerkers. In totaal zijn er in 2013 acht junioren en drie senioren ingestroomd. In het najaar is ook de functie van manager Marketing, Informatiemanagement en Communicatie ingevuld. In totaal groeide de bezetting van 143 medewerkers (111,9 fte) per 1 januari 2013 naar 156 medewerkers (120,9 fte) per 31 december 2013. Er zijn in 2013 twee introductiebijeenkomsten georganiseerd. Ontwikkeltraject senior medewerkers Het voorjaar van 2013 stond ook in het teken van het opzetten van een ontwikkeltraject voor de senior medewerkers die als belangrijke taak hebben de dienstverlening van Vilans verder te ontwikkelen. Vanuit Vilans zijn er, na een assessment, acht senioren ingestroomd in dit traject. Daarnaast zijn er in 2013 drie nieuwe senior medewerkers aangetrokken en begin 2014 nog eens twee. Herstructurering Zoals hiervoor al is beschreven, is er per 1 oktober een herstructurering uitgevoerd binnen de organisatie. De afdeling HRM is intensief betrokken geweest bij de bijeenkomsten die zijn georganiseerd om medewerkers hierop voor te bereiden. In augustus hebben alle inhoudelijk medewerkers hun belangstelling kenbaar gemaakt voor de afdeling van hun voorkeur. Ruim 95% van hen kon uiteindelijk in de afdeling van voorkeur worden geplaatst. Op 30 september 2013 is er tijdens een Vilansdag afscheid genomen van de oude organisatie(structuur) en is de nieuwe organisatie(structuur) verwelkomd. Vol enthousiasme zijn medewerkers vervolgens aan de slag gegaan met het meedenken, vormgeven en uitvoeren van de plannen van de nieuwe eenheden. Arbo In 2013 is er een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RIE) uitgevoerd binnen Vilans. Dit in het kader van de arbowet. Naar aanleiding van de RIE is er een plan van aanpak opgesteld. In 2014 zal een kleine stuurgroep aan de slag gaan met de uitvoering van dit plan. Het is de ambitie om in 2014 een preventiemedewerker aan te stellen, hij/zij zal de arbeidsomstandigheden en de uitvoering van de RIE bewaken. VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 9
Planning & Control Om ervoor te zorgen dat Vilans efficiënter en klantgerichter werkt, is het project Ondersteuning nieuwe stijl in 2013 van start gegaan. De Ondersteuning nieuwe stijl moet er voor zorgen dat: Sprake is van één beeld naar buiten in projectvoorstellen, overeenkomsten, rapporten, eindproducten en eindverantwoordingen; Procedures eenduidig worden toegepast zodat consolidatie en overzicht op Vilans niveau mogelijk is doordat er één manier van registreren en rapporteren is; Versnippering in de ondersteuning van projectleiders en programmaleiders verdwijnt. De nieuwe werkwijze is geïmplementeerd. Op basis van de evaluatie eind 2013 worden komend jaar verbeteringen doorgevoerd. Marketing, Informatiemanagement, Communicatie In het kader van de herinrichting van de organisatie zijn in de loop van het verslagjaar de afdelingen Communicatie en Informatiemanagement als zelfstandige afdelingen opgeheven en is een geïntegreerde afdeling Marketing, Informatiemanagement & Communicatie (MIC) gevormd met een nieuwe manager. MIC is een belangrijke stafafdeling met als kernopdracht het versnellen en verstevigen van de marktgerichtheid van Vilans. Door het toevoegen van de voor Vilans relatief nieuwe discipline Marketing is er een hiaat opgevuld in de ondersteuning van de lijn en leggen we een koppeling tussen onze strategische doelen, markten, product-markt combinaties en online en offline communicatieactiviteiten, waaronder de Kennispleinen. De afdeling MIC heeft de website van Vilans geheel vernieuwd. Het resultaat is een eigentijdse site die een aansprekend en transparant beeld van Vilans geeft, waarbij het publieke en het private profiel naadloos op elkaar aansluiten en elkaar versterken. De bezoeker wordt snel doorgeleid naar de informatie die hij zoekt. De vernieuwde website is in het voorjaar van 2014 live gegaan. In januari van het verslagjaar is het Kennisplein Chronische Zorg live gegaan. Daarmee heeft Vilans nu kennispleinen voor alle drie sectoren binnen de langdurende zorg. Op het Kennisplein Chronische Zorg vinden zorgprofessionals in de eerstelijns zorg praktijkgerichte kennis en praktische tools over actuele thema s als e-health, zelfmanagement, werken met een individueel zorgplan en wijkgericht werken. Het Kennisplein Zorg voor Beter - voor verpleging, verzorging en zorg thuis - is naar aanleiding van gebruikersfeedback gebruiksvriendelijker gemaakt. De vormgeving is aangepast waardoor mensen beter de informatie op de website kunnen vinden. In de nieuwe stel een vraag rubriek kunnen bezoekers hun eigen vragen stellen en antwoorden geven. Ook is er veel aan (digitale) promotie gedaan. De Vilans webwinkel is het afgelopen jaar geheel vernieuwd. De logistiek opslag, distributie, verkooptransactie is extern belegd. Vanuit de Vilans website wordt de bezoeker via een externe link naar de webwinkel geleid die geheel in de look en feel van Vilans is uitgevoerd. 2. Inhoudelijke activiteiten en prestaties Tot 1 oktober 2013 was het inhoudelijke werk van Vilans georganiseerd in drie doelgroepprogramma s en het grootschalige implementatie-programma In voor Zorg!. De doelgroepprogramma s waren gericht op de ouderenzorg, de gehandicaptenzorg en de zorg aan chronisch zieken. Per 1 oktober is de organisatie gekanteld en hebben we, zoals in het voorgaande reeds is geschreven, ons werk georganiseerd op basis van werkprocessen. De lopende werkzaamheden van de doelgroep-programma s zijn geïntegreerd in de nieuwe organisatieonderdelen. We rapporteren in dit verslag over onze inhoudelijke activiteiten nog vanuit de doelgroep- VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 10
programma s, omdat deze ordening gedurende het grootste deel van het verslagjaar van kracht is geweest. Kwaliteit en Innovatie Ouderenzorg Het programma Kwaliteit en Innovatie in de Ouderenzorg (KIO) heeft in 2013 een aantal markante resultaten neergezet. In dit beknopt verslag brengen wij er een aantal kort voor het voetlicht. Zorgstandaard Dementie Op 11 december 2013 overhandigden Vilans en Alzheimer Nederland de zorgstandaard Dementie aan het Kwaliteitsinstituut. Het Kwaliteitsinstituut stimuleert de ontwikkeling van professionele standaarden in de (langdurende) zorg. Het instituut faciliteert de implementatie van de zorgstandaard Dementie naar een zorgprogramma. Vilans en Alzheimer Nederland voeren dit project uit. Vilans en Alzheimer Nederland ontwikkelden de Zorgstandaard Dementie samen met zorgorganisaties en presenteerden de definitieve versie in juli. De zorgstandaard is stap 1 naar de implementatie van goede dementiezorg en beschrijft de normen van goede zorg. Alzheimer Nederland en Vilans vertalen deze normen in een praktisch zorgprogramma, samen met regionale dementienetwerken, stap 2. Begin december presenteerde Haaglanden het eerste regionale zorgprogramma. Dit geeft mantelzorgers, patiënten en behandelaars duidelijkheid over wie welke zorg levert, de manier waarop deze zorg wordt ingevuld en de informatievoorziening naar mensen met dementie en hun mantelzorgers. Daarnaast is ook geregeld dat alle informatie over zorg en begeleiding bij dementie (online) beschikbaar en goed vindbaar is. Vilans heeft meerdere professionele standaarden ontwikkeld voor het Kwaliteitsinstituut. We werken bijvoorbeeld ook aan een traject voor de onderbouwing van zorginterventies (Erkenningstraject interventies langdurende zorg i.o.). En als één van de negen kernpartners en uitvoerder van het Expertisenetwerk Levensvragen en Ouderen ontwikkelen we een Kwaliteitsstandaard Omgaan met levensvragen in de langdurende zorg. Verspreiding resultaten Nationaal Programma Ouderenzorg Vilans, CBO en MOVISIE werken mee aan de verspreiding van de resultaten van het Nationaal Programma Ouderenzorg (NPO). Binnen het NPO is veel kennis over de innovatie van de organisatie van de ouderenzorg ontwikkeld. Het project startte in 2010 en loopt in 2014 af. Het NPO bestond uit acht regionale netwerken, en de kennis is binnen deze deelnetwerken ontwikkeld. De kennis wordt nu gebundeld, zodat die door de verschillende netwerken, maar ook daarbuiten benut kan worden. Onderwijsorganisaties kunnen de kennis gebruiken in opleidingsmodules. En branche- en beroepsorganisaties kunnen er hun richtlijnen en standaarden op aanpassen. In 2013 deden we een veldverkenning en stakeholder-analyse. Deze verkenning moet leiden tot concrete plannen van landelijke en lokale sleutelorganisaties in de ouderenzorg om de voor hen nuttige NPO-resultaten in hun activiteiten, diensten en infrastructuren op te nemen. Deze aanpak leidt naar de meest kansrijke implementatie-activiteiten voor de periode 2013-2014 en resulteert er uiteindelijk in dat veel NPO-resultaten breed en structureel in de ouderenzorg worden toegepast. Het Nationaal Programma Ouderenzorg is een programma van ZonMw, in samenwerking met de NFU en de CSO. Opdrachtgever is het ministerie van VWS. Kennisplein Zorg voor Beter Het Kennisplein Zorg voor Beter richt zich op medewerkers in de ouderenzorg en de thuiszorg. In het verslagjaar is de gebruikersvriendelijkheid verbeterd. Ook is de promotie geïntensiveerd, onder andere door middel van links op intranetten van zorginstellingen, een betere vindbaarheid bij Google en aanwezigheid op congressen. Dit alles heeft ertoe geleid dat het aantal bezoekers van het Kennisplein Zorg voor Beter in 2013 bijna is verviervoudigd, van 5.000 naar 19.000 unieke bezoekers per maand. Kennisbundels voor ROC-docenten zorg en welzijn Ook in 2013 heeft Vilans gewerkt aan actuele kennis voor het onderwijs. In totaal zijn er elf kennisbundels voor ROC-docenten Zorg en Welzijn verschenen met actuele informatie en lesmateriaal over zorgthema's die praktijkopleiders en docenten in hun lessen kunnen gebruiken. Er verschenen Kennisbundels op het gebied van Vrijheidsbeperking, Medicatieveiligheid, Zorgleefplan, Dementie, Vraaggericht werken en Intercultureel vakmanschap. Gericht op de VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 11
gehandicaptensector verschenen Kennisbundels over Ondersteuningsplan en Sociale inclusie; gericht op de GGZ verschenen bundels over Ambulantisering, Herstel ondersteunende zorg en Begeleidingsplannen in de GGZ. Eerder verschenen al vier andere kennisbundels van de hand van Vilans. Variërend per onderwerp zijn de kennisbundels tussen de ruim 500 en ruim 2.500 keer geraadpleegd. Daarnaast hadden eind 2013 650 mensen een abonnement op de Onderwijsalert, waarmee ze automatisch op de hoogte worden gehouden van alle ontwikkelingen rond de kennisbundels. Pilottraject Opsporen & Terugdringen van Onnodige Zorghandelingen Onder begeleiding van Vilans zijn vier zorgteams uit de ouderen- en gehandicaptenzorg aan de slag gegaan met het afschaffen van onnodige en inefficiënte zorghandelingen. Deze handelingen voeren zorgmedewerkers nog steeds veelvuldig uit, terwijl eigenlijk al bekend is dat ze overbodig en soms zelfs schadelijk zijn voor de cliënt. Het kan om eenvoudige handelingen gaan, zoals het inbrengen van een extra inlegger in een incontinentiebroek tot meer complexe zoals het routinematig blaasspoelen. Zorgmedewerkers hebben dit soort handelingen zo aangeleerd gekregen en voeren ze al jaren zo uit, en stappen daar dus niet zomaar vanaf. De vier zorgteams werkten onder begeleiding van Vilans aan het terugdringen van het standaard wassen met water op bed, routinematig blaasspoelen en het dagelijks verwisselen van de urineopvangzak bij cliënten met een blaaskatheter. De resultaten zijn veelbelovend: tijd en kostenbesparing bij drie van de vier pilotteams. Op twee afdelingen werd bijvoorbeeld in totaal 30.000 minuten per jaar bespaard door de afschaf van twee onnodige zorghandelingen bij negen cliënten. Tijd die terugkomt bij de cliënt door meer rust in de werkprocessen. Hierdoor stijgt de cliënt- én medewerkertevredenheid. De vier teams hebben hun resultaten gepresenteerd in een bijeenkomst met ruim 25 geïnteresseerden, onder wie waar onder ZonMw, NPCF, VWS en Achmea. Het project wordt in 2014 voortgezet. Vilans werkt tevens mee aan het VWS programma Aanpak verspilling in de zorg met als opgave te komen tot verantwoorde uitgaven aan goede zorg en een efficiënt zorgproces waarin partijen slim samenwerken met de cliënt. Op landelijk niveau is er eveneens aandacht voor onnodige zorg. Bij het Meldpunt Verspilling in de zorg zijn inmiddels bijna 19.000 meldingen binnengekomen, waarvan 60% betrekking heeft op de langdurende zorg. Artikelenserie over de transities Vilans en MOVISIE sloegen in 2013 de handen ineen omtrent de transities. Op 1 januari 2015 zijn de transities in het sociale domein een feit. Dit onderwerp houdt de gemoederen bezig. Maar maken we het allemaal niet te complex en te groot? Moeten zorg en ondersteuning niet gewoon góed zijn, tegen lagere kosten en goed op elkaar afgestemd? Onder de titel the Big Change publiceerden Vilans en MOVISIE een artikelenserie over actuele vraagstukken rond dit thema. Bijvoorbeeld: Hoe realiseert u samenhang in de drie transities? Hoe organiseert u het proces van transitie? Hoe borgt u de kwaliteit van zorg en ondersteuning? Vilans deelde zijn visie en gaf aan welke relevante instrumenten men kan inzetten. Tevens ondersteunde Vilans in samenwerking met adviesbureau AEF het ministerie van VWS bij het ontwikkelen van de transitieplannen voor de Zorgverzekeringswet, WMO en Wet Langdurende Zorg. Vilans host WHO conferentie Healthy Ageing Gezond ouder worden is een levenslang project. Dit bespraken internationale beleidsdeskundigen tijdens de conferentie over Healthy Ageing, die plaatsvond in het kantoor van Vilans, georganiseerd door the World Health Organization (WHO) en Vilans samen. Voor Vilans een mooie gelegenheid om de contacten met internationale relaties te verstevigen. Aan deze eerste Europese bijeenkomst hebben 34 lidstaten deelgenomen. Het resultaat is een netwerk van internationale beleidsmakers die zich met de WHO gaan inzetten voor het implementeren van het strategie- en actieplan van de WHO voor gezond ouder worden op nationaal niveau. Kwaliteit en Innovatie Gehandicaptenzorg Decentralisatie van langdurige zorg, gemeenten die verantwoordelijk worden voor ondersteuning bij zelfredzaamheid en participatie; de gehandicaptenzorg was in 2013 en blijft de komende jaren volop in beweging. De grootste uitdaging voor de sector is dan ook om adequaat in te spelen op de vele veranderingen; of dit nu is op het gebied van veranderende financiering of het kunnen blijven leveren van de best mogelijke kwaliteit met minder middelen. Thema s als VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 12
ondersteuningsplannen, vrijheidsbeperking, grensoverschrijdend gedrag, participatie en eigen regie stonden hoog op de agenda van bestuurders én inspectie. Het programma Kwaliteit en innovatie Gehandicaptenzorg van Vilans heeft in 2013 diverse activiteiten ondernomen die aansluiten bij genoemde ontwikkeling en behoefte in het veld. Dat doen we bij voorkeur niet solistisch. Samenwerking met partners in het veld wordt voortdurend gezocht. Een aantal concrete voorbeelden van onze (samenwerkings-)projecten in 2013: Het Verbeterprogramma Gehandicaptenzorg De kerndoelstelling van het Verbeterprogramma Gehandicaptenzorg was het breed verspreiden van reeds bestaande kennis binnen de sector. Ruim negentig gehandicaptenzorgorganisaties namen met meer dan honderdtwintig teams deel aan één of meerdere thema s van het Verbeterprogramma. Daarmee was de impact van het programma op het werkveld groot. Het Verbeterprogramma is erin geslaagd om de sector een kennisimpuls te geven én die opgedane kennis om te zetten naar effectieve handelingen in de praktijk. Een aantal essentiële succesfactoren: de inhoudelijke thema s van het programma waren door het veld zelf aangewezen als urgent; de werkwijze van het programma sloot aan bij behoefte en mogelijkheden van elke unieke organisatie doordat er keuze was in intensiteit van deelname; een door Vilans ontwikkelde kennisinfrastructuur, waarin leernetwerken een belangrijke rol spelen; commitment van bestuurders door o.a. het organiseren van bijeenkomsten voor en door bestuurders zelf; leren van en met elkaar tijdens conferenties waarin de begeleider centraal stond. Het Verbeterprogramma maakte deel uit van Zorg voor Beter en werd mogelijk gemaakt door ZonMw. Partners waren CBO/TNO, VGN, Rutgers WPF, MOVISIE, Platform VG en de LFB. Het Kennisplein Gehandicaptensector Het Kennisplein kende in 2013 een sterke groei in bezoekers: het aantal unieke bezoekers steeg naar gemiddeld 6000 bezoekers per maand, een groei van 20% ten opzichte van 2012. Dit kwam mede doordat het Kennisplein de afzender van het Verbeterprogramma Gehandicaptenzorg was en de plaats waar alle daarin opgedane kennis te vinden was. Het Kennisplein heeft begin 2014 een nieuw uiterlijk gekregen. De basis hiervoor is in 2013 gelegd. De jaarlijkse, drukbezochte, Kennismarkt stond in 2013 in het teken van de ontmoeting tussen de gehandicaptensector en het onderwijs. Reden om Hogeschool Utrecht als een van de partners van de Kennismarkt te vragen. Daarnaast werd in samenwerking met Platform EMG het EMB congres Eigen Invloed georganiseerd, wat met vierhonderd bezoekers vol en succesvol was. Het Kennisplein Gehandicaptensector is een samenwerkingsverband van Vilans, VGN en MEE Nederland. Handreiking Ondersteuningsplannen In 2013 heeft Vilans de Handreiking Ondersteuningsplannen uitgebracht, geschreven door professionals uit de driehoek wetenschap, praktijk en onderwijs. De handreiking beschrijft inhoud, proces en regelgeving maar laat ook ruimte voor eigen accenten en invullingen. De handreiking is dus geen kant-en-klaar sjabloon of protocol maar een publicatie met aanwijzingen en criteria waarmee zorgaanbieders hun eigen systematiek kunnen ontwikkelen of toetsen. Alles toegankelijk Op de website www.allestoegankelijk.nl werken ondernemers en mensen met beperkingen samen met kennisorganisaties en overheden om de toegankelijkheid van goederen en diensten substantieel te vergroten. Partnerorganisaties van Vilans zijn o.a. NOC*NSF, Koninklijke Horeca Nederland, VNG en Ministerie van Economische Zaken. Kennisagenda Gehandicaptensector In april 2013 presenteerden MEE Nederland, Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN), Vilans en ZonMw een gezamenlijke kennisagenda voor de gehandicaptensector. Hierin benoemen de partijen kennisvragen en -onderwerpen die van belang zijn voor de verdere doorontwikkeling van de gehandicaptensector in Nederland. Kennis die volgens de samenwerkende organisaties nodig is om de kwaliteit van zorg en ondersteuning aan mensen met een beperking verder te verbeteren. MEE Nederland, VGN, Vilans en ZonMw stelden deze kennisagenda gezamenlijk op om richting te geven aan hun activiteiten de komende jaren. VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 13
Kennisplein NAH Vilans lanceerde in 2013 het Kennisplein Niet Aangeboren Hersenletsel. Een digitale plek waar professionals die betrokken zijn bij de zorg voor mensen met hersenletsel goede voorbeelden, actuele informatie en collega s in het land kunnen vinden. Vrijheidsbeperking/Zorg voor Vrijheid Vilans heeft zich in 2013 verder ontwikkeld als hét expertisecentrum voor vraagstukken omtrent vrijheidsbeperking. Dat blijkt o.a. uit de toekenning van uitvoering van het project Zorg voor Vrijheid door VWS. Het project past in het actieplan van VWS om het wetsvoorstel Zorg en Dwang in de praktijk te implementeren. Erkenningstraject Interventies In de gehandicaptenzorg (en ouderenzorg) zijn veel goede interventies ontwikkeld. Toch zijn ze voor andere professionals vaak moeilijk te vinden, laat staan te vergelijken. De kwaliteit is daardoor lastig te overzien en de voorwaarden voor uitvoering moeilijk te achterhalen. Met een nieuw erkenningstraject wil Vilans inzicht geven in goed onderbouwde en/ of effectieve interventies en deze centraal en online toegankelijk maken voor professionals. Daarmee biedt Vilans overzicht in het aanbod én inzicht in de kwaliteit. In dit erkenningstraject in oprichting werken we toe naar aansluiting bij het erkenningstraject interventies van NJi, RIVM/CGL, NISB, NCJ en MOVISIE. Erkende interventies worden als Good Practice opgenomen in de kwaliteitsbibliotheek van het Kwaliteitsinstituut. Kwaliteit & Innovatie Chronisch Zieken De chronische zorg staat voor de uitdaging toekomstbestendige zorg te bieden aan een fors toenemend aantal mensen met een of meerdere chronische aandoeningen. 1 Een belangrijke maatschappelijke opgave is te komen tot betere gezondheid en betere zorg tegen lagere kosten (Triple Aim). Om dat te bereiken, moet de chronische zorg verschillende complexe veranderingen realiseren: De focus verschuiven van ziekte en zorg (zz) naar gezondheid en gedrag (gg); De patiënt en zijn netwerk stimuleren tot zelfredzaamheid en participatie; Zorg en ondersteuning in de wijk organiseren. Vilans draagt hier op verschillende manieren aan bij. Een selectie van onze activiteiten. Whitepaper Persoonsgerichte zorg In 2013 leverde Vilans een bijdrage aan het denken over dit vraagstuk met de whitepaper Persoonsgerichte zorg. Hierin nemen wij afscheid van het ziektegerichte diseasemanagementdenken en vervangen dit door persoonsgerichte zorg: zorg waarbij niet de behandeling van de ziekte centraal staat, maar de manier waarop de patiënt in het leven staat en zelf met de aandoening omgaat. Dit heeft grote consequenties, zoals: De zorgverlener wordt coach en minder behandelaar; De medische registratie krijgt veel minder nadruk; de ICF-classificatie van functies, activiteiten en participatie wordt eraan toegevoegd; E-health krijgt grote nadruk, evenals zelfmanagement, motivational interviewing en shared decision making; Uitkomstindicatoren van medische aard worden vervangen door persoonlijke indicatoren, die zijn afgeleid van de doelen die de personen met een chronische aandoening en hun coaches stellen bij het maken van een integraal levensplan. Naast een uitgewerkte visie op persoonsgerichte zorg geven wij in deze whitepaper ook handreikingen voor zorggroepen en zorgprofessionals om ermee aan de slag te gaan. Bijvoorbeeld door het patiënten-profiel beter in kaart te brengen, gesprekken anders te voeren en vaardigheden van patiënten beter in te schatten. 1 In de afgelopen 8 jaar is het aantal mensen met één of meer chronische ziekten met 17% gestegen. In 2011 hadden in totaal 5,3 miljoen Nederlanders een chronische ziekte. Vooral onder ouderen komen chronische ziekten vaak voor. De stijging van de laatste jaren is echter zichtbaar binnen alle leeftijdsgroepen. Het aantal mensen met multimorbiditeit is, met 26%, nog harder gestegen. Er is sprake van multimorbiditeit als iemand tijdens een bepaalde periode meer dan één chronische ziekte heeft. In totaal is bij 1,9 miljoen Nederlanders sprake van multimorbiditeit. (Bron: RIVM, november 2013). VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 14
Naar onze overtuiging is het cruciaal de patiënt in een andere rol te zetten bij het omgaan met zijn chronische ziekte. Tot op heden slaagt de chronische zorg er onvoldoende in de patiënt te stimuleren zelf de regie te nemen. De urgentie van zelfmanagementondersteuning en het op een doelgerichte manier- werken met een individueel zorgplan is groot. Enkele van onze activiteiten in 2013 op dit terrein: Werkconferentie Zelfmanagement vooruit! Welke stappen zijn nodig om tot optimale en effectieve zelfmanagementondersteuning te komen? Die vraag stond centraal op de werkconferentie Zelfmanagement vooruit! die Vilans op 10 december 2013 organiseerde. Aan de conferentie namen veertig professionals deel. Ontwikkeling Zelfmanagementkompas Vilans ontwikkelde het Zelfmanagementkompas, een gevalideerd instrument dat eerstelijns zorgverleners, teams en organisaties inzicht geeft in de mate waarin zij zelfmanagement nu al ondersteunen en in de aspecten waarop nog ontwikkeling mogelijk is. Ondersteuning zorggroepen Vilans ondersteunde verschillende zorggroepen op het thema persoonsgerichte zorg. Zo begeleidden wij zorggroep Synchroon bij het optimaliseren van zelfmanagementondersteuning en het zorgvuldig implementeren van het individueel zorgplan. En hielpen wij Rijncoepel een heldere visie op persoonsgerichte zorg te formuleren. Kennisplein Chronische Zorg In de zorg voor chronisch zieken is veel kennis en ervaring beschikbaar. Deze is echter versnipperd en komt niet altijd terecht bij de professionals die de kennis kunnen gebruiken om de zorg aan chronisch zieken te verbeteren. In 2013 heeft Vilans daarom het initiatief genomen tot het Kennisplein Chronische Zorg. Daarmee willen we de beschikbare kennis rond de zorg voor chronisch zieken verzamelen en ontsluiten, en nieuwe kennis ontwikkelen. Op het Kennisplein Chronische Zorg vinden zorgprofessionals praktijkgerichte kennis en praktische tools over actuele thema s als wijkgericht werken, e-health, ketenzorg, zorg voor mensen met beperkte gezondheidsvaardigheden, zorg voor mensen met multimorbiditeit, zelfmanagement en werken met een individueel zorgplan. Eind 2013 had dit kennisplein circa 3.500 bezoeken per maand; relatief veel voor een nieuwe website. Vilans werkt eraan verschillende partners uit het veld als mede-eigenaar aan het kennisplein te verbinden, zoals InEen, V&VN en de NVvPO. Diabetesketens in beeld Op uitnodiging van Achmea brachten 36 zorggroepen onder begeleiding van Vilans hun diabetesketens en ontwikkelpunten in kaart. Dit gebeurde met de Zelfevaluatie Ketenzorg van Vilans. Vilans ging met alle zorggroepen in gesprek over de resultaten en presenteerde op 24 september de benchmark-resultaten. Belangrijke bevindingen: diabetesketens besteden veel aandacht aan een duidelijke taakverdeling en samenwerking. Het multidisciplinair leren van resultaten van ketensamenwerking gebeurt nog weinig. Informele zorg Mantelzorgers en vrijwilligers krijgen een steeds grotere rol, ook in de chronische zorg. Een goed samenspel tussen beroepskrachten en informele zorg is nodig om samen goede zorg en ondersteuning te leveren. Samen met MOVISIE heeft Vilans in 2013 vanuit het Expertisecentrum Mantelzorg op dit thema een breed scala aan activiteiten uitgevoerd. Zoals een update van de Toolkit Mantelzorg in de huisartsenpraktijk. In een online community hebben we met honderdzeventig professionals, patiënten en mantelzorgers gewerkt aan het vraagstuk: Hoe verbeteren we het samenspel tussen formele en informele zorgverleners, nu meer zorg en ondersteuning vanuit de informele zorg gewenst is? Op 12 november presenteerden we een deel van de resultaten in een webinar: een online seminar. De resultaten hebben de vorm van concrete handvatten waarmee beroepskrachten én mantelzorgers/vrijwilligers het samenspel kunnen verbeteren. Honderd mensen namen deel aan het webinar. Mede vanuit dit project is het nieuwe thema Mantelzorg op het kennisplein tot stand gekomen en ingevuld. Pilots Wijkgericht werken In 2013 is Vilans in drie gemeenten gestart met pilots wijkgericht werken. Samen met de gemeenten en zorg- en welzijnsorganisaties geven we hier vorm aan de transitie naar wijkgerichte samenwerking en een andere manier van werken, waarbij de mogelijkheden en eigen verantwoordelijkheid van mensen centraal staan, en het sociale netwerk van cliënten en de buurt worden ingezet. In de wijkpilots creëren we ruimte om nieuwe werkwijzen uit te testen VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 15
en er samen van te leren. Na de pilots kunnen de partners de ervaringen verder uitrollen en kan Vilans de opgedane kennis en ervaring verspreiden en inzetten bij het ondersteunen van andere gemeenten en zorgorganisaties. In voor zorg! In voor zorg! is in 2009 gestart met de opdracht AWBZ gefinancierde organisaties in de langdurige zorg te ondersteunen in hun transitie naar de toekomst met het doel toekomstbestendige zorg te kunnen inrichten. Het programma bundelt en verspreidt bestaande kennis en biedt organisaties praktische ondersteuning in een eigen veranderingstraject. De website is gevuld met ervaringen, kennis en instrumenten en er zijn vele bijeenkomsten en congressen georganiseerd om kennis en resultaten te verspreiden. Een korte weergaven van de behaalde resultaten: 134 zorgaanbieders hebben het In voor zorg!-traject afgerond. De trajecten laten aansprekende resultaten zien (arbeidsvreugde, lagere kosten, cliëntgerichtheid, minder management, slimmere organisatievormen, betere inzet van technologie). Sinds 2013 verschijnt van elk traject een factsheet waarin o.a. de aanpak en de resultaten worden beschreven. Bij een viertal afgeronde trajecten is een retrospectieve analyse uitgevoerd om de resultaten beter te kunnen duiden. Bij 211 organisaties loopt het traject nog of moet het traject nog starten. In 2013 hebben 72 organisaties besloten deel te nemen aan In voor zorg! Een belangrijk onderdeel van In voor zorg! is het verzamelen, verrijken en verspreiden van kennis. Dit gebeurt via het (digitale) kennisplatform / de website en via bijeenkomsten en congressen. In 2013 zijn ruim 1200 items aan het kennisplatform toegevoegd. Dat het kennisplatform in een behoefte voorziet blijkt uit de bezoekersaantallen. Niet minder dan 296.756 unieke personen bezochten in 2013 de website. In 2013 is IVZO.net (een webtool) ontwikkeld. Dit is een digitaal instrument dat door organisaties gebruikt kan worden bij veranderingstrajecten. Daarnaast is de handleiding zelfsturende teams met een business case en de meta-analyse Zorg op Afstand gepubliceerd. In 2013 organiseerde In voor zorg! drie landelijke congressen (gem. 1000 bezoekers) en 20 kleinere bijeenkomsten (bestuurdersbijeenkomsten, masterclasses, kennisexpedities, verdiepingssessies etc.). Aan deze kleinere bijeenkomsten namen gemiddeld 125 personen deel. Om nog meer bekendheid te geven aan (de resultaten van) In voor zorg! verschijnt er wekelijks een nieuwsbrief (ruim 6.000 abonnees) en wordt gebruik gemaakt van social media (bijna 5.000 volgers op Twitter en bijna 4.000 leden op Linkedin. Daarnaast faciliteert In voor zorg! de dialoog tussen het ministerie van VWS en het veld. Hiertoe organiseerde In voor zorg! zes bestuurdersnetwerken en werkbezoeken. Het contact tussen het ministerie van VWS en het veld is tijdens deze bijeenkomsten en door In voor zorg! georganiseerde bestuurdersnetwerken en werkbezoeken geïntensiveerd. In voor zorg! heeft de afgelopen jaren bewezen dat het als programma goed in staat is om de transitie in de langdurige zorg te begeleiden. De uitvoeringsorganisatie staat en functioneert goed. Het bereik van In voor zorg! is groot. Het programma In voor zorg! zelf heeft de afgelopen jaren continu verbeterslagen doorgevoerd waardoor het (zowel in aanbod als in de uitvoeringsorganisatie) invulling geeft aan het adagium meer met minder. In voor zorg! is inmiddels zo flexibel dat de focus van het bestaande aanbod snel en goed aan te passen is aan een veranderende vraag in een andere context. Kenmerkend voor de aanpak van In voor Zorg!: Verandering is van de zorgorganisatie Systematische werkwijze, repeterende aanpak Door middel van verbinding tussen veel partijen Met gebruik van en nadruk op kennis uitwisseling Overstijgend aan het individuele niveau Neutraal en onafhankelijk platform Bewezen effectief, blijvende verbetering VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 16
In voor zorg! bereikt de doelstellingen van het programma door middel van activiteiten in drie pijlers: In voor zorg!-trajecten Ophalen en verspreiden van kennis en leren om veranderingen te implementeren Communicatie over veranderingen in beleid en maatschappij. Deze activiteiten vinden in samenhang plaats. Op alle thema s van In voor zorg! worden individuele In voor zorg!-trajecten uitgevoerd in het kader van de transitie langdurige zorg, wordt kennis opgehaald en vindt communicatie plaats. In 2014 worden een aantal onderwerpen meer belicht. Deze onderwerpen zijn door de fase van de transitie actueel, zodat we mogen verwachten dat er onder onze doelgroepen in de sector langdurige zorg meer behoefte zal zijn aan ondersteuning en informatieoverdracht. VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 17
3. Feiten en cijfers Resultaat Het jaar 2013 is afgesloten met een positief resultaat van 665.428. De opbrengsten van Vilans bedroegen in 2014 bijna 32,7 miljoen. De opbrengsten zijn 1,0 miljoen lager dan de begrote opbrengsten. Dit verschil is als volgt te verklaren: Stijging van de instellingssubsidie van het ministerie van VWS met ruim 0,1 miljoen. Dit bedrag heeft betrekking op de jaarlijkse indexering van de instellingssubsidie in verband met gestegen salariskosten. De projectsubsidies (niet-structurele subsidies) zijn bijna 1,7 miljoen lager dan waar bij de begroting vanuit is gegaan. De lagere projectsubsidies hebben hoofdzakelijk te maken met de lagere materiële projectkosten met betrekking tot de uitvoering van het programma In voor zorg!. In 2013 zijn minder activiteiten uitgevoerd dan was voorzien. De opdrachten van derden zijn bijna 0,3 miljoen hoger dan begroot. Er zijn meer activiteiten gefinancierd met opdrachten dan in de begroting was voorzien. De overige opbrengsten zijn 0,1 miljoen hoger dan begroot. Deze toename heeft met name betrekking op meer opbrengsten van de Vilans protocollen. De niet-projectgebonden opbrengsten zijn ruim 0,1 miljoen hoger dan begroot. Dit betreft voornamelijk de vrijval van de voorziening huurverplichtingen vanuit de transitie uit 2007. De kosten van Vilans bedroegen in 2013 bijna 32,1 miljoen. De kosten zijn 1,2 miljoen lager dan begroot. Dit verschil is als volgt te verklaren: De personele kosten zijn bijna 0,7 miljoen hoger dan begroot. De hogere kosten hangen voornamelijk samen met toename van de formatie. De projectkosten zijn ruim 2,2 miljoen lager uitgevallen. De lagere kosten zijn voornamelijk het gevolg van het uitvoeren van minder activiteiten voor het programma In voor zorg!. De materiële kosten zijn ruim 0,3 miljoen hoger uitgevallen. De hogere kosten hebben hoofdzakelijk betrekking op de reorganisatiekosten van Sekondant en de hogere wervingskosten voor het aantrekken van nieuwe medewerkers. Het financieel resultaat van 91.768 zorgt ervoor dat het resultaat uitkomt op 665.428 positief. Vermogen Het vermogen van Vilans bedraagt ultimo 2013 ruim 2,5 miljoen. Conform de subsidieregeling van het ministerie van VWS wordt een deel van het resultaat op de activiteiten die zijn gefinancierd met instellingssubsidie toegevoegd aan de egalisatiereserve van het ministerie van VWS. Het overige deel wordt toegevoegd aan het eigen vermogen van Vilans. Het eigen vermogen vormt samen met de egalisatiereserve van VWS een noodzakelijke buffer om algemene bedrijfsrisico s te kunnen opvangen. Gezien de bedrijfsrisico s en op grond van de kostenstructuur van Vilans is het wenselijk dat het vermogen, op basis van de huidige financiering van de activiteiten, tussen de 20% en 25% van de omzet bedraagt. Het vermogen is vanwege het resultaat van 2013 met bijna 0,7 miljoen toegenomen. De omvang van het vermogen komt hiermee eind 2013 neer op bijna 8% van de werkelijke omzet van 2013. Indien de opbrengsten die betrekking hebben op de projectkosten buiten beschouwing worden gelaten (dit deel van de opbrengsten is beperkt risicovol omdat deze kosten zich alleen voordoen indien er financiering is) dan bedraagt het vermogen bijna 20%. De omvang van het vermogen ligt, uitgaande van beide berekeningen, nog onder de gewenste omvang. Een groter vermogen is dus noodzakelijk. Om dit te realiseren laat de begroting van 2014 een positief resultaat zien van vier ton. VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 18
Hybride organisatie Vilans is door de publieke en private financiering van zijn activiteiten een hybride organisatie. We zijn een stichting zonder winstoogmerk en ons resultaat wordt volledig toegevoegd aan het vermogen. Dit vermogen is nodig om onze organisatierisico s op te vangen. We kijken jaarlijks kritisch naar de omvang en samenstelling van onze organisatiekosten. De medewerkers worden beloond conform de CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening. Daarnaast voldoen we aan de Wet Normering Topinkomens. Personeelsbestand Lichte groei Het personeelsbestand van Vilans is in 2013 licht gegroeid van 143 medewerkers (111,9 fte) op 1 januari 2013 naar 156 medewerkers (120,9 fte) op 31 december 2013. Ook is een aantal medewerkers op basis van een 0-uren contract ingezet. Op 31 december 2013 waren 14 medewerkers op basis van een oproepovereenkomst in dienst; zij maken deel uit van de groep met een tijdelijk dienstverband. In- en uitstroom In 2013 zijn in totaal 63 medewerkers in dienst getreden, allen met een tijdelijk contract. De uitstroom in 2013 bedroeg 50 medewerkers van wie 28 met een tijdelijk contract en 22 met een vast contract. In de zomer is er vanuit HRM een pool opgezet met hierin zo n vijftig junioren die ingezet kunnen worden op tijdelijke werkzaamheden. HRM bewaakt de actualiteit van de pool. In 2013 zijn er vanuit deze pool zeven medewerkers tijdelijk ingezet binnen Vilans. Personeelssamenstelling Vilans streeft naar een bezetting waarmee we flexibel kunnen inspelen op ontwikkelingen in de omgeving. Daarnaast willen wij ook kwaliteit en continuïteit borgen. Dit komt tot uitdrukking in onze verhouding tussen vaste en tijdelijke dienstverbanden. Op 31 december 2013 was de situatie als volgt: vast dienstverband: 90 medewerkers (76,6 fte, 57,7%) tijdelijk dienstverband: 66 (44,4 fte, 42,3%) Van de bezetting is bijna 80% vrouw. Op 31 december 2013 was de verdeling als volgt: 126 vrouwen (80,8 %) 30 mannen (19,2 %) Het percentage mannen is licht gestegen met 0,4 % in verhouding tot 2012. Leeftijd De gemiddelde leeftijd van de Vilansmedewerkers per 31 december 2013 was 43,1 jaar. De verdeling over de verschillende leeftijdscategorieën was als volgt: 15 25 jaar: 5% 25 35 jaar: 21% 35 45 jaar: 26% 45 55 jaar: 27% 55+: 21% Verzuim Het ziekteverzuim over 2013 bedraagt 3,98% exclusief zwangerschap. Hiermee houden wij de lijn vast die in 2012 is ingezet; in dat jaar bedroeg het gemiddelde verzuim 3,94%. Het onderwerp verzuim komt structureel terug in het managementoverleg. Daarnaast wordt gestuurd op het verzuim door het genereren van managementinformatie en het naleven van het verzuimprotocol. Door deze voortdurende aandacht blijft het verzuim betrekkelijk laag. VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 19
4. Governance Raad van Bestuur Vilans had in het verslagjaar een eenhoofdige Raad van Bestuur die werd gevormd door: dhr. prof. dr. H.L.G.R. Nies (voorzitter) Raad van Toezicht In 2013 was de samenstelling van de Raad van Toezicht als volgt: dhr. drs. J.J.A.H. Klein Breteler (voorzitter) dhr. drs. J.S. Hesp dhr. dr. E.P. de Jong dhr. prof. dr. G.G. van Merode mw. drs. J.E.A.M. Nooren mw. mr. J.G.J.M. de Zwaan De Raad van Toezicht vergaderde in het verslagjaar zeven keer. Veel aandacht is uitgegaan naar de strategieontwikkeling, met als belangrijke component daarin een kanteling naar meer marktgericht werken. De Raad van Toezicht heeft met de Raad van Bestuur en de interim-verandermanager regelmatig gesproken over diverse vraagstukken die daarbij aan de orde kwamen: Hoe realiseren we de noodzakelijke cultuurverandering? Hoe dichten we de gap tussen de bij Vilans aanwezige competenties en de benodigde competenties? Hoe waarborgen we de onafhankelijke positie en het publieke profiel van Vilans als we betaalde opdrachten verrichten voor marktpartijen? Wat is een realistische opgave als het gaat om marktontwikkeling? De Raad van Toezicht stemde in met de herstructurering van de organisatie nadat de Ondernemingsraad hierover een positief advies had uitgebracht. De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar met voldoening kunnen volgen dat dit proces door velen bij Vilans met enthousiasme is opgepakt. Ook de grote inzet voor het project In voor Zorg! wil de Raad in dit verslag niet onvermeld laten. De leden van de Raad van Toezicht zijn er van overtuigd dat Vilans in het veld van de langdurende zorg nu en ook in de toekomst er toe doet. Dat is goed voor onze samenleving. De werving van een tweede bestuurder voor Vilans was een ander belangrijk onderwerp voor de Raad van Toezicht. In het voorjaar is een profielschets opgesteld, waarna een searchopdracht is verstrekt aan een extern bureau. Dit traject is succesvol afgerond met de benoeming van mevrouw drs. A.C.H. Versteegden MBA per 1 januari 2014. De Raad van Toezicht kent drie reguliere commissies: Auditcommissie Remuneratiecommissie Commissie Strategie en Beleid Deze commissies hebben een voorbereidende functie voor de vergaderingen van de Raad van Toezicht. De Auditcommissie voert regelmatig overleg met de controller over de begroting, de trimesterrapportages, prognose en jaarrekening. Met de Raad van Bestuur heeft de remuneratiecommissie resultaat- en ontwikkelgesprekken gevoerd. De uitkomsten daarvan zijn in de Raad van Toezicht besproken. In het verslagjaar heeft de Commissie Strategie en Beleid slechts een maal vergaderd, omdat er een ad-hoc commissie was ingesteld voor de begeleiding van de werkzaamheden van de interimverandermanager, waarin ook strategievraagstukken aan de orde kwamen. Een overzicht van (neven)functies van de leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht is opgenomen in de bijlagen bij dit jaarverslag. VILANS mei 2014 / Vilans Jaarverslag 2013 20